Các Hàm Cơ Bản Trong Excel

Bảng tính Excel cung cấp cho các bạn rất nhiều hàm được phân chia theo từng nhóm hàm khác nhau, với mục đích chung là xử lý dữ liệu về từng mảng khác nhau. Nếu các bạn mới làm quen với các hàm trong Excel thì các bạn cần phải nắm chắc các hàm cơ bản trong Excel. Sau khi đã biết về các hàm cơ bản trong Excel thì các bạn có thể tiếp tục học các hàm khác phức tạp hơn.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn 17 hàm cơ bản trong Excel, cú pháp, cách sử dụng và ví dụ cụ thể của từng hàm để các bạn có thể hiểu rõ hơn về các hàm cơ bản trong Excel.

Hàm INT

Trong đó: number là số thực, hoặc một phép toán nhân chia mà các bạn muốn làm tròn xuống số nguyên, tham số bắt buộc.

Hàm SUM

Trong đó number1, number2 là các đối số, đối số có thể là số là tham chiếu đến một ô hoặc vùng dữ liệu.

Hàm SUMIF

Trong đó range là phạm vi ô mà các bạn muốn thực hiện điều kiện, các ô trong phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số, criteria là điều kiện ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản, sum_range là các ô thực tế để tính tổng nếu các bạn muốn cộng các ô không phải là các ô trong đối số range, nếu sum_range bị bỏ qua thì Excel sẽ cộng các ô trong đối số range phù hợp điều kiện criteria.

Hàm COUNT

Trong đó value1 là đối số bắt buộc, là tham chiếu ô hoặc phạm vị mà bạn muốn đếm số, value2 là đối số tùy chọn tối đa 255 đối số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn đếm số.

Hàm COUNTIF

Trong đó: range là phạm vi cần đếm số lượng ô chứa số, phạm vi có thể chứa số, mảng, phạm vi có tên hoặc tham chiếu có chứa số, criteria là điều kiện để đếm số, các hai đối số đều bắt buộc.

Hàm AVERAGE

Trong đó: number1 là đối số bắt buộc, có thể là số thứ nhất, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà các bạn muốn tính giá trị trung bình, number 2 là các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà các bạn muốn tính trung bình, tối đa 255.

Hàm MIN, MAX

=MAX(number1;[number2];…)

Trong đó number1, number2 là các đối số đầu vào và các bạn muốn tìm số nhỏ nhất, hoặc số lớn nhất, tối đa 255 số. Các đối số có thể là số, tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.

Hàm ROUND

Trong đó number là số mà bạn muốn làm tròn, num_digits là số chữ số mà bạn muốn làm tròn. Cả hai đối số đều bắt buộc.

Hàm IF

Trong đó logical_test là đối số bắt buộc biểu thức so sánh logic (hay còn gọi là điều kiện), value_if_true(bắt buộc) giá trị trả về điều kiện logical_test đúng, value_if_false (tùy chọn) giá trị trả về nếu điều kiện logical_test sai.

Hàm TRIM

Trong đó text là đối số duy nhất và bắt buộc, đây chính là văn bản mà bạn muốn loại bỏ khoảng trống.

Hàm LEN

Trong đó text là chuỗi văn bản cần đến số ký tự, khoảng trắng cũng sẽ được đếm là ký tự, text có thể là văn bản hoặc là tham chiếu đến ô chứa văn bản.

Hàm LEFT

Hàm LEFT trả về một hoặc nhiều ký tự đầu tiên trong một chuỗi, dựa vào số ký tự mà bạn chỉ định.

Cú pháp: =LEFT(text;[num_chars])

Trong đó text là đối số bắt buộc, là chuỗi văn bản có chứa ký tự mà bạn muốn lấy. Num_chars là đối số tùy chọn (có thể có hoặc không), đây là số ký tự mà bạn muốn lấy bắt đầu từ ký tự đầu tiên trong text. Nếu num_chars được bỏ qua thì mặc định sẽ là 1.

