Bạn đang xem bài viết Mail Merge In Word 2003 được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Here we come to the origin of one of the most successful Microsoft Office productivity features – Mail Merge, in Word 2003 – an equally one of the most successful and popular Office installments by a wide margin. Mail Merge in Word took an impressive start by appearing on this platform after its birthplace – Word 2002 (of ‘Office XP’, released in 2001).
Office 2003 is now officially no longer supported by its parent, but, despite this fact, and despite it being somewhat outdated (in comparison to the more modern Microsoft Office installments released over the years) both interface-, security- and feature-wise, many people who still own the license use it and prefer it over the rest of the ‘Office’ family. For these people, and professionals who have to use the feature in Word 2003 over the line of duty, we will explain how to use the Mail Merge in MS Word 2003, thus continuing our series of articles which describe the Word Mail Merge feature.
The core feature of Mail Merge – a mailing productivity tool, which allows to greatly improve the way people communicate via email using massive known recipients base, which is its impressive trademark personalization and automation ability – remains on this platform with little change. The Word Mail Merge allows to send each recipient a personalized copy of the letter formed from a single Word document, which is composed using the main text in its body, and the special Macros – a value placeholder, which extracts any individual detail about a recipient (from the Outlook Contacts storage or an external data-source pre-populated by hand) and replaces the Macro code with the actual value – a First or Second Name, Business or Home address, date, time or amount – anything could be used to personalized the letter to achieve a lot more in regards to the quality of a mailing with less time.
However, due to the major differences in regards to the user interface between Word 2003 and later Word editions, one must take a somewhat different approach to performing his/her mailing – we will describe all the steps a minute. The main difference here, of course, is the introduction of the now-trademark ‘Ribbon’ interface in all subsequent editions of Office.
There you will see a familiar 6-step wizard allowing you to conveniently compose your mailing from scratch. Enabling the toolbar will allow you to easily insert your customized Greeting Line, for instance.
The following procedure is pretty simple and straightforward:
1) Select the type of the document – choose “E-mail messages”;
2) Select the document you wish to mail merge in Word, or use the one that is currently open;
4) Step 4 will allow you to customize your document using the Word Merge tools available in the subsequent Word editions; you can enter your Greeting Line from here normally, if you haven’t before using the toolbar:
5) Here you will be presented with a preview of your document with Macros replaced, and specifically check any record for errors; you can also run the preview from the MS Word Mail Merge toolbar:
6) The last step is basically the main Word Mail Merge window, where you can finalize your settings, select an appropriate field for the “To:” fields and specify the recipient records:
To surpass this and other limitations, we have created an add-in called Mail Merge Toolkit. It is a massive extension for many native features; for instance, while Mail Merge in Word 2003 only allows a single attached file to be sent to all recipients, the add-in enables you to specify individual attachments and a way to specify whether a recipient will receive an attachment at all.
Its benefits are explained more thoroughly in, for example, the following article – “Mail merge with attachments in Outlook”.
Word 2010: Using Mail Merge
Lesson 24: Using Mail Merge
/en/word2010/using-a-template/content/
Introduction
Mail Merge
When you are performing a Mail Merge, you will need a Word document (you can start with an existing one or create a new one) and a recipient list, which is typically an Excel workbook.
If you’d like to work along with the lesson, you can download the examples below.
To use Mail Merge:
The Mail Merge task pane appears and will guide you through the six main steps to complete a merge. The following is an example of how to create a form letter and merge the letter with a recipient list.
Step 1:
Step 2:
Step 3:
Now you’ll need an address list so Word can automatically place each address into the document. The list can be in an existing file, such as an Excel workbook, or you can type a new address list from within the Mail Merge Wizard.
Step 4:
Now you’re ready to write your letter. When it’s printed, each copy of the letter will basically be the same, except the recipient data—like the name and address—will be different on each one. You’ll need to add placeholders for the recipient data so Mail Merge knows exactly where to add the data. If you’re using Mail Merge with an existing letter, make sure the file is open.
To insert recipient data:
For some letters, you’ll only need to add an Address block and Greeting line. Sometimes, however, you may want to place recipient data within the body of the letter to further personalize it.
Step 5:
Step 6:
Challenge!
Open an existing Word document. If you want, you can use this example.
Download the recipient list.
Use the Mail Merge Wizard to merge the letter with the recipient list.
Place an Address Block at the top of the page and a Greeting line above the body of the letter.
Print the document.
/en/word2010/4-free-alternatives-to-microsoft-office/content/
Using Mail Merge In Word 2022 For Mac
Follow
Applies To: Word for Office 365 for Mac Word 2016 for Mac
When you have bulk mail to send to people on your mailing list, you can use mail merge to create a batch of personalized letters. Each letter that is produced has identical layout, formatting, text, and graphics. Only specific sections of the letter vary and are personalized.
There are three files involved in creating and printing letters using the mail merge process:
Your main document This document contains text and graphics (a logo or image, for example) that are identical for each version of the merged document. The body of the letter is an example of identical content.
Your mailing list This document contains the data that is used to populate information in the letter. Your mailing list has names, for example, and your main document is the letter that will be addressed to the names in your list.
Your merged document This document is a combination of the main document and the mailing list. Mail merge pulls information from the mailing list and puts it in your main document, resulting in a personalized for each person.
Follow the steps below to create and print personalized letters using mail merge.
Step 1: Prepare the main document
Before you begin the mail merge, prepare your letter. If you’re letting people know about an upcoming event, for example, include the name, date, time, and location of the event. It’s those details that would be important to all recipients of your letter.
In Word, type the body of the letter you want to send to everyone.
Step 2: Set up your mailing list
Tips
If you don’t have a mailing list, you can create one during mail merge. Before you start the mail merge process, collect all of your data records, and add them to your data source.
If you want to use your Outlook contacts, make sure Outlook is your default email program. To do this, open Apple Mail, and on the Mail menu, choose Preferences. On the General tab, next to Default email reader, select Microsoft Outlook
You can also use your Apple contacts, make sure Apple mail is your default mail program.
Use FileMake pro database as your datasource for mail merge.
Step 3. Link your mailing list to your main document
On the Mailings tab, choose Select Recipients, and then choose an option.
If you selected Create a New List, follow these steps:
In the Edit List Fields dialog box, Word automatically creates fields for some basic information, such as first name, last name, and address. If you want to add a new field-for example, a message field-add it now, so you can fill it in when you type the entries. Under New field name, type the name of the field you want to add and then choose the plus sign (+).
Tip: To change the order of the fields, select the field you want to move, and then use the up or down arrows to move the field where you want in the list.
When all of the fields are set up the way you want them, choose Create to create the list.
If you selected Use an Existing List, follow these steps:
Browse to the file you want to use and choose Open.
If you selected Choose from Outlook Contacts or Apple Contacts, follow these steps:
Choose Filter Recipients to select the recipients you want to include.
For Outlook contacts, in the Query Options dialog box, next to List mail merge recipients by, select Complete record. In the list of contacts, select the contacts you want to send bulk mail, and then choose OK.
For Apple contacts, in the Query Options dialog box, under Apple Group Contacts, choose the group you want send bulk mail and then choose OK.
For FileMaker Pro Database, choose the database file in the Choose a FileMaker Pro Database to use as a Data Source dialog box and choose Open
Step 4: Add personalized content to your letter
On the Mailings tab, choose Insert Merge Field and select the field you want to add.
Continue adding fields until you’ve added all the information you want on your letter.
Format the fields in the letter so it looks the way you want the rest of your envelopes to look. For example, include a space between First and Last name fields and press Return to start a new line for the Address field.
Tip: To sort your recipient list or remove recipients, on the Mailings tab, choose Filter Recipients, and then choose Sort Records or Filter Records. When you’re done, choose OK.
Step 5: Preview and print the letters
On the Mailings tab, choose Preview Results to see how your letter look. Use the left and right arrows on the Mailings tab, to scroll through each letter.
To make additional formatting changes, choose Preview Results again, which lets you add or remove merge fields.
Step 6: Save your personalized letter
When you save the mail merge document, it stays connected to your mailing list so that you can use it for your next bulk mailing.
To reuse your mail merge document To change addresses in mail merge document
This article was originally published here.
Was this article helpful?
0 out of 0 found this helpful
Sử Dụng Mail Merge Tạo Mail Hàng Loạt Trong Word 2007
Bài này là Bài thứ 7, Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007
Sử dụng mail merge để tạo mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn chúng ta cách tạo thư hàng loạt, được áp dụng trong các trường hợp như viết thư mời tới tất cả các khách hàng của công ty, viết phiếu chi trả lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoăc in bằng khen cho nhiều cá nhân cùng một lúc.
1. Mail Merge căn bản
a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư)
Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn làm việc với ba yếu tố khác nhau:
1 Những tài liệu ban đầu.
2 Người nhận thông tin, chẳng hạn như tên và địa chỉ của người mà bạn muốn kết hợp với các tài liệu chính.
3 Các tài liệu đã hoàn thành, bao gồm các thông tin trong tài liệu chính cộng thêm mỗi thông tin riêng của từng người nhận.
Sự hiểu biết những yếu tố này sẽ giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như mong đợi.
b. Tài liệu chính?
Là những tài liệu có chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.
