Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel Là Gì / TOP 10 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Lưu ý: Power Query còn được biết đến với tên Get & Transform trong Excel 2023. Thông tin được cung cấp ở đây áp dụng cho cả hai. Để tìm hiểu thêm, hãy xem mục Get & Transform trong Excel 2023.

Power query cung cấp cho bạn sự linh hoạt để nhập dữ liệu từ nhiều loại cơ sở dữ liệu mà nó hỗ trợ (không bao gồm Microsoft Access). Nó có thể chạy truy vấn cơ sở dữ liệu gốc, mà có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian cần thiết để xây dựng truy vấn bằng cách sử dụng giao diện Power query. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho việc sử dụng các truy vấn phức tạp đã tồn tại – và bạn có thể không muốn hoặc biết cách dựng lại bằng cách sử dụng giao diện Power query.

Ghi chú Bảo mật: Một ý định của truy vấn cơ sở dữ liệu bản địa là không được cắt ngang. Tuy nhiên, Power query không đảm bảo rằng truy vấn sẽ không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu. Nếu bạn chạy truy vấn cơ sở dữ liệu gốc do một người dùng khác viết, bạn sẽ được nhắc để đảm bảo rằng bạn đã biết về các truy vấn sẽ được đánh giá với thông tin xác thực của bạn.

Trong cửa sổ bật lên Microsoft SQL cơ sở dữ liệu :

Xác định máy chủ và cơ sở dữ liệu từ vị trí bạn muốn nhập dữ liệu bằng cách dùng truy vấn cơ sở dữ liệu gốc.

Bung rộng trường câu lệnh SQL và dán hoặc nhập truy vấn cơ sở dữ liệu gốc của bạn, rồi bấm OK.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn đang kết nối với máy chủ này, bạn sẽ thấy lời nhắc để chọn chế độ xác thực để kết nối với cơ sở dữ liệu. Chọn một chế độ xác thực thích hợp, rồi tiếp tục.

Lưu ý: Nếu bạn không có quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu (cả máy chủ và database), bạn sẽ thấy lời nhắc để yêu cầu truy nhập vào máy chủ/cơ sở dữ liệu (nếu thông tin truy nhập-yêu cầu được xác định trong Power bi cho nguồn dữ liệu).

Nếu kết nối được thiết lập, dữ liệu kết quả được trả về trong trình soạn thảo truy vấn.

Định hình dữ liệu như bạn muốn, sau đó bấm áp dụng & đóng để lưu các thay đổi và nhập dữ liệu vào trang tính.

Nhập dữ liệu từ nguồn dữ liệu bên ngoài

Hyperlink là một thuật ngữ tiếng Anh được hiểu là ” Siêu liên kết”. Đó là một đường liên kết của một trang web hay văn bản nào đó được gắn trong một trang web hoặc một văn bản khác, giúp 2 trang web này liên kết với nhau tại một vị trí nào đó trên nội dung được gắn link.

Việc tạo Hyperlink cũng sẽ giúp bạn giữ người xem ở lại trang web của mình lâu hơn với việc người xem mở thêm các liên kết khác tới trang của bạn từ Hyperlink của trang ban đầu.

Để có thể tạo liên kết Hyperlink tới một trang web bất kỳ, đầu tiên, bạn hãy mở trang web mà bạn cần liên kết lên, sao chép link của trang web đó tại thanh địa chỉ.

Giờ bạn chỉ cần nhấn OK, bạn sẽ thấy dòng nội dung bạn vừa nhập vào được tô màu xanh, đây là màu thể hiện đoạn text đã được gắn Hyperlink. Khi bạn đưa chuột đến đoạn text đó, chuột sẽ đổi thành hình bàn tay và bạn chỉ cần bấm vào, một của sổ mới chính là trang web mà bạn cần gắn sẽ mở ra.

Bên cạnh việc tạo Hyperlink để liên kết các trang web bên ngoài, bạn cũng có thể tạo Hyperlink để liên kết đến một file có sẵn trong máy tính của bạn. Ví dụ mình sẽ tạo Hyperlink để liên kết một file Word vào trang Excel, khi đó bạn có thể dễ dàng truy cập và mở file Word này chỉ bằng cách nhấn vào link trong Excel.

