Xóa File Trong Excel / TOP 6 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu cách ứng dụng VBA trong việc xóa các nội dung trong một thư mục trên máy tính. Việc này rất hữu dụng khi chúng ta thường xuyên phải tương tác trên đối tượng thư mục trong VBA, thay vì xóa bằng tay từng mục thì chúng ta có thể sử dụng VBA để tự động xóa tất cả các nội dung trong thư mục đó. Đặc biệt hữu ích khi làm việc với những công việc có sử dụng lệnh trích xuất nội dung ra nhiều file nằm trong cùng 1 thư mục.

Tham khảo bài viết: Lệnh trích xuất dữ liệu hàng loạt ra file PDF theo mỗi đối tượng

1. Nguyên tắc thực hiện

Chúng ta cần làm việc theo 2 đối tượng chính:

Thư mục: Xác định đúng đường dẫn tới thư mục đó

Các file trong thư mục: Mỗi file đều có 1 điểm chung là có dấu chấm (thể hiện đuôi file đó là dạng file nào).

Chú ý:

Cần kiểm tra xem trong thư mục có file nào không, vì nếu không chứa file thì không cần thực hiện thao tác xóa.

Sau khi hoàn thành lệnh xóa các thư mục cần có thông báo đã hoàn thành, để nhắc cho chúng ta biết câu lệnh đã được thực hiện

2. Câu lệnh VBA

View the code on Gist.

Trong câu lệnh trên, chúng ta có thể thiết lập việc tùy chọn đường dẫn tới thư mục cần xóa nếu chưa rõ đường dẫn chính xác, như vậy có thể làm chậm thủ tục nhưng sẽ tăng tính chính xác.

Lưu ý:

Việc xóa file trong Folder bằng câu lệnh trên cần lưu ý: Xóa tất cả các file, không phân biệt loại file là gì.

Muốn xác định rõ loại file cần xóa, cần tùy biến lại nội dung *.* thành *.đuôi file

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Trong quá trình sử dụng file Excel chúng ta rất hay gặp các file Excel có rất nhiều Style rác và Name rác, có file lên tới hàng 10 nghìn Style/ Name rác, chúng sẽ làm cho file tính của chúng ta rất “nặng” khiến Excel phải load và xử lý rất chậm có khi bị treo Excel. Nhiều bạn không hiểu lý do cứ “chịu khổ” tắt file rồi mở lại làm việc tiếp, rất mất thời gian và khó chịu!

Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để chúng ta xóa tất cả các Styles rác này? Với số lượng nhiều như vậy, chúng ta không thể xóa thủ công từng Style được!

Bên dưới là bài viết tôi review các kiến thức lượm nhặt được và tổng hợp lại để các bạn không phải tìm kiếm. Tôi sẽ trình bày 2 cách:

Cách 1: Sử dụng tool xóa Styles rác của tác giả Kiều Mạnh:

Download: Clear Styles Office Excel Ver2, tác giả Kiều Mạnh

Ý kiến cá nhân: Tool này có thể là tác giả Kiều Mạnh dùng lệnh mạnh quá, xóa rất triệt để hầu như không để lại một Style rác nào, do đó đôi khi file tính Excel của chúng ta bị lỗi không truy cập vào được một Sheet nào đó (tôi đã thử và bị tình trạng này). Với tool này bạn chỉ cần mở tool bằng cách chạy file EXE sau đó chọn file có Style rác cần xóa trên ổ cứng.

Ưu điểm của tool này là: Chúng ta không cần chuyển định dạng đôi file Excel cần xóa Style rác sang XLSM, hiện tại tool hỗ trợ hết định dạng XLS, XLSX, XLSM, XLSB.

Cách 2: Sử dụng code VBA xóa Styles rác an toàn:

Có một code VBA nữa tôi muốn chia sẻ với các bạn, code này tôi tham khảo trên Internet, code này không xóa triệt để như tool trên nhưng an toàn và xóa được hầu hết các Style rác, file Excel không bị lỗi gì (tôi đã thử chưa thấy lỗi gì):

Để add Code VBA này vào file Excel bạn bấm tổ hợp phím ALT + F11 để mở trình chương trình Microsoft Visual Basic for Applications.

