Xóa Dữ Liệu Filter Trong Excel / TOP 13 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất khi làm việc với bất kỳ loại dữ liệu nào là tìm hiểu xem có bản sao nào trong danh sách các mục đó không. Có rất nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện, nhưng có một cách cực kì đơn giản để tìm các mục trùng lặp mà Gitiho sẽ hướng dẫn bạn trong bài viết này. Đó là sử dụng phương pháp lọc nâng cao ( Advance filter ).

Có một tùy chọn được gọi là Unique Records trong chức năng bộ lọc nâng cao và khi bạn chọn hộp thoại đó, danh sách các mục duy nhất sẽ hiện lên. Excel sẽ giữ bản gốc của mục đầu tiên và sẽ xóa lần lượt các xuất hiện tiếp theo của mục đó

Bắt đầu ngay thôi!

Chúng tôi có một bộ dữ liệu mẫu có 14 bản ghi (hàng) và 9 trường (cột). Bạn có thể nhận thấy rằng một vài bản ghi được lặp lại hoặc nói cách khác là trùng lặp.

Bây giờ nếu muốn xóa các bản ghi trùng lặp khỏi bộ dữ liệu, bạn có thể đi đến Sort & filter trong tab Data và nhấp vào Advance.

Hộp thoại bộ lọc nâng cao sẽ mở ra. Bạn có hai lựa chọn ở trên cùng. Bạn có thể giữ bộ lọc trong bảng hoặc sao chép sang vị trí khác (ô).

Hãy lưu ý rằng nếu bạn chọn giữ bộ lọc thì bảng gốc của bạn sẽ thay đổi. Nếu bạn chọn sao chép sang một vị trí khác thì nó chỉ có thể nằm trong trang tính hiện có.Bạn không thể sao chép nó sang một trang khác.

Mẹo rất tiện dụng để khắc phục hạn chế này là kiểm tra liên kết.

Trong List range, chọn toàn bộ bảng bao gồm tiêu đề. Để trống Criteria range. Đừng quên chọn hộp thoại Unique records only ở phía dưới. Nhấn OK.

Sau khi bạn nhấn OK, Excel sẽ kiểm tra tất cả các trường hoặc cột cho từng bản ghi và nếu tất cả các trường đều giống nhau, nó sẽ xem tất cả các lần xuất hiện của một bản ghi cụ thể sau bản ghi đầu tiên là bản sao và sẽ loại bỏ chúng.

Qua ví dụ, bạn sẽ nhận được kết quả trên. Như bạn có thể thấy, hiện tại nó chỉ chứa 11 bản ghi vì 3 bản ghi trùng lặp đã bị Excel xóa.

Đôi khi, bạn có thể cần tìm danh sách các mục duy nhất trong một cột cụ thể. Ví dụ, nếu bạn cần biết tên khách hàng duy nhất từ ​​bảng thì bạn chỉ cần chọn cột tên khách hàng bao gồm tiêu đề, thay vì toàn bộ bảng, trong phần List range.

Trong trường hợp này, Excel sẽ chỉ kiểm tra cột Tên khách hàng và nếu nó tìm thấy bất kỳ mục nào được lặp lại thì nó sẽ loại bỏ các lần xuất hiện tiếp theo của mục đó bất kể trong các trường khác.

Một cách khác để tìm mục trùng lặp

Bạn cũng có thể sử dụng Remove duplicate trong phần Data tools trong tab Data để tìm và xóa các bản chúng tôi nhiên, nếu bạn đang sử dụng tùy chọn này, vui lòng đảm bảo rằng bạn không còn cần các mục trùng lặp nữa, vì Excel sẽ xóa chúng khỏi bảng gốc.

Nếu bạn không muốn thay đổi bảng gốc thì nên sử dụng tùy chọn bộ lọc nâng cao và sao chép chúng sang vị trí khác .

Bên cạnh đó còn có một vài cách để làm nổi bật các mục trùng lặp với sự trợ giúp của định dạng và công thức có điều kiện. Gitiho sẽ hướng dẫn bạn trong một bài viết khác.

Hãy truy cập ngay chúng tôi để tìm hiểu thêm các khóa học bổ ích về tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point…

Ngoài công cụ lọc dữ liệu là Filter thì Excel còn hỗ trợ công cụ lọc nâng cao là Advanced Filter. So với cách lọc dữ liệu bằng Filter thì Advanced Filter có nhiều ưu điểm hơn. Advanced Filter giúp bạn lọc dữ liệu theo các tiêu chí cài đặt sẵn, điều chỉnh tiêu chí ngay tại các Cell.

Vì vậy, thành thạo công cụ Advanced Filter thì nó sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc sử dụng Excel để quản lý dữ liệu.

Cách sử dụng lọc dữ liệu – Advanced Filter trong Microsoft Excel

1

Cách tạo Advanced Filter

2

Hướng dẫn thực hiện lọc dữ liệu bằng  Advanced Filter

👉 Lưu ý:được sử dụng khi bạn đã lọc dữ liệu. Nút này cho phép bạn xóa kết quả lọc để đưa bảng dữ liệu về ban đầu.

