Quy Tắc Dấu Trong Word / Top 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 4/2023 # Top View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Quy Tắc Đặt Dấu Câu Trong Writing (Punctuation)

Cô chấm và sửa bài cho nhiều bạn thì thấy quy tắc đặt dấu phẩy trong câu tiếng Anh chưa được các bạn nắm vững. Trong khi đây lại là một tiêu chí quan trọng để xét điểm grammar trong bài viết của các bạn. Theo IELTS Writing task 2 – Band Descriptor ( Nguồn) (Punctuation: phép chấm câu, bao gồm dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy)

Band 5: may make frequent grammatical errors and punctuation may be faulty; errors can cause some difficulty for the reader.

Band 6: makes some errors in grammar and punctuation but they rarely reduce communication.

Band 7: has good control of grammar and punctuation but may make a few errors.

Vậy nên các bạn nắm kỹ quy tắc đặt dấu phẩy trong tiếng Anh là bạn có thể phần nào đạt được band 7 về mặt ngữ pháp rồi.

Trước hết, bạn cần biết là có tổng cộng 11 loại dấu câu, nhưng trong IELTS Writing bạn chỉ cần nắm 2 loại dấu câu là DẤU CHẤM và DẤU PHẨY là đủ. Bạn không cần và cũng đừng dùng dấu chấm phẩy vì để vận dụng dấu này bạn phải nắm chắc ngữ pháp, hiểu rõ sự liên kết của các lập luận của chính mình, còn không là sai đấy. Về chức năng của các dấu câu:

Dấu chấm là ký hiệu cho chấm hết của câu

Dấu phẩy là ký hiệu phân biệt giữa thành phần chính & phụ của câu

Dấu chấm phẩy là ký hiệu chỉ ranh giới giữa các vế trong câu ghép song song, nhất là khi giữa các vế có sự đối xứng về nghĩa, về cả hình thức.

Ở bài viết này cô sẽ tập trung viết về DẤU PHẨY vì việc vận dụng dấu này phức tạp hơn nhiều so với dấu chấm (dấu chấm phẩy cô cũng sẽ ít đề cập vì bạn chưa cần biết về dấu này).

Quy tắc 1: Dùng dấu phẩy khi liệt kê 3 thứ trở lên (liệt kê 2 thứ thì phải dùng từ ‘and’)

People who find team sports enjoyable tend to be extrovert, sociable and outgoing.

Nếu liệt kê nhiều thứ thì đặt dấu phẩy & và liên từ ‘and’ hoặc ‘or’ trước thứ được liệt kê cuối cùng, đây gọi là dấu phẩy liệt kê – the serial comma hay oxford comma. Việc sử dụng dấu phẩy này tuỳ theo tiếng Anh của người Anh hay người Mỹ. Người Mỹ sẽ không dùng dấu phẩy này vì theo họ liên từ đã đại diện cho dấu phẩy rồi, trong khi người Anh khăng khăng là phải có (nhất là những ai tuân thủ chặt chẽ quy tắc ngữ pháp). Vậy nên sự thống nhất chung về cách dùng dấu phẩy này hiện nay là thế này: Nếu các danh từ liệt kê ngắn thì không cần serial comma, nhưng nếu là cụm danh từ dài thì phải có serial comma để làm dấu hiệu nhận biết ngăn cách cho người đọc.

People who eat fast food too often might suffer from serious health problems, such as obesity, heart disease and gout. (các danh từ ngắn nên không cần dấu phẩy)

Countries which have large ageing population would definitely face a lot of social problems, including a decrease in consumption, a reduction of young work force, and more demands in elder medical care. (các cụm danh từ dài nên phải có dấu phẩy)

Tuy nhiên, cần lưu ý trường hợp việc bỏ mất serial comma có thể gây ra sự hiểu lầm.

We had coffee, cheese and crackers and grapes.

Câu này buộc phải có serial comma dù các thứ được liệt kê ở đây không dài, vì cheese and crackers là 1 món, và grapes là một món nữa, phải thêm dấu phẩy ở trước từ ‘and’ để người đọc hiểu đây là liệt kê 3 món.