1 Nội dung là giống hệt nhau ở mỗi bản sao, ví dụ nội dung chính của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh loại văn bản này một lần, không cần biết bạn sẽ in bao nhiêu lá như.
2 Danh sách người nhận bao gồm tên, địa chỉ hoặc có thể thêm nhiều thông tin khác như tên công ty, chức vụ.
c. Thông tin người nhận
Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng người nhận khác nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.
Thông tin người nhận có thể bao gồm: Địa chỉ trên bao thư, Tên trên câu chào trong thư, Tiền lương của từng nhân viên, v.v…
Thông tin người nhận phải được đặt trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là khái niệm cơ bản bao trùm trong Mail Merge. Ví dụ một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Các nguồn dữ liệu khác là một bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu Access, thậm chí là một tài liệu văn bản.
d. Bộ tài liệu khi hoàn tất
Tập hợp các tài liệu đã hoàn thành trong một thư có nội dung giống nhau mà bạn dự kiến đem in hoặc gửi bằng thư điện tử. Khi đã hoàn tất việc trộn thư bạn sẽ có:
Một tập hợp tài liệu hoàn chỉnh riêng biệt mà bạn có thể in (như thư, bì thư…) hoặc gửi qua mạng (như email).
Nội dung chính được giữ nguyên trong tất cả các tài liệu, chỉ có thông tin người dùng sẽ thay đổi trong từng tài liệu.
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận
a. Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge
Các cột và hàng trong một danh sách người nhận và khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính kết hợp cùng nhau để thực hiện việc trộn thư.
Bạn biết những gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm hiểu làm thế nào để thiết lập tài liệu chính của bạn và kết nối nó với danh sách người nhận.
b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận
Các cột đại diện cho một loại thông tin người nhận; mỗi hàng là một bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng người nhận. Một danh sách người nhận có thể được thực hiện bằng bất kỳ chương trình nào, nhưng thông tin danh sách người nhận phải có cột và hàng.
Bạn có thể tạo nó bằng cách sử dụng nhiều chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.
2 Mỗi hàng trong một danh sách đại diện cho một thông tin đầy đủ của người nhận. Lưu ý rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ phải đầy đủ.
Từ các tài liệu chính, bạn kết nối vào danh sách thông tin người nhận và sau đó bạn có thể thêm bất kỳ cột nào vào một vị trí trong tài liệu chính đó.
Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho mỗi người mà nó có chứa các thông tin từ các mục ở trong một hàng của danh sách người nhận.
c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu
Trong nhiều trường hợp, danh sách người nhận mà bạn muốn sử dụng đã tồn tại sẵn. Ví dụ:
Thông tin Khách hàng với tên, địa chỉ, và nhiều hơn nữa.
Các sản phẩm hay dịch vụ mà công ty bạn cung cấp.
Thông tin về nhân viên của bạn.
Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu chính trong Mail Merge. Nhưng đừng lo nếu bạn chưa có một danh sách. Mail merge có một bước cho bạn có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.
Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các dữ liệu trong danh sách người nhận vào bất kỳ lúc nào bằng cách mở hộp thoại Mail Merge Recipients trong khi trộn thư hoặc bằng cách mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.
d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge
Sau khi bạn kết nối với những danh sách người nhận, bạn có thể chỉ định các thông tin mà bạn muốn có trong thư hợp nhất bằng cách sử dụng các trường ( fields).
Một trường là một tập hợp lệnh điều khiển tự động chèn thông tin vào tài liệu. Một không chính thức, có thể coi trường là một vị trí định sẵn (place holder).
e. Tìm hiểu Merge field
Merge fields thực ra được tạo bởi các fields khác. Ví dụ, trong field Địa chỉ Block là một sự kết hợp của tên, tên họ , địa chỉ đường phố, thành phố, và mã bưu điện.
“Tiêu Đề” “Họ Tên”
“Địa Chỉ Tên Đường”
“Thành Phố”, “Bang” “Mã Quốc Gia”
Bạn cũng có thể kiểm soát cách nhìn thể hiện của thông tin người nhận trong các tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng các trường (fields).
f. Thực hiện mail merge
Một phong bì đã được ghi địa chỉ người nhận bằng cách sử dụng Mail Merge Wizard.
Trong phần này bạn sẽ học những cách khác nhau để tạo Mail Merge.
Sau đó, bạn sẽ có một cơ hội để thực hành trộn thư (mail merge) của riêng bạn bằng cách sử dụng danh sách người nhận mà bạn đã xem trong các phần trước.
g. Mail Merge Wizard
Để thực hiện trộn thư, chọn
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và bạn cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.
Để thực hiện merge mail cần phải qua 6 bước, bạn làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous.
Trong Bước 1, trình Wizard sẽ mở ra với một câu hỏi bạn muốn loại tài liệu nào để thực hiện mail merge như Letters (thư), E-mail messages (email), Envelopes (bao thư), Lebels (nhãn mác) hay Directory (Thư mục).
h. Cách tạo tài liệu chính
Bước thứ hai bắt đầu thiết lập tài liệu khởi đầu. Bạn có thể sử dụng tài liệu đang mở, thay đổi cách trình bày của tài liệu hoặc chọn tài liệu khác.
Chọnnếu bạn có một phong bì lưu trước đó mà bạn muốn sử dụng mail merge, nhưng màn hình của bạn hiện đang mở một mở tài liệu trống, chọn tùy chọn này là nơi để thay thế các tài liệu trống đó cho phong bì của bạn. Chọn Use the current document có nghĩa bạn bắt đầu với một tài liệu trống.
i. Kết nối đến danh sách người nhận
Bước 3: Bạn chọn danh sách người nhận có sẵn hoặc bạn có thể tạo một danh sách mới. Trong bước này, bạn kết nối với những danh sách thông tin người nhận mà bạn muốn trộn vào vào các tài liệu của bạn. Bạn có ba lựa chọn:
Chọnnếu bạn đã có một danh sách người nhận có chứa những thông tin bạn muốn trộn thư, hãy chọn đường dẫn cho file danh sách này.
Chọnnếu bạn đã có danh sách liên lạc trong Outlook. Sau đó chọn Choose Contacts Folder để xác định vị trí file.
Chọnnếu bạn chưa có danh sách người nhận. Danh sách mới được lưu như là một cơ sở dữ liệu Access với kiểu file là (.MDB) trong thư mục My Data Sources, nơi mà tài liệu của bạn cũng như thư mục được lưu vào đó. Và bạn cũng có thể tái sử dụng lại cho những lần trộn thư sau này.
Cách tốt nhất là bạn nên lưu các file danh sách là trong My Data Sources hoặc trong thư mục My Documents để thuận tiện cho mail merge. Tuy nhiên, bạn cũng có thể kết nối với bất kỳ danh sách thông tin người nhận nào từ vị trí trên máy tính của bạn hoặc từ máy chủ.
j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn
Bạn có thể chọn, phân loại, lọc danh sách và thông mà bạn muốn trong tài liệu. Sau khi kết nối với danh sách người nhận, chọn danh sách những người bạn muốn gửi thư.
Bạn hãy làm tất cả trong hộp thoại Mail Merge Recipients, hộp thoại này sẽ tự động mở ra sau khi bạn kết nối hoặc tạo ra danh sách mới.
1 Tất cả những người nhận đều có một dấu chọn gần bên tên của họ, bạn có thể xóa dấu chọn này cho từng người.
k. Sắp xếp tài liệu chính
Trong bước 4 bạn sắp xếp lại tài liệu có nghĩa là đặt nội dung vào tài liệu, nó bao gồm:
Thông tin còn lại trong mỗi copy đã merge.
Vị trí định sẵn – Placeholders (fields) cho thông tin người nhận trong mỗi bản sao đã được trộn.
l. Xem lại mail merge
Bước thứ 5: Bạn có thể xem lại kết quả thực hiện trước khi hoàn tất việc trộn thư. Trong bước này bạn vẫn có quyền thay đổi bằng cách thêm hay bớt các trường (field), hạn chế người nhận hay điều chỉnh lại thông tin. Sau khi bạn thêm tất cả nội dung và field trong tài liệu, bạn có thể xem lại tài liệu được trộn sẽ trông như thế nào. Trong bước 5 này bạn sẽ có một số chọn lựa:
m. Hoàn tất việc merge
Hoặc bạn có thể lưu trữ tài liệu và sẽ in ấn sau. Nếu bạn muốn giữa lại những thay đổi bạn đã thực hiện với bao thư cụ thể nào đó, hãy chắc chắn rằng mình đã lưu trữ tài liệu này. File này sẽ được lưu độc lập với tài liệu chính.
n. Mail merges sử dụng Ribbon
Các lệnh trong Tab Mailings luôn sẵn sàng khi bạn thực hiện các bước trong trình wizard
Ribbon cũng là một cách hữu ích để tạo một Mail Merge và quá trình xử lý rất giống với các bước trong trình Wizard. Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, bạn sẽ có thể truy cập vào nhiều tính năng hơn, chẳng hạn như tự động kiểm tra tìm lỗi trước khi bạn hoàn tất việc hòa trộn. Ngoài ra còn có những yếu tố nâng cao, chẳng hạn như sử dụng các trường để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu.
Những lệnh bạn dùng trên Tab Mailings trong bốn nhóm sau:
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.
Cập nhật thông tin chi tiết về Mail Merge In Word 2003 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!