Xóa Comment Trong Excel / TOP 5 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Trong quá trình soạn thảo văn bản, chức năng Comment sẽ giúp bạn thêm ghi chú hoặc note lại một điều gì đó cho một đoạn/dòng/cụm từ văn bản, sau đó khi hoàn thành xong văn bản đó thì bạn có thể xóa ghi chú đó đi mà không ảnh hưởng tới nội dung văn bản. Hoặc có thể đó là một văn bản được chia sẻ đồng bộ hóa cho nhiều người, và mọi người có thể trao đổi trực tiếp bằng Comment của Word.

Chức năng Comment trong Word 2007 2010 2003 2013 và 2016 là một chức năng khá thú vị của Word nhưng ít ai để ý đến.

1. Thêm Comment vào văn bản Word

Để thêm một Comment vào văn bản Word như hình bên trên, chúng ta có hai cách.

1.1. Cách 1

Bước 2: Ngay sau đó, phía bên phải sẽ xuất hiện ô ghi chú Comments và bạn có thể ghi Comment của mình ở đây.

1.2. Cách 2

Bước 1: Bôi đen vùng văn bản cần phải thêm Comment giống như đã làm ở cách 1.

Bước 2: Mở thẻ ribbon Review, sau đó chọn New Comment ở mục Comments.

Bước 3: Giống với cách 1, phía bên phải sẽ xuất hiện ô ghi chú Comments và bạn có thể ghi Comment của mình ở đây.

2. Xóa Comment trong Word

2.1. Xóa từng Comment lẻ trong Word

Cách 1

Như vậy bạn đã hoàn thành các bước xóa một Comment rồi đấy.

Cách 2

Bước 1: Để con trỏ chuột nằm trong đoạn văn bản chứa Comment bạn cần xóa. Hoặc bạn có thể bôi đen toàn bộ đoạn văn bản chứa Comment.

Bước 2: Mở thẻ ribbon Review rồi chọn Delete ở mục Comments.

Các bạn sẽ thấy khi xóa hết Comment trong đoạn thì sẽ không còn biểu tượng Comment xuất hiện ở bên phải nữa.

2.2. Xóa toàn bộ Comments trong Word

Bước 1: Mở thẻ ribbon Review

Bước 3: Chọn Delete All Comments in Document.

Toàn bộ Comment bạn có trong văn bản sẽ bị xóa:

Excel Paste Special makes the pasting operation smoother by letting you choose which formatting (source or destination) to keep or by stripping all formatting and just pasting the values or formulas.

What is Paste Special in Excel?

In situations where a standard copy / paste in not appropriate, Excel’s Paste Special offers a wide range of options to paste only specific elements of the copied cells or perform a mathematical operation with the copied data.

For example, you can copy formula-driven data and paste only the calculated values in the same or different cells. Or, you can copy the width of one column and apply it to all other columns in your data set. Or, you can transpose the copied range, i.e. convert rows to columns and vice versa. The following screenshot demonstrates all available Paste Special options:

All of the Paste Special commands work within the same worksheet as well as across different sheets and workbooks.

How to paste special in Excel

The use of Paste Special in Excel boils down to the following:

Copy the source cell or a range of cells (the fastest way is to select the cell(s) and press the

Ctrl + C

shortcut).

Select the destination cell(s).

Open the Paste Special dialog using one of the methods described below (the fastest way is to hit the Paste Special shortcut).

Yep, it’s that simple!

3 ways to access Paste Special in Excel

1. Paste Special button on the ribbon

As you may have noticed, 6 most popular paste options appear directly in the pop-up menu, under Paste Options: paste everything (equivalent of CTRL + V), paste values, paste formulas, transpose, paste formatting, and paste link:

If you start hovering over the Paste Special… item in the context menu, a fly-out menu will show up offering 14 more paste options:

To find out what a particular icon does, hover over it. A hit will pop up and Live Preview will take over enabling you to see the paste effect straight away. This method is especially useful when you have just started learning the feature.

For example, if you hover over the paste transpose icon, you will see a preview of how exactly the copied data will be transposed:

The fastest way to paste a specific aspect of the copied data in Excel is using one of the following shortcuts.

Paste Special shortcut for Excel 2016 – 2007:

Ctrl+Alt+V

Paste Special shortcut for all Excel versions:

Alt+E

, then

S

Both of the above shortcuts open Excel’s Paste Special dialog, where you can select the desired option with the mouse or hit a corresponding shortcut key. In the following section, you will find a full list of available paste options and their shortcut keys.

Excel Paste Special shortcut keys

As you already know, Excel’s Paste Special dialog can be opened via the Ctrl+Alt+V shortcut combination. After that, you can pick a specific paste option by pressing just one letter key on your keyboard.

Please pay attention that a shortcut key for paste special works only when the Paste Special dialog is already open, and some data has previously been copied to the clipboard.

Shortcut Operation Description

A All Paste the cell contents and formatting.

