9 Ways To Copy And Paste As Values In Excel

Copying and pasting is a very frequently performed action when working on a computer. This is also true in Excel.

It’s so common that almost everyone knows the keyboard shortcuts to copy Ctrl + C and to paste Ctrl + V.

This can be frustrating as sometimes you’ll only want the values to copy and not any of the other stuff in the cells.

In this post, you’ll learn 8 ways to copy and paste only the values from your Excel data.

Example Data

Cell formatting including font colour, fill colour, number formatting and borders.

Notes.

SUM formula.

A data validation dropdown list.

Paste Special Keyboard Shortcut

If you want to copy and paste anything other than an exact copy, then you’re going to need to become familiar with paste special.

My favourite method to use this is with a keyboard shortcut.

Copy the data you want to paste as values into your clipboard.

Choose a new location in your workbook to paste the values into.

Press Ctrl + Alt + V on your keyboard to open up the Paste Special menu.

Select Values from the Paste option or press V on your keyboard.

Press the OK button.

Paste Special Legacy Keyboard Shortcut

This keyboard shortcut is a legacy shortcut from before the Excel ribbon command existed and it’s still usable.

Once the Paste Special menu is open you can then press V for Values.

Paste Special from the Home Tab

If you’re not a keyboard person and prefer using the mouse, then you can access the Paste Values command from the ribbon commands.

Select and copy the data you want to paste into your clipboard.

Select the cell you want to copy the values into.

Go to the Home tab.

Select the Values clipboard icon from the paste options.

Paste Values with Hotkey Shortcuts

Since the paste values command is in the ribbon, that also means you can access it with the Alt hotkeys.

Notice when you press the Alt key, the ribbon lights up with all the accelerator keys available.

Paste Values with Quick Access Toolbar Command

If it’s a command you use quite frequently, then why not put it in the quick access toolbar?

Depending where in the quick access toolbar you place it, it will also get it’s own easy to use Alt hotkey shortcut too.

Check out this post for details on how to add commands to the quick access toolbar, or this post on other interesting commands you can add to the quick access toolbar.

Select All Commands from the drop down list.

Locate and select Paste Values from the options. You can press P on your keyboard to quickly navigate to commands starting with P.

Press the Add button.

Use the Up and Down arrows to change the ordering of commands in your toolbar.

Press the OK button.

If you place it in the 4th position like in this Example, then you can you Alt + 4 to access it with a keyboard shortcut.

Paste Values Mouse Trick

Select the range of cells to copy.

Hover the mouse over the active range border until the cursor turns into a four directional arrow.

Select Copy Here as Values Only from the menu.

This is such a neat way, and there are a few other options in this hidden menu that are worth exploring.

Paste Values with Paste Options

There’s another sneaky method to paste values.

Paste Values and Formulas with Text to Columns

I don’t really recommend using this method, but I’m going add it just for fun.

A few caveats with this method.

You can only copy and paste one column of data.

It will keep any formulas.

If that’s exactly what you’re looking for, then this method might be of interest.

Select a single column of data ➜ go to the Data tab ➜ select the Text to Column command.

You can also select Fixed width as we won’t be using the text to column functionality it doesn’t really matter.

Paste Values with Advanced Filters

This one is another not-quite paste values option and is listed for fun as well.

With your data selected go to the Data tab then select the Advanced command in the Sort and Filter section.

Select Copy to another location.

Leave the Criteria range empty.

Select a location to place the copied data.

Press the OK button.

You can then remove the cell formatting that’s left by going to the Home tab ➜ Clear ➜ and selecting the Clear Formats option.

Conclusions

Wow! That’s a lot of different ways to paste data as values in Excel.

It’s understandable there are so many options given it’s an essential action to avoid carrying over unwanted formatting.

You’re eventually going to need to do this and there are quite a few ways to get this done.

What’s your favourite way? Did I miss any methods you use?

5 Keyboard Shortcuts To Paste Values In Excel

Bottom line: Learn 5 different ways to copy and paste values to remove all formulas and formatting.

Skill level: Beginner

Video Tutorial What is Paste Values?

Copying and pasting values is probably one of the most common tasks we do in Excel.

Paste Values will paste the values ONLY of the copied range WITHOUT formulas and formatting. This allows us to extract the numbers or text from cells.

There are a TON of reasons to paste values.

One common use is for scenario analysis where we want to “freeze” numbers that are results of formulas and place them in some blank cells.

Another common use is when we want to paste numbers or text into a range that already contains formatting. Pasting values will not change any existing formatting that is applied to the cell/range.

In the image above, the Scenario 1 column already contained both cell formatting (colors) and number formatting. When we paste values, any existing formatting in the paste range will NOT change.

In the first example above, the blank cells have the default General format, and that is why there is no number formatting applied when we paste values.

The Paste Special Menu

Paste Values is one of the many pasting options on the Paste Special menu.

The Paste Special… button on those menus opens the full Paste Special Menu.

Keyboard Shortcuts for Paste Values

There are keyboard shortcuts for all of the Paste Special commands. As I mentioned before, the most common we use is Paste Values.

In the video above I share 5 keyboard shortcuts (plus a bonus) to paste values. Here is a list of the shortcuts.

Alt, E, S, V, Enter (Mac: Ctrl+Cmd+V)

Alt, H, V, V

Menu Key + V

Custom Quick Access Toolbar (QAT) Button: Alt+1

Ctrl+V, Ctrl, V

Custom shortcut with The Paste Buddy Add-in.

In the video I also mention my article on the best keyboards for Excel keyboard shortcuts.

If you’re more of a mouse user then checkout my article on my favorite mouse for Excel.

How do you Paste Values?

Thank you! 🙂

Cách Sử Dụng Phím Tắt Khi Paste Value Trong Excel

Tổng hợp các phím tắt khi Paste Value trong Excel

Tổ hợp phím tắt để mở hộp thoại Paste Special (dán đặc biệt) là Ctrl + Alt + V hoặc Alt + E + S.

Tổ hợp phím tắt để dán: CTRL + V;

Tổ hợp phím tắt chỉ để dán giá trị: ALT + H + V + V;

Tổ hợp phím tắt để dán giá trị và định dạng số: ALT + H + V + A;

Tổ hợp phím tắt để dán các giá trị và giữ định dạng nguồn: ALT + H + V + E;

Tổ hợp phím tắt để dán chỉ định dạng nguồn: ALT + H + V + K;

Tổ hợp phím tắt để dán không có đường viền: ALT + H + V + B;

Tổ hợp phím tắt để dán giữ chiều rộng cột nguồn: ALT + H + V + W;

Tổ hợp phím tắt để dán chỉ định dạng: ALT + H + V + R;

Tổ hợp phím tắt để dán chuyển vị: ALT + H + V + T;

Tổ hợp phím tắt để dán công thức: ALT + H + V + F;

Tổ hợp phím tắt để dán công thức và định dạng số: ALT + H + V + O;

Tổ hợp phím tắt để dán như hình ảnh: ALT + H + V + U;

Tổ hợp phím tắt để dán dưới dạng ảnh được liên kết: ALT + H + V + I;

Lưu ý:

Một số tổ hợp phím không hoạt động trên Excel 2007.

Để sử dụng các tổ hợp phím tắt khi dán giá trị thì các bạn cần có dữ liệu đã sao chép.

Cách sử dụng phím tắt khi Paste Value trong Excel

Các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô A1 và chọn tổ hợp Ctrl + C.

Như vậy các bạn đã sao chép định dạng từ ô A1 sang ô D5 nhanh chóng.

Excel Paste Special: Shortcuts To Copy Values, Comments, Column Width, Etc.

Excel Paste Special makes the pasting operation smoother by letting you choose which formatting (source or destination) to keep or by stripping all formatting and just pasting the values or formulas.

What is Paste Special in Excel?

In situations where a standard copy / paste in not appropriate, Excel’s Paste Special offers a wide range of options to paste only specific elements of the copied cells or perform a mathematical operation with the copied data.

For example, you can copy formula-driven data and paste only the calculated values in the same or different cells. Or, you can copy the width of one column and apply it to all other columns in your data set. Or, you can transpose the copied range, i.e. convert rows to columns and vice versa. The following screenshot demonstrates all available Paste Special options:

All of the Paste Special commands work within the same worksheet as well as across different sheets and workbooks.

How to paste special in Excel

The use of Paste Special in Excel boils down to the following:

Copy the source cell or a range of cells (the fastest way is to select the cell(s) and press the

Ctrl + C

shortcut).

Select the destination cell(s).

Open the Paste Special dialog using one of the methods described below (the fastest way is to hit the Paste Special shortcut).

Yep, it’s that simple!

3 ways to access Paste Special in Excel 1. Paste Special button on the ribbon

As you may have noticed, 6 most popular paste options appear directly in the pop-up menu, under Paste Options: paste everything (equivalent of CTRL + V), paste values, paste formulas, transpose, paste formatting, and paste link:

If you start hovering over the Paste Special… item in the context menu, a fly-out menu will show up offering 14 more paste options:

To find out what a particular icon does, hover over it. A hit will pop up and Live Preview will take over enabling you to see the paste effect straight away. This method is especially useful when you have just started learning the feature.

For example, if you hover over the paste transpose icon, you will see a preview of how exactly the copied data will be transposed:

The fastest way to paste a specific aspect of the copied data in Excel is using one of the following shortcuts.

Paste Special shortcut for Excel 2024 – 2007:

Ctrl+Alt+V

Paste Special shortcut for all Excel versions:

Alt+E

, then

S

Both of the above shortcuts open Excel’s Paste Special dialog, where you can select the desired option with the mouse or hit a corresponding shortcut key. In the following section, you will find a full list of available paste options and their shortcut keys.

Excel Paste Special shortcut keys

As you already know, Excel’s Paste Special dialog can be opened via the Ctrl+Alt+V shortcut combination. After that, you can pick a specific paste option by pressing just one letter key on your keyboard.

Please pay attention that a shortcut key for paste special works only when the Paste Special dialog is already open, and some data has previously been copied to the clipboard.

Shortcut Operation Description

A All Paste the cell contents and formatting.

F Formula Paste only formulas.

V Values Paste only values and not formulas.

T Formats Copy only the cell formats and not values.

C Comments

N Data Validation Paste only the data validation settings.

H All using source theme Paste all cell contents in the theme formatting applied to the source cell.

X All except borders Paste all cell contents and formatting, but not borders.

W Column width Paste only the column width from the copied cells.

R Formulas and number formats Paste formulas and number formats such as currency symbols, date formats, etc.

U Values and number formats Paste values (but not formulas) and number formats.

D Add Add the copied data to the data in the destination cell(s).

S Subtract Subtract the copied data from the data in the destination cell(s).

M Multiply Multiply the copied data by the data in the destination cell(s).

I Divide Divide the copied data by the data in the destination cell(s).

B Skip blanks Prevent replacing the values in the destination range with blank cells that occur in the copied range.

E Transpose Convert the columns of copied data to rows, and vice versa.

L Link Link the pasted data to the copied data by inserting formulas like =A1.

At first sight, this seems like a lot of keystrokes to remember, but with just a little practice you will be able to paste special in Excel faster than an average user can reach for the mouse. To begin with, you can learn the paste special values shortcut (Ctrl+Alt+V, then V) that you would probably use several times a day.

If you happen to forget a shortcut key, just have a look at the required option in the Paste Special dialog and notice an underlined letter. As you can remember, the paste values shortcut key is V and this letter is underlined in “Values”.

Examples of using Paste Special in Excel

To move from theory to practice, let’s see some of the most popular paste special features in action. Simple and straightforward, these examples may still teach you a couple of unobvious uses.

Select the destination cell, or the upper-left cell of the target range.

Press the

Enter

key.

How to copy values in Excel

Supposing you’ve created a summary report from a number of sources, and now you need to send it to your client or supervisor. The report contains a bunch of formulas that pull information from other sheets, and even more formulas that calculate the source data. The question is – how do you send the report with final numbers without cluttering it with tons of initial data? By replacing the formulas with calculated values!

The steps to only paste values in Excel follow below:

Select the cell(s) with formulas and press

Ctrl + C

to copy them.

Select the destination range. If you don’t need to keep the formulas, you can select the same range that you’ve just copied (cells with formulas).

Press Excel’s paste values shortcut:

Ctrl + Alt + V

, then

V

.

Press

Enter

.

Done! The formulas are replaced with calculated values.

Tip. If you are copying values to another range and want to keep the original number formats such as the currency symbols or the number of decimal places, press

Ctrl+Alt+V

, and then

U

to paste values and number formats.

How to quickly transpose in Excel

There are a few ways to change columns to rows in Excel, and the fastest one is using the Paste Transpose option. Here’s how:

Select the table that you want to transpose, and press

Ctrl + C

to copy it.

Select the upper-left cell of the range where you want to paste the transposed data.

Press the paste special transpose shortcut:

Ctrl + Alt + V

, then

E

.

Press

Enter

.

The result will look something similar to this:

As you can see in the screenshot above, in the converted table, the original cell and number formats are nicely kept in place, a small but helpful touch!

To learn other ways to transpose in Excel, please check out this tutorial: How to convert row to column and column to row in Excel.

How to copy column width in Excel

This example will teach you how to quickly set the desired width to all columns of your Excel table.

Set the width for one column the way you want it.

Select the column with the adjusted width (or select any single cell within that column) and press

Ctrl + C

.

Select the column(s) to which you want to copy the width. To select non-adjacent columns, hold down CTRL while selecting.

Press the Paste Special shortcut

Ctrl + Alt + V

, and then

W

.

That’s it! Only the column’s width is copied to other columns, but not any data contained in the source column.

How to copy a column’s width as well as contents

Quite often, when copying data from one column to another you have to adjust the destination column’s width manually to accommodate the new values. In this case, you may like the following way to copy the source data AND column width in one fell swoop.

Select the data to be copied and press

Ctrl + C

.

How to paste and add/subtract/multiply/divide at a time

Performing arithmetic operations in Excel is easy. Usually, a simple equation like =A1*B1 is all what it takes. But if the resulting data is supposed to be numbers rather than formulas, Excel Paste Special can save you a trouble of replacing formulas with their values.

Example 1. Replacing percentages with calculated amounts

Supposing, you have the amounts in column B and tax percentages in column C. Your task is to replace the tax % with the actual tax amount. The quickest way to have it done is this:

Select the amounts (cells B2:B4 in this example), and press

Ctrl + C

to copy them.

Select the tax percentages, cells C2:C4 in this example.

Press the paste special shortcut (

Ctrl + Alt + V

), and then either select Multiply under Operations, or press

M

. This will multiply each of the amounts copied from column B by a percentage in column C in the same row.

That’s it! As shown in the screenshot below, a tax amount is calculated for each row, and the result of the operation is a value, not formula:

By using the same approach, you can quickly increase or reduce an entire column of numbers by a certain percentage. In this case, you input the percentage formula such as =1+20% in a separate cell, copy it, and then use Excel Paste Special to multiply the source numbers by the value in the copied cell. The detailed steps can be found here: How to increase / reduce a column by percentage.

Example 2. Removing multiple hyperlinks in Excel

Type 1 in any empty cell, and press

Ctrl + C

to copy it.

Select all of the hyperlinks that you want to remove.

That’s all that it takes! All hyperlinks are removed along with the blue underlined formatting:

Tip. If you want to keep the original links and copy the results (i.e. data without hyperlinks) to some other location, then do as follows: copy the hyperlinks, select the upper-left cell of the target range, and hit the Excel paste values shortcut:

Ctrl+Alt+V

, then

V

.

For more information about this and other ways to get rid of hyperlinks in Excel, please see How remove multiple hyperlinks at a time.

Paste Special not working in Excel

If the Paste Special option is missing or not working properly in your Excel, it’s likely to be because of one of the following reasons.

Paste Special feature is disabled

Solution: Enable Paste Special as demonstrated below.

Third-party add-ins conflicting with Paste Special

If you have a lot of third-party add-ins installed in your Excel, chances are that one of them is causing the issue. To pin down the culprit, perform these steps:

If one or more problematic add-ins have been detected, leave them disabled or uninstall them.

This is how you use Paste Special in Excel. Now you know how many powerful features it provides and how you can leverage these features in your worksheets. I thank you for reading and hope to see you on our blog next week!

You may also be interested in

Sửa Lỗi Copy Paste Trong Excel Và Word 2007, 2010, 2013…

Không copy paste được trong Windows là lỗi khiến người dùng khó chịu nhất. Bởi đây là một trong những tính năng cơ bản và không thể thiếu được. Hôm nay, chúng tôi xin chia sẻ một số cách sửa lỗi copy paste trong trong Excel và Word 2007, 2010, 2013… Lỗi copy paste trong Windows

1. Lệnh sao chép và dán (lỗi copy paste) là gì? Được thực hiện như thế nào?

Copy/ Paste là một trong những tính năng cơ bản của bất kỳ máy tính nào. Copy và Paste giúp người dùng tiết kiệm thời gian thao tác và xử lý văn bản, dữ liệu trên máy tính.

Để sao chép nhanh một file hoặc đoạn văn bản, hay hình ảnh trong Windows thì các bạn chỉ việc chọn đối tượng sau đó nhấn Ctrl + C để sao chép, sau đó nhấn Ctrl + V để dán vào vị trí mong muốn. Bạn cũng có thể nhấn chuột phải ngay đối tượng cần copy và chọn Copy, sau đó tới vị trí cần dán nhấn chuột phải chọn Paste. Tuy nhiên lỗi copy paste khiến bạn không thực hiện được thao này ạ.

2. Một số cách sửa lỗi copy paste trong Excel và Word 2007, 2010, 2013… 2.1 Xung đột ứng dụng dẫn đến lỗi copy paste

Bạn đang mở nhiều ứng dụng cùng một lúc và không thực hiện được thao tác copy và paste. Vậy, hãy đóng tất cả mọi ứng dụng đang mở kể cả trình phát video. Bởi vì các ứng dụng, chương trình này có thể xung đột với nhau và ngăn không cho bạn thực hiện thao tác sao chép và dán.

Để chắc chắn đây là nguyên nhân gây ra lỗi copy và paste, bạn có thể mở Task Manager kiểm tra ứng dụng hay phần mềm nào đang ngốn dung lượng của máy. Tiếp đến, chọn những chương trình trong ứng dụng và nhấp vào nút End Task ở phía dưới bên phải.

2.2 Phiên bản Windows bị cũ hoặc lỗi

Mở Update & Security để cập nhật Windows

Bước 1: Đối với Windows 10, các bạn nhấn chuột vào Start Menu, chọn Settings (hoặc Windows + I) và chọn Update & Security.

Bước 2: Nhấp vào Check for updates . Lúc này, Windows kiểm tra những bản cập nhật có sẵn. Sau đó tải bản cập nhật về và cài đặt khi máy tính được khởi động lại.Ngay sau đó, lỗi copy và paste sẽ được giải quyết.

2.3 Xung đột với phần mềm diệt virus hoặc trình bảo vệ máy tính.

Cài đặt và sử dụng phần mềm diệt virus là điều cần thiết cho máy tính nhưng một số phần mềm diệt virus lại có lỗi xung đột với hệ thống nên chức năng copy paste không sử dụng được. Để biết phần mềm diệt virus hay trình bảo vệ máy tính xung đột với hệ thống máy tính thì bạn nên vô hiệu hóa chúng. Nếu là Windows 10 thì bạn tham khảo cách tắt Windows Defender mãi mãi.

Bây giờ hãy thử lệnh copy paste, nếu bạn dùng lệnh bình thường thì lời khuyên cho bạn là nên tháo cài đặt phần mềm diệt virus đó. Bạn nên tìm và cài phần mềm diệt virus khác như là BullGuard – không can thiệp vào hệ thống của bạn.

2.4 Sử dụng tiện ích Check Disk khiến lỗi copy paste

Check Disk là tiện ích có sẵn trên Windows cho phép các bạn kiểm tra và sửa chữa lỗi hệ thống, bao gồm lỗi copy paste được trong Windows. Để sử dụng tiện ích này, các bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1. Mở This PC, nhấp chuột phải vào ổ cứng ( thường là C:), chọn Properties.

Ngoài ra, bạn có thể chạy Check Disk từ Command Prompt.

Bước 3: Bạn sẽ được yêu cầu lên lịch quét. Nhấn Y để làm điều đó.

2.5 Khởi động lại chúng tôi khắc phục lỗi copy paste

chúng tôi là tiến trình cho phép copy file trong Windows. Chính vì thế, để khắc phục lỗi copy paste trong Windows thì các bạn hãy khởi động lại chúng tôi . Cách thực hiện như sau:

Khởi động lại chúng tôi để khắc phục lỗi copy paste

Bước 1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + ESC để mở Task Manager.

2.6 Khôi phục lại PC của bạn khắc phục lỗi copy paste

Thông thường, Restore Point (điểm khôi phục) sẽ tự động được tạo ra khi chúng ta cài đặt một chương trình, driver mới hoặc update Windows. Bạn có thể tạo System restore (điểm khôi phục hệ thống) thủ công nếu muốn. Để tiến hành khôi phục hệ thống Windows 10/8/7, các bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn nhấn chuột vào Start Menu, nhập từ khóa Control Panel. Trong cửa sổ Control Panel, nhập từ khóa Recovery và nhấn Enter.

Bước 3: Lúc này bạn chọn điểm khôi phục trước thời điểm sự cố xảy ra và nhấn Next.Cuối cùng, nhấn Finish.

Lưu ý: Nếu bạn kiểm tra trên hệ thống không có điểm khôi phục nào thì có thể System protection đã bị tắt. Bạn cần kích hoạt để sử dụng, các bước thực hiện như sau:

Bước 1. Mở cửa sổ Control Panel như bước 1 ở trên, sau đó tìm kiếm Recovery.

Nếu bạn không muốn khởi động lại PC, bạn cũng có thể đăng xuất khỏi tài khoản người dùng của mình, đợi vài giây và sau đó đăng nhập lại.

2.7 Tạo hồ sơ người dùng mới khắc phục lỗi copy paste

Nguyên nhân lỗi không copy paste được trong Windows có thể do hồ sơ người dùng bị hỏng. Để khắc phục thì bạn tạo ra một hồ sơ người dùng mới trên Win 10/8/7. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1. Các bạn mở Settings bằng cách nhấn Windows + I. Sau đó chọn Account.

Tóm lại, tính năng copy và paste vô cùng quan trọng và không thể thiếu đối với người dùng máy tính Windows. Chính vì thế, khi máy tính bị mắc lỗi không copy và paste được rất khó chịu và cần khắc phục nhanh. Hy vọng thông qua các cách sửa lỗi copy paste trong Excel và Word 2007, 2010, 2013… sẽ giúp các bạn khắc phục thành công lỗi không copy paste được trong Windows 10/8/7.

Acup.vn – Địa chỉ laptop uy tín hơn 10 năm kinh doanh.