+ Bước 1: Đầu tiên bạn mở file Excel mà bạn đang cần xử lý lên.
Trong bài viết lần trước thì mình đã giới thiệu tới các bạn ứng dụng Kutool for Excel, một ứng dụng hỗ trợ nhiều thao tác trên file Excel vô cùng mạnh mẽ.
Và việc xoá ký tự lạ trên Excel này cũng không ngoại lệ, sử dụng Kutools sẽ đơn giản hơn khá nhiều.
Hàm LEFT ()
Hàm LEFT là hàm tách ký tự trong chuỗi từ bên trái.
Cú pháp: =LEFT(text; n)
Trong đó: text là chuỗi ký tự mà bạn muốn tách chữ (ký tự); n là số ký tự cần tách ra khỏi chuỗi bắt đầu từ vị trí đầu tiên (nếu bỏ qua đối số n thì mặc định sẽ là 1).
Ví dụ: Tách 4 ký tự đầu tiên trong mã nhân viên sử dụng hàm LEFT.
=LEFT(A3;4) trong đó A3 là ô chứa mã nhân viên, 4 là số ký tự các bạn muốn tách.
Hàm RIGHT ()
Hàm RIGHT là hàm tách ký tự trong chuỗi từ bên phải.
Cú pháp: =RIGHT(text; n)
Trong đó: text là chuỗi ký tự cần tách, n là số ký tự cần tách từ bên phải chuỗi.
Ví dụ:
Sử dụng hàm RIGHT: =RIGHT(A3;4) trong đó A3 là chuỗi cần tách, 4 là số ký tự cần tách từ bên phải.
Hàm MID ()
Hàm MID là hàm tách ký tự nằm ở giữa chuỗi.
Cú pháp: =MID(text; start_num; num_chars)
Trong đó:
text là chuỗi ký tự cần tách.
start_num là vị trí ký tự đầu tiên mà bạn cần tách trong chuỗi.
num_chars là số ký tự cần tách.
Ví dụ: các bạn muốn tách 2 ký tự bắt đầu từ ký tự thứ 3.
Các bạn sử dụng hàm MID: =MID(A3;3;2)
Trong đó A3 là chuỗi ký tự, văn bản cần tách; 3 là vị trí bắt đầu tách; 2 là số ký tự cần tách.
Một số ví dụ tách chữ ra khỏi chuỗi trong Excel khác.
Ví dụ 1: Tách tên tài khoản trước dấu @ từ chuỗi đầy đủ.
Giả sử các bạn có các địa chỉ mail như bảng dưới:
Để tách phần tên tài khoản phía trước dấu @ các bạn sử dụng hàm LEFT như sau:
=LEFT(A3;SEARCH(“@”;A3)-1)
Trong đó:
A3 là ô địa chỉ đầy đủ mà các bạn cần tách;
SEARCH(“@”;A3)-1 là số ký tự cần tách, hàm Search sẽ giúp các bạn tìm kiếm vị trí ký tự @ trong chuỗi A3, sau đó lấy vị trí đó trừ đi 1 để không tách ký tự @.
Sau đó các bạn sao chép xuống dưới để tách các tài khoản khác.
Ví dụ 2: Tách chuỗi sau dấu @ trong các tài khoản gmail.
Cũng trong dữ liệu của ví dụ 1, các bạn muốn tách riêng cả chuỗi ký tự sau ký tự @ các bạn có thể thực hiện như sau:
=RIGHT(A3;LEN(A3)-SEARCH(“@”;A3))
Trong đó:
A3 là ô chứa dữ liệu cần tách.
LEN(A3)-SEARCH(“@”;A3) là số ký tự cần tách từ bên phải, hàm LEN(A3) là số ký tự của chuỗi A3, SEARCH(“@”;A3) là vị trí ký tự @ trong chuỗi. Như vậy LEN(A3)-SEARCH(“@”;A3) là tổng số ký tự của chuỗi cần tách trừ đi số ký tự từ đầu chuỗi đến vị trí ký tự @.
Ví dụ 3: Tách các chữ trong hai dấu gạch ngang trong chuỗi ký tự.
Các bạn sử dụng hàm MID kết hợp hàm SEARCH như sau:
=MID(C3;SEARCH(“-“;C3)+1;SEARCH(“-“;C3;SEARCH(“-“;C3)+1)-SEARCH(“-“;C3)-1)
Trong đó:
C3 là chuỗi ký tự các bạn cần tách.
