Cách Lọc Dữ Liệu Trong Excel 2010

Bảng trong bảng tính Excel của các bạn có rất nhiều dữ liệu, để dễ dàng xử lý và tìm kiếm dữ liệu trong bảng các bạn nên sử dụng lọc dữ liệu. Lọc dữ liệu theo điều kiện, tiêu chí các bạn đưa ra, các bạn sẽ rút ngắn được thời gian tìm kiếm và việc xử lý dữ liệu cũng sẽ nhanh hơn một cách đáng kể.

Khi các bạn tạo bảng trong Excel, trên tiêu đề các cột trong bảng sẽ tự động thêm các điều khiển lọc.

Lọc nhanh

Bước 1: Các bạn chọn biểu tượng hình tam giác trong tiêu đề cột muốn lọc dữ liệu.

Bước 2: Trong hộp thoại xuất hiện, các bạn bỏ chọn trong ô vuông trước Select All. Tiếp theo các bạn muốn lọc dữ liệu theo mục nào trong cột các bạn đánh dấu vào ô vuông trước dữ liệu đó. Sau đó nhấn OK.

Kết quả sẽ lọc tất cả các dữ liệu như bạn chọn, và tiêu đề của cột được lọc dữ liệu sẽ xuất hiện biểu tượng lọc.

Lọc theo văn bản hoặc số cụ thể

Bước 1: Chọn biểu tượng hình tam giác trong ô các bạn muốn lọc dữ liệu.

Bước 2: Nếu cột dữ liệu chứa văn bản cần lọc thì các bạn chọn Text Filters, nếu cột dữ liệu chứa số cần lọc thì các bạn chọn Number Filters. Sau đó chọn Custom Filter.

Bước 3: Trong hộp thoại Custom AutoFilter, các bạn nhập điều kiện lọc nếu có 2 điều kiện lọc các bạn nhập cả 2 điều kiện vào các ô dữ liệu. Chọn quan hệ giữa 2 điều kiện And hoặc Or cho phù hợp với điều kiện lọc. Sau đó nhấn OK.

Ví dụ: Lọc dữ liệu với điều kiện Tổng Lương lớn hơn hoặc bằng 5600.

Lọc các mục theo màu

Nếu trong quá trình nhập dữ liệu trong bảng, các bạn đã đánh dấu các ô dữ liệu bằng màu sắc khác nhau. Các bạn có thể lọc dữ liệu theo các màu như sau:

Bước 1: Chọn biểu tượng lọc trong ô tiêu đề của cột đã được định dạng màu sắc.

Bước 2: Chọn Filter by Color sau đó chọn màu các bạn muốn lọc.

Kết quả sau khi các bạn lọc theo màu:

Ngoài ra trong phiên bản Excel 2013 các bạn có thể tạo slicer để lọc dữ liệu bảng của bạn.

Bước 2: Tiếp theo trong hộp thoại Insert Slicers các bạn chọn các cột cần lọc dữ liệu và nhấn OK.

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại chứa cột các bạn đã chọn ở trên, các bạn chọn vào các dữ liệu trong các hộp thoại (nếu chọn nhiều cột để lọc). Nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều dữ liệu trong một cột. Như vậy dữ liệu trong bảng sẽ nhanh chóng được lọc theo yêu cầu của các bạn.

Tìm Và Lọc Dữ Liệu Trùng Nhau Trong Excel 2003, 2007, 2010

Tìm kiếm và lọc dữ liệu trùng nhau trong excel 2007 2010 2013 khá dễ dàng, và lọc cũng rất dễ.

Tuy nhiên tìm và lọc giá trị trùng trong excel 2003 khó hơn chút xíu bởi ta cần dùng thêm hàm excel, cần nhiều thao tác hơn.

Đây là một nội dung vô cùng HOT! HIT! trong chương trình excel doanh nghiệp mà ai cũng thích thú.

Có lẽ đây là một trong số các thông tin cần thiết trong công việc hàng ngày.

Trong bài viết này, Trường sẽ hướng dẫn cách lọc trên tất cả các phiên bản và giải thích chi tiết vấn đề (Trường là ai)

1/ Tại sao ta lại phải tìm dữ liệu trùng nhau trong excel?

Trên thực tế, ta phải nhập rất nhiều dữ liệu trong một báo cáo excel và nguyên tắc là không được nhập trùng. Vậy với hàng nghìn dòng dữ liệu thì làm thế nào để biết được?

Và đánh dấu các giá trị trùng này như thế nào một cách nhanh và chính xác nhất?

Ví dụ như, ad trích ra 10 dòng của một bảng bảng kiểm kê 10.000 mã hàng hóa như hình sau:

Với kiểu mã hàng như trên liệu bạn mất bao lâu để tìm được mã hàng trùng nhau chỉ với 10 mã hàng?

Với kiểu mã hàng như trên liệu bạn mất bao lâu để tìm được mã hàng trùng nhau chỉ với 10 mã hàng?

Chắc là phải mất 10 giây tới 1 phút. Vậy thì 10.000 mã hàng sẽ là bao nhiêu lâu nhỉ?

Phải nói rằng rất rất lâu mà chưa chắc kết quả đã chính xác!

2/Cách 1: Conditional formating – tìm kiếm và lọc dữ liệu trùng nhau trong excel

Và CF là định dạng có điều kiện, có nghĩa là sẽ cảnh báo các giá trị trùng cho bạn. Nó không có nhiệm vụ lọc bớt giá trị trùng

Conditional Formating – Một trong những công cụ, dùng để tìm kiếm các giá trị trùng nhau trong excel. Cùng thực hiện các bước để tìm kiếm và lọc giá trị trùng nhau nào.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu

Bôi đen vùng dữ liệu cần tìm kiếm và lọc giá trị trùng nhau.

Ví dụ như hình trên: Chọn vùng dữ liệu từ A3: A13. Các ô được chọn tự chuyển màu xanh.

Bước 2: Chọn Conditional Formating/ Highlight Cells Rules

Chọn tiếp Duplicate values.

Bước 3: Hộp thoại Duplicate Values xuất hiện.

+ Duplicate: Lọc các giá trị trùng nhau

+ Unique: Lọc các giá trị không trùng nhau, các giá trị duy nhất.

Sang phần values with để chọn màu, tô các ô có giá trị trùng nhau, nếu không chọn được màu phù hợp, nhấn custom format.

Bước 4: Nhấn OK.

Các bạn có thể thấy, các ô được tô màu là những ô có trùng nhau. Bạn muốn bỏ tìm kiếm và lọc giá trị trùng nhau.

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu

Bước 2: Chọn Conditional Formating/ Clear rules/ Clear rules from selected cells

Như vậy bạn đã xóa định dạng, bỏ màu các ô, bảng tính trở lại như ban đầu rồi. Tiếp theo chúng ta sang cách thứ 2, công cụ tìm kiếm và lọc các giá trị trùng nhau trong excel.

3/ Cách 2: Filter – Bộ lọc trong excel 2007 trở lên

Bên cạnh công cụ tìm kiếm và lọc giá trị trùng nhau trong excel Conditional Formating, còn có thêm bộ lọc Filter nữa.

Bạn có thể, lọc các ô có giá trị giống nhau lặp lại nhiều lần trong bảng tính. Các ô có màu giống nhau nhưng trùng nhau, tô màu các ô có chữ, số ký tự giống nhau.

Áp dụng công cụ Filter để giải quyết vấn đề trên:

Thao tác 1:

Dựa vào bảng đã được tô màu ở phần 1 trên. Tích chọn 1 có chứa giá trị bất kỳ/ Chuột phải/ Filter

Thao tác 2: Chọn bộ lọc tích hợp với yêu cầu:

+ Lọc các ô có cùng một giá trị, lặp lại nhiều lần, tô màu các ô: Filter by Selected Cell’s value

+ Tô màu các ô có màu sắc, trùng nhau: Filter by Selected Cell’s color

+ Các ô có chứa chữ, giá trị trùng thì tô màu: Filter by Selected Cell’s Font color

Ví dụ chọn Lọc các ô có cùng một giá trị, bị trùng nhau. Tích chọn Filter by sellected cell’s value để lọc

Thực chất thao tác filter này là 3 bước và do nó hay được sử dụng nên excel đã tạo nên các nút tính năng trên để tiết kiệm thời gian cho người dùng. Cụ thể 3 bước đó là:

Tự động nhận diện vùng dữ liệu

Thêm autofilter

Thực hiện lọc dữ liệu của cột chứa giá trị bạn chọn theo các điều kiện lọc: màu ô, màu chữ, giá trị hay biểu tượng mà các ô trong cột đó chứa.

Bạn muốn bỏ lọc các giá trị trùng nhau ta làm như sau:

Chọn một ô bất kỳ có chứa giá trị/ Chuột phải/ Filter/ Clear Filter from “ vùng dữ liệu lọc”

4/ Cách 3: Countif kết hợp với Filter

Countif – Hàm đếm: là hàm dùng để đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong vùng dữ liệu được chọn.

Bước 1: Đếm các ô có giá trị  trùng nhau

Sử dụng hàm Countif để đếm các ô có giá trị trùng nhau.

Hàm Countif: Đếm có điều kiện: số lần xuất hiện của điệu kiện đó trong bảng

Áp dụng công thức để đếm các giá trị trùng nhau nào ^^

Đếm cả bảng bạn chỉ cần kéo thả con chuột là đếm được cả bảng rồi.

Bước 2: Sau khi đếm xong, tạo bộ lọc Filter

Bước 3: Lọc giá trị theo cột C, có thể chọn điều kiện 1; 2; 3

Muốn lọc dữ liệu không trùng thì Filter dữ liệu = 1

5/ Tìm kiếm và lọc dữ liệu trùng nhau trong excel 2003

Dựa vào bảng đếm ở phần trên ta làm như sau:

– Bôi đen vùng dữ liệu

– Chọn Conditional Formating/ New rulue

– Cửa số Edit Formating rule hiện lên

+ Chọn Use formula to determine which cells to format

– Nhấn OK.

Cách Tìm Dữ Liệu Trùng Lặp Trong Excel 2024, 2013, 2010, 2007, 2003, H

Hightlight Duplicate là tính năng cho phép chúng ta tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel, hiển thị nó dưới dạng màu nổi bật và với hướng dẫn sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Hightlight Duplicate hay tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2024, 2013, 2010, 2007, 2003.

Với số lượng dữ liệu lên đến hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn mà đôi lúc bạn thao tác nhầm thì rất có thể nó sẽ bị trùng lặp. Chính vì thế mà tính năng tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel Hightlight Duplicate ra đời giúp người dùng có thể dễ dàng lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel và loại bỏ nó khỏi danh sách dữ liệu của bạn.

Bước 2: Tại đây bạn chú ý các giá trị sau:

– Duplicate: Chỉ đánh dấu các giá trị bị trùng

– Unique: Chỉ đánh dấu các giá trị duy nhất

Và bên cạnh là chọn màu hiển thị khi tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel.

– Light red fill with dark red text: Hiển thị nền đỏ với chữ đỏ đậm.– Yellow fill with dark yellow text: Hiển thị nền vàng với chữ vàng đậm.– Green fill with dark green text: Hiển thị nền xanh với chữ xanh đậm.– Light red fill: Chỉ hiển thị nên đỏ và giữ nguyên màu chữ hiện tại.– Red text: Hiển thị màu chữ đỏ cho tất cả các giá trị trùng hoặc duy nhất.– Red border: Kẻ khung màu đỏ cho tất các ô chứa giá trị trùng hoặc duy nhất.– Custom format: Tự thiết lập màu riêng cho bạn, tuy nhiên chúng tôi thấy với các lựa chọn trên là quá đủ và đừng làm phức tạp việc tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel lên hơn nữa trừ khi bạn muốn.

2. Tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2010, 2007

Tương tự như tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2024, 2013 chúng ta có một danh sách tương tự và điều kiện ở đây là hiển thị màu cho các dữ liệu bị trùng nhau như trên.

Bước 2: Tại đây bạn chú ý các giá trị Duplicate hay Light Red fill mà sử dụng để tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel và hiển thị màu mà chúng tôi đã nói ở phần trên, cách tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2010, 2007.

3. Tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel 2003

Hiện tại phiên bản Excel 2003 không sở hữu tính năng Hightlight Duplicate mặc dù có phần Conditional Fomattings và sẽ phải sử dụng công thức để tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel. Do đó chúng tôi sẽ không thực hiện thủ thuật tìm dữ liệu trùng lặp trong Excel với tiêu chí là không sử dụng hàm trong Excel.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản này tốt hơn hết hãy đổi sang một phiên bản mới hơn bởi Excel 2003 đã quá lỗi thời rồi.

Tìm Hiểu Về Các Kiểu Dữ Liệu Trong Excel

data-full-width-responsive=”true”

Bạn có biết trong Excel có bao nhiêu kiểu dữ liệu không? Và đó là những kiểu dữ liệu nào? Đây là 2 câu hỏi mà bạn phải trả lời được nếu muốn học Excel thật giỏi.

Khi bạn đã biết được các kiểu dữ liệu trong Excel thì khi nhìn vào dữ liệu có trên bảng tính, bạn sẽ dễ dàng biết được đó là kiểu dữ liệu gì, và quan trọng hơn là trong quá trình xử lý công thức bạn sẽ ít bị nhầm lẫn hơn.

Vâng, trong bài viết này mình sẽ giúp bạn tìm hiểu về các kiểu dữ liệu trong Excel và đặc điểm nhận biết chúng, còn bây giờ chúng ta bắt đầu thôi nào, let’s go..!

I. Kiểu dữ liệu chuỗi (Text)

– Kiểu dữ liệu dạng chuỗi bao gồm các ký tự chữ từ A đến Z, và các ký tự đặc biệt có trên bàn phím.

VD: Cuong, ab, Nam@,

– Một dãy số mà chỉ cần chứa một ký tự là chữ thì cũng thuộc kiểu dữ liệu chuỗi.

VD: 123a4, b1234….

Nếu nạn vẫn còn mơ hồ về dạng dữ liệu chuỗi thì mình sẽ chỉ cho bạn cách nhận biết kiểu dữ liệu chuỗi vô cùng dễ dàng và chính xác.

data-full-width-responsive=”true”

Đó là dữ liệu dạng chuỗi luôn luôn nằm bên trái của một ô trong Excel, tức là khi bạn nhập dữ liệu vào ô trong Excel mà thấy nó nằm bên trái của ô đó, thì đó chắc chắn 100% đó là dữ liệu dạng chuỗi.

Dữ liệu dạng chuỗi trong Excel thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng.

Dữ liệu dạng chuỗi khi nằm trong công thức phải được đặt trong cặp dấu nháy kép (” “).

Nếu bạn nhập dữ liệu vào không hợp lệ thì Excel sẽ tự động chuyển dữ liệu đó thành dữ liêu dạng chuỗi.

II. Dữ liệu dạng số (Number)

Dữ liệu dạng số trong Excel được bao gồm các dữ liệu dạng số từ 0 đến 9, cả số âm và số dương.

VD: 123, 234, -12, -25.

Đối với dữ liệu dạng số, bạn có thể thực hiện phép toán như: Cộng, trừ, nhân, chia trong Excel.

Cách phân biệt dữ liệu dạng số trong Excel đó là, dữ liệu dạng số luôn luôn nằm bên phải của một ô, nếu bạn nhập dữ liệu mà thấy dữ liệu đó nằm bên phải của ô thì đó có thể là dữ liệu dạng số.

