Trong Powerpoint Khi Dùng Chế Độ Hiển Thị Slide Sorter View Thì / TOP 8 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Các thông tin mà bạn trình bày với PowerPoint là thứ tự quan trọng được xuất hiện. Hãy học cách sử dụng Slide Sorter View để sắp xếp lại trình tự bài trình diễn của bạn.

Chú ý: Trong bài hướng dẫn này, chúng ta sử dụng Mẫu PowerPoint đơn giản. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu PowerPoint tuyệt vời hơn trên GraphicRiver.

Cách sử dụng nhanh Slide Sorter View trên PowerPoint

Chú ý: Xem video hướng dẫn ngắn này hoặc làm nhanh theo những bước kèm theo video này.

1. Mở PowerPoint để hiển thị Slide của bạn

Những slide của bạn được sắp xếp bên trái của bài thuyết trình trên PowerPoint.

2. Nhấp vào Slide Sorter View trên PowerPoint

Để kiểm tra thứ tự trên những slide, tôi đi tới và tìm tab View trên ribbon. Có một số cách hiển thị bài thuyết trình và chúng ta sẽ tìm hiểu về Slide Sorter View, hãy đi tới và nhấp vào nó. Bây giờ, chúng ta có những thumbnails cho mỗi slide trình bày.

Slide Sorter View trong PowerPoint.

3. Nhanh chóng thay đổi trật tự Slide trên PowerPoint

Có thể nhận thấy rằng, mỗi một slide đều có một con số hiển thị ở phía dưới. Để sắp xếp lại trình tự các slide bạn phải nhấp vào một slide và kéo và thả nó vào vị trí mà bạn muốn. Chúng ta có thể nhấp, kéo và di chuyển chúng xung quanh nhiều lần như cách chúng ta muốn sắp đặt theo thứ tự hoàn hảo.

Nhấp và kéo để thay đổi thứ tự các slide trên

Kết thúc!

Một khi đã hoàn tất, bạn chỉ cần nhấp vào Normal để trở về chế độ xem chuẩn Standard View, thứ tự chúng ta thiết lập bây giờ đã được lưu.

Tìm hiểu thêm những bài hướng dẫn nhanh trên PowerPoint (video trong 60 giây)

Tìm hiểu thêm các công cụ PowerPoint một cách nhanh chóng và bổ sung kiến thức về trình diễn của bạn. Chúng tôi có một số những bài hướng dẫn về PowerPoint ở đây trên Envato Tuts+ hoặc tìm tới một trong những hướng dẫn nhanh của chúng tôi bằng video trên PowerPoint:

Người dùng có thể nhận thấy khi chọn một theme khác trong PowerPoint 2016, nó sẽ sắp xếp lại văn bản trên các slide và thêm hình dạng vào nền. Điều này là do mỗi theme có cách bố trí slide và đồ họa nền tích hợp riêng. Bạn có thể chỉnh sửa các bố cục này với tính năng Slide Master. Khi tìm hiểu cách sử dụng chế độ xem Slide Master, người dùng sẽ có thể tùy chỉnh toàn bộ slide show chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Chế độ xem Slide Master là gì?

Slide Master là một tính năng đặc biệt trong PowerPoint cho phép nhanh chóng sửa đổi các slide và bố cục của chúng trong bài thuyết trình. Từ đó, có thể chỉnh sửa slide master (điều này sẽ ảnh hưởng đến mọi slide trong bài thuyết trình). Người dùng cũng có thể sửa đổi các bố cục slide riêng lẻ, điều này sẽ thay đổi bất kỳ slide nào bằng cách sử dụng các bố cục mới đó.

Ví dụ, giả sử bạn tìm thấy một theme yêu thích nhưng lại không hài lòng với một vài bố cục slide. Bạn có thể sử dụng Slide Master để tùy chỉnh bố cục theo cách mình muốn.