F Formula Paste only formulas.

V Values Paste only values and not formulas.

T Formats Copy only the cell formats and not values.

C Comments

N Data Validation Paste only the data validation settings.

H All using source theme Paste all cell contents in the theme formatting applied to the source cell.

X All except borders Paste all cell contents and formatting, but not borders.

W Column width Paste only the column width from the copied cells.

R Formulas and number formats Paste formulas and number formats such as currency symbols, date formats, etc.

U Values and number formats Paste values (but not formulas) and number formats.

D Add Add the copied data to the data in the destination cell(s).

S Subtract Subtract the copied data from the data in the destination cell(s).

M Multiply Multiply the copied data by the data in the destination cell(s).

I Divide Divide the copied data by the data in the destination cell(s).

B Skip blanks Prevent replacing the values in the destination range with blank cells that occur in the copied range.

E Transpose Convert the columns of copied data to rows, and vice versa.

L Link Link the pasted data to the copied data by inserting formulas like =A1.

At first sight, this seems like a lot of keystrokes to remember, but with just a little practice you will be able to paste special in Excel faster than an average user can reach for the mouse. To begin with, you can learn the paste special values shortcut (Ctrl+Alt+V, then V) that you would probably use several times a day.

If you happen to forget a shortcut key, just have a look at the required option in the Paste Special dialog and notice an underlined letter. As you can remember, the paste values shortcut key is V and this letter is underlined in “Values”.

Examples of using Paste Special in Excel

To move from theory to practice, let’s see some of the most popular paste special features in action. Simple and straightforward, these examples may still teach you a couple of unobvious uses.

Select the destination cell, or the upper-left cell of the target range.

Press the

Enter

key.

How to copy values in Excel

Supposing you’ve created a summary report from a number of sources, and now you need to send it to your client or supervisor. The report contains a bunch of formulas that pull information from other sheets, and even more formulas that calculate the source data. The question is – how do you send the report with final numbers without cluttering it with tons of initial data? By replacing the formulas with calculated values!

The steps to only paste values in Excel follow below:

Select the cell(s) with formulas and press

Ctrl + C

to copy them.

Select the destination range. If you don’t need to keep the formulas, you can select the same range that you’ve just copied (cells with formulas).

Press Excel’s paste values shortcut:

Ctrl + Alt + V

, then

V

.

Press

Enter

.

Done! The formulas are replaced with calculated values.

Tip. If you are copying values to another range and want to keep the original number formats such as the currency symbols or the number of decimal places, press

Ctrl+Alt+V

, and then

U

to paste values and number formats.

How to quickly transpose in Excel

There are a few ways to change columns to rows in Excel, and the fastest one is using the Paste Transpose option. Here’s how:

Select the table that you want to transpose, and press

Ctrl + C

to copy it.

Select the upper-left cell of the range where you want to paste the transposed data.

Press the paste special transpose shortcut:

Ctrl + Alt + V

, then

E

.

Press

Enter

.

The result will look something similar to this:

As you can see in the screenshot above, in the converted table, the original cell and number formats are nicely kept in place, a small but helpful touch!

To learn other ways to transpose in Excel, please check out this tutorial: How to convert row to column and column to row in Excel.

How to copy column width in Excel

This example will teach you how to quickly set the desired width to all columns of your Excel table.

Set the width for one column the way you want it.

Select the column with the adjusted width (or select any single cell within that column) and press

Ctrl + C

.

Select the column(s) to which you want to copy the width. To select non-adjacent columns, hold down CTRL while selecting.

Press the Paste Special shortcut

Ctrl + Alt + V

, and then

W

.

That’s it! Only the column’s width is copied to other columns, but not any data contained in the source column.

How to copy a column’s width as well as contents

Quite often, when copying data from one column to another you have to adjust the destination column’s width manually to accommodate the new values. In this case, you may like the following way to copy the source data AND column width in one fell swoop.

Select the data to be copied and press

Ctrl + C

.

How to paste and add/subtract/multiply/divide at a time

Performing arithmetic operations in Excel is easy. Usually, a simple equation like =A1*B1 is all what it takes. But if the resulting data is supposed to be numbers rather than formulas, Excel Paste Special can save you a trouble of replacing formulas with their values.

Example 1. Replacing percentages with calculated amounts

Supposing, you have the amounts in column B and tax percentages in column C. Your task is to replace the tax % with the actual tax amount. The quickest way to have it done is this:

Select the amounts (cells B2:B4 in this example), and press

Ctrl + C

to copy them.

Select the tax percentages, cells C2:C4 in this example.

Press the paste special shortcut (

Ctrl + Alt + V

), and then either select Multiply under Operations, or press

M

. This will multiply each of the amounts copied from column B by a percentage in column C in the same row.

