Tạo Merge Trong Word / TOP 15 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.

1. Mail Merge căn bản a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)

Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

1 Những tài liệu ban đầu.

2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

b. Tài liệu chính?

Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

c. Thông tin người nhận

Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v…

Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

d. Bộ tài liệu khi hoàn tất

Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử. Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).

Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận a. Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge

Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận

Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận. Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.

Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.

Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.

Thông tin về nhân viên của bạn.

Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge. Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge

Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).

Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

e. Tìm hiểu Merge field

Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

“Tiêu Đề” “Họ Tên”

“Địa Chỉ Tên Đường”

“Thành Phố”, “Bang” “Mã Quốc Gia”

Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

f. Thực hiện mail merge

Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

g. Mail Merge Wizard

Để thực hiện trộn thư, chọn

Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

h. Cách tạo tài liệu chính

Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

Chọnnếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn. Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

i. Kết nối đến danh sách người nhận

Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

Chọnnếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

Chọnnếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

Chọnnếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

k. Sắp xếp tài liệu chính

Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:

Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.

Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

l. Xem lại mail merge

Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin. Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

m. Hoàn tất việc merge

Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

n. Mail merges sử dụng Ribbon

Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

Bạn biết không, Word không chỉ là công cụ dùng để soạn thảo văn bàn mà thông qua Word bạn có thể gửi email hàng loạt, in ấn hàng loạt thông qua chức năng Mail Merge trong Word. Bài viết hôm nay, Pus Edu sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin về Mail Merge và làm cách nào để gửi 1 email bằng Mail Merge một cách cơ bản nhất

Mail Merge trong Word Mail Merge là gì?

Mail Merge là tính năng trong Word mà người dùng thường gọi là “Trộn Thư”. Thực chất ngoài việc trộn thư ra, Mail Merge còn có nhiều tính năng khác như trộn dữ liệu để in ấn hàng loạt.

Cụ thể hơn, khi bạn muốn viết 1 email với chung nội dung nhưng bạn muốn gửi đến nhiều người, nhiều tên với nhiều thông tin khác nhau thì tính năng Mail Merge sẽ là một công cụ vô cùng tiện lợi để các bạn có thể hoàn thành trong vòng 1 phút 30 giây thôi.

Ứng dụng của Mail Merge: Người ta thường sử dụng Mail Merge để in hợp đồng, chèn quyết định, in giấy mời, email hàng loạt như chúc tết, tính lương, xác nhận thông tin,…

Cách sử dụng Mail Merge trong Word

Để sử dụng được tính năng trộn thư này, bạn cần có 2 thứ quan trọng nhất đó là:

Nội dung chính của email hoặc giấy mời

File danh sách dữ liệu với đầy đủ những thông tin bạn cần điền vào email hoặc giấy mờ

Bước 1: Soạn nội dung emai, thư mời, thông báo

Lưu ý trong email này, những phần bạn cần thay thế thông tin cho phù hợp với từng đối tượng bạn sẽ để trống.

Bước 2: Chuẩn bị file excel chứa thông tin cần điền vào Mail Merge

Soạn 1 file excel trong đó gồm những thông tin mà bạn cần đưa vào mail hay thư mời trong file Word bạn đã soạn.

Ví dụ file nội dung trên cần có 2 thông tin là tên sinh viên và tên môn học. Vậy bạn cần 1 file excel có đầy đủ 2 thông tin này.

Bước 3: Bắt đầu Mail Merge

Đây là bước bạn chọn miền nội dung để chèn vào thông tin trong Word.

Hộp thoại xuất hiện sẽ chứa tất cả những cột trong file excel bạn đã lập. Nhiệm vụ của bạn là đưa chuột đến nơi bạn cần chèn nội dung và nhấn insert.

Bước 4: Kiểm tra thông tin

Sau khi bạn hiển thị kết quả, bạn nhấn vào nút mũi tên (next) để kiểm tra lại thông tin.

Bước 5: Email hoặc in file

– Trường hợp email, bạn cần làm thêm 1 bước nữa.

Các bạn thân mến, Mail Merge có vẻ thực hiện hơi dài đôi chút. Tuy nhiên, khi bạn đã thực hiện được 1 lần đầu tiên rôi, những lần sau bạn sẽ thao tác rất nhanh và việc email hay in ấn tài liệu với nhiều dữ liệu đối với bạn sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.

What Is A Word Mail Merge?

A mail merge in Word will combine a preprepared letter with a mailing list, so that bulk mail is personalised before it is sent out. For example, you might be part of an organisation that has a list of members and you want to let them know about an upcoming Annual General Meeting. Your mailing list would be the list of members’ names and addresses, and the preprepared letter would be a letter informing them of the AGM. Each letter produced will be identical, apart from the personalised portions.

The three files involved in the mail merge process are:

your main document

your mailing list

the merged document

The Main Document

Now we will link the letter to your mailing list.

The Mailing List Link The Mailing List To The Document

Now that you have established the link between your document and mailing list, save the document.

We’re going to assume that you want to send your letter to everyone on your list, but if you want to, you can select only certain entries from the list.

Insert Merge Fields

We now need to tell Word what personal details to add to the letter and where. To do this, we will insert merge fields in the main document. We’re going to keep things very simple and we’re just going to insert the most basic information. In our example we will insert member names and addresses.

First of all position the cursor where you want the address to appear on your letter. Then, on the Mailings tab, in the Write & Insert Fields group, choose Address Block.

In the window that opens, you get the chance to review and amend the format of the address that will be inserted when the merge is actually run.

The address and greeting are standard items, that most people will want to use in their mail merges, so they get their own special buttons in the ribbon. What if you want to insert data that is not in the Write & Insert Fields group? You will need the Insert Merge Fields button for that.

Run The Mail Merge

Don’t forget to save your document.

This tutorial was more of a quickstart than an in depth exploration of mail merge in Word. We will be looking at all the different variations in the step involved in later tutorials, so stay tuned for those.

Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo…

Hướng dẫn này sử dụng Office 365 chạy trên nền tảng Windows 7, các phiên bản Office khác có thể khác một chút nhưng về cơ bản cách thực hiện như nhau.

Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.

Bạn hoàn toàn có thể tự nhập trong word, nhưng để nhanh và dễ dàng thì các bạn nên tạo danh sách ở file excel trước, và lưu chúng lại ở một thư mục nào đó.

Chọn Letters sau đó nhấn chuột vào Starting document

Ở đây các bạn chọn Use an existing list và nhấn Next: Write your letter

Chọn file excel chứa danh sách mà ở đầu bài có đề cập tới và nhấn Open

Chọn sheet mà bạn đã tạo danh sách và nhấn OK, các bạn chú ý ở đây nếu file của bạn nhiều sheet thì hãy chọn đúng sheet mà bạn cần

Chọn các dữ liệu mà bạn muốn, nếu chọn hết thì tick chuột vào Data Source sau đó nhấn OK

Nhấn Next: Write your letter

Chọn menu mà bạn muốn ghéo vào word và nhấn Insert

Lúc này quay ra word các bạn sẽ thấy như hình này

Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.

Nhấn vào Next: Preview your letters

Để xem toàn bộ danh sách mà bạn đã ghép vào hoặc để in ấn hoặc lưu lại các bạn vào Edit individual letters…

Đây chính là toàn bộ danh sách mà bạn ghéo vào word, bây giờ bạn chỉ cần nhấn phím tắt Ctrl + P để in hoặc Ctrl + S để lưu lại.