a/ Các hàm excel cơ bản và ví dụ thông dụng trong kế toán
Hàm sum
Hàm sum (hàm tính tổng) là một hàm mà bất kì ai cũng sẽ biết khi mới nhập môn excel. Đây là hàm tính tổng các số lại với nhau. Hàm có cú pháp là “=sum(giá trị 1, giá trị 2,…)”. Khi bắt đầu 1 hàm hay 1 phép tính bất kì nào, bạn phải để dấu bằng (=) phía trước thì phép tính.
Ví dụ như muốn tính tổng từ A1 tới B5 ta làm như sau: =sum(A1:B5) là ra kết quả.
Bạn cũng có thể làm từng số kiểu như vầy: =sum (A1,A2,A3,A4,A5,B2,B3) cũng ra kết quả tương tự.
Những hàm cơ bản kiểu giống hàm sum này thì bạn có thể áp dụng cả 2 cách trên. Nhưng để thuận tiện trong việc tính toán, cải thiện tốc độ nên nhiều người chọn làm cách 1. Vậy mình sẽ giới thiệu cách 1 cho bạn!
Hàm Count
Cú pháp hàm như sau: = Count(vùng giá trị cần đếm). Ví dụ mình muốn đếm từ vùng A1 đến B6 có bao nhiêu ô có chứa chữ số thì dùng công thức =Count(A1:B6).
Kết quả như trong hình. Bạn thấy đó, dù trong vùng giá trị có kí tự “a” nhưng vẫn không được tính. Vì hàm Count chỉ tính giá trị chữ số mà thôi.
Hàm Counta
Hàm Countblank
Hàm Countblank cũng là hàm đếm nhưng hàm này đếm ô trống. Nó chỉ đếm mỗi ô trống thôi. Cấu trúc nó cũng như hàm Count.
Hàm Average
Hàm Average là hàm tính trung bình các số. Đây là hàm này được dùng rất nhiều trong việc tính trung bình điểm số học sinh trong các trường học. Cú pháp của hàm này là =Avarage(giá trị 1, giá trị 2,….).
Ví dụ nếu bạn muốn tính trung bình cho một học sinh với số điểm các môn thì từ B2 tới E2. Thì bạn làm như sau: =Average(B2:E2).
Hàm Min
Hàm Min cũng là một trong các hàm cơ bản trong Excel vì hàm này rất đơn giản. Nhiệm vụ của nó là lấy giá trị nhỏ nhất trong vùng giá trị mà bạn chọn. Nếu có yêu cầu tìm giá trị nhỏ nhất, chắc chắn hàm này chính là sự lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Cú pháp của hàm là: =Min(vùng giá trị). Ví dụ nếu như bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất từ vùng B1 đến B7 thì cú pháp sẽ là =Min(B2:B7).
Bạn có thể thấy trong các giá trị trong vùng giá trị trên, kết quả sẽ cho ra con số nhỏ nhất.
Hàm Max
Cú pháp của hàm là: =Max(vùng giá trị). Ví dụ như nếu bạn muốn tìm giá trị lớn nhất từ vùng B2 đến B7 thì cú pháp sẽ là =Max(B2:B7).
Kết quả cho ra giá trị lớn nhất trong vùng giá trị như trong hình trên.
Hàm Subtotal
Hàm Subtotal là hàm tổng quát của các hàm trên. Nhưng có một vấn đề là phải chọn số cấu trúc nên ít khi được nhiều người dạy. Nhưng hàm Subtotal này lại được ứng dụng nhiều trong văn phòng vì tính tiện lợi của nó. Trong kế toán, hàm này dùng để tính tổng phát sinh trong kì hay tính tổng tiền tồn cuối ngày.
Trước tiên là cấu trúc của hàm: =Subtotal(số cấu trúc tính toán, vùng tính toán).
Với số cấu trúc tính toán, bạn có thể tham khảo bảng sau để rõ về nó:
Hàm Subtotal khác gì hàm Sum?
Việc dùng hàm Subtotal có thể dùng cả hàm Sum lẫn hàm Count, CountA, Average,… tức là nó bao gồm nhiều hàm chứ không như hàm Sum chỉ dùng để tính tổng. Bảng trên đã cho bạn thấy rõ sự khác nhau của 2 hàm này.
Lưu ý
b/ Tổng hợp các hàm excel nâng cao và ví dụ
Hàm Sumif
Hàm Sumif là hàm tính tổng nhưng là tính tổng có điều kiện kèm theo. Nếu có yêu cầu tính tổng mà đi kèm với một điều kiện nào đó. Nhưng chỉ có một điều kiện thôi thì bạn sử dụng hàm sumif này. Đây là một trong các hàm excel nâng cao được dùng nhiều nhất
Cú pháp của hàm này như sau: =Sumif(phạm vi điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng). Trong trường hợp phạm vi điều kiện và vùng tính tổng trùng nhau thì cú pháp nó sẽ đơn giản hơn là =Sumif(phạm vi điều kiện, điều kiện).
Hàm Subtotal này không tính các vùng tính toán mà người dùng chọn lồng nhau. Những vùng lồng nhau hoặc đã tính rồi thì hàm sẽ bỏ qua.
Khi có các giá trị ẩn bởi lệnh Filter, hàm này sẽ không tính dữ liệu đó.
Hàm chỉ tính theo chiều dọc không tính theo chiều ngang nên bạn nhớ lưu ý.
Còn nếu vùng điều kiện của bạn không trùng với vùng tính thì mình làm như sau. Ví dụ bạn có một hóa đơn tiền thức ăn cho chó mèo gà vịt và bạn muốn tính hóa đơn thức ăn của chó thì bạn sẽ làm thế này. Phạm vi điều kiện chính là vùng chó mèo gà vịt từ cột A2 đến A7, điều kiện mình muốn tính đó là chỉ tính thức ăn của chó thôi và vùng tính tổng là lượng tiền mà các động vật đã ăn từ cột B2 đến B7. Vậy cú pháp sẽ là =Sumif(A2:A7,”chó”,B2:B7).
Hàm Sumifs
Hàm Sumifs cũng gần giống như hàm Sumif là một hàm tính tổng có điều kiện. Nhưng Sumifs là làm tính tổng nhiều điều kiện, khác với sumif chỉ tính tổng một điều kiện mà thôi. Đây cũng là một trong các hàm nâng cao trong excel được dùng khá nhiều.
Như các bạn thấy kết quả sẽ ra như trong hình trên.
Hàm Sumproduct
Hàm Sumproduct là hàm đơn giản. Nó chỉ là hàm tính tổng các sản phẩm của bạn mà thôi. Cú pháp của hàm là =Sumproduct(Vùng muốn nhân và tính tổng, vùng đối số muốn nhân và tính tổng 1, vùng đối số muốn nhân và tính tổng 2,….). Để hiểu hàm này hơn mình nghĩ nên lấy ví dụ để nói cho bạn mới rõ được.
Hàm Countif
Hàm Countifs
Hàm Countifs là hàm đếm với nhiều điều kiện. Cũng giống như sumifs, hàm này cũng có thể đếm với nhiều điều kiện khác nhau. Cú pháp của hàm là =Countifs(Vùng cần đếm 1, điều kiện 1, vùng cần đếm 2, điều kiện 2,…).
Một lưu ý mà bạn cần quan tâm đó là số ô ở ô mà bạn muốn đếm (ở ví dụ này là ô Thành Tiền) phải trùng với số ô ở điều kiện kèm theo ( mà ở đây là ô Số lượng), tức là trùng 7 ô. Là các điều kiện không nhất thiết phải trùng kế bên nhau như mình đã cho ví dụ nha.
Cấu trúc các hàm trong Excel (2010) về ngày tháng năm giờ phút giây
Cấu trúc các hàm trong Excel dạng này khá đơn giản nhưng lại dễ sai. Trước khi làm phần này các bạn cần chú ý những điều sau:
Ở phần Short day, Long day, short time và long time bạn có thể chỉnh lại theo ý mình. Riêng mình thì mình thích chọn kiểu dd/mm/yyyy hoặc chọn mặc định như trong hình cũng được. Vì như vậy sẽ thuận tay hơn.
Hàm Year, Month và Day
Ba hàm này đều có chung một cú pháp là =Year(ngày tháng năm), =Month(ngày tháng năm) hay =Day(ngày tháng năm). Những hàm nay cơ bản là dùng để tách lấy ngày, tháng hoặc năm ra từ trong một chuỗi ngày tháng năm mà thôi.
Ví dụ như trong ô của mình có chứa ngày tháng là 4/11/2018. Tức là ngày 11 tháng 4 năm 2018 (vì phần short time mình chọn kiểu M/d/YYYY) thì khi dùng 3 hàm trên mình tách ra được ngày tháng năm như hình bên dưới.
Thực đơn giản phải không nào!
Hàm Date
Nếu điền ngày tháng, các bạn hãy dùng dấu “/” hoặc dấu “-” để phân biệt ngày tháng năm.
Nếu điền thời gian thì bạn hãy sử dụng dấu “:”.
Vẫn là mình có thời gian là 4/11/2018 là ngày 11 tháng 4 năm 2018. Giờ mình muốn thêm 5 ngày 4 tháng và 2 năm nữa vào giá trị hiện tại kia thì mình dùng hàm Date. Và mình sẽ làm với cú pháp là =DATE(YEAR(B2)+2,MONTH(B2)+4,DAY(B2)+5).Tác dụng của nó thế thôi!
Hàm Days360
Hàm Days360 là hàm lấy số ngày giữa 2 mốc thời gian với nhau. Cấu trúc của hàm cũng đơn giản =Days360(mốc thời gian 1, mốc thời gian 2).
Ví dụ nếu bạn muốn đếm số ngày từ 4/11/2018 đến 5/20/2018 thì bạn làm cú pháp sau: =DAYS360(B2,B3).
Hàm Hour, Minute và Second
Để có kết quả trả về là giờ, phút hoặc giây, bạn có thể dùng hàm Hour, Minute hoặc Second. Cấu trúc 3 hàm này tương tự như nhau là =Hour(thời gian), Minute(thời gian) và Second(thời gian).
Hàm Time
Hàm Time nó tựa tựa như hàm Date vậy. Dùng để thêm giờ phút giây cho mốc thời gian ban đầu. Cú pháp của nó là =Time(giờ,phút,giây).
Ví dụ như vẫn mốc thời gian là 5 giờ 15 phút 59 giây ta muốn thêm vào đó 2 giờ 30 phút và 21 giây thì dùng cú pháp sau: =TIME(HOUR(B2)+2,MINUTE(B2)+30,SECOND(B2)+21).
Tổng hợp tất cả các hàm trong Excel mang tính logic và ví dụ
Hàm If
Các bạn thấy đó, nếu mình để 65 thì theo cú pháp này kết quả sẽ đưa ra là “Ốm” vì nó nhỏ hơn 70 kí.
Hàm If lồng nhau
Hàm IF tuy được dùng nhiều nhưng ít khi nó đi một mình như ví dụ trên cả mà thường là sẽ những chuỗi các hàm IF lồng nhau tạo nên một sự logic nhất định.
Hàm Or
Hàm And
Ví dụ minh họa đơn giản bạn có thể xem hình là hiểu!
Hàm Left
Là hàm giúp lấy chuỗi ký tự từ bên trái. Đơn giản là tách chuỗi văn bản ra và lấy kí tự theo yêu cầu từ trái qua phải thôi. Cú pháp của hàm này là =LEFT(chuỗi kí tự, số kí tự cần lấy từ trái qua).
Ví dụ nếu mình có chuỗi ký tự là “smile” và muốn lấy 3 ký tự “smi” thì cú pháp sẽ là =LEFT(A1,3) như hình sau:
Hàm Mid
Hàm Mid lấy ký tự ở giữa chuổi nên có cú pháp phức tạp hơn chút nhưng cũng đơn giản. Cú pháp =MID(chuỗi ký tự, vị trí bắt đầu lấy kí tự, số kí tự cần lấy).
Cũng với ví dụ là từ smile nếu muốn lấy chữ mil thì bạn dùng cú pháp sau: =MID(A1,2,3).
Hàm Right
Hàm Right cũng giống hàm Left nhưng nó lấy kí tự từ phía bên phải. Cú pháp cũng nó cũng tương tự như là hàm Left: =RIGHT(chuỗi kí tự, số kí tự cần lấy từ phải qua).
Cũng ví dụ với chữ smile mình muốn mấy chữ le thì làm như sau: =RIGHT(A1,2).
Cách nối chuỗi không dùng hàm
Các hàm Excel nâng cao về trích dẫn và tham chiếu
Hàm Hlookup
Hàm Hlookup là hàm giúp bạn dễ dàng tham chiếu và tìm kiếm theo các “dòng của các cột.” Nếu thỏa mãn điều kiện thì nó sẽ trả kết quả về. Vì là hàm excel nâng cao nên khá là khó xài.
Cú pháp của nó là =Hlookup(giá trị cần tìm ở hàng thứ 1, bảng tra để tham chiếu và trích dẫn dữ liệu, số hàng trong bảng mà bạn muốn lấy kết quả trả về, chọn giá trị đúng (TRUE) hoặc gần đúng (FALSE)).
Hàm Vlookup
Hàm Vlookup là cũng giống như hàm Hlookup, là một hàm excel nâng cao có chức năng gần tương tự. Đây là hàm giúp bạn dễ dàng tham chiếu và tìm kiếm theo các “cột theo các dòng”. Nếu thỏa mãn điều kiện thì nó sẽ trả kết quả về.
Cú pháp của nó là =Vlookup(giá trị cần tìm ở hàng thứ 1, bảng tra để tham chiếu và trích dẫn dữ liệu, số cột trong bảng mà bạn muốn lấy kết quả trả về, chọn giá trị đúng (TRUE) hoặc gần đúng (FALSE)).
Cũng sẽ lấy ví dụ như ở Hlookup nhưng lúc này bảng tham chiếu thay đổi từ dòng sang cột. Để tham chiếu và trích dẫn các giá trị về ta làm cú pháp như sau: =VLOOKUP(A2,$G$4:$H$6,2,TRUE).
Hàm Match
Ví dụ cho hàm này cũng đơn giản. Bạn có giá trị là con chó và bạn muốn tra trong bảng tham chiếu nó nằm ở số mấy thì cú pháp nó sẽ là =MATCH(A2,H4:H6,0).
Như các bạn thấy, giá trị trong bảng với chó là 1 vì mình để nó ở đầu bảng tham chiếu mà.
Hàm Index
Hàm Index này lấy giá trị trong phạm vi 2 chiều bằng cách lấy vị trí số hàng và cột để đem về một giá trị tương ứng với hàng và cột đó. Về cơ bản hàm này giống Vlookup nhưng nó có thể đa dạng và linh động hơn hàm Vlookup rất nhiều.
Như trong hình ta thấy có nhiều loài động vật và mình muốn lấy con vịt ra trong bảng tham chiếu đó. Vịt trong bảng bị giới hạn bởi ô đỏ mình bôi thì nó nằm ở dòng 2 và cột 2, nên mình sẽ lấy nó với cú pháp =INDEX(D3:E5,2,2). Thật đơn giản phải không nào.
Hàm Match kết hợp với hàm Index
Nhưng trước tiên mình muốn các bạn biết về một hàm nữa, đó là hàm Value. Hàm này có tác dụng chuyển chữ thành số. Ví dụ sau nếu không làm hàm này chắc chắn bạn sẽ bị báo lỗi, đặc biệt là phiên bản Excel 2010 trở đi.
Hàm Value
Ví dụ
Bây giờ chúng ta thấy ta có cột mã hàng từ A2 đến A5. Bảng màu đỏ là bảng tham chiếu mã hàng với đơn hàng. Các số 0,1,2 là những số thứ 3 ở cột mã hàng màu cam. Và bây giờ chúng ta phải lấy đơn giá từ bảng màu đỏ tương ứng với bảng màu cam.
Với hàm Index(bảng tham chiếu, dòng, cột) thì bảng tham chiếu ta lấy ô màu nâu. Dòng và cột thì trích từ bảng màu cam đưa xuống bằng cú pháp Match.
Sử dụng các cú pháp
Để trích dẫn dòng ta phải dùng hàm Match như sau: =MATCH(LEFT(A2,2),$C$9:$C$11,0).
Để trích dẫn cột ta phải dùng hàm Match như sau: = MATCH(VALUE(MID(A2,3,1)),$D$8:$F$8,0). Như các bạn thấy, mình phải dùng hàm Value để chuyển kí tự thứ 3 trong bảng màu cam mà cụ thể là ô A2 từ kí tự “1” sang số “1”.
Sau khi đã biết cách lấy dòng và cột ta được cú pháp lồng nhau của 2 hàm: =INDEX($D$9:$F$11,MATCH(LEFT(A2,2),$C$9:$C$11,0),MATCH(VALUE(MID(A2,3,1)),$D$8:$F$8,0)).
Và kết quả ra 40. Bạn nhìn vào cũng thấy đúng phải không nè!