Quy tắc 2a: Dùng dấu phẩy và liên từ đồng cấp FANBOYS

Dùng dấu phẩy và liên từ đồng cấp FANBOYS để ngăn cách 2 mệnh đề độc lập có 2 cấu trúc S + V hoàn chỉnh ( xem lại bài câu ghép – compound sentence), đặc biệt các mệnh đề càng dài là càng phải có dấu phẩy. Trường hợp 2 mệnh đề quá ngắn (VD: I paint and he writes) thì không cần dấu phẩy cũng được.

People nowadays earn more money than they used to be, so they can afford to buy new items as a replacement for old or broken ones regardless of the fact that the items are still usable or can be fixed.

Humans are responsible for numerous global environmental problems, but there are solutions that can be taken to protect this planet.

Nếu giữa các mệnh đề độc lập (2 trở lên) mà bạn chỉ dùng dấu phẩy thay vì chấm ngắt câu thì bạn sẽ mắc lỗi run-on sentence.

Ví dụ câu sai: He walked all the way home, he shut the door. (2 mệnh đề độc lập với 2 cấu trúc S + V riêng biệt)

Sửa thành (1): He walked all the way home. He shut the door. (chấm ngắt câu tách thành 2 câu riêng biệt. Tuy nhiên cách này thì hơi dở vì khiến 2 câu này không liên kết về nghĩa với nhau)

Sửa thành (2): After he walked all the way home, he shut the door. (Biến thành câu phức với liên từ thuộc cấp)

Sửa thành (3): He walked all the way home, and he shut the door. (Biến thành câu ghép với liên từ đồng cấp)

Đây là các câu sai trong bài viết của nhiều bạn học viên mà mắc lỗi run-on sentence. Các bạn có thể chỉ ra chỗ sai và sửa lại cho đúng không?

“It is controvertible that commodities are produced in order to adopt consumer’s desire, the more necessary the items are, the higher number of consumers is.”

Quy tắc 2b: Nếu câu có cùng chủ ngữ thì ở động từ chính thứ hai không cần có dấu phẩy

Nếu câu có cùng chủ ngữ thì ở động từ chính thứ hai không cần có dấu phẩy, trừ trường hợp các vế quá dài hoặc để người đọc không hiểu nhầm.

He thought quickly but still did not answer correctly. (cùng chủ ngữ ‘he’, các vế không dài, không cần dấu phẩy trước từ ‘but’).

Có thể gây hiểu nhầm: I saw that she was busy and prepared to leave.

Rõ hơn khi thêm dấu phẩy: I saw that she was busy, and prepared to leave.

Nếu không có dấu phẩy, người đọc sẽ có thể hiểu là ‘she’ là người ‘prepared to leave’. Thêm dấu phẩy vào thì sẽ rõ là ‘I’ mới là người ‘prepared to leave’.

Quy tắc 3: Nếu câu bắt đầu bằng mệnh đề phụ thuộc, liên từ thuộc cấp đứng đầu câu thì giữa câu phải có dấu phẩy ngăn cách

Nếu câu bắt đầu bằng mệnh đề phụ thuộc, liên từ thuộc cấp đứng đầu câu thì giữa câu phải có dấu phẩy ngăn cách mệnh đề độc lập & mệnh đề phụ thuộc ( xem lại bài câu phức – complex sentence).

If the whole world spoke only one global language, the loss of cultural diversity would happen as a result.

Because the average income of people nowadays has increased significantly, they could afford to buy new items to replace old or broken ones.

Nếu câu bắt đầu bằng một cụm trạng từ dài hơn 5 từ thì phải đặt dấu phẩy để ngăn cách với mệnh đề chính cho rõ ý.

Because of a significant increase in average income, people nowadays could afford to buy new items to replace old or broken ones.

After being collected from the cows by a milking machine twice a day, fresh milk is stored in refrigerators.

Throughout the whole period, the number of users for the Facebook site increased significantly.

To protect the environment, active plans to reduce carbon dioxide emission are needed.

Turning to the downside, the institutionalisation of old people would create more burdens for the public medical system.

Quy tắc 4: dấu phẩy được dùng để ngăn cách mệnh đề quan hệ không xác định

Dấu phẩy được dùng để ngăn cách mệnh đề quan hệ không xác định (xem lại bài mệnh đề quan hệ xác định & không xác định)

Nếu như mệnh đề quan hệ đó chỉ mang vai trò bổ sung thêm nghĩa cho danh từ nào đó trong câu, nếu lược đi cũng không làm câu sai về mặt ngữ pháp, thì đó là mệnh đề quan hệ không xác định và phải được ngăn cách với các thành phần còn lại trong câu bằng dấu phẩy (kiểu như con ghẻ thì bị cách ly ấy).