Bấm phím Ctrl + R để mở Project Explorer (hoặc vào menu View Project Explorer ).

Tiếp theo vào menu Insert chọn Module để thêm một Module vào VBAProject (PERSONAL.XLSB). Đây là nơi chứa các Module Macro cá nhân, Excel cho phép và lưu trong file mặc định Personal.xlsb, nên chúng ta sử dụng được cho tất cả các file Excel lần sau, chỉ cần Add Macro vào Module cá nhân này.

Download: Code VBA xóa Styles rác an toàn tham khảo

Bấm chọn Module1 trong Project Explorer bên trái, sau đó dán code VBA vừa download vào khung bên phải, cuối cùng bấm Save để lưu lại và thoát chương trình.

Thêm một Module vào VBAProject (PERSONAL.XLSB)

Sau khi add Macro VBA vào file Excel thành công bạn mở file Excel cần xóa Style rác và bấm tổ hợp phím ALT + F8 để gọi cửa sổ Macro:

Dán code VBA download bên trên vào Module sau đó Save để lưu lại sử dụng

Trên cửa sổ này bạn chọn PERSONAL.XLSB!RebuildDefaultStyles tại khung Macro name bên trái và bấm Run để chạy Macro. Tùy vào số Style rác nhiều hay ít mà Macro xử lý nhanh hay chậm, xử lý xong là đã xóa xong Style rác!

Download file Excel thực hành xóa Styles rác

Đối với Name cũng vậy, nhưng Name thì dễ dàng hơn, trong Excel phiên bản từ 2010 trở lên đã hỗ trợ xóa hàng loạt. Thao tác, bạn chỉ cần bấm tổ hợp phím

Ctrl + F3 để gọi cửa sổ Name Manager:

Các Styles mặc định còn lại sau khi xóa Styles rác

Sau đó chọn hàng đầu tiên, bấm tổ hợp phím Shift + End để chọn toàn bộ Name, cuối cùng bấm phím Delete để xóa tất cả Name đã chọn.

Một cửa sổ thông báo hiện lên, bạn bấm OK để thực hiện xóa Name đã chọn.

Xóa Style rác cũng như nhiều hàm/ lệnh tiện ích khác tôi đã tích hợp đầy đủ trong Add-ins Excel và chia sẻ miễn phí, download và xem bài viết hướng dẫn sử dụng Add-ins Excel TẠI ĐÂY.

Sơ bộ các tiện ích bổ sung trong tab Home của XDTH Add-ins Excel Victor Vuong,

Backup file Excel tự động chính là cách cứu người sử dụng Excel trong trường hợp đang làm việc với loại file này mà bị tắt đột ngột do máy tính hoặc vì một nguyên nhân nào đó, backup file Excel tự động cũng là tính năng mà bất cứ người dùng nào cũng phải biết.

Backup file Excel tự động là tính năng đã có sẵn ở trên bất cứ phiên bản Excel nào nhưng không phải người dùng nào cũng biết được dến tính năng này. Backup file Excel tự động cho phép tự động lưu file Excel đang mở mỗi phút, số phút lưu này tùy vào cài đặt của bạn và tối thiểu là 1 phút lưu 1 lần. Đây là tính năng cứu giúp người sử dụng trong trường hợp Excel đột ngột thoát hoặc máy tính tự động tắt đi vì nguyên nhân khác quan nào đó.

Ngoài ra người dùng sử dụng backup file Excel tự động còn có thể tự mình thay đổi thời gian tự động lưu trên Excel. Việc thay đổi thời gian tự động lưu trên Excel tối thiếu là 1 phút và tối đa có thể đến 99 phút, tất nhiên chúng ta nên để càng ngắn càng tốt để đảm bảo mọi dữ liệu cũng như công sức chúng ta xây dựng dữ liệu bên trong Excel không hề bị mất. Đây là tính năng được mặc định bật trong Excel nhưng bạn đọc cần phải hiểu về nó để sử dụng linh hoạt trong mọi tình huống.

