Xóa Dòng Trong Excel / TOP 14 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Ẩn, hiện đường lưới Gridlines bằng lệnh View

Excel có công cụ lựa chọn dể bạn ẩn hiện đường lưới Grinlines cho toàn bộ worksheet của Excel. Bạn cài đặt theo các cách sau.

Chỉnh cài đặt Options của Excel để xóa đường lưới, cài đặt mầu đường lưới

Để chỉnh mầu cho đường lưới của Excel, bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Vào File, chọn  Options của Excel.

Bước 2: Chọn mục Advanced (1). Sử dụng thanh trượt tìm mục Display options for this worksheet (2). Chọn Worksheet mà bạn muốn cài đặt (3). Chọn dấu tích ở mục Show Gridlines (4) để hiện đường lưới và bỏ chọn nếu muốn ẩn đường lưới. Để chọn mầu cho đường lưới thì bạn phải nhớ chọn mục tích Show Gridlines, rồi chọn mầu ở mục Gridlines color (5). Sau khi chọn xong mầu mà bạn thích, bạn nhấn nút OK (6) để cài đặt và quay trở lại Worksheet.

Hình ảnh dưới là Thủ Thuật 123 đã đổi đường lưới của Sheet Doanh Thu sang mầu đỏ.

Sử dụng công cụ Fill để ẩn hiện đường lưới các ô đã chọn

Thay vì muốn bỏ chọn đường lưới cho toàn bộ bảng tính, bạn chỉ muốn ẩn đường lưới cho một số ô mà bạn cần. Vậy bạn có thể sử dụng công cụ Fill (bôi mầu) các ô mầu trắng. Ví dụ bạn có bảng tính sau và cần ẩn đường lưới cho các ô từ A3:F12.

Để hiện lại dòng kẻ lưới, bạn làm theo các bước ở trên và thay vì bôi mầu nền trắng bạn chọn No Fill. Bảng tính sẽ trở về như mặc định ban đầu.

Trong quá trình “vật lộn” với các bảng tính Excel của mình, có thể bạn đã gặp phải trường hợp cần xóa rất nhiều dòng trong Excel nếu dòng đó thỏa mãn 1 điều kiện nhất định.

Ví dụ:

Xóa những dòng mà cột C có đánh dấu “x”

Xóa những dòng mà Cột B có giá trị nhỏ hơn 0.1

…

Có thể, bạn có biết 1 chút VBA, và nghĩ ra một kế hoạch tuyệt vời là sẽ sử dụng vòng lặp trong VBA để giải quyết vấn đề xóa dòng này 1 cách nhanh chóng và tự động. Không cần nhiều cố gắng, bạn tự viết được 1 đoạn code tương tự như sau

View the code on Gist.

Sau khi bấm nút cho code chạy, bạn thư thái rủ đồng nghiệp nghỉ 10 phút làm cốc Cafe.

10 phút sau, bạn quay về bàn làm việc với phong thái tự tin là công việc của mình đã được tự động hoàn thành. Tới nơi, đoạn code bạn chạy vẫn đang làm cho Excel quay đều quay đều. Và đó là lý do bạn đang đọc bài viết này.

Chuẩn bị dữ liệu để test việc xóa nhiều dòng

Dữ liệu để test việc xóa dòng của chúng ta nằm trong cột A của Sheet1 vùng A1:A40000, là các giá trị trong khoảng 0 tới 1 được tạo ra bằng hàm mảng động mới trong Excel RandArray Ở đây, chúng ta sẽ đi xóa những dòng mà cột A có giá trị nhỏ hơn 0,1. Có khoảng 4000 dòng như vậy

Với đoạn code VBA như trên, thì việc xóa dòng theo điều kiện này mất khoảng hơn 10 phút. Ở trong hình sau, D1 là thời gian bắt đầu, D2 là thời gian đoạn code kết thúc chạy.

