Cách Sử Dụng Các Hàm Cơ Bản Trong Excel 2003 / TOP 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Các hàm cơ bản trong Excel và cách sử dụng. Với các hàm cơ bản trong Excel này bạn sẽ sử dụng Excel tốt hơn trông thấy đó.

Hãy ghi nhớ những hàm Excel này, chúng sẽ rất hữu dụng cho bạn đó. Bạn hãy copy chúng về máy tính rồi đợi khi nào rảnh mang ra nghiền ngẫm nha.

II. NHÓM HÀM TOÁN HỌC. 1. Hàm ABS:Lấy giá trị tuyệt đối của một sốCú pháp: ABS(Number)Đối số: Number là một giá trị số, một tham chiếu hay một biểu thức.Ví dụ:=ABS(A5 + 5)2. POWER:Hàm trả về lũy thừa của một số.Cú pháp: POWER(Number, Power)Các tham số: – Number: Là một số thực mà bạn muốn lấy lũy thừa.– Power: Là số mũ.Ví dụ= POWER(5,2) = 25

3. Hàm PRODUCT:Bạn có thể sử dụng hàm PRODUCT thay cho toán tử nhân * để tính tích của một dãy.Cú pháp:PRODUCT(Number1, Number2…)Các tham số: Number1, Number2… là dãy số mà bạn muốn nhân.

4. Hàm MOD:Lấy giá trị dư của phép chia.Cú pháp: MOD(Number, Divisor)Các đối số: – Number: Số bị chia.– Divisor: Số chia.

IV. NHÓM HÀM CHUỖI. 1. Hàm LEFT:Trích các ký tự bên trái của chuỗi nhập vào.Cú pháp: LEFT(Text,Num_chars)Các đối số: – Text: Chuỗi văn bản.– Num_Chars: Số ký tự muốn trích.Ví dụ:=LEFT(Tôi tên là,3) = “Tôi”2. Hàm RIGHT:Trích các ký tự bên phải của chuỗi nhập vào.Cú pháp: RIGHT(Text,Num_chars)Các đối số: tương tự hàm LEFT.Ví dụ:=RIGHT(Tôi tên là,2) = “là”3. Hàm MID:Trích các ký tự từ số bắt đầu trong chuỗi được nhập vào.Cú pháp:MID(Text,Start_num, Num_chars)Các đối số:– Text: chuỗi văn bản.– Start_num: Số thứ tự của ký tự bắt đầu được trích.– Num_chars: Số ký tự cần trích.4. Hàm UPPER:Đổi chuỗi nhập vào thành chữ hoa.Cú pháp: UPPER(Text)5. Hàm LOWER:Đổi chuỗi nhập vào thành chữ thường.Cú pháp: LOWER(Text)6. Hàm PROPER:Đổi ký từ đầu của từ trong chuỗi thành chữ hoa.Cú pháp: PROPER(Text)Ví dụ: =PROPER(phan van a) = “Phan Van A”7. Hàm TRIM:Cắt bỏ các ký tự trắng ở đầu chuỗi và cuối chuỗi.Cú pháp: TRIM(Text)

V. NHÓM HÀM NGÀY THÁNG. 1. Hàm DATE:Hàm Date trả về một chuỗi trình bày một kiểu ngày đặc thù.Cú pháp: DATE(year,month,day)Các tham số:– Year: miêu tả năm, có thể từ 1 đến 4 chữ số. Nếu bạn nhập 2 chữ số, theo mặc định Excel sẽ lấy năm bắt đầu là: 1900.(Ví dụ)– Month: miêu tả tháng trong năm. Nếu month lớn hơn 12 thì Excel sẽ tự động tính thêm các tháng cho số miêu tả năm.(Ví dụ)– Day: miêu tả ngày trong tháng. Nếu Day lớn hơn số ngày trong tháng chỉ định, thì Excel sẽ tự động tính thêm ngày cho số miêu tả tháng.(Ví dụ)Lưu ý:– Excel lưu trữ kiểu ngày như một chuỗi số liên tục, vì vậy có thể sử dụng các phép toán cộng (+), trừ (-) cho kiểu ngày.(Ví dụ)2. Hàm DAY:Trả về ngày tương ứng với chuỗi ngày đưa vào. Giá trị trả về là một số kiểu Integer ở trong khoảng từ 1 đến 31.Cú pháp: DAY(Serial_num)Tham số:Serial_num: Là dữ liệu kiểu Date, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác.(Ví dụ)3. Hàm MONTH:Trả về tháng của chuỗi ngày được mô tả. Giá trị trả về là một số ở trong khoảng 1 đến 12.Cú pháp: MONTH(Series_num)Tham số: Series_num: Là một chuỗi ngày, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác. (Ví dụ)4. Hàm YEAR:Trả về năm tương ứng với chuỗi ngày đưa vào. Year được trả về là một kiểu Integer trong khoảng 1900-9999.Cú pháp: YEAR(Serial_num)Tham số:Serial_num: Là một dữ liệu kiểu ngày, có thể là một hàm DATE hoặc kết quả của một hàm hay công thức khác.(ví dụ)5. Hàm TODAY:Trả về ngày hiện thời của hệ thống.Cú pháp: TODAY()Hàm này không có các đối số.6. Hàm WEEKDAY:Trả về số chỉ thứ trong tuần.Cú pháp:WEEKDAY(Serial, Return_type)Các đối số: – Serial: một số hay giá trị kiểu ngày.– Return_type: chỉ định kiểu dữ liệu trả về.