Hàm RIGHT

Trong đó text là chuỗi văn bản chứa ký tự cần lấy, num_chars là số lượng ký tự cần lấy từ phải sang. Tương tự như hàm LEFT.

;

Hàm CONCATENATE

Trong đó text1 là đối số bắt buộc, đây là văn bản đầu tiên cần ghép nối nó có thể là giá trị văn bản, số hoặc tham chiếu ô. Còn text2 là đối số tùy chọn, đây cũng là văn bản cần bổ sung ghép nối, tối đa 255 mục.

Hàm NOW

Hàm NOW trả về ngày và thời gian hiện tại trong Excel, hàm NOW không cập nhật ngày liên tục.

Cú pháp: =NOW() hàm NOW không có đối số nào.

Ví dụ:

Hàm TODAY

Hàm TODAY trả về ngày hiện tại, các bạn có thể sử dụng để tính toán các khoảng thời gian.

Cú pháp: =TODAY()

Ví dụ:

Hàm DAY

Trong đó serial_number là đối số bắt buộc, ngày tháng của ngày cần trả về.

Hàm MONTH và hàm YEAR tương tự hàm DAY.

Các Hàm Excel Cơ Bản

Cú pháp: =IF(Điều kiện; Giá trị 1; Giá trị 2)

B. Về Hàm excel SUMIF – Hàm tính tổng theo điều kiện

Ví dụ: Tính tổng phát sinh cho TK 111, hay tính tổng nhập cho một mã hàng nào đó. Như vậy 111 hay mã hàng hóa chính là điều kiện tính.

= SUMIF (Dãy ô điều kiện; Điều kiện cần tính; Dãy ô tính tổng)

– Dãy ô điều kiện: Là dãy ô chứa điều kiện cần tính. Trong kế toán thường là Cột TK Nợ, TK Có, Cột chứa các mã hàng hóa, mã TK…

– Điều kiện cần tính: Chính là việc bạn đi tính tổng cho “cái gì”.

Được biết những nhân viên làm đủ 26/26 ngày công thì được thưởng chuyên cần 500.000 đồng

Vậy, để tính tổng số tiền chuyên cần mà công ty đã thưởng cho nhân viên, tại ô F15 ta đặt công thức:

= COUNTIF(Vùng điều kiện; điều kiện đếm)

D. Về Hàm excel LEFT là hàm Lọc ký tự bên trái của chuỗi Ví dụ: =LEFT(L183;3) – thường dùng để lọc TK cấp 1 trong chuỗi TK chi tiết.

= LEFT(Chuỗi;N)

– Chuỗi: là dãy ký tự trong ô

– N: là số ký tự cần lấy về tính từ bên trái của ô

=SUBTOTAL(9;I10:I700)

Hàm này rất nhiều công dụng với nhiều số chức năng khác nhau, tuy nhiên trong kế toán thường chỉ dùng đến số chức năng là số 9, số 9 tương ứng với hàm SUM (tính tổng)

Hàm dò tìm theo cột có điều kiện (Bạn phải xác định được mình dùng “cái gì – Giá trị dò tìm” để đi tìm “cái gì – Giá trị cần tìm”.

= VLOOKUP(Giá trị dò tìm; Vùng dữ liệu tìm kiếm; Cột trả về giá trị tìm kiếm;N)

– Giá trị dò tìm: Giá trị dò tìm phải có Tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm

– Vùng dữ liệu tìm kiếm: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên của “Giá trị dò tìm” và phải chứa “Giá trị cần tìm”. Điểm bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa “giá trị dò tìm”.

– Cột trả về giá trị tìm kiếm: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái sang của vùng dữ liệu tìm kiếm.

– Tham số “N”: N=0: dò tìm tuyệt đối (thường sử dụng)

N=1: dò tìm tương đối

Cú pháp: LEFT(text,n)

Trong đó:

Text là chuỗi ký tự

n: Số ký tự cần trích ra từ chuỗi ký tự

Tổng Hợp Các Hàm Cơ Bản Trong Excel 2007, 2010 Cần Biết

1. Hàm SUMIF: Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào. Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) Các tham số: – Range: Là dãy mà bạn muốn xác định. – Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi. – Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng. Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”<=10″)

B. Nhóm hàm tính giá trị trung bình

1. Hàm AVERAGE: Trả về gi trị trung bình của các đối số. Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2…) Các tham số: Number1, Number2 … là các số cần tính giá trị trung bình.2. Hàm SUMPRODUCT: Lấy tích của các dãy đưa vào, sau đó tính tổng của các tích đó. Cú pháp: SUMPRODUCT(Array1, Array2, Array3…) Các tham số: Array1, Array2, Array3… là các dãy ô mà bạn muốn nhân sau đó tính tổng các tích. Chú ý: Các đối số trong các dãy phải cùng chiều. Nếu không hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE.

C. Nhóm hàm tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất

1. Hàm LAGRE: Tìm số lớn thứ k trong một dãy được nhập. Cú pháp: LARGE(Array, k) Các tham số: – Array: Là một mảng hoặc một vùng dữ liệu. – k: Là thứ hạng của số bạn muốn tìm kể từ số lớn nhất trong dãy.

3. Hàm SMALL: Tìm số nhỏ thứ k trong một dãy được nhập vào. Cú pháp: SMALL(Array, k) Các tham số: – Array: Là một mảng hoặc một vùng của dữ liệu. – k: Là thứ hạng của số mà bạn muốn tìm kể từ số nhỏ nhất trong dãy.

1. Hàm RIGHT: Trích các ký tự bên phải của chuỗi nhập vào. Cú pháp: RIGHT(Text,Num_chars) Các đối số: tương tự hàm LEFT. Ví dụ: =RIGHT(Tôi tên là,2) = “là”

2. Hàm UPPER: Đổi chuỗi nhập vào thành chữ hoa. Cú pháp: UPPER(Text)

3. Hàm LOWER: Đổi chuỗi nhập vào thành chữ thường. Cú pháp: LOWER(Text)4. Hàm PROPER: Đổi ký từ đầu của từ trong chuỗi thành chữ hoa. Cú pháp: PROPER(Text) Ví dụ: =PROPER(phan van a) = “Phan Van A”

5. Hàm MID: Trích các ký tự từ số bắt đầu trong chuỗi được nhập vào. Cú pháp: MID(Text,Start_num, Num_chars) Các đối số: – Text: chuỗi văn bản. – Start_num: Số thứ tự của ký tự bắt đầu được trích. – Num_chars: Số ký tự cần trích.

6. Hàm RIGHT: Trích các ký tự bên phải của chuỗi nhập vào. Cú pháp: RIGHT(Text,Num_chars) Các đối số: tương tự hàm LEFT. Ví dụ: =RIGHT(Tôi tên là,2) = “là”

7. Hàm TRIM: Cắt bỏ các ký tự trắng ở đầu chuỗi và cuối chuỗi. Cú pháp: TRIM(Text)

1. Hàm TIME: Trả về một chuỗi trình bày một kiểu thời gian đặc thù. Giá trị trả về là một số trong khoảng từ 0 đến 0.99999999, miêu tả thời gian từ 0:00:00 đến 23:59:59. Cú pháp: TIME(Hour,Minute,Second) Các tham số: Được tính tương tự ở hàm DATE. – Hour: miêu tả giờ, là một số từ 0 đến 32767. – Minute: miêu tả phút, là một số từ 0 đến 32767. – Second: miêu tả giây, là một số từ 0 đến 32767.

4. Hàm NOW: Trả về ngày giờ hiện thời của hệ thống. Cú pháp: NOW() Hàm này không có các đối số.

5. Hàm HOUR: Trả về giờ trong ngày của dữ liệu kiểu giờ đưa vào. Giá trị trả về là một kiểu Integer trong khoảng từ 0 (12:00A.M) đến 23 (11:00P.M). Cú pháp: HOUR(Serial_num) Tham số: Serial_num: Là dữ liệu kiểu Time. Thời gian có thể được nhập như: – Một chuỗi kí tự nằm trong dấu nháy (ví dụ “5:30 PM”) – Một số thập phân (ví dụ 0,2145 mô tả 5:08 AM) – Kết quả của một công thức hay một hàm khác.

VII. NHÓM HÀM DÒ TÌM DỮ LIỆU.

1. Hàm VLOOKUP: Tìm ra một giá trị khác trong một hàng bằng cách so sánh nó với các giá trị trong cột đầu tiên của bảng nhập vào.

Cú pháp: VLOOKUP(Lookup Value, Table array, Col idx num, [range lookup]) Các tham số: – Lookup Value: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm. – Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh. Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối. Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần. – Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh. – Range lookup: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng. + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về. Chú ý: – Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A. Ví dụ: =VLOOKUP(F11,$C$20:$D$22,2,0) Tìm một giá trị bằng giá trị ở ô F11 trong cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 2.

2. Hàm INDEX: Trả về một giá trị hay một tham chiếu đến một giá trị trong phạm vi bảng hay vùng dữ liệu. Cú pháp: INDEX-(Array,Row_num,Col_num) Các tham số: – Array: Là một vùng chứa các ô hoặc một mảng bất biến. Nếu Array chỉ chứa một hàng và một cột, tham số Row_num hoặc Col_num tương ứng là tùy ý. Nếu Array có nhiều hơn một hàng hoặc một cột thì chỉ một Row_num hoặc Col_num được sử dụng. – Row_num: Chọn lựa hàng trong Array. Nếu Row_num được bỏ qua thì Col_num là bắt buộc. – Col_num: Chọn lựa cột trong Array. Nếu Col_num được bỏ qua thì Row_num là bắt buộc.

Các Khái Niệm Cơ Bản Trong Excel 2010

Vì đây là series học tính toán trên excel nên mình sẽ không đi sâu vào lý thuyết mà sẽ đi vào thực hành nhiều hơn, và bài đầu tiên này mình sẽ giới thiệu sơ lược về khái niệm Excel là gì, đồng thời sẽ giải thích một số thành phần cơ bản trong excel 2010.

1. Excel là gì?

Excel là một phần mềm dùng để quản lý và tính toán dữ liệu, điểm mạnh của nó là thống kê và tính toán theo công thức do người dùng lập trình ra, để từ đó nó tự động tiếp nhân dữ liệu khi có thay đổi. Excel thường được dùng trong các doanh nghiệp ở các bộ phận như kế toán, thu ngân, … Excel hoạt động không giống như những phần mềm chuyên nghiệp bởi lẽ cơ chế bảo mật và backup dữ liệu của nó cũng không tốt bằng những phần mềm đó, tuy nhiên nó vẫn được sử dụng rộng rãi bởi rất ít doanh nghiệp có điều kiện làm ra một phần mềm cho họ.

Excel là một phần mềm nằm trong bộ phần mềm của Microsoft có tên là Microsoft Office, đây là bộ phần mềm chuyên được sử dụng trong lĩnh vực tin học văn phòng. Nó có 4 phần mềm hay sử dụng nhất đó là Word, Excel, Powerpoint và cuối cùng là Access.

Phần mềm Excel được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau như: Kế Toán, Nhân Sự, Hành Chính, … Miễn là họ có nhu cầu lưu trữ dữ liệu có tính toán.

Để thành thạo được excel thì cần phải có những phương pháp học sau đây :

Đầu tiên cần nắm được từ khóa chính của câu hỏi.

Ví dụ khi trong yêu cầu có từ “nếu” thì dùng hàm IF , “hoặc” thì dùng hàm OR .

Áp dụng cú pháp hàm một cách thuần thục để chuyển đổi ngữ nghĩa thành công thức tính.

Và muốn đạt đươc 2 điều trên thì các bạn cần phải làm bài tập thật nhiều. Sau khi nắm vững các hàm cơ bản thì bạn chắc chắn sẽ làm được các bài tập kết hợp nâng cao khó hơn một cách dễ dàng .

2. Các thành phần cơ bản Excel 2010 Cell Row Column Range Worksheets

Nó là tổng hợp những trang tính trong Excel. Mỗi file Excel có thể có nhiều trang tính và có sự liên kết dữ liệu với nhau, nghĩa là trang tính A có thể sử dụng dữ liệu ở trang tính B để đưa vào công thức.

Thường thì mỗi bài toán ta sẽ tạo trong một trang tính để dễ dàng quản lý. Ví dụ bạn làm bảng tính lương cho nhân viên tháng 11/2024, lúc này bạn sẽ cần nhiều phần tính toán thì bạn se tạo nó ra ở nhiều sheets khác nhau, để sau này khi mở ra thì chỉ cần mở một file Excel là có thể thấy hết mọi thứ.

3. Kết luận

Tổng Hợp Các Hàm Cơ Bản Trong Excel

Có thể nói Excel là một trong các công cụ không thể thiếu đối với người dùng văn phòng, Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Vậy với bài viết này chúng ta sẽ tổng hợp lại các hàm excel thường dùng cho văn phòng.

1. Hàm tính tổng SUM

Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Giả sử, bạn muốn cộng các con số trong ô A2 và B2 lại với nhau, sau đó hiển thị kết quả trong ô B3. Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển đến ô B3 và gõ cụm từ “=SUM” vào rồi chọn hàm =SUM vừa xuất hiện trong danh sách nổi lên.

Tính tổng các ô trong một vùng thỏa mãn một điều kiện cho trước.

– Cú pháp: =SUMIF(range, criteria, sum_range)

– Các tham số:

+ Range : Vùng tính tổng, có thể là ô chứa số, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Nếu ô rỗng hoặc chứa text sẽ được bỏ qua khi tính tổng.

+ Criteria : Điều kiện tính tổng (có thể ở dạng số, biểu thức hoặc text). Ví dụ: 907, “907”, “<=907”, “*ee*”, …

+ Sum_range : Là vùng để tính tổng. Nếu để trống thì sum_range = range.

* Khi điều kiện để tính tổng là text (ký tự), SUMIF không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.

Để tính tổng các ô dựa trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm SUMIF sau (hai đối số).

Tương tự như SUMIF, COUNTIF bạn có thể sử dụng AVERAGEIF và AVERAGEIFS, để tính giá trị trung bình của các ô dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí.

Đếm số ô chứa số trong tập các đối số.

– Cú pháp: =COUNT(value1, value2, …)

– Các tham số: các đối số dùng để đếm.

– Ví dụ:

* Các đối số để đếm bao gồm số, ngày tháng còn các giá trị lỗi, ô trống, text không chuyển đổi thành số sẽ được bỏ qua.

Đếm số các giá trị thỏa mãn điều kiện cho trước.

– Cú pháp: =COUNTIF(range, criteria)

– Các tham số:

+ Range: Tập hợp các ô để đếm. Tập hợp này có thể là số, text, tên, mảng, hay tham chiếu đến các ô chứa số. Ô rỗng sẽ được bỏ qua.

+ Criteria: Điều kiện đếm (có thể ở dạng số, biểu thức hoặc text). Ví dụ: 907, “907”, “<=907”, “*ee*”, …

* Khi điều kiện để đếm là text (ký tự), COUNTIF không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.

Để lấy những ký tự bên trái của một chuỗi sử dụng hàm LEFT. Công thức =LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)

– Cú pháp: =DAY(serial_number)

=MONTH(serial_number)

=YEAR(serial_number)

– Các tham số: serial_number: Biểu thức ngày tháng hoặc là một giá trị số chỉ giá trị ngày tháng.

– Ví dụ: Nếu hôm nay là ngày 14/07/2024, thì khi bạn gõ =DAY(TODAY()) → 14; =MONTH(TODAY()) → 7; =YEAR(TODAY()) → 2024.