Khung Thư Mời Trong Word / TOP 8 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 4/2023 # Top View

Khi viết giấy mời, giấy khen, giấy báo nhập học… Mà bạn muốn gửi đến nhiều người, thay vì làm theo cách thủ công. Là viết từng cái một cho từng người, cách này rất lâu và mất thời gian.

Thì trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn, cách tạo giấy mời hàng loạt trong word, bằng cách sử dụng tính năng trộn thư ( Mail Merge).

Đây là tính năng, rất hữu ích. Giúp bạn tiết kiệm thời gian, khi tạo ra các dạng văn bản như: giấy mời, giấy khen, giấy báo nhập học… Gửi cho rất nhiều người.

Chỉ với vào thao tác đơn giản, còn bây giờ chúng ta bắt đầu thôi!

I. Chuẩn bị dữ liệu để viết

Mình đã chuẩn bị sẵn 1 tệp, trong đó đã có sẵn mẫu giấy mời và danh sách khách mời.

Mẫu giấy mời (Được tạo bằng word) Danh sách khách mời (được tạo bằng Excel)

Bạn có thể tải 2 file trên Tại đây, để thực hành theo bài hướng dẫn.

Nếu giấy mời của bạn có nội dung dài, thì bạn nên tạo trên 1 mặt giấy. Còn ngược lại nếu giấy mời có nội dung ngắn, thì bạn nên tạo 2 giấy mời trên 1 mặt giấy, để tiết kiệm.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho bạn, 2 cách làm trên.

II. Cách tạo giấy mời hàng loạt in trên 1 trang giấy

Để tạo ra 1 giấy mời được in trên 1 trang giấy, thì bạn làm như sau:

Bước 2: Vào Tab Maillings, bấm vào Select Recipients, chọn Use an Existing List…

Bước 3: Lúc này, bạn tìm đến nơi mà bạn lưu file Excel. Sau đó chọn vào File Excel mà bạn lưu bản danh sách khách mời, rồi bấm Open.

Bước 5: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm ở Đại biểu. Sau đó vào Insert Merge Field, chọn vào trường Tên.

Bước 6: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm ở Đơn vị, sau đó vào Insert Merge Field, chọn vào trường Đơn vị.

Bấm vào Preview Result, để xem kết quả những giấy mời mà bạn đã tạo. Nó sẽ hiển thị tên và đơn vị của người được mời.

Để xem toàn bộ danh sách khách mời, thì bạn bấm vào mũi tên qua hoặc lại để xem.

Finish Merge, chọn Print Documents…

Thì hộp thoại Merge to Print sẽ xuất hiện có 3 sự lựa chọn sau đây:

Tiếp theo chúng ta sẽ qua phần II, cách trộn 2 thư trên 1 trang giấy. Cách làm cũng tương tự như trộn trên 1 trang giấy, chỉ khác là phải tách đôi trang giấy ra.

III. Cách tạo 2 giấy mời trên 1 trang giấy

Nếu bạn muốn tạo ra 2 giấy mời được in trên cùng 1 trang giấy, thì bạn làm như sau:

Bước 2: Vào Tab Maillings, bấm vào Start Mail Merge chọn Labels….

Nếu bạn muốn nhanh chóng, thì có thể nhìn vào hình ảnh ở dưới và nhập theo thông số như vậy là được.

Còn mình sẽ giải thích thêm, các thông số này để bạn hiểu hơn.

Do chúng ta thiết kế, 2 tờ giấy mời trên 1 tờ giấy A4. Nên bạn phải chia đôi tờ giấy ra, theo các thiết lập sau đây:

Label height: Là chiều cao của giấy mời, chiều cao của giấy A4 là 29.7cm, do chúng ta chia đôi tờ giấy, nên lấy chiều cao của giấy A4 chia 2, được 14.85cm, sau đó lấy 14.84 -1cm lề trên, trừ cho lề dưới 1cm, ra kết quả 12.8cm.

Label width: Chiều rộng của giấy mời, chiều rộng của giấy A4 là 21cm. bạn lấy 21 trừ cho lề trái 1cm, lề phải 1cm. Kết quả còn lại là 19cm.

Vetical pic: Được tính từ Lề trên của giấy mời đầu tiên, đến Lề trên của giấy mời thứ 2. Nên được tính lấy chiều cao 12.8 + lề trên của giấy mời thứ nhất + Lề dưới của của giấy mời thứ 2 kết quả: 12.8 + 1 + 1= 14.8

Number Across: Số cột trên 1 trang giấy, ở đây 1 trang giấy chia làm đôi nên chỉ có 1 cột.

Number down: Số hàng trên 1 trang giấy. Chúng ta chia làm đôi nên nhập 2.

Sau khi thiết lập xong, bạn nhấn OK.

1 thông báo hiện ra , bạn chọn vào OK.

Lúc này trang giấy sẽ được chia làm đôi, như hình ở dưới

Bước 7: Khi bạn dán, khung và chữ sẽ bị lệch, bạn chỉnh sửa lại vị trí, cho mẫu giấy mời được đẹp hơn.

Bước 8: Xóa dòng chấm chấm ở sau Đại biểu và Đơn vị đi.

Bước 11: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm sau Đại biểu, vào Insert Merge Field chọn Tên.

Bước 12: Đặt con trỏ chuột sau dấu 2 chấm ở từ Đơn vị, sau đó vào Insert Merge Field chọn Đơn vị

Kết quả sau khi chèn 2 trường vào

Bấm vào Preview Results để xem kết quả.

Bây giờ để tạo ra 1 thư mời nữa ở phần dưới, thì bạn bấm vào Update Labels.

Thì lúc này, bạn sẽ thấy trong 1 trang giấy sẽ có 2 mẫu giấy mời.

Bấm vào Finish & Merge chọn vào Print Documents… để in

Cách in cũng tương tự như phần I.

IV. Video hướng dẫn cách tạo giấy mời hàng loạt

V. KẾT LUẬN

Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn bạn cách tạo giấy mời hàng loạt trong word. Cách làm đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả.

Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo…

Hướng dẫn này sử dụng Office 365 chạy trên nền tảng Windows 7, các phiên bản Office khác có thể khác một chút nhưng về cơ bản cách thực hiện như nhau.

Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.

Bạn hoàn toàn có thể tự nhập trong word, nhưng để nhanh và dễ dàng thì các bạn nên tạo danh sách ở file excel trước, và lưu chúng lại ở một thư mục nào đó.

Chọn Letters sau đó nhấn chuột vào Starting document

Ở đây các bạn chọn Use an existing list và nhấn Next: Write your letter

Chọn file excel chứa danh sách mà ở đầu bài có đề cập tới và nhấn Open

Chọn sheet mà bạn đã tạo danh sách và nhấn OK, các bạn chú ý ở đây nếu file của bạn nhiều sheet thì hãy chọn đúng sheet mà bạn cần

Chọn các dữ liệu mà bạn muốn, nếu chọn hết thì tick chuột vào Data Source sau đó nhấn OK

Nhấn Next: Write your letter

Chọn menu mà bạn muốn ghéo vào word và nhấn Insert

Lúc này quay ra word các bạn sẽ thấy như hình này

Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.

Nhấn vào Next: Preview your letters

Để xem toàn bộ danh sách mà bạn đã ghép vào hoặc để in ấn hoặc lưu lại các bạn vào Edit individual letters…

Đây chính là toàn bộ danh sách mà bạn ghéo vào word, bây giờ bạn chỉ cần nhấn phím tắt Ctrl + P để in hoặc Ctrl + S để lưu lại.

Muốn tạo khung đường viền cho báo cáo chuẩn thì việc đầu tiên là bạn phải thiết lập định dạng canh lề trang giấy in đúng chuẩn theo quy định của đơn vị hoặc trường học về hướng dẫn canh lề báo cáo. Ngoài ra nếu không có quy định nào thì bạn có thể xác lập trang giấy in theo chuẩn quy định của Bộ Nội vụ như sau:

– Lề trên: 2 cm, Lề dưới: 2cm, Lề trái: 3cm, Lề phải: 1.5 cm.

Hộp thoại Borders and Shading cho phép bạn chọn vào lớp Page Border:

Setting: lựa chọn các mẫu viền khung.

None: không viền khung.

Box: viền khung bằng nét viền quanh văn bản.

Shadow: viền khung bằng hiệu ứng bóng đỗ.

3-D: viền khung bằng hiệu ứng nét viền 3D

Custom: khung viền tự lựa chọn theo ý bạn.

Style: lựa chọn kiểu nét viền khung.

Color: lựa chọn màu nét viền khung.

Width: độ dày nét viền khung.

Art: lựa chọn hình để thay thế nét viền quanh khung.

Horizontal Line: lựa chọn các hình từ ngoài vào để làm khung viền. Khi bạn nhấn chọn sẽ hiển thị hộp thoại Horizontal Line hiển thị:

Bạn chọn vào lệnh Import và lựa chọn các hình từ ngoài vào để làm viền khung trang văn bản.

Lựa chọn các khoảng cách giữa bìa văn bản với khung bạn chọn vào lệnh Options.

Hộp thoại Border and Shading Options hiển thị. Bạn thay đổi các giá trị trong các ô:

Top: khoảng cách khung viền với bìa trên của trang văn bản.

Bottorm: khoảng cách khung viền với bìa dưới của trang văn bản.

Left: khoảng cách khung viền với bìa trái của trang văn bản.

Right: khoảng cách khung viền với bìa phải của trang văn bản.

Khi bạn thay đổi các giá trị, khung Preview sẽ hiển thị cho bạn xem trước những giá trị thay đổi.

Nhấn OK để áp dụng những thay đổi.

Word 2007, 2010, 2013

Khung viền chuẩn thường dùng trong báo cáo, luận văn thường là khung viền màu xanh, mang tính chất trang trọng, không quá nhiều màu mè.

Hi vọng clip chia sẻ giúp bạn tạo khung viền cho báo cáo, văn bản đẹp và đúng chuẩn.

Nếu bạn có nhu cầu học Microsoft Word hay Microsoft Exel (Chứng chỉ ứng dụng CNTT căn bản) vui lòng

Word có một phương pháp giúp các bạn soạn thư hàng hoạt đó chính là trộn thư hay chính là Mail Merge. Những tấm thư mời có một form mẫu giống nhau và chỉ thay đổi một vài thông tin tùy với danh sách người được mời, nếu bạn phải tự tay đánh máy hàng loạt những tấm thư mời như thế, vừa phải bỏ nhiều công sức lại còn tốn thời gian. chúng tôi sẽ chỉ cho các bạn một cách nhanh gọn lẹ hơn để làm công việc này.

Bước 1: Bước chuẩn bị

Bạn phải có một file Word gốc soạn thảo form của bức thư mời. Đó có thể là một file lưu sẵn trước đó hoặc một file vừa mới soạn thảo.

Danh sách khách mời đó phải được viết dưới dạng bảng như hình dưới và tốt nhất là không đi kèm dòng nội dung nào ở phía trên. Dòng đầu tiên phải là dòng tiêu đề của bảng.

Mail Merge sẽ có tất cả 6 bước để giúp các bạn trộn thư hàng loạt.

Với bước đầu tiên là chọn loại thư sẽ trộn, là kiểu bức thư ( Letters) hay kiểu tin nhắn mail ( E-mail message)…

Bấm Next… để tiếp tục.

– Use the current document: Là chọn file soạn thảo hiện tại đang mở.

– Start form a template: Là sẽ chọn lựa các mẫu có sẵn của Word.

– Start from existing document: Chọn lựa một file soạn thảo đã lưu trong máy tính.

Bấm Next… để tiếp tục.

Bấm vào Browse.

Sau khi thực hiện xong bấm OK để xác nhận. Sau đó bấm Next… để tiếp tục bước kế sau.

Những vị trí có chữ XX đã được chúng tôi bôi đỏ nổi bật để các bạn có thể thấy rõ chính là vị trí biến số thay đổi của những tờ giấy mời mà chúng tôi đã nói ở trên.

Khi các thông tin trong bảng danh sách được chèn vào trong tờ giấy mời, chúng cũng sẽ được định dạng y như vậy.

Sau khi chèn và chỉnh sửa xong, bạn tiếp tục bấm “Next…” để tiếp tục.

Bước này có thể giúp các bạn kịp thời phát hiện các lỗi có thể có khi chèn các trường biến đổi.

– All: Xuất toàn bộ các giấy mời.

– Current record: Chỉ xuất tờ giấy mời đang hiển thị trên màn hình.

– From… to…: Xuất một số giấy mời nhất định theo đánh số ( Recipient) đã xem ở bước 5 phía trên.