Xu Hướng 12/2021 # Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word Chuẩn Nhất 2003 2007 2010 2013 2021 # Top View

Xem 2,178

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word Chuẩn Nhất 2003 2007 2010 2013 2021 được cập nhật mới nhất ngày 02/12/2021 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 2,178 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • Text Effects In Word 2003 And Word 2007
  • Căn Lề Trong Word: Cách Căn Chỉnh Lề Trong Word 2007, 2010, 2013, 2021
  • Hướng Dẫn Căn Lề Trong Word 2003, 2010, 2013, 2021 Đơn Giản
  • Căn Lề Chuẩn, Chuyển Đổi Đơn Vị Inches Sang Centimeters Trong Word
  • Chi Tiết Cách Căn Lề Trong Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2021…
  • Mail Merge hay còn gọi là Trộn thư là 1 tính năng không thể thiếu trong word, các phiên bản word từ 2007 đều có 1 tab riêng cho tính năng này đủ thấy tầm quan trọng của nó. Thực tế trong công việc cũng khá nhiều trường hợp phải sử dụng tính năng trộn thư này để tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới…

    Nếu khi môn tin học văn phòng hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng thì tính năng này cũng luôn có và cũng thường xuất hiện trong các bài thi. Dù mail merge không quá khó nhưng nếu mới làm quen thì cũng sẽ có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn trường vào từ file data thường là file excel.

    1. Mail merge là gì?

    Mail merge dịch sang tiếng Việt có nghĩa đơn giản là trộn thư là 1 tính năng nâng cao trong word, giúp bạn tạo ra những mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn… với những danh sách dữ liệu có sẵn.

    2. Tại sao phải mail merge?

    Ví dụ khi 1 trường hợp muốn tạo ra các giấy mời họp phụ huynh cho học sinh. Nếu trước kia chưa có word và máy tính thì chúng ta sẽ thường in những mẫu thư sẵn, sau đó dùng bút để điền từng trường, tên học sinh, tên phụ huynh, lớp,… rất tốn thời gian và công sức. Hoặc kể cả nếu có word rồi mà bạn không dùng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trong giấy mời thì thời gian cũng không ít mà chưa chắc đã đầy đủ.

    Thay vì thế bạn chỉ cần tạo 1 mẫu thư mời, sau đó mail merge để word tự tạo ra giấy mời cho bạn từng người bạn chỉ cần in ra mà không cần chỉnh sửa thêm thông tin gì.

    3. Hướng dẫn cách sử dụng Mail merge để trộn thư

    Ví dụ dễ hiểu ở đây mình có 1 mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số điện thoại, năm sinh

    tron-thu-trong-word.jpg

    Với dữ liệu có sẵn bên file excel gồm danh sách trường như sau. Cột giới tính thay vì để nam và nữ thì mình để luôn là ông và bà để chèn luôn vào phần thư mời

    tron-thu-trong-word-du-lieu-excel.jpg

    mail-merge.jpg

    Chúng ta sẽ có 5 lựa chọn

    • Letters: Thư, thư mời
    • Email messenger: tin nhắn email
    • Envelopes: Bìa thư, phong bì
    • Labels: Nhãn, nhãn vở

    mail-merge-trong-word.jpg

    Tiếp tục chúng ta sẽ có 3 lựa chọn

    • Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại
    • Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu
    • Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

    Chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời và đang mở lên rồi nên sẽ chọn option 1 và nhấn Next

    cach-mail-merge-trong-word.jpg

    Bước này chúng ta sẽ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file word theo từng row. Chúng ta cũng có 3 lựa chọn

    • Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn
    • Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook
    • Type a new list: Tạo ra danh sách mới

    Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Options 1 và nhấn vào Browse để tìm tới file danh sách và mở lên vì dụ mình ở 1 file vfo.vn.xlsx

    mail-merge-lay-du-lieu-tu-excel.jpg

    Trong file excel có thể có nhiều sheet, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu, ví dụ của mình ở đây là sheet DanhSachKhachMoi

    tron-thu-trong-excel-chon-truong-du-lieu.jpg

    Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn

    • Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp
    • Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài
    • Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi
    • Validate adress: Xác nhận địa chỉ

    thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết

    mail-merge-recipient.jpg

    Ví dụ ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1975

    tron-thu-co-dieu-kien.jpg

    Lưu ý thêm 1 phần nữa là khi tạo file danh sách trong excel các bạn cần tạo dữ liệu ngay từ dòng 1, không để trống các dòng ở trên và dưới của dữ liệu, ví dụ file của mình mình có để trống dữ liệu ở dưới nên mặc định nó sẽ tạo thêm mấy trường nữa. Phải xóa đi để tránh việc trộn thư xong nó sẽ ra một số thư mời trống.

    mail-merge-trong-word-va-excel.jpg

    OK sau đó tiếp tục nhấn Next. Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý

    chen-du-lieu-mail-merge.jpg

    Ví dụ ở đây mình muốn mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình sẽ chèn trường giới tính sau đó cách ra chèn 1 trường họ tên, tương tự trường địa chỉ thì lấy ở fields địa chỉ. Ố điện thoại chèn trường số điện thoại, Năm sinh lấy từ trường năm sinh

    tron-thu-chen-cac-truong.jpg

    Sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Nhấn Next để word bắt đầu trộn thư, thực ra tới bước nhấn Next này mới gọi chính là là hành động Mail Merge

    tron-thu-word.jpg

    kiem-tra-ket-qua-tron-thu.jpg

    Sau khi kiểm tra nếu ổn rồi thì bạn nhấn Next tiếp

    finish-mail-merge.jpg

    Và chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn

    • Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra
    • Edit inpidual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân

    Chúng ta nên chọn Option thứ 2

    luu-thu-tron-trong-word.jpg

    Chọn All để tạo 1 file word gồm tất cả các thư

    chon-tron-thu-trong-word.jpg

    Và kết quả mình có file word chứa danh sách tất cả các thư của các khách mời

    danh-sach-thu-trong-trong-word.jpg

    luu-file-tron-thu.jpg

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Chữ Kiểu Thư Pháp Trên Word Đẹp Mắt
  • Ký Hiệu So Sánh ❤️️dấu Lớn, Nhỏ Hơn, Bé Bằng Tương Đương
  • Khắc Phục Lỗi Con Trỏ Chuột Biến Thành Khối Màu Đen 100% Thành Công
  • Làm Cách Nào Để Di Chuyển Nhóm Dấu Cộng
  • Xóa Bỏ Dấu Gạch Chân Màu Đỏ Và Màu Xanh Trong Word
  • Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Trộn Thư Trong Word Chuẩn Nhất 2003 2007 2010 2013 2021 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Guest-posts
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100