That’s it! As shown in the screenshot below, a tax amount is calculated for each row, and the result of the operation is a value, not formula:

By using the same approach, you can quickly increase or reduce an entire column of numbers by a certain percentage. In this case, you input the percentage formula such as =1+20% in a separate cell, copy it, and then use Excel Paste Special to multiply the source numbers by the value in the copied cell. The detailed steps can be found here: How to increase / reduce a column by percentage.

Example 2. Removing multiple hyperlinks in Excel

Type 1 in any empty cell, and press

Ctrl + C

to copy it.

Select all of the hyperlinks that you want to remove.

That’s all that it takes! All hyperlinks are removed along with the blue underlined formatting:

Tip. If you want to keep the original links and copy the results (i.e. data without hyperlinks) to some other location, then do as follows: copy the hyperlinks, select the upper-left cell of the target range, and hit the Excel paste values shortcut:

Ctrl+Alt+V

, then

V

.

For more information about this and other ways to get rid of hyperlinks in Excel, please see How remove multiple hyperlinks at a time.

Paste Special not working in Excel

If the Paste Special option is missing or not working properly in your Excel, it’s likely to be because of one of the following reasons.

Paste Special feature is disabled

Solution: Enable Paste Special as demonstrated below.

Third-party add-ins conflicting with Paste Special

If you have a lot of third-party add-ins installed in your Excel, chances are that one of them is causing the issue. To pin down the culprit, perform these steps:

If one or more problematic add-ins have been detected, leave them disabled or uninstall them.

This is how you use Paste Special in Excel. Now you know how many powerful features it provides and how you can leverage these features in your worksheets. I thank you for reading and hope to see you on our blog next week!

You may also be interested in

100 Performance Review Phrases and Comments for 2021 – Download PDF Here

As a manager, it’s important never to be lost for words during a performance review.

Reviews can be a daunting task for everyone involved. Employees might feel like their behavior and personality are being put on trial. Meanwhile, managers might struggle to give feedback that addresses the areas in need of improvement while also balancing coming across as constructive and positive.

Overall, common performance review phrases might seem like a cookie-cutter approach to performance conversations. However, knowing what to say and how best to phrase your feedback can make a significant difference in how your employees react in the moment and in their future performance.

How to Use Performance Review Phrases

Using Generic Performance Review Comments: An Example

“Jane has used more than her allotted sick days in this review period”.

While this is a simple yes/no question, it doesn’t say much about the reason for Jane’s absence. After all, every manager knows there’s a stark difference between an employee that has to go to the hospital regularly and no-call-no-shows.

Performance Review Phrases for Specific Areas of Performance

Setting Your Performance Review Up for Success

For example, if you’re conducting a performance review where you want to emphasize your employee’s performance in a certain area, then you would start the meeting by using phrases like “successful”, “admirable”, “impressive”, or “achievement”.

This can be particularly useful in a situation where an employee has performed well in certain areas, but you need to discuss where they can improve in others. The “no sandwich” technique – in which you present a negative surrounded by two positives – can work brilliantly with this method, as it will help you to highlight their strengths and make them feel more confident that they can improve on their weaknesses.

Performance Review Phrases and Comments to Avoid

Cliché Phrases

Just as you don’t want to see candidates including “good team player” and “a clear communicator” on their resumé, using cliché phrases during your performance review tells your employee that you don’t care enough about their development to spend more than a few minutes preparing for their performance review meeting.

You should avoid using cliché phrases wherever possible because they don’t say anything about an employee’s performance. You might think that David is a good team player, but what, specifically, makes him a good team player? Does he collaborate well with the team, come up with good ideas, or does he have a great personality that helps keep everyone happy and upbeat?

Passive Voice

This is a trickier one to get in the habit of, particularly because you probably don’t realize that you’re using the passive voice in the first place. If you’re not sure what the passive voice is, here are some examples:

Active Voice: “David played football”

Passive Voice: “Football was played by David”

When you use the active voice, you’re saying that the person you’re talking about performed an action, and you’re centering the person. However, with the passive voice, you’re saying that the action was performed by that person, and you’re making the sentence about the action.

Here are some examples of active vs. passive voice in the quality of work performance review phrases:

Active Voice: “Lea saved the company $200,000 by identifying inefficiencies in the payroll system”

Passive Voice: “$200,000 was saved by Lea identifying inefficiencies in the payroll system”

To avoid the passive voice, you need to give feedback by centering your employee in the language that you use. In the first example, you’re clear that it’s Lea that directly saved the company money, but when you use the passive voice, you’re only suggesting that Lea had some contribution to the process.

By ensuring that you use the active voice, you’re conveying through your language that you recognize the importance of your employee to a specific action, and you’re giving them credit for that certain action happening in the workplace. In addition, you’re also communicating that they’re an active member of the team and not simply a cog that responds to workplace events.

Comparisons

No-one likes being compared to someone else, particularly in a manner in which they’re made to feel lesser or unimportant. While you might think that comparing your employee to a model team member or a coworker in a similar situation might be helpful, the results can harm not only productivity, but also morale, confidence, and mental health.