Lúc này ở ô Look in, bạn sẽ thấy các file trong máy tính của bạn được hiển thị. Bạn hãy chọn vào file mà mình cần, hoặc bấm vào biểu tượng file để truy cập vào dữ liệu máy tính và đi tới đúng file mà bạn muốn.

Nếu bạn chưa có sẵn file trong máy tính để có thể gắn Hyperlink, bạn hoàn toàn có thể tạo ngay một workbook mới và gắn link luôn tới workbook mới tạo này. Để làm được điều này, bạn hãy thao tác theo các bước sau:

Vậy là bạn đã liên kết thành công một file mới tạo vào bản Excel hiện có, khi bạn chỉnh sửa file này, đường link này cũng sẽ tự động cập nhật bản mới nhất và bạn sẽ luôn mở được bản mới nhất của file.

Ngoài việc liên kết tới các trang web và file tài liệu, Hyperlink cũng giúp bạn liên kết tới một địa chỉ thư điện tử (email) cụ thể. Vì vậy khi bạn chọn vào đường link này, đường liên kết sẽ mở trang email của bạn ra và mở sẵn mục tạo thư mới với phần người nhận và phần tiêu đề thư đã được điền sẵn.

Sau khi đã tạo liên kết Hyperlink thành công, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa Hyperlink này hoặc xóa đi mà không ảnh hưởng gì đến nội dung trang web cũng như nội dung của tài liệu mà bạn gắn link.

Để chỉnh sửa Hyperlink, bạn bấm chuột phải vào đoạn text được gắn link đó. Chọn Edit Hyperlink và chỉnh sửa lại các thông tin mà bạn muốn.

Để xóa Hyperlink mà bạn đã tạo, bạn cũng chọn chuột phải vào đường link đó, chọn mục Remove Hyperlink là liên kết của bạn sẽ được xóa ngay.

Trong bài trước, chúng ta đã biết cách để tạo bảng trong Access, trong bài viết này, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về các kiểu dữ liệu hay các trường dữ liệu tạo nên mỗi bảng của Access. Mới đầu khi nghe nhắc tới khái niệm kiểu dữ liệu, các bạn có thể cảm thấy khó hiểu khi dữ liệu kiểu text có thể chứa được không những các đoạn văn, các kí tự mà còn các con số nữa nhưng dữ liệu kiểu Number lại chỉ chứa được dữ liệu là những con số mà thôi. Trong trường hợp nào, chúng ta dùng kiểu dữ liệu như thế nào cho hợp lý thì chúng ta sẽ theo dõi trong phần sau đây:

Dữ liệu kiểu Text / Short Text trong Access

Dữ liệu kiểu Text hay Short Text trong Access dùng trong trường hợp chúng ta muốn lưu trữ tên riêng, địa chỉ, tên đường, tên phố …

Dữ liệu kiểu Number

Dữ liệu kiểu Number phù hợp cho việc lưu trữ dữ liệu như số lượng của một sản phẩm, khoảng cách, số học sinh, số khách hàng, v.v …

Dữ liệu kiểu Currency

Dữ liệu kiểu Currency phù hợp cho việc lưu trữ lượng tiền của một đơn vị tiền tệ nhất định. Lưu ý: trong trường hợp bạn làm việc với nhiều đơn vị tiền tề thì không nên dùng kiểu dữ liệu Currency này, mà cần tách riêng giá trị tiền tệ và đơn vị tiền tệ ra làm 2 trường riêng biệt trong bảng.

Dữ liệu kiểu Yes/No

Dữ liệu kiểu Yes/No phù hợp với các câu trả lời hay các trường mà chỉ cần lưu trữ giá trị có hoặc không, ví dụ khi bạn lưu trữ dữ liệu về nhân viên để tính thuế thu nhập, thì sẽ có 1 trường là “Đã có con hay chưa” thì kiểu dữ liệu của trường này có thể là Yes/No

Dữ liệu kiểu Date/Time

Dữ liệu kiểu Date/Time phù hợp cho việc lưu trữ giá trị về thời gian

Dữ liệu kiểu Rich Text

Dữ liệu kiểu Rich Text phù hợp cho việc lưu trữ dữ liệu cả kiểu chữ và cả kiểu số với định dạng về font chữ và màu sắc và có thể được hiển thị trên những control có hỗ trợ rich text

Dữ liệu kiểu Calculated Field

Dữ liệu kiểu Calculated Field lưu trữ giá trị được tính toán từ trường khác trong cùng bảng

Dữ liệu kiểu Attachment

Dữ liệu kiểu Attachment phù hợp với việc lưu trữ file đính kèm

Dữ liệu kiểu Hyperlink

Dữ liệu kiểu Hyperlink lưu trữ siêu liên kết

Dữ liệu kiểu Memo / Long Text

Dữ liệu kiểu Memo/Long text lưu trữ dữ liệu là những đoạn text dài, dài hơn lượng text mà kiểu dữ liệu Short Text cho phép

Pivot Table là một công cụ hữu ích trong Excel, dùng để tổng hợp dữ liệu theo yêu cầu từ một bảng dữ liệu có sẵn. Công cụ này có tính linh hoạt cao nên người dùng có thể điều chỉnh nhanh chóng theo nhu cầu tổng hợp dữ liệu của mình. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo Pivot Table bằng ví dụ minh họa cụ thể, dễ hiểu.

Ta có danh sách về chi tiêu Quí 1 của một gia đình như sau:

Chẳng hạn bạn muốn thống kê chi tiêu cả Quí 1 theo các khoản mục, bạn sử dụng Pivot Table theo các bước như sau:

Vào tab Insert trên thanh thực đơn, nhấn vào biểu tượng PivotTable (hoặc nhấn vào mũi tên ở ngay dưới biểu tượng, chọn PivotTable):

Hộp thoại Create Pivot Table hiện ra với địa chỉ của mảng dữ liệu được chọn tại mục Select a table or range:

Trường hợp muốn sử dụng nguồn dữ liệu ngoài thì bạn tích chọn Use an external data source, sau đó nhấn Choose Connection để chọn dữ liệu ngoài.

Tại mục Choose where you want the Pivot Table report to be placed, bạn tích chọn New Worksheet nếu muốn đặt báo cáo PivotTable ở một sheet mới.

Trong ví dụ này, ta chọn Existing Worksheet để đặt báo cáo tại cùng một sheet với dữ liệu. Khi đó, bạn phải nhấn vào biểu tượng bên cạnh Location để chọn vị trí. Một cửa sổ nhỏ xuất hiện để bạn chọn vị trí, bạn nhấn vào ô mà bạn muốn đặt PivotTable, chẳng hạn ô E2:

Bây giờ chúng ta sẽ tạo PivotTable thông qua bảng PivotTable Field List. Bảng này có 3 phần:

Choose fields to add to report: Chọn trường để thêm vào báo cáo.

Drag fields between areas below: Kéo trường giữa các vùng bên dưới:

Report Filter: Bộ lọc

Column Labels: Cột

Row Labels: Hàng

Values: Giá trị

Defer Layout Update: Trì hoãn cập nhật bố trí.

Nếu không tích chọn: Mỗi thao tác chọn trường, kéo thả trường ở 4 vùng đều sẽ hiển thị ngay trên PivotTable cho bạn thấy.

Theo mặc định:

Các trường không phải là số sẽ được thêm vào vùng Row Labels.

Các trường ngày và giờ sẽ được thêm vào vùng Column Labels.

Các trường số sẽ được thêm vào vùng Values.

Trong ví dụ này, ta muốn thống kê chi tiêu cả Quí 1 theo các khoản mục nên sẽ tích chọn trường “Khoản mục” và “Số tiền”:

Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong khu vực Values sẽ được hiển thị dưới dạng Tổng (Sum).

Bạn có thể thay đổi tính toán mặc định bằng cách bấm vào mũi tên bên phải tên trường, rồi chọn Value Field Settings:

Hộp thoại Value Field Settings sẽ hiện ra, cho phép bạn:

Chọn loại tính toán bạn muốn dùng (Tổng, đếm, trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất, tích,…) ở tab Summarize By:

Hiển thị giá trị dưới các dạng khác trong tab Show Values As:

Trong ví dụ này, ta chỉ cần giữ nguyên công thức theo mặc định, chỉnh lại bảng PivotTable cho đẹp (Đổi tên cột, thêm dấu phân cách hàng nghìn ở số liệu,…) là hoàn thành:

Bạn cũng có thể thêm trường “Tháng” vào bảng PivotTable tùy theo nhu cầu thống kê, chẳng hạn: