Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Ngày Tháng Trong Excel # Top 6 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Ngày Tháng Trong Excel # Top 6 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Ngày Tháng Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:

Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?

Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu trên Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu?

Làm thế nào để lập được các báo cáo trên Excel?

Báo cáo thế nào là đẹp, khoa học?

Bài 3: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

Dữ liệu dạng ngày tháng trong Excel rất dễ bị nhập sai. Một số lỗi thường gặp với dữ liệu dạng ngày tháng bị sai như sau:

Không quy ước về cách hiển thị dữ liệu thời gian, dẫn tới việc không phân biệt được là nhập Ngày trước hay Tháng trước.

Nhập sai số tháng (lớn hơn 12) dẫn tới Excel không xác định được giá trị thời gian này.

Nhập dữ liệu thời gian dưới dạng Text dẫn tới Excel hiểu là dữ liệu Text chứ không phải 1 giá trị thời gian.

1. Phát hiện lỗi dữ liệu thời gian với bộ lọc tự động trong Excel (công cụ AutoFilter)

AutoFilter là bộ lọc tự động trong Excel. Ngoài chức năng giúp chúng ta lọc tìm 1 nội dung trong bảng dữ liệu, nó còn giúp cho chúng ta phát hiện các lỗi về dữ liệu trong bảng tính. Cụ thể ở đây chúng ta sẽ xem AutoFilter phát hiện lỗi dữ liệu thời gian như thế nào.

2. Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu trong AutoFilter

Với dữ liệu thời gian (dạng ngày/tháng/năm hoặc dạng giờ/phút) sẽ được tự động sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:

Thứ tự: giảm dần về thời gian

Chỉ những dữ liệu chuẩn định dạng thời gian mới được tự động sắp xếp. Những dữ liệu không đúng chuẩn sẽ không được sắp xếp.

3. Cách xử lý, sửa lỗi dữ liệu

Bước 1: Thống nhất về quy tắc hiển thị dữ liệu thời gian trong máy tính

Đây là yêu cầu bắt buộc mỗi khi chúng ta sử dụng excel trên 1 máy tính mới, bởi thông thường máy tính hiển thị theo quy ước Tháng trước-Ngày sau. Quy ước này ngược với quy ước thông thường mà chúng ta hay sử dụng là Ngày trước-Tháng sau.

Để thiết lập nội dung này, chúng ta thực hiện như sau:

Bấm chọn mục Additional Settings…

Mục Short Date chọn quy ước là dd/mm/yyyy

Trong đó:

dd là đại diện cho Ngày. Nếu ngày <10 thì sẽ có số 0 ở trước

mm là đại diện cho Tháng. Nếu tháng <10 thì sẽ có số 0 ở trước

yyyy là đại diện cho Năm. Ở đây chúng ta nên dùng 4 chữ y để thể hiện đủ 4 số của Năm

Dấu ngăn cách thường sử dụng là dấu / hoặc dấu –

Bước 2: Định dạng cho toàn bộ trường dữ liệu thời gian

Sau khi đã thiết lập quy ước hiển thị thời gian, chúng ta sẽ tiến hành định dạng cho toàn bộ trường dữ liệu thời gian trong bảng.

Cụ thể ở đây là cột C.

Chọn toàn bộ cột C

Format Cells cho cột C dạng Date hoặc trong mục Custome chọn dd/mm/yyyy

Bước 4: Kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗi đã được sửa chưa.

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành kỹ thuật phát hiện lỗi dữ liệu về thời gian trong Excel bằng công cụ AutoFilter và cách sửa lỗi dữ liệu thời gian. Các bạn lưu ý thực hiện đúng trình tự xử lý để đảm bảo thống nhất được về quy ước thiết lập giá trị thời gian mặc định trong máy tính, cách hiển thị dữ liệu thời gian trong Excel. Khi đó việc sửa lỗi sẽ dễ hơn và đảm bảo chính xác.

Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong Excel

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn ” Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.

Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Số Trong Excel Nhanh Chóng

Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:

Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?

Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu trên Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu?

Làm thế nào để lập được các báo cáo trên Excel?

Báo cáo thế nào là đẹp, khoa học?

Bài 4: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong Excel

Việc sai dữ liệu dạng số có ảnh hưởng rất lớn trong quá trình tính toán và lập báo cáo. Bởi kết quả của báo cáo phụ thuộc rất lớn vào nội dung này. Lỗi về dữ liệu dạng số có thể kể tới như:

Sai về định dạng dữ liệu: có phần thập phân hay không, dữ liệu là % hay dạng số thông thường, có lẫn lộn giữa dữ liệu dạng ngày tháng (date) vào trong dữ liệu dạng số không (vì dữ liệu dạng ngày tháng về bản chất cũng là dạng số)

Sai về thao tác nhập dữ liệu: Trong quá trình nhập có lẫn 1 ký tự text vào chung với ký tự số, dẫn tới Excel sẽ coi đó là dữ liệu Text thay vì dạng Number

1. Phát hiện lỗi dữ liệu dạng số với bộ lọc tự động trong Excel (công cụ AutoFilter)

Về cách mở công cụ AutoFilter thì mình đã hướng dẫn ở trong bài học trước, mời các bạn xem lại bài:

Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

2. Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số trong AutoFilter

Với dữ liệu dạng số sẽ được tự động sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:

Tăng dần từ nhỏ tới lớn (nếu có số âm thì sẽ tính cả từ phần số âm trở đi chứ không phải bắt đầu từ số 0)

Nếu có chứa ký tự không phải dạng số thì sẽ nằm ở cuối danh sách lọc tự động này.

3. Nguyên tắc dữ liệu dạng Number có thể tính toán được

Ngoài cách sử dụng AutoFilter để phát hiện dữ liệu lỗi, chúng ta có thể dựa trên 1 nguyên tắc nữa để phát hiện dữ liệu lỗi:

Dữ liệu dạng Number có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được; còn dữ liệu dạng Text thì không.

Theo nguyên tắc này chúng ta có thể kiểm tra xem dữ liệu nghi ngờ là sai có thể thực hiện các phép toán cơ bản không. Nếu ra lỗi #VALUE! thì không phải dữ liệu dạng Number.

4. Cách xử lý, sửa lỗi dữ liệu

Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệu

Chọn toàn bộ cột dữ liệu có chứa dữ liệu dạng số(ví dụ ở đây là cột E)

Decimal places: số sau dấu phẩy là mấy chữ số

Use 1000 separator : Sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn

Tương tự dạng Number có thể sử dụng các dạng Accounting hoặc Currency (nếu không sử dụng ký hiệu loại tiền tệ thì chọn None)

Bước này giúp chúng ta thống nhất về cách hiển thị dữ liệu, định dạng dữ liệu khi nhập vào để tránh việc quy ước hiển thị dữ liệu không đồng nhất trong cùng 1 cột.

Bước 2: Lọc những lỗi ký tự để sửa (cách thứ 1)

Căn cứ vào giá trị lớn nhất trong dãy số đã được sắp xếp tự động trong Auto Filter:

Phần phía trước số đó: Là những số đã được định dạng đúng

Phần phía sau số đó: Là những số có lỗi

Sau khi lọc những số có lỗi thì thực hiện nhập lại các số đó

Bước 3: Sử dụng hàm Value để sửa (cách thứ 2)

Ngoài việc sửa trực tiếp vào bảng, có thể tạo cột phụ và sử dụng hàm VALUE trong cột phụ đó để chuyển giá trị trong bảng về đúng dữ liệu dạng số.

Trình tự thực hiện:

Trước khi sửa lỗi cần copy dữ liệu gốc ra 1 Sheet mới và xử lý trên nội dung copy ở Sheet mới để đảm bảo không bị mất dữ liệu.