Hướng dẫn sử dụng Slide Master

Cho dù đang thực hiện các thay đổi lớn hay chỉ một vài điều chỉnh nhỏ cho các slide, Slide Master cũng có thể giúp tạo một bài thuyết trình chuyên nghiệp, nhất quán mà không mất quá nhiều công sức. Bạn có thể sử dụng Slide Master để thay đổi bất kỳ thứ gì trong bài thuyết trình của mình, nhưng đây là một số cách sử dụng phổ biến nhất.

Sửa đổi nền: Slide Master giúp dễ dàng tùy chỉnh nền cho tất cả các slide cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể thêm hình mờ (watermark) hoặc logo vào mỗi slide trong bài thuyết trình hay sửa đổi đồ họa nền của theme PowerPoint hiện có.

Sắp xếp lại các placeholder: Nếu thường sắp xếp lại các placeholder trên mỗi slide, người dùng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sắp xếp lại chúng trong Slide Master. Khi điều chỉnh một trong các bố cục ở Slide Master, tất cả các slide có bố cục đó sẽ thay đổi.

Tùy chỉnh định dạng văn bản: Thay vì thay đổi màu văn bản trên từng slide riêng lẻ, người dùng có thể sử dụng Slide Master để thay đổi màu văn bản trên tất cả các slide cùng một lúc.

Tạo bố cục slide độc ​​đáo: Nếu muốn tạo một bài thuyết trình trông khác với các theme PowerPoint thông thường, người dùng có thể sử dụng Slide Master để tạo bố cục của riêng mình. Bố cục tùy chỉnh có thể bao gồm đồ họa nền và các placeholder của riêng bạn.

Một số thay đổi về cách trình bày tổng thể, giống như việc tùy chỉnh phông chữ và màu sắc theme có thể được thực hiện nhanh chóng từ tab Design.

Cách thay đổi tất cả các slide

Nếu muốn thay đổi điều gì đó trên tất cả các slide, bạn có thể chỉnh sửa Slide Master. Trong ví dụ ở bài viết này, ta sẽ thêm logo vào mỗi slide.

1. Chọn tab View, sau đó bấm vào lệnh Slide Master.

3. Trong ngăn điều hướng bên trái, cuộn lên và chọn slide đầu tiên. Đây là Slide Master.

4. Thực hiện các thay đổi mong muốn cho Slide Master. Trong ví dụ ở bài viết này, ta sẽ chèn logo của Mongibello vào slide.

5. Di chuyển, thay đổi kích thước hoặc xóa các đối tượng trong slide khi cần thiết. Trong ví dụ, kích thước logo sẽ được thay đổi và di chuyển đến góc dưới bên phải.

7. Sự thay đổi sẽ xuất hiện trên tất cả các slide của bài thuyết trình.

Khi thực hiện thay đổi cho Slide Master, người dùng nên xem lại bài thuyết trình của mình để xem nó ảnh hưởng đến từng slide như thế nào. Có thể một số slide sẽ gặp vấn đề. Trong phần tiếp theo, bài viết sẽ chỉ cho bạn cách khắc phục điều này bằng cách tùy chỉnh riêng lẻ bố cục slide.

Tùy chỉnh bố cục slide

Người dùng có thể sử dụng Slide Master để sửa đổi bất kỳ bố cục slide nào trong bài thuyết trình của mình. Thật dễ dàng để thực hiện các điều chỉnh nhỏ như điều chỉnh đồ họa nền hay những thay đổi quan trọng hơn như sắp xếp lại hoặc xóa placeholder. Không giống như slide master, các thay đổi đối với bố cục slide sẽ chỉ được áp dụng cho các slide sử dụng bố cục đó trong bài thuyết trình.

Cách tùy chỉnh bố cục slide hiện có

Trong ví dụ này, logo mới được thêm ẩn đằng sau ảnh trong Picture with Caption Layout. Ta sẽ tùy chỉnh bố cục này để nhường chỗ cho logo.

1. Mở Slide Master.

2. Xác định vị trí và chọn bố cục mong muốn trong khung điều hướng bên trái. Có thể di chuột qua từng bố cục để xem các slide nào hiện đang sử dụng bố cục đó trong bài thuyết trình.

