Xu Hướng 2/2023 # Word 2010: Using Mail Merge # Top 4 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Word 2010: Using Mail Merge # Top 4 View

Bạn đang xem bài viết Word 2010: Using Mail Merge được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Lesson 24: Using Mail Merge



Mail Merge

When you are performing a Mail Merge, you will need a Word document (you can start with an existing one or create a new one) and a recipient list, which is typically an Excel workbook.

If you’d like to work along with the lesson, you can download the examples below.

To use Mail Merge:

The Mail Merge task pane appears and will guide you through the six main steps to complete a merge. The following is an example of how to create a form letter and merge the letter with a recipient list.

Step 1:

Step 2:

Step 3:

Now you’ll need an address list so Word can automatically place each address into the document. The list can be in an existing file, such as an Excel workbook, or you can type a new address list from within the Mail Merge Wizard.

Step 4:

Now you’re ready to write your letter. When it’s printed, each copy of the letter will basically be the same, except the recipient data—like the name and address—will be different on each one. You’ll need to add placeholders for the recipient data so Mail Merge knows exactly where to add the data. If you’re using Mail Merge with an existing letter, make sure the file is open.

To insert recipient data:

For some letters, you’ll only need to add an Address block and Greeting line. Sometimes, however, you may want to place recipient data within the body of the letter to further personalize it.

Step 5:

Step 6:


Open an existing Word document. If you want, you can use this example.

Download the recipient list.

Use the Mail Merge Wizard to merge the letter with the recipient list.

Place an Address Block at the top of the page and a Greeting line above the body of the letter.

Print the document.


Mail Merge In Word 2022

Mail Merge in Word 2016

Mail Merge allows you to create multiple documents based on information contain in two different files. You’ll need the main document (e.g. a letter), and a data source (e.g. list of addresses) from Excel or Outlook Contacts. Then follow the instructions below to produce a merged document with these files using Mail Merge.

In Word, open your main document such as a letter or the content of an e-mail. If creating labels, start with a blank new document.

The Mail Merge Wizard will open as a Task Bar to the right of the document. Select the document (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels or Directory) you would like to create

At Step 2, select the following option if you are

Creating letters or e-mails: Select Use the current document. This step will make sure the opened document will become the main document in the process

Under Tray, select Manual Feed (Place your label paper facing up on the manual feed tray of your printer and open the rear output tray)

Under Label vendors, make sure Avery US Letter is selected.

Then under Product number, find the label that matches the label number on the Avery label box.

At step 3, select one of the two options below

will be added. If the main document are labels, the cursor will be at the first label by default. Just add the Merge Fields there

Select one of the following option depending on what you are creating

If creating letters or labels

for accuracy.

The last step is to either Print or Save the document for later use

If creating e-mail messages

account (e.g. your office account). Word will use this account to send the e-mail messages

At the To prompt, select the Merge Field containing the e-mail addresses.

Mail Merge In Word 2003

Here we come to the origin of one of the most successful Microsoft Office productivity features – Mail Merge, in Word 2003 – an equally one of the most successful and popular Office installments by a wide margin. Mail Merge in Word took an impressive start by appearing on this platform after its birthplace – Word 2002 (of ‘Office XP’, released in 2001).

Office 2003 is now officially no longer supported by its parent, but, despite this fact, and despite it being somewhat outdated (in comparison to the more modern Microsoft Office installments released over the years) both interface-, security- and feature-wise, many people who still own the license use it and prefer it over the rest of the ‘Office’ family. For these people, and professionals who have to use the feature in Word 2003 over the line of duty, we will explain how to use the Mail Merge in MS Word 2003, thus continuing our series of articles which describe the Word Mail Merge feature.

The core feature of Mail Merge – a mailing productivity tool, which allows to greatly improve the way people communicate via email using massive known recipients base, which is its impressive trademark personalization and automation ability – remains on this platform with little change. The Word Mail Merge allows to send each recipient a personalized copy of the letter formed from a single Word document, which is composed using the main text in its body, and the special Macros – a value placeholder, which extracts any individual detail about a recipient (from the Outlook Contacts storage or an external data-source pre-populated by hand) and replaces the Macro code with the actual value – a First or Second Name, Business or Home address, date, time or amount – anything could be used to personalized the letter to achieve a lot more in regards to the quality of a mailing with less time.

However, due to the major differences in regards to the user interface between Word 2003 and later Word editions, one must take a somewhat different approach to performing his/her mailing – we will describe all the steps a minute. The main difference here, of course, is the introduction of the now-trademark ‘Ribbon’ interface in all subsequent editions of Office.

