Một số thủ thuật trong Word XP
Chèn hình chìm (Watermark) cho tài liệu.
Khi bạn muốn tài liệu của bạn có một hình chìm bên dưới hay là một dòng chữ chìm bên dưới thì bạn có thể sử dụng chức năng Watermark bằng cách chọn menu Format/ Background/Printed Wate rmark . Để chèn hình làm Watermark thì bạn chọn mục Picture watermark sau đó bấm nút Picture , bạn chọn hình cần sử dụng rồi nhấn nút . Nếu bạn muốn sử dụng những dòng chữ nằm bên dưới thì chọn mục Text watermark rồi nhập nội dung vào mục Text hoặc chọn một số nội dung có sẵn trong danh sách này, tiếp theo bạn chọn font và màu cho chữ. Bạn muốn hiển thị đường chéo thì chọn mục Diagonal còn nếu hiển thị đường ngang thì chọn mục Horizontal , bạn chọn mục Semitransparent nếu muốn hiển thị theo dạng nửa trong suốt. Cuối cùng bấm nút Apply và nhấn Close để đóng hộp thoại.
Loại bỏ khoảng trắng trong word
Bạn đã biết sử dụng word nhưng cũng có thể chưa biết một số thủ thuật rất hữu dụng có thể giúp bạn thao tác nhanh chóng. Zensoft giới thiệu bạn một số thủ thuật như: chọn nhiều nội dung cần sao chép cùng lúc, tắt mở chức năng kéo thả nội dung, tắt và mở nút lệnh Paste Options, thay đổi khoảng cách giữa các dòng… nbsp
Chọn nhiều nội dung cần sao chép cùng lúc
Bạn muốn sao chép một số nội dung nằm trên nhiều tài liệu và rải rác ở nhiều nơi. Có thể chọn một lần rồi sau đó paste vào một tài liệu mới của mình. Bạn chỉ cần chọn menu Edit/Office Clipboard , sau đó bạn chọn nội dung cần sao chép rồi nhấn nút copy trên thanh công cụ một cách bình thường. Khi chọn xong những nội dung bạn chọn vị trí mới cần Paste rồi bạn bấm vào từng nội dung vừa mới chọn nằm trong thanh Task Pane . Nếu muốn paste tất cả vào tài liệu thì bấm nút Paste All . Lưu ý là tối đa chỉ được 24 nội dung một lúc mà thôi.
Tắt mở chức năng kéo và thả nội dung
Khi bạn soạn thảo, bạn muốn di chuyển một đoạn nội dung nào đó đến vị trí khác thì bạn tô đen chọn vùng nội dung cần di chuyển rồi bấm chuột kéo đến vị trí mới. Chức năng này Word cho phép cho chúng ta tắt hoặc mở. Để tắt hoặc mở chức năng này bạn chọn menu Tools – Options và chọn tab Edit . Đánh dấu chọn mục Drag-and- text editing để mở chức năng này và bỏ chọn để tắt đi.
Tắt và mở nút lệnh Paste Options
Khi bạn Paste nội dung từ Clipboard vào tài liệu thường sẽ xuất hiện nút Paste Options để bạn chọn một số chức năng. Nếu bạn không muốn nút lệnh này xuất hiện nữa thì bạn có thể tắt nó bằng cách chọn menu Tools/ Options chọn tab Edit rồi bỏ dấu chọn mục Show Paste Options buttons để tắt đi và chọn lại nếu muốn xuất hiện trở lại.
Sử dụng chức năng Paste Options.
Khi bạn dán một nội dung vừa sao chép vào tài liệu, bên dưới nội dung vừa dán vào sẽ xuất hiện nút Paste Options. Bạn bấm vào nút này sẽ được một menu có những chức năng tương ứng cho từng loại nội dung bạn dán vào để có thể định dạng lại một cách dễ dàng.
Thay đổi khoảng cách giữa các dòng
Khi bạn muốn thay đổi khoảng cách giữa dòng trên và dòng dưới thì chỉ cần để con trỏ ngay đoạn Paragraph cần thay đổi rồi bấm chuột vào nút Line Spacing rồi chọn kích thước thích hợp, nếu kích thước trong menu không có kích thước thích hợp thì bạn chọn mục More để nhập vào hộp thoại và nhấn OK.
Thay đổi khoảng cách khi nhấn Tab
Thông thường giá trị mặc định khi bạn nhấn nút Tab sẽ là 0.5 inch (1,25 cm). Bạn có thể thay đổi khoảng cách này bằng cách chọn menu Format – Tabs rồi ấn định khoảng cách mới vào mục Default tabs stop và nhấn OK.
Sử dụng thanh công cụ Word Count
Word cung cấp cho bạn thanh công cụ Word Count, để thị bạn bấm chuột phải lên bất kỳ thanh công cụ nào trên cửa sổ rồi chọn mục Word Count . Khi thanh công cụ xuất hiện bạn bấm nút Recount , thanh công cụ sẽ hiển thị lại số từ, số ký tự, số dòng trong tài liệu của bạn bằng một danh sách liệt kê.
08) Đặt tên file phần mở rộng khác DOC:
nbspnbspnbsp – Bạn muốn đặt tên tập tin văn bản của bạn có phần mở rộng là khác DOC , ví dụ: bạn muốn lưu với tên
yourdoc.fan , khi bạn đánh chúng tôi vào th́ word sẽ lưu lại với tên yourdoc.fan.doc
nbspnbspnbsp – Và giải pháp hữu hiệu là bạn đặt tên file văn bản của bạn vào dấu ngoặc kép như thế này: “yourdoc.fan” .
09) Đến Bookmark nhanh hơn: Trong văn bản bạn có đánh dấu vị trí bằng chức năng Bookmark rồi nhấn Enter. Muốn đi đến vị trí đánh dấu bạn có thể dùng khung hội thoại Edit Goto. Nhưng dùng khung này th́ vô cùng rắc rối. V́ vậy bạn nên dùng khung hội thoại Bookmark th́ sẽ dễ dàng hơn nhiều, bạn hăy nhấn Ctrl-Shift-F5 hay EditBookmark . Dùng khung này th́ sẽ đơn giản hơn nhiều.
10) Chọn đoạn văn bản: Có rất nhiều cách chọn văn bản trong word như:
nbspnbspnbsp – Giữ phím Shift và di chuyển con trỏ.
nbspnbspnbsp – Giữ phím Shift và Ctrl và di chuyển trỏ.
nbspnbspnbsp – Giữ phím Shift và nhấn chuột.
nbspnbspnbsp – Nhưng lại có một cách chọn khác nữa là: nhấn Alt là drag chuột để chọn văn bản theo h́nh chữ nhật.
11) Tạo thanh công cụ có chứa các nút riêng của ḿnh riêng cho mình:
nbsp
nbsp
nbsp
nbspnbspnbsp – Muốn thay đổi, bạn chỉ cần kéo trở lại phần bị mất để lấy lại.
Một Tài Liệu – 3 Tác Giả
Đặt vấn đề: Chuyện xảy ra tại cơ sở dịch vụ nhận đánh máy vi tính. Có 3 tác giả cùng soạn chung 1 tài liệu. Tuy nhiên, họ lại yêu cầu phải luân phiên ghi tên mỗi tác giả trên từng trang khác nhau , ví dụ: Hiếu Thuận chiếm trang 1, Hoàng Trọng cư ngụ ở trang 2, Văn Sang tọa lạc trên trang 3 và trang sau cũng theo thứ tự như thế cho đến hết tài liệu. Bởi vì tuy cùng soạn 1 tài liệu nhưng họ lại muốn độc lập về tên, không ai muốn ở chung nhà với ai cả.
Phương án đề nghị:
Phát biểu thì đơn giản như thế nhưng cú pháp thì rắc rối vì bạn không thể gõ trực tiếp công thức mà phải dùng lệnh trên Menu để chèn các Field Codes vào Footer. Và nếu bạn chèn không đúng chỗ thì bạn sẽ bị bào lỗi hoặc chẳng báo lỗi nhưng kết quả chỉ là một khoảng trống không.
Bắt tay vào việc:
Mở 1 tài liệu nào đó có chừng 5, 6 trang trở lên. Gọi lệnh View – Header And Footer. Nhắp biểu tượng Switch Between Header / Footer để vào khung Footer (vì chùng ta muốn ghi tên tác giả ở Footer ).
Tắt chế độ View – Header Codes (lệnh Tools – Options – View – Show ), gọi View – Header / Footer , đặt điểm chèn nơi muốn ghi tên tác giả.