3. Trong một số bố cục, đồ họa nền có thể bị ẩn. Để hiển thị đồ họa, hãy bỏ chọn Hide Background Graphics.

4. Thêm, di chuyển hoặc xóa bất kỳ đối tượng nào như mong muốn. Trong ví dụ này, ta sẽ xóa hình nền PowerPoint màu xám.

5. Nếu muốn thay đổi sự sắp xếp của các placeholder, người dùng có thể di chuyển, thay đổi kích thước hoặc xóa bất kỳ cái nào trong số chúng. Trong ví dụ, ta sẽ di chuyển placeholder cho văn bản, thanh màu đen sang bên phải và placeholder cho ảnh sang bên trái.

6. Khi hoàn tất, bấm vào lệnh Close Master View trên tab Slide Master.

7. Tất cả các slide sử dụng bố cục sẽ được cập nhật.

Bạn cũng có thể di chuyển các placeholder trên slide master. Lưu ý điều này cũng sẽ di chuyển các placeholder trên nhiều bố cục slide cùng một lúc. Tuy nhiên, một số bố cục slide có thể vẫn cần được điều chỉnh thủ công.

Tùy chỉnh định dạng văn bản

Người dùng cũng có thể tùy chỉnh định dạng văn bản từ chế độ xem Slide Master, bao gồm phông chữ, kích thước văn bản, màu sắc và các căn chỉnh. Ví dụ, nếu muốn thay đổi phông chữ cho mọi placeholder cho phần tiêu đề trong bài thuyết trình, bạn có thể sửa đổi kiểu tiêu đề chính trên slide master.

Mỗi placeholder cho phần tiêu đề được kết nối với kiểu tiêu đề chính trên slide master. Ví dụ, hãy xem các slide trước khi thay đổi phông chữ tiêu đề.

Bây giờ hãy nhìn vào các slide tương tự sau khi thay đổi phông chữ tiêu đề.

Tạo bố cục slide mới

Cách chèn một bố cục slide mới

2. Bố cục slide mới sẽ xuất hiện.

4. Bây giờ bạn có thể thêm đồ họa nền, hình dạng và hình ảnh vào bố cục slide. Bạn cũng có thể di chuyển, điều chỉnh và xóa các placeholder hiện có. Trong ví dụ, ta sẽ chuyển placeholder cho phần tiêu đề sang góc dưới bên phải. Văn bản cũng được thay đổi để căn sang lề phải thay vì lề trái.

5. Để thêm placeholder mới, nhấp vào phần dưới của lệnh Insert Placeholder, sau đó chọn loại mong muốn. Trong ví dụ này, ta sẽ sử dụng Picture.

6. Nhấp và kéo để vẽ placeholder trên slide.

Cách đổi tên bố cục tùy chỉnh

Khi hoàn thành việc thiết kế bố cục tùy chỉnh, người dùng nên đặt cho nó một tên gọi dễ tìm.

1. Từ chế độ xem Slide Master, chọn bố cục mong muốn, sau đó nhấp vào lệnh Rename.

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Nhập tên mong muốn, sau đó nhấp vào Rename.

Cách sử dụng bố cục tùy chỉnh

Khi đã tạo bố cục slide tùy chỉnh, thật dễ dàng để thêm một slide mới với bố cục đó hoặc áp dụng nó cho slide hiện có.

2. Từ tab Home, người dùng có thể chèn một slide mới với bố cục tùy chỉnh hoặc áp dụng nó cho một slide hiện có. Trong ví dụ này, ta sẽ chọn Layout và áp dụng kiểu mới cho slide 6.

3. Bố cục slide tùy chỉnh sẽ được áp dụng.

PowerPoint cũng cho phép thêm placeholder mới vào bố cục slide hiện có.

Sử dụng bố cục tùy chỉnh trong các bài thuyết trình khác

Khi sửa đổi bố cục slide hoặc slide master trong chế độ xem Slide Master, bạn thực sự đang tạo một phiên bản tùy chỉnh cho theme hiện tại. Nếu muốn áp dụng theme này cho các bài thuyết trình khác, bạn sẽ cần lưu nó lại.

Cách lưu một theme

Nếu không ở chế độ xem Slide Master, bạn có thể lưu theme từ tab Design. Chỉ cần nhấp vào mũi tên drop-down trong nhóm Themes, sau đó chọn Save Current Theme.

Hỏi: Khi gởi tập tin excel được kết xuất từ phần mềm ADTPro cho các đơn vị khác thường gặp hiện tượng xuất hiện lỗi #Name, xin hướng dẫn cách khắc phục

Trả lời: Tập tin Excel được kết xuất bởi phần mềm ADTPro có nhúng hàm TKL ( Tính Khối Lượng), hàm TKL thực hiện việc tính toán nội dung diễn giải thành khối lượng, ví dụ nội dung diễn giải ở cell C10 là ” MB2 trục 2,11: 2*21,3*1,6*(2,5-0,5)*1,3*90/100/100 “, hàm TKL(C10) sẽ tính toán và trả về kết quả khối lượng là: 1,515. Tuy nhiên, Microsoft lại xem hàm TKL này là macro.

Nếu mở Excel với chế độ vô hiệu hóa macro (Disable macro) hàm TKL() sẽ không hoạt động, dẫn đến tất cả các Sheet có sử dụng kết quả tính toàn từ sheet BANG KHOI LUONG sẽ cho kết quả #Name.

Để khi mở tập tin Excel không còn hiển thị lỗi #Name, cần thiếp lập cho phép tất cả Macro hoạt động.

1. Thiếp lập cho phép tất cả Macro hoạt động trong Excel 2007, Excel 2010 và Excel 2013:

Trong bộ Office 2007, 2010 và 2013 (Word, Excel, PowerPoint, …) tất cả Macro đều được thiết lập mặc định với chế độ vô hiệu hóa macro để hạn chế virus macro xâm nhập, tăng cường an ninh cho máy tính.

Thiết lập chế độ cho phép macro hoạt động rất dễ dàng với Excel 2000 và Excel 2003, tuy nhiên với Excel 2007, Excel 2010 và Excel 2013, Microsoft đã giấu chức năng này sâu hơn bên trong Options.

TH1: Khởi động Excel 2007, nhấn vào biểu tượng Office Button, chọn Excel Option, chọn Trust Center, nhấn Trust Center Settings.

TH2: Khởi động Excel 2010, nhấn vào menu File, chọn Options, chọn Trust Center, nhấn Trust Center Settings.

TH3: Khởi động Excel 2013, nhấn vào biểu tượng Open Other Workbooks, chọn Options, chọn Trust Center, nhấn Trust Center Settings.

Cửa sổ hộp thoại Trust Center Settings, chọn Macro Settings ở thanh trượt bên trái, chọn Enable All Macros, nhấn OK. Khởi động lại Excel hoặc chọn mở lại tập tin tin Excel để phần vừa thiết lập có tác dụng.

2. Thiếp lập cho Macro hoạt động trong Excel 2003 :

Khi mở một tập tin đã lưu với Excel 2003 nếu có chứa macro, excel sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở, chọn Enable Macros (Cho phép macro hoạt động) để mở tập tin excel.

Nếu thiết lập Security ở chế độ cao (high) hoặc rất cao (very high), khi mở một tập tin đã lưu với Excel 2003 nếu có chứa macro, excel sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở.

Chế độ Security được thiết lập ở mức cao (high) hoặc rất cao (very high) không cho phép macro hoạt động, để macro hoạt động cần chuyển sang chế độ Medium hoặc Low. Vào menu Tools, chọn Macro, chọn Security, ở Tab Security Level, chọn Medium và nhấn OK. Khởi động lại excel hoặc chọn mở lại tập tin tin excel để chọn Enable Macro.

Hoặc vào menu Tools, chọn Options, nhấn Tab Security chọn Macro Security, ở Tab Security Level, chọn Medium và nhấn OK. Khởi động lại excel hoặc chọn mở lại tập tin tin excel để chọn Enable Macro.

