Xóa Dữ Liệu Trong Excel / TOP 11 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Lọc phân loại dữ liệu hoặc xóa bỏ những dữ liệu trùng lặp trong Excel là một trong những kỹ năng cơ bản và quan trọng nhất đối với một người hay phải làm việc với các bảng biểu… Bạn đang băn khoăn cách phân loại hoặc xóa những dữ liệu có đặc điểm giống nhau hoặc trùng lặp? Ok, mình sẽ giúp bạn giải quyết nó trong bài viết này!

2 vấn đề đặt ra:

Chúng ta sẽ giải quyết từng vấn đề một.

1. Cách xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel

+ Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn lọc và tìm kiếm dữ liệu bị trùng

Hướng dẫn cách lọc xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.

Ở cửa sổ mới xuất hiện này. Có các cột lọc để bạn đánh dấu. Đó là các điều kiện để lọc xóa dữ liệu trùng lặp. Excel sẽ chỉ loại bỏ những hàng dữ liệu bị trùng lặp chứa tất cả các cột bị đánh dấu. Ví dụ:

Bạn nhấp vào 1 cột “Họ và tên” như trên hình và ấn OK, thì chỉ cần có dữ liệu trùng nhau trong cột Họ và tên. Tất cả dữ liệu thuộc hàng tương ứng với nó sẽ bị xóa bỏ.

Bạn nhấp vào 2 trường là “Họ và tên” và “Lương tháng” chẳng hạn. Thì chỉ hàng dữ liệu nào đồng thời trùng lặp ở cả 2 trường “Họ và tên” và “Lương tháng” mới bị loại bỏ

Dữ liệu có điều kiện trùng lặp ở trường được đánh dấu tích đã bị xóa khỏi bảng excel.

2. Lọc phân loại dữ liệu có chung đặc điểm trong Excel.

Cách lọc, đánh dấu và phân tách những dữ liệu trùng lặp trong Excel là một kỹ thuật rất hay. Nó giúp cho bạn phân tích một bảng tính có khối lượng dữ liệu khổng lồ. Phân nhóm để thao tác riêng biệt được từng nhóm giữ liệu có trường giống nhau.

Để lọc dữ liệu của bảng, chúng ta dùng lệnh Filter. Các bạn cũng thao tác theo các bước sau:

+ Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc

+ Bước 2: trong tab Data, bạn nhấp vào Filter. Khi đó, bảng số liệu sẽ xuất hiện các cột lọc như thế này:

Lọc dữ liệu trong excel bằng Filter

Bạn có thể thấy ở đầu mỗi cột sẽ xuất hiện hộp mũi tên để bạn nhấp vào đó chọn điều kiện lọc. Bây giờ, ví dụ mình muốn tìm ra những người có đánh giá tháng là tốt. Mình sẽ nhấp vào mũi tên ở cột ” đánh giá tháng “. Xuất hiện bảng tùy chọn và mình chọn như dưới hình:

Cách lọc dữ liệu: Bạn chỉ đánh dấu tích vào những ô nào đáp ứng điều kiện lọc. Ở đây mình tích vào 2 ô có chữ ” tốt“. Sau đó nhấp vào OK để áp dụng.

→ Mẹo: Bạn cũng có thể đánh chữ “tốt” vào khung “Search” nếu có nhiều ô quá nhiều trường:

Sau khi nhấp vào OK, ta thu được kết quả như dưới:

Kêt quả ta đã lọc ra tất cả những nhân viên có đánh giá tháng là “Tốt”.

Bây giờ, trong số những nhân viện này, mình lại muốn tìm ra những người có lương từ 8 triệu rưỡi tới dưới 11 triệu. Mình sẽ tiếp tục nhấp vào ô mũi tên lọc ở cột Lương tháng. Rồi làm như hình dưới:

Dữ liệu đã được lọc ra, và đáp ứng yêu cầu của mình như ban đầu: Đánh giá Tốt và lương từ 8500 đến dưới 11000

Bước 3: Copy, tách dữ liệu đã được lọc ra vị trí khác:

– Bây giờ bạn chỉ cần bôi đen phần kết quả được lọc ra, rồi ấn Copy sau đó Paste ra một vị trí khác để thuận tiện theo dõi là được.