There you will see a familiar 6-step wizard allowing you to conveniently compose your mailing from scratch. Enabling the toolbar will allow you to easily insert your customized Greeting Line, for instance.

The following procedure is pretty simple and straightforward:

1) Select the type of the document – choose “E-mail messages”;

2) Select the document you wish to mail merge in Word, or use the one that is currently open;

4) Step 4 will allow you to customize your document using the Word Merge tools available in the subsequent Word editions; you can enter your Greeting Line from here normally, if you haven’t before using the toolbar:

5) Here you will be presented with a preview of your document with Macros replaced, and specifically check any record for errors; you can also run the preview from the MS Word Mail Merge toolbar:

6) The last step is basically the main Word Mail Merge window, where you can finalize your settings, select an appropriate field for the “To:” fields and specify the recipient records:

To surpass this and other limitations, we have created an add-in called Mail Merge Toolkit. It is a massive extension for many native features; for instance, while Mail Merge in Word 2003 only allows a single attached file to be sent to all recipients, the add-in enables you to specify individual attachments and a way to specify whether a recipient will receive an attachment at all.

Its benefits are explained more thoroughly in, for example, the following article – “Mail merge with attachments in Outlook”.

Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word

Bạn biết không, Word không chỉ là công cụ dùng để soạn thảo văn bàn mà thông qua Word bạn có thể gửi email hàng loạt, in ấn hàng loạt thông qua chức năng Mail Merge trong Word. Bài viết hôm nay, Pus Edu sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin về Mail Merge và làm cách nào để gửi 1 email bằng Mail Merge một cách cơ bản nhất

Mail Merge trong Word

Mail Merge là gì?

Mail Merge là tính năng trong Word mà người dùng thường gọi là “Trộn Thư”. Thực chất ngoài việc trộn thư ra, Mail Merge còn có nhiều tính năng khác như trộn dữ liệu để in ấn hàng loạt.

Cụ thể hơn, khi bạn muốn viết 1 email với chung nội dung nhưng bạn muốn gửi đến nhiều người, nhiều tên với nhiều thông tin khác nhau thì tính năng Mail Merge sẽ là một công cụ vô cùng tiện lợi để các bạn có thể hoàn thành trong vòng 1 phút 30 giây thôi.

Ứng dụng của Mail Merge: Người ta thường sử dụng Mail Merge để in hợp đồng, chèn quyết định, in giấy mời, email hàng loạt như chúc tết, tính lương, xác nhận thông tin,…

Cách sử dụng Mail Merge trong Word

Để sử dụng được tính năng trộn thư này, bạn cần có 2 thứ quan trọng nhất đó là:

Nội dung chính của email hoặc giấy mời

File danh sách dữ liệu với đầy đủ những thông tin bạn cần điền vào email hoặc giấy mờ

Bước 1: Soạn nội dung emai, thư mời, thông báo

Lưu ý trong email này, những phần bạn cần thay thế thông tin cho phù hợp với từng đối tượng bạn sẽ để trống.

Bước 2: Chuẩn bị file excel chứa thông tin cần điền vào Mail Merge

Soạn 1 file excel trong đó gồm những thông tin mà bạn cần đưa vào mail hay thư mời trong file Word bạn đã soạn.

Ví dụ file nội dung trên cần có 2 thông tin là tên sinh viên và tên môn học. Vậy bạn cần 1 file excel có đầy đủ 2 thông tin này.

Bước 3: Bắt đầu Mail Merge

Đây là bước bạn chọn miền nội dung để chèn vào thông tin trong Word.

Hộp thoại xuất hiện sẽ chứa tất cả những cột trong file excel bạn đã lập. Nhiệm vụ của bạn là đưa chuột đến nơi bạn cần chèn nội dung và nhấn insert.

Bước 4: Kiểm tra thông tin

Sau khi bạn hiển thị kết quả, bạn nhấn vào nút mũi tên (next) để kiểm tra lại thông tin.

Bước 5: Email hoặc in file

– Trường hợp email, bạn cần làm thêm 1 bước nữa.

Các bạn thân mến, Mail Merge có vẻ thực hiện hơi dài đôi chút. Tuy nhiên, khi bạn đã thực hiện được 1 lần đầu tiên rôi, những lần sau bạn sẽ thao tác rất nhanh và việc email hay in ấn tài liệu với nhiều dữ liệu đối với bạn sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.

Cập nhật thông tin chi tiết về Word 2010: Using Mail Merge trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!