Bước 5: Kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗi đã được sửa thành công chưa

Để cho chắc chắn chúng ta nên có thao tác kiểm tra lại dữ liệu để tránh việc sửa bị sót, thiếu.

Nên lưu trữ 1 bản copy dữ liệu gốc để tránh việc làm mất dữ liệu trong quá trình xử lý.

Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng Text trong Excel

Ngoài ra chúng tôi xin giới thiệu với các bạn ” Chương trình Tuyệt đỉnh Excel, trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.

Tài liệu kèm theo bài viết

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

Cách Sửa Lỗi Ngày Tháng Của Dữ Liệu Được Trích Xuất Từ Phần Mềm Ra Excel Chi Tiết Nhất

Khi trích xuất dữ liệu từ các phần mềm khác (ví dụ như phần mềm chấm công) ra excel, chúng ta thường gặp phải 1 vấn đề đó là dữ liệu ngày tháng, thời gian thường bị lỗi, không thể sử dụng để tính toán ngay. Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sửa lỗi ngày tháng của dữ liệu được trích xuất từ phần mềm ra excel.

Đặc điểm dữ liệu thời gian trích xuất từ phần mềm

Trong file ví dụ chúng ta có bảng dữ liệu được trích xuất từ phần mềm chấm công như sau:

Trong đó các cột Date và InTime là dữ liệu dạng Ngày và Giờ. Tuy nhiên những dữ liệu này lại không dùng để tính toán ngay được vì nó không phải dữ liệu đúng chuẩn dạng thời gian mà Excel quy định.

Chúng ta có thể kiểm tra bằng cách sử dụng hàm IsNumber cho cột B và C như sau:

Như vậy về bản chất dữ liệu trong ô B2 là Text chứ không phải Number. Do đó không dùng trong tính toán được.

Cách sửa lỗi định dạng thời gian

Hàm VALUE giúp chuyển dữ liệu từ dạng Text về dạng Number. Về bản chất, dữ liệu thời gian trong Excel là dạng Number.

Cách làm như sau:

Bước 1: Tại cột E (cột phụ), chúng ta dùng hàm VALUE, đối tượng của hàm VALUE là giá trị trong cột B

Ví dụ: E2=VALUE(B2)

Kết quả của đoạn text 1/Jun/2018 khi chuyển sang Number có giá trị là 43252

Bước 2: Copy kết quả của hàm Value, dán trở lại vào cột B

Bước 3: Định dạng dữ liệu bằng Format cells

Chúng ta sẽ định dạng lại dữ liệu trong cột B để đưa về đúng định dạng dd/mm/yyyy bằng cách:

Chọn vùng dữ liệu trong cột B

Mở Format Cells (phím tắt Ctrl + 1)

Trong thẻ Number chọn Custome, trong mục Type nhập dd/mm/yyyy

Như vậy kết quả thu được sẽ là dữ liệu dạng thời gian có dạng ngày/tháng/năm đúng tiêu chuẩn của Excel.

Cách 2: Dùng công cụ TextToColumn

TextToColumn là một công cụ khá hữu ích trong Excel. Ngoài việc tách dữ liệu ra nhiều cột thì nó còn có tác dụng chuyển đổi dữ liệu về đúng định dạng tiêu chuẩn trong Excel. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần chuyển đổi, trong thẻ Data chọn TextToColumn

Bước 2: Trong cửa sổ TextToColumn (step 1 of 3) bấm Next để sang Step 2 of 3

Bước 3: Bấm Next một lần nữa để sang Step 3 of 3

Tại bước này, chúng ta bấm chọn mục Date và chọn tương ứng cách hiển thị thời gian theo dạng DMY (D là ngày, M là tháng, Y là năm)

Sau đó bấm Finish để hoàn thành.