Lệnh lọc kết thúc và ta thu được kết quả: Dữ liệu bị lọc đáp ứng yêu cầu đã được lấy ra khỏi bảng cũ.

Kết luận:

Như vậy, qua bài viết này, bạn đã biết cách xóa dữ liệu trùng lặp và lọc dữ liệu trong excel. Giờ đây, bạn có thể tiếp tục làm việc với lệnh Filter và tìm hiểu sâu hơn với các loại lọc dữ liệu có điều kiện khác (màu văn bản, lớn, nhỏ…) rồi đấy!

Trong khi làm việc với bảng Excel, sẽ có không ít lần bạn gặp phải các trường hợp trùng lặp dữ liệu trong một danh sách, hoặc một bảng dữ liệu. Nếu bảng số liệu với ít dữ liệu sẽ dễ dàng trong việc phát hiện những nội dung bị trùng lặp, như các dòng trùng lặp dữ liệu không đồng bộ.

Tuy nhiên khi xử lý với 1 tài liệu Excel lớn, nhiều số liệu, nội dung thì việc tìm kiếm từng dòng và xóa theo cách thủ công là không khả thi. Vậy tại sao chúng ta không sử dụng ngay tính năng có sẵn của Excel?

Cách 1: Remove Duplicate xóa dữ liệu trùng lặp Excel

Tính năng Remove Duplicate có sẵn trên Excel có khả năng giúp bạn phát hiện những dòng trùng lặp trong bảng dữ liệu và tiến hành xóa nhanh chóng.

Bước 1:

Trước hết, chúng ta cần bôi đen vùng nội dung cần xóa trùng lặp, sau đó vào tab Data rồi chọn Remove Duplicates.

Bước 2:

Xuất hiện giao diện một hộp thoại mới. Tại đây bạn sẽ lựa chọn các trường có trong bảng để tính năng có thể tiến hành lọc và phát hiện những nội dung trùng nhau. Ở đây, tôi sẽ bỏ tích cột STT vì các dòng đều có số khác nhau. Chỉ tích chọn vào Họ và tên và cột Địa chỉ mà thôi.

Sau đó nhấn OK để tiến hành.

Bước 3:

Ngay sau đó bạn sẽ nhận được thông báo tìm được bao nhiêu giá trị nội dung trùng lặp. Chẳng hạn với bảng thống kê trên sẽ có 2 dòng trùng lặp và sẽ tự động được xóa khỏi bảng Excel.

Cách 2: Đánh dấu dữ liệu trùng lặp Excel để xóa thủ công

Nếu bạn muốn kiểm tra lại nội dung trùng lặp trong bảng kỹ hơn có thể sử dụng cách đánh dấu dòng Hightlight. Những dòng hay nội dung trong bảng giống nhau sẽ có cùng 1 màu khác biệt. Như vậy người dùng sẽ dễ dàng kiểm tra lại hơn rồi quyết định xóa hay chỉ chỉnh sửa lại.

Bước 1:

Bước 2:

Xuất hiện hộp thoại nhỏ. Tại đây, phần nội dung trùng lặp sẽ được đánh dấu bằng 1 loại màu khác để người dùng dễ nhận biết. Bạn có thể lựa chọn các màu Hightlight khác nhau có trong bảng, sau đó nhấn OK.

Bước 3:

Như vậy với 2 cách vô cùng đơn giản và sử dụng tính năng có sẵn trên Excel, mà chúng ta có thể dễ dàng phát hiện dòng có nội dung trùng lặp. Trong trường hợp bạn không cần phải xem xét lại các dòng, muốn xóa luôn những giá trị bị trùng thì sử dụng tính năng Remove Duplicate. Nếu muốn kiểm tra lại thì sử dụng cách Hightlight đánh dấu dữ liệu giống nhau sau đó mới xóa.

