Cách Chỉnh Heading Trong Word 2010 / Top 18 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 12/2023 # Top Trend

Picture Tools

Khử mắt đỏ với Picture Manager ạn có thể tìm thấy Microsoft Offi ce Picture Manager dưới mục Tools trên Microsoft Offi ce 2010. Sau khi định vị hình ảnh, bạn có thể áp dụng các tùy chọn tự động để hiệu chỉnh hình ảnh, bao gồm độ sáng, tương phản, cắt, màu sắc, xoay hoặc lật đối xứng… Red Eye Removal là công cụ khử hiện tượng mắt đỏ khi chụp ảnh ban đêm với đèn fl ash của Microsoft khá hiệu quả. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Picture Manager để thay đổi kích thước và nén hình ảnh để giảm dung lượng.

Để hình ảnh trở nên mềm mại hơn

Bạn có thể tạo ra một kiểu hình ảnh với các góc cạnh mềm mại hơn, biên ảnh mờ… thực hiện như sau: Chèn hình ảnh vào Word, chọn Soft Edge Rectangle dưới mục Picture Styles, bấm chuột phải vào nó và hộp thoại định dạng hình ảnh xuất hiện. Bạn cần thử qua các tùy chọn trong mục Picture Styles để chọn hiệu ứng mà mình mong muốn, sử dụng các thiết lập có sẵn hoặc kéo thanh trượt để thay đổi cho đến khi có kết quả ưng ý.

Xóa nền ảnh

Chèn một hình ảnh trong tài liệu và chọn tính năng Background Removal trong menu Picture Tools. Tiếp tục bạn di chuyển đến các chốt trên đường biên ảnh và kéo chúng bao quanh phần hình ảnh mà bạn muốn giữ lại. Bấm chọn Mark Areas to Keep hoặc Mark Areas to Remove để tiến hành phân ranh giới các phần của hình ảnh mà mình muốn loại bỏ. Nếu chọn Delete Mark bạn có thể tiến hành sửa các điểm được đánh dấu. Cuối cùng bấm Keep Changes để hoàn tất việc loại bỏ nền và đóng công cụ này lại.

Bạn sẽ nhận thấy tất cả các chương trình đang mở trong cửa sổ nhỏ thả xuống.

Nhưng hãy nhớ rằng điều này sẽ không làm việc nếu bạn đang làm việc với chế độ tương thích (định dạng tập tin cũ).

2. Nhấp vào chương trình mà bạn muốn dán như ảnh chụp màn hình.

Hãy nhớ chỉ cửa sổ hoạt động được hiển thị trong danh sách xem trước.

Nếu bạn muốn chụp ảnh chụp màn hình của cửa sổ bất kỳ và nó không xuất hiện trong cửa sổ mở và giữ cho nó hoạt động và sau đó kiểm tra xem trước ảnh chụp màn hình.

Nếu bạn muốn có chọn một phần để chụp hoặc một phần của màn hình, chọn clipping.

Bạn sẽ nhận thấy một màn hình trắng với một cửa sổ một chút nền trắng mờ. Chỉ cần giữ nhấp chuột trái, kéo con trỏ để chọn một phần của màn hình mà bạn muốn chụp và màn hình của bạn sẽ được dán vào trong MS Word.

3. Nếu bạn muốn chỉnh sửa ảnh chụp màn hình bộ phần mềm Office 2010 cung cấp cho bạn tất cả các công cụ chỉnh sửa hình ảnh mà bạn có thể quan sát ở bất kỳ trình soạn thảo hình ảnh nào. Bạn có thể tạo ra hiệu ứng 3-D, cắt hình ảnh, biên giới chèn, phản ánh hoặc phát sáng. Thiết lập độ sáng, độ tương phản và nhiều hơn nữa.

