Nếu các bạn đã đọc bài về định dạng dữ liệu toàn tập ngay ngày hôm trước. Như đã nói, trong bài này chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về định dạng dữ liệu trong Excel do chính người dùng đặt ra. Tất nhiên vì chúng ta có toàn quyền quyết định dữ liệu của chúng ta trông sẽ như thế nào, vậy nên chúng ta cũng cần biết một vài kĩ thuật để có thể áp dụng tốt vào công việc của mình. Hãy pha cho mình một cốc trà/cà phê và bắt đầu thôi.
Mở cửa sổ custom number format:
Để mở được cửa sổ này:
Chúng ta chọn ô cần định dạng sau đó bấm phím tắt CTRL + 1 (Bấm giữ CTRL rồi nhấn phím số 1 trên bàn phím).
Các bạn nên thử qua các định dạng mà Excel đã cho sẵn ở đây trước khi tạo ra 1 định dạng của riêng bạn, như vậy chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn trên những gì có sẵn. NHƯNG, bạn cần phải biết là nên dùng định dạng nào? Và bài này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về điều đó.
Excel định dạng số bằng một ngôn ngữ nhỏ như sau, ngôn ngữ này gồm 4 phần theo thứ tự, mỗi phần là 1 định dạng áp dụng cho lần lượt các trường hợp số dương, số âm, số 0 và text như sau đây:
Xét ví dụ sau đây
Trong ví dụ này
Số dương được định dạng với 2 chữ số sau dấu phẩy và sử dụng dấu phẩy để ngăn cách hàng ngàn
Số âm được định dạng tương tự như số dương nhưng được đặt ở trong ngoặc
Sô 0 được viết dưới dạng một dấu gạch nối
Dữ liệu text được tô màu tím.
Trước khi tìm hiểu làm sao để tạo ra được một định dạng như vậy, chúng ta có 1 vài lưu ý sau đây
Định dạng chỉ thay đổi những gì chúng ta nhìn thấy trên màn hình, nội dung thực sự được lưu trong bảng dữ liệu Excel không thay đổi
Khi các bạn sửa những định dạng có sẵn của Excel, những định dạng này không bị mất đi hay ghi đè lên, vậy nên, hãy dũng cảm thử những định dạng tự mình tạo ra
Định dạng do bạn bạn tạo ra không nhất thiết phải có cả 4 phần
Để sử dụng định dạng mặc định của Excel cho phần nào trong 4 phần đã nói ở trên, chúng ta chỉ cần viết vào phần đó kiểu General. VD. Muốn số 0 sẽ được viết bằng dấu gạch nối – , số dương, số âm và text được định dạng mặc định thì chúng ta dùng mã định dạng sau đây General;-General;”-“;General
Để ẩn một giá trị trong 4 phần trên, chúng ta chỉ cần bỏ qua định dạng cho phần tương ứng đó. VD. Nếu chúng ta không muốn hiển thị số 0, thì mã định dạng sẽ như sau General;-General;;General
Những định dạng mà bạn tạo ra, có hiệu lực trong 1 tài liệu Excel hiện thời mà thôi
Ý nghĩa của các kí tự trong mã định dạng:
0
Hiển thị chữ số 0, kể cả những số 0 không cần thiết, số sẽ được làm tròn nếu cần.
#.00 – luôn hiển thị 2 chữ số sau dấu phẩy, bao gồm cả sổ 0VD: nếu bạn đánh 5.5 vào 1 ô, Excel sẽ định dạng thành 5.50
#
Chỉ hiển thị những chữ số cần thiết, số 0 ở cuối sẽ bị bỏ qua, số sẽ được làm tròn nếu cần
#.## – hiển thị đến 2 chữ số sau dấu phẩy
VD: Nếu bạn nhập vào 1 ô trong Excel là 5.5 thì với định dạng này, Excel sẽ hiển thị là 5.5 mà thôi.
Nếu 5.555 được gõ vào 1 ô, thì Excel sẽ hiển thị là 5.56 (làm tròn)
?
Sử dụng khi cần dóng thẳng hàng các con số theo dấu thập phân
#.??? – Hiển thị tối đa đến 3 chữ số sau dấu phẩy, nếu ít hơn 3 chữ số, các con số sẽ được căn thẳng hàng theo dấu phẩy
@
Thay thế cho dữ liệu kiểu Text
0.00; -0.00; 0; [Red]@ – Nếu ô với định dạng như thế này sẽ hiển thị dữ liệu text màu đỏ
Custom format cơ bản
Cột 1 là định dạng mặc định của Excel
Cột thứ 2 có định dạng custom là #.00 có ý nghĩa: luôn hiển thị 2 chữ số đằng sau dấu thập phân dù chữ số đó có là số 0 đi nữa, các số thừa ra sẽ được làm tròn theo quy tắc.
Cột thứ 3 có định dạng custom là #.## có ý nghĩa: hiện thị tới 2 chữ số đằng sau dấu thập phân, bỏ qua số 0, các số thừa ra sẽ được làm tròn theo quy tắc.
Cột thứ 4 có định dạng customer là #.??? có ý nghĩa: hiển thị tới 3 chữ số sau dấu phẩy, căn thẳng hàng với các dòng có cùng định dạng bởi dấu thập phân
Custom format thay thế 000 bằng K Sử dụng custom format với kí tự đặc biệt – #”°C”
Kỹ thuật này có thể được sử dụng trong việc tạo Dashboard, trong bài này chúng ta sẽ không tạo dashboard mà dùng custom format code sau đây:
Các màu được hỗ trợ là:
Dùng custom format để chèn số 0 đằng trước các số khác
Đôi khi chúng ta có cột ID có 6 số chẳng hạn, chúng ta muốn cột này được hiển thị theo định dạng 000001, 000002, 0000003, … chẳng hạn thì định dạng 000000 sẽ giúp bạn làm điều đó
[sociallocker id=457]
[/sociallocker]