In the modern workplace, managers need to take care to promote individuality and understand that each of their team members will take different paths to achieve their goals and to complete tasks. You must also remember that you don’t understand everything that’s going on in your employees’ lives. One employee might be a high achiever, but they could be at risk of burnout, while another is slower to hand in work but has a higher rate of accuracy and attention to detail.

Comparing employees to their colleagues also breeds unhealthy competition in the workplace. While healthy competition can help to promote productivity and even collaboration, unfairly comparing one employee to another can create rifts in teams and even promote taking shortcuts on tasks to get ahead.

With that in mind, you need to be aware that negative performance review phrases – that is, phrases that are construed as solely negative by the employee – often feature these comparisons. Regardless of whether your intentions are good, you should take care to focus only on the employee whose performance you’re reviewing, and not mention the performance of their colleagues.

Top Performance Review Phrases and Comments for 2021

Now that you know what the best practices are for performance reviews and key things to avoid, the following examples will help you to better understand how to conduct an effective performance conversation with your employees.

If you want to grab the following examples and save them for later use, you can download our effective phrases for performance appraisals pdf here.

Achievements

Recognizing an employee’s achievements is a proven way to help reduce employee turnover, particularly within the first six months of employment. Not only that, but 69% of employees say they’d work harder if they felt that they were more appreciated at work, meaning recognizing your employees’ achievements can help your team become more profitable and productive.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Productivity

According to Gallup, 85% of employees are either not engaged or actively disengaged at work, which results in an estimated $7 trillion loss of productivity each year. However, recognizing an employee’s work through regular performance reviews can lead to employees being 4.6 times more likely to perform at their peak.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Teamwork and Collaboration

75% of employers rate teamwork as being extremely important in the workplace, particularly as research shows that strong workplace communities have the power to reduce employee turnover and improve internal communication. With that in mind, performance review phrases for teamwork are important to note, but as mentioned earlier, you have to be wary of comparing your employee to their coworkers.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Problem-solving and Creativity

Despite a 2010 survey finding that CEOs value creativity as the top marker for future success, only 35% of employees say that they can be creative multiple times throughout the year. Given that 75% of employees think that their creative potential is wasted at work, your performance reviews need to highlight your employees’ creative skills and celebrate where their creativity has helped to solve problems for the business.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Communication Skills

In a 2018 study, a lack of communication and miscommunication was attributed to increased levels of stress, project failure, poor company morale, lost sales, and missed performance goals. Having strong communication skills is often demanded by job descriptions, but it also needs to be reviewed regularly during the performance management process to keep teams working at peak efficiency.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Attitude and Behavior

A negative employee is more likely to be disengaged at work and is at a higher risk of quitting than someone with a more positive attitude. However, given that employees with bad attitudes can also drag the morale of the team down with them, you need to give employees feedback about how their attitude and behavior is affecting their work, colleagues, and even career development in your organization.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Leadership

While the phrase “employees don’t quit their jobs, they quit their managers” is nearly a cliché, it’s also true – 79% of employees report leaving their job because of a lack of appreciation. Not every employee will be reviewed on their leadership skills, however if you’re looking to promote someone to a supervisory or management position and want to evaluate their skills before they move into a new position, then these skills should be discussed during performance reviews.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Improvement and Goal-setting

According to a psychological study from 1990, goal-setting has the potential to motivate employees towards a higher level of performance, as well as increase overall levels of effort at work. While every good performance review should include managers and employees working together to set goals, it’s helpful to give employees feedback on their attitude towards improvement and those goals to drive performance.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Organizational Skills

It’s estimated that office workers lose an average of 40% of their workday due to disorganization, which is why performance management reviews should address organizational skills if managers want to improve an employee’s productivity. While some organizational strategies will have to come from a managerial level, such as organizational apps or better internal processes, employees should also be encouraged to improve their own organizational skills through the performance management process.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Technical Skills

Many organizations rely on their employees having a physical competency with certain types of machinery or software. Not only do employees legally have to be trained and/or qualified to operate certain forms of machinery, but some optional qualifications and training provided for software and other practices can improve performance. While organizations that require technical skills should already be tracking these in performance reviews, it’s also a good idea to keep on top of optional training to help your employees perform at their best.

Positive Phrases

Needs Improvement Phrases

Performance Review Phrases for High Achievers

High performers might, at first, seem like the easiest performance management review you’ll conduct through this period. However, as mentioned above, you can’t always tell what’s going on with your employee behind the scenes. While someone who’s a high performer deserves praise for their achievements, there’s a fine line between praising their work and reinforcing negative behaviors like cronyism, arrogance, competitiveness, or even a work obsession that’s leading to burnout.

It can also be difficult to know what to say when you perceive that a high-achieving employee doesn’t have any weaknesses or anything they need to improve upon. Unfortunately, not every company has the capability for high-achieving employees to move upwards in their careers, and it can be difficult to set goals for them that don’t include something they’re already achieving.