Về bản chất thì kiểu dữ liệu thời gian cũng tương tự như kiểu số, có thể thực hiện phép toán và khi bạn nhập đúng thì nó sẽ hiển thị bên phải của ô.

Dữ liệu ngày tháng năm, trong đó ngày tháng năm được ngăn cách bởi dấu gạch chéo qua trái (/). Ví dụ như 05/09/2024, 27/07/1991.

Máy tính của mình hôm nay là ngày 08/09/2024, do mình cài định dạng ngày/tháng/năm nên trong Excel mình cũng hiển thị theo thứ tự như vậy.

VD: 2:30:40 – Tức là 2 giờ 30 phút 40 giây

Thì lúc này mình đã nhập sai dữ liệu của giờ phút giây, vì 1 phút chỉ có 60 mà mình lại nhập 70 nên Excel sẽ hiển thị bên trái ô.

Bạn quan sát, tất cả các biểu thức logic trong hàm đều đúng nên hàm sẽ trả về giá trị True và nằm giữa ô.

V. Dữ liệu kiểu công thức (Formular)

Dữ liệu là công thức toán học, công thức phải được bắt đầu bằng dấu =. Kết quả hiển thị trong ô không phải là công thức mà là giá trị trả về của công thức mà bạn đã nhập.

CTV: Ngọc Cường – Blogchiasekienthuc.com

Cách Tìm Kiếm Và Thay Thế Dữ Liệu Trong Excel

Tìm hiểu về chức năng tìm kiếm và thay thế trong Excel

Bạn có thể tìm kiếm một từ, cụm từ (chuỗi văn bản) nằm trong một công thức, giá trị, chú thích.

Thay thế chuỗi văn bản trong một công thức bằng một chuỗi văn bản khác.

Ngoài việc xử lý các chuỗi văn bản, chức năng tìm kiếm và thay thế này còn có khả năng xử lý các định dạng. Chẳng hạn như thay thế các chữ màu đỏ thành màu đen.

Đây là một chức năng cực hữu ích khi làm việc với bảng tính. Bởi nó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc tìm và thay thế một chuỗi văn bản nào đó một cách thủ công. Từ đó, nâng cao hiệu suất học tập và làm việc của bạn.

Hướng dẫn thao tác tìm kiếm và thay thế trong Exel

Để thực hiện thao tác tìm kiếm và thay thế dữ liệu trong Excel, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Thực hiện tìm kiếm và thay thế dữ liệu

Nếu bạn muốn tìm kiếm và thay thế định dạng dữ liệu:

Sau khi bạn thiết lập các thông số cho hộp thoại Find and Replace , hãy nhấn Find/Replace để tìm và thay thế dữ liệu trong bản tính.

Bạn có 4 tùy chọn để xem kết quả:

Find All: Xem tất cả kết quả tìm kiếm

Find Next: Xem kết quả tìm kiếm kế tiếp

Replace All: Thay thế tất cả kết quả tìm kiếm

Replace Next: Thay thế kết quả tìm kiếm kế tiếp

Excel là một trong những kỹ năng văn phòng cơ bản nhất của người trẻ hiện đại. Vậy nên, nếu bạn còn không tự tin với kỹ năng tin học văn phòng của mình, hãy đăng ký của trung tâm Tin học văn phòng MOS . Chúng tôi sẽ giúp bạn làm chủ các kỹ năng tin học văn phòng tốt nhất.

Kỹ năng tin học Excel là cơ bản trong bất kỳ công việc nào. Tuy nhiên, bạn chưa có nhiều kiến thức về phần mềm này. Đừng ngần ngại đăng ký khóa học của trung tâm Tin học văn phòng MOS. Chúng tôi sẽ giúp bạn làm chủ các kỹ năng tin học văn phòng tốt nhất.

Mọi thông tin thắc mắc cần được giải đáp xin vui lòng liên hệ tới:

Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Kinh tế và Thương Mại Quốc tế – ĐH Ngoại Thương

Email: [email protected]

Hotline: 0914 444 343