Sắp Xếp Thứ Tự Trong Excel / Top 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Sắp Xếp Thứ Tự Abc Trong Excel

Bạn có file excel danh sách học viên, công nhân, nhân viên..bằng excel nhưng các vị trí chưa sắp xếp đẹp mắt hay chưa theo một thứ tự nào đó..giờ bạn muốn sắp xếp chúng theo thứ tự ABC trên chính file đó.

Hướng dẫn cách Sắp xếp thứ tự ABC trong excel

Sắp xếp thứ tự ABC trên excel 2003 2007 2010 2013 2016 mà trên đó họ, tên, đệm vẫn còn chung một ô cell giờ làm sao để tách riêng tưng phần họ một cột, tên một cột, đệm một cột…điều này rất ít bạn biết cách làm.

Hôm nay HỌC KẾ TOÁN THỰC TẾ sẽ hướng dẫn các bạn cách sắp xếp thứ tự ABC hay 123 theo phương pháp hoàn toàn mới, đơn giản.

Hướng dẫn Sắp xếp thứ tự ABC trong excel, sắp xếp họ tên trong cột danh sách lớp, hay theo số thứ tự, ngày tháng năm sinh từ bé tới lớn, nhỏ đến to

Bạn có file danh sách họ tên được sắp xếp như sau:

Sử dụng điều này khi bảng tính của bạn sử dụng tên đầy đủ trong một tế bào duy nhất. Nếu bạn có tên đầy đủ được liệt kê trong một cột duy nhất, alphabetizing sẽ chỉ sắp xếp theo tên đầu tiên. Với hướng dẫn này, bạn có thể chia thành hai cột tên đầu tiên để bạn có thể sắp xếp theo cột cuối cùng tên thay thế.

Chèn một cột trống mới. Nơi này ngay bên phải của tên cột.

Nhập công thức cho tên đầu tiên. Nhập công thức này ở ô trên cùng của cột mới: = LEFT (A1, FIND ( “”, A1)) đảm bảo bao gồm các không gian giữa các dấu ngoặc kép.

Công thức này sẽ tìm trong cột tên đầy đủ và sao chép tất cả mọi thứ trước khi không gian

Nếu cần thiết, thay thế cả hai trường hợp của A với các chữ cái của cột đó có những cái tên đầy đủ được liệt kê.

Thay thế cả hai thể hiện của 1 với số lượng hàng bạn đang gõ.

Sao chép công thức này cho toàn bộ cột. Nhấp vào tiêu đề của cột mới này và sao chép-dán công thức mà bạn vừa nhập vào. Bạn sẽ thấy tất cả những cái tên đầu tiên xuất hiện trên riêng của họ trong cột này.

Vậy là bạn đã sắp xếp thành công thứ tự ABC cho danh sách của mình một cách rất đơn giản rồi phải không?

Bạn chi tiết hơn xem video : sắp xếp abc trong excel

Các từ khoá tìm thấy google

sắp xếp trong excel 2003

sắp xếp trong excel theo thứ tự tăng dần

sắp xếp trong excel theo abc

sắp xếp số theo thứ tự tăng dần trong excel

sắp xếp trong excel theo ngày tháng

cách sắp xếp các sheet trong excel

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn

Không có tin nào

Sắp Xếp Thứ Tự Trong Danh Sách Slicers Trong Excel

Tính năng Slicers trong Excel mang lại rất nhiều công dụng nhưng cũng có nhiều mặt hạn chế. Sử dụng Slicer trong Excel là một cách tuyệt vời để tăng tính tương tác trong bảng tính Excel.

1. Tính năng Slicers trong Excel

Slicer trong Excel cho phép ta lọc những dữ liệu cần thiết trong danh sách và thay vào đó người dùng chỉ đơn giản ấn chọn một mục để lọc hoặc chỉnh sửa dữ liệu có trước.

Tuy nhiên. Microsoft mới chỉ để các mục này ở dạng chức năng đơn giản, điều này ngăn cản chúng vượt ra khỏi giới hạn. Một trong những hạn chế là cách sắp xếp thứ tự các mục trong Slicer đã được định sẵn.

Khi tạo Slicer trong Excel, bạn thường sẽ để các mục hay sử dụng nhất lên dòng đầu. Điều này là do hầu hết mọi người đều có xu hướng chỉ nhìn lướt qua các mục tương tự như cách họ đọc sách nên sẽ không muốn mất thời gian bằng cách đặt những mục phổ biến ở giữa.

Slicers chỉ cho phép chúng ta sắp xếp các mục theo thứ tự bảng chữ cái (tăng dần hoặc giảm dần). Nhưng không phải lúc nào mục phổ biến nhất của bạn cũng bắt đầu bằng chữ A cho nên điều này đã đặt ra một vấn đề cho người dùng.

2. Ví dụ minh họa khi sử dụng Slicers trong Excel

3. Giải pháp khi sử dụng Slicers trong Excel – Sử dụng Custom List

Sử dụng Custom Lists để sắp xếp thứ tự cụ thể cho các mục Slicers trong Excel theo ý muốn.

Thực tế, tính năng Custom List được người dùng sử dụng mọi lúc. Bạn đã bao giờ nhập một ô với nội dung là “January” và sau đó xuất hiện một danh sách tất cả các tháng còn lại. Sở dĩ điều này xảy ra là do Excel đã tạo trước những danh sách này nên cả danh sách sẽ xuất hiện khi một giá trị nhất định được nhập.

Bây giờ chúng ta đã có một danh sách theo thứ tự mong muốn, việc tiếp theo là thực hiện các bước sau để tạo một Custom List:

Chọn tab File

Ấn Options

Chọn Advanced ở phía bên trái

Kéo thanh dọc xuống dưới cùng

Ấn vào Edit Custom Lists

Xuất hiện hộp thoại, sẽ có nhiều sự lựa chọn để tạo một danh sách: gõ trực tiếp danh sách vào miền văn bản hoặc sử dụng nút Mũi tên để lựa chọn danh sách có sẵn. Trong ví dụ này, danh sách đã được tạo trong trang tính, không cần gõ lại. Vì vậy tiếp tục theo các bước sau:

Chọn Arrow và bôi đen danh sách mà bạn muốn thêm vào trong Custom List

Ấn Import và đợi các giá trị xuất hiện trong hộp List Entries

Ấn OK để xác nhận danh sách mới.

4. Một vài lưu ý khi sử dụng tính năng Slicers trong Excel

Tính năng Custom Lists thuộc phần cài đặt cấp ứng dụng. Điều này có nghĩa là nếu bạn mở một file khác và nhập gía trị thuộc Custom List, Excel sẽ sử dụng danh sách giá trị mới mà không dùng lại giá trị cũ. Vì vậy đừng bối rối khi điều đó xảy ra. Lời khuyên là nên xóa Custom List trừ khi bạn thường xuyên sử dụng chúng.

Sau khi xóa Custom List, nếu muốn sắp xếp lại thứ tự các mục trong tương lai thì chúng sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Cách Sắp Xếp Tên Theo Thứ Tự Chữ Cái Trong Excel

Yêu cầu chung và cơ bản khi bạn tạo bảng biểu dữ liệu đó là sắp xếp nội dung theo thứ tự bảng chữ cái, đặc biệt nếu bảng dữ liệu có cột Họ tên thì việc xếp theo thứ tự ABC là điều cần thiết. Điều này không chỉ tạo được sự chuyên nghiệp khi làm việc trên Excel, mà còn giúp người xem dễ dàng theo dõi dữ liệu hơn.

1. Chia cột Họ và Tên ra riêng:

Bước 1:

Tại cột Tên bôi đen rồi nhấn vào tab Data rồi chọn Sort AZ.

Bước 2:

Xuất hiện bảng Sort để chỉnh sửa thứ tự. Tại phần Column chọn Tên. Tiếp tục tại phần Order chọn A to Z rồi nhấn OK để thực hiện.

Bước 3:

Ngay lập tức cột Họ và cột Tên sẽ được sắp xếp lại theo đúng bảng chữ cái ABC. Tuy nhiên, cột STT vẫn bị đảo lộn do sắp xếp theo dữ liệu Tên.

Để điền lại STT, người dùng cần điền ở ô đầu tiên là số 1, sau đó di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. Tiếp đến nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. Như vậy tất cả các ô STT sẽ đều chuyển sang thành 1.

2. Cột Họ và cột Tên chung 1 cột:

Các bước sắp xếp lại tên theo chữ cái với trường hợp chung 1 cột phức tạp hơn so với việc tách riêng 2 cột để sắp xếp.

Bước 1:

Trước hết người dùng cần thêm một cột Họ và Tên nữa bằng cách nhấn vào cột kế bên cột Họ và Tên rồi nhấn Insert.

Bước 2:

Xuất hiện ngay một cột trống mới. Hãy đổi tên cột vừa tạo thành cột Tên rồi sao chép toàn bộ cột Họ và Tên sang cột Tên.

Bước 3:

Bôi đen cột Tên và nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở giao diện Find and Replace. Tại phần Find what nhập * dấu cách và chọn Replace All. Nhấn Close để đóng giao diện.

Xuất hiện thông báo nhấn OK để đồng ý.

Bước 4:

Bạn cũng bôi đen cột Tên rồi nhấn vào tab Data bên trên chọn Sort AZ để sắp xếp lại.

Phần Sort by sẽ nhập là Tên và cũng sắp xếp thành A to Z. Nhấn OK để thực hiện.

Ngay lập tức nội dung tại cột Họ và Tên cũng được sắp xếp lại theo bảng chữ cái ABC. Cuối cùng bạn chỉ cần xóa cột Tên là xong. Phần điền lại thứ tự trong cột STT chúng ta thực hiện như bên trên.

3. Tạo bộ lọc Excel để sắp xếp nhanh:

Như vậy với cách làm bên trên người dùng đã có thể sắp xếp cột Họ Tên theo bảng chữ cái ABC, với 2 cách tách riêng cột hoặc gộp chung cột. Điều này sẽ giúp cho bảng dữ liệu Excel dễ tìm kiếm thông tin hơn.

Cách Sử Dụng Hàm Rank Để Sắp Xếp Thứ Tự Trong Excel

Hàm rank trong excel là một hàm khá phổ biến và được sử dụng rất nhiều trong công việc của kế toán

Chức năng chính của hàm rank là sắp xếp thứ tự, trả về thứ hạng của một giá trị có trong danh sách. Thứ hạng của một giá trị là kích thước của giá trị đó so với các giá trị khác cùng danh sách.

Ưu điểm của hàm rank chính là tạo ra kết quả logic hơn và dễ dàng quản lý hơn, giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn khi xuất dữ liệu cần phải sắp xếp.

Cú pháp của hàm rank:= RANK(number,ref,[order])

Diễn giải: Khi bạn cung cấp cho hàm rank một số và một danh sách các số thì hàm rank sẽ cho bạn biết thứ hạng của số đó, theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần trong danh sách.

number: là số lượng bạn muốn tìm.

ref: là một mảng, hay một danh sách tham chiếu đến các số.

order: tùy chọn.

Nếu thứ tự là 0, rank sẽ trả về một danh sách được sắp xếp theo thứ tự giảm dần.

Nếu thứ tự là giá trị bất kỳ khác, rank sẽ trả về một danh sách được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Nếu danh sách tham chiếu có 2 giá trị trùng lặp thì hàm rank sẽ trả về cùng 1 thứ hạng. Và sự trùng lặp này sẽ ảnh hưởng đến thứ hạng của các giá trị sau đó.

Với 2 giá trị trùng lặp thì hàm rank trả về cùng thứ hạng (Nguồn Internet)

Ví dụ, cho 1 danh sách các học sinh với điểm số như hình trên, có 2 học sinh trùng điểm 7 thì hàm rank trả về kết quả xếp hạng là 2 học sinh đó cùng thứ hạng với nhau.

Cách sử dụng hàm rank

Khi muốn đánh giá những tiêu chí không tốt, chúng ta sẽ sử dụng hàm rank để xếp hạng theo thứ tự giảm dần, rồi dựa vào đó để căn cứ và đánh giá tiêu chí nào có giá trị thấp nhất sẽ là tốt nhất và ngược lại.

Xếp hạng theo thứ tự giảm dần với hàm rank (Nguồn Internet)

Dựa vào miêu tả trên, ta có ví dụ: Chúng ta muốn xếp hạng theo số lỗi mà mỗi người mắc phải. Ai ít lỗi nhất thì xếp thứ 1. Số lỗi tăng dần thì thứ tự xếp hạng sẽ tăng dần.

Khi đó chúng ta sẽ dùng hàm rank với Order = 1.

C2=RANK(B2,$B$2:$B$8,1)

Giá trị xét xếp hạng: ô B2.

Vùng danh sách các số tham chiếu: B2:B8. Vùng này cần cố định để không thay đổi trong các công thức.

Thứ tự xếp hạng: giảm dần, dùng số 1.

Như vậy 2 người có lỗi ít nhất (là 1 lỗi) thì đều xếp thứ 1. Người mắc nhiều lỗi nhất (là 8 lỗi) xếp thứ 7.

Tuy nhiên, trong 2 cách sắp xếp trên, chúng ta thấy, hàm rank cho phép những giá trị giống nhau thì cùng chung 1 thứ hạng. Nhưng thực tế, đôi khi, chúng ta cần xếp hạng cụ thể cho từng bậc, nếu giống nhau thì cần có thêm tiêu chí phụ để làm căn cứ đánh giá xếp hạng. Khi đó chúng ta sẽ có thêm 2 kiểu xếp hạng:

Kiểu thứ 1: Xếp hạng liên tục không nhảy bậc (không đồng hạng).

Kiểu thứ 2: Xếp hạng theo điều kiện.

Cách dùng hàm rank trong excel để xếp hạng theo thứ tự tăng dần

Để xác định điểm của mỗi người xếp hạng thứ mấy trong danh sách điểm trung bình B2:B8, chúng ta sử dụng hàm Rank:

Xếp hạng theo thứ tự tăng dần với hàm rank (Nguồn Internet) C2=RANK(B2,$B$2:$B$8)

Xét điểm TB tại ô B2, trong danh sách điểm từ B2:B8

Không sử dụng tham số tại [order] tức là sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Như vậy ta thấy:

Người có điểm TB cao nhất là 9.5 được xếp hạng 1.

Người có điểm TB là 8.1 được xếp thứ 2, trong đó có 2 người cùng điểm, do đó có 2 vị trí xếp hạng 2 là dòng 3 và dòng 6.

Do 2 người đồng hạng 2 nên sẽ không có xếp hạng 3. Hạng tiếp theo sẽ là hạng 4, ứng với số điểm TB là 7.6

Một số ví dụ dùng hàm rank

Bước 1: Mở file excel có chứa dữ liệu cần được sắp xếp thứ hạng ra.

Mở file excel có chứa dữ liệu cần sắp xếp (Nguồn Internet)

Bước 2: Nhập công thức hàm rank rồi sau đó nhấp chuột chọn điểm của giá trị đầu tiên để tạo công thức number).

Tiến hành nhập công thức hàm rank trong excel (Nguồn Internet)

Bước 4:

Đối với cách sắp xếp theo thứ tự giảm dần (từ cao xuống thấp) trong hàm rank: Sau bước 3 thì tiếp tục nhập [,0] để chọn kiểu xếp hạng theo thứ tự giảm dần trong hàm rank, chọn order rồi cuối cùng nhấn phím enter để hoàn thành phép tính.

Đối với cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần (từ thấp lên cao) trong hàm rank: Tương tự như cách sắp xếp theo tự giảm dần, sau khi thực hiện xong bước 3, ta tiếp tục nhâp [,1] để chọn kiểu xếp hạng theo thứ tự tăng dần trong hàm rank, sau đó nhấn Enter và Fill công thức ra tất cả giá trị cần tính xếp hạng.