## 3 Ways To Sort By Color In Excel

--- Bài mới hơn ---

• How To Allow Sorting And Filter Locked Cells In Protected Sheets?
• Hướng Dẫn Sử Hàm Chức Năng Atan Trong Excel.
• Calculating Coefficient Of Variation In Excel
• Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm Ln Trong Excel
• Hocthue.net: Các Hàm Thống Kê Trong Excel Phải Biết Và Có Ví Dụ
• There are several ways to sort data in Microsoft Excel. Learn how to use conditional sorting in Excel to sort by font color, cell background color, or icon color.

Instructions in this article apply to Excel for Microsoft Office 365, Excel 2022, Excel 2022, and Excel 2013 for Windows and Mac.

Select a Range to Be Sorted in Excel

Before data can be sorted, Excel needs to know the exact range to sort. Excel can automatically include related data in a range so long as there are no blank rows or columns within the selected area. Blank rows and columns between areas of related data are okay. Excel then determines if the data area has field names and excludes those rows from the records to be sorted.

Allowing Excel to select the range to be sorted is fine for small amounts of data. However, for large areas of data, the easiest way to ensure that the correct range is selected is to highlight it before sorting.

If the same range is to be sorted repeatedly, the best approach is to give the range a name. If a name is defined for the range to be sorted, type the name in the Name Box, or select it from the associated drop-down list. This way, Excel automatically highlights the correct range of data in the worksheet.

Any sorting requires the use of sort order. When sorting by values, there are two possible sort orders: ascending and descending. However, when sorting by colors, no such order exists, so you must manually define the color sort order.

How to Sort by Cell Background Color in Excel

In the example below, the records of students age 20 and younger are highlighted in red. To sort the data by cell background color so that the red entries appear on top:

1. Highlight the range of cells to be sorted (cells A2 to D11 in the example).

2. Select the Sort on drop-down arrow and choose ​Cell Color.

Clear the My data has headers check box so that the first row doesn’t get cut off.

3. Select the Order drop-down arrow and choose Red.

When Excel finds different cell background colors in the selected data, it adds those colors to the Order drop-down list in the dialog box.

4. Choose On Top from the drop-down list next to the sort order box so that the red cells will be at the top of the list, then select OK.

5. The four records with red backgrounds are grouped together at the top of the data range.

When working with calculations, you can make negative numbers in Excel appear red by default to help those numbers stand out more.

How to Sort by Font Color in Excel

In the example below, the records of students enrolled in nursing programs appear in red, and those enrolled in science programs are blue. To sort the data by font color:

1. Highlight the range of cells to be sorted (cells A2 to D11 in the example).

2. Select the Sort on drop-down arrow and choose ​Font Color.

Clear the My data has headers check box so that the first row doesn’t get cut off.

3. Select the Order drop-down arrow, then choose Red.

When Excel finds different font colors in the selected data, it adds those colors to the Order drop-down list in the dialog box.

4. Choose On Top from the drop-down list next to the sort order box so that the red entries will be at the top of the list.

6. Use the same settings as the first sort level, but this time select the Order drop-down arrow and choose Blue.

7. Select OK to sort the data and close the dialog box.

8. The two records with the red font color are grouped together at the top of the data range, followed by the two blue records.

How to Sort by Icon in Excel

Icon sets offer an alternative to regular conditional formatting options that focus on the font and cell formatting changes. The example below contains dates and temperatures that have been conditionally formatted with the stoplight icon set based on the daily maximum temperatures.

Follow these steps to sort the data so that records displaying the green icons are grouped first, followed by the yellow icons, and then the red icons:

1. Highlight the range of cells to be sorted (cells A2 to B31 in the example).

2. Select the Column drop-down arrow, then choose the column containing the conditional icons (Temperature in the example).

Due to the way conditional formatting with icons works, you can leave the My data has headers check box selected.

3. Select the Sort on drop-down arrow, then choose Conditional Formatting Icon.

4. Select the Order drop-down arrow, then choose Green.

5. Choose On Top from the drop-down list next to the sort order box so that the green icon entries will be at the top of the list.

7. Use the same settings as the first sort level, but this time select the Order drop-down arrow and choose Yellow.

8. Select Add to add a third sort level, then use the same settings as the first two levels, but this time select the Order drop-down arrow and choose Red.

9. Select OK to sort the data and close the dialog box.

10. The records with the green icon are grouped together at the top of the data range, followed by the records with the yellow icon, and then those with a red icon.

--- Bài cũ hơn ---

• How To Sort Data By Color In Excel?
• How To Filter And Sort Cells By Color In Excel 2022, 2013 And 2010
• How To Alphabetize In Excel: Sort Alphabetically Columns And Rows
• How To Use The Excel Sort Function
• How To Sort In Excel
• ## How To Sort By Color In Excel * Productivity Portfolio

--- Bài mới hơn ---

• How To Sort By Color In Excel (In Less Than 10 Seconds)
• How Do You Sort By Color In Microsoft Excel?
• Revert To Original Sort Order In Excel
• Cách Sử Dụng Hàm Sắp Xếp Trong Excel
• Hướng Dẫn Sử Dụng Cơ Bản Chức Năng Sort Trong Bài Thi Mos
• Why Use Color

Perhaps, at one-time, color sorting and filtering wasn’t available, but you can do it now. The tutorial below can be used for font colors or cell color. For these instructions, I’ll be using Microsoft Office 365. However, the steps can be used in older Excel versions.

It’s probably my laziness, but I find it useful to change a cell’s background color. I might use this when I’m prioritizing or grouping a list. I need to highlight a cell and choose a background color.

In my screen snap above, I’ve applied the cell background color to Column C. However, some people might pfer using color across a row. In the second screenshot below, I used conditional formatting. Regardless of whether you’re using columns or rows, the process is the same. It also works with Excel tables.

How to Sort by Color in Excel

1. Tick the My data has headers checkbox in the top-right if your worksheet uses them.
1. Select your first fill color and keep the Order value as On Top.
2. Add in your other color levels. If you pfer, you can also use the On Bottom option.

You should now see your sorted list by color. You’re not limited to just 3 colors, but you can keep adding if they’re on your sheet. You also don’t need to enter the last color as Excel will put it on the bottom. In my case, that was ” No Cell Color.”

1. Select the column you wish to filter that has color.

The same process works if you wish to sort by font color.

How to Filter by Color in Excel

• Excel allows you to sort and filter by color
• The color can be either the cell background color or font color
• You can place colors on top or bottom
• The system knows which colors you’ve used
• No cell color is for normal cells
• You can add multiple color sorts
• Sort rules are processed in order

Some people pfer to filter instead of sort. This is great if you want to focus in on certain items. Even better, the procedure is shorter.

In my example, I was using a background color. However, when I added colored text, Excel adjusted the options. On the side menu for Filter by Color, you would also see Filter by Font Color.

Quick Takeaways

Disclaimer: Images from Amazon Product Advertising API. I may receive an affiliate commission on these products if you buy. Updated: 2022-04-17

--- Bài cũ hơn ---

• Sự Khác Nhau Giữa Hàm Sumif Và Sumifs
• Cách Dùng Hàm Sumif Và Sumifs Qua Ví Dụ Cụ Thể 2022
• Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Sumif Trong Google Sheets Thông Qua Ví Dụ
• Một Số Hàm Quan Trọng Trong Kế Toán Bằng Excel
• Hướng Dẫn Cách Dùng Hàm Sumifs Đơn Giản Qua Bài Tập
• ## Colors In An If Function

--- Bài mới hơn ---

• Cách Sử Dụng Hàm If Lồng Hàm Và Ví Dụ Cụ Thể
• Hướng Dẫn Cách Tính Max, Min Theo Điều Kiện Trong Excel
• Sử Dụng Scenario Manager Trong What If Analysis Để Lập Bảng Tính Lợi Nhuận Kinh Doanh Trong Excel
• Làm Cách Nào Để Đếm Các Ô
• Làm Cách Nào Để Đếm Các Ký Tự Cụ Thể (Dấu Phẩy
• Unfortunately, there is no way to acceptably accomplish this task without using macros, in one form or another. The closest non-macro solution is to create a name that determines colors, in this manner:

1. Select cell A1.
2. Use a name such as “mycolor” (without the quote marks).
3. In the Refers To box, enter the following, as a single line:
4. =IF(GET.CELL(38,Sheet1!A1)=10,"GO",IF(GET.CELL(38,Sheet1!A1) =3,"Stop","Neither"))

With this name defined, you can, in any cell, enter the following:

=mycolor

The result is that you will see text based upon the color of the cell in which you place this formula. The drawback to this approach, of course, is that it doesn’t allow you to reference cells other than the one in which the formula is placed.

The solution, then, is to use a user-defined function, which is (by definition) a macro. The macro can check the color with which a cell is filled and then return a value. For instance, the following example returns one of the three words, based on the color in a target cell:

Function CheckColor1(range) If range.Interior.Color = RGB(256, 0, 0) Then CheckColor1 = "Stop" ElseIf range.Interior.Color = RGB(0, 256, 0) Then CheckColor1 = "Go" Else CheckColor1 = "Neither" End If End Function

This macro evaluates the RGB values of the colors in a cell, and returns a string based on those values. You could use the function in a cell in this manner:

=CheckColor1(B5)

If you pfer to check index colors instead of RGB colors, then the following variation will work:

Function CheckColor2(range) If range.Interior.ColorIndex = 3 Then CheckColor2 = "Stop" ElseIf range.Interior.ColorIndex = 4 Then CheckColor2 = "Go" Else CheckColor2 = "Neither" End If End Function

Whether you are using the RGB approach or the color index approach, you’ll want to check to make sure that the values used in the macros reflect the actual values used for the colors in the cells you are testing. In other words, Excel allows you to use different shades of green and red, so you’ll want to make sure that the RGB values and color index values used in the macros match those used by the color shades in your cells.

One way you can do this is to use a very simple macro that does nothing but return a color index value:

Function GetFillColor(Rng As Range) As Long GetFillColor = Rng.Interior.ColorIndex End Function

Now, in your worksheet, you can use the following:

=GetFillColor(B5)

The result is the color index value of cell B5 is displayed. Assuming that cell B5 is formatted using one of the colors you expect (red or green), you can plug the index value back into the earlier macros to get the desired results. You could simply skip that step, however, and rely on the value returned by GetFillColor to put together an IF formula, in this manner:

=IF(GetFillColor(B5)=4,"Go", IF(GetFillColor(B5)=3,"Stop", "Neither"))

You’ll want to keep in mind that these functions (whether you look at the RGB color values or the color index values) examine the explicit formatting of a cell. They don’t take into account any implicit formatting, such as that applied through conditional formatting.

For some other good ideas, formulas, and functions on working with colors, refer to this page at Chip Pearson’s website:

--- Bài cũ hơn ---

• 8 Cách Làm Tròn Số Trong Excel Với Hàm Round, Roundup
• How To Freeze A Row In Excel So It Always Stays On The Screen, Even When You Scroll Away
• How To Freeze Panes In Excel
• How To Sort And Filter Data In Excel
• Làm Cách Nào Để Lọc Mọi Hàng Khác (Hàng Chẵn
• ## How To Sort Data By Color In Excel?

--- Bài mới hơn ---

• 3 Ways To Sort By Color In Excel
• How To Allow Sorting And Filter Locked Cells In Protected Sheets?
• Hướng Dẫn Sử Hàm Chức Năng Atan Trong Excel.
• Calculating Coefficient Of Variation In Excel
• Hướng Dẫn Sử Dụng Hàm Ln Trong Excel
• How to sort data by color in excel?

When you using a worksheet, sometimes you may fill the rows or cells with various colors to make the worksheet much readable. And sometimes you want to sort the cells by color in Excel. In this case, you can use the sort function to sort the data by color quickly as follows:

Office Tab Enable Tabbed Editing and Browsing in Office, and Make Your Work Much Easier…

Kutools for Excel Solves Most of Your Problems, and Increases Your Productivity by

80%

• Reuse Anything:

Add the most used or complex formulas, charts and anything else to your favorites, and quickly reuse them in the future.

• More than 20 text features:

Extract Number from Text String; Extract or Remove Part of Texts; Convert Numbers and Currencies to English Words.

• Merge Tools

: Multiple Workbooks and Sheets into One; Merge Multiple Cells/Rows/Columns Without Losing Data; Merge Duplicate Rows and Sum.

• Split Tools

: Split Data into Multiple Sheets Based on Value; One Workbook to Multiple Excel, PDF or CSV Files; One Column to Multiple Columns.

• Paste Skipping

Hidden/Filtered Rows; Count And Sum

by Background Color

; Send Personalized Emails to Multiple Recipients in Bulk.

• More than

300 powerful features;

Works with Office

2007-2019 and 365; Supports all languages; Easy deploying in your enterprise or organization.

1. Select the range that you want to sort the data by color.

The Best Office Productivity Tools

Kutools for Excel Solves Most of Your Problems, and Increases Your Productivity by

80%

• Reuse:

Quickly insert

complex formulas, charts

and anything that you have used before;

Encrypt Cells

Create Mailing List

and send emails…

• Super Formula Bar

(easily edit multiple lines of text and formula);

(easily read and edit large numbers of cells);

Paste to Filtered Range

• Merge Cells/Rows/Columns

without losing Data; Split Cells Content;

Combine Duplicate Rows/Columns

… Prevent Duplicate Cells;

Compare Ranges

• Select Duplicate or Unique

Rows;

Select Blank Rows

(all cells are empty);

Super Find and Fuzzy Find

in Many Workbooks; Random Select…

• Exact Copy

Multiple Cells without changing formula reference;

Auto Create References

to Multiple Sheets;

Insert Bullets

, Check Boxes and more…

• Extract Text

, Add Text, Remove by Position,

Remove Space

; Create and Print Paging Subtotals;

Convert Between Cells Content and Comments

• Super Filter

(save and apply filter schemes to other sheets);

by month/week/day, frequency and more;

Special Filter

by bold, italic…

• Combine Workbooks and WorkSheets

; Merge Tables based on key columns;

Split Data into Multiple Sheets

;

Batch Convert xls, xlsx and PDF

• More than

300 powerful features

. Supports Office/Excel

2007-2019 and 365. Supports all languages. Easy deploying in your enterprise or organization. Full features

30-day free trial. 60-day money back guarantee.

Office Tab Brings Tabbed interface to Office, and Make Your Work Much Easier

• Enable tabbed editing and reading in Word, Excel, PowerPoint

, Publisher, Access, Visio and Project.

• Open and create multiple documents in new tabs of the same window, rather than in new windows.

--- Bài cũ hơn ---

• How To Filter And Sort Cells By Color In Excel 2022, 2013 And 2010
• How To Alphabetize In Excel: Sort Alphabetically Columns And Rows
• How To Use The Excel Sort Function
• How To Sort In Excel
• How To Use The Excel Subtotal Function
• ## How Do You Sort By Color In Microsoft Excel?

--- Bài mới hơn ---

• Revert To Original Sort Order In Excel
• Cách Sử Dụng Hàm Sắp Xếp Trong Excel
• Hướng Dẫn Sử Dụng Cơ Bản Chức Năng Sort Trong Bài Thi Mos
• Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel Theo Màu Chi Tiết
• Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Theo Hàng Ngang Trong Google Sheets
• There are several ways to sort data in Microsoft Excel. Learn how to use conditional sorting in Excel to sort by font color, cell background color, or icon color.

Select a Range to Be Sorted in Excel

Before data can be sorted, Excel needs to know the exact range to sort. Excel can automatically include related data in a range so long as there are no blank rows or columns within the selected area. Blank rows and columns between areas of related data are okay. Excel then determines if the data area has field names and excludes those rows from the records to be sorted.

Allowing Excel to select the range to be sorted is fine for small amounts of data. However, for large areas of data, the easiest way to ensure that the correct range is selected is to highlight it before sorting.

If the same range is to be sorted repeatedly, the best approach is to give the range a name. If a name is defined for the range to be sorted, type the name in the Name Box, or select it from the associated drop-down list. This way, Excel automatically highlights the correct range of data in the worksheet.

Any sorting requires the use of sort order. When sorting by values, there are two possible sort orders: ascending and descending. However, when sorting by colors, no such order exists, so you must manually define the color sort order.

How to Sort by Cell Background Color in Excel

In the example below, the records of students age 20 and younger are highlighted in red. To sort the data by cell background color so that the red entries appear on top:

1. Select the Order drop-down arrow and choose Red.

When Excel finds different cell background colors in the selected data, it adds those colors to the Order drop-down list in the dialog box.

2. The four records with red backgrounds are grouped together at the top of the data range.

When working with calculations, you can make negative numbers in Excel appear red by default to help those numbers stand out more.

How to Sort by Font Color in Excel

In the example below, the records of students enrolled in nursing programs appear in red, and those enrolled in science programs are blue. To sort the data by font color:

How to Sort by Icon in Excel

Icon sets offer an alternative to regular conditional formatting options that focus on the font and cell formatting changes. The example below contains dates and temperatures that have been conditionally formatted with the stoplighticon set based on the daily maximum temperatures.

Follow these steps to sort the data so that records displaying the green icons are grouped first, followed by the yellow icons, and then the red icons:

1. Select Add to add a third sort level, then use the same settings as the first two levels, but this time select the Order drop-down arrow and choose Red.

Thanks for letting us know!

--- Bài cũ hơn ---

• How To Sort By Color In Excel (In Less Than 10 Seconds)
• How To Sort By Color In Excel * Productivity Portfolio
• Sự Khác Nhau Giữa Hàm Sumif Và Sumifs
• Cách Dùng Hàm Sumif Và Sumifs Qua Ví Dụ Cụ Thể 2022
• Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Sumif Trong Google Sheets Thông Qua Ví Dụ
• ## How To Filter And Sort Cells By Color In Excel 2022, 2013 And 2010

--- Bài mới hơn ---

• How To Sort Data By Color In Excel?
• 3 Ways To Sort By Color In Excel
• How To Allow Sorting And Filter Locked Cells In Protected Sheets?
• Hướng Dẫn Sử Hàm Chức Năng Atan Trong Excel.
• Calculating Coefficient Of Variation In Excel
• From this short tip you will learn how to quickly sort cells by background and font color in Excel 2022, Excel 2013 and Excel 2010 worksheets.

Last week we explored different ways to count and sum cells by color in Excel. If you’ve had a chance to read that article, you may wonder why we neglected to show how to filter and sort cells by color. The reason is that sorting by color in Excel requires a bit different technique, and this is exactly what we are doing to do right now.

Sort by cell color in Excel

Sorting Excel cells by colour is the easiest task compared to counting, summing and even filtering. Neither VBA code nor formulas are needed. We are simply going to use the Custom Sort feature available in all modern versions of Excel 2022, 2013, 2010 and 2007.

1. Select your table or a range of cells.
2. In the Sort dialog window, specify the following settings from left to right.
• The column that you want to sort by (the Delivery column in our example)
• To sort by Cell Color
• Choose the color of cells that you want to be on top
• Choose On Top position

3. In our table, the “Past Due” orders are on top, then come “Due in” rows, and finally the “Delivered” orders, exactly as we wanted them.

Tip: If your cells are colored with many different colors, it is not necessary to create a formatting rule for each and every one of them. You can create rules only for those colors that really matter for you, e.g. “Past due” items in our example and leave all other rows in the current order.

If your cells are colored with many different colors, it is not necessary to create a formatting rule for each and every one of them. You can create rules only for those colors that really matter for you, e.g. “Past due” items in our example and leave all other rows in the current order.

Sort cells by font color in Excel

If you want to sort by just one font color, then Excel’s AutoFilter option will work for you too:

Apart from arranging your cells by background colour and font color, there may a few more scenarios when sorting by color comes in very handy.

Sort by cell icons

For example, we can apply conditional formatting icons based on the number in the Qty. column, as shown in the screenshot below.

As you see, big orders with quantity more than 6 are labeled with red icons, medium size orders have yellow icons and small orders have green icons. If you want the most important orders to be on top of the list, use the Custom Sort feature in the same way as described earlier and choose to sort by Cell Icon.

It is enough to specify the order of two icons out of 3, and all the rows with green icons will get moved to the bottom of the table anyway.

How to filter cells by color in Excel

If you want to filter the rows in your worksheet by colors in a particular column, you can use the Filter by Color option available in Excel 2010, Excel 2013, and Excel 2022.

The limitation of this feature is that it allows filtering by one color at a time. If you want to filter your data by two or more colours, perform the following steps:

1. Create an additional column at the end of the table or next to the column that you want to filter by, let’s name it “Filter by color”.
2. Enter the formula `=GetCellColor(F2)` in cell 2 of the newly added “Filter by color” column, where F is the column congaing your colored cells that you want to filter by.
3. Copy the formula across the entire “Filter by color” column.

4. Apply Excel’s AutoFilter in the usual way and then select the needed colors in the drop-down list.

As a result, you will get the following table that displays only the rows with the two colors that you selected in the “Filter by color” column.

And this seems to be all for today, thank you for reading!

Most likely this is going to be my last article in this year, so let me take a moment and wish you Merry Christmas and a very Happy New Year. We will be delighted to welcome you again here on this blog in the year of 2014!

You may also be interested in

--- Bài cũ hơn ---

• How To Alphabetize In Excel: Sort Alphabetically Columns And Rows
• How To Use The Excel Sort Function
• How To Sort In Excel
• How To Use The Excel Subtotal Function
• Hàm Sum Trong Excel – Cách Sử Dụng Hàm Tính Tổng Qua Ví Dụ
• ## How To Sort By Color In Excel (In Less Than 10 Seconds)

--- Bài mới hơn ---

• How Do You Sort By Color In Microsoft Excel?
• Revert To Original Sort Order In Excel
• Cách Sử Dụng Hàm Sắp Xếp Trong Excel
• Hướng Dẫn Sử Dụng Cơ Bản Chức Năng Sort Trong Bài Thi Mos
• Hướng Dẫn Cách Sắp Xếp Dữ Liệu Trong Excel Theo Màu Chi Tiết
• Excel has a lot of options when it comes to sorting data.

And one of those options allows you to sort your data based on the color of the cell.

For example, in the below dataset, you can sort by color to get the names of all the students who scored above 80 together at the top and all the students who scored less than 35 together at the bottom.

With the sorting feature in Excel, you can sort based on the color in the cell.

In this tutorial, I will show you different scenarios where you can sort by color and the exact steps you need to do this.

Note that in this tutorial, I have taken examples where I am sorting based on numeric values. However, these methods work perfectly well even if you have text or dates instead of numbers.

Sort Based on a Single Color

If you only have a single color in your dataset, you can easily sort it based on it.

Below is a dataset where all the students who have scored more than 80 have been highlighted in green.

Here are the steps to sort by the color of the cells:

1. Select the entire dataset (A1:B11 in this example)
2. In the Sort dialog box, make sure ‘My Data has headers’ is selected. In case your data doesn’t have headers, you can keep this option unchecked.
3. In the ‘Order’ drop-down, select the color based on which you want to sort the data. Since there is only one color in our dataset, it only shows one color (green)
4. In the second drop-down in Order, select On-top. This is the place where you specify whether you want all the colored cells at the top of the dataset or at the bottom.

The above steps would give you a dataset as shown below.

Keyboard Shortcut to Open the Sort Dialog box – ALT A S S (hold the ALT key then pss A S S keys one by one)

Note that sorting based on color only rearranges the cells to bring together all the cells with the same color together. Rest of the cells remain as is.

This method works for cells that you have highlighted manually (by giving it a background color) as well as the ones where the cell color is because of conditional formatting rules.

Sort Based on Multiple Colors

In the above example, we only had cells with one color that needed to be sorted.

And you can use the same methodology to sort when you have cells with multiple colors.

For example, suppose you have a dataset as shown below where all the cell where the marks are more than 80 are in green color and the ones where marks are less than 35 are in red color.

And you want to sort this data so that you have all the cells with green at the top and all the ones with red at the bottom.

Below are the steps to sort by multiple colors in Excel:

1. Select the entire dataset (A1:B11 in this example)
2. In the Sort dialog box, make sure ‘My Data has headers’ is selected. In case your data doesn’t have headers, you can keep this option unchecked.
3. In the ‘Order’ drop-down, select the first color based on which you want to sort the data. It will show all the colors that are there in the dataset. Select green.
4. In the second drop-down in Order, select On-top.
5. In the ‘Order’ drop-down, select the second color based on which you want to sort the data. It will show all the colors that are there in the dataset. Select Red.
6. In the second drop-down in Order, select On-Bottom.

The above steps would sort the data with all the green at the top and all the reds at the bottom.

Clarification: Sorting by color works with numbers as well as text data. You may be thinking that you can achieve the results shown above by just sorting the data based on the values. While, this will work in this specific scenario, imagine you have a huge list of clients/customers/products that you have manually highlighted. In that case, there is no numeric value, but you can still sort based on the color of the cells.

Sort Based on Font Color

Another amazing thing about sorting in Excel is that you can also sort by font color in the cells.

Suppose you have a dataset as shown below and you want to sort this data to get all the cells with the red color together.

Below are the steps to sort by font color in Excel:

1. Select the entire dataset (A1:B11 in this example)
2. In the Sort dialog box, make sure ‘My Data has headers’ is selected. In case your data doesn’t have headers, you can keep this option unchecked.
3. In the ‘Order’ drop-down, select the color based on which you want to sort the data. Since there is only one color in our dataset, it only shows one color (red)
4. In the second drop-down in Order, select On-top. This is the place where you specify whether you want all the colored cells at the top of the dataset or at the bottom.

The above steps would sort the data with all the cells with the font in red color at the top.

Sort Based on Conditional Formatting Icons

Conditional formatting allows you to add a layer of visual icons that can make your data or your reports/dashboards look a lot better and easy to read.

If you have such data with conditional formatting icons, you can also sort this data based on the icons

Suppose you have a dataset as shown below:

Below are the steps to sort by conditional formatting icons:

1. Select the entire dataset (A1:B11 in this example)
2. In the Sort dialog box, make sure ‘My Data has headers’ is selected. In case your data doesn’t have headers, you can keep this option unchecked.
3. In the ‘Order’ drop-down, select the icon based on which you want to sort the data. It will show all the icons that are there in the dataset. Select the green one first.
4. In the second drop-down in Order, select On-top.
5. In the ‘Order’ drop-down, select the second icon based on which you want to sort the data. It will show all the icons that are there in the dataset. Select yellow.
6. In the second drop-down in Order, select On-Top.
7. In the ‘Order’ drop-down, select the third icon based on which you want to sort the data. It will show all the icons that are there in the dataset. Select Red.
8. In the second drop-down in Order, select On-Top.

The above steps would sort the data set and give you all the similar icons together.

Note that sorting will follow the order in which you have it in the sorting dialog box. For example, if all the icons are set to sort and show at the top, first all the cells with green icons would be shown as it’s at the top in our three conditions. Then the resulting data would have the yellow icons and then the red icons.

Not Losing the Original Order of the Data

When you sort the data, you lose the original order of the dataset.

In case you want to keep the original dataset as well, it’s best to create a copy of the data and then perform the sorting on the copied data.

Another technique to make sure you can get back the original data is to insert a column with row numbers.

Once you have this column added, use this when sorting the data.

In case you need the original data order back at a later stage, you can easily sort this data based in the columns with the numbers.

Interested in learning more about sorting data in Excel. Here is a massive give on how to sort in Excel that covers a lot of topics such as sorting by text/dates/numbers, sorting from left-to-right, sorting based on partial text, case sensitive sorting, multi-level sorting and much more.

You May Also Like the Following Excel Tutorials:

--- Bài cũ hơn ---

• How To Sort By Color In Excel * Productivity Portfolio
• Sự Khác Nhau Giữa Hàm Sumif Và Sumifs
• Cách Dùng Hàm Sumif Và Sumifs Qua Ví Dụ Cụ Thể 2022
• Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Sumif Trong Google Sheets Thông Qua Ví Dụ
• Một Số Hàm Quan Trọng Trong Kế Toán Bằng Excel
• ## Using Strong Words — Feelings And Colors

--- Bài mới hơn ---

• 10 Cool French Words That’Ll Make You Appreciate The Language Again
• 12 Beautiful And Untranslatable Japanese Words
• ‘say What?’ 20 Cool Words That Only Exist In Japanese
• Guide To Writing Job Descriptions
• Action Verbs For Job Descriptions
• Do you collect words? Many writers do. I know a writer who carries a notebook with her and records luscious words she encounters so she can use them in the books she writes, and in fact her novels feature such a beautiful vocabulary they are a pleasure to read. Using just the right word in just the right moment provides a thrill for writer and reader alike.

Aren’t those bolded sentences stronger than the others? Don’t you understand him, and her, much better? And just as important, aren’t those sentences much more interesting? I want to know why she feels empty! The fact that he is infuriated injects energy into whatever surrounds that sentence.

It also becomes boring to read about red roses, “bright red” lipstick, or mocha skin, when there are so many brilliant color words! Take a trip to a paint store and look at the varied (and sometimes crazy) names of colors, but choose carefully. Sangria lipstick … well, both weird and confusing. Berry lipstick, yes. (See a whole bunch of color words below!)

Find words for specific emotions, evocative colors, and strong verbs to make your sentences alive in your readers’ minds. Another benefit of seeking stronger words is that you step outside cliche; alabaster skin is so commonly used for pale white skin that most people only think of skin when they hear or read the word alabaster, right? Boring, and you do not want to be a boring writer — obviously, because you’ve read this entire post.

Copy editing can not only enrich and elevate your writing, it can also be a kind of teacher! If you study careful, artful copy editing, you’ll learn where your writing tends to go soft and how to make it sing. I care a lot about good writing—I’m enthusiastic about it, exuberant about it—and also about helping my clients learn how to think critically about their own writing. Get in touch today to talk about your work and how we might collaborate to make it sing a little louder. Email me at [email protected]!

Save or share:

Like

--- Bài cũ hơn ---

• The Ultimate Strong Verbs List That’ll Supercharge Your Writing
• The 100 Most Common Words In Spoken Spanish – Spanish For Your Job
• 34 Unique And Untranslatable Spanish Words You’Ve Gotta Know
• What Does The Bible Say About Power Of Words?
• Our 6 Favorite Word Games
• ## Hàm If Trong Excel, Cách Sử Dụng Hàm If Trong Excel.

--- Bài mới hơn ---

• Hàm Len Là Gì? Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Hàm Len Trong Excel
• Hướng Dẫn Cách Viết Các Hàm Trong Excel Chi Tiết Dễ Hiểu Nhất
• Hàm If Nhiều Điều Kiện, Cách Dùng Và Ví Dụ Hàm If Nhiều Điều Kiện.
• Hướng Dẫn In Ấn Trong Excel Cho Người Mới Bắt Đầu
• Add Ins Trong Excel Là Gì Và Sử Dụng Như Thế Nào
• Hàm IF là một trong những hàm phổ biến và quan trọng trong tính toán với excel. Hàm này giúp người dùng yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện được đáp ứng, hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện đó không được đáp ứng.

Trong bài viết này, Học Excel Cơ Bản sẽ giúp bạn tìm hiểu về cú pháp và cách dùng phổ biến của hàm IF trong Excel.

1. Chức năng của hàm IF trong Excel

Hàm IF là một trong những hàm logic giúp người dùng kiểm tra một điều kiện nhất định và trả về giá trị mà bạn chỉ định nếu điều kiện là TRUE hoặc trả về một giá trị khác nếu điều kiện là FALSE.

2. Cú pháp của hàm IF trong Excel.

Trong đó:

• Logical_test (bắt buộc): Là một giá trị hay biểu thức logic trả về giá trị (đúng) hoặc (sai). Bắt buộc phải có. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ rõ đó là ký tự, ngày tháng, con số hay bất cứ biểu thức so sánh nào.
• Value_if_true (không bắt buộc): Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện thỏa mãn.
• Value_if_false (không bắt buộc): là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị hay nói cách khác là điều kiện không thỏa mãn.

Như bạn thấy, hàm IF có 3 tham số nhưng chỉ tham số đầu tiên là bắt buộc phải có, còn 2 tham số còn lại là không bắt buộc. Để hiểu hơn về cách dùng hàm IF mời bạn quan sát những ví dụ bên dưới.

3. Hướng dẫn sử dụng hàm IF trong Excel.

3.1. Sử dụng hàm IF cho dạng số.

Trong đó:

• E4: Là giá trị cần so sánh (Điểm thi của học sinh có mã là M01).
• “Đỗ”: Giá trị trả về của hàm nếu biếu thức so sánh trả về là đúng.
• “Thi lại” : Giá trị trả về của hàm IF nếu biểu thức so sánh trả về là sai.

Ý nghĩa công thức: Nếu E4 (điểm thi của học sinh mã M01) lớn hơn hoặc bằng 5 thì kết quả trả về của hàm IF là Đỗ, còn nếu E4<5 thì kết quả trả về của hàm IF là Thi lại.

Sau khi nhập công thức cho ô F4, ta kéo xuống copy công thức cho những học sinh còn lại. Hoàn tất ta sẽ được kết quả như hình sau:

Hình 2: Hàm IF trong Excel.

3.2. Sử dụng hàm IF trong văn bản.

Nhìn chung, khi viết công thức hàm IF để so sánh văn bản chúng ta thường so sánh bằng hoặc không bằng đối với các chuỗi kí tự.

Ví dụ: Cho bảng dữ liệu các sản phẩm gồm Sản phẩm, Xuất xứ và Thuế. Chúng ta cần hoàn thiện cột thuế với yêu cầu là: Nếu là sản phẩm xuất xứ từ Việt Nam thì thuế bằng 0, còn nếu là sản phẩm nhập khẩu thì thuế là 10%.

Hình 3: Hàm IF trong Excel.

Để điền thuế cho sản phẩm đầu tiền, tại ô D4 ta nhập công thức: =IF( C4=”Việt Nam”,0,10% )

Trong đó:

• C4=”Việt Nam”: Biếu thức so sánh xuất xứ của sản phẩm đầu tiên có phải từ Việt Nam không?
• 0: Giá trị trả về của hàm nếu biếu thức so sánh trả về là đúng.
• 10%: Giá trị trả về của hàm IF nếu biểu thức so sánh trả về là sai.

Ý nghĩa công thức: Nếu C4 (Xuất xứ của sản phẩm đầu tiên) là Việt Nam thì kết quả trả về của hàm IF là 0, còn nếu C4 khác “Việt Nam” thì kết quả trả về của hàm IF là 10%.

Sau khi nhập công thức cho ô C4, ta kéo xuống copy công thức cho những học sinh còn lại. Hoàn tất ta sẽ được kết quả như hình sau:

Hình 4: Hàm IF trong Excel.

4. Lưu ý khi sử dụng hàm IF trong Excel.

4.1. Hàm IF không phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Cũng giống như phần lớn những hàm khác, hàm IF được mặc định không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Điều này có nghĩa rằng các biểu thức logic có chứa ký tự không thể phân biệt được kiểu chữ hoa hay thường trong công thức hàm IF.

Ví dụ khi so sánh một ô nào đó với “Hà Nội” thì hàm IF sẽ hiểu Hà Nội, hà nội, HÀ NỘI, … là như nhau.

4.2. Lưu ý sử dụng hàm IF khi bỏ trống giá trị trả về.

Mặc dù hai biến cuối cùng trong hàm IF là không bắt buộc nhưng công thức có thể trả về những giá trị không mong đợi nếu như bạn không nắm vững những quy tắc cơ bản nhất về cách sử dụng hàm IF.

Hình 5: Hàm IF trong Excel.

Đối với value_if_false cũng tương tự như với value_if_true.

Video hướng dẫn. Gợi ý học tập mở rộng.

Trọn bộ khoá học Excel cơ bản miễn phí: Học Excel cơ bản

--- Bài cũ hơn ---

• Hàm Mod Trong Excel Là Gì?
• Hàm Round Là Gì? Cách Sử Dụng Hàm Round Trong Excel
• Sách Lập Trình Vba Trong Excel (Full)
• Học Lập Trình Vba Trong Excel Cấp Tốc
• Hướng Dẫn Excel Cơ Bản: Về Cách Dùng Bộ Lọc Filter
• ## Hàm Vlookup Trong Excel, Cách Dùng Hàm Vlookup Trong Excel, Hàm Tìm Ki

--- Bài mới hơn ---

• Tất Cả Các Hàm Trong Excel Và Ví Dụ Minh Họa
• Tổng Hợp Các Hàm Trong Excel Cơ Bản Và Cách Sử Dụng Chi Tiết
• Đây Là Những Hàm Cơ Bản Nhất Trong Excel Mà Bạn Cần Nắm Rõ
• 15+ Hàm Cơ Bản Trong Excel Cho Dân Văn Phòng
• 20+ Các Hàm Trong Excel Cho Dân Văn Phòng Cần Phải Biết
• Cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel, cú pháp cũng như các ví dụ sẽ được chúng tôi chia sẻ tất tần tật trong bài viết sau đây. Các bạn cùng tham khảo để sử dụng hàm Vlookup cho đúng.

Cách thực hiện này giúp bạn:

– Dùng Vlookup hiệu quả

– Biết cách sửa lỗi hàm VLOOKUP

– Biết cách kết hợp hàm Vlookup với các hàm khác

Hàm VLOOKUP trong Excel là hàm tìm kiếm giá trị theo cột và trả về phương thức hàng dọc, đây có thể nói là hàm excel khá thông dụng và tiện lợi với những người hay sử dụng Excel để thống kê, dò tìm dữ liệu theo cột chính xác. Trong khuôn khổ thủ thuật , chúng tôi sẽ trình bày tới bạn đọc 2 cách dò tìm cơ bản của hàm này.

Ví dụ hàm Vlookup, bài tập hàm Vlookup trong Excel

cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel 2022, 2013, 2010, 2007

I. Cú pháp hàm Vlookup

Lưu ý cú pháp hàm:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm.

table_array: Bảng giá trị dò, để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu \$ phía trước bằng cách nhấn F4).

col_index_num: Thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trên bảng giá trị dò.

range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).

II. Ví dụ về hàm Vlookup trong Excel 1. Cách dò tìm tương đối:

VD: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho, tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách dưới:

Ví dụ về hàm Vlookup excel

Ta sử dụng công thức ở cột D6 là: =VLOOKUP(C6,\$C\$16:\$D\$20,2,1)

Kết quả thu được:

Kết quả khi dùng hàm vlookup

Với cách dò tìm tuyệt đối thì bạn sẽ tìm được chi tiết hơn cách dò tìm tương đối.

VD: Điền thông tin Quê quántrình độ của các nhân viên vào bảng căn cứ vào mã nhân viên đã cho tương ứng phía dưới.

Ví dụ dò tìm tuyệt đối khi dùng hàm vlookup

Để điền thông tin quê quán của nhân viên ta dùng công thức Vlookup cho ô E6 như sau: =VLOOKUP(A6,\$D\$12:\$F\$17,2,0)

A6 là giá trị đem dò tìm

\$D\$12:\$F\$17 là bảng dò tìm

2 : số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò

0 : Kiểu dò tìm chính xác

Cách sử dụng dò tuyệt đối với hàm Vlookup

Tương tự để điền vào ô trình độ của nhân viên ta làm như sau:

Với ô F6 có công thức : =VLOOKUP(A6,\$D\$12:\$F\$17,3,0)

Kết quả dùng hàm Vlookup dò giá trị tuyệt đối

III. Hàm Vlookup kết hợp hàm Hlookup, Left, Right, Match

Ở nội dung trên chúng tôi đã hướng dẫn bạn tìm hiểu cơ bản về hàm Vlookup, để giúp các bạn hiểu hơn và áp dụng thực tế hơn, bây giờ chúng tôi sẽ đưa ra một tình huống bài tập cụ thể như sau. Bài toán này là sự kết hợp giữa hàm Vlookup và các hàm trong Excel như hàm Hlookup, hàm Left, hàm Right và hàm Match.

Yêu cầu cần giải quyết:

Câu 1: Căn cứ vào 2 ký tự bên trái và 2 ký tự bên phải của Mã SP trong Bảng 1, hãy tra trong Bảng 2 đề điền giá trị cho cột Tên Hàng – Tên Hãng Sản xuất (Tính dữ liệu cho cột C5:C10).

VD: KD-NĐ Tức là gạo Khang Dân – Nam Định.

Câu 2: Hãy điền Đơn Giá cho mỗi mặt hàng đựa vào Mã SP ở Bảng 1 và tra ở Bảng 2. (Tính dữ liệu cho cột D5:D10).

Câu 3: Tính thành tiền = Số lượng * Đơn giá

Câu 3: Tính thành tiền

Ồ, câu hỏi này thường xuất hiện trong những bài toán tính toán dữ liệu như bảng lương, chi phí, tổng thành tiền, … Khá là dễ rồi phải không các bạn.

Công thức tính thành tiền sẽ như sau, Tại ô F5 các bạn nhập E5=+D5*E5

IV. Sửa lỗi #NA hàm Vlookup Lỗi #NA là gì?

Lỗi #NA được trả về trong công thức excel khi không tìm thấy giá trị thích hợp

Khi sử dụng hàm Vlookup, chúng ta gặp lỗi #NA khi không tìm thấy điều kiệm tìm kiếm trong vùng điều kiến, chính xác ở đây là cột đầu tiên trong vùng điều kiện của hàm Vlookup

Cách sửa lỗi #NA trong hàm Vlookup

Trong Excel, hàm Vlookup được sử dụng phổ biến giúp bạn có thể thực hiện hàm tìm kiếm giá trị, trả về phương thức hàng dọc tốt, nhanh chóng. Hiện nay, bạn có thể áp dụng một trong hai cách dò hàm Vlookup.

Với hai cách dò tìm tương đối và tuyệt đối của hàm Vlookup, hàm dò tìm giá trị theo cột bạn dễ dàng thống kê dữ liệu trên bảng tính Excel. Vlookup giúp cho việc thống kê các chi tiết để làm báo cáo lọc ra các danh sách cần thiết, công việc của bạn sẽ chính xác và rút ngắn thời gian hơn. Đây là hàm được dùng khá nhiều trong quá trình thao tác trên bảng tính.

Để học tốt cũng như hiểu rõ hơn về hàm tìm kiếm bạn có thể tham khảo hàm Hlookup trong Excel đã được chúng tôi giới thiệu. Hàm Hllookup giúp bạn tìm kiếm và tham chiếu theo cột, hoặc theo dòng, Khi bạn sử dụng hàm này, nếu thỏa mãn điều kiện đặt ra.

Bên cạnh hàm tìm kiếm Vlookup trong Excel, bạn có thể tham khảo Hàm COUNTIF trong Excel, Hàm COUNTIF là một hàm đếm khá tiện lợi, với những điều kiện ban đầu, Hàm COUNTIF sẽ cho bạn những kết quả chính xác nhất.

Hàm tính toán cũng có khá nhiều hàm khác nhau trong Excel, và Hàm SUMIF là một trong những hàm được nhiều người sử dụng, Hàm SUMIF là hàm tính tổng có điều kiện, giúp bạn tính tổng các cột, các hàng riêng lẻ mà không phải tính tổng tất cả các dữ liệu trong file Excel

https://thuthuat.taimienphi.vn/huong-dan-su-dung-ham-vlookup-trong-excel-633n.aspx

Sử dụng Excel không thể không nhắc tới Hàm MID, đây là hàm cơ bản trong Excel hỗ trợ cắt những chuỗi ký tự trong một dãy ký tự cho trước trong bảng tính Excel, hàm cơ bản MID được sử dụng rất nhiều trong các trường hợp cần lấy ra những ký tự đặc biệt nhất trong các chuỗi ký tự dài có thể lên tới hàng trăm ký tự

--- Bài cũ hơn ---

• Cách Sử Dụng Hàm Tính Toán Tỷ Lệ Phần Trăm Trong Excel
• Cách Tính Tỷ Lệ Phần Trăm Trong Excel
• Hàm Sum Trong Excel, Ví Dụ Và Cách Dùng Hàm Tính Tổng Theo Hàng Dọc
• Cách Chuyển Định Dạng Con Số Từ Text Sang Number Trong Excel
• Hướng Dẫn Cách Lọc Bỏ Ký Tự Ở Đầu, Ở Giữa, Ở Cuối Trong Đoạn Văn Bản