Đề Tài: Tìm Hiểu Một Số Chức Năng Của Menu References Trong Word 2010

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNGTIỂU LUẬNTÌM HIỂU MỘT SỐ CHỨC NĂNG CỦA MENU REFERENCESTRONG WORD 2010Thanh Hóa, ngày 12 tháng 03 năm 2012

LỜI CẢM ƠNLời đầu tiên chúng em xin chân thành cảm ơn ban giám hiệu trường học công nghiệp thành phố hồ chí minh đã tạo điều kiện để sinh viên chúng em có một môi trường học tập thoải mái về cơ sở vật chất cũng như cơ sở hạ tầng. Chúng em xin chân thành cảm ơn khoa kinh tế đã giúp chúng em được mở mang tri thức về những tin học .Qua đó chúng em có thể nhận thức đầy đủ và toàn diện về hệ thống tin học.Chúng em chân thành cảm ơn thầy Cao Đức Tư đã hướng dẫn tận tình để nhóm em hoàn thành tiểu luận này trong quá trình tìm hiểu nhóm không tránh khỏi thiếu sót,hy vọng thông qua những nỗ lực của các thành viên trong nhóm mong thầy và các bạn tận tình góp ý kiến để chúng em hoàn thiện hơn nữa những kiến thức của mình. Chúng em xin chân thành cảm ơn.

MỤC LỤC1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Microsoft word, là phần mềm soạn thảo văn bản được dung phổ biến hện nay của hãng phần mềm Microsoft. Word cho phép người dùng soạn thảo văn bản (text) với các định dạng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và các dữ liệu đa phương tiện (multimedia) như âm thanh, video, …khiến cho việc soạn thảo văn được thuận tiện hơn. Ngoài ra Word cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác. Các phiên bản trước của Word lưu tên tệp tin với đuôi là .doc, phiên bản 2007 và 2010 dùng đuôi là .docx. hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các dạng tập tin khác như văn bản thô (.txt), các trang web (.html), …2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU2.1 Mục đíchTìm hiểu về menu reference nhằm trang bị những hiểu biết có tính hệ thống về ứng dụng của thanh menu trên,từ đó đề ra cho bản thân những phương pháp nhằm phát huy những mặt mạnh, khắc phục những hạn chế trong quá trìnhsử dụng các lệnh trên trong những điều kiện thực tế.2.2 Yêu cầuĐể hoàn thành tốt bài tiểu luận, yêu cầu đặt ra cho nhóm là phải nắm vững những kiến thức cơ bản về ứng dụng references, bế phân tích, đánh gá và nhận xét các vấn đề đặt ra đồng thời phải tập hợp được một cách hiệu quả dữ liệu của các thành vên trên sự phân bố rõ ràng của nhóm trưởng.3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨUỨng dụng của menu references trong thực hành word 20104. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phương pháp phân tích và so sánh Phương pháp logic Phương pháp nghiên cứu đánh giá5. PHẠM VI NGHIÊN CỨUSử dụng trong hệ điều hành Microsoft word6. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨUSau khi nghiên cứu nhóm chúng em đã nắm rõ được khái niệm và cách sửdụng menu references.trên cơ sỏ kiến thức đã được học nhóm chúng em biết vận dụng vào cuộc sống,công việc,đặc biệt là trong ngành kế toán-kiểm toán màchúng em đã chọn.PHẦN B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨUTrong menu references có 6 group đó là: Table of contents Footnotes Citations & bibliography

Hướng Dẫn Sử Dụng Các Chức Năng Trong Thẻ References Microsoft Word

Tuy các footnote và endnote thường xuất hiện với các chỉ số nhưng bạn vẫn được chọn từ các tùy chọn khác nhau trong Word. Mở Footnotes formatting arrow từ thanh công cụ. Trong Format, bạn có thể chọn các số, chữ cái hoặc ký tự đặc biệt.

Trong hộp định dạng có các tùy chọn để điều chỉnh vị trí của footnote hoặc endnote, bố cục cột cho footnote và lựa chọn phần tài liệu để áp dụng cho các thay đổi của bạn.

Công cụ Citations & Bibliography trong Word cực kỳ tiện dụng để tạo các bài luận và bài nghiên cứu.

Đầu tiên, bạn cần chọn style và chèn các trích dẫn của mình. Có các tùy chọn style khác nhau cho bạn lựa chọn như APA, MLA hoặc Chicago. Sau đó, chọn văn bản hoặc vị trí tài liệu và nhấp vào mũi tên bên cạnh Insert Citation từ phần Citations & Bibliography trên thanh công cụ.

Bạn cũng có thể chèn placeholder nếu muốn thu thập chi tiết sau hoặc nhấp vào Add a New Source để hoàn thành thông tin trích dẫn.

Khi bạn chọn Add a New Source sẽ xuất hiện một cửa sổ mới để bạn nhập tất cả chi tiết của nguồn. Hãy chọn chính xác loại nguồn trong hộp thả xuống ở trên cùng. Tùy thuộc vào loại bạn chọn, các trường bên dưới sẽ tự động điều chỉnh các chi tiết bạn cần cung cấp.

Mỗi nguồn bạn thêm vào sẽ được lưu lại để tái sử dụng, chỉnh sửa hoặc xóa đi nếu cần. Bạn cũng có thể thêm trước tất cả các nguồn bằng cách nhấp vào Manage Sources từ phần Citations & Bibliography trên thanh công cụ.

Sau khi hoàn tất việc chèn các trích dẫn, Word sẽ cung cấp ba tùy chọn cho bibliography được tạo tự động. Bạn có thể chọn bảng này để gắn nhãn Bibliography, References hoặc Work Cited bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh Bibliography trong phần này của thanh công cụ để lựa chọn.

Chú thích có lẽ là phần dễ hiểu nhất trong tab References. Công cụ tiện lợi này dùng để thêm nhãn vào bảng, biểu đồ, hình ảnh, số liệu và các mục tài liệu tương tự. Sau đó, bạn có thể chèn một bảng số liệu với số trang. Chú thích được dùng cho hầu hết mọi loại tài liệu mà bạn sẽ tham chiếu đến các mục đó.

Để chèn chú thích, hãy chọn item à nhấp vào Insert Caption từ phần Captions trên thanh công cụ.

Sau đó, chọn nhãn và vị trí cho chú thích (ở trên hoặc bên dưới item). Bạn không thể thay đổi tên chú thích nhưng có thể đánh dấu vào ô để xóa nhãn nếu muốn.

Word có một số nhãn dựng sẵn nhưng bạn có thể thêm nhãn của riêng mình bằng cách nhấp vào nút New Label. Khi bạn thực hiện thao tác này và áp dụng nhãn, tên chú thích cũng tự động thay đổi.

Tiếp theo, nếu bạn muốn thêm một bảng cho các mục có chú thích thì chỉ cần nhấp vào Insert Table of Figures từ phần Captions trên thanh công cụ. Các tùy chọn định dạng trong ô dùng để để hiển thị và căn chỉnh số trang, sử dụng các hyperlink, nhãn và số.

Index – tạo chỉ mục, bảng tra thuật ngữ cuối tài liệu

Bây giờ, bạn có thể điều chỉnh định dạng chỉ mục ô bao gồm số cột, căn chỉnh số trang và thụt lề hoặc lùi đầu dòng. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Table of Authorities – tạo bảng minh chứng, căn cứ pháp lý

Table of Authorities (hay còn gọi là bảng phân quyền) thường được sử dụng trong các văn bản pháp luật và có tác dụng liệt kê các tham chiếu trong tài liệu với số trang. Quá trình tạo bảng table of authorities tương tự như quá trình tạo index, cũng bắt đầu bằng việc đánh dấu văn bản.

Đầu tiên, chọn văn bản cần tham chiếu trong bảng và nhấp vào Mark Citation trong phần Table of Authorities trên thanh công cụ. Bạn có thể điều chỉnh các phần của văn bản đã chọn như category, xem các phần trích dẫn ngắn và dài. Sau khi hoàn thành, hãy nhấp vào Mark và chọn Close.

Sau khi đánh dấu tất cả các trích dẫn, hãy di chuyển đến vị trí mà bạn muốn thêm bảng trong tài liệu. Nhấp vào Insert Table of Authorities từ phần cùng tên trên thanh công cụ.

Lưu ý: Nếu bạn sử dụng tính năng Index hoặc Table of Authorities thì tài liệu của bạn sẽ chứa các dấu. Các item này sẽ chứa các chỉ báo đoạn văn và dấu cách như hình dưới. Để xóa các dấu này, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + 8.

Cho dù bạn đang đi học hay đã đi làm thì chắc chắn sẽ sử dụng tab References trong Word khá thường xuyên. Vì vậy, để giải quyết các bài tập khó hay công việc nhanh hơn, hãy tận dụng tối đa tab References và các tính năng tích hợp của nó.

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

Các Chức Năng Thông Dụng Và Cách Kẻ Đường Thẳng Trong Word 2010

Trong word luôn được biết đến với chức năng chính là soạn thảo văn bản, nhưng ít ai biết nó còn có những tính năng khác phục vụ các công việc của người dùng. Đồng thời, trong văn bản, những đường thẳng tạo ra sự ngắt quãng rõ ràng hoặc được sử dụng để nhấn mạnh những tiêu đề quan trọng. Ở bài viết nà, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho mọi người cách kẻ đường thẳng trong word 2010 đơn giản.

Những chức năng thông dụng trong Word

Trong phần mềm Microsoft Word, trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích. Nó giúp người dùng giảm thiểu thời gian xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định, chẳng hạn như: thông báo, thư mời, thư cảm ơn hay phiếu điểm…

Dù tính năng này vô cùng hữu ích nhưng có thể nhiều người chưa để ý hoặc chưa biết đến tính năng Mail Merge này.

Bước 2: Chọn tài liệu mẫu bạn sẽ trộn (chú ý dùng tài liệu hiện tại hay chọn từ mẫu template hoặc lựa chọn từ những tài liệu đã có sẵn)

Bước 4: Thực hiện soạn thư, rồi điều chỉnh lại trang tài liệu dựa theo mẫu ban đầu.

Bước 5: Xem trước Mail Merge.

Bước 6: Hoàn tất công đoạn tạo mail, trộn và xem lại tất cả tài liệu đã được tạo ra.

Watermark được biêt đến là chức năng tạo nội dung mờ, ở phía sau của văn bản.

– Từ danh sách có sẵn, hãy chọn mẫu.

– Hoặc bạn muốn thiết kế lại nội dung theo ý mình hãy mở Custom Watermark, bằng cách chọn hình ảnh, nhập vào phần nội dung trong chuỗi văn bản ở hộp thoại này.

– Remove Watermark: tức là xóa Watermark hiện có.

Trong khi thực hiện soạn thảo văn bản, bạn thường dùng các từ viết tắt để quá trình này được tiến hành nhanh và chính xác hơn.

Hãy chọn Tab AutoCorrect để định nghĩa các từ viết tắt trong mục Replace và những từ viết đầy đủ trong mục With. Tiếp đó, bạn chọn Add; muốn xóa thì chọn Delete. Khi đó, từ lúc này, người soạn thảo văn bản chỉ cần gõ các từ viết tắt và gõ nút Space thì lập tức các từ đầy đủ sẽ được thay thế.

Để thực hiện việc thiết lập chế độ hiển thị trong Word, bạn chọn Tab View.

– Nhóm Document View sẽ hiển thị theo các kiểu như: Full Screen Reading, Draft, Web Layout, Print Layout, Outline.

– Nhóm Show gồm các chế độ: Rule (cho phép chế độ hiển thị thước canh hay không), Gridlines (hiển thị lưới), Navigation Pane (cho phép hiển thị cấu trúc của tài liệu đang được soạn thảo).

– Nhóm Zoom: chế độ phóng to hoặc thu nhỏ tài liệu.

– Nhóm Window: chế độ thay đổi cách hiển thị tại cửa sổ Word.

Chức năng đếm từ sẽ cho phép máy thống kê tài liệu đang thực hiện. Cụ thể như tổng số trang (pages), số từ (words), số đoạn (paragraphs), số dòng (lines), số ký tự tính cả khoảng trắng (Character (with space)), số ký tự không tính khoảng trắng (Characters (no space)). Đồng thời, bạn có thể kiểm tra nhanh số từ bằng cách nhìn dưới thanh Status bar tại cửa sổ Word.

– Delivery address: địa chỉ người nhận thư.

– Return address: địa chỉ người gửi thư.

– Print: In trực tiếp ngoài máy in.

– Add to Document: chèn phong bì vào trong tài liệu, chế độ xem và hiệu chỉnh.

Chú ý nếu muốn vẽ đường thẳng nằm ngang thì bạn cần kết hợp nhấn phím Shift để tránh vẽ lệch đường thẳng. Nếu vẽ đường thẳng chéo trang thì bạn không cần thực hiện thao tác này.

Bạn cho hiển thị tại giao diện để chỉnh sửa lại đường thẳng. Tại mục Line, bạn có thể chọn màu cho nét đường kẻ tại phần Color.

Phần Dash được sử dụng để lựa chọn kiểu cho đường kẻ. Bạn có thể chọn nét đứt, nét đứt to hoặc kiểu chấm tròn.. tùy theo nhu cầu trình bày của người sử dụng.

Phần Weight được dùng để lựa chọn mức độ dày của đường kẻ.

Phần Arrows được sử dụng để chọn thêm kiểu bắt đầu và kết thúc cho đường thẳng, chẳng hạn như 2 điểm mút tròn thường dùng cho đoạn thẳng.

Cuối cùng để tạo đường kẻ mới hoặc thực hiện xong cách vẽ sơ đồ đoạn thẳng trong word 2007, 2010, bạn nhấn chọn OK.

Cách vẽ đường thẳng trong word 2010 khi bạn muốn viết chữ cho đường thẳng hoặc tạo 2 điểm đầu mút thành đoạn thẳng. Bạn nhấn vào công cụ Text Box rồi chọn tiếp vào kiểu chữ Simple Text Box.

Nhập chữ vào khung, rồi bạn nhấn chuột phải, chọn tiếp vào mục Format AutoShape/Picture.

Sau khi giao diện mới được chuyển thì bạn nhấn vào Colors and Lines. Tại phần Fill bên dưới, bạn chọn No Color. Trong phần Line, bạn chọn No Color. Nhấn vào OK để lưu.

Khi kẻ đường thẳng trong word 2010 xong, bạn vẫn có thể chỉnh sửa, thay đổi định dạng và di chuyển cho chữ Text Box sao cho phù hợp với vị trí chèn nội dung ở trên đoạn thẳng hay đường thẳng.

Thông qua công cụ Shapes, bạn có thể thực hiện tạo đoạn thẳng hay bất cứ hình khối nào ở trên Word hoặc những công cụ khác rất đơn giản. Bạn chỉ cần nhấp chọn hình và vẽ vào nội dung. Sau đó nếu muốn, bạn chỉ cần thêm chữ hoặc chỉnh sửa lại hình vẽ.

Cách Dùng Chức Năng Replace Trong Word

1. Cách dùng chức năng replace trong word

Chức năng replace là một chức năng khá phổ biến và rất được ưa dùng, tuy không có vai trò quan trọng như một số các chức năng khác nhưng replace khiến cho bạn phải hài lòng bởi vì sự tiện lợi của nó. Không chỉ có việc thay thế các từ hay dùng mà còn sử dụng để đổi vị trí các từ.

Thay thế từ

3. Cách dùng chức năng replace trong word

Chọn thay thế tất cả Replace all và tất cả các từ UniCA sẽ được thay đổi thành UNICA theo ý bạn muốn.

Đảo vị trí các từ

4. Cách dùng chức năng replace trong word

Thực hiện các thao tác như trên hình khi nhấn vào Replace all bạn sẽ thấy xuất hiện hộp thoại và nhấn vào No.

Như vậy việc thay thế hay đảo vị trí các từ thật đơn giản chỉ cần sử dụng chức năng replace trong word thì mọi việc trở nên thật dễ dàng. Ngoài ra chức năng còn được kết hợp với các chức năng khác để thực hiện những công việc nâng cao hơn khó hơn. Nhưng Replace đã rất là hữu ích khi sử dụng chức năng chính của nó, đây là một trong những tính năng được dùng rất phổ biến. Bởi không cần những đến thao tác các bước trên màn hình mà có thể sử dụng phím tắt để tìm một cách nhanh chóng hơn, nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để trực tiếp thay thế không chỉ ở word mà còn có thẻ sử dụng được cả những công cụ tạo văn bản khác.

Cách sử dụng tính năng Replace để đảo vị trí các từ trong Word

Tính năng Replace trong Word các bạn thường biết đến với chức năng thay thế từ để tìm kiếm và thay thế từ trong Word. Ngoài chức năng mà các bạn thường sử dụng ra thì Replace cón có tính năng đảo vị trí từ trên Word.

Bước 1: Chọn từ cần bôi đen. Bước 2: Mở cửa sổ Find and Replace bằng cách ấn tổ hợp Ctrl + H. Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Find anh Replace, trong thẻ Replace các bạn nhấn More để mở rộng tùy chọn. Bước 4: Các bạn thiết lập một tùy chỉnh:

– Đánh dấu chọn các tùy chọn Use Wildcards.

– Trong ô Replace With các bạn nhập 2 1 giữa 2 và 1 là dấu cách.

Bước 5: Sau khi thiết lập xong, các bạn chọn Replace All để đảo vị trí các từ.

Khi xuất hiện các thông báo, bạn có muốn mở rộng trên toàn văn bản không thì bạn chọn No để từ chối.

Chắc chắn bạn nào cũng muốn thành thạo về word để tạo ra những file word chuyên nghiệp, nhưng vấn đề thời gian tài chính chất lượng là những lo ngại của bạn, giới thiệu cho bạn khóa học LÀM CHỦ WORD 2024 TỪ CƠ BẢN ĐẾN NÂNG CAO của UNICA giải đáp cho bạn toàn bộ những vấn đề của bạn.

Chức Năng Tracks Change, Comments Trong Microsoft Word

Chức năng Tracks Change cho phép bạn lưu lại một bản “nháp” những gì bạn vừa sửa trên văn bản một cách khoa học, nhìn vào văn bản có sử dụng chức năng Track Change, bạn sẽ thấy được rất rõ ràng những thay đổi về nội dung đã được thêm vào, xóa đi hay chỉnh sửa như thế nào.

Chức năng Tracks Change cũng như Comment thường không được mọi người quan tâm sử dụng vì cho rằng cách sử dụng rắc rối. Tuy nhiên, quan niệm này đang dần được thay đổi khi trong những phiên bản Word mới (XP, 2003), hãng Microsoft ngày càng chú trọng nâng cấp tính năng này cho tiện lợi và dễ sử dụng hơn.

Bật và tắt chế độ Tracks Change

Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm.

Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày.

Ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản.

Chèn lời bình vào văn bản

: Trên thanh công cụ Reviewing, kích biểu tượng Insert

Ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy định dạng như sau:

Kích vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó.

Kích vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng.

Kích vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi.

Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau ( Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất với bạn.

Ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web Layout và dạng Reading Layout.

Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.

Ngoài ra, ở tất cả các định dạng , dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện.

Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons)

Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.

+ Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản+ Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản+ Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua.

Kết luận

Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiện trong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout và Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn, xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần ” Tracks changes and Comment” với những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo chế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để có những sự lựa chọn riêng của bạn. Chúc thành công.