Cách backup file Excel tự động 1. Backup file Excel tự động phiên bản Excel 2016, 2013

Bước 1: Để có thể backup file Excel tự động phiên bản 2016, 2013 chúng ta chỉ cần nhấn vào mục File trên thanh Excel.

Bước 2: Tại đây bạn truy cập tiếp vào phần Options để vào Excel Options.

Bước 3: Trong Excel Options bạn vào phần Save và chú ý các mục sau:

– Save AutoRecover Information every minutes: Backup file Excel tự động sao bao nhiêu phút.– Keep the last AutoRecovered version if i close without saving: Tự động lưu bản ghi cuối cùng nếu thoát Excel mà không lưu.– AutoRecover file location: Nơi chứa backup file Excel tự động, bạn có thể vào đây để mở lại file hoặc mở Excel như bình thường và hệ thống sẽ thông báo.

Với 3 tính năng cơ bản trên bạn đọc có thể xem cũng như tùy chỉnh sao cho thiết lập backup file Excel tự động ổn định nhất.

2. Backup file Excel tự động phiên bản Excel 2010, 2007

Bước 1: Để có thể backup file Excel tự động phiên bản 2010, 2007 chúng ta chỉ cần nhấn vào mục File trên thanh Excel.

Bước 2: Tại đây bạn truy cập tiếp vào phần Options.

Bước 3: Trong Excel Options bạn vào phần Save và chú ý các mục sau:

– Save AutoRecover Information every minutes: Backup file Excel tự động sao bao nhiêu phút.– Keep the last AutoRecovered version if i close without saving: Tự động lưu bản ghi cuối cùng nếu thoát Excel mà không lưu.– AutoRecover file location: Nơi chứa backup file Excel tự động, bạn có thể vào đây để mở lại file hoặc mở Excel như bình thường và hệ thống sẽ thông báo.

3. Backup file Excel tự động phiên bản Excel 2003

Bước 1: Với phiên bản Excel 2003 việc backup file Excel tự động có phần khác một chút khi chúng ta phải vào mục Tools.

Bước 2: Trong Tools chúng ta lựa chọn options.

Bước 3: Sau đó vào phần Save và thiết lập 2 tính năng có trong này để backup file Excel tự động.

– Save AutoRecover Information every minutes: Backup file Excel tự động sao bao nhiêu phút.– AutoRecover file location: Nơi chứa backup file Excel tự động, bạn có thể vào đây để mở lại file hoặc mở Excel như bình thường và hệ thống sẽ thông báo.

Hỏi: Hiện tại, chương trình Microsoft Excel 2007 của tôi không mở được một số file. Mỗi khi mở đều hiện cửa sổ có hàng chữ “One or more invalid names were detecd in this workbook. Those invalid names have been changed to #REE!”. Khi đó, tôi  bấm nút OK thì hiện tiếp cửa sổ có hàng chữ “Name can not be the same as a built-in name”. Tuy nhiên, nếu dùng Microsoft Excel 2003 ở máy tính khác thì mở được những file này. Tôi phải làm sao?

Đáp: Khi gặp trường hợp này, bạn cứ bấm các nút chấp nhận để cố mở file. Trong quá trình thực hiện, bạn sẽ thấy cửa sổ có hàng chữ “ Old name print_area” bên cạnh ổ New name. Bạn gõ ký tự bất kỳ vào ô New name rồi bấm phím Enter. Nếu vẫn chưa mở được, bạn tiếp tục gõ các tên khác vào ô New name và bấm Enter để thử lại. Bạn thử thực hiện việc này khoảng vài lần.

Nếu may mắn mở được file đó, bạn bấm tổ hợp 2 phím Ctrl + F3 để mở cửa sổ Name manager thì sẽ thấy rất nhiều tên bị lỗi. Khi đó, bạn bấm chọn những tên trong đó rồi bấm nút Delete.

ihoidap.com-theo LBVMVT

Tags: Không mở được file Excel, Microsoft Excel 2003, Microsoft Excel 2007