Xu Hướng 12/2022 # Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 # Top 14 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 12/2022 # Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 # Top 14 View

Bạn đang xem bài viết Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Trang chủHướng dẫn trình bày văn bản

Một số quy tắc soạn thảo văn bản 

1. Soạn thảo văn bản: khó hay dễ?

Các bạn có ngạc nhiên lắm không? Tôi dám chắc rằng thậm chí một số bạn trẻ còn nổi cáu nữa. Bây giờ đã là thời đại gì rồi mà còn dạy gõ văn bản nữa? Máy tính từ lâu đã trở thành một công cụ không thể thiếu được trong các văn phòng, công sở với chức năng chính là soạn thảo văn bản.

Ngày nay chúng ta không thể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nhà nước mà không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất mà chúng tôi sắp trình bày hôm nay. Bản thân tôi đã quan sát và nhận thấy rằng 90% sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này!

Vì vậy các bạn cần bình tĩnh và hãy đọc cẩn thận bài viết này. Đối với các bạn đã biết thì đây là dịp kiểm tra lại các thói quen của mình, còn đối với các bạn chưa biết thì những qui tắc này sẽ thật sự bổ ích. Các qui tắc này rất dễ hiểu, khi biết và nhớ rồi thì bạn sẽ không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa khi soạn thảo văn bản.

Một điều nữa rất quan trọng muốn nói với các bạn: các qui tắc soạn thảo văn bản này luôn đúng và không phụ thuộc vào phần mềm soạn thảo hay hệ điều hành cụ thể nào. 

2. Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn

Trong các phần mềm soạn thảo, đoạn văn bản được kết thúc bằng cách nhấn phím Enter. Như vậy phím Enter dùng khi cần tạo ra một đoạn văn bản mới. Đoạn là thành phần rất quan trọng của văn bản. Nhiều định dạng sẽ được áp đặt cho đoạn như căn lề, kiểu dáng,… Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn. 

Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo. 

Như vậy các định nghĩa và khái niệm cơ bản ban đầu của soạn thảo và trình bày văn bản là Ký tự, Từ, Câu, Dòng, Đoạn.

3. Nguyên tắc tự xuống dòng của từ:

Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.

Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.

Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính. Đây là đặc thù chỉ có đối với công việc soạn thảo trên máy tính và không có đối với việc gõ máy chữ hay viết tay. Chính vì điều này mà đã nảy sinh một số qui tắc mới đặc thù cho công việc soạn thảo trên máy tính.

4. Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

Bây giờ tôi sẽ cùng các bạn lần lượt xem xét kỹ các “qui tắc” của soạn thảo văn bản trên máy tính. Xin nhắc lại một lần nữa rằng các nguyên tắc này sẽ được áp dụng cho mọi phần mềm soạn thảo và trên mọi hệ điều hành máy tính khác nhau. Các qui tắc này rất dễ hiểu và dễ nhớ. 

4.1. Khi gõ văn bản không dùng phím Enter để điều khiển xuống dòng.

Thật vậy trong soạn thảo văn bản trên máy tính hãy để cho phần mềm tự động thực hiện việc xuống dòng. Phím Enter chỉ dùng để kết thúc một đoạn văn bản hoàn chỉnh. Chú ý rằng điều này hoàn toàn ngược lại so với thói quen của máy chữ. Với máy chữ chúng ta luôn phải chủ động trong việc xuống dòng của văn bản.

4.2. Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách. Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề.

Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.

Ví dụ:

Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.  Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.

4.3. Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Lý do đơn giản của qui tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này.

Ví dụ:

Sai: Hôm nay , trời nóng quá chừng! Hôm nay,trời nóng quá chừng! Hôm nay ,trời nóng quá chừng! Đúng:  Hôm nay, trời nóng quá chừng!

4.4. Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái. 

Ví dụ:  Sai: Thư điện tử ( Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử (Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử ( Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Thư điện tử(Email ) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích. Đúng: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và hữu ích.

Chú ý

– Các qui tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các qui tắc trên.

– Các qui tắc vừa nêu trên có thể không bao quát hết các trường hợp cần chú ý khi soạn thảo văn bản trên thực tế. Nếu gặp các trường hợp đặc biệt khác, các bạn hãy vận dụng các suy luận có lý của nguyên tắc tự xuống dòng của máy tính để suy luận cho trường hợp riêng của mình. Tôi nghĩ rằng các bạn sẽ tìm được phương án chính xác nhất.

5. Gõ văn bản: dễ mà khó

Các bạn vừa được thấy một số nguyên tắc gõ văn bản thật đơn giản trên máy tính. Các nguyên tắc này hình như chưa được ghi lại trong bất cứ một quyển sách giáo khoa nào về tiếng Việt hay Máy tính. Công việc soạn thảo văn bản trên máy tính thường được hiểu là một việc đơn giản, ai cũng làm được. Đúng là đơn giản, nhưng để gõ chính xác hoàn toàn không xảy ra các lỗi đã mô tả ở trên lại không phải là dễ. Khi bạn đã có thói quen gõ đúng thì hầu như không bao giờ lặp lại các lỗi này nữa. Nhưng một khi bạn chưa bao giờ biết về chúng thì việc gõ văn bản có lỗi là điều dễ xảy ra.

Tôi mong rằng bài viết ngắn này sẽ giúp các bạn nhiều trong công việc soạn thảo của mình. Soạn thảo văn bản trên máy tính là công việc học ’gõ chính tả’ mà mỗi chúng ta đều phải trải qua từ các lớp tiểu học, bây giờ với máy tính chúng ta cũng bắt buộc phải trải qua các bài học vỡ lòng đó. Bài viết của tôi sẽ không còn ý nghĩa nữa nếu như 90% học sinh và sinh viên của chúng ta đều gõ văn bản trên máy tính chính xác không lỗi.

(Theo Theo School@net)

[Trở về]

Các tin đã đăng:

Khái niệm soạn thảo văn bản

Phương pháp lập một bản báo cáo

Những yêu cầu khi soạn thảo một bản báo cáo

Công văn là gì ?

Quy Tắc Chấm Câu, Khoảng Cách, Viết Hoa Khi Soạn Thảo Văn Bản / 2023

Những quy tắc chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản, làm tài liệu, giáo án, luận văn hiện nay

– Mô tả: Dấu chấm.

– Mẫu: text._Text (dấu _ là dấu cách)

– Quy tắc viết dấu chấm: Khi viết hoặc soạn thảo, dấu chấm nằm ở cuối câu, sát vào chữ cuối cùng của câu, có khoảng cách trước khi có một câu (từ) mới

– Ví dụ: Taimienphi là website tải phần mềm miễn phí. Hướng dẫn thủ thuật máy tính và điện thoại.

– Ngoại lê: Trong một số trường hợp, sau dấu chấm không có khoảng cách trống như tên domain (tên miền), …

VD: Taimienphi.vn

2. Dấu phẩy và dấu chấm phẩy

– Mô tả: Dấu phẩy, và dấu chấm phẩy;

– Mẫu: Text,_ text và text;_text

– Quy tắc viết dấu phẩy và dấu chấm phẩy: Khi tiến hành soạn thảo văn bản có nhu cầu sử dụng dấu phẩy và dấu chấm phẩy thì cần chú ý khoảng cách các dấu chỉ có ở bên phải không có ở bên trái các dấu.

– Ví dụ: chúng tôi 9mobile, Topgia.vn….

3. Dấu hai chấm

– Mô tả: Dấu hai chấm:

– Mẫu: text:_Text

– Quy tắc viết dấu hai chấm: Trong văn bản khi sử dụng dấu hai chấm cần chú ý sử dụng đúng mục đích cũng như liệt kê, hay trích dẫn trực tiếp, cụ thể hóa câu nói sau đó.

– Ví dụ: Bao gồm: nhân viên, phòng ốc, bàn ghế, trang thiết bị,…

… nói rằng: “Trang chúng tôi là website tải phần mềm miễn phí tốt nhất”…

4. Dấu chấm than

– Mô tả: Dấu chấm than!

– Mẫu: text!_Text

– Quy tắc viết dấu chấm than: Sử dụng dấu chấm than thì theo sau đó phải là chữ viết hoa và bắt đầu một câu mới.

– Ví dụ: Sử dụng phần mềm trên chúng tôi rất tốt! Hỗ trợ cả những hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng cũng như các thủ thuật phần mềm.

5. Dấu chấm hỏi

– Mô tả: Dấu chấm hỏi?

– Mẫu: text?_Text

– Quy tắc viết dấu chấm hỏi: Khi viết dấu chấm hỏi cũng cần lưu ý, chữ theo sau dâu chấm hỏi cũng phải bắt đầu bằng một câu mới và viết hoa, tương đồng với dấu chấm than.

– Ví dụ: chúng tôi tải phần mềm có nhanh không? Với những hướng dẫn chi tiết sẽ đem lại cho người dùng tránh được sự bỡ ngỡ khi sử dụng phần mềm.

6. Dấu ngoặc kép giữa câu, và ngoặc kép cuối đoạn, hay cuối câu.

– Mô tả: Dấu ngoặc kép “…”

– Mẫu: text_ “text”_text

text_ “tex,t”_text

text_ “text.”_text

– Quy tắc viết dấu ngoặc kép: Tùy thuộc vào từng trường hợp, dấu ngoặc kép ở giữa câu, cuối đoạn hay cuối câu đều không có khoảng cách sát bên trong ngoặc. Dấu ngoặc kép sát với chữ cần đóng dấu và cách những chữ bên cạnh đó.

– Ví dụ: chúng tôi ứng dụng “miễn phí” tải các phần mềm,…

Taimienphi.vn… đem lại sự “tiện dụng,” và vô cùng hữu ích….

…. bao gồm “tỉ mỉ.” Tóm lại…

7. Dấu ngoặc đơn giữa câu và ngoặc đơn cuối đoạn hay cuối câu.

– Mô tả: Dầu ngoặc đơn (…)

– Mẫu: text_(text)_text

text_(text,)_text

text_(text.)_text

– Quy tắc viết dấu ngoặc đơn: Đối với tất cả những trường hợp dấu ngoặc đơn giữa câu, cuối đoạn hay cuối câu đều không có khoảng cách sát bên trong dấu ngoặc, chỉ có khoảng cách giữa các từ bên ngoài dấu ngoặc.

– Ví dụ: chúng tôi là một tên miền (domain) được nhiều người biết đến….

…bạn có thể tải (download,) và cài đặt nhanh chóng….

…con vật cuối cùng là con voi (elephant). Xung quanh còn rất nhiều những loài thực vật khác…

– Mô tả: Chữ hoa

– Quy tắc viết chữ hoa: Thông thường đối với việc viết hoa sẽ có nhũng quy tắc riêng, để viết đúng quy chuẩn bạn nên ứng dụng các quy tắc như sau:

Tên địa danh, quốc gia: Nếu không dấu nối, hoa cả hai chữ cái, nếu chữ có dấu nối thì chỉ cần viết hoa chữ đầu nhưng trong các tên riêng. Nếu không đi theo tên riêng thì không viết hoa.

– Ví dụ: Việt Nam, Bệnh Viện Nhi Trung Ương….

Với một số trường hợp chức vị không viết hoa, các linh mục, giám mục.

https://thuthuat.taimienphi.vn/quy-tac-cham-cau-khoang-cach-viet-hoa-khi-soan-thao-van-ban-26303n.aspx Ngoài ra còn rất nhiều những nội dung cũng như những quy tắc chấm câu, khoảng cách, viết hoa khi soạn thảo văn bản khác, bạn có thể tham khảo cũng như ứng dụng thêm để có thêm những kiến thức và kinh nghiệm để ứng dụng dễ dàng nhất cho nhu cầu soạn thảo văn bản và công việc của mình.

10 Nguyên Tắc Soạn Thảo Văn Bản Giúp Bạn Trở Nên Chuyên Nghiệp Hơn / 2023

Microsoft Word nói riêng, Microsoft Office nói chung là một trong những công cụ soạn thảo văn bản tốt và phổ biến nhất hiện nay đối với dân văn phòng. Dù hiện nay đã có khá nhiều ứng dụng văn phòng hữu ích khác có thể thay thế, nhưng sử dụng MS Office vẫn là một trong những lựa chọn ưu tiên khi nhắc tới việc soạn thảo của dân công sở.

Việc đánh máy, tạo văn bản Word thì không có gì khó, thế nhưng làm sao để văn bản của bạn được đánh giá chuẩn, ưa nhìn và gây ấn tượng cho người đọc thì thật không dễ chút nào, đặc biệt với những người mới bắt đầu. Tuy nhiên, nếu muốn được đánh giá cao và chuyên nghiệp thì bạn hãy ghi nhớ 10 nguyên tắc sau đây để soạn thảo Word chuyên nghiệp hơn.

0. Không sai chính tả, không có lỗi đánh máy

Lỗi chính tả khi viết ray hay khi đánh máy đều khiến người đọc có cảm giác không thoải mái, nhất là với những người nắm chắc chính tả, ít viết sai, gõ sai. Nếu bạn cần một văn bản chuyên nghiệp thì điều đầu tiên cần chú ý là phải đọc đi đọc lại văn bản của mình để không bỏ sót lỗi chính tả.

Một lỗi nữa nhiều người cũng hay mắc phải chính là vi phạm quy tắc sử dụng dấu trong văn bản. Các dấu câu như dấu chấm, dấu hai chấm, dấy phẩy, dấu hỏi, dấu chấm than, dấu chấm phẩy, các dấu đóng như dấu ngoặc đơn đóng, dấu ngoặc kép đóng, dấu nháy đơn đóng luôn phải đi liền với ký tự đứng đằng trước nó, không có dấu cách giữa ký tự và dấu. Các dấu mở như dấu ngoặc đơn mở, dấu ngoặc kép mở, dấu nháy kép mở sẽ đi liền với ký tự ngay sau nó.

Quy tắc bỏ dấu này sẽ giúp tránh tình trạng dấu bị “rơi” một mình xuống dòng, đảm bảo tính đúng đắn của dấu và văn bản chứa dấu.

1. Chú ý tới sự đơn giản, tập trung vào trọng tâm

Khác với Excel hay PowerPoint, tài liệu Word sử dụng chủ yếu là văn bản. Chính vì vậy, người dùng cần chú ý tập trung trực tiếp vào chủ đề, các ý chính và trọng tâm của bài. Có thể sử dụng một vài đoạn dẫn dắt, nhưng không nên quá dài và lan man.

2. Chọn phông chữ phù hợp với ngữ cảnh

Khi trình bày một văn bản, điều tạo ấn tượng đầu tiên với người đọc không phải nội dung văn bản mà đó chính là phông chữ. Chọn được một phông chữ phù hợp với nội dung mà bạn đang trình bày sẽ là điểm cộng rất lớn giúp bạn được đánh giá cao hơn trong mắt mọi người.

Phông chữ trên Word rất đa dạng, chính vì thế ở mỗi phông chữ lại có những ý nghĩa khác nhau. Vậy nên, khi chọn phông chữ trong Work bạn cần lưu ý, bởi có những loại sẽ phù hợp và chỉ hiển thị tốt khi được in ra giấy, nhưng có loại lại sẽ xem tốt trực tiếp trên bản in, như: Garamond, Georgia, Hoefler Text và Palatino… và cũng có những loại thì chỉ phù hợp với các thiết bị kỹ thuật số (Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans…).

Vậy nên, để mang lại hiệu quả tốt nhất, thì cho dù là vấn đề nhỏ như sử dụng font chữ tiếng Việt nào cũng là cả một vấn đề.

3. Sử dụng phông chữ, kích thước và màu sắc đúng tiêu chuẩn

Có thể thấy, hầu hết các văn bản được trình bày trên sách báo hoặc mạng người viết sẽ sử dụng nhiều hơn một phông chữ, thậm chí để giúp người dùng chú ý hơn về những nội dung cần nhấn mạnh, người ta còn sử dụng thêm màu sắc, chữ in đậm để tạo sức hút cho người đọc.

Tuy nhiên, việc sử dụng màu sắc trên văn bản để nhấn mạnh, gây chú ý cho người đọc chỉ có tác dụng trên những thiết bị kỹ thuật số, còn lại nếu đem văn bản đó đi in trên các loại máy in bình thường bạn cũng chỉ nhận được một văn bản toàn mày đen. Chưa kể tới việc tốn thời gian, mà sử dụng màu đôi khi còn gây tốn kém chi phí hoặc làm rối mắt người đọc (nếu có quá nhiều). Nếu muốn người xem chú ý vào đó, bạn có thể sử dụng các định dạng chữ in đậm, in nghiêng hoặc thậm chí là gạch chân hoặc viết hoa nếu muốn.

4. Chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn

Ngoài việc lựa chọn kích thước và kiểu chữ, thì hình thức trình bày một văn bản cũng vô cùng quan trọng, điều này giúp mọi người đánh giá về sự tỉ mỷ, tính chuyên nghiệp, sáng tạo trong công việc của bạn. Theo mặc định, các tài liệu văn phòng khi được in ra sẽ tương đương với chuẩn khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm) và đây cũng là kích thước duy nhất mà mọi máy in được cài đặt mặc định cho mỗi lần in.

Tuy nhiên, trong một vài trường hợp đặc biệt, thì khoảng cách lề và cách trình bày mặc định này có thể bị thay đổi cho phù hợp với tiêu chí của người sử dụng. Lúc đó, tùy vào mục đích sử dụng của người dùng mà chúng ta sẽ xử lý và lựa chọn các khoảng cách, kích thước lề mới cho phù hợp.

Định lề trang văn bản (khổ A4):

Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

5. Căn trái luôn là mặc định

Một số người khi trình bày văn bản thường sáng tạo ra lối trình bày văn bản của riêng mình. Tùy từng nội dung và mục đích sử dụng khác nhau, nhưng theo mặc định chuẩn và lời khuyên từ các chuyên gia, tốt nhất bạn nên luôn căn trái và giữ nguyên nó.

Điều này tuy có thể khiến phần cuối mỗi câu (lề phải) bị lởm chởm và không đồng đều. Tuy nhiên, bạn sẽ có cơ hội để tạo nhiều chỉ mục, thiết kế các từ đầu dòng, đầu đoạn một cách khoa học nhất.

6. Chú ý tới phần mở đầu

Một bài văn hay bản tài liệu hoàn hảo là có cách trình bày khoa học, đúng chuẩn và đặc biệt là nội dung phải gắn kết. Đó chính là lý do mà bạn luôn thấy ở mỗi đầu đoạn, phần mở đầu, chúng luôn là lời dẫn, lời đưa đẩy trước khi vào nội dung chính. Thậm chí là sử dụng một định đạng văn bản đặc biệt của Word để khiến chữ cái đầu tiên của dòng lớn hơn các chữ còn lại.

Và một điều nhỏ nhưng cũng vô cùng quan trọng khác, đó chính là các đoạn tiếp theo, luôn luôn được lùi vào một chút để tạo điểm nhấn, dễ nhận ra.

7. Sử dụng hình ảnh nếu cần

Khi chèn hình ảnh vào Word bạn nên chọn những hình ảnh có kích thước vừa phải, nên đặt chúng ở giữa bài, có thể kèm chú thích bên dưới (nếu cần). Điều này vừa giúp bạn trình bày đẹp hơn, lại không bị loạn, các hình ảnh và text vẫn nổi bật và hỗ trợ nhau. Tuy nhiên, bạn cũng không nên lạm dụng quá, bởi đôi khi sẽ phản tác dụng bạn mong muốn đấy.

8. Đặt khoảng cách dòng phù hợp

Nhiều người khi đánh văn bản, để tiết kiệm giấy thường chọn cỡ chữ nhỏ hoặc co dòng điều này khiến cho văn bản trở nên rối mắt, chi chít chữ. Ngược lại cũng có những người lại muốn dàn trải văn bản cho đủ giấy lại để cỡ chữ to lên và kéo giãn chúng ra, điều này khiến bản in trở nên rời rạc và thiếu tính thẩm mỹ. Vậy đặt khoảng cách dòng và cỡ chữ bao nhiêu là hợp lý? trên thực tế, đối với những văn bản có những yêu cầu riêng thì chúng ta có thể để khoảng cách khác. Còn với những văn bản bình thường thì khoảng cách dòng phù hợp và dễ đọc nhất là khoảng 120% – 150%.

9. Chia nhỏ văn bản và đặt tiêu đề

Với những bài phóng sự điều tra trên báo chí hay những báo cáo, chuyên đề của các doanh nghiệp thì số lượng chữ rất nhiều, nó có thể lên tới vài chục hoặc thậm chí vài trăm trang. Đối với những văn bản này, nếu chúng ta không đánh thành từng mục riêng và đặt tiêu đề cho những mục nhỏ này thì người đọc khó có thể hiều hết được nội dung của đoạn văn bản bạn viết.

Với những loại văn bản như vậy, có thể chia thành từng mục lớn, sau đó là các chỉ mục nhỏ hơn bên trong. Nếu cần thiết, có thể tạo thêm một mục lục ở đầu hoặc cuối tài liệu để tiện tìm kiếm. Cách làm này vừa khoa học, lại dễ dàng quản lý những gì mà chúng ta đã viết ra.

10. Chú ý tới các phần được ngắt

Microsoft Word cho phép người dùng tùy ý chia, ngắt trang, đánh số, chia cột hoặc đặt tiêu đề. Có một số tùy chọn sau để các bạn sử dụng:

Next Page: Bắt đầu phần tiếp theo ở ngay trang sau đó.

Continuous: Bắt đầu phần tiếp theo ngay tại trang đang làm việc (trang hiện tại).

Even Page: Bắt đầu phần tiếp theo ngay trên trang hiện tại và trang tiếp sau đó.

Cách Sử Dụng Dấu Câu Trong Soạn Thảo Văn Bản / 2023

Việc sử dụng các dấu câu trong tiếng Việt chính xác có quan trọng hay không? Liệu dùng sai dấu câu có ảnh hưởng đến nội dung bài viết hay không?

Thực ra, trong một số trường hợp (ví dụ: chát chít, nhắn tin bạn bè thường ngày…), chúng ta chỉ cần nhắn “Tiếng Việt không dấu” thì người đọc vẫn có thể hiểu được. Tuy nhiên, viết lách trong văn bản hành chính, trong bài tập trên lớp, trong các văn bản được xuất bản cho nhiều người đọc… thì dùng đúng dấu câu là điều cần thiết.

1.1.Dùng dấu câu thích hợp giúp người đọc hiểu rõ nghĩa

Dấu câu giúp phân định ranh giới của các câu, các thành phần của câu, giữa các vế của câu ghép… Từ đó, giúp người viết diễn đạt nội dung một cách rõ ràng, mạch lạc hơn. Đồng thời, người đọc cũng sẽ tiếp nhận thông tin từ người viết một cách chuẩn xác hơn, tránh hiểu nhầm.

Trong một số trường hợp, dấu câu còn thể hiện cảm xúc đối với nội dung được người viết đề cập. Đôi khi, dùng dấu câu khác nhau lại bày tỏ những thái độ khác nhau.

1.2.Thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết

Việc sử dụng đúng các quy tắc ngữ pháp (trong đó có quy tắc dùng dấu câu) là yêu cầu cơ bản của người viết lách. Việc có lỗi ngữ pháp trong văn bản thường sẽ vì hai lý do:

Thứ nhất là do người viết không nắm quy tắc dẫn đến viết sai.

Thứ hai là do người viết không cẩn thận dẫn đến lỗi đánh máy, lỗi trong soạn thảo văn bản.

Với những văn bản có số lượng chữ lớn thì việc bị lỗi đánh máy một vài chỗ có thể được thông cảm. Tuy nhiên, việc gặp lỗi về dấu câu liên tục sẽ ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận thông tin và cảm xúc của người đọc. Đồng thời, điều này sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của người viết dù chưa nói đến nội dung.

2. Cách sử dụng dấu câu trong tiếng Việt

Theo mình tìm hiểu, tiếng Việt có 10 dấu câu, gồm:

Tuy nhiên, mình thấy một số kí hiệu dấu câu khác vẫn được nhiều người sử dụng trong văn bản, mình vẫn sẽ đề cập thể mọi người cùng tham khảo.

Dấu chấm có thể nói là một trong những dấu câu được dùng phổ biến nhất. Bởi nó dùng ở cuối câu tường thuật, câu miêu tả.

Ví dụ:

Hôm nay, tôi đọc bài viết của Giang Béc về cách dùng dấu câu. Bài viết khá dễ hiểu.

b) Cách soạn thảo dấu chấm trong văn bản

Ranh giới giữa phần nòng cốt của câu và phần chuyển tiếp, chú thích, khởi ý…

Tiếp theo, bạn dùng sữa rửa mặt để làm sạch da.

Bạn có thể đăng bài lên Facebook, mạng xã hội phổ biến ở Việt Nam.

Những chiếc máy hút bụi như vậy, chúng ta đã không còn sản xuất nữa.

Ví dụ:

Tôi được 7 điểm, bạn tôi thì được 9 điểm.

Phân tách các từ có cùng chức năng, ý nghĩa trong câu.

Ví dụ:

Canh chua, thịt nướng và chả cá là những món ăn yêu thích của tôi.

b) Cách soạn thảo dấu phẩy trong văn bản

Dấu phẩy đặt sát từ liền trước và cách từ liền sau một dấu cách. Trong trường hợp bình thường, sau dấu phẩy không viết hoa (nếu sau dấu phẩy là tên riêng thì vẫn ưu tiên viết hoa).

Dấu hỏi dùng để kết thúc một câu hỏi, nghi vấn. Trong một số trường hợp, dấu chấm hỏi được đặt trong dấu ngoặc đơn để biểu thị sự hoài nghi đối với một câu tường thuật (thường dùng với dấu ngoặc đơn).

Ví dụ:

Bạn cảm thấy thế nào? Bạn ổn chứ?

Tất cả mọi người đều khẳng định họ không biết chuyện gì đã xảy ra(?)

Ở ví dụ 2, người viết dùng dấu chấm hỏi trong ngoặc đơn thể hiện sự hoài nghi của mình về việc có thật rằng “không ai biết chuyện” hay không?

b) Cách soạn thảo dấu hỏi trong văn bản

Tương tự như cách soạn thảo dấu chấm, dấu chấm hỏi đặt liền từ cuối cùng của câu hỏi và phân biệt với câu sau bởi dấu cách. Chữ cái đầu tiên của câu tiếp theo được viết hoa.

a) Cách sử dụng dấu chấm than

Dấu chấm than cũng là một dấu câu khá phổ biến trong Tiếng Việt. Vậy, dấu chấm than dùng khi nào? Đó là khi kết thúc câu cầu khiến hoặc câu cảm thán. Trong một số trường hợp, dấu chấm than được người viết đặt trong dấu ngoặc đơn (để tỏ thái độ ngạc nhiên, châm biếm đối với nội dung đang đề cập) hoặc đặt cùng dấu chấm hỏi trong dấu ngoặc đơn (thể hiện vừa hoài nghi vừa mỉa mai).

Ví dụ

Hãy làm bài tập ngay!

Tự nguyện đóng góp theo… định mức(!?) (một đề báo) (Ví dụ 2 được trích từ trang 225 của cuốn sách “Từ câu sai đến câu hay” – Nguyễn Đức Dân)

Ở ví dụ 2, người viết dùng dấu chấm than và dấu hỏi trong ngoặc đơn để thể hiện việc vừa nghi ngờ việc đóng góp liệu có thật là tự nguyện hay không, vừa mỉa mai việc đã tự nguyện đóng góp lại còn phải theo định mức.

b) Cách soạn thảo dấu chấm than trong văn bản

text!_Text

Tương tự như cách soạn thảo dấu chấm và dấu hỏi, dấu chấm than được đặt liền từ cuối cùng của câu cảm thán, câu cầu khiến và phân biệt với câu sau bởi dấu cách. Chữ cái đầu tiên của câu tiếp theo được viết hoa.

a) Cách sử dụng dấu chấm phẩy

Đây là dấu câu ít khi được sử dụng hơn các dấu câu trên. Không có quy tắc bắt buộc khi dùng dấu chấm phẩy, cách dùng dấu chấm phẩy phổ biến là để phân biệt các vế của câu ghép phức tạp (khi dùng dấu chấm phẩy cũng có thể hiểu là sang “câu” mới). Ngoài ra, nhiều người còn sử dụng dấu chấm phẩy để phân biệt trong trường hợp liệt kê phức tạp.

Ví dụ 1:

Hồi ấy Bá Kiến mới ra làm lý trưởng, nó hình như kình nhau với hắn ra mặt; Lý Kiến muốn trị nhưng chưa có dịp – (Nam Cao).

Ở ví dụ 1 này, dấu chấm phẩy được sử dụng trong trường hợp phân biệt các vế của câu ghép. Xét thấy, chúng ta vẫn có thể xem vế “Lý Kiến muốn trị nhưng chưa có dịp” là một câu hoàn chỉnh, thay dấu chấm phẩy bằng dấu chấm vẫn có thể chấp nhận được.

Ví dụ 2:

Chèo có một số loại nhân vật truyền thống với những đặc trưng tính cách riêng như: thư sinh thì nho nhã, điềm đạm; nữ chính: đức hạnh, nết na; nữ lệch: lẳng lơ, bạo dạn; mụ ác: tàn nhẫn, độc địa – (Sách Ngữ văn lớp 7 – Tập 2).

b) Cách soạn thảo dấu chấm phẩy trong văn bản

Tương tự dấu phẩy, dấu chấm phẩy được đặt liền cuối từ phía trước và cách từ phía sau một dấu cách. Chữ cái đầu tiên của từ tiếp theo sau dấu chấm phẩy không viết hoa (trừ trường hợp tên riêng…)

a) Cách sử dụng dấu chấm lửng

Dấu chấm lửng hay còn gọi là dấu ba chấm là dấu câu được sử dụng nhiều trong văn viết hằng ngày. Tuy nhiên, trong viết bài SEO thì dấu chấm lửng thường được sử dụng với các chức năng sau:

Thể hiện còn nhiều nội dung thông tin vẫn còn và chưa được liệt kê hết. Ví dụ:

Con có rất nhiều bạn thân trên lớp như Lan, Mai, Cúc… Bạn nào cũng dễ thương và yêu mến con.

Người viết có lược bớt nội dung khi trích dẫn (dùng dấu chấm lửng trong dấu ngoặc đơn). Ví dụ:

Sống ở đời chẳng ai muốn mình trở thành người xấu (…) đôi khi người ta phải sống hai mặt để đổi lấy hai chữ bình yên.

Diễn tả cảm xúc ngập ngừng, ngắt quãng. Ví dụ:

Em… thích anh và không muốn rời xa nơi này chút nào.

Thể hiện sự hài hước, đôi khi là châm biếm. Ví dụ

Video của tớ vừa đăng lên đã có rất nhiều lượt xem, tận… 10 views!

b) Cách soạn thảo dấu chấm lửng trong văn bản

Nếu dấu chấm lửng dùng ở giữa câu: text…_text

Nếu dấu chấm lửng dùng ở cuối câu: text…_Text

a) Cách sử dụng dấu chấm hai chấm

Dấu hai chấm thường dùng để liệt kê, để thông báo sắp có thông tin được trích dẫn hoặc để thuyết minh cho nội dung phía trước dấu hai chấm. Ngoài ra, một số trường hợp khác còn được dùng trước lời thuật lại trực tiếp hoặc gián tiếp.

Ví dụ:

Tôi rất ấn tượng với câu nói: “Thiên tài 1% là cảm hứng và 99% là mồ hôi”.

Trước tiên, tôi mở hộp quà của người tôi yêu nhất: mẹ tôi.

Tôi hỏi lại: Anh không tin em sao?

b) Cách soạn thảo dấu hai chấm trong văn bản

Trong soạn thảo văn bản, dấu hai chấm được đặt sát từ liền trước và phân biệt với từ liền sau bởi một dấu cách. Vậy, sau dấu hai chấm có viết hoa hay không? Bạn cần xem xét nội dung phía sau:

Nếu sau dấu hai chấm là một câu hoàn chỉnh thì viết hoa: text:_Text

Nếu sau dấu hai chấm không phải là một câu hoàn chỉnh thì không viết hoa: text:_text

a) Cách sử dụng dấu gạch ngang

Bạn cần lưu ý là dấu gạch ngang khác dấu gạch nối. Dấu gạch nối sẽ ngắn hơn và thường dùng trong phiên âm các từ nước ngoài. Theo nhiều tài liệu thì dấu gạch nối không nằm trong hệ thống dấu câu của tiếng Việt. Dấu gạch ngang thường dùng để:

Làm ranh giới giữa phần chú thích và phần còn lại của câu (thường được dùng ở giữa câu). Ví dụ 1:

Tôi bất ngờ gặp lại Tuấn – người mà tôi đã dành cả thanh xuân để chờ đợi.

– Cách lên kế hoạch

– Cách phân công nhiệm vụ

– Cách triển khai kế hoạch chi tiết

Ghép hai con số lại để chị sự liên tục: Ví dụ 4: 1945 – 1975

Đánh dấu lời nói trực tiếp của nhân vật. Ví dụ 5:

– Ngày mai anh có đi làm không?

– Có, mai anh đi làm sớm.

b) Cách soạn thảo dấu gạch ngang

Trong soạn thảo văn bản, dấu gạch ngang được đặt phân biệt với từ phía trước và từ phía sau bởi các dấu cách. Việc có viết hoa hay không tùy thuộc vị trí của từ phía sau dấu cách. Bạn có thể xem lại các ví dụ trên để rõ hơn.

a) Cách dùng dấu ngoặc đơn

Dấu ngoặc đơn thường được sử dụng với chức năng để chú thích. Với các bài viết dài có những từ thường lặp lại nhiều lần thì dấu ngoặc đơn còn dùng để đánh dấu chữ viết tắt để dùng cho những lần xuất hiện bên dưới.

Ví dụ 1:

Chúng tôi được yêu cầu viết một đoạn văn ngắn (từ 7-10 câu) về công ty.

Ở ví dụ 1 này, nội dung trong dấu ngoặc đơn là để chú thích thêm rằng đoạn văn ngắn là ngắn khoảng từ 7-10 câu.

Ví dụ 2:

Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) là loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân được pháp luật thừa nhận. Công ty TNHH đang là mô hình doanh nghiệp thông dụng nhất hiện nay .

Ở ví dụ 2, TNHH được để trong dấu ngoặc đơn ngay phía sau từ “trách nhiệm hữu hạn” để thông báo rằng: Ở những câu tiếp theo trong bài viết này, người viết sẽ dùng từ viết tắt TNHH để thay thế cho từ “trách nhiệm hữu hạn”.

b) Cách soạn thảo dấu ngoặc đơn

Soạn thảo dấu ngoặc đơn trong văn bản (đặc biệt là văn bản hành chính), bạn cần lưu ý vấn để khoảng cách giữa chữ cái phía trước và phía sau dấu ngoặc. Cụ thể: có dấu cách với phần bên ngoài dấu ngoặc và dính liền với phần bên trong dấu ngoặc. Bạn xem các ví dụ trên sẽ dễ hiểu hơn đấy!

a) Cách dùng dấu ngoặc kép

Dấu ngoặc kép có thể dùng đối với một từ, cụm từ hoặc một câu, nhiều câu. Chức năng của dấu ngoặc kép là trích dẫn nguyên văn, ranh giới với lời nói được thuật lại trực tiếp. Ngoài ra, nó còn có thể được dùng để dẫn lại một từ với ý hài hước, châm biếm.

