Xu Hướng 2/2023 # Mail Merge In Word 2022 # Top 6 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Mail Merge In Word 2022 # Top 6 View

Bạn đang xem bài viết Mail Merge In Word 2022 được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Mail Merge in Word 2016

Mail Merge allows you to create multiple documents based on information contain in two different files. You’ll need the main document (e.g. a letter), and a data source (e.g. list of addresses) from Excel or Outlook Contacts. Then follow the instructions below to produce a merged document with these files using Mail Merge.

In Word, open your main document such as a letter or the content of an e-mail. If creating labels, start with a blank new document.

The Mail Merge Wizard will open as a Task Bar to the right of the document. Select the document (Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels or Directory) you would like to create

At Step 2, select the following option if you are

Creating letters or e-mails: Select Use the current document. This step will make sure the opened document will become the main document in the process

Under Tray, select Manual Feed (Place your label paper facing up on the manual feed tray of your printer and open the rear output tray)

Under Label vendors, make sure Avery US Letter is selected.

Then under Product number, find the label that matches the label number on the Avery label box.

    At step 3, select one of the two options below

      will be added. If the main document are labels, the cursor will be at the first label by default. Just add the Merge Fields there

      Select one of the following option depending on what you are creating

      If creating letters or labels

      for accuracy.

      The last step is to either Print or Save the document for later use

      If creating e-mail messages

      account (e.g. your office account). Word will use this account to send the e-mail messages

      At the To prompt, select the Merge Field containing the e-mail addresses.

      Mail Merge In Word 2003

      Here we come to the origin of one of the most successful Microsoft Office productivity features – Mail Merge, in Word 2003 – an equally one of the most successful and popular Office installments by a wide margin. Mail Merge in Word took an impressive start by appearing on this platform after its birthplace – Word 2002 (of ‘Office XP’, released in 2001).

      Office 2003 is now officially no longer supported by its parent, but, despite this fact, and despite it being somewhat outdated (in comparison to the more modern Microsoft Office installments released over the years) both interface-, security- and feature-wise, many people who still own the license use it and prefer it over the rest of the ‘Office’ family. For these people, and professionals who have to use the feature in Word 2003 over the line of duty, we will explain how to use the Mail Merge in MS Word 2003, thus continuing our series of articles which describe the Word Mail Merge feature.

      The core feature of Mail Merge – a mailing productivity tool, which allows to greatly improve the way people communicate via email using massive known recipients base, which is its impressive trademark personalization and automation ability – remains on this platform with little change. The Word Mail Merge allows to send each recipient a personalized copy of the letter formed from a single Word document, which is composed using the main text in its body, and the special Macros – a value placeholder, which extracts any individual detail about a recipient (from the Outlook Contacts storage or an external data-source pre-populated by hand) and replaces the Macro code with the actual value – a First or Second Name, Business or Home address, date, time or amount – anything could be used to personalized the letter to achieve a lot more in regards to the quality of a mailing with less time.

      However, due to the major differences in regards to the user interface between Word 2003 and later Word editions, one must take a somewhat different approach to performing his/her mailing – we will describe all the steps a minute. The main difference here, of course, is the introduction of the now-trademark ‘Ribbon’ interface in all subsequent editions of Office.

      There you will see a familiar 6-step wizard allowing you to conveniently compose your mailing from scratch. Enabling the toolbar will allow you to easily insert your customized Greeting Line, for instance.

      The following procedure is pretty simple and straightforward:

      1) Select the type of the document – choose “E-mail messages”;

      2) Select the document you wish to mail merge in Word, or use the one that is currently open;

      4) Step 4 will allow you to customize your document using the Word Merge tools available in the subsequent Word editions; you can enter your Greeting Line from here normally, if you haven’t before using the toolbar:

      5) Here you will be presented with a preview of your document with Macros replaced, and specifically check any record for errors; you can also run the preview from the MS Word Mail Merge toolbar:

      6) The last step is basically the main Word Mail Merge window, where you can finalize your settings, select an appropriate field for the “To:” fields and specify the recipient records:

      To surpass this and other limitations, we have created an add-in called Mail Merge Toolkit. It is a massive extension for many native features; for instance, while Mail Merge in Word 2003 only allows a single attached file to be sent to all recipients, the add-in enables you to specify individual attachments and a way to specify whether a recipient will receive an attachment at all.

      Its benefits are explained more thoroughly in, for example, the following article – “Mail merge with attachments in Outlook”.

      Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

      Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

      Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

      Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

      Tại Step 1: Letters

      Tại Step 2: Use the current document

      Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

      Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

      Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

      Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

      Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

      Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

      Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

      Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

      Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

      Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

      Bước 10: Chọn Save 

      Lời kết

      Thông tin liên hệ 

      Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

      Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

      Hotline: 0914 444 343

      Cách Sử Dụng Mail Merge Trong Word 2022

      Cách sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016

      Để sử dụng Mail Merge – trộn thư trong Word 2016, bạn hãy thực hiện lần lượt theo các bước sau:

      Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

      Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings ( Thư), bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge ( Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard ( trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

      Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge sẽ xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word. Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang bước 4.

      Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), sau đó nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

      Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ làm việc Excel hoặc bạn có thể nhập danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard ( Trình hướng dẫn trộn thư).

      Bước 5: Chọn Use an existing list ( Sử dụng danh sách hiện có), sau đó bấm Browse ( Duyệt) để chọn tệp.

      Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open ( Mở).

      Bước 7: Nếu danh sách địa chỉ nằm trong sổ làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

      Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients ( Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi bạn đã hoàn tất, nhấp OK .

      Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter ( Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư của bạn. Khi được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ dữ liệu người nhận ( chẳng hạn như tên và địa chỉ ) sẽ khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi cần thêm dữ liệu.

      ​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list ( Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create ( Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ của bạn theo cách thủ công.

      Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

      Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ ( placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block ( chặn địa chỉ).

      Bước 12: Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tùy chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó bấm OK.

      Bước 13: Một trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn ( ví dụ: “AddressBlock”).

      Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng Greeting line ( Lời chào) ngay phía trên phần thân của bức thư.

      Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters ( Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) như hình bên dưới.

      Lưu ý: Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block ( Địa chỉ khóa) và Greeting line ( dòng Lời chào). Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn ( như tên hoặc địa chỉ của người nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

      Bước 16: Xem trước bức thư để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

      Bước 17: Nếu bạn thấy mọi thứ có vẻ chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge ( Tiếp theo: Hoàn thành hợp nhất).

      Bước 18: Sau khi đã hoàn thành hợp nhất, bạn tiến hành in thư bằng cách bấm Print ( In).

      Bước 19: Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Lúc này, bạn hãy quyết định xem bạn muốn in All ( Tất cả) các thư tài liệu hiện tại hay chỉ một nhóm được chọn, sau đó bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.

      Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ được in.

      Cập nhật thông tin chi tiết về Mail Merge In Word 2022 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!