Sau khi chọn Advanced, thì bạn sẽ được của sổ Advanced Filter. Trong cửa sổ này bao gồm các trường sau:

Filter the list, in-place: tức là kết quả lọc sẽ Fill ngay tại bảng tính, tương tự với lọc dữ liệu theo kiểu Filter.

Copy to another location: kết quả lọc sẻ được copy tới địa chỉ khác theo chỉ định trong trường (5).

Criteria range: vùng tiêu chí lọc. Lưu ý: bao gồm cả Tên cột và tên cột phải giống với tên cột của bảng cần lọc dữ liệu. Excel sẽ so sánh theo Tên cột để lọc giá trị.

Copy to: chỉ định vị trí sẽ hiển thị kết quả lọc nếu bạn chọn Copy to another location (2).

Unique records only: nếu kết quả lọc có nhiều hàng giống nhau thì chỉ lấy 1 hàng.

Ví dụ Thực hiện lọc với 1 hàng tiêu chí  ( phép AND)

Chọn Filter the list, in-place.

List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37

Criteria range: chọn điều kiện lọc: $C$3:$I$4. Trong Advanced Filter các bạn có thể liệt kê tất cả các Tên cột của bảng dữ liệu cần lọc, những tiêu chí không muốn lọc thì để ô giá trị ngay bên dưới rỗng. Excel chỉ lấy các tiêu chí lọc khi có giá trị khác rỗng để tìm kiếm.

Kết quả sẽ được Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD.

Trong Excel, các tiêu chí trong 1 hàng là phép AND (Và), tức là tc_1 AND tc_2 AND tc_3…Excel không lấy các kết quả nếu không thỏa hết các tiêu chí.

Ví dụ thực hiện lọc với 2 hàng tiêu chí (phép OR)

Chọn Filter the list, in-place.

List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37

Criteria range: chọn tiêu chí lọc: $C$3:$I$

5 

(Data là tên sheets).

👉 Kết quả sẽ được như sau: Tất cả các hàng thỏa điều kiện ( Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD) OR (Tên thiết bị là pc AND Tình trạng là Đang SD).

⇒ Như vậy, lọc giữa các hàng với nhau là phép OR (hợp), tức là tc_h1 OR tc_h2 OR ….

3

Lọc với các tiêu chí chứa dấu so sánh.

Mặc định là so sánh bằng, và bạn có thể thêm vào các dấu so sánh sau:

<: nhỏ hơn

<=: nhỏ hơn hoặc bằng.

💡 Lưu ý: sử dụng điều kiện so sánh khi cột được định dàng là số, ngày tháng. Kết quả trả về không chính xác nếu sử dụng ở cột định dạng Text.

4

Lọc dữ liệu qua tiêu chí xử lý trung gian

Ví dụ Thêm một tiêu chí có tên là Tình trạng = [True/False]

Đầu tiên, mình dùng hàm “=OR(I10=”Kho”)” để trả về kết quả TRUE hoặc FALSE.

Thực hiện lọc Advanced Filter như các ví dụ trên với tiêu chí Tình trạng = [True/False]

👉 Kết quả sẽ được tất cả các hàng có giá trị là Kho trong cột Tình trạng. Vậy kết quả lọc này có nghĩa là khi lọc các giá trị của cột Tình trạng sẽ so sánh với hàm “=OR(I10=”Kho”)” nếu là TRUE thì sẽ được lọc đưa ra bảng dữ liệu lọc.

Lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter là tính năng tương đối cơ bản với người sử dụng Excel. Mặc dù để hiểu được cách sử dụng Advanced Filter không phải là chuyện ngày một ngày hai có thể làm được, nhưng nếu được luyện tập sử dụng Advanced Filter thường xuyên chắc chắn bạn sẽ thấy được sự tiện ích của công cụ này trong Excel.

Cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter

Giả sử chúng ta có 1 bảng ngày lương nhân viên với số ngày công, ngày lương và tổng lương cùng với họ tên của các nhân viên. Điều kiện lọc ở đây là tìm ra những người nào có giới tính là Nam và có ngày công lớn hơn hoặc bằng 26 áp dụng lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter.

– Chừa ít nhất là 3 dòng để nhập điều kiện, tuy nhiên nếu bạn muốn nhập điều kiện ở dưới cũng được tùy vào bạn.

– Các Label (nhãn) bảng dữ liệu chỉ được phép sử dụng một dòng duy nhất.

2. Tạo điều kiện trước khi sử dụng Advanced Filter.

– Để tạo điều kiện lọc bạn chỉ cần tận dụng các khoảng trống phía trên, lưu ý là copy số ngày công lên rồi nhập điều kiện ở dưới. Tương tự như vậy bạn copy phần giới tính rồi nhập điều kiện là Nam ở dưới.

– Trong trường hợp điều kiện của bạn thuộc dạng AND, dữ liệu sắp xếp phải theo hàng ngang như hình dưới. Điều kiện kiện dạng AND nó sẽ xét 2 hay nhiều tiêu chí mà bạn chọn trong bảng lọc.

