Bảng biểu giúp dữ liệu được trình bày khoa học, dễ hiểu hơn, nó rất quan trọng khi muốn trình bày các văn bản đòi hỏi tổng hợp dữ liệu. Bởi vậy trong các kỳ thi tin học, bạn rất hay gặp bài tập về tạo bảng.
Dù thực tế ít khi nào ta dùng đến nhưng chí ít phải biết để vượt qua bài kiểm tra chứ nhỉ?
Trong bài viết này Bietmaytinh sẽ hướng dẫn bạn cách làm thế nào tạo 1 bảng biểu trong Word, mình sẽ trình bày luôn 4 cách hẳn hoi. Còn vài cách khác không hữu ích lắm nên không có trong này, bạn có thể tự tìm hiểu nếu thích.
Bài viết áp dụng cho bản Word và PowerPoint 2007, 2010, 2013, 2016 trở lên.
4 cách tạo bảng trong Word, PowerPoint
Đừng nghĩ là quá nhiều vì trong nhiều trường hợp ta nên dùng cách này hay cách kia cho nó nhanh hơn. Mình viết hướng dẫn trong Word, trên PowerPoint làm tương tự, không khác gì cả.
Cách 1: Tạo bảng theo cách thường dùng nhất
Cách này đơn giản, dễ làm nhưng bạn chỉ tạo được tối đa 10 cột và 8 hàng, tuy nhiên trong Word thì chừng này là quá đủ rồi.
Bước 1: Chọn tab Insert sau đó chọn Table, giờ bạn di chuột chọn số cột và số hàng mình muốn, bạn chọn thế nào thì Word sẽ hiện bảng y như vậy theo thời gian thực, rất trực quan.
Khi muốn tạo những bảng biểu lớn với nhiều cột và hàng, bắt buộc phải dùng cách 2 này, ta làm như sau:
Ở phía dưới ta có vài tùy chọn rất hay:
Fixed column width: là tùy chọn mặc định, Word sẽ tự động điều chỉnh chiều rộng của bảng.
AutoFit to contents: Chọn tùy chọn này, Word sẽ căn làm sao chiều rộng của cột vừa với nội dung bên trong. Vì vậy khi mới tạo bảng với tùy chọn này, bảng trông rất nhỏ vì chưa có nội dung bên trong. Gõ nội dung vào đó, nó sẽ tự động giãn ra.
Thường ta không dùng cách này nhưng nhiều lúc nó vẫn hữu dụng, ví dụ như muốn thêm cột, hàng hay vẽ thêm đường chéo vào trong ô. Đặc biệt với những bảng biểu phức tạp đòi hỏi phải gộp ô, chia ô thì cách này tỏ ra rất hữu dụng.
Bước 1: Tại tab Insert, bạn chọn Table, chọn tiếp Draw Table.
Đầu tiên vẽ một hình chữ nhật để tạo bảng.
Khi muốn tạo bảng trong Excel rồi chèn vào Word thì tốt nhất nên dùng cách này, nhúng bảng Excel ngay trong Word luôn.
Chỉnh kích thước cột, hàng hoặc bảng
Nếu thấy cột, hàng hay bảng quá rộng, bạn có thể dùng chuột điều chỉnh kích thước của nó sao cho vừa ý nhất.
Chỉnh cột: Đưa chuột vào cạnh phải của cột sao cho xuất hiện 2 mũi tên ngược đầu nhau. Nhấn và giữ chuột rồi kéo sang phải để mở rộng cột.
Đối với bảng bạn làm như sau: Đưa chuột đến góc phải phía dưới bảng sao cho xuất hiện mũi tên 2 đầu. Nhấn và giữ chuột rồi kéo ra xa để phóng to bảng, kéo vào nếu muốn thu nhỏ bảng.
Thêm cột, thêm hàng trong bảng
Trong quá trình sử dụng bảng trong Word, nhiều lúc ta phải cần thêm cột hoặc hàng để chứa thêm dữ liệu, ta làm như sau:
Xóa cột hoặc hàng trong bảng
Ngược lại muốn xóa bớt dữ liệu trong bảng biểu, bạn có thể dùng cách xóa đi cột và hàng không dùng đến.
Gộp ô, chia tách ô trong bảng
Kỹ thuật này được dùng rất nhiều, từ bảng thường thường như bảng điểm cho đến các bảng dữ liệu phức tạp. Vì vậy bạn phải nắm vững cái này.
Một hộp thoại sẽ hiện ra, bạn điền số ô muốn chia tại Number of columns.
Trường hợp ít gặp hơn, bạn muốn chia ô thành nhiều hàng thì điền thông số tại Number of rows, không dùng thì để nguyên đó.
Bấm Ok.
Chia đôi bảng, nối bảng thì sao?
Chia cột, chia hàng được thì bảng cũng có thể làm điều tương tự, bạn làm như sau:
Nối 2 hay nhiều bảng làm 1: Muốn nối bảng lại, bạn đưa chuột tới góc trên bên trái bảng, sao cho xuất hiện một hình vuông nhỏ. Tiếp đó nhấn và giữ chuột rồi kéo đến bảng muốn nối.
Tạo đường chéo cho ô
Có nhiều dạng bảng mà trong ô đầu tiên xuất hiện 1 đường chéo để hiển thị cùng lúc 2 tiêu đề khác nhau. Dạng bảng này chắc bạn rất hay gặp khi xem sách giáo khoa trong nhà trường. Vậy làm thế nào?
Thay đường viền cho bảng
Trong nhiều bài tập, người ta yêu cầu bạn phải tạo bảng có đường viền bên ngoài rất đậm, hay đường viền hai, đường viền ba, hoặc đường viền có hình zigzag… Bạn làm như sau:
Tô màu nền cho bảng, cột, hàng hay ô
Để bảng trông đẹp, dễ nhìn hơn, ta có thể thêm màu nền vào trong bảng. Ta làm như sau:
Cách 1: Dùng các style có sẵn trong Word, nhìn rất đẹp, cách này cực kỳ nhanh luôn.
Đầu tiên chọn bảng cần tô rồi đến tab Design, chọn mẫu nào bạn thích trong nhóm Table Styles.
Cách 2: Cách này tự do hơn, muốn tô ở đâu thì tô.
Tương tự, muốn tô cho cột, hàng, hay ô thì bôi đen rồi vào Shading chọn màu.
Căn chữ giữa bảng Word
Muốn trình bày đẹp và gọn gàng hơn, bạn có thể căn chỉnh chữ bên trong nằm giữ ô. Ta làm như sau:
Xoay chữ trong ô bảng
Muốn xoay chữ trong bảng lại, bạn làm như sau:
Trong hộp thoại vừa xuất hiện, bạn chọn kiểu xoay mình muốn rồi bấm Ok.
Sắp xếp dữ liệu trong bảng Word
Word cũng có tính năng sắp xếp dữ liệu trong bảng theo thứ tự A, B, C… để tiện cho việc tìm kiếm và làm việc. Bạn làm như sau:
Đầu tiên bôi đen bảng muốn sắp xếp sau đó đến tab Home chọn Sort.
Trong hộp thoại vừa xuất hiện, tại Sort by bạn chọn cột muốn sắp xếp, sau đó chọn cách sắp xếp tăng dần (Ascending) hay giảm dần (Descending) phía bên phải.
Chọn cột sắp xếp có độ ưu tiên thứ nhì tại Then by. Nếu chẳng may cột đầu tiên có dữ liệu bị trùng thì Word sẽ lấy dữ liệu ở cột này để sắp xếp.
Làm xong bấm Ok.
Tính toán trong bảng Word
Xoay dọc bảng trong Word
Nếu có thắc mắc về bài viết thì chia sẻ phía dưới, mình sẽ phản hồi cho bạn sớm.