Cách xóa nhiều dòng theo điều kiện nhanh hơn

Cách 1:

Ý tưởng ở đây là, chúng ta sẽ sử dụng 1 công thức trong cột phụ để “nhận biết” dòng nào cần được xóa, sau đó xóa với đoạn code VBA sau đây

View the code on Gist.

Kết quả: nhanh hơn 1 chút

Cách 2:

Sử dụng hàm Filter trong bộ hàm mảng động mới của Microsoft. Với cách này, thì kết quả filter gần như có ngay lập tức (kết quả lọc ở cột B)

Cách 3:

Sử dụng chức năng Filter để lọc kết quả hoặc copy qua sheet khác:

View the code on Gist.

Cách 4:

Xóa trực tiếp sử dụng Autofilter trong VBA hoặc xóa bằng tay

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

1. Lỗi do thừa ký tự

Với lỗi thừa ký tự, chúng ta sẽ phải giải quyết ở hai khía cạnh đó là khoảng trống trong cùng một dòng gồm khía cạnh dấu cách thừa cùng dấu tab thừa không cần thiết và khía cạnh dòng trống thừa do sử dụng nhiều Enter cùng một lúc.

Tất cả các khía cạnh trên đều sử dụng bằng phương pháp chức năng Replace. Chức năng này giúp thay thế chỗ một ký tự này cho một ký tự khác dựa vào cài đặt tùy chỉnh. Nhờ thế, chúng ta sẽ thay chỗ cho khoảng trống hoặc dòng thừa bằng ký tự trống (không có ký tự nào cả), tương tự với việc mình xóa khoảng trống cùng dòng thừa đi.

Hoặc bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + H để mở chức năng này.

Chính vì vậy khi ta để ^w ở Find what nghĩa là ta đang tìm cách thay thế nó đi, khi đó ở Replace with ta chỉ để một dấu cách khoảng trống để thế chỗ cho toàn bộ các khoảng trống bị thừa khác.

Còn tại Replace with thì chỉ điền một ^p mà thôi. Bởi vì nếu bạn không điền dòng nào như trên thì toàn bộ dấu Paragraph Mark sẽ bị xóa hết và mọi dòng chữ của bạn sẽ dính vào nhau, không có xuống dòng. Chính vì thế chúng ta để lại một dấu ^p để khoảng cách giữa các đoạn chỉ còn là một dấu xuống dòng Paragraph Mark.

Bạn phải làm vậy để đề phòng có những vị trí trong văn bản có rất nhiều dấu Paragraph Mark nối tiếp thì sau khi thực hiện công việc thay thế bằng 1 dấu Paragraph Mark, những dấu Paragraph Mark vừa được thay thế ra sẽ lại nối liền với nhau để tạo thành khoảng trống mới.

Đến chỗ này các bạn có hai hướng đi để giải quyết. Một là chèn thêm một dòng nữa giữa các đoạn và hai là sử dụng định dạng Paragraph để tạo khoảng cách cho các đoạn.

Bạn điền ^p vào Find what và ^p^p vào Replace with. Lúc này giữa các đoạn chỉ tồn tại một dấu Paragraph Mark cho nên bạn không cần phải lo lắng khi thực hiện chức năng Replace nó sẽ đẻ ra thêm những khoảng trống không mong muốn.

Đầu tiên bạn phải bôi đen toàn bộ văn bản của mình bằng tổ hợp phím Ctrl + A để chắc chắn rằng định dạng bạn sắp chỉnh sửa sẽ tác động lên toàn bộ văn bản.

Giải thích rõ ràng hơn để các bạn hiểu thì chỉ số Before là chỉ số khoảng cách của đoạn văn sở tại so với đoạn văn trước nó. Tương tự như thế thì After là khoảng cách của đoạn văn sở tại so với đoạn văn nằm sau nó. Khi bạn tăng chỉ số của chúng lên thì các đoạn văn sẽ cách nhau ra một khoảng theo cài đặt.

Bấm vào OK để xác nhận toàn bộ thay đổi bạn vừa cài.