Recently, the throw-away society, which means people use things in a short time then throw them away, is arising noticeably in developed countries.

It is true that some students, who cannot afford living costs and tuition fees, prefer to study in their home country rather than to study abroad.

Ageing-associated ailments, including Alzheimer’s disease, diabetes, osteoporosis, etc., will inevitably develop in the human body as people get older.

Spending on holidays rose over the period, increasing from $US 1,053 million to $US 1,230 million.

Quy tắc 5: Dùng dấu phẩy với các trạng từ (Adverb)

The success of e-books nowadays is understandable because of its positives. However, this new fashion of reading also shows its downside, which handicaps conservative readers and the elderly.

The success of e-books nowadays is understandable because of its positives. This new fashion of reading , also shows its downside, which handicaps conservative readers and the elderly.

Some people believe that parents of children who attend private schools should not need to contribute to state schools through taxes. Personally, I completely disagree with this view.

Some people believe that parents of children who attend private schools should not need to contribute to state schools through taxes. I , personally , completely disagree with this view.

As far as I am concerned (cô không khuyến khích dùng cụm này vì đọc thấy over-dramatic quá)

In my opinion (nên dùng)

In my viewpoint (nên dùng)

from my perspective (có thể dùng)

from my point of view (có thể dùng)

personally (rất nên dùng)

Some people believe that parents of children who attend private schools should not need to contribute to state schools through taxes. Personally, I completely disagree with this view.

undoubtedly /definitely (một cách chắc chắn)

obviously (một cách hiển nhiên, rõ ràng)

apparently / clearly (rõ ràng là)

remarkably (một cách đáng chú ý)

noticeably (một cách đáng chú ý)

unbelievably (một cách không thể tin được)

understandably (một cách có thể hiểu được)

Environmental problems have brought about serious negative effects on the human life. Noticeably, there are not many people who are environmentally aware.

Clearly/ Apparently, travelling to or working in a foreign country with few language barriers is the main motivation for people to attend language courses nowadays.

Certainly/ Undoubtedly, governments could make more effort to reduce air pollution.

The throw-away society has arisen remarkably in recent decades, resulting from the understandably wasteful lifestyle of people who have enough money to buy new things whenever they want to, not need to.

(viết như vầy là sai vì đây là 2 mệnh đề độc lập, nếu muốn dùng dấu phẩy ngăn cách thì phải dùng chung với liên từ đồng cấp ‘but’. Còn nếu muốn dùng với ‘however’ thì phải chấm ngắt câu để tạo 2 câu riêng biệt, hoặc là dùng dấu chấm phẩy để ngăn 2 mệnh đề).

(đây là 2 câu riêng biệt, liên kết với nhau bởi trạng từ ‘however’).

Adding info

Using e-books will be a challenge for senior people who usually struggle with modern technologies. Also/ Besides/ In addition/ Additionally, digital books can hardly inspire people to read more due to a lack of physical connections, such as the feeling of touching paper, or the smell of books.

Giving order or sequence

First/ Firstly, thanks to online network, business meetings and discussions are able to take place immediately regardless physical distance. Second/ Secondly, online training system is a tremendous help to Human Resources department in giving instructions and guidance to employees.

Showing contrast

The success of e-books nowadays is understandable because of its positives. However, this new fashion of reading also shows its downside, which handicaps conservative readers and the elderly

consequently

Showing result

E-books are read on screens of computers or mobile devices which have a different type of resolution from paper printing; consequently, reading e-books may result in eyestrain and discomfort.

therefore

hence / thus (formal lắm nên đừng dùng)

Showing result

Health care is always one of the most critical aspects of human’s life. Therefore/ Hence/ Thus, it is thought by a number of people that this area should not be operated by private sector.

in conclusion

Giving conclusion

In conclusion, e-books are becoming increasingly popular leading to the fall of printed books.

Summarising ideas

In general/ Generally, the decision on studying abroad or domestically depends mostly on an individual’s preference and personal financial health.

