Các Hàm Chọn Lọc Trong Excel / TOP 3 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View

Bình thường, bạn có thể chọn các ô với các màu sắc khác nhau cho bất kỳ mục đích trong Excel. Nếu bạn có một bảng tính với việc sử dụng màu sắc khác nhau để chỉ loại khác nhau của nội dung và bạn muốn lọc hoặc chọn những ô màu sắc, bạn có thể cho nó thực hiện như sau:

Bình thường, bạn có thể chọn các ô với các màu sắc khác nhau cho bất kỳ mục đích trong Excel. Nếu bạn có một bảng tính với việc sử dụng màu sắc khác nhau để chỉ loại khác nhau của nội dung và bạn muốn lọc hoặc chọn những ô màu sắc, bạn có thể cho nó thực hiện như sau:

Bạn có thể lọc các hàng bằng màu sắc với các bước sau:

Bước 2 : Sau đó các nút mũi tên bộ lọc sẽ được xuất hiện bên cạnh các tiêu đề của cột được lựa chọn.

Bước 3 : Nhấp vào nút, và di chuyển chuột trên các Lọc theo Màu mục, và chọn một màu để lọc.

Sau đó, nó cho thấy các hàng mà các ô được lấp đầy bởi màu sắc lựa chọn, và ẩn các hàng khác một cách nhanh chóng. Xem ảnh chụp màn hình:

Hàm Unique trong Excel xuất hiện trong phiên bản Excel trong bộ Office 365 sẽ hỗ trợ bạn trong việc lọc ra các giá trị duy nhất trong 1 hàng hoặc 1 cột hoặc 1 vùng trên bảng tính của bạn. Giá trị cần lọc duy nhất có thể ở dạng text, dạng số, dạng ngày tháng, dạng thời gian, …

Cách sử dụng hàm Unique trong Excel để lọc duy nhất

Các tham số:

array: 1 vùng, cột hoặc hàng mà bạn cần lọc ra những giá trị duy nhất

[by_col]: tham số không bắt buộc, giá trị mặc định là FALSE – sắp xếp theo hàng, TRUE – sắp xếp theo cột

[occurs_once]: tham số không bắt buộc, giá trị mặc định là FALSE – lọc lấy ra đại diện mỗi giá trị 1 lần; TRUE – lọc lấy ra giá trị chỉ xuất hiện 1 lần duy nhất trong array

Các ví dụ và giải thích

Ví dụ công thức tại ô E2 =UNIQUE(A1:I1,TRUE)

Trong ví dụ này, vùng cần lọc duy nhất là A1:I1 – 1 mảng ngang, chúng ta muốn kết quả trả về theo hàng ngang, vậy nên tham số [by_row] sẽ là TRUE hoặc 1

Ví dụ công thức tại ô D5 =UNIQUE(B5:B13)

Trong ví dụ này, vùng cần lọc duy nhất là B5:B13 – 1 mảng dọc, đây là cách sử dụng hàm Unique đơn giản nhất với tham số duy nhất trong trường hợp này là vùng cần lọc

Ví dụ công thức tại ô E5, G5 E5 =UNIQUE(B5:B13,FALSE) G5 =UNIQUE(B5:B13,,FALSE)

Trong 2 ô này, vì giá trị mặc định của tham số [by_row] và [occurs_once] đều là FALSE, vậy nên kết quả của 2 công thức trên đều đồng nhất với kết quả của công thức tại ô D5.

Ví dụ công thức tại ô F5 =UNIQUE(B5:B13,,TRUE)

Trong ô F5, công thức có sử dụng tham số thứ 3 – [occurs_once] với giá trị là TRUE, nghĩa là hàm Unique sẽ lọc ra những giá trị chỉ xuất hiện duy nhất 1 lần trong vùng B5:B13, vì vậy “Đỏ” và “Vàng” không xuất hiện trong vùng kết quả.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo video sau đây để có thể hiểu rõ hơn về cách hoạt động của hàm Unique trong Excel

Cách lọc dữ liệu trong excel hay cách sử dụng autofiler – đây là tính năng tuyệt vời của excel. Sử dụng Autofiler trong excel 2007 2010 tuyệt vời hơn excel 2003 tương đối nhiều.

Một số điểm nổi bật của cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 (autofilter)

Giao diện đẹp hơn

Tính năng lọc được nâng cấp

Hiển thị nhiều tính năng hơn excel 2003

Tên tiếng anh của chức năng lọc dữ liệu trong excel là: Autofilter

Trong autofilter có 2 phần chính:

Autofilter mặc định của excel

Advanced filter: chức năng lọc nâng cao của excel sẽ giúp các bạn lọc được theo nhiều điều kiện khác nhau, tùy ý của bạn. Thậm chí có thể di chuyển kết quả lọc được sang một vùng hoàn toàn mới.

1. Chức năng autofilter mặc định của excel (lọc dữ liệu mặc định trong excel)

1.1. Ứng dụng của chức năng lọc dữ liệu trong excel.

Theo yêu cầu quản trị của quản lý cửa hàng, giám đốc công ty, khi các bạn làm kế toán bán hàng, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thống kê: Các bạn sẽ phải tổng hợp tình hình bán hàng của cửa hàng theo ngày, theo tuần theo tháng hoặc theo năm. Các tiêu chí dùng để lập báo cáo bán hàng là khác nhau.

Và đặc biệt, vào một thời điểm bất kỳ nào đó trong ngày, cửa hàng trưởng yêu cầu bạn:

“Em thống kê cho anh xem, tổng doanh số của quầy Rau quả tính đến thời điểm này là bao nhiêu?”

Để làm được điều đó, bạn hãy sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong excel (autofilter). Đây chính là cứu cánh là giải pháp cho bạn. Bạn sẽ không cần phải lo lắng gì về việc làm thế nào để lọc ra dữ liệu nữa.

– Nhìn nhanh tổng doanh số của Ngành hàng D

– Liệt kê top 10 quầy hàng có doanh số bán hàng tốt nhất

– Liệt kê những quầy hàng có doanh số trên 400.000 KVND

1.2. Bật hoặc tắt tính năng lọc dữ liệu trong excel 2007 2010

Trước khi thành thạo cách lọc dữ liệu trong excel, bạn cần phải biết làm thế nào để kích hoạt chức năng autofilter trong excel 2007 2010.

Việc xuất hiện một hình vuông nền trắng bên trong đó là một hình tam giác màu đen xuất hiện ở góc phía dưới bên phải của mỗi ô được chọn.

– Để tắt tính năng lọc dữ liệu (autofilter) trong excel đi, ta chỉ cần vào Data và chọn filter là được.

Yêu cầu 1: Cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 để tìm tổng doanh số của ngành hàng D

Bước 1:

Nhấn vào hình vuông bên cạnh chữ “Ngành hàng”

Bỏ tick “select all”

Tiếp tục chọn “D”

Nhấn “OK”

Bạn tiếp tục dùng chuột bôi đen doanh số của tất cả các quầy thuộc Ngành hàng D. Khi đó, tổng doanh số của ngành hàng D sẽ hiện lên trên thanh status bar như hình sau:

Yêu cầu 2: Cách lọc dữ liệu trong excel để tìm ra top 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất.

Với yêu cầu liệt kê TOP 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất, thì dường như còn dễ hơn cả yêu cầu số 1.

B2: Chọn “Number filter”

Trong yêu cầu, sếp bạn muốn liệt kê 10 quầy có doanh số tốt nhất (top 10). Do đó, bạn không cần phải chỉnh sửa gì trong bảng này mà nhấn “OK” luôn.

Đây có lẽ là tùy chọn lọc dữ liệu phổ biến nhất trong excel. Ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn hình vuông bên cạnh “Doanh số (KVND) “

B2: Chọn Number filters

B3: Chọn “Greater than”

Và nhấn “OK”

Chúng ta có bảng số liệu trên

Công thức sử dụng

1) COUNTIF( range, criteria )

Hàm COUNTIF là một hàm để đếm các ô đáp ứng một tiêu chí duy nhất. COUNTIF có thể được sử dụng để đếm các ô có ngày, số và văn bản đáp ứng các tiêu chí cụ thể.

range : Phạm vi của các ô mà bạn muốn tính dựa trên các tiêu chí .

criteria : Các tiêu chí được sử dụng để xác định các ô cần tính.

Chúng ta sẽ sử dụng COUNTIF để xem từ E7:E11 có bao nhiêu lần xuất hiện Nhóm N3 tại vị trí E11 như sau:

Nhận xét: Tại những hàng có giá trị bằng 1 thì tên của các nhóm tương ứng ở cột E xuất hiện lần đầu.

2) IF(condition, [value_if_true], [value_if_false])

Hàm IF có thể thực hiện kiểm tra logic và trả về một giá trị cho kết quả TRUE và giá trị khác cho kết quả FALSE.

condition : Giá trị mà bạn muốn kiểm tra.

value_if_true : Đó là giá trị được trả về nếu điều kiện ước lượng thành TRUE.

value_if_false : Đó là giá trị được trả về nếu điều kiện ước lượng thành FALSE.

Kết quả: Chúng ta đã lọc được những hàng có giá trị bằng 1 xuất hiện bao nhiêu lần. Trong gif trên là 3 lần xuất hiện giá trị 1.

3) Dùng hàm VLOOKUP() để dò tên nhóm từ cột

Chúng ta sẽ sử dụng hàm VLOOKUP() để dò tên nhóm từ cột số thứ tự. Hiện tại chúng ta thấy là trong bảng dữ liệu có 3 nhóm.

Đầu tiên, chúng ta thấy bảng dữ liệu có 3 số thứ tự ta tạo 1,2,3. Sau đó sử dụng công thức VLOOKUP() sau:

Nếu ta thay đổi nhóm thành N4 thì ta sẽ có thêm số thứ tự 4, và ta sẽ điền tay tự động 4 vào sau đó kéo hàm theo.

Các bạn cũng thấy rằng mỗi lần thêm nhóm mới ta phải làm thủ công như vậy nên để hạn chế bước thủ công này chúng ta dùng áp dụng thêm hàm ROW()

Tôi đã sử dụng công thức này để lọc danh sách cho cơ sở dữ liệu, vì đôi khi có nhiều hơn một nhóm có cùng thứ tự nhóm và công thức này trong Excel giúp chúng tôi khắc phục vấn đề này.

4) Kết hợp công thức COUNTIF() với công thức IF() để giải quyết vấn đề này

Chúng ta có thể sử dụng công thức COUNTIF() cùng với công thức IF() như sau:

=IF(COUNTIF($E$6:E7,E7)=1,1+MAX)$B$6),””)

Ở đây, bài viết của tôi chỉ là để cho bạn thấy hai công thức hoạt động có thể kết hợp nhau. Nó hoạt động rất tốt.