Ví dụ 1:

Tôi luôn nhắc nhở mình phải “học, học nữa, học mãi” cho dù đã tốt nghiệp.

Ở ví dụ 1 này, người viết trích dẫn nguyên văn câu nói “học, học nữa, học mãi” của Lênin nên sử dụng dấu ngoặc kép.

Ví dụ 2:

Anh hỏi tôi rằng: “Em có hạnh phúc không?”. Tôi hoàn toàn không có bất kỳ một suy nghĩ nào lúc đó.

Ở ví dụ 2 này, “Em có hạnh phúc không?” là nội dung nhân vật tôi thuật lại trực tiếp câu hỏi của nhân vật anh.

Ví dụ 3:

-Ngày mai em nhất định sẽ đến sớm.

Ở ví dụ 3 này, từ “sớm” được trong dấu ngoặc kép để nhắc khéo rằng đừng bảo đến sớm nhưng rốt cuộc là đến muộn như lần trước.

b) Cách soạn thảo dấu ngoặc kép

Tương tự như cách soạn thảo dấu ngoặc đơn.

Ngoài ra, trong văn bản mình còn biết có một dấu nữa nhưng theo các tài liệu ngữ pháp về cách sử dụng các dấu câu trong tiếng Việt thì không thấy đề cập đến như là một dấu câu. Ví dụ như:

Dấu ngoặc vuông thường được dùng trong các chú thích nguồn trích dẫn, rất thường thấy trong các tài liệu khoa học. Trong một số content long-form hoặc ebook mình vẫn thấy dấu ngoặc vuông được sử dụng.

Dấu ./. trong văn bản thường dùng để thể hiện sự kết thúc của nội dung. Nó cũng giống như giống chấm, chỉ khác là nó được dùng ở câu cuối cùng của văn bản. Dấu ./. thông báo với người đọc rằng bài viết đã hết.

3. Quy tắc dấu câu khi soạn thảo văn bản

Gợi ý: Bạn có thể tham khảo các ví dụ ở Mục 2 để hiểu cách soạn thảo dấu câu trong văn bản hơn.

Đa số tất cả chúng ta đều sử dụng công cụ soạn thảo nên bên cạnh các quy tắc thông thường bạn cần lưu ý một số quy tắc trình bày khi soạn thảo bằng máy tính. Cụ thể như sau:

3.1. Cách gõ dấu chấm, chấm than và chấm hỏi trong word

– Cấu trúc gõ dấu chấm: text._Text (dấu _ là dấu cách)

– Cấu trúc gõ dấu chấm than: text!_Text

– Cấu trúc gõ dấu chấm hỏi: text?_Text

Đây tạm gọi là nhóm dấu câu dùng ở cuối câu. Quy tắc soạn thảo chung: Các dấu này thường nằm ở cuối câu, sát vào chữ cái cuối cùng của câu. Sau đó là dấu cách, rồi tới chữ cái đầu tiên của từ tiếp theo. Ngoài ra, khi soạn thảo văn bản nhưng gặp từ là domain (tên miền) thì dấu chấm xuất hiện trong tên miền không có dấu cách.

– Ví dụ 1: Tôi là Giang. Tôi thích viết lắm! Còn bạn thì sao? Bạn có thích viết giống tôi không?

– Ví dụ 2: Tên miền chúng tôi là của tôi.

3.2. Cách gõ dấu phẩy, chấm phẩy và dấu hai chấm

– Cấu trúc gõ dấu phẩy: Text,_ text

– Cấu trúc gõ dấu chấm phẩy: text;_text

Đây tạm gọi là nhóm dấu câu dùng ở giữa câu. Cách sử dụng: Cũng tương tự gần giống dấu chấm, cách gõ dấu phẩy, dấu chấm phẩy và dấu hai chấm là giống nhau. Tức là chữ cái cuối cùng của từ phía trước, kề sát là dấy phẩy (hoặc dấu chấm phẩy hoặc dấu hai chấm); tiếp theo là dấu cách rồi đến chữ cái đầu tiên của chữ phía sau.

– Ví dụ: Hôm nay, tôi được xem rất nhiều động vật thú vị như: voi, sư tử, ngựa vằn; cá tai tượng, cá koi, cá phát tài…

3.3. Cách gõ dấu ngoặc kép và ngoặc đơn trong soạn thảo văn bản

Ví dụ 1:

Cuốn sách “Sức mạnh của thói quen” là một cuốn sách yêu thích của tôi (không những của tôi mà còn của rất nhiều độc giả khác) viết về thói quen và cách tạo ra chúng dễ dàng hơn.

Đối với trường hợp cuối đoạn trích dẫn hoặc cuối đoạn chú thích là dấu chấm (hoặc dấu phẩy) thì nhiều người đặt dấu chấm (hoặc dấu phẩy) bên trong dấu ngoặc luôn. Còn mình, mình đặt bên ngoài. Tham khảo cách sử dụng dấu câu trong một số văn bản hành chính của Chính phủ ban hành thì mình vẫn thấy sử dụng dấu phẩy bên ngoài dấu ngoặc mọi người ạ.

Ví dụ 2:

Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

Giang Béc

Cập nhật thông tin chi tiết về Một Số Quy Tắc Soạn Thảo Văn Bản / 2023 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!