Cả 2 cách đều áp dụng được cho dữ liệu Ngày, Giờ

Cách dùng hàm VALUE sẽ tuân thủ theo thiết lập ngày tháng mặc định trong Region của máy tính (Control pannel/ Region/ Date-Time)

Cách dùng TextToColumn cho phép tự do lựa chọn cách hiển thị Tháng trước Ngày sau hay Ngày trước tháng sau một cách linh hoạt hơn. Kết quả trả về ngay tại vị trí ban đầu, không cần copy/paste như cách dùng hàm VALUE

Tìm hiểu thêm các nội dung tương tự:

Hướng dẫn chuyển kiểu định dạng dữ liệu từ số (Number) sang chữ (Text) trong Excel Hướng dẫn cách chuyển từ ngày tháng (Date) về định dạng số (Number) hoặc chữ (Text) trong Excel Sử dụng hàm VALUE và các tùy chọn khác để chuyển đổi định dạng của số từ text sang number

Tài liệu kèm theo bài viết

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Xử Lý Lỗi #N/A Trong Bảng Tính Excel

1/ Lỗi #n/a là gì?

Bạn chắc hẳn gặp khá thường xuyên khi nhập công thức và kết quả cho ra lỗi này hoặc có thể là một số các lỗi khác. Nhưng nghĩa của từng lỗi lại là khác nhau. Như lỗi n/a lỗi này là lỗi có tên viết tắt tiếng anh là Not Available có nghĩa khi kết quả của công thức cho ra lỗi này thì có thể là trong công thức của bạn thiết lập có thể chứa một nội dung nào không tồn tại có sẵn. Lỗi #n/a thường xảy ra xuất hiện khi bạn áp dụng với một số đối tượng không tồn tại khi sử dụng hàm tìm kiếm hay tham chiếu như Vlookup, Match,…

2/ Cách xử lý lỗi #n/a

Bạn nên biết rằng lỗi này xuất hiện không phải là bạn đã nhập sai một công thức nào đó mà lỗi cho bạn biết rằng không thể tìm thấy đối tượng cần tìm, đối tượng đó có thể là không tồn tại. Vậy nên cách để xử lý được lỗi này mỗi khi bạn gặp phải là bạn cần giải thích biện luận cho những công thức không thấy đối tượng hoặc có thể là đưa về rỗng khi không tìm thấy đối tượng.

Xử lý lỗi #n/a trong Excel (1)

– Kiểm tra sự tồn tại của lookup_value, kết quả hiện ra là không tồn tại thay vì là xuất hiện lỗi #n/a bạn sử dụng công thức để hiển thị ra Không tồn tại tại ô F9:

Xử lý lỗi #n/a trong Excel (2)

– Đối với một số trường hợp đặc biệt bạn không hay để ý đến là lỗi định dạng dữ liệu không giống nhau. Ví dụ như định dạng ngày tháng năm ở một vị trí là dạng text nhưng cũng giống hệt như vậy, vị trí khác lại là dạng date vậy nên khi thực hiện công thức áp dụng cho value đó bạn chỉ nhận kết quả báo về lỗi #n/a:

Xử lý lỗi #n/a trong Excel (3)

Vậy nên việc của bạn làm cần cho việc xử lý lại lỗi này là bạn cần định dạng lại dữ liệu cho thống nhất một dạng và trong một số trường hợp bạn cần xem các ký tự đã đầy đủ chưa…

Nếu bạn đang gặp khóa khăn vì chưa thành thạo Excel công sở hay không biết cách phân tích, xử lý định dạng cũng như số liệu làm việc trong Excel thì hãy tham khảo khóa học ” Chinh phục Excel công sở” của giảng viên Nguyễn Thành Đông trên UNICA.

Khóa học “Chinh phục Excel công sở”

Đến với khóa học, bạn sẽ biết cách xử ký, tổng hợp, quản lý cũng như phân tích số liệu, biết cách thực hành cách lệnh và nắm bắt được những hàm lỗi cùng nhiều thủ thuật , tiện ích khác khác giúp cho công việc văn phòng trên Microsoft Excel và học Excel cơ bản trở nên sinh động và hấp dẫn hơn.

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Ngày Tháng Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!