As always, a performance review should be a conversation between you and your employee, so it’s important to have documentation of any areas that need improvement in case they don’t perceive their own weaknesses. You also need to make sure that you’re continuously challenging them, which is why it’s important to keep setting them new goals and milestones, even if your organization can’t move them upwards. Otherwise, you risk losing them to a new organization that promises that challenge.

Performance reviews with Profit.co

Profit.co’s performance management module allows HR administrators and managers to conduct customizable, detailed, and efficient performance reviews.

Profit.co supports two types of performance reviews- standard reviews, and affinity-based reviews.

Standard Reviews

Standard reviews- also called conversation and feedback reviews- allow HR administrators to customize a collection of open-ended questions answered by both managers and reviewed employees.

Affinity-Based Reviews

Affinity-based reviews are reliant on competency rating scales to help quantify employee skills and attributes.

Top Performance Review Phrases: In Summary

Managers need to keep in mind that all of their employees are individuals and have different beliefs, drives, and motivations. So, every performance conversation should be individualized to each employee to help them get the most out of their manager’s feedback. Managers need to avoid using meaningless cliché phrases and comparing their employees to their coworkers, as well as using the passive voice throughout the meeting and their performance reports.

In combination with those efforts, these performance review phrases will help you to elevate your performance conversations by ensuring that your employees get personalized and actionable feedback.

100 Performance Review Phrases and Comments for 2021 – Download PDF Here

Cách #1: Xoá ký tự lạ hàng loạt trên Excel bằng code VBA

+ Bước 1: Đầu tiên bạn mở file Excel mà bạn đang cần xử lý lên.

Trong bài viết lần trước thì mình đã giới thiệu tới các bạn ứng dụng Kutool for Excel, một ứng dụng hỗ trợ nhiều thao tác trên file Excel vô cùng mạnh mẽ.

Và việc xoá ký tự lạ trên Excel này cũng không ngoại lệ, sử dụng Kutools sẽ đơn giản hơn khá nhiều.

Hàm LEFT ()

Hàm LEFT là hàm tách ký tự trong chuỗi từ bên trái.

Cú pháp: =LEFT(text; n)

Trong đó: text là chuỗi ký tự mà bạn muốn tách chữ (ký tự); n là số ký tự cần tách ra khỏi chuỗi bắt đầu từ vị trí đầu tiên (nếu bỏ qua đối số n thì mặc định sẽ là 1).

Ví dụ: Tách 4 ký tự đầu tiên trong mã nhân viên sử dụng hàm LEFT.

=LEFT(A3;4) trong đó A3 là ô chứa mã nhân viên, 4 là số ký tự các bạn muốn tách.

Hàm RIGHT ()

Hàm RIGHT là hàm tách ký tự trong chuỗi từ bên phải.

Cú pháp: =RIGHT(text; n)

Trong đó: text là chuỗi ký tự cần tách, n là số ký tự cần tách từ bên phải chuỗi.

Ví dụ:

Sử dụng hàm RIGHT: =RIGHT(A3;4) trong đó A3 là chuỗi cần tách, 4 là số ký tự cần tách từ bên phải.

Hàm MID ()

Hàm MID là hàm tách ký tự nằm ở giữa chuỗi.

Cú pháp: =MID(text; start_num; num_chars)

Trong đó:

text là chuỗi ký tự cần tách.

start_num là vị trí ký tự đầu tiên mà bạn cần tách trong chuỗi.

num_chars là số ký tự cần tách.

Ví dụ: các bạn muốn tách 2 ký tự bắt đầu từ ký tự thứ 3.

Các bạn sử dụng hàm MID: =MID(A3;3;2)

Trong đó A3 là chuỗi ký tự, văn bản cần tách; 3 là vị trí bắt đầu tách; 2 là số ký tự cần tách.

Một số ví dụ tách chữ ra khỏi chuỗi trong Excel khác.

Ví dụ 1: Tách tên tài khoản trước dấu @ từ chuỗi đầy đủ.

Giả sử các bạn có các địa chỉ mail như bảng dưới:

Để tách phần tên tài khoản phía trước dấu @ các bạn sử dụng hàm LEFT như sau:

=LEFT(A3;SEARCH(“@”;A3)-1)

Trong đó:

A3 là ô địa chỉ đầy đủ mà các bạn cần tách;

SEARCH(“@”;A3)-1 là số ký tự cần tách, hàm Search sẽ giúp các bạn tìm kiếm vị trí ký tự @ trong chuỗi A3, sau đó lấy vị trí đó trừ đi 1 để không tách ký tự @.

Sau đó các bạn sao chép xuống dưới để tách các tài khoản khác.

Ví dụ 2: Tách chuỗi sau dấu @ trong các tài khoản gmail.

Cũng trong dữ liệu của ví dụ 1, các bạn muốn tách riêng cả chuỗi ký tự sau ký tự @ các bạn có thể thực hiện như sau:

=RIGHT(A3;LEN(A3)-SEARCH(“@”;A3))

Trong đó:

A3 là ô chứa dữ liệu cần tách.

LEN(A3)-SEARCH(“@”;A3) là số ký tự cần tách từ bên phải, hàm LEN(A3) là số ký tự của chuỗi A3, SEARCH(“@”;A3) là vị trí ký tự @ trong chuỗi. Như vậy LEN(A3)-SEARCH(“@”;A3) là tổng số ký tự của chuỗi cần tách trừ đi số ký tự từ đầu chuỗi đến vị trí ký tự @.

Ví dụ 3: Tách các chữ trong hai dấu gạch ngang trong chuỗi ký tự.

Các bạn sử dụng hàm MID kết hợp hàm SEARCH như sau:

=MID(C3;SEARCH(“-“;C3)+1;SEARCH(“-“;C3;SEARCH(“-“;C3)+1)-SEARCH(“-“;C3)-1)

Trong đó:

C3 là chuỗi ký tự các bạn cần tách.

SEARCH(“-“;C3)+1 là vị trí bắt đầu cần tách, hàm Search giúp các bạn tìm kiếm vị trí dấu “-” từ vị trí đầu tiên, sau đó các bạn cần cộng thêm 1 để vị trí bắt đầu cần tách sẽ là vị trí sau dấu “-“.

SEARCH(“-“;C3;SEARCH(“-“;C3)+1)-SEARCH(“-“;C3)-1 là số lượng ký tự cần tách, trong đó hàm Search tìm kiếm vị trí của dấu “-” thứ 2 trong ô C3 và tìm kiếm từ vị trí bắt đầu cần tách (SEARCH(“-“;C3)+1). Sau khi tìm kiếm được vị trí của dấu “-” thứ 2 thì sẽ trừ đi vị trí của dấu trừ thứ nhất SEARCH(“-“;C3) và trừ đi 1 để khi tách sẽ không tách cả dấu “-” thứ 2 như vậy sẽ ra số lượng ký tự cần tách (chính là số lượng các ký tự trong hai dấu trừ).

Sau đó các bạn chỉ cần sao chép công thức xuống các ô phía dưới là các bạn đã có thể tách hết các chuỗi ký tự.

Đếm ký tự trong excel

Trong bài hướng dẫn ngắn này, chúng ta sẽ xem xét nhanh cú pháp trước, rồi sẽ tìm hiểu kỹ một vài mẫu công thức để đếm số ký tự trong bảng tính Excel.

HÀM LEN TRONG EXCEL

Hàm LEN trong Excel đếm tất cả ký tự trong một ô, rồi trả về chiều dài chuỗi. Nó chỉ có một câu lệnh, câu lệnh này chắc chắn phải có rồi:

=LEN(text)

Text chính là chuỗi ký tự nơi mà bạn muốn đếm số ký tự. Chẳng có gì là dễ hơn thế, đúng không nào?

Bạn sẽ tìm thấy một vài công thức đơn giản bên dưới nhằm giúp bạn hiểu sơ qua công dụng của hàm LEN trong Excel.

=LEN(123) – trả về 3, bởi vì 3 chữ số được nhập vào câu lệnh text.

=LEN(“good”) – trả về 4, bởi vì từ good có 4 chữ cái. Giống như bất cứ công thức Excel nào khác, hàm LEN bắt buộc bạn phải đặt chuỗi ký tự bên trong dấu ngoặc kép, và dấu ngoặc kép này sẽ không được đếm.

Khi sử dụng công thức LEN, bạn có thể cần phải nhập tham chiếu ô thay vì chữ số hay chuỗi ký tự , để đếm số ký tự trong một ô cụ thể hay một dải ô.

Ví dụ, để tính được chiều dài chuỗi ký tự trong ô A1, bạn sẽ dùng công thức này:

CÁCH DÙNG HÀM LEN TRONG EXCEL – MẪU CÔNG THỨC

Thoạt nhìn, hàm LEN trông đơn giản đến nỗi chẳng cần phải giải thích gì thêm nữa. Tuy nhiên, có một vài mẹo hữu ích có thể giúp bạn điều chỉnh công thức LEN trong Excel theo mong muốn của mình.

CÁCH ĐẾM TẤT CẢ KÝ TỰ TRONG MỘT Ô (BAO GỒM KHOẢNG TRỐNG)

Như đã nói lúc trước, hàm LEN trong Excel đếm tất cả ký tự trong một ô cụ thể một cách tuyệt đối, bao gồm tất cả khoảng trống – thụt đầu dòng, thụt cuối dòng, và khoảng trống giữa các từ.

Ví dụ, để tính chiều dài của ô A2, bạn sử dụng công thức này:

ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG NHIỀU Ô

Để đếm số ký tự trong nhiều ô, hãy chọn ô có công thức LEN rồi sao chép sang ô khác, ví dụ bằng cách kéo ô vuông nằm dưới góc bên phải .