SEARCH(“-“;C3)+1 là vị trí bắt đầu cần tách, hàm Search giúp các bạn tìm kiếm vị trí dấu “-” từ vị trí đầu tiên, sau đó các bạn cần cộng thêm 1 để vị trí bắt đầu cần tách sẽ là vị trí sau dấu “-“.
SEARCH(“-“;C3;SEARCH(“-“;C3)+1)-SEARCH(“-“;C3)-1 là số lượng ký tự cần tách, trong đó hàm Search tìm kiếm vị trí của dấu “-” thứ 2 trong ô C3 và tìm kiếm từ vị trí bắt đầu cần tách (SEARCH(“-“;C3)+1). Sau khi tìm kiếm được vị trí của dấu “-” thứ 2 thì sẽ trừ đi vị trí của dấu trừ thứ nhất SEARCH(“-“;C3) và trừ đi 1 để khi tách sẽ không tách cả dấu “-” thứ 2 như vậy sẽ ra số lượng ký tự cần tách (chính là số lượng các ký tự trong hai dấu trừ).
Sau đó các bạn chỉ cần sao chép công thức xuống các ô phía dưới là các bạn đã có thể tách hết các chuỗi ký tự.
Đếm ký tự trong excelTrong bài hướng dẫn ngắn này, chúng ta sẽ xem xét nhanh cú pháp trước, rồi sẽ tìm hiểu kỹ một vài mẫu công thức để đếm số ký tự trong bảng tính Excel.
HÀM LEN TRONG EXCELHàm LEN trong Excel đếm tất cả ký tự trong một ô, rồi trả về chiều dài chuỗi. Nó chỉ có một câu lệnh, câu lệnh này chắc chắn phải có rồi:
=LEN(text)
Text chính là chuỗi ký tự nơi mà bạn muốn đếm số ký tự. Chẳng có gì là dễ hơn thế, đúng không nào?
Bạn sẽ tìm thấy một vài công thức đơn giản bên dưới nhằm giúp bạn hiểu sơ qua công dụng của hàm LEN trong Excel.
=LEN(123) – trả về 3, bởi vì 3 chữ số được nhập vào câu lệnh text.
=LEN(“good”) – trả về 4, bởi vì từ good có 4 chữ cái. Giống như bất cứ công thức Excel nào khác, hàm LEN bắt buộc bạn phải đặt chuỗi ký tự bên trong dấu ngoặc kép, và dấu ngoặc kép này sẽ không được đếm.
Khi sử dụng công thức LEN, bạn có thể cần phải nhập tham chiếu ô thay vì chữ số hay chuỗi ký tự , để đếm số ký tự trong một ô cụ thể hay một dải ô.
Ví dụ, để tính được chiều dài chuỗi ký tự trong ô A1, bạn sẽ dùng công thức này:
CÁCH DÙNG HÀM LEN TRONG EXCEL – MẪU CÔNG THỨCThoạt nhìn, hàm LEN trông đơn giản đến nỗi chẳng cần phải giải thích gì thêm nữa. Tuy nhiên, có một vài mẹo hữu ích có thể giúp bạn điều chỉnh công thức LEN trong Excel theo mong muốn của mình.
CÁCH ĐẾM TẤT CẢ KÝ TỰ TRONG MỘT Ô (BAO GỒM KHOẢNG TRỐNG)Như đã nói lúc trước, hàm LEN trong Excel đếm tất cả ký tự trong một ô cụ thể một cách tuyệt đối, bao gồm tất cả khoảng trống – thụt đầu dòng, thụt cuối dòng, và khoảng trống giữa các từ.
Ví dụ, để tính chiều dài của ô A2, bạn sử dụng công thức này:
ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG NHIỀU ÔĐể đếm số ký tự trong nhiều ô, hãy chọn ô có công thức LEN rồi sao chép sang ô khác, ví dụ bằng cách kéo ô vuông nằm dưới góc bên phải .
Ngay khi sao chép công thức, hàm LEN sẽ trả về số ký tự đếm được trong mỗi ô.
Và một lần nữa, hãy lưu ý rằng hàm LEN đếm tất cả mọi thứ một cách tuyệt đối bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trống, dấu phẩy, dấu ngoặc kép, dấu ngoặc đơn, và còn nhiều nữa:
Lưu ý. Khi sao chép một công thức xuống các cột khác, hãy chắc rằng bạn sử dụng tham chiếu ô tương đối chẳng hạn như LEN(A1), hay một tham chiếu hỗn hợp như LEN($A1) chỉ dùng cố định cho cột, nên công thức LEN của bạn sẽ điều chỉnh một cách thích hợp với vị trí mới.
