Xu Hướng 4/2023 # Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Số Trong Excel Nhanh Chóng # Top 9 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 4/2023 # Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Số Trong Excel Nhanh Chóng # Top 9 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Số Trong Excel Nhanh Chóng được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:

Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?

Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu trên Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu?

Làm thế nào để lập được các báo cáo trên Excel?

Báo cáo thế nào là đẹp, khoa học?

Bài 4: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong Excel

Việc sai dữ liệu dạng số có ảnh hưởng rất lớn trong quá trình tính toán và lập báo cáo. Bởi kết quả của báo cáo phụ thuộc rất lớn vào nội dung này. Lỗi về dữ liệu dạng số có thể kể tới như:

Sai về định dạng dữ liệu: có phần thập phân hay không, dữ liệu là % hay dạng số thông thường, có lẫn lộn giữa dữ liệu dạng ngày tháng (date) vào trong dữ liệu dạng số không (vì dữ liệu dạng ngày tháng về bản chất cũng là dạng số)

Sai về thao tác nhập dữ liệu: Trong quá trình nhập có lẫn 1 ký tự text vào chung với ký tự số, dẫn tới Excel sẽ coi đó là dữ liệu Text thay vì dạng Number

1. Phát hiện lỗi dữ liệu dạng số với bộ lọc tự động trong Excel (công cụ AutoFilter)

Về cách mở công cụ AutoFilter thì mình đã hướng dẫn ở trong bài học trước, mời các bạn xem lại bài:

Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

2. Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu dạng số trong AutoFilter

Với dữ liệu dạng số sẽ được tự động sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:

Tăng dần từ nhỏ tới lớn (nếu có số âm thì sẽ tính cả từ phần số âm trở đi chứ không phải bắt đầu từ số 0)

Nếu có chứa ký tự không phải dạng số thì sẽ nằm ở cuối danh sách lọc tự động này.

3. Nguyên tắc dữ liệu dạng Number có thể tính toán được

Ngoài cách sử dụng AutoFilter để phát hiện dữ liệu lỗi, chúng ta có thể dựa trên 1 nguyên tắc nữa để phát hiện dữ liệu lỗi:

Dữ liệu dạng Number có thể tính toán (cộng, trừ, nhân, chia) được; còn dữ liệu dạng Text thì không.

Theo nguyên tắc này chúng ta có thể kiểm tra xem dữ liệu nghi ngờ là sai có thể thực hiện các phép toán cơ bản không. Nếu ra lỗi #VALUE! thì không phải dữ liệu dạng Number.

4. Cách xử lý, sửa lỗi dữ liệu

Bước 1: Thống nhất về định dạng dữ liệu

Chọn toàn bộ cột dữ liệu có chứa dữ liệu dạng số(ví dụ ở đây là cột E)

Decimal places: số sau dấu phẩy là mấy chữ số

Use 1000 separator : Sử dụng dấu ngăn cách hàng nghìn

Tương tự dạng Number có thể sử dụng các dạng Accounting hoặc Currency (nếu không sử dụng ký hiệu loại tiền tệ thì chọn None)

Bước này giúp chúng ta thống nhất về cách hiển thị dữ liệu, định dạng dữ liệu khi nhập vào để tránh việc quy ước hiển thị dữ liệu không đồng nhất trong cùng 1 cột.

Bước 2: Lọc những lỗi ký tự để sửa (cách thứ 1)

Căn cứ vào giá trị lớn nhất trong dãy số đã được sắp xếp tự động trong Auto Filter:

Phần phía trước số đó: Là những số đã được định dạng đúng

Phần phía sau số đó: Là những số có lỗi

Sau khi lọc những số có lỗi thì thực hiện nhập lại các số đó

Bước 3: Sử dụng hàm Value để sửa (cách thứ 2)

Ngoài việc sửa trực tiếp vào bảng, có thể tạo cột phụ và sử dụng hàm VALUE trong cột phụ đó để chuyển giá trị trong bảng về đúng dữ liệu dạng số.

Trình tự thực hiện:

Trước khi sửa lỗi cần copy dữ liệu gốc ra 1 Sheet mới và xử lý trên nội dung copy ở Sheet mới để đảm bảo không bị mất dữ liệu.

Bước 5: Kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗi đã được sửa thành công chưa

Để cho chắc chắn chúng ta nên có thao tác kiểm tra lại dữ liệu để tránh việc sửa bị sót, thiếu.

Nên lưu trữ 1 bản copy dữ liệu gốc để tránh việc làm mất dữ liệu trong quá trình xử lý.

Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng Text trong Excel

Ngoài ra chúng tôi xin giới thiệu với các bạn ” Chương trình Tuyệt đỉnh Excel, trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.

Tài liệu kèm theo bài viết

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Ngày Tháng Trong Excel

Mục đích của chúng ta khi học Excel đó là có thể tổ chức dữ liệu tốt, từ đó lập được các báo cáo theo yêu cầu công việc. Thế nhưng chúng ta cũng gặp phải vô vàn những thắc mắc như:

Tổ chức dữ liệu như thế nào là tốt?

Làm thế nào để kiểm tra dữ liệu trên Excel để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu?

Làm thế nào để lập được các báo cáo trên Excel?

Báo cáo thế nào là đẹp, khoa học?

Bài 3: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

Dữ liệu dạng ngày tháng trong Excel rất dễ bị nhập sai. Một số lỗi thường gặp với dữ liệu dạng ngày tháng bị sai như sau:

Không quy ước về cách hiển thị dữ liệu thời gian, dẫn tới việc không phân biệt được là nhập Ngày trước hay Tháng trước.

Nhập sai số tháng (lớn hơn 12) dẫn tới Excel không xác định được giá trị thời gian này.

Nhập dữ liệu thời gian dưới dạng Text dẫn tới Excel hiểu là dữ liệu Text chứ không phải 1 giá trị thời gian.

1. Phát hiện lỗi dữ liệu thời gian với bộ lọc tự động trong Excel (công cụ AutoFilter)

AutoFilter là bộ lọc tự động trong Excel. Ngoài chức năng giúp chúng ta lọc tìm 1 nội dung trong bảng dữ liệu, nó còn giúp cho chúng ta phát hiện các lỗi về dữ liệu trong bảng tính. Cụ thể ở đây chúng ta sẽ xem AutoFilter phát hiện lỗi dữ liệu thời gian như thế nào.

2. Nguyên tắc sắp xếp dữ liệu trong AutoFilter

Với dữ liệu thời gian (dạng ngày/tháng/năm hoặc dạng giờ/phút) sẽ được tự động sắp xếp trong cửa sổ dữ liệu lọc của AutoFilter theo quy tắc:

Thứ tự: giảm dần về thời gian

Chỉ những dữ liệu chuẩn định dạng thời gian mới được tự động sắp xếp. Những dữ liệu không đúng chuẩn sẽ không được sắp xếp.

3. Cách xử lý, sửa lỗi dữ liệu

Bước 1: Thống nhất về quy tắc hiển thị dữ liệu thời gian trong máy tính

Đây là yêu cầu bắt buộc mỗi khi chúng ta sử dụng excel trên 1 máy tính mới, bởi thông thường máy tính hiển thị theo quy ước Tháng trước-Ngày sau. Quy ước này ngược với quy ước thông thường mà chúng ta hay sử dụng là Ngày trước-Tháng sau.

Để thiết lập nội dung này, chúng ta thực hiện như sau:

Bấm chọn mục Additional Settings…

Mục Short Date chọn quy ước là dd/mm/yyyy

Trong đó:

dd là đại diện cho Ngày. Nếu ngày <10 thì sẽ có số 0 ở trước

mm là đại diện cho Tháng. Nếu tháng <10 thì sẽ có số 0 ở trước

yyyy là đại diện cho Năm. Ở đây chúng ta nên dùng 4 chữ y để thể hiện đủ 4 số của Năm

Dấu ngăn cách thường sử dụng là dấu / hoặc dấu –

Bước 2: Định dạng cho toàn bộ trường dữ liệu thời gian

Sau khi đã thiết lập quy ước hiển thị thời gian, chúng ta sẽ tiến hành định dạng cho toàn bộ trường dữ liệu thời gian trong bảng.

Cụ thể ở đây là cột C.

Chọn toàn bộ cột C

Format Cells cho cột C dạng Date hoặc trong mục Custome chọn dd/mm/yyyy

Bước 4: Kiểm tra lại nội dung xem những dữ liệu lỗi đã được sửa chưa.

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành kỹ thuật phát hiện lỗi dữ liệu về thời gian trong Excel bằng công cụ AutoFilter và cách sửa lỗi dữ liệu thời gian. Các bạn lưu ý thực hiện đúng trình tự xử lý để đảm bảo thống nhất được về quy ước thiết lập giá trị thời gian mặc định trong máy tính, cách hiển thị dữ liệu thời gian trong Excel. Khi đó việc sửa lỗi sẽ dễ hơn và đảm bảo chính xác.

Bài tiếp theo: Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số (Number) trong Excel

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu với các bạn ” Khóa học Excel từ cơ bản tới nâng cao dành cho người đi làm “. Đây là 1 khóa học rất đầy đủ kiến thức và bổ trợ rất tuyệt vời cho bạn trong việc làm quen với Excel, sử dụng các công cụ, các hàm trong Excel để đáp ứng yêu cầu công việc tổ chức, quản lý dữ liệu và lập báo cáo trên Excel.

Cách Xử Lý Dữ Liệu Với Merge Cells Trong Excel

Merge Cells, hay còn gọi là gộp ô, nghĩa là các ô sẽ được gộp lại (phối lại) với nhau. Và khi áp dụng Merge Cells, thì chỉ có ô đầu tiên có chứa giá trị, nội dung các ô còn lại sẽ bị xóa giá trị.

+ Bỏ gộp ô: Bạn chọn ô đã gộp, sau đó chọn Merge Cells, thì lúc này các ô sẽ tự động tách riêng ra nhau.

NHỮNG SAI LẦM KHI DÙNG MERGE CELLS

TẠI SAO HÀM TRẢ VỀ KẾT QUẢ KHÔNG ĐÚNG?

CÁCH DÙNG MERGE CELLS NHƯNG VẪN GIỮ NGUYÊN GIÁ TRỊ CÁC Ô.

HƯỚNG DẪN GỘP Ô VẪN GIỮ NGUYÊN GIÁ TRỊ CỦA Ô:

Bước 1: Chọn số ô tương ứng để merge ở bên ngoài, ví dụ mình chọn 2 ô B13:C13, mình đã tô vàng cho các bạn dễ nhìn.

Bước 2: Chọn Merge Cells cho 2 ô đó.

Bước 3: Ta chọn Format Painter.

Bước 4: Chọn ô đầu tiên cần Merge, lúc này ta chọn ô B4.

Bước 5: Bạn cần chọn Format Cells, để định dạng lại giá trị trong ô (nếu cần). Kết quả ta có như bên dưới.

HƯỚNG DẪN TỰ ĐỘNG CO GIÃN ĐỘ RỘNG CỦA Ô KHI DÙNG MERGE CELLS:

Bước 1: Ta chọn 1 ô bên ngoài vùng in, bạn nên chọn qua chế độ Page Break View, kéo vùng in phù hợp khổ giấy. Và thiết lập công thức bên ngoài vùng in đó.

Bước 2: Tại ô I5, nhập công thức =ô chứa nội dung, ở đây ta có: =A5. Sau khi Enter ta thấy ô có nội dung y hệt ô đã merge cells bên cạnh: A5:G5.

CÁCH XỬ LÝ DỮ LIỆU VỚI MERGE CELLS

Trong ví dụ của mình đang theo chiều ngang, vậy thì nếu theo chiều dọc thì công thức của bạn sẽ thế nào?

Câu hỏi đặt ra, bây giờ chúng ta từ bỏ Merge Cells cho cột A, và thay vì lập cột phụ D, ta xử lý dữ liệu cột A được không? Câu trả lời là được, chúng ta qua phần 6.

CÁCH ĐIỀN DỮ LIỆU VÀO CÁC Ô TRỐNG SAU KHI BỎ GỘP Ô (UN-MERGE CELLS)

Theo các bạn, chúng ta sẽ xử lý cột A ở phần 5 như thế nào? Có nhiều cách.

Bước 1: Chọn các ô cần bỏ Merge Cells (A3:A6).

Bước 2: Chọn Un-Merge Cells

Bước 4: Ta chọn tiếp Special… (phím tắt đi tới Special, ta có thể nhấn F5, thay vì phải làm từ bước 3).

Bước 5: Ta chọn [x] Blanks, và chọn OK.

Bước 6: Ta nhập vào công thức: =A3, kết thúc với phím CTRL+ENTER.

Bước 7: Lúc này bạn sẽ thấy các ô trống đều được điền công thức vào.

Bước 8: Nhiệm vụ cuối cùng, là sao chép toàn bộ kết quả vùng A3:A6, rồi dán lại chính nó với Paste Value như đã làm với cách 1, vậy là xong!

Hướng Dẫn Cách Bỏ Số 0 Trong Excel Nhanh Chóng

Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết cách bỏ số 0 trong Excel nhanh chóng và đơn giản.

CÁCH GIỮ SỐ 0 ĐẦU DÒNG – FOMAT CELLS

Khi bạn muốn giữ số 0 đầu dòng trong Excel, bạn phải định dạng ô tính dưới dạng Text trước khi bạn gõ dữ liệu

Bước 1: Bạn thực hiện chọn những ô tính muốn gõ dữ liệu chứa số 0 ở đầu dòng, sau đó tiếp tục nhấp phải để chọn Format Cells từ danh sách tùy chọn.

Bước 2: Tại hộp thoại Format Cells, bạn nhấp vào thẻ Number, rồi chọn Text từ bảng Category. Nhấn OK để đóng hộp thoại.

Chú ý. Tuy nhiên, phương pháp này lại không thể thực hiện được nếu bạn định dạng ô tính sau khi đã gõ số.

XÓA SỐ 0 ĐẦU DÒNG 

Để có thể xóa số 0 ở đầu dòng, bạn sẽ có 3 lựa chọn sau :

Định dạng ô tính dạng number

Sử dụng công thức

Chạy VBA 

Sử dụng Convert to Number

Cụ thể các lựa chọn sẽ thực hiện như sau:

ĐỊNH DẠNG Ô TÍNH DẠNG NUMBER

Thực hiện chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn định dạng số để không hiển thị số 0 ở đầu dòng, tiếp tục nhấp phải chọn Format Cells để mở hộp thoại Format Cells, sau đó chọn Number từ bảng Category, rồi nhấn OK.

Chú ý. Phương pháp này sẽ không thể thực hiện được nếu bạn định dạng ô tính sau khi gõ số.

SỬ DỤNG CÔNG THỨC

Thực hiện chọn một ô trống kế bên vùng dữ liệu mà bạn nhập số chứa số 0 đầu dòng, sau đó dùng hàm Value, công thức =VALUE(A1) (A1 là ô tính chứa số 0 đầu dòng) vào ô này. Tiếp tục nhấn nút Enter, như vậy số hiển thị trong ô không chứa số 0 đầu dòng nữa.

PHƯƠNG PHÁP 3: CHẠY VBA

Bước 1: Nhấn Alt + F11 để hiển thị cửa sổ.

Sub DeleteZero()

Dim Rng As Range

Dim WorkRng As Range

On Error Resume Next

xTitleId = "KutoolsforExcel"

Set WorkRng = Application.Selection

Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)

WorkRng.NumberFormat = "General"

WorkRng.Value = WorkRng.Value

End Sub

Bước 3: Nhấn vào nút Run và một cửa sổ hiện ra, tiến hành chọn vùng dữ liệu có chứa số 0 đầu dòng.

Bước 4: Nhấp OK và như vậy là số 0 đầu dòng đã được xóa.

SỬ DỤNG CONVERT TO NUMBER

Đánh giá bài viết

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Xử Lý Lỗi Dữ Liệu Dạng Số Trong Excel Nhanh Chóng trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!