Ngay khi sao chép công thức, hàm LEN sẽ trả về số ký tự đếm được trong mỗi ô.

Và một lần nữa, hãy lưu ý rằng hàm LEN đếm tất cả mọi thứ một cách tuyệt đối bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trống, dấu phẩy, dấu ngoặc kép, dấu ngoặc đơn, và còn nhiều nữa:

Lưu ý. Khi sao chép một công thức xuống các cột khác, hãy chắc rằng bạn sử dụng tham chiếu ô tương đối chẳng hạn như LEN(A1), hay một tham chiếu hỗn hợp như LEN($A1) chỉ dùng cố định cho cột, nên công thức LEN của bạn sẽ điều chỉnh một cách thích hợp với vị trí mới.

ĐẾM TẤT CẢ KÝ TỰ TRONG NHIỀU Ô

Cách rõ ràng nhất để đếm tất cả ký tự trong vài ô là thêm vài hàm LEN nữa, ví dụ:

=LEN(A2)+LEN(A3)+LEN(A4)

Hay, hãy sử dụng hàm SUM để tính tổng số ký tự được trả về bởi hàm LEN:

Cách nào cũng được, công thức đều đếm số ký tự trong mỗi ô xác định rồi trả về tổng chiều dài chuỗi:

Cách này chắc chắn dễ hiểu và cũng dễ sử dụng, nhưng nó không phải là cách hiệu quả nhất để đếm số ký tự trong một dải gồm có, giả sử, 100 hay 1000 ô. Trông trường hợp này, bạn nên dùng hàm SUM và hàm LEN trong công thức mảng, và tôi sẽ cho bạn ví dụ trong bài viết tiếp theo.

CÁCH ĐẾM SỐ KÝ TỰ KHÔNG TÍNH KHOẢNG TRỐNG THỤT ĐẦU DÒNG VÀ THỤT CUỐI DÒNG

Khi thao tác với bảng tính lớn thì vấn đề phổ biến chính là khoảng cách đầu dòng và cuối dòng, ví dụ: khoảng trống ở đầu hay ở cuối ký tự. Có lẽ bạn hầu như không thấy chúng trên bảng tính, nhưng sau khi bạn gặp chúng một vài lần, thì bạn sẽ dễ nhận thấy chúng hơn.

Nếu bạn nghi ngờ có vài khoảng trống vô hình trong các ô thì hàm LEN trong Excel sẽ giúp ích rất nhiều. Hy vọng bạn còn nhớ, nó đếm tất cả khoảng trống trong phép đếm ký tự:

Để tính được chiều dài chuỗi mà không đếm khoảng trống đầu dòng và cuối dòng, hãy lồng ghép hàm TRIM vào hàm LEN trong Excel:

=LEN(TRIM(A2))

CÁCH ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRONG MỘT Ô MÀ KHÔNG TÍNH CÁC KHOẢNG TRỐNG

Nếu mục đích của bạn là đếm số ký tự mà không tính các khoảng trống cho dù đó là khoảng trống đầu dòng, cuối dòng hay giữa các từ, thì bạn sẽ cần một công thức phức tạp hơn:

=LEN(SUBSTITUTE(A2,” “,””))

Có lẽ bạn đã biết, hàm SUBSTITUTE thay thế ký tự này với ký tự khác. Trong công thức trên, bạn thay thế khoảng trống (” “) bằng một ký tự rỗng, ví dụ một chuỗi ký tự rỗng (“”). Và bởi vì bạn lồng ghép hàm SUBSTITUTE vào hàm LEN nên phép thế thật sự không được thực hiện trong các ô, mà nó chỉ hướng dẫn công thức LEN tính chiều dài chuỗi mà không tính các khoảng trống.

CÁCH ĐẾM SỐ KÝ TỰ TRƯỚC HAY SAU MỘT KÝ TỰ XÁC ĐỊNH

Thông thường, bạn cần phải biết chiều dài của một phần nhất định của chuỗi ký tự, thay vì đếm tổng số ký tự trong một ô.

Giả sử, bạn có một danh sách mã hàng hóa như sau:

Và tất cả mã hàng hóa hợp lệ đều có chính xác 5 ký tự trong nhóm đầu tiên. Vậy làm thế nào bạn chỉ ra được mã hàng hóa nào là không hợp lệ? À thì, bằng cách đếm số ký tự trước dấu gạch ngang đầu tiên.

Công thức chiều dài Excel có dạng như sau:

=LEN(LEFT($A2, SEARCH(“-“, $A2) -1))

Và bây giờ, hãy chia nhỏ công thức ra để bạn có thể hiểu quy luật của nó:

Bạn sử dụng hàm SEARCH để trả về vị trí của dấu gạch ngang đầu tiên (“-“) trong ô A2:

Sau đó, bạn sử dụng hàm LEFT để trả về các ký tự phía bên trái của chuỗi ký tự, rồi lấy kết quả trừ 1 bởi vì bạn không muốn tính luôn dấu gạch ngang:

Và cuối cùng, bạn có hàm LEN để trả về chiều dài của chuỗi đó.