ĐẾM TẤT CẢ KÝ TỰ TRONG NHIỀU ÔCách rõ ràng nhất để đếm tất cả ký tự trong vài ô là thêm vài hàm LEN nữa, ví dụ:
=LEN(A2)+LEN(A3)+LEN(A4)
Hay, hãy sử dụng hàm SUM để tính tổng số ký tự được trả về bởi hàm LEN:
Cách nào cũng được, công thức đều đếm số ký tự trong mỗi ô xác định rồi trả về tổng chiều dài chuỗi:
Cách này chắc chắn dễ hiểu và cũng dễ sử dụng, nhưng nó không phải là cách hiệu quả nhất để đếm số ký tự trong một dải gồm có, giả sử, 100 hay 1000 ô. Trông trường hợp này, bạn nên dùng hàm SUM và hàm LEN trong công thức mảng, và tôi sẽ cho bạn ví dụ trong bài viết tiếp theo.
CÁCH ĐẾM SỐ KÝ TỰ KHÔNG TÍNH KHOẢNG TRỐNG THỤT ĐẦU DÒNG VÀ THỤT CUỐI DÒNGKhi thao tác với bảng tính lớn thì vấn đề phổ biến chính là khoảng cách đầu dòng và cuối dòng, ví dụ: khoảng trống ở đầu hay ở cuối ký tự. Có lẽ bạn hầu như không thấy chúng trên bảng tính, nhưng sau khi bạn gặp chúng một vài lần, thì bạn sẽ dễ nhận thấy chúng hơn.
Nếu bạn nghi ngờ có vài khoảng trống vô hình trong các ô thì hàm LEN trong Excel sẽ giúp ích rất nhiều. Hy vọng bạn còn nhớ, nó đếm tất cả khoảng trống trong phép đếm ký tự:
Để tính được chiều dài chuỗi mà không đếm khoảng trống đầu dòng và cuối dòng, hãy lồng ghép hàm TRIM vào hàm LEN trong Excel:
=LEN(TRIM(A2))
CÁCH ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG MỘT Ô MÀ KHÔNG TÍNH CÁC KHOẢNG TRỐNGNếu mục đích của bạn là đếm số ký tự mà không tính các khoảng trống cho dù đó là khoảng trống đầu dòng, cuối dòng hay giữa các từ, thì bạn sẽ cần một công thức phức tạp hơn:
=LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””))
Có lẽ bạn đã biết, hàm SUBSTITUTE thay thế ký tự này với ký tự khác. Trong công thức trên, bạn thay thế khoảng trống (” “) bằng một ký tự rỗng, ví dụ một chuỗi ký tự rỗng (“”). Và bởi vì bạn lồng ghép hàm SUBSTITUTE vào hàm LEN nên phép thế thật sự không được thực hiện trong các ô, mà nó chỉ hướng dẫn công thức LEN tính chiều dài chuỗi mà không tính các khoảng trống.
CÁCH ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRƯỚC HAY SAU MỘT KÝ TỰ XÁC ĐỊNHThông thường, bạn cần phải biết chiều dài của một phần nhất định của chuỗi ký tự, thay vì đếm tổng số ký tự trong một ô.
Giả sử, bạn có một danh sách mã hàng hóa như sau:
Và tất cả mã hàng hóa hợp lệ đều có chính xác 5 ký tự trong nhóm đầu tiên. Vậy làm thế nào bạn chỉ ra được mã hàng hóa nào là không hợp lệ? À thì, bằng cách đếm số ký tự trước dấu gạch ngang đầu tiên.
Công thức chiều dài Excel có dạng như sau:
=LEN(LEFT($A2, SEARCH(“-“, $A2) -1))
Và bây giờ, hãy chia nhỏ công thức ra để bạn có thể hiểu quy luật của nó:
Bạn sử dụng hàm SEARCH để trả về vị trí của dấu gạch ngang đầu tiên (“-“) trong ô A2:
Sau đó, bạn sử dụng hàm LEFT để trả về các ký tự phía bên trái của chuỗi ký tự, rồi lấy kết quả trừ 1 bởi vì bạn không muốn tính luôn dấu gạch ngang:
Và cuối cùng, bạn có hàm LEN để trả về chiều dài của chuỗi đó.
Hay, bạn có thể xác định mã hàng hóa không hợp lệ bằng cách lồng ghép công thức LEN ở trên vào hàm IF:
Tương tự, bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm số ký tự sau một ký tự cụ thể.
Ví dụ, trong một danh sách tên, có thể bạn muốn biết họ của một người có bao nhiêu ký tự. Công thức LEN sau đây sẽ giải quyết việc này:
=LEN(RIGHT(A2, LEN(A2) -SEARCH(” “,A2)))
Công thức hoạt động như thế nào:
Đầu tiên, bạn xác định vị trí của khoảng trống (” “) trong chuỗi ký tự bằng cách sử dụng hàm SEARCH: SEARCH(“-“,A2)))
Sau đó, bạn đếm có bao nhiêu ký tự phía sau khoảng trống. Về việc này, bạn lấy tổng chiều dài chuỗi trừ đi vị trí khoảng trống:
Sau đó, bạn sử dụng hàm RIGHT để trả về tất cả ký tự phía sau khoảng trống.
Và cuối cùng, bạn sử dụng hàm LEN để tính chiều dài chuỗi được trả về bởi hàm RIGHT.
Xin hãy lưu ý rằng, để công thức hoạt động một cách chính xác, mỗi ô nên có chỉ một khoảng trống, ví dụ chỉ có tên và họ, không có tên lót, danh hiệu hay hậu tố.
Đồng thời, xin cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian đọc bài viết này và hy vọng sẽ sớm gặp lại các bạn trên trang blog.
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Chèn chữ ký vào excel CÁCH 1: SỬ DỤNG DẤU & ĐỂ NỐI KÝ TỰCăn cứ vào thứ tự các ký tự, chúng ta sẽ đặt phần ký tự nào cần viết trước, tiếp theo là đến phần ký tự viết sau. Trong trường hợp này ta có:
C5=B5&A5
Kết quả là:
C5=B5&” “&A5
CÁCH 2: SỬ DỤNG HÀM CONCATENATEHàm Concatenate (có thể viết gọn là hàm Concat trong một số phiên bản mới của Excel) là hàm giúp nối ký tự trong Excel. Đặt các từ khóa cần nối theo thứ tự vào trong hàm:
C5=CONCATENATE(B5,” “,A5)
Kết quả là:
Tương tự như việc nối ký tự ở đầu, khi nối ký tự vào cuối của chuỗi ký tự gốc thì chúng ta lưu ý đặt thứ tự các ký tự cho đúng.
Ví dụ:
Cách 1: Sử dụng dấu & ta có:
E3=A3&D3
Cách 2: Sử dụng hàm Concatenate ta có:
E3=Concatenate(A3,D3)
CHÈN THÊM KÝ TỰ VÀO GIỮA CỦA CHUỖI KÝ TỰ XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ BẮT ĐẦU CHÈN KÝ TỰ MỚIChúng ta cần có 1 căn cứ để xác định ký tự mới sẽ được đặt vào đâu trong chuỗi ký tự gốc. Ví dụ như sau dấu chấm, hoặc sau ký tự thứ 5.
Trong trường hợp này, chúng ta lấy dấu chấm làm căn cứ. Vì vậy cần xác định xem dấu chấm nằm ở vị trí thứ mấy trong đoạn ký tự gốc. Để làm việc này chúng ta dùng hàm Search như sau:
=SEARCH(“.”,A4)
Kết quả =5. Điều này có nghĩa là dấu chấm nằm ở vị trí ký tự thứ 5 trong chuỗi ký tự ở ô A4
Như vậy chúng ta có thể hình dung: Đoạn ký tự gốc sẽ bị cắt làm 2 phần. Vị trí cắt là vị trí ký tự thứ 5. Đoạn ký tự cần chèn thêm vào sẽ được đặt vào giữa, sau đó nối lại toàn bộ các phần để ra chuỗi ký tự mới.
KỸ THUẬT CHÈN VÀ NỐI CHUỖIPhần bên trái của ký tự gốc được lấy bởi hàm LEFT như sau:
=LEFT(A4,SEARCH(“.”,A4))
Ý nghĩa: lấy phần bên trái của A4, theo số ký tự cần lấy là đến ký tự dấu chấm trong đoạn text ở ô A4
Phần còn lại của đoạn ký tự gốc được lấy bởi hàm RIGHT như sau:
=RIGHT(A4,LEN(A4)-SEARCH(“.”,A4))
Ý nghĩa: Lấy phần bên phải của A4, theo số ký tự cần lấy là Tổng toàn bộ số ký tự trừ đi phần ký tự bên trái đã lấy ở trên.
Tổng hợp toàn bộ các nội dung trên ta có công thức sau: