Xóa Subtotal Trong Excel / Top 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Hàm Subtotal, Các Ứng Dụng Của Subtotal Trong Excel

Trong bài viết này, Excel Online sẽ giải thích chi tiết hàm SUBTOTAL và hướng dẫn các bạn cách sử dụng công thức SUBTOTAL để cộng dữ liệu trong các ô nhìn thấy.

HÀM SUBTOTAL – CÚ PHÁP VÀ CÁCH SỬ DỤNG

Hàm SUBTOTAL trong Excel có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng cụ thể, nhưng hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt – có thể tính toán hoặc làm phép logic như đếm số ô, tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất…

Hàm SUBTOTAL có ở tất cả các phiên bản Excel từ 2016 đến 2007 và cả phiên bản thấp hơn.

Cú pháp hàm SUBTOTAL: SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)

Trong đó:

Function_num: con số xác định chức năng thực hiện

Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.

Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:

1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công.

101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.

Bạn không cần phải nhớ hết các con số chức năng. Ngay khi bạn nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số cho bạn.

Ví dụ, đây là cách bạn dùng công thức SUBTOTAL 9 để cộng tổng các giá trị trong ô từ C2 đến C8:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Tương tự, bạn có thể viết công thức SUBTOTAL 1 để tính trung bình, SUBTOTAL 2 để đếm ô chứa số, SUBTOTAL 3 để đếm ô không trống. Trong hình dưới, 3 chức năng khác đang được dùng.

3 LÝ DO ĐỂ DÙNG HÀM SUBTOTAL

So sánh với các hàm Excel truyền thống, SUBTOTAL cho bạn những lợi thế sau:

Tính giá trị trong các hàng được chọn

Vì hàm Excel SUBTOTAL bỏ qua các hàng đã được lọc ra, bạn có thể sử dụng nó để tính tổng dữ liệu 1 cách linh hoạt, các giá trị trong tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc.

Ví dụ, nếu chúng ta lọc bảng doanh số bán hàng chỉ của vùng Miền Đông, công thức SUBTOTAL sẽ tự động điều chỉnh để bỏ qua tất cả vùng khác khi tính tổng.

Bỏ qua giá trị trong công thức SUBTOTAL lồng ghép

Nếu dãy ô trong công thức SUBTOTAL có chứa công thức SUBTOTAL khác, công thức SUBTOTAL được lồng vào sẽ bị bỏ qua. Vậy nên con số trong bảng sẽ không phải tính 2 lần.

Trong hình dưới, công thức tính trung bình chính SUBTOTAL(1, C2:C10) bỏ qua kết quả của công thức SUBTOTAL trong ô C3 và C10.

Khi bạn mới biết hàm SUBTOTAL, có thể thấy hàm này phức tạp, rắc rối vô nghĩa. Nhưng khi bạn dùng nó để giải quyết công việc, bạn sẽ nhận ra thuần thục hàm SUBTOTAL không khó. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn với một số mẹo nhỏ khi dùng hàm SUBTOTAL.

VÍ DỤ 1. SUBTOTAL 9 VS. SUBTOTAL 109

Như bạn đã biết, Excel SUBTOTAL chấp nhận 2 bộ số xác định chức năng 1-11 và 101-111. Cả 2 bộ số đều bỏ qua các hàng đã được lọc ra, nhưng 1-11 bao gồm các hàng được ẩn thủ công còn 101-111 thì loại trừ. Để hiểu rõ hơn về điểm khác biệt này, xem ví dụ sau:

Với tổng các hàng đã được chọn, bạn có thể dùng cả SUBTOTAL 9 và SUBTOTAL 109 như hình dưới:

VÍ DỤ 2. IF + SUBTOTAL TÍNH TỔNG DỮ LIỆU

Nếu bạn đang lập báo cáo tổng kết, cần phải đưa ra các dữ liệu tổng kết khác nhau nhưng bạn không có chỗ trống cho tất cả số liệu, thì cách sau có thể là giải pháp:

Trong 1 ô, tạo 1 danh sách dạng thả xuống (drop-down) có chứa tên các hàm như Total, Max, Min…

Trong ô kế ô danh sách, thêm công thức hàm IF lồng ghép có chứa công thức SUBTOTAL tương ứng với các hàm trong danh sách.

Ví dụ, giả sử giá trị để tính tổng phụ trong ô C12:C16, và danh sách trong ô A17 chứa Total, Average, Max, Min, công thức hàm SUBTOTAL sẽ như sau:

=IF(A17=”total”, SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17=”average”, SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17=”min”, SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17=”max”, SUBTOTAL(4,C2:C16),””))))

Và tiếp theo, tuỳ vào hàm mà người sử dụng chọn trong danh sách, công thức SUBTOTAL tương ứng sẽ tính giá trị trong các hàng được chọn.

HÀM EXCEL SUBTOTAL KHÔNG HOẠT ĐỘNG – NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP

Nếu hàm SUBTOTAL trả về lỗi, thì nguyên nhân có thể là một trong những lý do sau đây

#VALUE! Số xác định chức năng không nằm trong khoảng 1-11 hoặc 101-111 hay có tham chiếu (ref) là tham chiếu 3D.

#DIV/0! Xảy ra khi 1 tổng cụ thể phải chia cho 0 (ví dụ: tính trung bình cộng hoặc độ lệch chuẩn của 1 dãy ô không chứa giá trị số)

#NAME? tên hàm SUBTOTAL sai chính tả.

Mẹo nhỏ:

Nếu bạn chưa quen với hàm SUBTOTAL, bạn có thể dùng các chức năng cài đặt sẵn của hàm này và để công thức tự hoàn thiện giúp bạn hoặc theo dõi video sau đây:

Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel.

Một số hàm cơ bản thường gặp như:

SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện

COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện

Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…

Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…

Một số công cụ hay sử dụng như:

Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting

Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation

Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức

Lập báo cáo với Pivot Table…

Hàm Subtotal Trong Excel – Cách Dùng Hàm Subtotal Qua Ví Dụ

4.6

/

5

(

9

bình chọn

)

Hướng dẫn cách dùng hàm SUBTOTAL trong Excel

Cú pháp: =SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],…)

Giải thích các giá trị

function_num: Nhập vào một số để chỉ định hàm sử dụng trong phép tính. Giá trị nhập vào là một số từ 1 đến 11 (tính toán bao gồm các giá trị ẩn) hoặc từ 101 đến 111 (tính toán không bao gồm các giá trị ẩn). Đây là giá trị bắt buộc. Các số tương ứng với các hàm như sau:

ref1: Phạm vi vùng chọn tham chiếu đầu tiên mà bạn muốn tính toán. Đây là giá trị bắt buộc.

ref2: Phạm vi hoặc chuỗi từ 2 đến 254 mà bạn muốn tính.

Lưu ý:

Nếu có hàm SUBTOTAL khác trong giá trị ref1, ref2,…thì các hàm lồng vào này sẽ được bỏ qua để tránh bị tính 2 lần.

Lựa chọn các function_num cho hàm SUBTOTAL sao cho phù hợp. Các hàm từ 1 đến 11 sẽ tính toán bao gồm các giá trị ẩn trong vùng dữ liệu được chọn. Các hàm từ 101 đến 111 sẽ loại trừ các giá trị ẩn trong vùng dữ liệu (chỉ tính toán với các giá trị hiển thị).

Hàm SUBTOTAL với function_num bất kỳ sẽ không được áp dụng nếu hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter).

Hàm SUBTOTAL chỉ dùng cho cột dữ liệu hoặc phạm vi dọc mà không dùng cho hàng hay phạm vi ngang. Vì thế khi bạn ẩn cột sẽ không ảnh hưởng tới giá trị tính toán, còn ẩn hàng thì có ảnh hưởng.

Các tham chiếu nào là tham chiếu 3-D thì hàm SUBTOTAL sẽ trả về giá trị #VALUE!

Ví dụ về cách dùng hàm SUBTOTAL trong Excel

Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu sau:

Yêu cầu ở đây là tính tổng số sản phẩm và tìm ra lượng sản phẩm còn ít nhất là bao nhiêu và nhiều nhất là bao nhiêu.

Chúng ta sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL và dựa vào bảng giá trị function_num ở trên để chọn hàm và tính được lần lượt các giá trị như sau:

Tại ô D15 công thức tính tổng là

=SUBTOTAL(9;D5:D13)

Tại ô D16 công thức tính giá trị nhỏ nhất là

=SUBTOTAL(5;D5:D13)

Tại ô D17 công thức tính giá trị lớn nhất là

=SUBTOTAL(4;D5:D13)

Ta có kết quả như sau

Ví dụ về điểm nổi bật của hàm SUBTOTAL trong Excel

Cũng trong ví dụ trên bên cột E chúng ta sử dụng các hàm SUM, MIN, MAX để tính và có kết quả như sau

Kết quả tính toán là giống nhau đúng không nào. Bây giờ mình sẽ làm như sau và bạn sẽ thấy hàm SUBTOTAL phát huy được điểm mạnh của nó như nào.

Ví dụ trong bảng dữ liệu chúng ta dùng Filter để ẩn số liệu của nhà cung cấp Lazada khi đó chúng ta sẽ có kết quả như sau:

Kết quả đã có sự khác biệt khi sử dụng hàm SUBTOTAL

Với hàm SUBTOTAL tổng là 34 vì hàm SUBTOTAL chỉ tính tổng của các sản phẩm hiển thị của nhà cung cấp Adayroi, còn hàm SUM vẫn tính cả tổng các mặt hàng đã bị ẩn.

Giá trị nhỏ nhất thì cả 2 hàm giống nhau vì giá trị trong bảng lúc hiển thị và lúc ẩn đều là 7.

Giá trị lớn nhất của hàm SUBTOTAL là 10 vì hàm SUBTOTAL chỉ dò tìm các giá trị hiển thị còn hàm MAX vẫn dò tìm cả các giá trị bị ẩn.

Có 1 điểm đặc biệt trong kết quả này nếu bạn chú ý kỹ sẽ thấy đó là trong các công thức trên chúng ta dùng các giá trị function_num là 9,5,4 (các function_num sẽ tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn), nhưng trong này nó lại không tính (có gì sai ư?).

Ví dụ về cách dùng công cụ SUBTOTAL

Cũng với ví dụ chúng tôi dùng ở trên mình sẽ dùng công cụ SUBTOTAL để tính tổng các sản phẩm của mỗi nhà cung cấp.

Yêu cầu cần thiết là bạn phải sắp xếp tên nhà cung cấp trùng nhau ở gần nhau. Ở ví dụ này mình đã sắp xếp trước rồi nên mình không cần làm việc này nữa.

Hộp thoại Subtotal hiện lên như sau:

Trong đó chúng ta có các thông số như sau:

Mục At each change in: Bạn chọn Nhà cung cấp vì chúng ta sẽ tính tổng cho từng Nhà cung cấp.

Mục Use function: Bạn chọn hàm cần để tính. Ở đây mình tính tổng nên sẽ chọn là SUM.

Mục Add subtotal to: Bạn chọn cột cần tính toán. Ở đây mình muốn tính số lượng nên chọn cột Số lượng.

Ấn OK và chúng ta có kết quả thu được như sau

Download file ví dụ về hàm SUBTOTAL trong Excel

Lời kết

Với những kiến thức về hàm SUBTOTAL ở trên hi vọng các bạn có thể hiểu được cách dùng hàm SUBTOTAL và vận dụng nó tốt hơn trong học tập và trong công việc. Hàm SUBTOTAL là 1 hàm rất linh hoạt, với những ưu điểm của hàm này bạn có thể dùng để tính toán hiệu quả.

Mẹo Sử Dụng Hàm Subtotal Trong Excel

Lượt Xem:1695

Mẹo sử dụng hàm Subtotal trong excel

Excel online đưa ra Lệnh Excel Subtotal cung cấp một cách nhanh chóng để tạo ra các tổng phụ cho các trường riêng lẻ trong một bảng dữ liệu.

Lưu ý rằng lệnh này không giống như hàm Subtotal của Excel , thực hiện các phép tính toán học cho một phạm vi ô hiển thị.

Bảng tính số liệu bán hàng trong ba tháng

Chúng tôi sẽ minh họa lệnh Excel Subtotal sử dụng bảng tính bên phải , trong đó liệt kê các số liệu bán hàng cho ba đội trong ba tháng đầu tiên của năm.

Các bước sau có thể được sử dụng để hiển thị tổng phụ cho mỗi tháng, tháng 1, tháng 2 và tháng 3:

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu của bạn (Excel sẽ tự động phát hiện toàn bộ phạm vi dữ liệu để sử dụng trong lệnh tổng phụ);

Nhấp vào tùy chọn Subtotal nằm trong nhóm ‘ Phác thảo‘, trong tab Dữ liệu của ruy-băng Excel.

Điều này sẽ làm cho hộp thoại Subtotal mở ra (xem bên phải ). Trong hộp này:

Trong A t mỗi thay đổi trong: trường nhập, chọn Tháng ;

Trong hàm U se: trường nhập, chọn Sum ;

Trong trường A d d subtotal to: field, đảm bảo rằng tùy chọn Sales được chọn;

Các tùy chọn này yêu cầu Excel hiển thị tổng phụ mỗi lần giá trị trong cột Tháng thay đổi và tổng số phụ này sẽ hiển thị Tổng của dữ liệu trong cột Bán hàng .

Bảng tính kết quả được hiển thị bên dưới:

Nhấp vào các phác thảo, ở bên trái của bảng cho phép bạn ẩn hoặc hiển thị chi tiết của mỗi phần trong bảng dữ liệu của bạn.

Tùy chọn phụ khác

Hộp thoại cho lệnh Subtotal của Excel

Các Một t mỗi thay đổi trong: lĩnh vực của hộp thoại Subtotal cho phép bạn chọn những lĩnh vực bảng dữ liệu của bạn, bạn muốn Subtotals để áp dụng cho.

Ví dụ, trong bảng tính trên, nếu chúng ta đã chọn lĩnh vực Đội , một tổng số phụ sẽ xuất hiện mỗi khi tên đội thay đổi (mặc dù trong trường hợp này, nó sẽ hữu ích hơn để đặt hàng các bảng dữ liệu bởi đội ngũ trước khi áp dụng tổng số phụ).

Hàm U se: trường của hộp thoại Subtotal cho phép bạn chọn một phép toán được thực hiện trên các nhóm dữ liệu.

Ví dụ: trong bảng tính ở trên, thay vì tính Tổng của các số liệu bán hàng hàng tháng, chúng tôi có thể tính số liệu doanh số trung bình cho mỗi tháng.

Các A d d tổng số phụ để: lĩnh vực của Subtotal hộp thoại cho phép bạn chọn các cột của bảng mà bạn muốn các phép toán được lựa chọn để được áp dụng cho. Bạn có thể chọn nhiều trường để áp dụng thao tác tổng phụ, mặc dù tùy chọn này thực sự chỉ có ý nghĩa đối với các trường chứa số.

Các Replace c tổng số phụ urrent checkbox cho bạn tùy chọn để thêm nhiều hơn một tổng số phụ vào một bảng dữ liệu.

Ví dụ, nếu trong bảng tính trên, chúng tôi muốn thể hiện sự Sum và các Trung bình số liệu bán hàng cho từng tháng, chúng tôi có thể lần đầu tiên áp dụng Sum tổng phụ (như trong ví dụ) và sau đó chúng ta có thể chọn tùy chọn tổng phụ một lần nữa và yêu cầu Tính trung bình . Theo đây:

Nếu Replace c tổng số phụ urrent hộp được kiểm tra, yêu cầu tổng phụ thứ hai (đối với trung bình ) sẽ thay thế các Sum tổng số phụ;

Nếu Replace c tổng số phụ urrent hộp là không kiểm tra, yêu cầu tổng phụ thứ hai (đối với trung bình ) sẽ được hiển thị ngoài các Sum tổng số phụ.

Bảng tính của các số liệu bán hàng có tổng phụ và tổng số trung bình được áp dụng

Các bảng tính ở bên phải cho thấy kết quả sau khi áp dụng cả Sum và các trung bình tổng số phụ.

P nghỉ tuổi giữa các nhóm

Nếu bạn đánh dấu vào P nghỉ tuổi giữa các nhóm hộp kiểm, Excel sẽ chèn ngắt trang vào bảng tính của bạn sau mỗi nhóm dữ liệu. Điều này có thể hữu ích nếu bạn muốn in bảng tính của mình.

S ummary bên dưới dữ liệu

Hộp kiểm S ummary bên dưới dữ liệu chỉ định rõ vị trí của các bản tóm tắt nhóm.

Cách xóa Subtotals khỏi bảng tính của bạn

Để xóa tổng phụ từ bảng của bạn:

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu;

Nhấp vào tùy chọn Subtotal (trong tab Dữ liệu của ruy-băng Excel):

Khi hộp thoại Subtotal mở ra, nhấp vào nút R emove All .

Các ví dụ khác về hàm Excel Subtotal được cung cấp trên trang web Hỗ trợ Microsoft Office .

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn

How To Use The Excel Subtotal Function

Use the SUBTOTAL function to get a subtotal in a list or database. Despite the name, SUBTOTAL has the ability to perform a variety of math functions, including AVERAGE, COUNT, MAX, and many others (see table below for the complete list). SUBTOTAL returns an aggregate result from a set of data. By default, SUBTOTAL excludes values in rows hidden by a filter, which makes SUBTOTAL very useful in Excel Tables.

The SUBTOTAL function automatically ignores other SUBTOTAL formulas that exist in references to prevent double-counting.

Examples

Below are a few examples of SUBTOTAL configured to SUM, COUNT, and AVERAGE the values in a range. Notice the only difference is the value used for the function_num argument:

=

SUBTOTAL

(

109

,

range

)

// SUM

=

SUBTOTAL

(

103

,

range

)

// COUNT

=

SUBTOTAL

(

101

,

range

)

// AVERAGE

Available calculations

SUBTOTAL behavior is controlled by the function_num argument, which is provided as a numeric value. There are 11 functions available, each with two options, as seen in the table below. Notice the values are “paired” (e.g. 1-101, 2-102, 3-103, and so on). This is related to how SUBTOTAL deals with manually hidden rows. When function_num is between 1-11, SUBTOTAL includes cells that have been manually hidden. When function_num is between 101-111, SUBTOTAL excludes values in rows that have been manually hidden. 

Function Include hidden Ignore hidden

AVERAGE 1 101

COUNT 2 102

COUNTA 3 103

MAX 4 104

MIN 5 105

PRODUCT 6 106

STDEV 7 107

STDEVP 8 108

SUM 9 109

VAR 10 110

VARP 11 111

Note: SUBTOTAL always ignores values in cells that are hidden with a filter. Values in rows that have been “filtered out” are never included, regardless of function_num.

SUBTOTAL in Excel Tables

The SUBTOTAL function is used when you display a Total row in an Excel Table. Excel inserts the SUBTOTAL function automatically, and you can use a drop-down menu to switch behavior and show max, min, average, etc.  The reason Excel uses SUBTOTAL for calculations in the Total row of an Excel Table is because SUBTOTAL automatically excludes rows hidden by the filter controls at the top of the table. That is, as you filter rows in a table with a Total row, you’ll see the calculations update automatically to respect the filter.

SUBTOTAL with outlines

Note: although the Outline feature is an “easy” way to insert subtotals in a set of data, a Pivot Table is a better and more flexible way to analyze data. In addition, a Pivot Table will separate the data from the presentation of the data, which is a best practice.

Notes

When function_num is between 1-11, SUBTOTAL includes values that are hidden

When function_num is between 101-111, SUBTOTAL excludes values that are hidden

In filtered lists, SUBTOTAL always ignores values in hidden rows, regardless of function_num.

SUBTOTAL ignores other SUBTOTAL formulas that exist in references to prevent double-counting.

SUBTOTAL is designed to work with vertical data values arranged vertically. In horizontal ranges, values in hidden columns are always included.