Word 2010: Using Mail Merge

--- Bài mới hơn ---

  • Mail Merge In Word 2022 – Word 2022 Tutorials
  • Where Is The Mail Merge In Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
  • How To Merge And Split Tables And Cells In Microsoft Word
  • Cách Trộn Thư, Trộn Văn Bản (Mail Merge) Trong Word 2022
  • Lesson 24: Using Mail Merge

    /en/word2010/using-a-template/content/

    Introduction

    Mail Merge

    When you are performing a Mail Merge, you will need a Word document (you can start with an existing one or create a new one) and a recipient list, which is typically an Excel workbook.

    If you’d like to work along with the lesson, you can download the examples below.

    To use Mail Merge:

    The Mail Merge task pane appears and will guide you through the six main steps to complete a merge. The following is an example of how to create a form letter and merge the letter with a recipient list.

    Step 1:

    Step 2:

    Step 3:

    Now you’ll need an address list so Word can automatically place each address into the document. The list can be in an existing file, such as an Excel workbook, or you can type a new address list from within the Mail Merge Wizard.

    Step 4:

    Now you’re ready to write your letter. When it’s printed, each copy of the letter will basically be the same, except the recipient data—like the name and address—will be different on each one. You’ll need to add placeholders for the recipient data so Mail Merge knows exactly where to add the data. If you’re using Mail Merge with an existing letter, make sure the file is open.

    To insert recipient data:

    For some letters, you’ll only need to add an Address block and Greeting line. Sometimes, however, you may want to place recipient data within the body of the letter to further personalize it.

    Step 5:

    Step 6:

    Challenge!

    1. Open an existing Word document. If you want, you can use this example.
    2. Download the recipient list.
    3. Use the Mail Merge Wizard to merge the letter with the recipient list.
    4. Place an Address Block at the top of the page and a Greeting line above the body of the letter.
    5. Print the document.

    /en/word2010/4-free-alternatives-to-microsoft-office/content/

    --- Bài cũ hơn ---

  • Where Is The Change Case In Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • Change Case In Microsoft Word
  • List Of 100 Synonyms For “sad” • 7Esl
  • Adjectives That Start With U
  • Sentence Starters: Useful Words And Phrases To Use As Sentence Starters • 7Esl
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word
  • 2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
  • Cách Dùng Mail Merge Trong Word Cho Kế Toán Để Tạo Hợp Đồng Lao Động
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, 2013, 2010, 2007, 2003, Trộn Văn Bản Wo
  • Hướng Dẫn Chức Năng Mail Merge Trong Excel
  • Hãy tưởng tượng xem bạn cần gửi hàng ngàn thư mời cho các phụ huynh học sinh để đến họp phụ huynh, nếu bạn gõ thủ công từng người, từng người một, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để làm việc đó? Tôi dám chắc rằng bạn sẽ cần ít nhất là 2 ngày lao động để hoàn thành việc gõ 1000 tên phụ huynh cho 1000 học sinh khác nhau.

    Do vậy, sử dụng được công cụ cách trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bản như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn….

    Để làm được điều đó Tại TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TIN HỌC VĂN PHÒNG TRÍ TUỆ VIỆT sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:

    Để có thể hoàn thành quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau:

    Văn bản gốc: Nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền

    Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….

    – Dữ liệu gốc: Thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, và dữ liệu gốc này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.

    Cách trộn thư trong word 2010 tuân theo các bước sau:

    Bước 1: Ở đây, mình soạn file Văn bản gốc trên Word như sau, từ đó bạn có thể tạo cho mình file văn bản theo ý muốn:

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

    ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

    Kính gửi Ông/bà:

    Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4

    Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.

    Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.

    Trân trọng!

    Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014

    Hiệu trưởng

    (Đã ký )

    Nguyễn Trọng Hiếu

    Bước 2: Và Dữ liệu gốc mình làm trên file Excel và được lưu ở Desktop với tên là “tronthu.xlsx”

    Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Mergerồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard…

    CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

    ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC

    Kính gửi Ông/bà:

    Phụ huynh em: Học sinh lớp 8/4

    Đến tại phòng A1 để tham gia buổi họp phụ huynh tổng kết học kỳ I vào lúc 07h ngày 25 tháng 11 năm 2014.

    Rất mong quý Ông/bà đến đúng giờ.

    Trân trọng!

    Gò vấp, ngày 28 tháng 12 năm 2014

    Hiệu trưởng

    (Đã ký )

    Nguyễn Trọng Hiếu

    – Tại Kính gửi Ông/bà: chọn trường Phụ huynh, Chọn Insert

    – Tại Phụ huynh em: chọn trường Học sinh, chọn Insert

    Với Word 2007, 2013 thì cách làm cũng tương tự.

    Incoming search terms:

    • trộn thư trong word 2010
    • cách trộn thư trong word 2010
    • trộn văn bản trong word 2010
    • trộn thư word 2010
    • cách trộn thư
    • cách trộn văn bản trong word 2010
    • hướng dẫn trộn thư trong word 2010
    • cách trộn thư word 2010

    Share and Enjoy

    --- Bài cũ hơn ---

  • Chi Tiết Các Cách Gộp Ô Trong Word 2022 Đơn Giản Nhất
  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007
  • Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word 2010 Chi Tiết Sử Dụng Mail Merge
  • Mail Merge In Word 2022

    --- Bài mới hơn ---

  • Dùng Tính Năng Trộn Thư
  • Mail Merge In Word 2003
  • (Archives) Microsoft Word 2003: Mail Merge: Using An Excel Database For Mail Merge
  • How To Combine Shapes To Create A Custom Shape
  • Merge Shape Commands In Powerpoint 2013 For Windows
  • Mail Merge in Word 2022

    Mail Merge allows you to create multiple documents based on information contain in

    two different files. You’ll need the main document (e.g. a letter), and a data source

    (e.g. list of addresses) from Excel or Outlook Contacts. Then follow the instructions

    below to produce a merged document with these files using Mail Merge.

    1. In Word, open your main document such as a letter or the content of an e-mail. If

      creating labels, start with a blank new document.

    2. The Mail Merge Wizard will open as a Task Bar to the right of the document. Select

      the document (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels or Directory) you would like to create

    3. At Step 2, select the following option if you are
    • Creating letters or e-mails: Select Use the current document. This step will make sure the opened document will become the main document in the

      process

    1. Under Tray, select Manual Feed (Place your label paper facing up on the manual feed tray of your printer and open

      the rear output tray)

    2. Under Label vendors, make sure Avery US Letter is selected.
    3. Then under Product number, find the label that matches the label number on the Avery label box.

    1. At step 3, select one of the two options below

      will be added. If the main document are labels, the cursor will be at the first label

      by default. Just add the Merge Fields there

    1. Select one of the following option depending on what you are creating
    • If creating letters or labels
      for accuracy.
    1. The last step is to either Print or Save the document for later use
    • If creating e-mail messages
      account (e.g. your office account). Word will use this account to send the e-mail

      messages

    1. At the To prompt, select the Merge Field containing the e-mail addresses.

     

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dùng Mail Merge Trộn Thư Với Ms Word 2022 – Hong Duc General School
  • Cách Trộn Thư, Trộn Văn Bản (Mail Merge) Trong Word 2022
  • How To Merge And Split Tables And Cells In Microsoft Word
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
  • Where Is The Mail Merge In Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • Chi Tiết Các Cách Gộp Ô Trong Word 2022 Đơn Giản Nhất
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge
  • Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word
  • 2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
  • Cách Dùng Mail Merge Trong Word Cho Kế Toán Để Tạo Hợp Đồng Lao Động
  • Tính năng Mail Merge (Trộn thư) của Microsoft Word là một trong những tính năng được người dùng yêu thích. Nó hiệu quả khi tạo nhãn, mẫu thư, email hoặc báo cáo tùy chỉnh. Khi biết cách sử dụng nó, bạn có thể tiết kiệm được nhiều giờ làm việc.

    Tuy nhiên, một trong những phiền phức của Mail Merge là nó không thể định dạng chính xác số từ bảng tính Excel. Ví dụ, kết quả bán hàng trong bảng tính Excel là 100 nhưng sang Word nó lại biến thành 99.99999999996. Để khắc phục lỗi này, chúng ta có thể sửa bảng tính, chỉnh sửa tài liệu Mail Merge hoặc đơn giản thay đổi cách hai file liên kết với nhau. Mặc dù cách cuối cùng ít người biết nhưng nó có thể là cách tốt nhất, ngoại trừ việc không còn hoạt động trong Word 2022.

    1. Sử dụng “Number Switch” trong Word

    Chúng ta sẽ thực hiện cách đầu tiên là chỉnh sửa tài liệu Word. Ở đây, bạn sẽ sử dụng mã định dạng số mong muốn cho trường trộn (Merge Field) trong tài liệu Word. Trường trộn về cơ bản sẽ thông báo cho Word biết cột nào trong bảng Excel có chứa dữ liệu cần chuyển đổi. Để áp dụng định dạng cho một trường trộn, bạn phải sử dụng Number Switch (trước đây gọi là Picture switch) trong mã trường của trường đó.

    { MERGEFIELD Donation # $#,##0.00 }

    { MERGEFIELD Cost # 00.00 } 01.00

    { MERGEFIELD Sales # $### } $ 15

    { MERGEFIELD Sales # $#,##0.00 } $ 1,500.00

    { MERGEFIELD Date @ "MMMM d" } November 26

    Như bạn có thể thấy, mã numeric switch giống với mã định dạng Excel ngoại trừ chúng được theo sau bởi ký tự “#” đối với số và “@” đối với ngày tháng.

    Lưu ý: Chỉ được sử dụng dấu ngoặc kép trong mã ngày, không sử dụng cho mã số.

    Numeric switch cho trường trộn Mail-Merge

    Thực tế, Word và Excel sử dụng cùng một mã định dạng, nhưng không sử dụng cùng một định dạng hàm. Ví dụ, không có hàm MergeField giống như bên dưới:

    { MERGEFIELD(Donation,"$#,##0.00") }

    2. Sửa đổi bảng tính Excel

    Trong bảng tính Excel, hãy chèn một cột sử dụng công thức chuyển đổi số hoặc ngày tháng trong Excel thành định dạng text bạn muốn xuất hiện trong Mail Merge.

    Để thực hiện điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm TEXT trong Excel. Hàm này có chức năng chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành định dạng text tương ứng. Tuy nhiên phương pháp này có một nhược điểm là bạn cần biết mã định dạng nhất định. Mặc dù các mã này giống hệt với mã được sử dụng trong tính năng định dạng Custom Number của Excel nhưng hầu hết người dùng hiếm khi thấy chúng.

    Ví dụ: Các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”)TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi số và ngày tháng thành dạng text (trong trường hợp này chuyển đổi sẽ thành “$12,345.67” and “12/01/10”.

    Mẹo: Bạn nên định dạng ô chứa những công thức này ở dạng khác (in nghiêng, bôi đậm, màu khác) để biết những số này chỉ ở dạng text đơn giản. Trong các phiên bản Excel cũ hơn, những số này không được sử dụng để tính toán nhưng trong Excel 2022, bạn có thể sử dụng chúng trong tất cả các công thức ngoại trừ hàm tổng như SUM và AVERAGE. Ưu điểm của việc định dạng ngày tháng và số ở dạng text là khi chuyển từ Excel sang tài liệu Word Mail Merge không bị lộn xộn.

    Lưu ý: “0” và “#” đóng vai trò như placeholder (ký tự giữ chỗ) cho số nhưng “0” buộc số 0 ở đầu hoặc cuối, “#” sẽ được thay thế bằng một số nếu nó không phải là số 0 đứng đầu hoặc cuối. Do đó, mã “00000” sẽ đảm bảo số 0 ở đầu không bị cắt bỏ đi trong các mã bưu điện New Jersey.

    Những mã cho số, ngày tháng, thời gian có thể được sử dụng trong hàm TEXT hoặc định dạng số Custom của Excel. Tuy nhiên, có một điểm khác nhau giữa cách hoạt động của những code này trong Excel và Word trong Microsoft Office 2013. Trong Excel, bạn có thể sử dụng M hoặc m cho tháng hoặc phút. Trong hầu hết các trường hợp, Excel đủ thông minh để xác định đơn vị bạn đang sử dụng nhưng Word không được thông minh như vậy, bạn cần sử dụng chữ cái viết hoa cho tháng, và viết thường cho phút. Ngoài ra, Excel có thêm mã “MMMMM” cho kết quả chữ viết tắt duy nhất của tháng (ví dụ: J, F, M, A, v.v…)

    Lưu ý: Khi chuyển đổi những số này ở dạng text, chúng không được sử dụng trong các hàm SUM hoặc AVERAGE, nếu muốn, bạn cần chuyển đổi lại một lần nữa sử dụng hàm VALUE.

    Hàm ROUND

    Thay vì hàm TEXT, một số người dùng thích sử dụng hàm ROUND để bỏ bớt số lượng thập phân thêm vào. Hàm ROUND sẽ làm tròn các số lên hoặc xuống đến vị trí thập phân bạn chỉ định. Ưu điểm là số làm tròn không phải ở dạng text, bạn vẫn có thể sử dụng chúng để tính toán. Hàm ROUND có thể hoạt động tốt trong Mail Merge nhưng ít khi sử dụng chúng vì:

    • Hàm ROUND sẽ bỏ ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách hàng nghìn (dấu phẩy).
    • Hàm ROUND sẽ bỏ các số 0 ở cuối.
    • Đôi khi hàm ROUND hiển thị sai vị trí thập phân khi chuyển đổi sang Mail Merge. Ví dụ, tài liệu Mail Merge hiển thị 4 vị trí thập phân trong khi hàm Round chỉ định 2 hoặc 3 vị trí.

    Trong một số trường hợp hiếm gặp, hàm ROUND còn hiển thị sai số trong Mail Merge ví dụ thay vì 1.0014, Mail Merge hiển thị 1.0013.

    3. Sử dụng liên kết DDE

    Hai phương pháp trên tương đối đơn giản nhưng bạn cần nhớ mã định dạng và trong một số trường hợp mã giống nhau nhưng cách sử dụng cũng khác nhau.

    Một biện pháp đơn giản hơn là liên kết Word với Excel sử dụng liên kết DDE (Dynamic Data Exchange). Nghe có vẻ phức tạp nhưng nếu bạn có thể trộn thư thì DDE không thể làm khó bạn. Bạn chỉ cần thực hiện hai bước và bước đầu tiên là kích hoạt Word mở file thông qua DEE (bước này chỉ cần thực hiện một lần).

    Như đã nói ở trên DDE không hoạt động trong Office 2022. Dynamic Data Exchange là một kỹ thuật cũ và có vẻ Microsoft đang trong quá trình từ bỏ nó. Đôi khi nó hoạt động trong Office 2022 và đôi khi không. Thủ thuật để nó hoạt động trong Office 2022 là nguồn dữ liệu Excel phải được mở trước khi truy cập nó từ Word. Và trong Excel, bảng phải được bắt đầu ở hàng đầu tiên trong bảng tính đầu tiên trong file.

    Bước 3. Tích vào ô Confirm file format conversion on open.

    Đây là bước đầu tiên và bạn sẽ không phải thực hiện lại nữa. Từ bây giờ, bản sao Word sẽ được mở ở nhiều loại file khác nhau và mở bằng các con đường khác trong đó có DDE. Nhược điểm của phương pháp này là mỗi lần mở file không phải tài liệu Word trong Microsoft Word, chương trình sẽ cho bạn thay đổi lựa chọn.

    Bước 1. Sau khi chọn file dữ liệu muốn sử dụng, hộp thoại Confirm Data Source sẽ xuất hiện.

    Nếu đã chọn bảng tính cho tài liệu Word, bạn cần chọn nó một lần nữa, lần này thông qua liên kết DDE. Từ giờ, định dạng Excel sẽ được chuyển sang tài liệu Word Mail Merge khá nguyên vẹn.

    Cảnh báo: Đảm bảo tài liệu bạn muốn hợp nhất phải nằm trong sheet đầu tiên của tài liệu Excel.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007
  • Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word 2010 Chi Tiết Sử Dụng Mail Merge
  • Norms For 10,491 Spanish Words For Five Discrete Emotions: Happiness, Disgust, Anger, Fear, And Sadness
  • 60 Negative Emotion Adjectives To Describe Negative Feelings
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • How To Merge And Split Tables And Cells In Microsoft Word
  • Cách Trộn Thư, Trộn Văn Bản (Mail Merge) Trong Word 2022
  • Dùng Mail Merge Trộn Thư Với Ms Word 2022 – Hong Duc General School
  • Mail Merge In Word 2022
  • Dùng Tính Năng Trộn Thư
  • Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

    Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

    Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

    Tại Step 1: Letters

    Tại Step 2: Use the current document

    Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

    Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

    Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

     

    Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

    Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

    Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

    Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

    Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

    Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

    Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit inpidual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

    Bước 10: Chọn Save 

    Lời kết

    Thông tin liên hệ 

    Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

    Email: [email protected]

    Hotline: 0914 444 343

    --- Bài cũ hơn ---

  • Where Is The Mail Merge In Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • Mail Merge In Word 2022 – Word 2022 Tutorials
  • Word 2010: Using Mail Merge
  • Where Is The Change Case In Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • Change Case In Microsoft Word
  • Hướng Dẫn Trộn Thư Mail Merge Trong Word 2013 2010 2007 2003

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,…
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Để Soạn Thư Hàng Loại Trong Word Nhanh Chóng
  • In Hàng Loạt Trong Word Với Mail Merge Đơn Giản Nhất
  • Mail Merge Là Gì? Hướng Dẫn Bạn Cách Sử Dụng Mail Merge Đơn Giản
  • Cách Làm Mail Merge ( Trộn Thư) Bằng Excel, Word Cho Kế Toán
  • Trộn thư (Mail merge) trong word là thiết lập điền các thông tin khác nhau vào một vị trí xác định trên một văn bản được làm sẵn. Nó giúp các bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong công tác văn phòng. Để dể hiểu mình ví dụ một văn bản có nội dung như sau:

    Đến tại: Hội trường UBND Xã ABC

    Để: Dự buổi triển khai thực hiện thông tư 23 của Bộ Công An – Phổ biến xử lý luật vi phạm hành chính năm 2012.

    Rất mong sự có mặt của ……. để buổi họp đạt kết quả tốt đẹp.

    Chỗ có dấu chấm sẽ được điền thông tin cho mỗi cá nhân với thông tin của họ. Do đó nó khác nhau và rất mất công nếu ta copy và thay đổi thông tin vào các chỗ có dấu chấm. Chính vì thế mà thủ thuật sử dụng Mail Merge thật sự cần thiết.

    Bước 1: + Tạo một file Word hoặc Excel chứa thông tin với các trường cần thiết. Ví dụ mình tạo một file Word có tên là DuLieu nội dung như sau

    + Soạn văn bản mẫu sẵn. Xem văn bản mẫu ở trên. Và hãy tạo một thư mục lưu chúng để dể tìm kiếm. Ví dụ thư mục Tron_Thu_EXP có 2 file DulieuMau

    Bước 2: Tiến hành nào. Đầu tiên mở mẫu lên. Di chuyển qua tab MAILINGS trong Word 2013

    Các bạn có thể tùy chỉnh thêm những người được liệt kê vào danh sách tạo trộn thư

    Bước 3: Chọn vị trí chèn thông tin các trường vào

    Các bạn sẽ thấy nó hiện thị như sau:

    Thủ thuật áp dụng với Word 2010 – 2007- 2003 copy nguồn từ các bài viết khác. Các bạn tham khảo.

    Trộn tài liệu (Mail Merge)

    Các Khái niệm:

    Trong thực tế, đôi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp…

    Thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta có có thể dùng công cụ Mail Merge để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

    Tập tin data source

    Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.

    Tập tin main document

    Một file văn bản mẫu đã được trình bày hoàn chỉnh

    a.Form letter

    Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau

    Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1).

    * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

    Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word

    Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2

    Trong mục Select sartting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3

    Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu.

    Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời.

    Nhấn OK.

    Nhấn Next qua bước 4.

    Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items

    Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document như sau:

    Nhấn nút Next sang bước thứ 6.

    Chọn Print… nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản.

    Trong hộp thoại Merge to New Document có thể chọn tạo ra toàn bộ các thư mời có trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.

    b.Envelopes

    Tạo những bì thư bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Envelops thay vì chọn From letter ở bước1.

    c. Labels

    Tạo nhãn bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Labels thay vì chọn From letter ở bước1.

    d.Catologes

    Tạo văn bản kiểu danh sách bằng cách Mail Merge. Thực hiện tương tự phần From letter nhưng chọn Catologes thay vì chọn From letter ở bước1.

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

    Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đầu từ nơi bạn chọn một loại tài liệu và sau đó chọn, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách người nhận.

    Write & Insert Fields: Đây là nơi bạn có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu.

    Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trộn, bạn có thể sử dụng tính năng kiểm tra lỗi một cách tự động.

    Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của bạn vào một tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi thư điện tử.

    Hướng dẫn trộn thư trong trong Word 2007 – http://www.pigup.com.vn/

    Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

    Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau:

    Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

    Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

    Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

    Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

    Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

    Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

    Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý.

    Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

    Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

    Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

    Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

    Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

    Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

    Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

    Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

    Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

    Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.

    Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục

    + All: In toàn bộ tài liệu.

    + Current Page: In trang hiện thời.

    + Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

    Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

    Copies: chỉ số bản cần in.

    Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:

    – Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).

    – Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, Sử Dụng Mail Merge
  • Hướng Dẫn Định Dạng Phông Chữ Trong Word, Chỉnh Font Chữ Mặc Định
  • Làm Quen Với Ms Word 2007, Học Word
  • Tùy Chỉnh Thanh Công Cụ Quick Access Toolbar Trong Excel, Word
  • Are Introverts More Likely To Be Depressed?
  • Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word

    --- Bài mới hơn ---

  • 2.3 Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
  • Cách Dùng Mail Merge Trong Word Cho Kế Toán Để Tạo Hợp Đồng Lao Động
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2022, 2013, 2010, 2007, 2003, Trộn Văn Bản Wo
  • Hướng Dẫn Chức Năng Mail Merge Trong Excel
  • 8 Bước Dùng Mail Merge Trong Word Soạn Thư Hàng Loạt
  • Bạn biết không, Word không chỉ là công cụ dùng để soạn thảo văn bàn mà thông qua Word bạn có thể gửi email hàng loạt, in ấn hàng loạt thông qua chức năng Mail Merge trong Word. Bài viết hôm nay, Pus Edu sẽ giới thiệu đến các bạn những thông tin về Mail Merge và làm cách nào để gửi 1 email bằng Mail Merge một cách cơ bản nhất

    Mail Merge trong Word

    Mail Merge là gì?

    Mail Merge là tính năng trong Word mà người dùng thường gọi là “Trộn Thư”. Thực chất ngoài việc trộn thư ra, Mail Merge còn có nhiều tính năng khác như trộn dữ liệu để in ấn hàng loạt.

    Cụ thể hơn, khi bạn muốn viết 1 email với chung nội dung nhưng bạn muốn gửi đến nhiều người, nhiều tên với nhiều thông tin khác nhau thì tính năng Mail Merge sẽ là một công cụ vô cùng tiện lợi để các bạn có thể hoàn thành trong vòng 1 phút 30 giây thôi.

    Ứng dụng của Mail Merge: Người ta thường sử dụng Mail Merge để in hợp đồng, chèn quyết định, in giấy mời, email hàng loạt như chúc tết, tính lương, xác nhận thông tin,…

    Cách sử dụng Mail Merge trong Word

    Để sử dụng được tính năng trộn thư này, bạn cần có 2 thứ quan trọng nhất đó là:

    • Nội dung chính của email hoặc giấy mời
    • File danh sách dữ liệu với đầy đủ những thông tin bạn cần điền vào email hoặc giấy mờ

    Bước 1: Soạn nội dung emai, thư mời, thông báo

    Lưu ý trong email này, những phần bạn cần thay thế thông tin cho phù hợp với từng đối tượng bạn sẽ để trống.

    Bước 2: Chuẩn bị file excel chứa thông tin cần điền vào Mail Merge

    Soạn 1 file excel trong đó gồm những thông tin mà bạn cần đưa vào mail hay thư mời trong file Word bạn đã soạn.

    Ví dụ file nội dung trên cần có 2 thông tin là tên sinh viên và tên môn học. Vậy bạn cần 1 file excel có đầy đủ 2 thông tin này.

    Bước 3: Bắt đầu Mail Merge

    Đây là bước bạn chọn miền nội dung để chèn vào thông tin trong Word.

    Hộp thoại xuất hiện sẽ chứa tất cả những cột trong file excel bạn đã lập. Nhiệm vụ của bạn là đưa chuột đến nơi bạn cần chèn nội dung và nhấn insert.

    Bước 4: Kiểm tra thông tin

    Sau khi bạn hiển thị kết quả, bạn nhấn vào nút mũi tên (next) để kiểm tra lại thông tin.

    Bước 5: Email hoặc in file

    – Trường hợp email, bạn cần làm thêm 1 bước nữa.

    Các bạn thân mến, Mail Merge có vẻ thực hiện hơi dài đôi chút. Tuy nhiên, khi bạn đã thực hiện được 1 lần đầu tiên rôi, những lần sau bạn sẽ thao tác rất nhanh và việc email hay in ấn tài liệu với nhiều dữ liệu đối với bạn sẽ không còn là nỗi lo lắng nữa.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge
  • Chi Tiết Các Cách Gộp Ô Trong Word 2022 Đơn Giản Nhất
  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007
  • Mail Merge In Word 2022 – Word 2022 Tutorials

    --- Bài mới hơn ---

  • Where Is The Mail Merge In Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word
  • How To Merge And Split Tables And Cells In Microsoft Word
  • Cách Trộn Thư, Trộn Văn Bản (Mail Merge) Trong Word 2022
  • Dùng Mail Merge Trộn Thư Với Ms Word 2022 – Hong Duc General School
  • What Is A Word Mail Merge?

    A mail merge in Word will combine a pppared letter with a mailing list, so that bulk mail is personalised before it is sent out. For example, you might be part of an organisation that has a list of members and you want to let them know about an upcoming Annual General Meeting. Your mailing list would be the list of members’ names and addresses, and the pppared letter would be a letter informing them of the AGM. Each letter produced will be identical, apart from the personalised portions.

    The three files involved in the mail merge process are:

    1. your main document
    2. your mailing list
    3. the merged document

    The Main Document

    Now we will link the letter to your mailing list.

    The Mailing List

    Link The Mailing List To The Document

    Now that you have established the link between your document and mailing list, save the document.

    We’re going to assume that you want to send your letter to everyone on your list, but if you want to, you can select only certain entries from the list.

    Insert Merge Fields

    We now need to tell Word what personal details to add to the letter and where. To do this, we will insert merge fields in the main document. We’re going to keep things very simple and we’re just going to insert the most basic information. In our example we will insert member names and addresses.

    First of all position the cursor where you want the address to appear on your letter. Then, on the Mailings tab, in the Write & Insert Fields group, choose Address Block.

    In the window that opens, you get the chance to review and amend the format of the address that will be inserted when the merge is actually run.

    The address and greeting are standard items, that most people will want to use in their mail merges, so they get their own special buttons in the ribbon. What if you want to insert data that is not in the Write & Insert Fields group? You will need the Insert Merge Fields button for that.

    Run The Mail Merge

    Don’t forget to save your document.

    This tutorial was more of a quickstart than an in depth exploration of mail merge in Word. We will be looking at all the different variations in the step involved in later tutorials, so stay tuned for those.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Word 2010: Using Mail Merge
  • Where Is The Change Case In Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • Change Case In Microsoft Word
  • List Of 100 Synonyms For “sad” • 7Esl
  • Adjectives That Start With U
  • Mail Merge In Word 2003

    --- Bài mới hơn ---

  • (Archives) Microsoft Word 2003: Mail Merge: Using An Excel Database For Mail Merge
  • How To Combine Shapes To Create A Custom Shape
  • Merge Shape Commands In Powerpoint 2013 For Windows
  • Where Is The Section Break In Word 2007, 2010, 2013, 2022, 2022 And 365
  • How To Insert Column Breaks In Microsoft Word 2010 And 2007
  • Here we come to the origin of one of the most successful Microsoft Office productivity features – Mail Merge, in Word 2003 – an equally one of the most successful and popular Office installments by a wide margin. Mail Merge in Word took an impssive start by appearing on this platform after its birthplace – Word 2002 (of ‘Office XP’, released in 2001).

    Office 2003 is now officially no longer supported by its parent, but, despite this fact, and despite it being somewhat outdated (in comparison to the more modern Microsoft Office installments released over the years) both interface-, security- and feature-wise, many people who still own the license use it and pfer it over the rest of the ‘Office’ family. For these people, and professionals who have to use the feature in Word 2003 over the line of duty, we will explain how to use the Mail Merge in MS Word 2003, thus continuing our series of articles which describe the Word Mail Merge feature.

    The core feature of Mail Merge – a mailing productivity tool, which allows to greatly improve the way people communicate via email using massive known recipients base, which is its impssive trademark personalization and automation ability – remains on this platform with little change. The Word Mail Merge allows to send each recipient a personalized copy of the letter formed from a single Word document, which is composed using the main text in its body, and the special Macros – a value placeholder, which extracts any inpidual detail about a recipient (from the Outlook Contacts storage or an external data-source p-populated by hand) and replaces the Macro code with the actual value – a First or Second Name, Business or Home address, date, time or amount – anything could be used to personalized the letter to achieve a lot more in regards to the quality of a mailing with less time.

    However, due to the major differences in regards to the user interface between Word 2003 and later Word editions, one must take a somewhat different approach to performing his/her mailing – we will describe all the steps a minute. The main difference here, of course, is the introduction of the now-trademark ‘Ribbon’ interface in all subsequent editions of Office.

    There you will see a familiar 6-step wizard allowing you to conveniently compose your mailing from scratch. Enabling the toolbar will allow you to easily insert your customized Greeting Line, for instance.

    The following procedure is ptty simple and straightforward:

    1) Select the type of the document – choose “E-mail messages”;

    2) Select the document you wish to mail merge in Word, or use the one that is currently open;

    4) Step 4 will allow you to customize your document using the Word Merge tools available in the subsequent Word editions; you can enter your Greeting Line from here normally, if you haven’t before using the toolbar:

    5) Here you will be psented with a pview of your document with Macros replaced, and specifically check any record for errors; you can also run the pview from the MS Word Mail Merge toolbar:

    6) The last step is basically the main Word Mail Merge window, where you can finalize your settings, select an appropriate field for the “To:” fields and specify the recipient records:

    To surpass this and other limitations, we have created an add-in called Mail Merge Toolkit. It is a massive extension for many native features; for instance, while Mail Merge in Word 2003 only allows a single attached file to be sent to all recipients, the add-in enables you to specify inpidual attachments and a way to specify whether a recipient will receive an attachment at all.

    Its benefits are explained more thoroughly in, for example, the following article – “Mail merge with attachments in Outlook”.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Dùng Tính Năng Trộn Thư
  • Mail Merge In Word 2022
  • Dùng Mail Merge Trộn Thư Với Ms Word 2022 – Hong Duc General School
  • Cách Trộn Thư, Trộn Văn Bản (Mail Merge) Trong Word 2022
  • How To Merge And Split Tables And Cells In Microsoft Word
  • Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Trộn Thư Trong Word 2013, Sử Dụng Mail Merge
  • Cách Sửa Lỗi Định Dạng Số Khi Dùng Mail Merge Trong Word
  • Chi Tiết Các Cách Gộp Ô Trong Word 2022 Đơn Giản Nhất
  • Cách Trộn Thư Trong Word 2010, Cách Trộn Mail Merge
  • Hướng Dẫn Làm Mail Merge Trong Word
  • Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007

    Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.

    1. Mail Merge căn bản

    a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)

    Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:

    1 Những tài liệu ban đầu.

    2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.

    3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.

    Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.

    b. Tài liệu chính?

    Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

    1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.

    2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.

    c. Thông tin người nhận

    Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.

    Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v…

    Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.

    d. Bộ tài liệu khi hoàn tất

    Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử.

    Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:

    • Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).
    • Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.

    2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận

    a. Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge

    Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.

    Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.

    b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận

    Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận.

    Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.

    Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.

    2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.

    Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.

    Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.

    c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu

    Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:

    • Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.
    • Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
    • Thông tin về nhân viên của bạn.

    Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge.

    Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.

    Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.

    d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge

    Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).

    Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).

    e. Tìm hiểu Merge field

    Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.

    “Tiêu Đề” “Họ Tên”

    “Địa Chỉ Tên Đường”

    “Thành Phố”, “Bang” “Mã Quốc Gia”

    Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).

    f. Thực hiện mail merge

    Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.

    Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.

    Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.

    g. Mail Merge Wizard

    Để thực hiện trộn thư, chọn

    Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.

    Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.

    Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).

    h. Cách tạo tài liệu chính

    Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.

    Chọn

    nếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn.

    Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.

    i. Kết nối đến danh sách người nhận

    Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:

    Chọn

    nếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.

    Chọn

    nếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.

    Chọn

    nếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.

    Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.

    j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn

    Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.

    Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.

    1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.

    k. Sắp xếp tài liệu chính

    Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:

    • Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.
    • Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.

    l. Xem lại mail merge

    Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin.

    Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:

    m. Hoàn tất việc merge

    Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.

    n. Mail merges sử dụng Ribbon

    Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard

    Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.

    Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:

    Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word 2010 Chi Tiết Sử Dụng Mail Merge
  • Norms For 10,491 Spanish Words For Five Discrete Emotions: Happiness, Disgust, Anger, Fear, And Sadness
  • 60 Negative Emotion Adjectives To Describe Negative Feelings
  • Which Word Begins With “y” And Looks Like An Axe In This Picture?
  • Words To Start A Sentence
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100