Mặt khác, khi cập nhật bảng dữ liệu Excel của riêng bạn hoặc nhận được một tệp Excel được gửi tới, bạn chắc chắn sẽ muốn hiện tất cả các hàng và cột để xem tất cả dữ liệu. Bài viết này Gitiho sẽ hướng dẫn chi tiết tất cả các cách để giải quyết các vấn đề này.
Cách ẩn các hàng trong Excel
Việc ẩn các hàng trong Excel là việc làm thường xuyên và phổ biến của bất kỳ người dùng Excel nào. Có nhiều cách để bạn có thể ẩn các hàng: bằng cách sử dụng nút tính năng trên giao diện ribbon, từ menu chuột phải và sử dụng các tổ hợp phím tắt.
Để bắt đầu, bạn cần chọn các hàng muốn ẩn trong bảng Excel theo một trong 3 cách sau
Để chọn một hàng, hãy kích vào tiêu đề của hàng đó.
Để chọn nhiều hàng liền kề, hãy kích giữ chuột trái rồi dùng chuột kéo qua các tiêu đề hàng. Hoặc kích chuột để chọn hàng đầu tiên và giữ phím Shift trong khi chọn hàng cuối cùng.
Để chọn các hàng không liền nhau, hãy kích chuột trái vào tiêu đề của hàng đầu tiên và giữ Ctrl trong khi kích vào tiêu đề của các hàng khác mà bạn muốn chọn.
Với các hàng đã chọn, hãy tiếp tục với một trong các tùy chọn sau.
Sử dụng nút tính năng trên giao diện ribbon
Nếu bạn thường xuyên làm việc với các phím tính năng trên thanh ribbon thì có thể ẩn các hàng theo cách này:
Bước 1: Chuyển đến tab Home, trong nhóm Cells ở góc trên cùng bên trái, bấm nút Format.
Sử dụng phím tắt để ẩn các hàng
Trong trường hợp bạn không muốn sử dụng nút tính năng trên giao diện ribbon thì có thể sử dụng menu chuột phải.
Sử dụng nút tính năng trên giao diện ribbon
Nếu bạn không muốn rời tay khỏi bàn phím thì có thể nhanh chóng ẩn các hàng đã chọn bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt sau: Ctrl + 9
Cách bỏ ẩn hàng trong Excel
Sử dụng menu chuột phải để hiển thị các hàng
Cũng như ẩn các hàng, Microsoft Excel cung cấp một số cách khác nhau để thôi ẩn chúng. Sử dụng tùy chọn nào lại là sở thích cá nhân của bạn. Điều tạo ra sự khác biệt là khu vực bạn chọn để bỏ ẩn tất cả các hàng ẩn, chỉ các hàng cụ thể hoặc hàng đầu tiên trong sheets.
Tương tự như cách ẩn các hàng bằng cách sử dụng nút tính năng trên thanh ribbon, để hiển thị lại các hàng đã ẩn, bạn cũng có thể sử dụng nút tính năng trên thanh ribbon.
Sử dụng phím tắt để hiển thị các hàng
Bước 1: Chuyển đến tab Home, trong nhóm Cells ở góc trên cùng bên trái, bấm nút Format.
Hiển thị các hàng ẩn bằng cách kích đúp chuột
Bạn chọn một nhóm hàng bao gồm hàng trên và dưới các hàng bạn muốn hiển thị trở lại, kích chuột phải vào vùng chọn và chọn Unhide trong menu xổ xuống.
Phương pháp này hoạt động hiệu quả để hiện một hàng ẩn duy nhất cũng như nhiều hàng.
Ví dụ, để hiển thị tất cả các hàng ẩn giữa các hàng 1 và 8, chọn nhóm hàng này như thể hiện ở hình trên, kích chuột phải và chọn tùy chọn Unhide.
Đây là tổ hợp phím tắt Excel để bạn có thể hiển thị các hàng đã ẩn trước đó: Ctrl + Shift + 9.
Lưu ý: Nhấn tổ hợp phím này (3 phím đồng thời) sẽ hiển thị bất kỳ hàng ẩn nào giao với vùng chọn.
Trong nhiều trường hợp, cách nhanh nhất để hiện các hàng đã ẩn trong Excel là kích đúp vào chúng.
Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là bạn không cần chọn bất cứ thứ gì. Chỉ cần di chuột qua các tiêu đề hàng ẩn và khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai đầu tách đôi, hãy kích đúp là xong.
Cách bỏ ẩn tất cả các hàng trong Excel
Để hiện tất cả các hàng trên một sheets, bạn cần chọn tất cả các hàng. Đối với lựa chọn này, bạn có thể:
Cách bỏ ẩn tất cả các ô trong Excel
– Bấm nút Select All (một hình tam giác nhỏ ở góc trên bên trái của sheets, trong giao điểm của tiêu đề hàng và cột).
– Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + A
Lưu ý: Trong Microsoft Excel, phím tắt này hoạt động khác nhau trong các trường hợp khác nhau. Nếu con trỏ ở trong một ô trống, toàn bộ trang tính sẽ được chọn. Nhưng nếu con trỏ nằm trong một trong các ô liền kề với dữ liệu, thì chỉ nhóm ô đó được chọn; để chọn tất cả các ô, nhấn Ctrl + A một lần nữa.
Sau khi toàn bộ sheets được chọn, bạn có thể hiện tất cả các hàng bằng cách thực hiện một trong các thao tác sau:
– Nhấn Ctrl + Shift + 9 (cách nhanh nhất).
– Chọn Unhide từ menu chuột phải (cách dễ nhất mà không cần ghi nhớ bất cứ điều gì).
Để thôi ẩn tất cả các hàng và cột, chọn toàn bộ sheet như đã giải thích ở trên, sau đó bấm Ctrl + Shift + 9 để hiển thị các hàng ẩn và Ctrl + Shift + 0 để hiển thị các cột ẩn.
Cách bỏ ẩn các hàng cụ thể trong Excel
– Để hiển thị một hoặc một số hàng liền kề, hãy chọn hàng trên và dưới các hàng mà bạn muốn hiện.
– Để hiện nhiều hàng không liền kề, hãy chọn tất cả các hàng giữa hàng hiển thị đầu tiên và cuối cùng trong nhóm.
Ví dụ: Để hiện các hàng 3, 7 và 9, bạn chọn các hàng 2 – 10, rồi sử dụng nút tính năng trên giao diện ribbon, menu ngữ cảnh hoặc tổ hợp phím tắt để hiện chúng.
Cách bỏ ẩn các hàng trên cùng trong Excel
Cách ẩn các hàng chứa ô trống
Việc ẩn hàng đầu tiên trong Excel rất dễ dàng, bạn có thể xử lý giống như bất kỳ hàng nào khác trên trang tính. Nhưng khi một hoặc nhiều hàng trên cùng bị ẩn, làm cách nào để bạn hiển thị lại chúng, vì không có gì ở trên để chọn?
Với ô A1 được chọn, bạn có thể hiện hàng ẩn đầu tiên theo cách thông thường bằng các cách sau:
– Chọn Unhide từ menu chuột phải.
Ẩn các hàng không sử dụng chỉ khu vực làm việc được hiển thị
Ngoài các cách trên, có một cách nữa (nhanh hơn) để hiện hàng đầu tiên trong Excel. Chỉ cần di chuột qua tiêu đề hàng ẩn và khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai đầu tách đôi, hãy kích đúp vào.
Thủ thuật để ẩn và hiện hàng trong Excel
Để ẩn các hàng chứa bất kỳ ô trống nào, hãy thực hiện theo các bước sau:
Ẩn các cột không sử dụng
Bước 1: Chọn phạm vi chứa các ô trống mà bạn muốn ẩn.
Bước 3: Trong hộp thoại Go To Special hiển thị, kích tùy chọn Blanks và bấm OK. Thao tác này sẽ chọn tất cả các ô trống trong phạm vi.
Bước 4: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 9 để ẩn các hàng tương ứng.
Phương pháp này hoạt động tốt khi bạn muốn ẩn tất cả các hàng có ít nhất một ô trống, như được hiển thị ở hình ảnh bên dưới:
Cách xác định vị trí tất cả các hàng ẩn trên trang tính
Để ẩn và hiển thị các hàng dựa trên giá trị ô trong một hoặc nhiều cột, hãy sử dụng các khả năng của bộ lọc Excel. Nó cung cấp một số bộ lọc được xác định trước cho văn bản, số và ngày tháng cũng như khả năng định cấu hình bộ lọc tùy chỉnh với tiêu chí của riêng bạn.
Để hiện các hàng đã lọc, bạn xóa bộ lọc khỏi một cột cụ thể hoặc xóa tất cả các bộ lọc trong một trang tính.
Bước 1: Chọn hàng bên dưới hàng cuối cùng có dữ liệu (để chọn toàn bộ hàng, hãy kích vào tiêu đề hàng).
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên chỉ xuống trên bàn phím để mở rộng vùng chọn xuống cuối trang tính.
Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 9 để ẩn các hàng đã chọn.
Bước 1: Chọn một cột trống đứng sau cột cuối cùng có dữ liệu.
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + mũi tên chỉ sang phải để chọn tất cả các cột không sử dụng khác ở cuối trang tính.
Bước 3: Nhấn Ctrl + 0 để ẩn các cột đã chọn.
Khi bạn cần hiện tất cả các ô, hãy chọn toàn bộ trang tính, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 9 để hiện tất cả các hàng và Ctrl + Shift + 0 để hiện tất cả các cột.
Nếu trang tính của bạn chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, có thể khó phát hiện những hàng bị ẩn. Thủ thuật sau đây giúp công việc trở nên dễ dàng.
Bước 2: Trong cửa sổ Go To Special hiển thị, kích vào tùy chọn Visible cells only và bấm nút OK.
Thao tác này sẽ chọn tất cả các ô hiển thị và đánh dấu các hàng liền kề với các hàng ẩn bằng đường viền màu trắng:
Cách sao chép các hàng hiển thị trong Excel
Để chỉ sao chép các hàng hiển thị trong Excel, bạn sẽ phải thực hiện theo cách khác:
3. Sự cố khi bỏ ẩn hàng đầu tiên trong Excel
Bước 1: Chọn các hàng hiển thị bằng chuột.
Bước 3: Trong cửa sổ Go To Special hiển thị, kích vào tùy chọn Visible cells only và bấm nút OK. Như vậy Excel sẽ chỉ chọn các hàng hiển thị giống như tùy chọn ở trên.
Bước 4: Nhấn Ctrl + C để sao chép các hàng đã chọn.
Bước 5: Nhấn Ctrl + V để dán các hàng hiển thị.
Không thể hiện các hàng trong Excel
Nếu bạn gặp sự cố khi hiển thị các hàng trong trang tính của mình, rất có thể là do một trong những lý do sau.
Bất cứ khi nào các tính năng Hide và Unhide bị tắt (chuyển sang màu xám) trong Excel của bạn, điều đầu tiên cần kiểm tra là xem trang tính có được bảo vệ hay không.
Nếu bạn muốn giữ tính năng bảo vệ trang tính nhưng cho phép ẩn và hiện các hàng, hãy bấm vào nút Protect Sheet trên tab Review, kích vào tùy chọn Format rows và bấm OK.
Trong trường hợp trang tính không được bảo vệ nhưng các hàng cụ thể vẫn không thể được hiển thị, hãy kiểm tra chiều cao của các hàng đó. Vấn đề là nếu độ cao của hàng được đặt thành một giá trị nhỏ nào đó, từ 0,08 đến 1, thì hàng đó dường như bị ẩn nhưng thực tế thì không.
Lúc này bạn không thể bỏ ẩn các hàng như vậy theo cách thông thường mà phải thay đổi chiều cao hàng để đưa chúng trở lại. Để hoàn thành, hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn một nhóm hàng, bao gồm một hàng phía trên và một hàng phía dưới các hàng có vấn đề.
Bước 2: Kích chuột phải vào vùng chọn và chọn Row Height… từ menu ngữ cảnh.
Bước 3: Nhập số mong muốn của hộp Row Height (ví dụ: 15 theo mặc định) và bấm OK.
Điều này sẽ làm cho tất cả các hàng ẩn hiển thị trở lại.
Nếu chiều cao hàng được đặt thành 0,07 hoặc thấp hơn, các hàng như vậy có thể được hiển thị bình thường mà không cần thực hiện các thao tác trên.
Nếu ai đó đã ẩn hàng đầu tiên trong trang tính, bạn có thể gặp sự cố khi lấy lại hàng vì bạn không thể chọn hàng trước nó. Trong trường hợp này, hãy chọn ô A1 như được giải thích trong Cách hiện các hàng trên cùng trong Excel và sau đó bỏ ẩn hàng như bình thường, chẳng hạn bằng cách nhấn Ctrl + Shift + 9.
Nếu không có cách nào ở trên hiệu quả thì có khả năng các hàng ẩn là kết quả của quá trình lọc. Trong trường hợp này, hãy xóa bộ lọc.
Ngoài ra nếu bạn đang muốn biết nhiều hơn các thủ thuật, mẹo hay khi sử dụng Excel. Xin giới thiệu với các bạn khóa học EXG02 – Thủ thuật Excel cập nhật hàng tuần cho dân văn phòng hoặc EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ do Gitiho tổ chức. Khóa học sẽ do các chuyên gia có uy tín trực tiếp giảng dạy, sẽ giúp các bạn nhanh chóng nắm vững được những kiến thức về Excel.