Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Khi Merge / TOP 5 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Quay trở lại tiếp với sử dụng các hàm và chức năng trong excel, người dùng excel thường xuyên chắc cũng phải nắm được tương đối và cơ bản nhất những gì trong excel. Tuy nhiên rằng khi làm việc trên excel các bạn thường sử dụng số thự tự động mặc định trên excel, tiện lợi nhưng cũng sẽ có những hạn chế khi bạn làm việc với một loạt các danh sách và hàng trăm các dữ liệu khác nhau và khi bạn muốn xóa đi dữ liệu nào bạn sẽ không còn giữ được thứ tự ban đầu nữa. Vậy nên hàm subtotal sẽ giúp bạn làm công việc đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu.

Hàm Subtotal là gì?

Trong Microsoft excel chứa một hệ thống các hàm chức năng riêng biệt và mỗi hàm chức năng lại kết hợp tạo ra một loạt các chức năng nâng cao khác. Nhưng không phải một hàm chỉ có một chức năng riêng, một hàm cũng có thể thực hiện được nhiều chức năng và cũng có những hàm thực hiện một chức năng cũng giống một số hàm khác nhưng có sự trội hơn rất rất nhiều của một số hàm khác kết hợp lại. Nói đến đây là hàm Subtotal, một hàm để thực hiện chức năng tính toán nhưng việc tính toán của hàm còn linh động và ưu việt hơn rất nhiều so với các hàm tính toán trong excel khác như Sum, Max, Min,…

Ngoài ra hàm còn được dùng để đánh số thứ tự tự động khi mà người dùng lọc, xóa hoặc bỏ một số các thứ tự dữ liệu làm mất thứ tự đi thì hàm sẽ thực hiện công việc duy trì số thự tự một cách chuẩn chỉ nhất.

Cú pháp hàm

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 1)

Ref1: đây là những đối số và cũng có thể là các giá trị khác nhau tùy theo yêu cầu người dùng và dữ liệu trong bảng tính dùng để đưa vào công thức áp dụng với chức năng của hàm.

Cách sử dụng hàm subtotal để đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 3)

Enter và nhận được số thứ tự thứ nhất, kéo sao chép công thức xuống phía dưới và được các số thứ tự tiếp theo:

Cách đánh số thứ tự khi xóa với hàm Subtotal ( hình 5)

Hàm đã thành công trong việc tạo thứ tự, khi chúng ta thử xóa đi quất và thứ tự được làm lại.

Nhiều người khi học về Excel thường đánh giá đây là bộ môn “khó nhai” bởi một loạt các hàm tính rắc rối, thực tế việc học Excel sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều nếu như bạn nắm được các thao tác cơ bản và thực hành chúng một cách thường xuyên. Đến với khóa học “Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ” sẽ giúp bạn thành thạo các hàm Excel thông dụng, ứng dụng vào thực tế để xử lý, phân tích, thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng.

Chi tiết khóa học “Trở thành cao thủ Excel trong 10 giờ” có trên Unica

Nội dung khóa học Trở thành cao thủ Hàm Excel trong 10 giờ sẽ tập trung đi sâu vào giảng dạy cách sử dụng từng nhóm hàm Excel và ứng dụng của nó vào thực tế để xử lý, phân tích, thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng. Một số hàm toán học – thống kê như: SUM, PRODUCT, SUBTOTAL, SUMIF, MAX, MIN- SMAL…., nhóm hàm xử lý chuỗi như: FIND, UPPER, LOWER và PROPER, TRIM…., nhóm hàng ngày tháng, hàm dò tìm dữ liệu…Khóa học còn bao gồm phần giải các bài tập tổng hợp, giúp bạn dễ dàng nắm bắt nội dung, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giúp bạn ôn luyện chứng chỉ Excel một cách hiệu quả

Điểm đặc biệt của khóa học này là mua khóa học một lần sở hữu trọn đời. Bạn có thể học bất cứ mọi lúc mọi nơi khi điện thoại hoặc máy tính có kết nối Internet. Kết thúc khóa học ngoài việc học được cách đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu bạn còn có thể sử dụng thành thạo các nhóm Hàm Excel thông dụng trong thực tế. Qua đó tăng hiệu suất công việc và tự tin hoàn thành các chứng chỉ về tin học văn phòng.

XEM CHI TIẾT KHÓA HỌC

Như vậy sử dụng hàm Subtotal quả là điều tuyệt vời với người dùng khi đánh số thứ tự trong Excel khi lọc dữ liệu. Biết cách sử dụng hết các hàm chức năng trong excel, đó là điều không phải dễ nếu như bạn không được sự học bài bản và khoa học. Khóa học TRỞ THÀNH CAO THỦ EXCEL TRONG 10 GIỜ sẽ đem đến cho các bạn kiến thức excel từ cơ bản đến nâng cao, với các bài giảng dễ hiểu và khoa học, đảm bảo cho bạn lượng kiến thức chắc chắn giúp bạn có thể thành thạo về excel.

Xin chào Anh/Chị chúng tôi Em tên là Mỹ Lan, hiện em rất thường xuyên theo dõi các thủ thuật trên trang Taimienphi và em thấy các thủ thuật này rất hữu ích đặc biệt là các công thức hay hàm về Office mà em đang theo học. Hiện tại chức năng đánh số thứ tự trong Excel của em bị lỗi và em muốn hỏi Anh/Chị là làm thể nào để khắc phục được lỗi này, Em xin cảm ơn.

Việc đánh số thự trong Excel giúp người dùng tiết kiệm thao tác, thời gian xử lý công việc của mình, trường hợp đánh số thứ tự trong Excel bị lỗi khả năng cao có thể bạn đã làm sai quy cách thực hiện việc đánh số thứ tự. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, Taimienphi mời bạn tham khảo các cách thực hiện đánh số thứ tự trong Excel sau đây.

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên vào ô theo bảng dữ liệu đã có sẵn như sau.

Bước 3: Hộp thoại Series xuất hiện, các bạn lần lượt thực hiện theo các thao sau:

– Series in: Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, Columns nếu đánh số theo cột.

– Type:

+ Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần

+ Growth: Kiểu lũy tiến

+ Date: Kiểu ngày tháng

+ AutoFill: Kiểu tự động điền

– Step value (Bước nhảy): Khoảng cách giữa hai số thứ tự.

– Stop value (Giá trị cuối): Chỉ đánh số thứ tự đến vị trí cột này.

Nhấn OK để xác nhận.

Ngay lập tức chúng ta sẽ có kết quả như hình sau:

Bước 1: Cũng tương tự như cách trên, các bạn nhập số thứ tự đầu tiên vào ô theo bảng dữ liệu đã có sẵn như sau.

Bước 2: Nhấn phím Ctrl + rê chuột vào góc phải phía dưới của ô vừa điền số 1 cho tới khi xuất hiện 1 dấu + nhỏ màu đen ngay đó, các bạn chỉ việc kéo xuống các ô bạn muốn tăng số thứ tự và nhả chuột trái ra.

Và danh sách sẽ hiển thị số thứ tự tăng dần đúng theo tới ô bạn kéo.

Trường hợp trang dữ liệu của bạn khá dài với số thứ tự lên quá 100 dòng thỉ bạn có thể thực hiện theo cách sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên vào ô theo bảng dữ liệu đã có sẵn sau đó nhấn phím Ctrl + rê chuột vào góc phải phía dưới của ô vừa điền số 1 và kéo tới ô thứ 2.

Khi đó số thứ tự sẽ tự động được điền vào tất cả các hàng có dữ liệu bên phải, và được tự động tăng lên, cho dù dữ liệu của bạn có dài tới đâu nó cũng sẽ tự động tăng mà không cần phải kéo thả như trước nữa.

Sử dụng Excel để nhập và xử lý dữ liệu, chắc chắn với nhiều dữ liệu các bạn sẽ cần đánh số thứ tự cho chúng. Với dữ liệu ngắn thì các bạn có thể tự nhập số thứ tự cho dữ liệu bằng tay nhưng với những danh sách dữ liệu dài việc làm này sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì thế các bạn có thể sử dụng các tính năng mà Excel hỗ trợ để đánh số thứ tự tự động.

Bài viết hướng dẫn một số cách đánh số thứ tự tự động trong Excel.

Cách 1: Đánh số thứ tự bằng chuột

Đánh số thứ tự bằng con trỏ chuột có 2 cách đó là đánh số thứ tự cho danh sách ngắn và đánh số thứ tự cho danh sách dài.

1. Đánh số thứ tự bằng chuột cho danh sách ngắn.

Cách này sử dụng cho danh sách cần đánh số thứ tự ngắn, các bạn có thể nhanh chóng kéo con trỏ chuột được.

Bước 1: Tại danh sách cần đánh số thứ tự các bạn nhập số thứ tự cần bắt đầu đánh số vào ô đầu tiên ví dụ là số 1.

Với những danh sách cần đánh số thứ tự dài hàng trăm, hàng nghìn dòng thì các bạn nên thực hiện cách sau:

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên mà các bạn muốn bắt đầu đánh số trong danh sách ví dụ bắt đầu từ 1, tiếp theo nhập số thứ hai ở ô tiếp theo ví dụ số 2 (nếu muốn đánh số thứ tự lần lượt tăng dần 1 đơn vị thì các bạn nhập số tiếp theo là 2, nếu muốn đánh số thứ tự tăng dần 2 đơn vị thì các bạn nhập số tiếp theo là 3…).

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên cần đánh số vào ô bắt đầu đánh số ( là một số bất kỳ).

Trong đó: A5 là ô chứa số đầu tiên mà bạn nhập ở bước 1.

1 là đơn vị tăng, nếu các bạn muốn tăng 2 đơn vị thì thay số 1 bằng số 2…

Bạn có thể thực hiện đánh số đơn giản trong Microsoft Excel, nơi mà chúng ta có thể nhập thủ công cho mỗi ô một số thứ tự hoặc có thể đánh số thứ tự một cách hoàn toàn tự động. Để thực hiện việc đánh số thứ tự trong Excel, chúng tôi có ba phương pháp, trước tiên là điền vào hai ô đầu tiên của chuỗi số chúng ta muốn chèn và kéo thả các cột bên dưới và phương pháp thứ hai là sử dụng công thức hàm =ROW(), thứ mà sẽ cho chúng ta con số và kéo công thức theo cách tương tự đến cuối bảng tính và cuối cùng là sử dụng tính năng của hàm Offset.

Đánh số thứ tự trong Excel

Đánh số thứ tự trong Excel có nghĩa là đánh số vào các cột có trong dữ liệu để dễ dàng tìm kiếm hơn. Như chúng ta đã biết, Microsoft Excel không cung cấp bất kỳ phương thức, công cụ hay nút nào để đưa số thứ tự vào danh sách của dữ liệu, điều này có nghĩa là chúng ta cần phải tự làm điều này.

Hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự động trong Excel

Để thực hiện đánh số tự động trong Excel, cần lưu ý rằng bạn cần phải bật tính năng Auto fill (tự động điền). Theo mặc định, nó đã được kích hoạt tự động nhưng trong mọi trường hợp, nếu chúng ta không kích hoạt hoặc tăt nó do một nhầm lẫn nào đó. Và đây là cách mà bạn có thể kích hoạt lại tính năng này.

Bước 1: Trong thẻ File, lựa chọn Options.

Điền vào một cột với một loạt các số.

Sử dụng hàm row().

Sử dụng hàm offset().

Điền vào cột của bảng tính với một loạt dãy số

Chúng ta có bảng dữ liệu sau đây:

Bước 1: Lựa chọn ô mà bạn muốn điền số vào. Trong ví dụ này, chính là ô A2.

Bước 2: Viết số mà bạn muốn bắt đầu bằng cách để nó là 1 và điền vào ô tiếp theo trong cùng một cột với số khác là 2.

Bước 4: Nếu nhìn kỹ bạn sẽ thấy dấu chấm màu xanh mà tôi đã đánh dấu bằng mũi tên nhỏ màu đỏ trong hình, bạn hãy nhấp vào và kéo nó đến phạm vi ô mong muốn, tức là ô A8.

Chúng ta sẽ sử dụng cùng một bảng dữ liệu để thực hiện chức năng đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức hàm ROW.

Bước 1: Trong ô A2 hoặc nơi mà bạn muốn bắt đầu thực hiện đánh số tự động trong Excel, hãy lựa chọn chính xác ô đó.

Bước 2: Nhập =ROW() vào ô A2 và nhấn phím Enter. Kết quả trả về bằng 2 là do hàm này trả về số hàng hiện tại của bảng tính Excel.

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể thực hiện đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng cách sử dụng tính năng của hàm Offset ().

Và chúng ta cũng sẽ sử dụng bảng dữ liệu mẫu như bên trên.

Như bạn có thể thấy, tôi đã loại bỏ văn bản cột “Số thự tự” được viết trong ô A1 trong khi sử dụng chức năng của hàm Offset, vì tham chiếu của hàm cần được để trống.

Trong ô A2, bạn hãy gõ “=OFFSET(A2,-1,0)+1” để bắt đầu đánh số thứ tự.

Những điều cần lưu ý khi đánh số tự động trong Excel

Excel không cung cấp tính năng đánh số tự động.

Kiểm tra tùy chọn Auto Fill đã được kích hoạt hay chưa.

Khi chúng ta điền vào một cột bằng một chuỗi các số để tạo thành một mẫu, có thể sử dụng các giá trị bắt đầu là 2, 4 để thực hiện đánh số liên tục.