In general/ Generally, although it might seem sensible for universities to focus only on the most useful subjects, I personally prefer the current system in which people have the right to study whatever they like.

nevertheless

nonetheless

Unexpected result

Operating business through digital connection introduces both pros and cons. Nevertheless/ Nonetheless, the drawbacks are very less important than various positive aspects which make it economically worthwhile for business development.

for example

for instance

Giving examples

It is true that restriction in eating meat is also a way to treat or reduce the risk for many certain illnesses related to nutrient excess. For example/ For instance, avoiding red meat could have less chances of having heart disease, diabetes or cancer.

Adding stronger info

having meat-free diets certainly brings numerous health benefits because fruit and vegetables are recognized as nutritionally sufficient. Furthermore/ Moreover, the restriction in eating meat is also a way to treat or prevent overnutrition-related health problems.

Emphasis

Indeed/ In fact, the reduction of face-to-face communication would create generations of young people not functioning adequately in society.

in other words

Giving explanation

If a company is unable to pay its bills or meet the changing needs of customers, any concerns about social responsibilities become irrelevant. In other words, a company can only make a positive contribution to society if it is in good financial health.

Fast food is particularly attractive to some people to those who are too busy to cook, because of its quick service and convenience.

Adverb ‘particularly’ nằm giữa câu bổ nghĩa cho tính từ attractive nên không cần dấu phẩy. Adverb ‘especially’ bổ nghĩa cho ‘some people’ mở ra một vế thông tin phụ ‘to those who are too busy to cook’, nếu bỏ vế này đi câu vẫn hoàn thiện đúng ngữ pháp. Do đó toàn bộ vế này phải được ngăn cách với các thành phần khác trong câu bằng dâu phẩy.

Cụm trạng từ này nằm cuối câu, sau nó không còn thành phần nào khác của câu nên chấm ngắt câu ở đây để mở sang câu mới.

especially, particularly, in particular (nhất là)

specifically (cụ thể là)

just, only (chỉ có là)

largely, mainly (chủ yếu là, phần lớn là)

Fast food is particularly attractive to some people, especially to those who are too busy to cook, because of its quick service and convenience.

Turning to the downside, the institutionalisation of old people would create more burdens for the public medical system. In particular, there will be more demands for healthcare establishments being built.

Having meat-free diets certainly brings numerous health benefits. Specifically, fruit and vegetables are recognized as nutritionally sufficient because they are rich in all the essential vitamins and minerals needed to promote health.

Studying abroad is not for everyone. Especially, if that student is poor and does not have enough money.

7 Quy Tắc Gõ Văn Bản Trong Word Bạn Cần Biết

Bạn là sinh viên hay nhân viên văn phòng thường xuyên làm việc trên trình soạn thảo văn bản. Bạn đang cần tìm hiểu về quy tắc gõ văn bản trong word để

Một số quy tắc khi soạn thảo văn bản trên Word chuyên nghiệp

Có thể nói trình soạn thảo văn bản ngày nay đã trở thành một công cụ hữu ích và không thể thiếu trong học tập và công việc của chúng ta. Và việc nắm quy tắc gõ văn bản trong word là điều vô cùng quan trọng và cần thiết, bạn cần nắm rõ.

1. Hiểu và phân biệt được các khái niệm ký tự, từ, câu, dòng và đoạn là gì?

Khi chúng ta bắt đầu làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự hay còn gọi là Character. Các ký tự này phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím và có một số ký tự có sẵn trong phần mềm.

Nhiều ký tự (khác ký tự trắng Space) khi ghép lại với nhau thành một từ (Word) hoàn chỉnh. Và các từ phân biệt với nhau bằng dấu cách ( Space hay khoảng trắng).

Tập hợp các từ sẽ tạo thành câu và khi kết thúc bằng dấu ngắt câu. Ví dụ dấu chấm (.) sẽ ngắt các câu và phân biệt các câu (Sentence).

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm Word sẽ có sự khác biệt với việc người dùng sử dụng tổ hợp phím để tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như: Phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Khi bạn sử dụng các phím này, máy tính sẽ tự ngắt dòng cho bạn tại vị trí đó.

Đoạn văn bản được soạn thảo sẽ được hiển thị trên màn hình, và được chia thành nhiều dòng, tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ đã tùy chọn… Vì thế có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) kéo dài từ bên trái sang bên phải màn hình hiển thị.