Tạo công thức: Bấm Ctrl-F9 được cặp Gõ IF , được IF Bấm Ctrl-F9 , gõ =MOD( được IF =MOD( Bấm Ctrl-F9 , gõ PAGE được IF =MOD( PAGE Nhích ra khỏi PAGE gõ , 3 ) được IF =MOD( PAGE , 3) Nhích ra khỏi =MOD( PAGE , 3) gõ = 1 “Hiếu Thuận” nbspnbspnbsp được IF =MOD( PAGE , 3) = 1 “Hiếu Thuận”
Tiếp tục: Để điểm chèn sau “Hiếu Thuận” cách 1 khoảng trắng: Bấm Ctrl-F9 được cặp dấu , gõ IF , bấm Ctrl-F9 , gõ =MOD( Bấm Ctrl-F9 , gõ PAGE Nhích ra khỏi PAGE gõ , 3) Nhích ra khỏi , 3) gõ = 2 “Hoàng Trọng” “Văn Sang”
Công thức thức tổng hợp được như sau (liên tục chứ không xuống dòng): IF =MOD( PAGE , 3) = 1 “Hiếu Thuận”nbsp IF =MOD( PAGE , 3) = 2 “Hoàng Trọng” “Văn Sang” Lưu ý: Nên bấm Alt-F9 tắt chế độ View – Field Codes trước khi tạo công thức này, khi xong, bấm Shift-F9 để xem kết quả, nếu bị báo lỗi, bấm Alt-F9 hoặc Shift-F9 để sửa, rồi Alt-F9 hoặc Shift-F9 xem, cho đến khi đạt kết quả đúng. Lúc làm việc này, tôi cũng muốn tắt thở luôn, nên các bạn đừng ngạc nhiên nếu bị sai hoài.
Hình sau đây dành cho bạn đối chiếu:
Một số mẹo khi sử dụng Winword
(Báo THampĐS)
Làm thế nào để sử dụng theo chế độ gõ tốc ký tiếng Việt trong word?
Chọn nút điều khiển Chế độ làm việc tốc ký trên bảng điều khiển ABC.
Thiết lập các tổ hợp viết tắt bằng cách bấm phím phải chuột vào nút Tốc ký trên hàng nút của bảng điều khiển hoặc chọn lệnh Chế độ làm việcThêm/bớt Tốc ký … của lệnh đơn.
Gõ nhóm ký hiệu viết tắt vào ô Thay và loại từ thay thế vào ô Bảng.
Chọn nút Thêm để thêm tổ hợp mới vào danh sách bên dưới hay chọn nút Sửa để thay thế tổ hợp mới vào chỗ của tổ hợp lựa nổi. Chọn nút Loại bớt để bớt tổ hợp lựa nổi trong danh sách.
Chọn OK để đồng ý.
nbspnbspnbsp Chú ý rằng ABC chỉ chèn dãy ký tự nhưng không định dạng được khối chữ như Winword. Tuy nhiên, chúng tôi khuyên các bạn không nên dùng cách này vì nếu bạn định nghĩa chế độ gõ tắt thông qua khóa chữ, hiệu quả sẽ tác động lên toàn bộ môi trường Windows chứ không chỉ riêng nội dung văn bản trên Winword. Do đó bạn phải thường xuyên chú ý bật tắt chế độ gõ tắt. Nếu quên, khi gõ lệnh hay chọn chức năng bằng tổ hợp phím, bạn sẽ thấy màn hình Windows nhảy lung tung không theo điều khiển.
Cách định nghĩa cụm từ tắt
Đánh dấu khối nội dung cần tạo gõ tắt.
Chọn thực đơn TOOLS/AUTOCORRECT. Xuất hiện: sơ đồ
nbspnbspnbsp Bạn gõ ký tự đại diện, bấm nút Add.
nbspnbspnbsp C¸ch dïng : Khi cần đoạn nội đung đã định nghĩa, bạn gõ ký tự đại diện, bấm dấu cách (Space) như thông thường nội dung sẽ hiện ra.
nbspnbspnbsp Cách này chỉ dùng cho những người soạn thảo chuyên nghiệp. Nếu bạn là người soạn thảo không chuyên, nên định nghĩa càng ít càng tốt. Nếu không, khi gõ bạn có thể thấy bị nhảy ký tự, ví dụ khi bạn gõ chữ “Đi” máy nhảy thành chữ “ĐI”…
Làm cách nào đặt một biểu tượng (ICON) vào tài liệu soạn trong winword?
nbspnbspnbsp Trong nhiều trường hợp chúng ta muốn làm cho văn bản sinh động thêm bằng cách chèn vào một vài hình ảnh là các biểu tượng (Icon) có sẵn trong Windows. Chúng ta có thể thực hiện các bước sau:
Khởi động Winword
Mở cửa sổ Accessories.
Kích hoạt Object Packager (kích kép chuột tại biểu tượng của Object Packager).
ấn trỏ chuột tại Icon. Xuất hiện: sơ đồ
Chọn biểu tượng ở Current Icon. Giả sử chọn biểu tượng: (chọn Browse để tìm thêm biểu tượng mới).
Chọn OK, quay về Object Packager.
ấn trỏ chuột vào biểu tượng
Thực hiện lệnh Edit/Copy
Quay lại cửa sổ Winword.
Đưa con trỏ về nơi cần đặt biểu tượng, thực hiện lệnh Edit/Paste