– Còn nếu dữ liệu cần lọc ở đây có điều kiện dạng OR, dữ liêp sắp xếp phải hàng dọc và Advanced Filter sẽ lọc theo tiêu chí 1 trong 2 cái nếu đáp ứng được.

Bước 2: Ở đây bảng Advanced Filter sẽ hiện ra và trước tiên bạn hãy lựa chọn phần Action trước đã.

– Filter the list, in-place: lọc và trả về kết quả ở chính bảng dữ liệu lọc.

– Copy to another location: lọc và trả về kết quả lọc ở vị trí khác, do bạn chọn.

List Range là nơi chọn dữ liệu cần lọc, để có thể lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter bạn cần khoanh vùng toàn bộ bảng dữ liệu của bạn vào.

Tiếp đến là Criteria range, đây là vùng điều kiện để áp dụng lọc cho Advanced Filter, bạn khoanh vùng toàn bộ điều kiện lọc đã tạo ra ở trên vào.

Cuối cùng là Copy to, vì chúng ta sử dụng Copy to another location nên Copy to chỉ cần trả về 1 ô trống bất kỳ ở dưới.

Bước 3: Sau tất cả các thao tác trên bạn sẽ được như hình dưới, lúc này bạn chỉ cần nhấn vào OK để lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter.

So sánh với bảng ở trên trước khi lọc dữ liệu trong Excel bằng Advanced Filter để xem lại điều kiện lọc của Advanced Filter có cho ra kết quả chính xác hay không.

Trong quá trình làm việc với bảng tính Excel sẽ có những file Excel có khối lượng dữ liệu lớn nên việc trùng lặp dữ liệu rất hay xảy ra. Có những trường hợp dữ liệu trùng lặp là hữu ích, nhưng nhiều khi các giá trị trùng lặp không giúp ích cho các bạn mà nó còn làm rối dữ liệu trong bảng tính hơn. Vậy làm sao để tìm và loại bỏ các dữ liệu trùng lặp đó? Các bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để tìm và tô màu nổi bật vùng dữ liệu trùng lặp hoặc sử dụng Visual Basic để tìm dữ liệu trùng lặp. Sau đó các bạn thực hiện xóa dữ liệu trùng lặp trong Excel.

TÌM DỮ LIỆU TRÙNG LẶP TRONG EXCEL Cách 1: Sử dụng Highlight Cells Rules trong Định dạng có điều kiện

Bước 1: Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu trên bảng tính Excel mà bạn muốn tìm dữ liệu trùng lặp.

Có 6 kiểu đánh dấu mà bạn có thể áp dụng để đánh dấu cho các giá trị trùng:

Light Red Fill with Dark Red Text: đổ nền đỏ nhạt với chữ màu đỏ đậm.

Yellow Fill with Dark Yellow Text: đổ nền màu vàng với chữ màu vàng đậm.

Green Fill with Dark Green Text: đổ nền màu xanh lá cây với chữ màu xanh đậm.

Light Red Fill: đổ nền màu đỏ nhạt.

Red Text: chữ màu đỏ.

Red Border: đường viền màu đỏ.

Sau khi đã chọn kiểu đánh dấu xong các bạn chọn OK để đánh dấu.

Dim ws As Worksheet Dim cell As Range Dim myrng As Range Dim clr As Long Dim lastcell As Range Dim lastrow As Long Set ws = ThisWorkbook.ActiveSheet 'Vung can danh dau gia tri trung nhau Set myrng = ws.Range("A1:C18") With myrng Set lastcell = .Cells(.Cells.Count) End With myrng.Interior.ColorIndex = xlNone clr = 3 For Each cell In myrng 'Kiem tra so gia tri trung nhau trong vung, neu co hai gia tri trung nhau tro len thi thuc hien 'Neu la o dau tien cua cac gia tri trung nhau trong vung If myrng.Find(what:=cell, lookat:=xlWhole, MatchCase:=False, after:=lastcell).Address = cell.Address Then 'Thiet lap mau cell.Interior.ColorIndex = clr Else 'Thiet lap mau tu o thu 2 voi cac gia tri trung nhau cell.Interior.ColorIndex = myrng.Find(what:=cell, lookat:=xlWhole, MatchCase:=False, after:=lastcell).Interior.ColorIndex End If End If Next

Lưu ý: Trong phần thiết lập vùng tìm giá trị trùng nhau, giá trị bôi đỏ A1:C18 các bạn thay bằng vùng dữ liệu cần tìm giá trị trùng nhau phù hợp với dữ liệu trong bảng tính Excel của bạn.

Sau khi đã tìm được các dữ liệu trùng lặp trong Excel, nếu các bạn muốn xóa dữ liệu trùng lặp thì các bạn có thể xóa thủ công dựa vào các vùng dữ liệu trùng lặp đã được đánh dấu. Hoặc các bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa các giá trị trùng lặp.

Ví dụ cột Ngày công T2 có nhiều giá trị trùng nhưng chúng tôi không muốn xóa, vì vậy chúng tôi sẽ bỏ chọn trong cột Ngày công T2.