Như vậy, chúng tôi vừa cung cấp cho các bạn những khái niệm cơ bản cần nắm rõ khi soạn thảo văn bản trong Word. Từ đó dễ dàng trong việc phân biệt và sử dụng những khái niệm này, tránh mắc các lỗi đơn giản về từ hay ký tự, câu…

2. Nguyên tắc xuống dòng của từ cần được nắm chắc.

Đây là một nguyên tắc cần chú ý trong soạn thảo văn bản, khi người dùng gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ tự động thực hiện động tác tự xuống dòng. Và quy tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Vì vậy, nếu không đủ chỗ để hiển thị đủ cả một từ trên dòng thì phần mềm sẽ ngắt cả từ đó xuống dòng tiếp theo.

Vị trí của từ bị ngắt dòng sẽ có sự phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, cỡ chữ, độ rộng cửa sổ màn hình. Do đó, khi không thiết ngắt dòng, bạn hãy cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Và việc có ngắt câu hay không là do phần mềm tự chọn.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những quy tắc quan trọng nhất và cần nắm rõ nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có ở việc soạn thảo trên máy tính mà không có trên việc viết tay. Chính bởi vậy mà một số quy tắc đặc thù khi soạn thảo văn bản mới xuất hiện.

3. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản trên Word cần ghi nhớ.

Sau khi đã nói qua về một số khái niệm và nguyên tắc về khi xuống dòng. Tiếp theo đây chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn các quy tắc soạn thảo văn bản trên máy tính. Các quy tắc này tương đối dễ hiểu và dễ nhớ, đặc biệt áp dụng cho mọi phần mềm và hệ điều hành.

4. Quy tắc khi gõ văn bản không sử dụng phím Enter để xuống dòng.

Khi người dùng sử dụng word để soạn văn bản, hãy cứ gõ văn bản và để việc xuống dòng cho cho phần mềm tự động lo. Bởi phím Enter chỉ được dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Khi bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng thì máy tính sẽ tự hiểu là bạn muốn sang đoạn mới.

Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại khi sử dụng máy đánh chữ. Vì máy đánh chữ người dùng luôn phải chủ động trong việc xuống dòng.

5. Giữa các từ chỉ sử dụng duy nhất một dấu khoảng trống và cũng không sử dụng dấu khoảng trống đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Chỉ sử dụng một dấu cách là đủ để phần mềm phân biệt được các từ với nhau. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng sẽ phụ thuộc vào sự tính toán của phần mềm.

Khi bạn sử dụng quá nhiều dấu cách giữa hai từ sẽ gây ra trường hợp phần mềm ngầm hiểu dấu cách đó cũng là một từ. Và sẽ phân chia khoảng cách giữa các phím cách đó với các từ. Do đó khoảng cách giữa các từ sẽ bị thay đổi và không có tính khoa học và được thể hiện rất xấu.

6. Quy tắc về việc ngắt dấu câu khi soạn thảo văn bản trên word.

Một số dấu câu được sử dụng nhiều trong văn bản như: Dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi. Các dấu này phải được gõ sát vào các từ đứng trước nó, và phía sau sẽ là dấu cách nếu vẫn còn nội dung cần gõ tiếp.

Lý do cần tuân thủ quy tắc này là: Nếu các dấu ngắt câu không được gõ sát vào từ đi trước thì phần mềm sẽ tự động hiểu là dấu câu này thuộc vào một từ khác. Từ đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện tại. Như vậy điều này không đúng với quy tắc ngắt câu cũng như ý nghĩa của dấu câu này.

7. Quy tắc khi gõ dấu mở ngoặc, đóng ngoặc kép và đơn.

Các dấu mở ngoặc hoặc mở kép đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó từ, ký tự tiếp theo cần phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Ví dụ: ” Quy tắc gõ văn bản trong word “.

Giống như vậy, các dấu đóng ngoặc đơn hoặc ngoặc kép phải được hiểu là ký tự cuối cùng của từ và được viết sát vào ký tự cuối cùng bên trái của dấu này.

Một số điều cần lưu ý khi sử dụng các quy tắc gõ văn bản trên Word.

Các quy tắc này chỉ áp dụng cho các văn bản hành chính thông thường, được áp dụng rộng rãi trong cuộc sống hàng ngày với các công việc như soạn thảo, viết báo, thư từ… Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hạn hẹp như soạn thảo các công thức toán học hoặc lập trình máy tính là không cần thiết sử dụng các quy tắc này.

Các quy tắc nêu trên không có khả năng bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trong thực tế cuộc sống. Khi gặp các trường hợp đặc biệt khác, người dùng hãy vận dụng thật hiệu quả các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của phần mềm để sử dụng cho trường hợp riêng.

Một Số Quy Tắc Cơ Bản Khi Soạn Thảo Văn Bản Word

Để một văn bản của bạn được đánh giá chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng cho người đọc các bạn cần lưu ý một số quy tắc soạn thảo văn bản cơ bản như sau:

1. Phân biệt thế nào là 1 kí tự, 1 từ, 1 câu, 1 dòng và khoảng cách như nào được coi là 1 đoạn.

– Kí tự (Character): Tất cả những kí tự có trên bàn phím và một số kí tự có sẵn trong phần mềm.

– Từ (Word):

+ Nhiều kí tự (khác kí tự khoảng trắng) ghép lại với nhau được gọi là 1 từ.

+ Các từ phân biệt nhau bởi dấu cách (khoảng trắng hay Space).

– Câu (Sentence):

+ Nhiều từ ghép lại tạo thành câu.

+ Các câu phân biệt nhau bởi dấu chấm (.).

– Đoạn (Paragraph):

+ Khi muốn viết 1 đoạn khác sử dụng phím Enter để xuống dòng.

2. Chú ý nguyên tắc tự xuống dòng của Word: Các bạn nên chú ý khi viết đến cuối dòng máy tính sẽ tự động ngắt xuống dòng dưới mà không cẩn sử dụng phím Enter.

3. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản.

Không sử dụng phím Enter để xuống dòng

– Các bạn chú ý không nên sử dụng phím Enter để điều khiển xuống dòng vì Word tự động xuống dòng. Nếu bạn sử dụng phím Enter để xuống dòng máy tính sẽ hiểu bạn sang 1 đoạn mới. Phím Enter dùng để phân biết 2 đoạn văn bản với nhau.

Giữa hai từ chỉ sử dụng duy nhất 1 dấu cách (Space)

– Do Word tự điều chỉnh khoảng cách giữa các từ với nhau. Nếu bạn sử dụng quá nhiều phím cách giữa 2 từ Wỏd sẽ ngầm hiểu dấu cách đó là 1 từ và sẽ phân chia khoảng cách phím cách đó và các từ. Do đó khoảng cách giữa các từ bị thay đổi và văn bản của bạn nhìn không được đều và khoa học. Ví dụ như hình vẽ:

– Các dấu ngắt câu gồm: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu chấm than, dấu hỏi.

– Khi viết các dấu ngắt câu này các bạn lưu ý nó sẽ được viết sát vào từ phía trước nó và theo sau nó là dấu cách.

– Vì sao phải viết theo nguyên tắc này: Trường hợp dấu ngắt câu ở cuối 1 dòng Word tự xuống dòng nếu dấu ngắt câu không được viết sát vào từ phía trước Word sẽ hiểu đó là 1 từ và sẽ ngắt xuống dòng. Như vậy nó không đúng theo quy tắc viết các dấu này. Hình vẽ mô tả:

– Các dấu mở ngoặc, mở nháy phải được viết sát vào kí tự cuối cùng phía bên phải của dấu này.

Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản

Trang chủHướng dẫn trình bày văn bản

Một số quy tắc soạn thảo văn bản 

1. Soạn thảo văn bản: khó hay dễ?

Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào. 

2. Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn. 

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo. 

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.

3. Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.

4. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các “qui tắc” của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ. 

4.1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

4.2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.  Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

4.3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai: Hôm nay , trời nóng quá chừng! Hôm nay,trời nóng quá chừng! Hôm nay ,trời nóng quá chừng! Đúng:  Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4.4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái. 

Ví dụ:  Sai: Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Đúng: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

– Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

– Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.

5. Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.

Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học ’gõ chính tả’ mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.

(Theo Theo School@net)

[Trở về]

Các tin đã đăng:

Khái niệm soạn thảo văn bản

Phương pháp lập một bản báo cáo

Những yêu cầu khi soạn thảo một bản báo cáo

Công văn là gì ?