Xóa Name Trong Excel / Top 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xóa Styles Rác Và Names Rác Trong Excel (Tạo Một File Excel Nhẹ, Không Bị Treo)

Trong quá trình sử dụng file Excel chúng ta rất hay gặp các file Excel có rất nhiều Style rác và Name rác, có file lên tới hàng 10 nghìn Style/ Name rác, chúng sẽ làm cho file tính của chúng ta rất “nặng” khiến Excel phải load và xử lý rất chậm có khi bị treo Excel. Nhiều bạn không hiểu lý do cứ “chịu khổ” tắt file rồi mở lại làm việc tiếp, rất mất thời gian và khó chịu!

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để chúng ta xóa tất cả các Styles rác này? Với số lượng nhiều như vậy, chúng ta không thể xóa thủ công từng Style được!

Bên dưới là bài viết tôi review các kiến thức lượm nhặt được và tổng hợp lại để các bạn không phải tìm kiếm. Tôi sẽ trình bày 2 cách:

Cách 1: Sử dụng tool xóa Styles rác của tác giả Kiều Mạnh:

Download: Clear Styles Office Excel Ver2, tác giả Kiều Mạnh

Ý kiến cá nhân: Tool này có thể là tác giả Kiều Mạnh dùng lệnh mạnh quá, xóa rất triệt để hầu như không để lại một Style rác nào, do đó đôi khi file tính Excel của chúng ta bị lỗi không truy cập vào được một Sheet nào đó (tôi đã thử và bị tình trạng này). Với tool này bạn chỉ cần mở tool bằng cách chạy file EXE sau đó chọn file có Style rác cần xóa trên ổ cứng.

Ưu điểm của tool này là: Chúng ta không cần chuyển định dạng đôi file Excel cần xóa Style rác sang XLSM, hiện tại tool hỗ trợ hết định dạng XLS, XLSX, XLSM, XLSB.

Cách 2: Sử dụng code VBA xóa Styles rác an toàn:

Có một code VBA nữa tôi muốn chia sẻ với các bạn, code này tôi tham khảo trên Internet, code này không xóa triệt để như tool trên nhưng an toàn và xóa được hầu hết các Style rác, file Excel không bị lỗi gì (tôi đã thử chưa thấy lỗi gì):

Để add Code VBA này vào file Excel bạn bấm tổ hợp phím ALT + F11 để mở trình chương trình Microsoft Visual Basic for Applications.

Bấm phím Ctrl + R để mở Project Explorer (hoặc vào menu View Project Explorer ).

Tiếp theo vào menu Insert chọn Module để thêm một Module vào VBAProject (PERSONAL.XLSB). Đây là nơi chứa các Module Macro cá nhân, Excel cho phép và lưu trong file mặc định Personal.xlsb, nên chúng ta sử dụng được cho tất cả các file Excel lần sau, chỉ cần Add Macro vào Module cá nhân này.

Download: Code VBA xóa Styles rác an toàn tham khảo

Bấm chọn Module1 trong Project Explorer bên trái, sau đó dán code VBA vừa download vào khung bên phải, cuối cùng bấm Save để lưu lại và thoát chương trình.

Thêm một Module vào VBAProject (PERSONAL.XLSB)

Sau khi add Macro VBA vào file Excel thành công bạn mở file Excel cần xóa Style rác và bấm tổ hợp phím ALT + F8 để gọi cửa sổ Macro:

Dán code VBA download bên trên vào Module sau đó Save để lưu lại sử dụng

Trên cửa sổ này bạn chọn PERSONAL.XLSB!RebuildDefaultStyles tại khung Macro name bên trái và bấm Run để chạy Macro. Tùy vào số Style rác nhiều hay ít mà Macro xử lý nhanh hay chậm, xử lý xong là đã xóa xong Style rác!

Download file Excel thực hành xóa Styles rác

Đối với Name cũng vậy, nhưng Name thì dễ dàng hơn, trong Excel phiên bản từ 2010 trở lên đã hỗ trợ xóa hàng loạt. Thao tác, bạn chỉ cần bấm tổ hợp phím

Ctrl + F3 để gọi cửa sổ Name Manager:

Các Styles mặc định còn lại sau khi xóa Styles rác

Sau đó chọn hàng đầu tiên, bấm tổ hợp phím Shift + End để chọn toàn bộ Name, cuối cùng bấm phím Delete để xóa tất cả Name đã chọn.

Một cửa sổ thông báo hiện lên, bạn bấm OK để thực hiện xóa Name đã chọn.

Xóa Style rác cũng như nhiều hàm/ lệnh tiện ích khác tôi đã tích hợp đầy đủ trong Add-ins Excel và chia sẻ miễn phí, download và xem bài viết hướng dẫn sử dụng Add-ins Excel TẠI ĐÂY.

Sơ bộ các tiện ích bổ sung trong tab Home của XDTH Add-ins Excel Victor Vuong,

Hướng Dẫn Cách Tạo Named Range Động Trong Excel

Thiết lập Named Ranges

Sau đó, cửa sổ New Name sẽ mở ra

Có vài option quan trọng bạn cần biết:

Name: Nhập tên vùng bạn muốn đặt vào

Scope: Phạm vi sử dụng tên. Với scope workbook, bạn có thể áp dụng tên vừa đặt cho toàn bộ các trang tính. Với các scope nhỏ hơn như các sheet, bạn chỉ có thể áp dụng cho riêng sheet đó mà thôi

Refers to: Vùng muốn áp dụng tên.

Hoàn thành xong việc đặt tên, bạn nhấn OK để áp dụng.

Ta thấy ở ví dụ trên, tên vùng =nameRange (mục “Name”) được gán với vùng =Sheet1$A$1:$H$10 (mục “Refers to”) cố định.

Thiết lập vùng tham chiếu động

Excel sẽ tự động nhập ký hiệu $ (để cố định tham chiếu đến một ô nhất định) dù là không có nhu cầu nào đòi hỏi phải dùng kí hiệu này. Một Named Range có thể được thiết lập có giá trị như ở mục Refers to là =Sheet1$A$1:$H$10. Không có kí hiệu $ thì lúc này, Named Range sẽ trở nên “động”. Vùng đã được thiết lập “động” với ô được chọn tại thời điểm lúc bạn tạo Named Range.

Để chứng minh, bây giờ mình chọn ô C4 rồi đặt tên vùng A1-B5 (không có kí hiệu $).

Giá trị nhỏ nhất trong Named Range là 1 (ô A1) nhưng sau khi tính toán, kết quả lại là 2. Tại vì sao? Bởi Named Range đã “động”, tức là linh động di chuyển xuống 1 ô.

Ta cũng có thể ghép khớp với ký hiệu $ để cố định cột/hàng cụ thể.

Áp dụng Named Range động

Luôn luôn tham chiếu đến ô bên trên

Nếu bạn có công thức mà luôn tham chiếu đến ô bên trên thì điều gì sẽ xảy ra khi bạn thêm 1 côt/hàng nữa?

Range trong công thức không hề thay đổi. Dù định dạng đã được sao lại nhưng công thức thì không.

Vì thế, Named Range động sẽ giải quyết vấn đề này giúp bạn.

Thêm bao nhiêu hàng/cột không quan trọng, công thức sẽ luôn tham chiếu trực tiếp đến ô bên trên.

Đơn giản hóa việc tính toán

Một trong những lợi ích chính của Named Range đó là đơn giản hóa việc tính toán. Ví dụ cho thấy tổng việc tính toán có thể được tạo ra và copied xuống.

Tên vùng D2-D5: totalCalc được gán với vùng =Sheet2!B2+Sheet2!C2. Excel đã tính ra từng kết quả khác cho mỗi ứng dụng của Named Range động.

Tính tổng lũy tiến trong Excel

Tên vùng E2-E5: runningTotal được gán với vùng =Sheet2$D$2:$E$2.

Ta không thể tạo Named Range động toàn cục được. Trong mỗi ví dụ ở trên thì tên của sheet được đặt cho Named Range, vì thế cần phải có 1 cái Named Range động mới cho mỗi Worksheet. Mình đã thấy đôi chút về việc sử dụng ký hiệu “! ” mà không có tên sheet để tạo nên tính toàn cục. Tuy nhiên, điều này có thể gây ra 1 vài trạng thái bất thường và có thể dẫn đến Excel bị phá hủy (kết thúc chương trình/việc tính toán của bạn). Trong những trường hợp như thế, nếu muốn bạn có thể nghiên cứu bằng cách dùng hàm INDIRECT hoặc hàm OFFSET.

Hi vọng thủ thuật nhỏ này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc. Để có thể nâng cao kỹ năng sử dụng Excel, kỹ năng làm báo cáo, Gitiho xin giới thiệu với các bạn khóa học EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ. Hãy tham gia ngay để nhận được nhiều ưu đãi từ hệ thống. Mọi chi tiết xin liên hệ Gitiho.com

Cách Xóa Dòng Kẻ Trong Excel

Ẩn, hiện đường lưới Gridlines bằng lệnh View

Excel có công cụ lựa chọn dể bạn ẩn hiện đường lưới Grinlines cho toàn bộ worksheet của Excel. Bạn cài đặt theo các cách sau.

Chỉnh cài đặt Options của Excel để xóa đường lưới, cài đặt mầu đường lưới

Để chỉnh mầu cho đường lưới của Excel, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào File, chọn  Options của Excel.

Bước 2: Chọn mục Advanced (1). Sử dụng thanh trượt tìm mục Display options for this worksheet (2). Chọn Worksheet mà bạn muốn cài đặt (3). Chọn dấu tích ở mục Show Gridlines (4) để hiện đường lưới và bỏ chọn nếu muốn ẩn đường lưới. Để chọn mầu cho đường lưới thì bạn phải nhớ chọn mục tích Show Gridlines, rồi chọn mầu ở mục Gridlines color (5). Sau khi chọn xong mầu mà bạn thích, bạn nhấn nút OK (6) để cài đặt và quay trở lại Worksheet.