Video hướng dẫn xóa nội dung trùng lặp trên Excel

Tôi nghĩ ai trong chúng ta cũng đều gặp phải việc nhận được kết quả kỳ lạ do dữ liệu trùng lặp trong dải ô. Điều này có thể dễ dàng khiến các hàm VLOOKUP cho kết quả sai hay khiến việc tính tổng bị sai. Đừng lo lắng vì có rất nhiều cách để kiểm tra và thậm chí là xóa hàng dữ liệu trùng lặp trong bảng tính Excel của bạn. Hãy thư giãn đi.

CÁCH 1: SỬ DỤNG CÔNG THỨC

Với cách này, tôi sử dụng hàm COUNTIF để xác định liệu có 2 hay nhiều dữ liệu trong ô bị trùng lặp hay không. Nếu các dữ liệu trùng lặp được tìm thấy, thì các hàng đó được dán nhãn “trùng” (viết tắt của “trùng lặp”), nhưng bạn có thể khiến nhãn đó có bất kỳ từ nào bạn muốn.

CÁCH 2: SỬ DỤNG ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN

Bạn có biết rằng bạn có thể thiết lập trước định dạng có điều kiện để đánh dấu trùng lặp? Trong một khoảng thời gian dài, tôi không hề biết gì về điều này và tôi vẫn còn nhớ rõ sự hoài nghi về phương pháp đơn giản này. Tôi không nghĩ rằng nó đã có sẵn từ rất lâu! Những gì bạn cần làm đó là đánh dấu dữ liệu trong ô rồi đi đến

Từ đó, bạn chỉ cần nhấn nút OK khi hộp thoại xuất hiện và bất cứ ô nào trùng lặp đều sẽ được đánh dấu bằng cách tô hết ô bằng màu đỏ. Có hàng ngàn hàng và bạn không muốn phải cuộn xuống từng ô để kiểm tra ô nào có màu đỏ? À thì bạn có thể dễ dàng lọc dữ liệu và xem xem liệu bạn có thể lọc các ô có màu đỏ hay không.

Đây là phương pháp rất tuyệt vời. Cách này có thể nhanh chóng dùng cho dữ liệu để xem xem có bất kỳ sự trùng lặp nào không. Tôi có thói quen sử dụng quá trình này để kiểm tra các cột chứng minh nhân dân của mình. Các cột này là kết quả của hàm VLOOKUP, nên tôi chắc rằng tôi có các giá trị đặc biệt trong cột.

Sau khi chạy mã VBA Macro này, bạn sẽ thấy một hộp tin nhắn nói rằng bạn có bao nhiều ô trùng lặp được tìm thấy và nó sẽ hỏi liệu bạn có muốn tô vàng các ô này. Đây sẽ là một sự bổ sung tuyệt vời cho Macro Workbook cá nhân của bạn (dĩ nhiên là tôi đã có mã này rồi!).

If Not rngFind Is Nothing Then ‘Record first instance found FirstAddress = rngFind.Address

‘Find any next instances of value Do Set rngFind = rng.FindNext(rngFind) If rngFind.Address = FirstAddress Then Exit Do DupAddresses = DupAddresses & rngFind.Address & “,” Loop

End Sub

Hãy lưu ý rằng mã này không đánh dấu ô đầu tiên có dữ liệu trùng lặp. Chỉ ô thứ hai trở đi mới được đánh dấu.

CÁCH 1: SỬ DỤNG NÚT REMOVE DUPLICATES

Bạn có biết rằng có một nút giúp xóa dữ liệu trùng lặp trên thanh Ribbon không? Đây là một tính năng thật sự tuyệt vời vì nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Những điều bạn cần làm đó là đi đến tab Data trên thanh Ribbon. Bạn có thể nhấp vào nút Remove Duplicates rồi điền vào hộp thoại để xóa các dữ liệu trùng lặp tùy vào nhu cầu của bạn.

Sub DeleteDuplicates()

Dim rng As Range Dim rngFind As Range Dim cell As Range Dim DupAddresses As String Dim SearchList As String Dim Delimiter As String

‘Setup Variables Set rng = Selection Delimiter = “-;;-“

Set rngFind = rng.Find(what:=cell.Value, LookIn:=xlValues, _ lookat:=xlWhole, searchdirection:=xlNext)

If Not rngFind Is Nothing Then ‘Record first instance found FirstAddress = rngFind.Address

‘Find any next instances of value Do Set rngFind = rng.FindNext(rngFind) If rngFind.Address = FirstAddress Then Exit Do Set rngFind = rngFind.Resize(1, rng.Columns.Count) DupAddresses = DupAddresses & rngFind.Address & “,” Loop

UserAnswer = MsgBox(rng.Count & ” duplicate values were found,” _ & ” would you like to delete any duplicate rows found?”, vbYesNo) If UserAnswer = vbYes Then Selection.Delete Shift:=xlUp Else MsgBox “No duplicate cell values were found” End If

End Sub

CÒN PHƯƠNG PHÁP NÀO MÀ TÔI BỎ SÓT KHÔNG?

Các định dạng thông dụng của Excel được bố trí trong thẻ Home của thanh Ribbon như: Font, Alignment, Number, Styles.

Trong đó:

Tab Number: chọn các loại định dạng số

General: Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị số, khi số dài hơn 12 chữ số thì định dạng chuyển sang dạng khoa học (Scientific).

Number: dùng để định dạng các con số, có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số chữ số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.

Currency: dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, có thể chọn dấu phân cách thập phân và định dạng số chữ số sau dấu thập phân, đồng thời có thể chọn kiểu hiển thị số âm.

Accounting: dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ trước giá trị số.

Date: dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) đứng trước là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).

Time: dùng để định dạng các giá trị giờ và thời gian tùy theo chọn lựa tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*)đứng trước là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel).

Percentage: định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau kết quả, có thể chọn dấu phân cách thập phân và qui định số chữ số sau dấu thập phân.

Fraction: định dạng này hiển thị số dưới dạng phân số tùy theo Type mà người dùng lựa chọn.

Text: định dạng nội dung ô là chuỗi.

Special: định dạng các con số dạng mã bưu chính (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm,…

Custom: dùng để tạo mới các định dạng theo ý người dùng.

Tab Alignment: canh lề cho dữ liệu

Horizontal: chứa các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị số, các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa.

Vertical: chứa các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung theo chiều dọc (cột). Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.

Indent: thụt lề đầu các dòng nội dung của ô.

Orientation: chọn các hướng (xoay) của văn bản trong các ô.

Degrees: đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90 độ

Wrap text: nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung.

Shrink to fit: giảm kích cở chữ (co chữ) để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột và dòng.

Merge cells: nối các ô chọn thành một ô (trộn ô).

Text direction: xác định trình tự đọc và canh lề.

Tab Font: định dạng font chữ

Font: chọn kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri.

Font style: chọn kiểu thường, in nghiêng, in đậm…của Font chữ, kiểu mặc định là thường (Regular).

Size: chọn kích cỡ font chữ, mặc định là cỡ chữ 11 point.

Underline: chọn kiểu gạch chân cho văn bản, mặc định là không (None).

Color: chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel tự chọn màu).

Normal font: nếu chọn sẽ loại bỏ các định dạng font khác và trở về dạng font mặc định.

Effects Strikethrough: định dạng đường gạch ngang văn bản.

Effects Superscript: định dạng chỉ số trên.

Effects Subscript: định dạng chỉ số trên.

Preview: xem trước kết quả định dạng vừa chọn.

Line: chọn kiểu và kích cỡ các đường kẻ khung.

Presets: chọn None để bỏ kẻ khung, Outline để kẻ đường bao xung quanh các ô, Inside để kẻ các đường kẻ ngang dọc bên trong.

Color: chọn màu cho các đường kẻ.

Border: chọn các nút xung quanh hình để kẻ khung.

Background Color: chọn màu nền cho các ô.

Fill Effects: chọn các hiệu ứng tô màu nền.

More Colors: chọn thêm các màu và công cụ pha màu.

Pattern Color: chọn mẫu nền.

Pattern Style: các kiểu mẫu tô nền.

Sample: Xem trước kết quả.

Locked: khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, … các ô.

Hidden: ẩn công thức trong ô.

Chức năng Locked và Hidden chỉ có tác dụng khi sheet ở chế độ bảo vệ (Protect).