2. Lỗi do định dạng đoạn khoảng cách đoạn

Như đã nói ở trên, lỗi do định dạng khoảng cách đoạn đó là bạn để định dạng khoảng cách giữa các đoạn quá lớn khiến giữa các dòng các đoạn như cách nhau cả một đoạn dài.

Còn Line spacing là khoảng cách giữa các dòng với nhau thì bạn để 1.5 lines hoặc tùy chỉnh nó trong khoảng 1.3 tới 1.5 là vừa đủ.

Khi xử lý tài liệu Word có những khoảng trắng và lỗi xuống dòng, chúng ta thường thực hiện theo cách thủ công đó là tìm từng khoảng trắng và xóa chúng. Tuy nhiên, nếu với tài liệu dài và nhiều trang, lỗi xuống dòng xảy ra nhiều thì việc thực hiện theo cách thủ công tốn khá nhiều thời gian.

Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace có trên Word, để tìm kiếm những khoảng trắng xuất hiện trong Word, sau đó tiến hành sửa lỗi xuống dòng. Cách làm này sẽ nhanh hơn rất nhiều khi Word sẽ tiến hành quét nhiều khoảng trắng cùng lúc, để người dùng tiến hành chỉnh sửa. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách xóa khoảng trắng và sửa lỗi xuống dòng trên Word.

1. Sửa lỗi xuống dòng trong Word:

Lỗi này xảy ra khi chưa kết thúc đoạn văn bản đã xuống dòng, thường ở giữa văn bản khi không kết thúc bằng dấu câu. Những đoạn xuống dòng đúng sẽ nằm phía sau dấu chấm (.) hoặc các dấu kết thúc câu khác.

Bước 1:

Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để hiển thị hộp thoại Find and Replace. Tại đây, nhấn vào tab Replace rồi điền theo các mục như dưới đây,

Bạn nhập vào ô Find what ký tự .^p. Trong đó dấu (.) là dấu kết thúc câu và ^p là ký hiệu xuống dòng.

Tiếp đến ô Replace with có thể nhập dãy ký tự tùy ý, có thể nhập vào đây 111. Lưu ý bạn nên thay thế dãy ký tự khác nhau cho các dấu kết thúc câu khác nhau. Ví dụ !^p thì thay là ###.

Cuối cùng nhấn Replace All.

Sau đó, khi quay trở lại văn bản bạn sẽ nhìn thấy những đoạn xuống dòng có dấu chấm sẽ được ký hiệu bằng 111.

Bước 2:

Nhấn tiếp tổ hợp phím Ctrl + H. Sau đó trong ô Find what nhập ký tự xuống dòng ^p.

Ô Replace with nhập ký tự khoảng trắng (dấu cách). Cuối cùng cũng nhấn Replace All.

Bước 3:

Tiếp tục nhấn tổ hợp phím Ctrl + H rồi tại ô Find what nhập ký tự đặc biệt dùng để thay thế các dấu kết thúc câu đã thay ở bước 1, ở đây là 111.

Tiếp đến ô Replace with sẽ nhập dấu kết thúc câu được thay thế bởi dãy kí tự đặc biệt đó, ở đây sẽ là .^p. Cuối cùng cũng nhấn Repace All.

2. Cách xóa khoảng trắng trong Word:

Chúng ta cũng nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Sau đó tại hộp thoại Find and Replace, ô Find what nhập 2 ký tự khoảng trắng (dấu cách).

Tiếp đến ô Replace with nhập 1 ký tự khoảng trắng (dấu cách).

Như vậy, thông qua tính năng Find and Replace trên Word chúng ta có thể tìm nhanh chóng những đoạn có khoảng trắng, lỗi xuống dòng trên Word. Word sẽ tiến hành quét toàn bộ những đoạn bị lỗi và chỉnh sửa toàn bộ, mà người dùng không cần tìm kiếm theo cách thủ công.

Xem thêm:

Chúc các bạn thực hiện thành công!