Hình ảnh dưới là Thủ Thuật 123 đã đổi đường lưới của Sheet Doanh Thu sang mầu đỏ.

Sử dụng công cụ Fill để ẩn hiện đường lưới các ô đã chọn

Thay vì muốn bỏ chọn đường lưới cho toàn bộ bảng tính, bạn chỉ muốn ẩn đường lưới cho một số ô mà bạn cần. Vậy bạn có thể sử dụng công cụ Fill (bôi mầu) các ô mầu trắng. Ví dụ bạn có bảng tính sau và cần ẩn đường lưới cho các ô từ A3:F12.

Để hiện lại dòng kẻ lưới, bạn làm theo các bước ở trên và thay vì bôi mầu nền trắng bạn chọn No Fill. Bảng tính sẽ trở về như mặc định ban đầu.

Hiển Thị Lỗi #Name Khi Mở Tập Tin Excel

Hỏi: Khi gởi tập tin excel được kết xuất từ phần mềm ADTPro cho các đơn vị khác thường gặp hiện tượng xuất hiện lỗi #Name, xin hướng dẫn cách khắc phục

Trả lời: Tập tin Excel được kết xuất bởi phần mềm ADTPro có nhúng hàm TKL ( Tính Khối Lượng), hàm TKL thực hiện việc tính toán nội dung diễn giải thành khối lượng, ví dụ nội dung diễn giải ở cell C10 là ” MB2 trục 2,11: 2*21,3*1,6*(2,5-0,5)*1,3*90/100/100 “, hàm TKL(C10) sẽ tính toán và trả về kết quả khối lượng là: 1,515. Tuy nhiên, Microsoft lại xem hàm TKL này là macro.

Nếu mở Excel với chế độ vô hiệu hóa macro (Disable macro) hàm TKL() sẽ không hoạt động, dẫn đến tất cả các Sheet có sử dụng kết quả tính toàn từ sheet BANG KHOI LUONG sẽ cho kết quả #Name.

Để khi mở tập tin Excel không còn hiển thị lỗi #Name, cần thiếp lập cho phép tất cả Macro hoạt động.

1. Thiếp lập cho phép tất cả Macro hoạt động trong Excel 2007, Excel 2010 và Excel 2013:

Trong bộ Office 2007, 2010 và 2013 (Word, Excel, PowerPoint, …) tất cả Macro đều được thiết lập mặc định với chế độ vô hiệu hóa macro để hạn chế virus macro xâm nhập, tăng cường an ninh cho máy tính.

Thiết lập chế độ cho phép macro hoạt động rất dễ dàng với Excel 2000 và Excel 2003, tuy nhiên với Excel 2007, Excel 2010 và Excel 2013, Microsoft đã giấu chức năng này sâu hơn bên trong Options.

TH1: Khởi động Excel 2007, nhấn vào biểu tượng Office Button, chọn Excel Option, chọn Trust Center, nhấn Trust Center Settings.

TH2: Khởi động Excel 2010, nhấn vào menu File, chọn Options, chọn Trust Center, nhấn Trust Center Settings.

TH3: Khởi động Excel 2013, nhấn vào biểu tượng Open Other Workbooks, chọn Options, chọn Trust Center, nhấn Trust Center Settings.

Cửa sổ hộp thoại Trust Center Settings, chọn Macro Settings ở thanh trượt bên trái, chọn Enable All Macros, nhấn OK. Khởi động lại Excel hoặc chọn mở lại tập tin tin Excel để phần vừa thiết lập có tác dụng.

2. Thiếp lập cho Macro hoạt động trong Excel 2003 :

Khi mở một tập tin đã lưu với Excel 2003 nếu có chứa macro, excel sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở, chọn Enable Macros (Cho phép macro hoạt động) để mở tập tin excel.

Nếu thiết lập Security ở chế độ cao (high) hoặc rất cao (very high), khi mở một tập tin đã lưu với Excel 2003 nếu có chứa macro, excel sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở.

Chế độ Security được thiết lập ở mức cao (high) hoặc rất cao (very high) không cho phép macro hoạt động, để macro hoạt động cần chuyển sang chế độ Medium hoặc Low. Vào menu Tools, chọn Macro, chọn Security, ở Tab Security Level, chọn Medium và nhấn OK. Khởi động lại excel hoặc chọn mở lại tập tin tin excel để chọn Enable Macro.

Hoặc vào menu Tools, chọn Options, nhấn Tab Security chọn Macro Security, ở Tab Security Level, chọn Medium và nhấn OK. Khởi động lại excel hoặc chọn mở lại tập tin tin excel để chọn Enable Macro.