Hàm Thống Kê Dữ Liệu Trong Excel / TOP 10 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Tương tự như Pivot Table đã được giới thiệu tại Hay học hỏi, SUBTOTAL và CONSOLIDATE cũng là các hàm thống kê dữ liệu rất hiệu quả.

Subtotal dùng để tính toán trên các nhóm con trong 1 danh sách, bảng tính; còn Consolidate giúp chúng ta gộp dữ liệu từ nhiều trang tính hay nhiều file dữ liệu khác nhau.

Lưu ý: Để thực hiện theo hướng dẫn của bài viết các bạn có thể tải file mẫu ở liên kết sau: https://goo.gl/8DXtSx

1. Cách sử dụng Subtotal trong Excel 2010 – How to use Subtotal in Excel

Bước 1: Sắp xếp danh sách (hay bảng dữ liệu) theo cột cần gom nhóm để tính toán

Bảng Subtotal xuất hiện, thực hiện:

Ô At each change in: chọn Cột muốn gom nhóm

Ô Use Funtion: chọn hàm tính toán

(Lưu ý: check chọn Replace current subtotals và Summary below data)

Ví dụ cho bảng dữ liệu sau với yêu cầu thống kê Tổng Số lượng theo từng Quận

Đầu tiên, các bạn chọn bảng dữ liệu cần thống kê, trên menu chọn Data → Sort trong phần Sort by chọn Quận và nhấn OK hướng dẫn hình sau

Sau khi nhấn OK thì bảng tính đã được sắp xếp theo Quận, các bạn chọn lại bảng từ cột Quận rồi trong menu Data lệnh Subtotal ta được hình sau:

Các bạn chọn vùng At each change in (với mỗi thay đổi) là Quận; vùng Use function là: Sum (tính tổng); Add subtotal to là Doanh thu rồi nhấn OK ta được kết quả như sau (check chọn: Replace current subtotals và Summary below data):

Các bạn có thể nhấn vào các số 1,2,3 (vùng khoanh đỏ) để mở rộng hay thu gọn bảng số liệu, và để xoá bỏ subtotal bạn chọn lại lệnh subtotal và chọn Remove all.

có thể bạn muốn xem:

Cách thống kê dữ liệu báo cáo cực nhanh sử dụng Pivot Table

2. Cách sử dụng Consolidate trong Excel - How to use Consolidate in Excel

Bước 1: Copy các cột tiêu đề cần thống kê sang 1 bảng tính mới

Bước 2: Chọn 1 vùng dữ liệu có tiêu đề ở Bước 1 (bao gồm tiêu đề và 1 số dòng trống phía dưới)

Bước 3: Chọn Consolidate trong menu Data, bảng Consonlidate xuất hiện, thực hiện:

Ô Funtion: Chọn hàm tính toán

Mục Use labels in: Check chọn Top row và Left column  → chọn OK

Mời các bạn xem Video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Consolidate và Subtotal để thống kê dữ liệu trong Excel – How to use Consolidate in Excel

Trong học tập hoặc công việc thì chúng ta luôn sử dụng đến các hàm thống kê sử dụng cho những mục đích khác nhau. Hôm nay tôi sẽ chia sẻ tới các bạn các hàm thống kê thường dùng trong Excel để các bạn tham khảo.

Hàm trả về giá trị trung bình cộng của một dãy số.

Cú pháp: AVERAGE(Number 1, [Number 2], [[Number 3],….)

Trong đó:

Cú pháp: =AVERAGE(number1, [number2], …)

Các tham số:

Number1: Số thứ nhất mà bạn muốn tính trung bình (đối số Number1 bắt buộc phải có).

Number2: Các đối số tùy chọn không bắt buộc nằm trong phạm vi từ 2 đến 255 mà bạn muốn tính trung bình.

Ví dụ mình họa

Tính điểm trung bình của các học sinh được cho trong bảng sau:

Được sử dụng để đếm số ô chứa các số hoặc đếm các số bên trong một danh sách

Cú pháp: = COUNT (Value1, [Value2],….)

Trong đó:

Value chứa giá trị, danh sách giá trị hoặc địa chỉ.

Ví dụ minh họa

Cho bảng tiền công của công nhân như hình dưới, đếm số ô chứa số trong cột Thâm niên.

Đếm số ô rỗng trong vùng chọn.

Cú pháp: =COUNTBLANK (range)

Các tham số: Range là phạm vi mà từ đó bạn muốn đếm các ô trống.

Ví dụ minh họa

Với cột năm sinh số ô rỗng = COUNTBLANK(C5:C11)

Cột hiện tại số ô rỗng =COUNTBLANK(D5:D11)

Cột quê quán số ô rỗng =COUNTBLANK(E5:E11)

Hàm trả về giá trị lớn nhất

Cú pháp: = MAX (Number 1, Number 2, …)

Trong đó: Number1, Number2… là các tham số đầu vào có thể là số, tên, dãy các ô hay giá trị tham chiếu. Tối đa 256 tham số đầu vào.

Ví dụ minh họa

Tính doanh số Tháng và Quý bán cao nhất cho bởi bảng sau:

Công thức được áp dụng cho bảng Doanh số bán hàng Quý I để tìm ra doanh số Tháng bán cao nhất của Quý như sau: = MAX(C5:E10)

Tương tự áp dụng hàm Max để tìm ra doanh số Quý bán cao nhất: =MAX(F5:F10)

Tính tổng các số trong một phạm vi (một nhóm các ô).

Cú pháp: = SUM (Number1, [Number2],…)

Trong đó:

Number1: Số đầu tiên bạn muốn thêm vào

Number2-225:Đây là số thứ hai bạn muốn cộng (có thể chỉ định tối đa 255 số).

Ví dụ minh họa

Tính tổng tiền đơn giá sản phẩm cho bởi bảng sau:

Tiếp tục áp dụng công thức hàm SUM với tất cả sản phẩm còn lại.

Tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng điều kiện mà bạn xác định.

Cú pháp: =SUMIF (Range, Criteria, [Sum_range])

Trong đó:

Range: Vùng chứa điều kiện.

Criteria: Điều kiện.

Sum_range: Vùng tính tổng dựa trên điều kiện.

Ví dụ minh họa

Tổng số lương của nhân viên trong phòng truyền thông được cho bởi bảng tính sau:

Đôi khi ta cần thể hiện doanh số bán hàng theo từng nhân viên, hoặc số lượng thực phẩm theo vùng miền, hay nhiệt độ trung bình của từng tháng… Trong bài viết này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn làm điều trên thông qua chức năng SUBTOTAL thống kê dữ liệu theo điều kiện.

Chức năng SUBTOTAL thống kê dữ liệu theo điều kiện

Trong ví dụ lần này, ta sẽ mô phỏng đơn giản nhất bảng thống kê nhiệt độ và độ ẩm của Hà Nội 3 tháng đầu năm 2017.

Công việc của ta bây giờ là thống kê nhiệt độ và độ ẩm trung bình từng tháng. Và ta sẽ thực hiện bằng công cụ SUBTOTAL.

Công cụ SUBTOTAL

Thêm các đối tượng thích hợp để sử dụng công cụ SUBTOTAL

Với một bảng dài ngoằng như này, hẳn bạn sẽ không muốn thêm những dòng tính trung bình vào dưới mỗi khi kết thúc tháng đâu nhỉ? Hãy đến với SUBTOTAL.

Chức năng SUBTOTAL sẽ giúp bạn tính được kết quả trung bình theo từng tháng một cách nhanh chóng.

Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính (trong trường hợp bạn chưa biết, chỉ cần chọn một ô bất kì trong bảng tính rồi chọn Subtotal, Excel sẽ tự tính toán và chọn tất cả những ô còn lại).

Bước 2: Chọn Subtotal. Một hộp thoại sẽ hiện ra:

Use function: Hàm được sử dụng để tính. Với hàm SUM, Excel sẽ trả về tổng, hàm AVERAGE trả về trung bình,… trả lời cho câu hỏi: Phương thức thống kê?

Add subtotal to: Mục được áp dụng hàm ở trên. Chọn các cột cần thiết và Excel sẽ tính toán giá trị ở đó. Trả lời câu hỏi: Thống kê dữ liệu gì?

Ngoài ra ta có:

Replace current subtotal: Nếu đã tồn tại trước đó một subtotal, nó sẽ thay thế bằng subtotal mới.

Page break between groups: Bạn biết page break (ngắt trang) chứ? Tùy chọn này giúp cho mỗi nhóm của at each change in được nằm trong một trang khác nhau.

Summary below data: Đưa function xuống dưới các nhóm. Nếu bỏ chọn ô này, kết quả sẽ không mất, mà đưa lên đầu.

Ok, ấn đi các bạn!

At each change in thời gian, use function AVERAGE, Add subtotal to Nhiệt độ ngày, Nhiệt độ đêm, Độ ẩm.

Mình biết điều đang xảy ra với trang tính của các bạn.

Để khắc phục, đầu tiên là Undo đi nào (Ctrl+Z).

Tại cột Tháng, nhập công thức vào như sau:

Sau đó định dạng lại về General nếu kết quả đang ở dạng Date.

Sử dụng autofill áp dụng kết quả cho các ô còn lại. Trong trường hợp bạn chưa biết autofill, hãy xem bài viết này.

Kết quả:

– Ứng dụng SUBTOTAL kết hợp COUNTIF thiết lập số thứ tự thành phần.

– Tổng quan về công cụ SUBTOTAL

Hàm đếm dữ liệu trùng lặp trong Excel sẽ giúp bạn lọc giá trị trùng lặp để không có nội dung nào được lặp lại hai lần. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng lọc các dữ liệu trùng lặp vì cơ sở để xác định các dữ liệu trùng có thể phức tạp hơn ta tưởng.

1. Ví dụ với bảng số liệu sau:

Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Phân tích dữ liệu, căn cứ vào các điều kiện sau:

Ngày: Nếu các mặt hàng khác nhau hoặc số lượng hàng hóa khác nhau được bán trong cùng một ngày, chúng sẽ không bị trùng.

Tên hàng: Tên sản phẩm giống nhau được bán vào các ngày khác nhau hoặc được bán trong cùng một ngày nhưng với số lượng bán khác nhau thì không trùng.

Số lượng: Nếu số lượng bằng nhau nhưng khác ngày bán hoặc các mặt hàng khác nhau, chúng sẽ không bị trùng.

Để xác định sự trùng nhau, ba điều kiện trên phải được xem xét đồng thời: Cùng ngày, cùng mặt hàng, cùng số lượng bán hàng.

Bước 2: Sử dụng hàm đếm dữ liệu trùng là hàm COUNTIFS.

Bước 3: Viết hàm.

Ngày: cột ngày: Criteria_Range1 là, ngày tại dòng kiểm tra: Criteria1.

Tên hàng: Tên hàng: Criteria_Range2, tên mặt hàng tại dòng kiểm tra: Criteria2.

Số lượng: Số lượng: Criteria_Range3, số lượng tại dòng kiểm tra: Criteria3.

Vậy ta có: G2 = COUNTIFS($A$2:A2,A2,$B$2:B2,B2,$D$2:D2,D2)

Bắt đầu từ ô G2, filldown công thức cho tới ô G25.

* Giải thích: tại sao lại dùng $A$2:A2 chứ không phải $A$2:$A$25

Ta dùng $A$2:$A$25 để lúc filldown công thức ở cột G, có thể cố định được vùng tham chiếu. Như vậy thì các giá trị trùng/lặp sẽ được tính bằng tổng số giá trị trùng/lặp.

Như vậy rất đơn giản thôi chúng ta đã có thể lọc được những giá trị trùng trong Excel. Hàm đếm dữ liệu trùng lặp trong Excel – hàm COUNTIFS rất thường xuyên được sử dụng, vì vậy bạn hãy đọc kỹ hướng dẫn, sử dụng thành thạo nó để áp dụng tốt vào công việc và học tập.