Đây có lẽ là thay thế tốt nhất để chụp và chỉnh sửa các ảnh chụp màn hình nếu bạn có MS Office 2010 đã được cài đặt trong hệ thống của bạn. Hình ảnh định dạng công cụ cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn hơn bất kỳ công cụ biên tập ảnh truyền thống. Tuy nhiên có sự thay thế khác có sẵn để chụp ảnh màn hình Snagit. Sử dụng Snagit nếu bạn muốn xem, chụp ảnh màn hình chuyên nghiệp nhất và toàn diện, biên tập viên và quản l

Office 2010 Suite cung cấp một công cụ mới cho phép người dùng có thể chụp ảnh màn hình trực tiếp từ thanh toolbar. Tính năng này được áp dụng trên Microsoft Office Word 2010, Microsoft Office PowerPoint 2010 và Microsoft Office Excel 2010.

Với Microsoft Office Office 2010 bạn có thể chụp ảnh màn hình một cách tiện lợi và nhanh chóng, sau đó paste vào Word, Excel hoặc PowerPoint 2010 để chỉnh sửa bức ảnh vừa chụp. Giờ đây bạn sẽ không cần phải dùng phím PrintScreen hay những công cụ khác để chụp và chỉnh sửa những bức ảnh chụp trên màn hình. Để thực hiện điều này bạn hãy làm theo hướng dẫn sau:

1. Trên thanh toolbar chọn tab “Insert “, kích vào biểu tượng “Screenshot”

Tại đây bạn sẽ thấy toàn bộ chương trình mà bạn đang mở trong hộp thoại dạng drop down.

Lưu ý: tính năng này không hoạt động trong chế độ compatibility (với các file Office cũ)

2. Chọn chương trình bạn muốn chụp

Lưu ý:chỉ những chương trình đang mở mới được hiển trị trong danh sách xem trước của screenshot, nếu bạn muốn đưa thêm bất kỳ cửa sổ nào vào trong danh sách này trước tiên bạn phải mở chương trình đó lên, sau đó mở lại công cụ screenshot lên để chọn.

Kích vào biểu tượng ” screen clipping” bên dưới để chọn phần hình ảnh muốn chụp.

Lúc này bạn sẽ thấy một cửa sổ màu trắng hiện ra, trong đó chứa hình ảnh của những chương trình đang hoạt động, những phần bên ngoài sẽ bị tô mờ. Giữ chuột trái và kéo thả con trỏ chuột để chọn vùng cần chụp, phần hình ảnh bạn vừa chọn sẽ được paste vào Microsoft Office Word.

3. Chỉnh sửa bức ảnh mà mình vừa chụp, Office 2010 suite cung cấp cho người dùng tất cả các công cụ chỉnh sửa ảnh phổ biến nhất mà các trình biên tập ảnh hiện nay thường dùng. Bạn có thể tạo hiệu ứng 3-D, cắt ảnh, thêm đường viền, tạo các hiệu ứng ánh sáng, thay đổi độ sáng/độ tương phản…

Đối với dân văn phòng sử dụng Microsoft Office Office 2010 thì đây là cách tốt nhất để chụp và chỉnh sửa ảnh màn hình mà không cần cài thêm bất kỳ phần mềm nào khác. Công cụ này có khá nhiều định dạng cho bạn lựa chọn.

MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM:

Khắc phục tình trạng trang Word hiển thị các dấu vết chỉnh sửa

Đó là nhờ Microsoft Word 2007/2010 có tính năng Track Changes (theo dấu các thay đổi) và Show Markup (hiển thị các dấu vết). Đây chính là một chức năng có từ thời WordPerfect.

Việc hiển thị các dấu vết định dạng (formatting marks) như thế sẽ rất hữu ích cho những ai làm công việc biên tập bản thảo. Bạn sẽ biết văn bản nguyên thủy thế nào và nó đã được chỉnh sửa lại ra sao. Khi bạn gửi một văn bản Word cho ai đó duyệt rồi nhận lại bản đã duyệt, bạn có thể biết được những chi tiết đã được chỉnh sửa.

Tuy nhiên, trong trường hợp chỉ muốn đọc văn bản như nó đang hiện hữu và tự mình chỉnh sửa, biên tập một cách dễ dàng và đơn giản, bạn có thể disable chức năng này.

Muốn làm chủ chức năng theo dấu và hiển thị dấu vết thay đổi của Word, bạn mở văn bản Word ra, rồi mở thẻ Review trên thanh Ribbon của Word và xử lý ở nhóm Tracking.

