Hầu hết những người dùng mới sử dụng bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2007, 2010 và 2013 thường rất dễ bị nhầm lẫn bởi thông báo về chế độ tương thích (Compatibility Mode) sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề khi mở một số tài liệu Word. Điều này chủ yếu là do các tính năng và những cải tiến được giới thiệu trong phiên bản mới hơn của Office thường sẽ được “hạ cấp” để có thể làm việc với các phiên bản cũ hơn của ứng dụng.
Khi người dùng mở bất kỳ một tài liệu nào đã được tạo ra và lưu lại với định dạng Word 97-2003/Word 2007 trong Word 2010 hoặc Word 2013 sẽ đều nhìn thấy thông báo Compatibility Mode hiển thị trên thanh công cụ. Điều đó có nghĩa là không phải tất cả các tính năng của phiên bản Word mới đều có sẵn trong tài liệu cũ của bạn. Compatibility Mode được sử dụng để đảm bảo rằng sẽ không có bất kỳ tính năng hoặc cải tiến mới của phiên bản sau sẽ không được “vô tình” đưa vào văn bản tạo ra trước đó, trừ khi bạn chọn upgrade cho ứng dụng. Như vậy các tài liệu đã được tạo ra và lưu lại bằng Word 2007 trở về trước sẽ luôn hiển thị và giữ nguyên bố cục một cách chính xác trong phiên bản Word mới hơn nhưng người dùng sẽ bị hạn chế một số chức năng, nếu muốn thực hiện đầy đủ các tính năng chỉnh sửa của tập tin văn bản đó bắt buộc người dùng phải sử dụng các phiên bản Word trước đó.
Nếu bạn muốn sử dụng các tính năng mới hơn hoặc tận dụng lợi thế của định dạng tài liệu mới hơn cho tài liệu đó thì bạn có thể truy cập vào thẻ File ở góc trái, chọn Info và chọn Convert để chuyển đổi từ định dạng tài liệu cũ sang định dạng tài liệu mới hơn tương thích hoàn toàn với bộ Office mà bạn đang sử dụng.
Các tài liệu được tạo ra bởi Word 2010 sẽ được lưu lại với định dạng *.DOCX, nhưng người dùng các phiên bản cũ hơn gồm Word 2007/2003/2002 (XP) và Word 2000 nếu cài đặt sẵn gói Compatibility Pack được Microsoft cung cấp miễn phí từ cuối năm 2006 thì hoàn toàn có thể chuyển đổi một tài liệu sang định dạng Word 2010 dễ dàng.
Khi bạn sử dụng Compatibility Pack để mở các định dạng tài liệu được tạo ra bởi phiên bản Office mới trong phiên bản Office cũ, bạn sẽ thấy rằng các tính năng được giới thiệu trong ứng dụng mới hơn thường sẽ được “hạ cấp” để có thể làm việc với phiên bản cũ hơn.
Một tính năng mà người dùng dễ dàng nhận thấy sự thay đổi đó là tính năng Smart Art. Đây là một nhóm các kiểu biểu đồ có hình thức mỹ thuật mà người dùng có thể dễ dàng biên tập và định dạng. Nhưng khi mở tài liệu đó bằng phiên bản Office cũ thì hầu hết các biểu đồ của Smart Art sẽ được thay thế bằng những hình ảnh đơn giản hơn mà không phải là những hình ảnh biểu đồ mới như trong bản Office mới. Bạn có thể thay đổi lại vị trí hoặc thay đổi kích thước hình ảnh bằng phiên bản Office cũ hơn nhưng lại không thể chỉnh sửa các yếu tố bên trong Smart Art.
Mặc dù Smart Art khá hữu ích, tuy nhiên khi bạn lưu tài liệu đã chỉnh sửa ở định dạng OOXML và mở bằng Office 2007 thì Smart Art có thể dễ dàng chỉnh sửa từ vị trí, kích cỡ cho đến việc thay đổi các đối tượng của biểu đồ dễ dàng. Đây là một trong những lý do mà người dùng nên lưu các tài liệu của mình với định dạng file OOXML (docx, xlsx, pptx) mà không nên hạ cấp để lưu lại với định dạng tập tin cũ hơn.