Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Advanced Filter Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Trong Excel, khi bạn đã tạo xong một bảng dữ liệu nhưng khi in ra thì chỉ muốn in theo một điều kiện nhất định mà không phải in toàn bộ cả bảng. Khi đó bạn cần sử dụng chức năng Advance Filter của Excel để lọc dữ liệu ra trước khi in. Bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng chức năng Advance Filter lọc dữ liệu trên bảng tính.
Khi thao tác trên bảng tính Excel, thao tác lọc dữ liệu theo điều kiện rất quan trọng và không thể thiếu. Ở bài viết trước chúng ta đã được tìm hiểu cách Lọc dữ liệu trùng nhau trong bảng tính thì ở bài viết này các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm sử dụng chức năng Advanced Filter trong Excel.
Trước tiên để dùng chức năng Advance Filter thì bảng dữ liệu của bạn phải theo các yêu cầu sau:
1. Chừa ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.2. Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề bảng dữ liệu.3. Không merge bất cứ ô nào của bảng dữ liệu.
Khi sử dụng Advance Filter thì bạn sẽ phải dùng tới một bảng phụ làm điều kiện so sánh để lọc dữ liệu từ bảng dữ liệu chính của các bạn. Và yêu cầu của bảng phụ này phải dùng tiêu đề của cột dữ liệu bạn cần lọc từ bảng chính làm tiêu chí lọc, cho nên bạn phải copy tiêu đề cột dữ liệu bạn cần lọc trong bảng chính và dán vào dòng tiêu đề điều kiện cần lọc trong bảng phụ. Và Advance Filter chỉ có thể lọc 1 lần 2 điều kiện cho 1 cột dữ liệu. Các bạn có thể theo dõi ví dụ dưới để nắm bắt trực quan hơn về chức năng Advance Filter.
Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau:
Đầu tiên bạn cần phải tạo một bảng phụ dùng để lọc dữ liệu.
Bước 1: Đặt trỏ chuột vào ô bảng dữ liệu chính. Vào Data → Advance
– Filter the list, in-place: lọc dữ liệu và cho ra kết quả ở chính bảng lọc. Các dữ liệu không phù hợp sẽ bị mất đi.– Copy to another location: lọc dữ liệu và copy chúng trong một khu vực khác.
Chú ý :Ngoài ra các bạn cũng cần biết thêm về các ký tự đặc biệt khi lọc 1. Ký tự *: ví dụ ở cột Name. Bạn muốn lọc tất cả các ký tự có bắt đầu bằng chữ M thì bạn sẽ nhập điều kiện lọc là M*. Tức là lọc chuỗi ký tự bắt đầu bằng chữ M, ký tự * đại diện cho các ký tự còn lại trong chuỗi. 2. Ký tự ?: tương tự như ký tự * nhưng nó chỉ đại diện cho một ký tự duy nhất. Ví dụ bạn lọc M? tức là lọc chuỗi gồm 2 ký tự bắt đầu bằng M. 3. Ký tự ~: để loại bỏ 2 ký tự đặc biệt trên khi lọc dữ liệu. Ví dụ trong bảng dữ liệu của bạn có chuỗi là M*D, khi bạn lọc nếu nhập điều kiện như vậy thì nó sẽ lọc tất cả các chuỗi có bắt đầu bằng M và kết thúc bằng D.
Nguồn: chúng tôi – Sưu tầm từ Tải Miễn Phí
Cách Sử Dụng Advanced Filter Trong Excel 2022
Việc sử dụng Advanced Filter trong Excel thành thạo sẽ giúp bạn không cần phải thực hiện thủ công để tìm kiếm những giá trị phù hợp với điều kiện đặt ra mà tính năng này sẽ dựa vào điều kiện mà bạn thiết lập để lọc dữ liệu qua đó giúp bạn tăng hiệu suất khi làm việc với Excel.