VI. HÀM VỀ THỜI GIAN. 1. Hàm TIME:Trả về một chuỗi trình bày một kiểu thời gian đặc thù. Giá trị trả về là một số trong khoảng từ 0 đến 0.99999999, miêu tả thời gian từ 0:00:00 đến 23:59:59.Cú pháp:TIME(Hour,Minute,Second)Các tham số: Được tính tương tự ở hàm DATE.– Hour: miêu tả giờ, là một số từ 0 đến 32767. – Minute: miêu tả phút, là một số từ 0 đến 32767.– Second: miêu tả giây, là một số từ 0 đến 32767.2. Hàm HOUR:Trả về giờ trong ngày của dữ liệu kiểu giờ đưa vào. Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng từ 0 (12:00A.M) đến 23 (11:00P.M).Cú pháp: HOUR(Serial_num)Tham số:Serial_num: Là dữ liệu kiểu Time. Thời gian có thể được nhập như:– Một chuỗi kí tự nằm trong dấu nháy (ví dụ “5:30 PM”)– Một số thập phân (ví dụ 0,2145 mô tả 5:08 AM)– Kết quả của một công thức hay một hàm khác.3. Hàm MINUTE:Trả về phút của dữ liệu kiểu Time đưa vào. Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng từ 0 đến 59.Cú pháp: MINUTE(Serial_num)Tham số:Serial_num: Tương tự như trong công thức HOUR.4. Hàm SECOND:Trả về giây của dữ liệu kiểu Time đưa vào. Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng từ 0 đến 59.Cú pháp: SECOND(Serial_num)Tham số:Serial_num: Tương tự như trong công thức HOUR.5. Hàm NOW:Trả về ngày giờ hiện thời của hệ thống.Cú pháp: NOW()Hàm này không có các đối số.

VII. NHÓM HÀM DÒ TÌM DỮ LIỆU. 1. Hàm VLOOKUP:Tìm ra một giá trị khác trong một hàng bằng cách so sánh nó với các giá trị trong cột đầu tiên của bảng nhập vào.

Cú pháp:VLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup])Các tham số:– Lookup Value: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm. – Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối.Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần.– Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh. – Range lookup: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng. + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về.Chú ý:– Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A.Ví dụ:=VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0)Tìm một giá trị bằng giá trị ở ô F11 trong cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2. 2. Hàm HLOOKUP:Tìm kiếm tương tự như hàm VLOOKUP nhưng bằng cách so sánh nó với các giá trị trong hàng đầu tiên của bảng nhập vào.Cú pháp:HLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup])Các tham số tương tự như hàm VLOOKUP.3. Hàm INDEX:Trả về một giá trị hay một tham chiếu đến một giá trị trong phạm vi bảng hay vùng dữ liệu.Cú pháp:INDEX-(Array,Row_num,Col_num)Các tham số:– Array: Là một vùng chứa các ô hoặc một mảng bất biến.Nếu Array chỉ chứa một hàng và một cột, tham số Row_num hoặc Col_num tương ứng là tùy ý.Nếu Array có nhiều hơn một hàng hoặc một cột thì chỉ một Row_num hoặc Col_num được sử dụng.– Row_num: Chọn lựa hàng trong Array. Nếu Row_num được bỏ qua thì Col_num là bắt buộc.– Col_num: Chọn lựa cột trong Array. Nếu Col_num được bỏ qua thì Row_num là bắt buộc.

Nguồn: Sưu tầm

Tìm trên Google:

cách sử dụng các hàm trong excel

Home »

Sử dụng các hàm cơ bản trong Excel và ví dụ

Sử dụng các hàm cơ bản trong Excel và ví dụ

Save

Saved

Removed

1

Deal Score

0

Deal Score

0

5

/

5

(

1

vote

)

Nếu bạn chưa có Excel trong máy tính thì hãy download các phiên bản Excel được mình trình bày trong bài viết này.

1. Hàm Sum: Hàm tính tổng

Hàm Sum là hàm tính đầu tiên mà người học cần phải biết trong Excel. Hàm này sẽ giúp bạn tính tổng các giá trị mà bạn đã chọn từ các cột hoặc các hàng hay tính tổng trong một phạm vi nào đó.

Công thức: =SUM (number 1, number 2;…)

Ví dụ:

=SUM (B2: G2) – Một sự lựa chọn đơn giản để tính tổng các giá trị của một hàng.

=SUM (A2: A8) – Một sự lựa chọn đơn giản để tính tổng các giá trị của một cột.

=SUM (A2: A7, A9, A12: A15) – Một sự lựa chọn để tính tổng các giá trị từ phạm vi A2 đến A7, bỏ qua A8, thêm A9, bỏ qua A10 và A11, sau đó thêm từ A12 đến A15.

=SUM (A2: A8) / 20 – Tính tổng các giá trị trong phạm vi từ A12 đến A15 sau đó chia tổng đó cho 20.

2. Hàm Average: Hàm tính trung bình cộng các số

Hàm Average là hàm giúp bạn tính giá trị trung bình của các số được chọn trong một hàng, cột hoặc trong một phạm vi theo cách đơn giản và dễ dàng nhất, chẳng hạn như tính cổ tức trung bình của một nhóm cổ đông nhất định.

Công thức: =AVERAGE (number 1, number 2,…)

Ví dụ:

=AVERAGE (B2: B11) – Tính giá trị trung bình của các số trong khoảng từ B2 đến B11, nó tương tự với SUM (B2: B11)/10.

3. Hàm Min/Max: Hàm tìm giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất

Hàm MIN và hàm MAX giúp ta tìm được giá trị nhỏ nhất hoặc giá trị lớn nhất trong một phạm vi giá trị được chọn.

Công thức:  =MIN (number 1, number 2,…)

                      =MAX (number 1, number 2,…)

Ví dụ:

=MIN (B2: C11) – Tìm giá trị nhỏ nhất trong phạm vi từ B2 đến C11.

=MAX (B2: C11) – Tương tự như vậy, hàm này yêu cầu tìm giá trị lớn nhất trong phạm vi từ B2 đến C11.

4. Hàm If: Hàm điều kiện

Hàm IF thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu của mình theo một điều kiện nhất định nào đó. Khi sử dụng hàm này, bạn có thể lồng ghép cả các hàm trong Excel khác ở bên trong.

Công thức: =IF ( logic_test, [value_if_true], [value_if_false] )

Ví dụ:

=IF (C2

5. Hàm Trim: Hàm giúp loại bỏ các khoảng trống

Hàm TRIM là hàm giúp đảm bảo loại bỏ các khoảng trống trong các dữ liệu mà bạn nhập vào để khi thực hiện các thao tác khác không bị trả về các giá trị lỗi. Không giống như các hàm trong Excel với các chức năng khác có thể hoạt động trên một phạm vi các ô, hàm TRIM chỉ có thể hoạt động trên một ô duy nhất.

Công thức: =TRIM (text)

Ví dụ:

=TRIM(A2) – Loại bỏ khoảng trống trong giá trị của ô A2.

6. Hàm Count/CountA: Hàm đếm dữ liệu/ Đếm ô chứa dữ liệu

Hàm COUNT là hàm dùng để đếm tất cả các ô trong một phạm vi nhất định chỉ chứa các giá trị số.

Công thức: =COUNT ( value1, [value2],…)

=COUNT (A : A) – Đếm tất cả các giá trị bằng số trong cột A. Tuy nhiên, để đếm hàng, thì bạn phải điều chỉnh địa chỉ bên trong công thức thì hàm mới có thể được thực hiện

=COUNT (A1: C1) – Bây giờ công thức đã có thể đếm hàng.

Hàm COUNTA cũng giống như hàm COUNT, COUNTA đếm tất cả các ô có dữ liệu. Tuy nhiên, không giống với hàm COUNT chỉ đếm các giá trị số, hàm COUNTA có thể đếm giá trị nhiều loại như ngày, thời gian, văn bản…

Công thức: = COUNTA ( value1, [value2],…)

Ví dụ:

=COUNTA (C2: C13) – Đếm các hàng từ 2 đến 13 trong cột C bất kể giá trị nào. Tuy nhiên, giống như hàm COUNT, bạn không thể sử dụng cùng một công thức để đếm hàng. Bạn phải điều chỉnh lựa chọn bên trong dấu ngoặc, ví dụ  =COUNTA (C2: H2) sẽ đếm các cột từ C đến H.

7. Hàm Left : hàm lấy kí tự ở bên trái

Trong các hàm excel, hàm left là hàm xử lý chuỗi, sử dụng hàm left nhằm mục đích lấy ra các kí tự ở bên trái chuỗi kí tự

Cú pháp của hàm left: =LEFT( text,n )

( Trong công thức trên text là chuỗi kí tự, n là số kí tự cần cắt ra từ chuỗi kí tự và n có giá trị mặc định là 1 )

Ví dụ minh họa: Yêu cầu bạn là phải lấy được 4 kí tự bên trái trong cột họ và tên của học sinh thì ta phải sử dụng hàm left với cú pháp như sau :

=LEFT( B2,4 )

8. Hàm Right : Hàm lấy kí tự ở bên phải

Trái ngược với hàm left, hàm right được sử dụng nhằm mục đích lấy ra các kí tự ở bên phải chuỗi kí tự và đây cũng là một trong những hàm excel hay được sử dụng nhất

Cú pháp của hàm Right : =RIGHT( text,n )

( Trong công thức trên text là chuỗi kí tự, n là số kí tự cần cắt ra từ chuỗi kí tự và n có giá trị mặc định là 1 )

Ví dụ minh họa: Yêu cầu bạn là phải lấy được 4 kí tự bên phải trong cột họ và tên của học sinh thì ta phải sử dụng hàm left với cú pháp như sau :

=RIGHT( B2,4 )

9. Hàm Sumif : Hàm dùng để tính tổng các ô có điều kiện

Trong các hàm excel thì hàm sumif được sử dụng để tính tổng các vị trí các ô. Không giống như hàm sum, hàm sumif cũng là tính tổng nhưng phải thõa mãn điều kiện, yêu cầu đề ra

Cú pháp hàm sumif=SUMIF(Range, Criteria, Sum_Range) Range

( Trong đó Range là vị trí của điều kiện, criteria là điều kiện còn sum_range là vị trí cần tính tổng )

Lưu ý: Trong trường hợp vị trí phạm vi của điều kiện trùng với vị trí phạm vi cần tính tổng thì cú pháp của nó không như cũa nữa mà sẽ đơn giản hơn =SUMIF( Phạm vi điều kiện, Điều kiện ).

Ví dụ minh họa : Đề bài yêu cầu bạn tính tổng số điểm của các bạn nam trong lớp thì bạn nhập cú pháp như sau

=SUMIF(C2:C11,”nam”,D2:D11)

10.  Hàm year, month, day : ngày, tháng, năm

Đây là 3 hàm excel có đặc điểm là chỉ về thời gian : day có nghĩa là ngày, month có nghĩa là tháng, year có nghĩa là năm

Cú pháp chung của cả 3 hàm này là =YEAR(today()), =MONTHtoday()), =DAY(today()). Mục đích chính mà mọi người hay sử dụng là nhằm để tách lấy 1 trong 3 yếu tố ngày tháng năm từ một chuỗi số liệu thống kê trên excel.

– Với biểu thức ngày hoặc tháng hoặc năm ở đây là một giá trị số chỉ giá trị ngày tháng năm.

– Ví dụ về hàm: Nếu hôm nay là ngày 22/09/2019, thì khi bạn gõ =DAY(TODAY()) → 22; =MONTH(TODAY()) → 9; =YEAR(TODAY()) → 2019.

11. Hàm Networkdays : hàm tính số ngày làm việc

Đây là một hàm excel dùng để tính thời gian, tiêu biểu là bạn làm công việc này trong bao lâu, bạn đã sử dụng cái này trong bao lâu, gặp lại bạn cũ trong bao lâu,…vv

Networkday là một hàm rất thuận tiện để làm việc đó

Cú pháp hàm networkday : =NETWORKDAY ( Number1, Number2 )

Ví dụ minh họa : Để tính số ngày bạn đã làm việc cho công ty A từ 10/11/2016 đến 01/07/2019 bạn gõ như sau:

=NETWORKDAY( C2, D2 ) 

Và kết quả nhận lại được là 585 ngày.

12. Hàm And: hàm logic

Hàm and được biết đến như là một hàm logic cơ bản trong phần mềm Microsoft Excel, đây là hàm thường để sử dụng với hàm IF để xét nhiều logic cùng lúc.

Kết quả trả về là TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE

Cú pháp hàm And : =AND (Logical 1 , Logical 2, ….)

Trong đó các đối số Logical 1, Logical 2 là các biểu thức điều kiện

Kết quả hàm sẽ trả về cho bạn giá trị TRUE ( 1 ) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về cho bạn kết quả có giá trị FALSE ( 0 ) nếu thấy trong đó có một hay nhiều đối số là sai.

13. Hàm OR : hàm lý luận

Hàm OR là hàm lý luận tương tự như hàm and, hàm OR này được sử dụng kết hợp với các hàm khác như SUMIF, HLOOKUP, VLOOKUP, COUNTIF, SUMIF,… mà hàm này không dùng độc lập.

Cú pháp hàm OR : =OR( D1, D2… )

( Trong đó các đối số D1, D2 là các biểu thức điều kiện )

Sau khi thực hiện hàm sẽ trả về cho bạn giá trị TRUE ( 1 ) nếu bất cứ đối số của nó là đúng, và ngược lại nó sẽ trả về cho bạn kết quả có giá trị FALSE ( 0 ) nếu thấy trong đó có một hay nhiều đối số là sai.

14. Hàm choose: chọn lựa

Hàm choose sẽ trả về kết quả từ danh sách bạn chỉ định, dựa trên các vị trí được yêu cầu

Ví dụ trên cho thấy hàm CHOOSE trả về giá trị BOAT ở vị trí thứ 3.

Tổng kết các hàm cơ bản trong excel

Các bạn đã được tìm hiểu các hàm cơ bản trong Excel và cách sử dụng của từng hàm. Hi vọng qua bài viết này các bạn sẽ nắm chắc được kiến thức của các hàm cơ bản trong Excel và sử dụng chúng một cách linh hoạt và tiện lợi.

1. Các hàm trong excel thông dụng và cách dùng

Hàm Sum là hàm tính đầu tiên mà người học cần phải biết trong Excel. Hàm này sẽ giúp bạn tính tổng các giá trị mà bạn đã chọn từ các cột hoặc các hàng hay tính tổng trong một phạm vi nào đó.

Chức năng để tính tổng number 1, number 2;…

Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0.

Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.

=SUM (B2: G2) – Một sự lựa chọn đơn giản để tính tổng các giá trị của một hàng.

=SUM (A2: A8) – Một sự lựa chọn đơn giản để tính tổng các giá trị của một cột.

=SUM (A2: A7, A9, A12: A15) – Một sự lựa chọn để tính tổng các giá trị từ phạm vi A2 đến A7, bỏ qua A8, thêm A9, bỏ qua A10 và A11, sau đó thêm từ A12 đến A15.

=SUM (A2: A8) / 20 – Tính tổng các giá trị trong phạm vi từ A12 đến A15 sau đó chia tổng đó cho 20.

1.2. Hàm Average: Hàm tính trung bình cộng các số

Hàm Average là hàm giúp bạn tính giá trị trung bình của các số được chọn trong một hàng, cột hoặc trong một phạm vi theo cách đơn giản và dễ dàng nhất, chẳng hạn như tính cổ tức trung bình của một nhóm cổ đông nhất định.

Chức năng tính trung bình cộng của number 1, number 2,… (tối đa 256 số)

=AVERAGE (B2: B11) – Tính giá trị trung bình của các số trong khoảng từ B2 đến B11, nó tương tự với SUM (B2: B11)/10.

1.3. Hàm Min/Max: Hàm tìm giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất

Hàm MIN và hàm MAX giúp ta tìm được giá trị nhỏ nhất hoặc giá trị lớn nhất trong một phạm vi giá trị được chọn.

Tìm giá trị lớn nhất trong dẫy số

=MIN (B2: C11) – Tìm giá trị nhỏ nhất trong phạm vi từ B2 đến C11.

=MAX (B2: C11) – Tương tự như vậy, hàm này yêu cầu tìm giá trị lớn nhất trong phạm vi từ B2 đến C11.

Hàm IF thường được sử dụng khi bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo một điều kiện nhất địn h nào đó. Khi sử dụng hàm này, bạn có thể lồng ghép cả các hàm trong Excel khác ở bên trong.

1.5. Hàm Trim: Hàm giúp loại bỏ các khoảng trống

Hàm TRIM là hàm giúp đảm bảo loại bỏ các khoảng trống (dấu cách) trong các dữ liệu mà bạn nhập vào để khi thực hiện các thao tác khác không bị trả về các giá trị lỗi. Không giống như các hàm trong Excel với các chức năng khác có thể hoạt động trên một phạm vi các ô, hàm TRIM chỉ có thể hoạt động trên một ô duy nhất.

Ví dụ: =TRIM(A2) – Loại bỏ khoảng trống trong giá trị của ô A2.

1.6. Hàm Count/CountA: Hàm đếm dữ liệu/ Đếm ô chứa dữ liệu

Hàm COUNT là hàm dùng để đếm tất cả các ô trong một phạm vi nhất định chỉ chứa các giá trị số.

=COUNT (A : A) – Đếm tất cả các giá trị bằng số trong cột A. Tuy nhiên, để đếm hàng, thì bạn phải điều chỉnh địa chỉ bên trong công thức thì hàm mới có thể được thực hiện

=COUNT (A1: C1) – Bây giờ công thức đã có thể đếm hàng.

Hàm COUNTA cũng giống như hàm COUNT, COUNTA đếm tất cả các ô có dữ liệu. Tuy nhiên, không giống với hàm COUNT chỉ đếm các giá trị số, hàm COUNTA có thể đếm giá trị nhiều loại như ngày, thời gian, văn bản…

Ví dụ: =COUNTA (C2: C13) – Đếm các hàng từ 2 đến 13 trong cột C bất kể giá trị nào. Tuy nhiên, giống như hàm COUNT, bạn không thể sử dụng cùng một công thức để đếm hàng. Bạn phải điều chỉnh lựa chọn bên trong dấu ngoặc, ví dụ =COUNTA (C2: H2) sẽ đếm các cột từ C đến H.

1.7. Hàm Left : hàm lấy kí tự ở bên trái

Trong các hàm excel, hàm left là hàm xử lý chuỗi, sử dụng hàm left nhằm mục đích lấy ra các kí tự ở bên trái chuỗi kí tự

( Trong công thức trên text là chuỗi kí tự, n là số kí tự cần cắt ra từ chuỗi kí tự và n có giá trị mặc định là 1 )

Ví dụ minh họa: Yêu cầu bạn là phải lấy được 4 kí tự bên trái trong cột họ và tên của học sinh thì ta phải sử dụng hàm left với cú pháp như sau :

1.8. Hàm Right : Hàm lấy kí tự ở bên phải

Trái ngược với hàm left, hàm right được sử dụng nhằm mục đích lấy ra các kí tự ở bên phải chuỗi kí tự và đây cũng là một trong những hàm excel hay được sử dụng nhất

( Trong công thức trên text là chuỗi kí tự, n là số kí tự cần cắt ra từ chuỗi kí tự và n có giá trị mặc định là 1 )

Ví dụ minh họa: Yêu cầu bạn là phải lấy được 4 kí tự bên phải trong cột họ và tên của học sinh thì ta phải sử dụng hàm left với cú pháp như sau :

1.9. Hàm Sumif và Sumifs: Hàm dùng để tính tổng các ô có điều kiện

Trong các hàm excel thì hàm sumif được sử dụng để tính tổng các vị trí các ô. Không giống như hàm sum, hàm sumif cũng là tính tổng nhưng phải thõa mãn điều kiện, yêu cầu đề ra

Cú pháp hàm sumif =SUMIF(Range, Criteria, Sum_Range) Range

( Trong đó Range là vị trí của điều kiện, criteria là điều kiện còn sum_range là vị trí cần tính tổng )

Lưu ý: Trong trường hợp vị trí phạm vi của điều kiện trùng với vị trí phạm vi cần tính tổng thì cú pháp của nó không như cũa nữa mà sẽ đơn giản hơn =SUMIF( Phạm vi điều kiện, Điều kiện ).

Ví dụ minh họa : Đề bài yêu cầu bạn tính tổng số điểm của các bạn nam trong lớp thì bạn nhập cú pháp như sau

=SUMIF(C2:C11,”nam”,D2:D11)

Lưu ý: – Khi điều kiện tính tổng là text ( các kí tự )thì hàm SUMIF không phân biệt chữ hoa hay chữ thường

– Chúng ta cũng có thể dùng những kí tự để đại diện trong điều kiện: dấu ? thì được đại diện cho 1 kí tự, còn dấu * thì đại diện cho nhiều kí tự. Để tìm ra những dấu * hay ? thì chúng ta cần gõ thêm dấu ~ đứng trước dấu * hay ? ví dụ như để biểu diễn điều kiện “các ô có chứa 4 kí tự và có chứa cả dấu ? ” như đây ???~?

VD: tính tổng điểm các bạn tuổi trên 18 và giới tính nữ

1.10. Hàm year, month, day : ngày, tháng, năm

Đây là 3 hàm excel có đặc điểm là chỉ về thời gian : day có nghĩa là ngày, month có nghĩa là tháng, year có nghĩa là năm

Cú pháp chung của cả 3 hàm này là =YEAR(today()), =MONTHtoday()), =DAY(today()). Mục đích chính mà mọi người hay sử dụng là nhằm để tách lấy 1 trong 3 yếu tố ngày tháng năm từ một chuỗi số liệu thống kê trên excel.

– Với biểu thức ngày hoặc tháng hoặc năm ở đây là một giá trị số chỉ giá trị ngày tháng năm.

– Ví dụ về hàm: Nếu hôm nay là ngày 22/09/2019, thì khi bạn gõ =DAY(TODAY()) → 22; =MONTH(TODAY()) → 9; =YEAR(TODAY()) → 2019.

1.11. Hàm Networkdays : hàm tính số ngày làm việc

Đây là một hàm excel dùng để tính thời gian, tiêu biểu là bạn làm công việc này trong bao lâu, bạn đã sử dụng cái này trong bao lâu, gặp lại bạn cũ trong bao lâu,…vv

Networkday là một hàm rất thuận tiện để làm việc đó

Cú pháp hàm networkday : =NETWORKDAY ( Number1, Number2 )

Ví dụ minh họa : Để tính số ngày bạn đã làm việc cho công ty A từ 10/11/2016 đến 01/07/2019 bạn gõ như sau:

Và kết quả nhận lại được là 585 ngày.

Hàm and được biết đến như là một hàm logic cơ bản trong phần mềm Microsoft Excel, đây là hàm thường để sử dụng với hàm IF để xét nhiều logic cùng lúc.

Kết quả trả về là TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE

Cú pháp hàm And : =AND (Logical 1 , Logical 2, ….)

Trong đó các đối số Logical 1, Logical 2 là các biểu thức điều kiện

Kết quả hàm sẽ trả về cho bạn giá trị TRUE ( 1 ) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về cho bạn kết quả có giá trị FALSE ( 0 ) nếu thấy trong đó có một hay nhiều đối số là sai.

– Nếu trong đó đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null thì những giá trị text và Null đó chắc chắn sẽ bị bỏ qua.

– Trong đó vùng tham chiếu không có chứa giá trị logic thì hàm sẽ trả về lỗi hiển thị VALUE

– Các đối số trong đó bắt buộc phải là giá trị Logic hoặc mảng hay tham chiếu có giá trị logic.

Hàm OR là hàm lý luận tương tự như hàm and, hàm OR này được sử dụng kết hợp với các hàm khác như SUMIF, HLOOKUP, VLOOKUP, COUNTIF, SUMIF,… mà hàm này không dùng độc lập.

Cú pháp hàm OR : =OR( D1, D2… )

( Trong đó các đối số D1, D2 là các biểu thức điều kiện )

Sau khi thực hiện hàm sẽ trả về cho bạn giá trị TRUE ( 1 ) nếu bất cứ đối số của nó là đúng, và ngược lại nó sẽ trả về cho bạn kết quả có giá trị FALSE ( 0 ) nếu thấy trong đó có một hay nhiều đối số là sai.

Hàm choose sẽ trả về kết quả từ danh sách bạn chỉ định, dựa trên các vị trí được yêu cầu

Ví dụ trên cho thấy hàm CHOOSE trả về giá trị BOAT ở vị trí thứ 3.

1.15. Hàm COUNTIF và COUNTIFS: Đếm với điều kiện

Hàm COUNTIFS: Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện khác nhau, bạn có thể dùng hàm COUNTIFS theo ví dụ sau:

Đếm các ô lớn hơn 5 ở cột A và trùng với tên Linh ở cột B

2. Một vài mẹo về cách thực hiện các hàm trong Excel

2.1. Cách sao chép các hàm trong Excel

Một khi bạn đã gõ hàm nào đó vào một ô trong bảng tính, bạn sẽ không cần phải gõ lại nhiều lần nếu như các ô tính tiếp theo cũng sử dụng hàm công thức đó. Bạn chỉ cần thực hiện thao tác sao chép công thức hàm vào các ô liền kề bằng cách kéo fill handle (một hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô) vào các ô muốn sử dụng cùng một hàm đó. Để sao chép công thức vào toàn bộ cột, đặt con trỏ chuột vào fill handle và kích đúp chuột vào dấu cộng.

Chú ý: sau khi sao chép công thức, đảm bảo rằng tất cả các địa chỉ ô là chính xác. Vì địa chỉ ô có thể thay đổi hay không tùy thuộc vào việc bạn để địa chỉ ô trong công thức là địa chỉ tuyệt đối (không thể thay đổi) hay địa chỉ tương đối (có thể thay đổi).

2.2. Cách xóa công thức nhưng không làm ảnh hưởng đến kết quả

Nhấn chọn tất cả các ô chứa hàm mà bạn muốn xóa.

Sao chép các ô đã chọn bằng cách nhấn Ctrl + C.

2.3. Đảm bảo các tùy chọn tính toán trong bảng tính được đổi thành tự động

2.4. Đảm bảo các dữ liệu số trong các hàm trong Excel không được định dạng

Hãy nhớ quy tắc đơn giản này: các dữ liệu số trong các hàm trong Excel của bạn phải được nhập mà không sử dụng bất kỳ định dạng nào như ký hiệu đô la hoặc dấu phân cách thập phân. Trong bảng tính Excel, dấu phẩy là dấu phân cách đối số mặc định và ký hiệu đô la ($) được sử dụng để tạo địa chỉ tuyệt đối cho ô. Vì vậy, thay vì nhập 2.000 đô la, chỉ cần nhập 2000, sau đó định dạng giá trị đầu ra theo ý muốn của bạn bằng cách lựa chọn thiết lập.

2.5. Các cặp dấu ngoặc đơn trong các hàm trong Excel phức tạp phải được đóng mở đầy đủ

Khi thực hiện một hàm Excel phức tạp với một hoặc nhiều công thức lồng nhau, bạn chắc chắn sẽ phải sử dụng nhiều hơn một bộ dấu ngoặc đơn để xác định thứ tự ưu tiên cho việc tính toán. Trong các công thức Excel phức tạp như vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã đóng mở các dấu ngoặc đơn đầy đủ. Để hỗ trợ người dùng ghép dấu ngoặc đơn khi thực hiện các hàm trong Excel không bị thiếu hoặc thừa, Excel đã tạo ra các màu khác nhau cho mỗi cặp dấu ngoặc, vì vậy, các bạn có thể để ý đến yếu tố này để ghép ngoặc đơn sao cho đúng.

2.6. Lưu ý quan trọng khi sử dụng dấu ngăn cách các giá trị trong các hàm trong Excel

Một vấn đề nữa thường gây ra bối rối cho người dùng Excel đó là về dấu ngăn cách các giá trị trong hàm. Khi dùng các hàm trong Excel, người dùng sẽ thấy có máy tính thì dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách các giá trị trong hàm Excel, nhưng có máy tính khi dùng dấu phẩy lại báo lỗi và bạn phải thay bằng dấu chấm phẩy (;) thì hàm mới thực hiện được.

Có hiện tượng này xảy ra là vì do việc quy ước biểu diễn dữ liệu mặc định của mỗi hệ điều hành là không giống nhau. Để biết được chính xác Excel mà bạn đang dùng sẽ dùng dấu phẩy hay dấu chấm phẩy để ngăn cách giá trị các hàm trong Excel, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau của chúng tôi

Khi cửa sổ Region hiện ra, bạn nhấn chọn Additional Settings… Lúc này, sẽ có một cửa sổ mới hiện ra, mục List Separator chính là kí tự được sử dụng để ngăn cách giữa các giá trị trong hàm Excel.

Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể thay đổi dấu mà bạn muốn sử dụng để ngăn cách giữa các giá trị trong hàm. Để không làm ảnh hưởng đến Excel, bạn có thể sử dụng thiết lập trong mục Option dành cho Excel theo hình hướng dẫn như sau:

Khi bạn bỏ dấu tích chọn ở mục Use System separators, và lựa chọn dấu mà mình muốn, là bạn đã thay đổi được dấu ngăn cách được thiết lập mặc định.

Hàm là một công thức được lập sẵn giúp thực hiện các phép toán học thông dụng trong Excel. Các hàm sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức dài và phức tạp. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm SUM để tìm tổng của một phạm vi ô thay vì tạo công thức cộng từng ô với nhau.

Excel 2003 có nhiều hàm khác nhau. Mỗi hàm có một cách sử dụng cụ thể, được gọi là cú pháp, phải được tuân thủ nghiêm ngặt để hàm hoạt động chính xác.

Sử dụng hàm đúng cú pháp trong Excel 2003

Tất cả các hàm đều bắt đầu bằng dấu =

Sau dấu = là tên hàm.

Thêm một hoặc nhiều đối số, văn bản hoặc tham chiếu ô nằm trong dấu ngoặc đơn. Nếu có nhiều hơn một đối số, hãy phân tách từng đối số bằng dấu phẩy ,

Hàm có một đối số trong Excel 2003

Hàm có hai đối số trong Excel 2003

Excel thực sự có hàng trăm hàm khác nhau để hỗ trợ tính toán của bạn. Các hàm của Excel có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và đau đầu khi muốn tạo một công thức phức tạp.

Cách sử dụng hàm cơ bản trong Excel 2003

Tính tổng các số trong một phạm vi ô

Hàm AutoSum cho phép bạn tạo một công thức bao gồm một phạm vi nhiều ô trong một cột hoặc nhiều ô trong một hàng. Để tính tổng của một phạm vi ô bạn làm như sau.

Nhập các số được đưa vào công thức trong các ô của cột B từ ô B2 đến ô B6

Nhấp chuột vào giữa ô đầu tiên là B2 và giữ nguyên nút chuột sau đó kéo xuống ô B6 để đưa một pham vi các ô này vào trong công thức.

Trên thanh công cụ chuẩn, nhấp vào nút AutoSum.

Kết quả tổng các số được hiển thị trong ô B7 hoặc ô ngay bên dưới phạm vi số đã chọn.

Tìm trung bình của các số trong một phạm vi ô

Hàm Average giúp tính trung bình của một dãy số. Bạn có thể chọn hàm Average từ trình đơn AutoSum. Để tính trung bình của các số trong một phạm vi ô bạn làm như sau.

Nhập các số được đưa vào công thức trong các ô của cột B từ ô B2 đến ô B6

Nhấp chuột vào giữa ô đầu tiên là B2 và giữ nguyên nút chuột sau đó kéo xuống ô B6 để đưa một pham vi các ô này vào trong công thức.

Trên thanh công cụ chuẩn, nhấp vào nút mũi tên xuống trong trình đơn AutoSum.

Chọn hàm Average từ danh sách của trình đơn.

Kết quả trung bình của các số được hiển thị trong ô B7 hoặc ô ngay bên dưới phạm vi số đã chọn.

Sử dụng các hàm khác trong Excel 2003

Bạn hãy nhấp chuột để chọn ô muốn hiển thị kết quả của hàm.

Trên thanh công cụ chuẩn, nhấp vào nút mũi tên xuống trong trình đơn AutoSum.

Chọn hàm từ danh sách của trình đơn.

Nếu bạn không thấy hàm bạn muốn sử dụng, hãy nhấn vào More Functions hiển thị thêm các hàm khác.

Có hai cách để tìm một hàm trong hộp thoại Insert Functions:

Bạn có thể nhập câu hỏi vào hộp tìm kiếm hàm – Search for a function và nhấn nút GO

Sau đó bạn sẽ dễ dàng tìm thấy hàm mình cần trong danh các hàm – Select a function, các hàm được sắp xếp theo thứ tự chữ cái đầu của tên hàm cho bạn dễ tìm.