Xóa List Trong Excel / TOP 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Tạo drop down list thông thường

Ví dụ, ta có trường dữ liệu các tỉnh thành phố, tạo Drop List giúp quá trình nhập dữ liệu được dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Cách tạo Drop List (Nguồn: Thuthuatphanmem.vn)

Bước 1: Bạn vào bảng chọn Data, chọn tiếp Data Validation.

Chọn vào Data Validation (Nguồn: Internet)

Bước 2: Sau đó hộp thoại mới sẽ xuất hiện, tại tab Settings trong mục Allow bạn chọn List. Ở mục Source, bạn nhập tên các thành phần nằm trong Drop List, lưu ý rằng các thành phần phân cách với nhau bởi dấu phẩy.

Hoặc bạn không cần nhập dữ liệu trực tiếp, thay vào đó bạn có thể nhập các thành phần của Drop List trên 1 sheet khác.

Ví dụ: Tạo một sheet mới tên là Du_Lieu có các tỉnh:

Kết quả cho ra cũng tương tự như khi tạo dữ liệu với cách nhập trực tiếp.

Tạo list có phụ thuộc vào 1 list khác

Ví dụ: Bạn phải nhập list các tỉnh và list các thành phố phụ thuộc theo tỉnh.

Để tạo Drop List có phụ thuộc bạn nên nhập dữ liệu ban đầu vào list theo cách thứ hai. Khi đó, ta có bảng dữ liệu:

Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu trong bảng tính.

Với vùng dữ liệu trong thành phố tỉnh Quảng Ninh, bạn bôi đen vùng dữ liệu từ ô C2 đến ô C7 và đặt tên là QuảngNinh (chú ý gõ đúng dấu và chữ viết hoa, không được chứa phím cách).

Bôi đen vùng dữ liệu từ ô D2 đến ô D5 và đặt tên là HảiPhòng.

Bôi đen vùng dữ liệu từ ô E2 đến ô E7 và đặt tên là TháiBình.

Để đặt tên bạn thực hiện như sau: Nhấn chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên, tiếp đến chọn Define Name

Khi hộp thoại mới xuất hiện, bạn nhập tên tương ứng cho các vùng như đã quy định ở trên:

Các bạn chú ý đặt tên sao cho đúng và giống hệt như giá trị trong tên tỉnh (nhưng không được chứa phím cách).

Tiếp tục chọn công cụ Data Validation (Nguồn: Internet)

Bước 3: Sau khi hộp thoại mới xuất hiện, trong mục Allow các bạn chọn List, ở mục Source các bạn nhập công thức sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(C15,” “,””)).

Lưu ý ở bước này, trong công thức nên để địa chỉ tương đối, nếu không giá trị giữa các thành phố sẽ không thay đổi.

Tương tự như trên, bạn copy công thức cho các ô cần thiết còn lại ta có kết quả:

Như vậy bạn đã tạo xong 1 list có giá trị phụ thuộc vào 1 list khác. Bài viết này có sử dụng hàm INDIRECT kết hợp với hàm SUBSTITUTE để lấy giá trị tên tỉnh đã được loại bỏ dấu cách, đồng thời tham chiếu tới vùng dữ liệu có cùng tên với giá trị tham chiếu.

Ví dụ: Khi list tỉnh lấy kết quả tỉnh Thái Bình, hàm SUBSTITUTE sẽ thực hiện xóa dấu cách, khi đó giá trị tham chiếu trở thành TháiBình và tham chiếu tiếp tới vùng dữ liệu có tên TháiBình ta có giá trị trả về là các huyện trong tỉnh Thái Bình từ ô E2 đến ô E7 trong sheet dữ liệu đã đặt tên.

Xóa một danh sách sổ xuống (Drop List) trong một ô

Xóa Drop List (Nguồn: Internet)

Như vậy, Drop List đã được xóa và ô sẽ khôi phục về trạng thái mặc định. Nếu có một tùy chọn nào đó được bạn lựa chọn khi xóa Drop List, thì ô đó sẽ được nhập với giá trị của tùy chọn đó.

Giá trị của tùy chọn được tự động nhập vào ô (Nguồn: Internet)

Nếu không muốn lưu bất kỳ giá trị nào khi xóa Drop List, bạn có thể sao chép ô trống và dán nó vào ô có chứa Drop List, danh sách này sẽ được xóa.

Cách định dạng ngày tháng trong Excel : Việc định dạng ngày tháng đúng trong Excel có thể rút ngắn thời gian nhập liệu vào bảng tính cũng như làm cho số liệu được thống nhất và dễ dàng kiểm tra.

Ẩn, hiện đường lưới Gridlines bằng lệnh View

Excel có công cụ lựa chọn dể bạn ẩn hiện đường lưới Grinlines cho toàn bộ worksheet của Excel. Bạn cài đặt theo các cách sau.

Chỉnh cài đặt Options của Excel để xóa đường lưới, cài đặt mầu đường lưới

Để chỉnh mầu cho đường lưới của Excel, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào File, chọn  Options của Excel.

Bước 2: Chọn mục Advanced (1). Sử dụng thanh trượt tìm mục Display options for this worksheet (2). Chọn Worksheet mà bạn muốn cài đặt (3). Chọn dấu tích ở mục Show Gridlines (4) để hiện đường lưới và bỏ chọn nếu muốn ẩn đường lưới. Để chọn mầu cho đường lưới thì bạn phải nhớ chọn mục tích Show Gridlines, rồi chọn mầu ở mục Gridlines color (5). Sau khi chọn xong mầu mà bạn thích, bạn nhấn nút OK (6) để cài đặt và quay trở lại Worksheet.

Hình ảnh dưới là Thủ Thuật 123 đã đổi đường lưới của Sheet Doanh Thu sang mầu đỏ.

Sử dụng công cụ Fill để ẩn hiện đường lưới các ô đã chọn

Thay vì muốn bỏ chọn đường lưới cho toàn bộ bảng tính, bạn chỉ muốn ẩn đường lưới cho một số ô mà bạn cần. Vậy bạn có thể sử dụng công cụ Fill (bôi mầu) các ô mầu trắng. Ví dụ bạn có bảng tính sau và cần ẩn đường lưới cho các ô từ A3:F12.

Để hiện lại dòng kẻ lưới, bạn làm theo các bước ở trên và thay vì bôi mầu nền trắng bạn chọn No Fill. Bảng tính sẽ trở về như mặc định ban đầu.

Khi PivotTable trở nên không cần thiết, đơn giản bạn hãy xóa đi. Nhưng một số trường hợp gặp khó khăn khi thao tác, chẳng hạn như “không bấm được vào vùng PivotTable để xóa” hoặc “PivotTable trùng vùng”. Hãy tìm hiểu cách loại bỏ PivotTable bằng chuột

Xóa PivotTable khi làm việc offline

Để xóa vùng PivotTable ta chỉ cần chọn toàn bộ Pivot Table rồi nhấn phím Delete.

Trong trường hợp bạn muốn loại bỏ dữ liệu Pivot Table nhưng giữ lại vùng trống, có thể loại bỏ PivotTable như sau:

Chọn một ô bất kỳ trong PivotTable

Xóa PivotTable khi làm việc online

Để loại bỏ PivotTable khi làm việc trên Excel Online, bạn làm tương tự bằng cách chọn toàn bộ PivotTable sau đó ấn Delete.

Lỗi thường gặp

Khi loại bỏ PivotTable, ta có thể bắt gặp trường hợp sau:

Đây là lỗi xảy ra khi bạn không chọn hết vùng cần loại bỏ. Khi đó, Excel sẽ tự động hiểu bạn chọn vùng đằng sau Pivot chứ không phải Pivot. Để khắc phục, chọn lại toàn bộ vùng sau đó ấn Delete

Lập báo cáo theo nhiều điều kiện bằng PivotTable

Tự động cập nhật PivotTable bằng VBA

Đánh giá bài viết này

Các ô Excel có thể bao gồm nhiều không gian trống nếu bạn sao chép và dán dữ liệu từ các trang web hoặc các tài liệu khác vào bảng tính của bạn. Tất nhiên, bạn có thể chỉnh sửa thủ công từng ô để xóa khoảng cách trống theo yêu cầu. Tuy nhiên, có thể mất một thời gian nếu có nhiều ô bao gồm khoảng trắng trống rộng. Tốt hơn là xóa khoảng cách trong các ô bằng một số chức năng và công cụ của Excel. Đây là cách bạn có thể loại bỏ dấu cách trong bảng tính Excel bằng TRIM, SUBSTITUTE, công cụ Tìm và Thay thế và tiện ích bổ sung Kutools.

Hàm TRIM

TRIM là một hàm Excel loại bỏ hầu hết khoảng cách từ một chuỗi văn bản ngoại trừ khoảng cách đơn. Vì vậy, đây là một chức năng tốt để loại bỏ tất cả các khoảng trắng đầu và cuối trong các ô. Tuy nhiên, nó không hoạt động với các ký tự khoảng trống ().

Ví dụ, mở một bảng tính Excel trống và nhập ‘5634 525626’ vào ô B2 với hai khoảng trắng phía trước, ba dấu cách giữa các số và hai dấu cách ở cuối. Sau đó nhấp vào ô C2 và nhấn nút fx để mở cửa sổ Chèn Hàm. Chọn TRIM và nhấn OK để mở cửa sổ bên dưới.

Nhấn nút tham chiếu ô của trường Văn bản và chọn B2. Nhấn nút OK để đóng cửa sổ. Điều đó sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trắng đầu và cuối và hai khoảng trắng giữa các số.

Để loại bỏ khoảng cách trong nhiều ô cột, bạn có thể sao chép hàm TRIM sang các ô liền kề. Đầu tiên, chọn C2 và nhấn phím tắt Ctrl + C. Sau đó, bạn nên nhấp chuột trái vào góc dưới cùng bên phải của C2 và kéo hình chữ nhật trên các ô khác để sao chép hàm vào chúng như bên dưới.

Hàm SUBSTITUTE

SUBSTITUTE là một hàm tốt hơn nếu bạn cần xóa tất cả khoảng cách từ các ô. Hàm này thay thế các giá trị văn bản hoặc số bằng dữ liệu thay thế, nhưng bạn cũng có thể loại bỏ tất cả khoảng cách trống với nó. Cú pháp SUBSTITUTE là: SUBSTITUTE (văn bản, old_text, new_text, [instance_num]) .

Để thêm SUBSTITUTE vào bảng tính của bạn, chọn ô D2 và nhấn nút fx . Chọn SUBSTITUTE từ cửa sổ Chèn Hàm. Nhấn OK để mở cửa sổ ngay bên dưới.

Nhấn nút tham chiếu ô của trường Văn bản. Chọn ô bạn đã nhập 5634 525626 in, là B2. Sau đó, nhập “” vào ô Old_text và nhập “” vào hộp New_text như được hiển thị trong ảnh bên dưới.

Công cụ Tìm và Thay thế

Tìm và thay thế là một công cụ tương tự như hàm SUBSTITUTE. Nó tìm và thay thế văn bản trong các ô. Bạn cũng có thể xóa hàng đầu, dấu và khoảng cách thừa giữa văn bản trong phạm vi ô được chọn bằng công cụ. Công cụ Tìm và Thay thế lợi thế là bạn có thể xóa các khoảng trống trực tiếp từ các ô mà không thêm các cột bảng tính bổ sung cho các hàm.

Đầu tiên, nhập các số ‘435 789’ vào ô B3 với hai dấu cách đầu và hai dấu cách cộng với ba dấu cách giữa các giá trị. Chọn B3 và nhấn phím nóng Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế được hiển thị ngay bên dưới. Thông thường, bạn sẽ nhập văn bản để thay thế trong hộp Tìm gì và sau đó nhập thay thế trong Thay thế bằng. Để xóa khoảng cách khỏi ô đã chọn, nhấn Dấu cách hai lần trong hộp văn bản Tìm gì.

Nhấn nút Thay thế tất cả . Một cửa sổ hộp thoại bật lên thông báo cho bạn biết rằng Excel đã thực hiện một số thay thế. Nhấn OK để đóng cửa sổ đó. Bây giờ B3 sẽ chỉ bao gồm một khoảng trống giữa hai số không có dấu cách đầu hoặc cuối.

Để xóa tất cả khoảng cách giữa các ô bằng công cụ Tìm và Thay thế, chọn B3 lần nữa và nhấn Ctrl + H. Bây giờ, hãy nhập một dấu cách vào hộp văn bản Tìm gì. Trường Thay thế bằng không nên bao gồm bất kỳ khoảng trắng nào. Điều đó sẽ loại bỏ một không gian còn lại trong B3 khi bạn nhấn Replace All .

Xóa Spaces bằng Kutools

Kutools là một trong những tiện ích tốt nhất của Excel, được bán lẻ với giá 39 đô la trên trang web này. Kutools cũng bao gồm công cụ Xóa không gian để xóa khoảng cách ô. Nếu bạn đã cài đặt tiện ích bổ sung đó, hãy chọn một dải ô để xóa khoảng cách. Sau đó nhấp vào tab Kutools trong Excel, Văn bản và chọn Xóa Spaces khỏi trình đơn. Điều đó sẽ mở ra một cửa sổ Hủy bỏ không gian mà từ đó bạn có thể chọn tất cả các không gian để xóa khoảng cách. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các tùy chọn để xóa hàng đầu, dấu sau hoặc khoảng cách thừa.

Vì vậy, Excel có một vài chức năng, công cụ và tiện ích để loại bỏ khoảng cách từ các ô bảng tính. Chúng chắc chắn sẽ có ích cho việc xóa định dạng không gian khỏi nội dung ô đã được dán. Để biết thêm chi tiết về cách xóa thêm khoảng trống trong ô, hãy xem video YouTube này.