Hay, bạn có thể xác định mã hàng hóa không hợp lệ bằng cách lồng ghép công thức LEN ở trên vào hàm IF:

Tương tự, bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel để đếm số ký tự sau một ký tự cụ thể.

Ví dụ, trong một danh sách tên, có thể bạn muốn biết họ của một người có bao nhiêu ký tự. Công thức LEN sau đây sẽ giải quyết việc này:

=LEN(RIGHT(A2, LEN(A2) -SEARCH(” “,A2)))

Công thức hoạt động như thế nào:

Đầu tiên, bạn xác định vị trí của khoảng trống (” “) trong chuỗi ký tự bằng cách sử dụng hàm SEARCH: SEARCH(“-“,A2)))

Sau đó, bạn đếm có bao nhiêu ký tự phía sau khoảng trống. Về việc này, bạn lấy tổng chiều dài chuỗi trừ đi vị trí khoảng trống:

Sau đó, bạn sử dụng hàm RIGHT để trả về tất cả ký tự phía sau khoảng trống.

Và cuối cùng, bạn sử dụng hàm LEN để tính chiều dài chuỗi được trả về bởi hàm RIGHT.

Xin hãy lưu ý rằng, để công thức hoạt động một cách chính xác, mỗi ô nên có chỉ một khoảng trống, ví dụ chỉ có tên và họ, không có tên lót, danh hiệu hay hậu tố.

Đồng thời, xin cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian đọc bài viết này và hy vọng sẽ sớm gặp lại các bạn trên trang blog.

Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…

Chèn chữ ký vào excel

CÁCH 1: SỬ DỤNG DẤU & ĐỂ NỐI KÝ TỰ

Căn cứ vào thứ tự các ký tự, chúng ta sẽ đặt phần ký tự nào cần viết trước, tiếp theo là đến phần ký tự viết sau. Trong trường hợp này ta có:

C5=B5&A5

Kết quả là:

C5=B5&” “&A5

CÁCH 2: SỬ DỤNG HÀM CONCATENATE

Hàm Concatenate (có thể viết gọn là hàm Concat trong một số phiên bản mới của Excel) là hàm giúp nối ký tự trong Excel. Đặt các từ khóa cần nối theo thứ tự vào trong hàm:

C5=CONCATENATE(B5,” “,A5)

Kết quả là:

Tương tự như việc nối ký tự ở đầu, khi nối ký tự vào cuối của chuỗi ký tự gốc thì chúng ta lưu ý đặt thứ tự các ký tự cho đúng.

Ví dụ:

Cách 1: Sử dụng dấu & ta có:

E3=A3&D3

Cách 2: Sử dụng hàm Concatenate ta có:

E3=Concatenate(A3,D3)

CHÈN THÊM KÝ TỰ VÀO GIỮA CỦA CHUỖI KÝ TỰ

XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ BẮT ĐẦU CHÈN KÝ TỰ MỚI

Chúng ta cần có 1 căn cứ để xác định ký tự mới sẽ được đặt vào đâu trong chuỗi ký tự gốc. Ví dụ như sau dấu chấm, hoặc sau ký tự thứ 5.

Trong trường hợp này, chúng ta lấy dấu chấm làm căn cứ. Vì vậy cần xác định xem dấu chấm nằm ở vị trí thứ mấy trong đoạn ký tự gốc. Để làm việc này chúng ta dùng hàm Search như sau:

=SEARCH(“.”,A4)

Kết quả =5. Điều này có nghĩa là dấu chấm nằm ở vị trí ký tự thứ 5 trong chuỗi ký tự ở ô A4

Như vậy chúng ta có thể hình dung: Đoạn ký tự gốc sẽ bị cắt làm 2 phần. Vị trí cắt là vị trí ký tự thứ 5. Đoạn ký tự cần chèn thêm vào sẽ được đặt vào giữa, sau đó nối lại toàn bộ các phần để ra chuỗi ký tự mới.

KỸ THUẬT CHÈN VÀ NỐI CHUỖI

Phần bên trái của ký tự gốc được lấy bởi hàm LEFT như sau:

=LEFT(A4,SEARCH(“.”,A4))

Ý nghĩa: lấy phần bên trái của A4, theo số ký tự cần lấy là đến ký tự dấu chấm trong đoạn text ở ô A4

Phần còn lại của đoạn ký tự gốc được lấy bởi hàm RIGHT như sau:

=RIGHT(A4,LEN(A4)-SEARCH(“.”,A4))

Ý nghĩa: Lấy phần bên phải của A4, theo số ký tự cần lấy là Tổng toàn bộ số ký tự trừ đi phần ký tự bên trái đã lấy ở trên.

Tổng hợp toàn bộ các nội dung trên ta có công thức sau: