Đánh số thứ tự Heading trong Microsoft Word for Windows (chọn Format/Heading/Numbering) cho phép bạn tự động đánh số những phần khác nhau của văn bản rồi đánh số những phần này khi bạn thêm, xóa hay dời chúng đi. Tuy nhiên bạn không thể thay đổi cách đánh số ở giữa văn bản. Chẳng hạn bạn không thể có một cách sắp xếp cho các chương (1,2,3….) và lại một cách sắp xếp cho phụ lục (A, B, C….).
Nếu bạn thay đổi cách đánh số một nơi nào đó trong văn bản, những heading sẽ bị thay đổi cho toàn văn bản, ngay cả khi bạn đánh dấu vùng văn bản bạn muốn thay đổi. Các bạn tôi khuyên rằng giải pháp duy nhất là để các chương và phụ lục trên hai tập tin khác nhau. Có cách nào để chúng trong một tập tin mà vẫn có hai cách đánh số tự động như đã nêu không?
Không may, các bạn của bạn nói đúng. Bạn không thể thay đổi cách đánh số ở giữa tài liệu ngay cả với Windows 95 và Word 7.0. Cách đánh số Heading chỉ áp dụng được trong và chỉ trong tập tin có đặt chức năng đó mà thôi. Nếu bạn thêm một cách đánh số vào một tập tin và chèn tập tin dó vào một tập tin khác (dùng Insert/File hay trường Include Text), cách đánh số này sẽ không được thể hiện trong tập tin thứ hai. Vì vậy bạn không thể tạo cách đánh số khác nhau trên hai tập tin riêng biệt rồi dán chúng lại với nhau được. Bạn cũng không thể áp dụng cách ấy trên những văn bản con trong một văn bản chủ.
drive: \ path \filename *MERGEFORMAT”.
Cách tốt nhất để chèn từng trường này là nhấn Ctrl-F9, lúc đó cập dấu ngoặc (braces) sẽ hiện ra (Word xem dấu ngoặc này như là những ký tự trường). Hãy gõ vào đoạn chữ ở trên vào giữa hai dấu ngoặc. Chú ý rằng những dấu ngoặc này không phải là những dấu ngoặc bạn có thể gõ trực tiếp từ bàn phím. Một khi bạn thêm dấu kết thúc tập tin vào một tập tin, hãy chuyển sang trang View dưới Tools Options và xóa dấu x trong hộp Field Codes.
Kế tiếp, chọn cả hai trường và gõ F9 để cập nhật. Nhờ hộp Field Code không đánh dấu x, Word hiểu nó phải thay đoạn mã trường (field code) bằng kết quả trường (field result). Trong trường hợp này, đó chính là hai tập tai kia của bạn. Giờ thì bạn có thể sửa đổi cả hai kết quả trường như thể đang làm việc với tập tin ban đầu. Khi bạn hoàn tất việc viết chương và phụ lục vào những trường tương ứng, hãy chọn toàn bộ tập tin bằng phím Ctrl-F5 rồi dùng Ctrl-Shift-F7 để xuất các trường vào tập tin nguyên thủy.
Bạn có thể in từng tập tin riêng lẻ để có được những cách đánh số khác nhau. (Đừng quên cài đặt số thứ tự của trang bắt đầu trong các tập tin phụ lục nếu bạn muốn các trang có số liên tục).
Nếu bạn dùng cách này đừng đánh bất cứ cái gì bên ngoài các trường Include Text. Chỉ có phần văn bản bên trong hai trường này sẽ được in ra. Bạn có thể kiểm tra những đoạn text nằm sai vị trí bằng cách chọn Tools/Options rồi View. Hộp thoại xuất hiện đưa ra ba tùy chọn Field Shading, ra lệnh cho hệ thống khi nào thì tô xám đoạn văn bản trong trường: Always, Never, When Selected (luôn luôn, không bao giờ, khi được chọn). Khi chọn Always hay When Selected, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra những text không nằm trong trường. Khi chọn Never bạn có thể dùng Atl- F9 để xem mã trường (gõ Alt-F9 một lần nữa để trở lại kết quả trường). Bất kỳ đoạn văn bản nào còn hiện ra sẽ không phải là một phần của trường.
Nếu bạn gặp phải văn bản nằm ngoài trường, chỉ cần đánh dấu cả khối rồi trở lại kết quả trường (nếu bạn đang xem mã trường). Sử dụng những công cụ soạn thảo thông thường của Word để chuyển văn bản vào trong kết quả trường đúng. Cuối cùng nhấn Ctrl-Shift-F7 một lần nữa để cập nhật các tập tin nguyên thủy.