CÁCH SỬ DỤNG ADVANCED FILTER TRONG EXCEL
Để sử dụng Advanced Filter, trước hết bạn cần thực hiện những yêu cầu sau:
– Tiêu đề bảng dữ liệu chỉ sử dụng 1 dòng duy nhất.– Trong bảng dữ liệu cần lọc không gộp bất kỳ ô nào.– Có ít nhất 3 dòng trống trên cùng bảng dữ liệu.
Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới và bạn cần lọc với điều kiện Số tiền nộp lớn hơn hoặc bằng 15000.
Trước hết bạn cần tạo bảng điều kiện để lọc dữ liệu. Bạn chọn tiêu đề Số tiền nộp trong bảng rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để Copy.
Nếu lọc dữ liệu điều kiện OR thì sắp xếp theo chiều dọc. Nếu điều kiện AND thì xếp theo hàng ngang. Như vậy nếu cần lọc 2 điều kiện AND theo cùng 1 tiêu chí thì bạn phải dùng 1 tiêu đề cho 2 ô.
Với duy nhất 1 điều kiện thì bạn chỉ cần nhập điều kiện dưới ô tiêu đề của bảng điều kiện lọc là được.
Bạn nhấn chuột vào bảng dữ liệu chính rồi vào tab Data chọn Advanced.
Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện với các mục tùy chỉnh khác nhau. Trong phần Action có 2 lựa chọn:
– Filter the list, in-place: Lọc và trả về kết quả ở chính bảng dữ liệu lọc.
– Copy to another location: Lọc và trả về kết quả lọc ở vị trí khác do bạn chọn.
Phần List Range chính là vùng dữ liệu bạn muốn lọc. Khi đặt chuột vào bảng chính và chọn chức năng Advanced Filter thì Excel sẽ tự động chọn bảng dữ liệu, bằng cách bao quanh bảng bằng đường nhấp nháy.
Nếu bạn thấy Excel chọn không đúng vùng dữ liệu thì bạn nhấn chuột vào nút nằm trong ô List Range rồi chọn lại vùng dữ liệu là được.
Tiếp tục cũng tại hộp thoại nhỏ này tại phần Criteria range, bạn chọn bảng phụ vừa tạo dùng để lọc dữ liệu.
Tiếp đến là cần tạo kết quả lọc ở một vị trí khác nên bạn sẽ nhấn vào nút Copy to another location, rồi nhấn vào 1 ô trống bất kỳ ngoài vùng dữ liệu. Cuối cùng, bạn nhấn OK để hoàn thành.
Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Hàm Find And Replace Trong Excel
Bạn nhập vào chữ a và bấm nút Find Next thì Excel sẽ tìm đến ô đầu tiên chứa chữ a nếu tìm thấy.
I. Các kiểu giới hạn tìm kiếm hàm find and replace trong Excel
Excel có khả năng phân biệt các ký tự, từ hoặc cả cụm từ trong cell dựa theo định dạng màu sắc của chữ, màu sắc của ô, các kiểu in đậm, in nghiêng hay gạch chân của chúng trong cell đó.
Tuy nhiên, khi bạn muốn giới hạn nhỏ hơn nữa khi có nhiều hơn 1 ô có cùng định dạng nhưng chứa text khác nhau thì ta nhập text cần tìm vào ô Find What để tìm. Lúc này Excel sẽ loại bỏ các ô có cùng định dạng nhưng không chứa text giống như text trong hộp Find What.
2. Giới hạn theo khu vực tìm kiếm
Như hình trên sau khi mở rộng Option tìm kiếm thì ta thấy có các tiêu chí giới hạn sau:
Option: Within: Có 2 tùy chọn là Sheet và Workbook. Khi bạn chọn Sheet thì Excel chỉ tìm kiếm trong khu vực của Sheet hiện hành, ngược lại nó sẽ tìm kiếm trên toàn file nếu bạn chọn Workbook. Option: Search: nhằm giới hạn tìm kiếm theo hàng (By Row) hoặc theo cột (Column).
Ngoài ra ta có thêm 2 tùy chọn nhỏ nữa là:
Match case: cho phép tìm kiếm ký tự chính xác theo kiểu định dạng viết hoa hay viết thường. Match entire cell contents: tìm kiếm chính xác tất cả nội dung trong cell.
II. Chức năng Replace
Để thực hiện chức năng Replace ta chỉ cần bấm vào nút để gọi thêm box để thiết lập giá trị cần thay thế cho kết quả tìm được ở chức năng Find trong excel như hình bên dưới.
Sau khi thiết lập chức năng Find, ta có thể thực hiện tìm kiếm (Find hoặc Find All) trước rồi bấm nút Replace để tiến hành thay thế. Hoặc chúng ta có thể bấm nút Replace hoặc Replace All luôn. Chức năng Replace trong excel là dùng để thay thế text trực tiếp trong ô, còn Hàm Substitute hoặc Hàm Replace mà chúng ta đã học trước đây cũng dùng để thay thế nhưng trả về kết quả ở ô khác (ô chứa công thức được thiết lập).
Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Find Và Replace Trong Excel
1. Cách tìm kiếm trong bảng tính Excel
Trước hết, bạn hãy mở bảng số liệu Excel cần làm việc. Tại tab Home trên thanh Ribbon, chúng ta nhấn chọn chuột trái vào mục Find & Select. Rồi tiếp tục chọn Find hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F.
Ngay sau đó xuất hiện giao diện hộp thoại Find và Replace trong Excel. Tại đây, bạn sẽ nhập từ hoặc số liệu cần tìm kiếm vào ô Find What. Chẳng hạn, tôi muốn tìm vị trí của con số 45.
Bước tiếp theo này, chúng ta sẽ có hai lựa chọn để thực hiện.
Thao tác này nghĩa là tôi sẽ tìm lần lượt từng số liệu, từ mà yêu cầu và kết quả sẽ hiển thị lần lượt vị trí của con số 45.
Vị trí đầu tiên của con số 45 sẽ ở cột B4 trong bảng số liệu và được đóng khung.
Nếu chúng ta nhấn tiếp tục vào Find next, sẽ ra vị trí tiếp theo của con số 45 ở cột C6 như trong hình, cũng được đóng khung để dễ nhận biết.
Bạn tiếp tục thực hiện theo thao tác trên để tìm những giá trị còn lại trong bảng tính.
Thao tác này thì sẽ tổng hợp toàn bộ các vị trí mà từ, số liệu chúng ta muốn tìm và thống kê ngay bên dưới để bạn được biết.
2. Cách thay thế trong bảng tính Excel
Chúng ta cũng mở file Excel làm việc. Trong tab Home, bạn nhấn chọn mục Find & Select nhưng chọn Replace, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
Xuất hiện hộp thoại Find and Replace. Bạn nhập từ cần thay thế vào ô Find what và gõ từ thay thế vào ô Replace with.
Việc thay thế từ, số liệu trong Excel cũng gồm 2 lựa chọn khác nhau.
Nếu người dùng có nhu cầu thay thế lần lượt từng vị trí với các con số khác nhau thì nhấp chọn mục này.
Theo như trong hình, tôi chọn Replace để thay thế lần lượt 2 vị trí số 45 trong bảng tại B4 và C6. Tại vị trí B4 đã thay 45 sang 30.
Bạn tiếp tục thực hiện theo tác trên để thay lần lượt các số và ký tự khác.
Nếu chúng ta có nhu cầu thay thế tất cả 1 giá trị số, ký tự bằng 1 số hoặc ký tự khác thì nhấn chọn mục này.
Tại đây, tôi sẽ thay số 45 bằng con số 30 ở tất cả vị trí trong bảng dữ liệu và nhấn Replace All.
Go To Special – Find và Replace trong Excel
Lưu ý: Formulas, Comments, Conditional formatting, Constants and Data Validation là các phím tắt. Chúng có thể được tìm thấy dưới “Go To Special”.
Lưu ý: bạn có thể tìm kiếm các cell có công thức trả về kết quả là số, chuỗi ký tự/văn bản, Logic (TRUE và FALSE) và lỗi. Hộp thoại kiểm tra cũng có sẵn nếu bạn chọn Constants.
Excel sẽ chọn tất cả các cell có công thức.
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Advanced Filter Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!