Cách Sắp Xếp File Trong Excel / TOP 9 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 6/2023 # Top View

Trong quá trình làm việc với Excel, khi các dữ liệu bạn nhập hay bạn thực hiện các hàm tính toán thì những dữ liệu đó sẽ không được sắp xếp theo một trình tự nào cả, do vậy, việc bạn sắp xếp dữ liệu trong excel đối với các dữ liệu đã nhập và dữ liệu đã được xử lý, tính toán là việc làm cần thiết lúc này.

Hiện Excel đã hỗ trợ bạn công cụ sắp xếp dữ liệu và bạn có thể dùng công cụ hỗ trợ này để sắp xếp các dữ liệu trong file Excel 2023 của mình.

CÁCH SẮP XẾP DỮ LIỆU TRONG EXCEL 2023

1. Cách sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái ABC.

Khi bạn muốn sắp xếp tên theo thứ tự ABC thì bạn phải tách tên ra thành một cột riêng. Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở bảng dữ liệu mà mình muốn sắp xếp, sau đó chọn vùng mà bạn muốn sắp xếp.

Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn nhấn chuột vào tab Data và chọn đến lệnh Sort hoặc lệnh A-Z.

Bước 3: Giao diện cửa sổ mới hiện ra, bạn có thể chọn một cột nào đó để sắp xếp. Do ở đây mình đang chọn sắp xếp theo tên nên mình chọn Tên tại mục Sort by.

Ở phần Order bạn chọn từ A đến Z hoặc ngược lại Z đến A. Cuối cùng, bạn nhấn vào OK là xong.

Ngay lập tức, bảng dữ liệu của bạn đã được thay đổi. Bạn sẽ thấy toàn bộ danh sách được sắp xếp lại, theo đó tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ABC. Và phần Họ, Lớp, Năm sinh cũng được tự động thay đổi theo Tên.

2. Cách sắp xếp dữ liệu theo mức tăng hoặc giảm dần

Với cách này bạn sẽ sắp xếp chữ số theo mức là tăng dần hoặc giảm dần. Ví dụ như ở hình dưới, ta cần sắp xếp Năm sinh tăng dần hoặc giảm dần.

Bước 1: Tại mục Sortby bạn chọn Năm sinh, mục Order bạn chọn một trong những lựa chọn phù hợp theo thứ tự nhỏ đến lớn hoặc lớn đến nhỏ. Sau đó, bạn nhấn vào OK để hoàn thành.

Như vậy là mình vừa hướng dẫn bạn biết cách sắp xếp dữ liệu trong Excel 2023. Việc sắp xếp này giúp bạn xử lý công việc được nhanh và hiệu quả hơn. Sau bài viết này, chắc hẳn bạn đã biết cách sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC và cách sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Trong quá trình làm việc với Excel, đôi khi, chúng ta sẽ có nhu cầu sắp xếp lại bảng tính (sheets) trong 1 file Excel theo thứ tự từ A đến Z hoặc từ Z tới A để nhằm mục đích tra cứu 1 cách dễ dàng hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn làm điều đó một cách đơn giản và nhanh chóng bằng cách sử dụng ngông ngữ lập trình VBA trong Excel

Bước 1: Mở trình soạn thảo VBA trong Excel. Cách mở trình soạn thảo cũng như bật thẻ Developer bạn tham khảo bằng cách bấm vào link này. Sau đó mở cửa sổ Project – VBA Project 

Mở cửa sổ Project Explorer trong VBA Excel

Bước 2: Bấm chuột phải vào trong cửa sổ Project – VBA Project  và chọn tạo 1 module mới

Cách tạo Module mới trong VBA – Excel

Bước 3: Copy đoạn code VBA để sắp xếp các sheet theo thứ tự A tới Z hoặc Z về A

Code sắp xếp bảng tính theo thứ tự từ A tới Z

View the code on Gist.

Code sắp xếp bảng tính theo thứ tự từ Z về A

View the code on Gist.

Bước 4: Bấm F5 chạy code để sắp xếp các sheets trên file Excel hoặc bấm vào biểu tượng Run Sub/UserForm (F5)

Đánh giá bài viết này

Sắp xếp data trong Excel 2013

Sắp xếp dữ liệu trong Excel 2013 sẽ giúp cho bạn sắp xếp đúng thứ tự trong bảng chữ cái, hiển thị từ thấp tới lớn, từ lớn xuống thấp hay theo các tiêu chuẩn thứ tự khác, với cách làm này, bạn sẽ dễ dàng chọn lọc dữ liệu trong bản tính Excel hơn, từ đó thao tác tính toán, làm việc cũng đơn giản hơn rất nhiều.

Sắp xếp dữ liệu trong excel 2013

Bước 1: Trên dữ liệu bảng tính của bạn, lựa chọn ô chứa, hàng hoặc cột cụ thể để sắp xếp dữ liệu trong Excel 2013 theo thứ tự cho những dữ liệu đó.

Bước 2: Ở tab Home, bạn tìm đến chức năng Sort amp; Filter ở phía bên trái cửa sổ Excel 2013.

Bước 3: Chức năng này có ba lựa chọn kiểu sắp xếp dữ liệu trong Excel 2013 bao gồm :

– Sort Smallest to Largest : sắp xếp từ thấp xuống cao

– Sort Largest to Smallest : sắp xếp từ cao xuống thấp

– Custom Sort… : sắp xếp thứ tự tuỳ chỉnh.

Nếu bạn mới làm quen với Excel 2013, thì bạn chỉ nên lựa chọn theo hai thiết lập mặc định đầu tiên. Trong hướng dẫn này, chúng tôi lựa chọn Sort Smallest to Largest để sắp xếp dữ liệu từ nhỏ đến lớn.

Bước 4: Lưu ý, nếu Excel 2013 xuất hiện hộp thoại Sort Warning bạn sẽ có hai lựa chọn sắp xếp những dữ liệu ở cột khác như sau :

– Expand the selection : mở rộng lựa chọn, sắp xếp các dữ liệu ở cột khác theo cột được chọn

– Continue with the current selection : chỉ sắp xếp dữ liệu thứ tự cho cột được chọn, vị trí dữ liệu của các cột còn lại giữ nguyên.

Hướng dẫn này, chúng tôi sẽ lựa chọn Expand the selection để di chuyển vị trí của các cột khác theo giá trị của cột sắp xếp thứ tự.

Kết quả sau khi thực hiện sắp xếp dữ liệu trong Excel 2013

Javascript required

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các các cách khác nhau để sắp xếp ngày trong Excel dựa theo thứ tự thời gian, theo tháng bỏ qua năm, sắp xếp ngày sinh theo tháng hay theo ngày.

Bạn có thể tải file bài tập để ứng dụng kiến thức trong bài viết tại đường link cuối bài viết này.

Cách sắp xếp ngày trong Excel theo thời gian

Sắp xếp ngày theo thời gian trong Excel là rất dễ dàng. Bạn chỉ cần sử dụng tùy chọn Ascending Sort tiêu chuẩn

Bước 1: Mở file Excel và chọn cột có ngày, tháng, năm muốn sắp xếp theo thứ tự thời gian.

Bước 2: Trên tab Home, tại nhóm tính năng Format, bấm nút Sort & Filter và chọn Sort Oldest to Newest. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn AZ của thẻ Data thuộc nhóm tính năng Sort & Filter.

Cách sắp xếp ngày trong Excel theo ngày

Các tùy chọn sắp xếp trong Excel cũng có thể được sử dụng để sắp xếp lại không chỉ một cột mà toàn bộ một sheet trong một file Excel.

Bước 1: Trong bảng tính Excel, chọn cột ngày cần sắp xếp (không chọn có tiêu đề).

Bước 2: Trên thẻ Home, bấm nút Sort & Filter và chọn Sort Oldest to Newest.

Bước 3: Hộp thoại Sort Warning sẽ xuất hiện. Kích vào tùy chọn Expand the selection và bấm nút Sort.

Như vậy dữ liệu sẽ được sắp xếp lại theo ngày và các hàng vẫn được giữ nguyên.

Cách sắp xếp ngày trong Excel bỏ qua năm

Có thể đôi khi bạn chỉ muốn sắp xếp ngày theo tháng mà bỏ qua năm, ví dụ như khi nhóm ngày kỷ niệm của đồng nghiệp hoặc người thân.

Trong trường hợp này, tính năng sắp xếp Soft trong Excel mặc định sẽ không hoạt động vì năm luôn được xét đến đầu tiên, ngay cả khi các ô được định dạng để chỉ hiển thị tháng hoặc tháng và ngày.

Giải pháp là chèn thêm một cột trợ giúp, trích xuất số tháng và sắp xếp dữ liệu theo cột đó, sau đó sử dụng hàm MONTH.

Cách sắp xếp ngày trong Excel theo tháng và ngày

Khi cần sắp xếp ngày theo lịch sinh nhật, giải pháp tối ưu sẽ là sắp xếp ngày theo tháng và ngày. Trong trường hợp này bạn sử dụng hàm TEXT trong Excel để chuyển đổi ngày thành chuỗi văn bản theo định dạng đã chỉ định.

Tiếp theo, sắp xếp cột Month and day từ lớn nhất đến nhỏ nhất và như vậy sẽ sắp xếp được dữ liệu theo thứ tự các ngày của mỗi tháng.

Kết quả tương tự có thể đạt được bằng cách sử dụng công thức DATE như sau: =DATE(2000, MONTH(B2),DAY(B2))

Công thức trên sẽ tạo ra một danh sách các ngày bằng cách trích xuất ngày và tháng theo thực tế trong B2 và thay thế năm bằng một số giả định, như trong hình trên chính là số 2000 nhưng bạn có thể chọn bất kỳ số nào mình muốn, tùy vào nhu cầu.

Ý tưởng sẽ là áp dụng cùng một năm cho tất cả các ngày tháng, sau đó sắp xếp danh sách các ngày theo thứ tự thời gian. Vì năm là như nhau do đó ngày sẽ được sắp xếp theo tháng và ngày.

Cách sắp xếp dữ liệu theo năm trong Excel

Khi sắp xếp theo năm, cách dễ nhất là sắp xếp ngày theo thứ tự thời gian với tùy chọn sắp xếp tăng dần (Sort Oldest to Newest) của Excel.

Nếu vì lý do nào đó bạn không hài lòng với kết quả sắp xếp trên thì có thể thêm một cột trợ giúp với công thức YEAR để trích xuất năm từ ngày với hàm: =YEAR(C2)

Sau khi sắp xếp dữ liệu theo cột Year, bạn sẽ thấy ngày sẽ được sắp xếp theo năm, bỏ qua tháng và ngày.

Nếu muốn sắp xếp ngày theo ngày mà không cần quan tâm đến tháng và năm, hãy trích xuất ngày bằng cách sử dụng hàm DAY, sau đó sắp xếp theo cột Day với hàm sau: =DAY(B2)

Cách sắp xếp theo các ngày trong tuần trong Excel

Để sắp xếp dữ liệu theo ngày trong tuần, bạn cũng sẽ cần một cột trợ giúp như trong các ví dụ trên. Trong trường hợp này, sử dụng hàm WEEKDAY cho cột trợ giúp sẽ trả về một số tương ứng với ngày trong tuần, sau đó sắp xếp theo cột này.

Một tuần bắt đầu từ Chủ nhật (1) đến Thứ bảy (7) và đây là công thức để sử dụng: =WEEKDAY(A2)

CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU

Nếu tuần của bạn bắt đầu từ Thứ Hai (1) đến Chủ Nhật (7), thì một ngày đúng sẽ có công thức sẽ là: =WEEKDAY(A2, 2)

Cách sắp xếp dữ liệu trong Excel theo tháng (hoặc ngày trong tuần)

Trong trường hợp bạn có một danh sách các tháng được nhập dưới dạng văn bản, không phải định dạng để hiển thị tháng của Excel, việc áp dụng cách sắp xếp tăng dần của Excel sẽ là một vấn đề vì nó sẽ sắp xếp các tháng theo thứ tự thay vì theo kiểu định dạng tháng từ tháng 1 đến tháng 12. Trong trường hợp này bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp theo tên tháng.

B ước 2: Chọn thẻ Data, trong nhóm Sort & Filter, bấm Sort.

B ước 3: Trong hộp thoại Sort, hãy thực hiện như sau:

Dưới mục Column, chọn tên của cột có tên tháng (như trong hình là cột Month).

Dưới mục Sort On, chọn Cell Values.

Dưới mục Order, chọn Custom List.

Trong hộp Custom List hiển thị, chọn mục có tên tháng đầy đủ (January, February, March, …) hoặc tên ngắn (Jan, Feb, Mar…) tùy thuộc vào cách các tháng được nhập trong bảng tính của bạn:

Bước 4: Bấm OK hai lần để đóng cả hai hộp thoại.

Cuối cùng bảng dữ liệu Excel sẽ được sắp xếp tên tháng theo thứ tự thời gian, không theo thứ tự bảng chữ cái:

Tài liệu kèm theo bài viết