Phần này tập trung vào bước chuẩn bị các bản in của các slide Powerpoint phát cho khán giả cũng như bản in dành riêng cho người thuyết trình có kèm ghi chú trong buổi trình diễn.

Bước này rất đơn giản, bạn chỉ cần xác định bố cục cho các tài liệu phát cho khán giả muốn in (gọi là handout). Nếu muốn hiệu chỉnh layout thì vào Handout Master để hiệu chỉnh trước khi in.

Handout có các lựa chọn như: 2, 3, 4, 6 hoặc 9 slide in trên một trang. Chiều của trang giấy bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc. Thông thường, người ta in handout là 2 slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc.

Chọn máy in, tại Print Range có các tùy chọn sau:

ƒ All: in toàn bộ bài trình diễn.

ƒ Current Slide: chỉ in slide hiện hành (slide dang chọn trước khi vào lệnh in).

ƒ Selection: chỉ in các slide đang chọn trước khi vào lệnh.

ƒ Custom Show: chỉ in các slide trong custom show mà bạn đã thiết lập

ƒ Slides: in các slide mà bạn nhập vào hộp bên cạnh. Ví dụ để in từ slide 1 đến 6 thì nhập vào 1-5, để in các slide 2, 4, 5, 6, 7, 8 thì nhập vào 2, 4-8.

Nhập số lượng bản in cần thiết vào hộp Number of Copies (mặc định là 1). chọn tùy chọn Collate nếu muốn các bộ in ra lần lượt trọn bộ này rồi đến bộ khác.

Tại hộp Print What, …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

ƒColor: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra (trên máy in màu) sẽ giống với các slide mà bạn chiếu trên máy tính.

ƒGrayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đҽp và rõ ràng nhất.

ƒPure Black and White: Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.

Các tùy chọn hữu ích khác:

ƒ Scale to Fit Paper: Phóng to kích thước các slide (nên dùng)

ƒ Frame Slides: Có thêm khung cho các slide trên handout (nên dùng khi nền slide là màu trắng)

ƒ Print Comments: In các chú thích trên slide

ƒ Print Hidden Slides: In cả các slide đang ẩn

ƒ High Quality: Tối ưu hóa chất lượng bản in

Nếu muốn, bạn có thể nhấn nút Preview để xem trước hình dáng của bản in, sau đó nhấn nútPrint để trở về hộp thoại Print.

Nhấn OK để in handout ra giấy.

Sử dụng Handout Master

Giống như Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh bố cục, định dạng dùng chung của handout. Để vào Handout Master, bạn chọn ngăn View và nhấp Handout Master, cửa sổ Handout Master như hình sau:

Chọn số slide trên mỗi trang in, bạn vào Slides Per Page và chọn số slide trên mỗi trang in

Handout Master có bốn placeholders theo mặc định là: Header, Footer, Date, và Page Number được bố trí ở bốn góc của handout.

ƒ Header: ở góc trên bên trái, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây.

ƒ Footer: ở góc dưới bên trái handout, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây.

ƒ Date: ở góc trên bên phải, nó sẽ hiện ngày tháng hiện hành nếu được chọn.

Bạn có thể dùng chuột di chuyển và sắp xếp lại các placeholder hoặc xóa chúng đi bằng phím Delete hoặc bỏ chọn các placeholder này trên thanh Ribbon.

Để điều chỉnh hướng trang in cho handout, bạn vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên…

Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên thanh Ribbon. (Các Theme cho handlout ít khi được sử dụng vì trên handout thường không có các đối tượng để áp dụng).

Thêm header và footer vào handout

Thêm tiêu đề đầu và chân slide vào bản in handout, bạn vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên… hộp thoại Header and Footer xuất hiện như hình sau:

Chọn Tab Note and Handout (Quan trọng)để thiết lập các header, footer cho Note và bản in Handout. Các header & footer này sẽ xuất hiện trong bản in chứ không phải xuất hiện trong silde.

Date and time: thiết lập thời gian sẽ hiện trên slide hay trên notes and handouts. Nếu chọn Update automatically thì thời gian sẽ là ngày hiện hành cửa máy tính đang dùng và sẽ tự động thay đổi thời gian trong những lần mở sau. Bạn có thể chọn thêm kiểu định dạng theo ngôn ngữ tại hộp Language. Nếu chọn Fixed thì bạn phía tự nhập thời gian vào

Slide number (ngăn Slide) hoặc Page number (ngăn Notes and Handouts): Nếu chọn sẽ hiện số trang trên slide hoặc trên Notes and Handouts.

Footer/ Header: nhập vào đoạn văn bản mà bạn muốn xuất hiện trên các Slide hoặc Notes and Handouts.

Apply: nếu chọn thì chỉ áp dụng các thuộc tính header and footer cho các slide hiện hành (đang chọn).

Apply to All: áp dụng các thuộc tính header and footer cho toàn bộ bài báo cáo.

In các slide Powerpoint có kèm ghi chú dành cho diễn giả

ƒ Di chuyển các placeholder cho slide, cho vùng ghi chú hoặc các header và footer.

ƒ Thay đổi font chữ cho các văn bản.

ƒ Thay đổi kích thước của placeholder.

ƒ Thêm ClipArt hoặc hình ảnh vào.

ƒ Thêm màu, nền dạng kết cấu (textured) hoặc hoa văn (patterned) vào các trang ghi chú.

Sau khi hiệu chỉnh xong thì nhấn nút Close Master View để trở về chế độ soạn thảo Normal.

Thêm và hiệu chỉnh chú thích cho slide

In ấn dàn bài

Khi bài trình diễn có chứa nhiều đoạn văn (nằm trong các placehoder), bạn có thể sẽ in nó dưới dạng dàn bài (outline) cho dễ theo dõi. Các bước in dạng outline như sau:

Chuyển handout / notes pages từ Powerpoint sang Word

Việc chuyển các Handout hoặc Notes Pages sang Word sẽ giúp bạn có thể thêm các định dạng mong muốn khác mà PowerPoint không hỗ trợ trước khi in. Các bước thực hiện việc chuyển

Handout hoặc Notes Pages sang MS Word như sau:

Chọn …Nội dung chỉ dành cho thành viên… hộp thoại sẽ xuất hiện như hình sau:

ƒNếu Paste được chọn, thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập trong tài liệu Word, ngược lại thì bạn chọn Paste link để mỗi khi có sự hiệu chỉnh trên slide thì các hiệu chỉnh này sẽ tự động cập nhật sang tài liệu Word.

ƒNhấp OK, Word sẽ mở lên và các slide sẽ được lần lượt chuyển sang Word.

In slide Powerpoint 2 mặt

Dù là Word, Excel hay Power Point thì bạn cũng chỉ có thể tùy chọn in trên 1 mặt giấy đối với máy in thông thường, do vậy chúng ta sẽ phải lựa chọn in trang theo kiểu chẵn – lẻ, tức là in một mặt gồm tất cả các trang chẵn sau đó lật lại in một mặt gồm tất cả các trang lẻ.

Ví dụ:

Bạn in Handout cho 12 slide Powerpoint, in thành 6 trang, mỗi trang 2 slide trên 1 mặt như vậy ta sẽ có tổng cộng 3 tờ A4:

Trang 1: Slide 1, 2

Trang 2: Slide 3, 4

Trang 3: Slide 5, 6

Trang 4: Slide 7, 8

Trang 5: Slide 9, 10

Trang 6: Slide 11,12

Như vậy bạn in đợt 1 gồm các trang lẻ, bạn in các slide sau: 1,2,5,6,9,10

Sau đó, quan trọng nhất, bỏ lại các tờ giấy này vào…Nội dung chỉ dành cho thành viên… rồi in đợt 2:

Đợt in 2 gồm các trang chẵn, bạn in các slide sau: 3,4,7,8,11,12

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.