Nhưng nếu muốn cho hay không cho hiển thị các dấu vết thay đổi, bạn phải xử lý ở nút bên trên, Sở dĩ trang Word của bạn hiển thị các dấu vết thay đổi là vì chức năng Tracking của Word đã được chọn ở option Original: Show Markup hay Final: Show Markup. Bạn nhấn mũi tên trên nút đầu tiên này để mở menu xổ xuống có các tùy chọn hiển thị dấu vết.

Nếu không muốn cho Word hiển thị các dấu vết chỉnh sửa trước đó và cả bây giờ trên văn bản, bạn chỉ việc chọn option Final.

Vậy là trang văn bản Word sẽ trở lại bình thường, trông “sạch sẽ” hơn.

Heading trong Word là công cụ nhằm định dạng lại văn bản theo các đề mục mà bạn đưa ra. Thường thì heading chính là tiêu điểm của một đoạn văn, nó có định dạng khác hơn so với nội dung của đoạn văn. Dù bài viết của bạn có ngắn hay dài đi chăng nữa thì cũng cần có những đề mục chỉnh chu. Điều này cũng góp phần làm văn bản của bạn rõ ràng mạch lạc hơn. Bài viết hôm này, Pus Edu sẽ hướng dẫn bạn cách thêm Heading trong word. Mời các bạn cùng tìm hiểu.

Bài hay nên đọc:

Thêm Heading trong Word 2023, Word 365

Để thêm heading trong Word, các bạn thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thống kê Headings có trong văn bản Word

Bước 2: Cài đặt Headings trong Word

Chỉnh sửa định dạng Headings

Bạn thực hiện chỉnh sửa các thông số sau:

Name: Sửa tên của Heading. Ví dụ: Tiêu đề, chương, tiêu điểm,…

Styles Base on: Dựa vào Heading bạn lựa chọn để hiển thị format mà bạn điều chỉnh

Formating: Chỉnh sửa định dạng theo ý bạn

Add to styles gallery: Hiển thị trên thanh công cụ style

Only in this document / New documents based on this template: Bạn có thể chọn chỉ sử dụng cho văn bản này, hoặc cài đặt cho tất cả các văn bản mới sau đó.

Sau đó nhấn OK là xong

Bước 3: Thêm Heading vào bài viết

Bước 4: Trường hợp muốn bổ sung hay chỉnh sửa heading trong Word

Để bổ sung hay chỉnh sửa Heading, các bạn thực hiện:

Bài hay nên đọc:

Thêm Heading trong Word 2023

Cách thêm Heading trong Word 2023 tương tự trong Word 2023, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn bên trên!

Thêm Heading trong Word 2013

Cách thêm Heading trong Word 2013 tương tự trong Word 2023, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn bên trên!

Thêm Heading trong Word 2010

Cách thêm Heading trong Word 2010 tương tự trong Word 2023, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn bên trên!

Thêm Heading trong Word 2007

Cách thêm Heading trong Word 2007 tương tự trong Word 2023, các bạn có thể tham khảo hướng dẫn bên trên!

Thêm Heading trong Word 2003

Cách thêm Heading trong Word 2003 có đôi chút khác biệt với các phiên bản khác, nhưng vẫn rất đơn giản.

Name: Sửa tên của Heading. Ví dụ: Tiêu đề, chương, tiêu điểm,…

Styles Base on: Dựa vào Heading bạn lựa chọn để hiển thị format mà bạn điều chỉnh

Formating: Chỉnh sửa định dạng theo ý bạn

Add to styles gallery: Hiển thị trên thanh công cụ style

Only in this document / New documents based on this template: Bạn có thể chọn chỉ sử dụng cho văn bản này, hoặc cài đặt cho tất cả các văn bản mới sau đó.

Sau đó nhấn OK là xong

Bước 4: Bây giờ, bạn đã có thể áp dụng Heading tùy chọn mà bạn vừa tạo với văn bản của mình!

Nếu bạn muốn chỉnh sửa lại hoặc xóa Heading này thì các bạn có thể làm theo ảnh sau:

Lời kết

Các bạn thân mến, vậy là các bạn đã tìm hiểu cách Thêm Heading trong Word. Chỉ cần là những bước trên, chắc chắn các bạn sẽ đặt được heading mà không mắc lỗi gì. Mong là bài viết sẽ hữu ích với bạn!

Quản trị mạng – Có thể nói thứ thú vị nhất đối với Word 2010 là giao diện linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, cho phép tùy chỉnh những gì phù hợp với nhu cầu của bạn theo nhiều cách mà Word 2007 không có.

Phụ thuộc vào những gì thích thực hiện trong Word, bạn có thể thay đổi và tùy chỉnh theo sở thích của mình. Bạn có thể thiết lập để chương trình làm việc nhanh nhất có thể hoặc có thể sắp xếp công cụ và các chi tiết tài liệu để tìm và sử dụng chúng một cách nhanh chóng. Word 2010 cho phép điều chỉnh một số thiết lập cơ bản để nó làm việc theo những gì bạn mong muốn.

1. Thay đổi thanh Toolbar truy cập nhanh

Thanh Toolbar truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) là một tập nhỏ các công cụ nằm ở góc trên bên trái của màn hình Word 2010. Mặc định, chương trình sẽ cung cấp các công cụ như Save, Undo và Repeat, tuy nhiên bạn có thể kích mũi tên Customize Quick Access Toolbar ở cuối dòng để hiển thị thêm nhiều lựa chọn khác. Để bổ sung thêm một công cụ nào đó vào toolbar, kích vào nó trong danh sách. Để tùy chỉnh chi tiết hơn, bạn kích More Commands để hiển thị hạng mục Quick Access Toolbar trong hộp Word Options. Ở đây, bạn có thể tìm và add các công cụ mong muốn, thiết lập chúng có xuất hiện trong tất cả các tài liệu hay chỉ xuất hiện trong tài liệu bạn đang làm việc, thậm chí còn có thể import hoặc export những thiết lập tùy chỉnh của Quick Access Toolbar để sử dụng trên máy tính khác.

2. Thêm tab và các nhóm của bạn vào Ribbon

Đây là thiết lập mà rất nhiều bạn muốn có – cho phép điều chỉnh Word Ribbon. Trong Word 2010, bạn có thể add một cách dễ dàng các tab của mình vào Ribbon, thiết lập các nhóm tab theo cấu hình nào đó được chọn. Để add một nhóm tab mới, kích tab File và Options; sau đó kích Customize Ribbon. Word sẽ add tab mới của bạn ngay tức khắc, sau tab mà bạn đã chọn trong danh sách (hình A). Kích New Tab phía bên phải của hộp thoại, đặt lại tên tab, add và đặt tên nhóm. Lúc này bạn có thể kéo và thả các công cụ thích hợp vào nhóm mới. Kích OK để lưu các thay đổi.

Hình A: Bạn có thể add các tab hay các nhóm của mình vào Ribbon, tùy chỉnh các công cụ cần thiết cho dự án nào đó.

3. Thay đổi màu sắc chương trình

Không có nhiều giao diện khác để lựa chọn, tuy nhiên nếu không thích giao diện màu xám mặc định của Word 2010, bạn có thể thay đổi giao diện này thành màu xanh hoặc đen. Lược đồ màu sẽ hiện hữu trong Ribbon, thanh tiêu đề, xung quanh vùng desktop của màn hình. Mặc định, chương trình sử dụng lược đồ màu xám, đây là lược đồ cho phép bạn thấy những thay đổi huyền ảo trong thiết kế giao diện của Word 2010. Khi chọn một công cụ hay tùy chọn nào đó, một chút khoảng trắng trên Ribbon, sự kiện nổi màu và tô viền sẽ xuất hiện. Các chuyên gia phát triển gợi ý chọn lược đồ màu đen sẽ giúp bạn có được độ tương phản cao, dễ đọc. Lưu ý rằng, bất cứ thay đổi nào bạn điều chỉnh đối với lược đồ màu cũng đều áp có hiệu lực cho các ứng dụng khác của bộ Office 2010, vì vậy không ngạc nhiên khi cửa sổ Outlook của bạn lại khác sau khi thực hiện thay đổi trong Word 2010.

4. Thêm thuộc tính tài liệu 5. Tạo Quick Parts riêng

Có bao nhiêu lần trong một năm bạn phải đánh tuyên bố của công ty tên các báo cáo bạn viết hay tài liệu bạn gửi đi? Bạn có thể tạo Quick Parts cho riêng mình để lưu các tuyên bố – hoàn thiện các thiết lập về phông chữ và định dạng cần thiết – từ đó có thể chèn nó dễ dàng vào các tài liệu. Để tạo một Quick Part riêng, trước tiên bạn phải add phần văn bản hay hình ảnh mà bạn muốn nhóm trong đó, sau đó kích nó. Kích tab Insert, kích Quick Parts. Ở phía cuối danh sách, kích Save Selection To Quick Part Gallery. Cuối cùng, trong hộp thoại Create New Building Block (hình B), nhập vào tên của Quick Part, chọn nơi bạn muốn nó xuất hiện, điền vào trong các lựa chọn khác nếu cần. Kích OK để lưu lại.

Hình B: Bạn có thể dễ dàng tạo Quick Parts của riêng mình để sử dụng trong các tài liệu

6. Thiết lập các thư mục mặc định

Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi phải điều hướng qua một loạt các thư mục để lưu một file mới nào đó? Trong Word 2010, bạn có thể dễ dàng cấu hình đặt các file vào nơi nào đó để tiện cho việc thao tác. Chính nhờ việc lưu site SharePoint hoặc tài khoản Windows Live Skydrive là một phần của chương trình nên bạn cũng có thể chọn các thư mục chia sẻ để lưu công việc của mình. Để thay đổi các giá trị mặc định, kích tab File và Options. Trong Word Options, kích Save (hình C). Kích vào trường Default File Location và đánh vào đó đường dẫn đến thư mục bạn muốn sử dụng hoặc kích Browse để trỏ đến đó. Tương tự, nếu bạn đang làm việc trên SharePoint và muốn thay đổi nơi Word sẽ lưu giữ các tài liệu mới, kích trường Server Drafts Location và nhập vào đường dẫn mới, hoặc kích Browse để trỏ đến nơi bạn muốn lưu file. Kích OK để lưu các thay đổi.

Hình C: Thiết lập những lựa chọn cho tài liệu mới được chia sẻ trong tab Save của Word Options

Bạn cũng có thể chọn lưu trữ máy chủ trực tuyến (hoặc tài khoản Windows Live SkyDrive) khi kích tab File, Save & Send và kích Save To SharePoint hoặc Save To Web.

7. Tùy chỉnh các trang

Các doanh nghiệp thường sử dụng biểu mẫu in ấn tài liệu theo một cách riêng thể hiện được bản sắc của họ. Các thiết lập canh lề có thể rất khác, có thể cho phép độc giả ghi chép thêm hoặc đơn giản là việc để nhiều không gian trống cho các mục đích thiết kế, có thể không gian ở phần header và footer giống nhau,.. và nhiều thiết lập khác. Bạn có thể thực hiện những điều này bằng cách mở hộp thoại Page Setup và thiết lập trang theo cách mong muốn, sau đó kích Set As Default. Một nhắc nhở sẽ hỏi bạn có muốn tiếp tục không, những thay đổi sẽ được cho vào mẫu chúng tôi Kích Yes nếu bạn muốn thay đổi. Lúc này, tài liệu mới sẽ được tạo với các thiết lập trang mà bạn đã đặt.

8. Hiển thị vùng style

Nếu muốn thấy những gì diễn ra phía sau kịch bản trong tài liệu (ví dụ như kiểu được sử dụng cho các heading, kiểu nào được sử dụng cho phần body,…), bạn có thể chọn hiển thị Style cho tài liệu của mình trong các khung nhìn Draft và Outline. Vùng Style là một cột thẳng đứng ở phía trái của trang, hiển thị cho bạn tất cả các style được sử dụng trong file hiện hành. Bật chức năng này bằng cách kích tab File, kích Options và Advanced. Trong nhóm Display, chỉ định lượng không gian cần dành cho vùng trong Style Area Pane Width In Draft And Outline Views. Kích OK sau khi thay đổi và hiển thị tài liệu trong khung nhìn Draft hoặc Outline để kiểm chứng các thay đổi vừa thiết lập.

9. Tổ chức các style

Bạn có thích thú với việc tạo và làm việc với các style của riêng mình? Đây là một công việc không quá khó thực hiện trong Word 2010. Đơn giản bằng cách định dạng văn bản với phông chữ, kích thước, màu sắc và hiệu ứng mong muốn. Kích phải vào tác phẩm của bạn và trỏ tới Styles, kích Save Selection As A New Quick Style. Nếu các kiểu bắt đầu quá đông trong kho chứa Styles, bạn có thể tổ chức chúng và tạo các mục ưa thích mặc định. Đầu tiên, kích dialog launcher trong nhóm Style (trong tab Home) và kích nút Manage Styles ở phía dưới panel Styles. Trong tab Recommend, kích kiểu mà bạn muốn thay đổi và kích Set Whether This Style Shows When Viewing Recommended Styles. Tìm trong danh sách và kích các kiểu mà bạn muốn ẩn hoặc hiển thị.

Hình D: Chỉ hiển thị các kiểu mong muốn bằng thiết lập trong tab Recommend của Manage Styles

10. Thiết lập phông chữ ưa thích

Mỗi người trong số chúng ta đều có những sở thích riêng khi nó đến phông chữ cần dùng hay đọc. Để thực hiện theo sở thích của mình, bạn có thể thiết lập Word sử dụng chúng trong hộp thoại Manage Styles. Kích tab Set Defaults và chọn các thiết lập ưa thích về Font, Size, Color, Position, Line Spacing và Paragraph Spacing. Kích OK để lưu các thiết lập.

Có 4 dạng căn lề văn bản trong Word 2010 đó là: căn lề trái (left-aligned), căn lề phải (righ-aligned), căn giữa (centered), căn hai bên (justified).

Căn lề trái trong Word 2010:

Bạn theo cách sau để căn lề trái:

Bước 1: Nhấn vào bất kỳ đâu của đoạn văn mà bạn muốn căn lề trái và nhấn Align Text Left có sẵn trên Home tab hay đơn giản bạn chỉ cần nhấn Ctrl+L

Căn giữa trong Word 2010:

Bạn theo cách sau để căn giữa:

Bước 1: Nhấn vào bất kỳ vị trí nào của đoạn văn mà bạn muốn căn giữa và chọn nút Center có sẵn trên Home tab hay đơn giản là nhấn Ctrl+E.

Căn lề phải trong Word 2010:

Bạn theo cách sau để căn lề phải:

Bước 1: Nhấn vào bất kỳ vị trí nào của đoạn văn mà bạn muốn căn lề phải và chọn Align Text Right có sẵn trên Home tab hay đơn giản là sử dụng Ctrl+R.

Căn hai lề trong Word 2010:

Đoạn văn được căn cả lề trái và phải. Bạn theo cách sau để căn 2 lề:

Bước 1: Nhấn vào bất kỳ đâu của đoạn văn mà bạn muốn căn hai lề và nhấn Justify trên Home tab hay đơn giản là dùng Ctrl+J.

Khi bạn nhấn nút Justify, nó sẽ hiển thị 4 lựa chọn: justify, justify low, justify high, và justify medium. Bạn chỉ có thể lựa chọn một trong 4 trường hợp. Chẳng hạn, khi bạn chọn justify low, nó tạo ra khoảng cách nhỏ giữa hai từ; justify medium thì tạo ra khoảng cách lớn hơn một chút, và chọn justify high tạo ra khoảng cách lớn nhất giữa hai từ.

Đã có app VietJack trên điện thoại, giải bài tập SGK, SBT Soạn văn, Văn mẫu, Thi online, Bài giảng….miễn phí. Tải ngay ứng dụng trên Android và iOS.

Theo dõi chúng tôi miễn phí trên mạng xã hội facebook và youtube:

Follow fanpage của team https://www.facebook.com/vietjackteam/ hoặc facebook cá nhân Nguyễn Thanh Tuyền https://www.facebook.com/tuyen.vietjack để tiếp tục theo dõi các loạt bài mới nhất về Java,C,C++,Javascript,HTML,Python,Database,Mobile…. mới nhất của chúng tôi.

Học tiếng Anh tại vietjack.com:

How you set up numbered headings depends on what version of Word you have. This page is about setting up numbered headings in Word 2007 and Word 2010. If you have Word 2003 or an earlier version, see How to create numbered headings or outline numbering in Word 2003 and earlier versions.

Numbering run amok

Word’s paragraph numbering sometimes goes haywire. Just when you think you’ve got it organized, the numbering starts doing silly things. If Word’s paragraph numbering were a group of orchestral musicians, it might look like this:

Musicians run amok

What’s needed?

What’s needed is someone to get those mad horn players organized and co-ordinated [Lene Fredborg 12-Sep-2023: linked picture of orchestra removed – picture doesn’t exist anymore]. We don’t need another player: we clearly have enough of those! What we need is a co-ordinator.

In an orchestra, the conductor co-ordinates. For Word’s numbering, the mechanism we use to organize and co-ordinate paragraph numbering is a List Style. The List Style co-ordinates. It doesn’t do the actual work of formatting text. We leave that to paragraph styles.

So, we need:

a List Style as the co-ordinating mechanism for the numbering, and

a paragraph style for each heading level (Word allows, actually requires, 9 levels).

Understanding List Styles

A List Style has 9 levels. Each level can be linked to a paragraph style. And, each level stores information about how to number text to which that linked paragraph style has been applied.

A List Style actually does two things.

A List Style creates a set or group of styles. Word comes with built-in paragraph styles named Heading 1, Heading 2, Heading 3. But there is no connection between them. They just happen to share similar names. A List Style ‘groups’ those paragraph styles into some order. Only the List Style knows that Heading 1 is followed by Heading 2 and that it is followed by Heading 3. There are 9 levels in any List Style.

A List Style stores the information about how to number each level. That includes the format of the number ( “1” or “a” or “i”), whether the number is preceded by text (eg “Chapter 1” or “Part A”), whether the number includes previous levels’ numbers (eg paragraph 1.4.3), and the indents (the distance from margin to number and from number to text).

Set up your Heading paragraph styles

There are good reasons for using the built-in Heading styles.

Before you begin the numbering, make sure your Heading styles are set up appropriately.

Modify the Heading 1 style so that it is based on “No style”. Modify Heading 2 so it’s based on Heading 1. Modify Heading 3 based on Heading 2. And so on. Not everyone does this, but I find it useful because of the way the formatting of Word’s styles cascade.

Now, modify the Paragraph settings of every Heading style so that the Left Indent is 0, and the Special indent is set to (none). Do this even if you want your headings to be indented from the left margin, and even if you want a hanging indent. Why? Because for outline-numbered styles, we will set the paragraph indent and the hanging indents (if any) when we set up the numbering.

Create a list style

Figure 1: Choose the Multilevel list menu

From the menu, choose Define New List Style (Figure 2).

Figure 2: On the Multilevel list menu, choose the Define New List Style option.

In the Define New List Style dialog (Figure 3), do (only) two things:

Give your list style a name. Hint: Give it aplural name. That makes it clear that this is a list style that’s controlling more than one paragraph style. And, give it a name directly related to the paragraph styles you’re going to use. We’re going to use paragraph styles Heading 1, Heading 2, Heading 3 etc. So I suggest that you name the list style as Headings.

We’re now in the Modify Multilevel List dialog box (Figure 5). The list style is the co-ordinating mechanism for the whole “set” of paragraph styles we’ll use. So we set up all levels of numbering in this one dialog box.

To set up the numbering:

Attach the Heading paragraph styles to the 9 levels in the list style. To do that:

Now we tell Word about the numbering itself for Level 1

Delete anything in the ‘Enter formatting for number” box.

If you want the numbering to start with some text (eg to number a paragraph as “Chapter 1” or “Section 1”) then enter the text including any space in the ‘Enter formatting for number’ box. Leave the insertion point after your text.

From the Number style for this level list, choose the kind of numbering you want.

Set up numbering for levels 2 to 9.

Delete anything in the ‘Enter formatting for number” box.

If you want to include a previous level’s numbering, then use the ‘Include level number from’ box. If you want punctuation after each level, add it into the ‘Enter formatting for number’ box as you go.

For example, for Level 2, I might want the numbering to be “1.1”. That is, I want the Level 1 number and the Level 2 number. So, from the ‘Include level number from’ box, I choose ‘Level 1’. Then I type a full stop (full point, period, whatever). Then I choose from the ‘Number style for this level’ box.

You have to do each previous level separately. By the time you come to do Level 9, if you want paragraphs numbered 1.1.1.1.1.1.1.1.1, you need to add Level 1, Level 2, Level 3 etc, all the way to Level 8. This can get tedious, but hang in there!

From the Number style for this level list, choose the kind of numbering you want for the current level.

Repeat for each of levels 3 to 9. If you don’t want numbering for a level, leave the ‘Enter formatting for number’ box empty.

The hard way is to set the ‘Aligned at’, ‘Text indent at’ and ‘Add tab stop at’ boxes individually. Just remember that they’re all measured from the left margin.

My finished settings look like Figure 5.

Figure 5: The finished settings in the Modify Multilevel List dialog

OK, OK back to your document.

How to apply the Heading styles to your text

So you have set up your List Style. But we don’t ever use the List Style. Instead, we format paragraphs using the Heading 1, Heading 2 etc paragraph styles. Because you linked the heading paragraph styles to the List Style, the heading styles will now use the numbering you set up in the List Style.

Applying numbering

The conductor doesn’t produce any sound: musicians do that. And you won’t find a part for the conductor in the score.

The list style doesn’t format your text: paragraph styles do that. And you won’t find the list style in the Styles pane.

Apply your paragraph styles to text. We don’t ever actually use the list style.

How to apply Heading 1 style to a paragraph

To apply the numbering to one or more paragraphs in your document:

How to create a lower-level heading (or: how to demote a heading)

Figure 6: Use the Increase Indent button to demote a paragraph (ie indent it to the right)

You can create lower levels of headings by applying the paragraph styles Heading 2, Heading 3 etc. There are lots of ways to apply a paragraph style to your text. Here are three particularly relevant to headings:

How to edit your numbering scheme

Your numbering scheme is stored in your Headings list style. It’s not stored in the individual paragraph styles. Therefore:

Edit the individual paragraph styles if you want to change paragraph settings (eg space before or after) or the font of the text that follows the heading text (eg to make it big or pink or bold). To edit an individual paragraph style, see How to modify styles in Microsoft Word.

Edit the list style if you want to change the numbers, the position between number and text, the size of the number itself and so on. To edit your list style:

Figure 7: Choose the Multilevel list menu

You will see the Headings list style highlighted at the bottom of the menu.

Is all this really necessary? Can’t I just use the List Library?

If using the List Library on the Multilevel List menu (see Figure 2 or Figure 8 ) works for you, then go for it! For quick’n’dirty work, it may be just the thing.

For a corporate template that will be used by hundreds or thousands of users, it’s probably not the best solution. For really big complicated documents, or documents where you have to cut and paste from one document to another a lot, then the List Library may let you down.

For more information, directly from Microsoft’s Word development team, see [NOTE: outdated links removed by Lene Fredborg 29-Dec-2023] The Many Levels of Lists and Multilevel Lists vs List Styles.

Too good to be true?

Related articles on other sites

And, read from people in Microsoft’s Word development team especially Stuart Stuple’s The Why Behind Our Styles and Lists Designs.

Related articles on this site

How to create numbered headings or outline numbering in your Microsoft Word document. How to number headings and figures in Appendixes in Microsoft Word

Photo info

Photograph of horn players taken at National Music Camp, Geelong Grammar, January 1993. I have no recollection of why all the horn players were wearing silly hats, but National Music Camp has a fine tradition of encouraging innocent pranks and general merriment-as well as damned hard work-so it’s not entirely surprising. What’s more puzzing is why I kept the photo all these years!

John Curro, conductor of the Queensland Youth Orchestra who taught me more than I’ll ever know.