Xu Hướng 2/2024 # Hướng Dẫn Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel Nhanh Chóng # Top 8 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel Nhanh Chóng được cập nhật mới nhất tháng 2 năm 2024 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

– Việc list ra danh sách họ và tên của các thành viên trong lớp, của các thầy cô giáo trong trường, của các nhân viên trong công ty,… một cách rõ ràng và cụ thể bằng việc phải tách họ riêng, tên riêng quả thực không hề khó khi bạn xem được cách làm theo đây.

– Bạn sẽ không phải ngồi nhập thủ công tách riêng họ và tên ra được, việc này là rất lâu, chúng tôi hướng dẫn bạn theo cách dễ hiểu nhất dựa trên tính năng tìm kiếm thay đổi vị trí của excel cách làm này rất được ưa chuộng và còn được sử dụng với những hầu hết với các trường hợp.

Dễ hiểu và dễ hình dung, các bạn theo dõi ví dụ sau đâu:

Ví dụ: Cho bảng tính với danh sách họ và tên của một tổ chức:

1. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

Tiếp theo copy và paste vùng cột họ tên theo cách thủ công bằng việc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V dán vào 2 cột họ và cột tên.

2. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

1. Tách họ riêng

– Thực hiện với cột tách họ, chọn vùng cột C bỏ trừ C4, nhấp Ctrl + H trên màn hình xuất hiện hộp thoại Find and Replace, ở dòng nhập dữ liệu Find what nhập dấu cách và * nhấp vào Replace all, xuất hiện thông báo của excel nhấp OK.

3. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

2. Tách tên riêng

Làm tương tự với cột tên, nhưng thay vì nhập dấu cách và * của phần Find what thì ta nhập * và dấu cách.

4. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

Hoàn thành việc tách họ và tên ra riêng.

3. Tách họ tên lót riêng

– Tách họ tên lót không thể dùng theo cách của 2 cột họ và tên, việc tách ở cột này ta phải dùng đến công thức của hàm tách tên lót LEFT:

=LEFT(B5,LEN(B5)-LEN(D5)-1. Công thức trên sử dụng cho việc tách họ tên lót của B5 và các hàm sau tương tự như vậy.

5. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

Được kết quả và dữ liệu như mong muốn:

6. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

4. Tách tên đệm riêng

Trong nhiều trường hợp công việc, yêu cầu lại phải tách tên đệm ra riêng, áp dụng công thức của hàm:

7. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

Tách được riêng tên đệm, kết quả khi nhập công thức hàm được trong bảng sau:

8. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng

Hướng Dẫn Cách Tách Họ Tên Trong Excel Ra Khỏi Cột Họ Và Tên

4.3

/

5

(

91

bình chọn

)

Trong bảng tính Excel nhiều khi người soạn thường để Họ và Tên chung 1 cột nhưng khi làm việc thì bạn lại cần tách họ tên ra thành cột họ tên đệm và tên. Vậy làm thế nào để tách họ tên ra khỏi cột họ và tên trong Excel.

Trong bài này, Nguyễn Hùng xin hướng dẫn bạn cách tách họ tên trong Excel ra khỏi cột họ và tên với 2 cách làm thông qua ví dụ như sau.

Cách 1

Bước 1: Tách “Tên” khỏi cột “Họ và tên”

– Copy toàn bộ cột “Họ và tên” sang cột “Tên” như sau:

– Chọn toàn bộ cột “Tên” (Cột D) sau đó ấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

– Sau khi mở hộp thoại Find and Replace lên tại ô Find what ta nhập vào *_ ( _ là dấu cách) rồi ấn Replace All. Ta sẽ được kết quả như sau:

Bước 2: Tách Họ, tên đệm ra khỏi cột Họ và tên

– Ví dụ tại ô C2 ta nhập hàm: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2))  (Thay ô màu xanh này thành ô “Họ và tên” và ô màu xanh này thành ô “Tên” tương ứng trong file của bạn) ta sẽ được tách được Họ tên đệm như sau:

Như vậy là ta đã tách được Họ tên đệm cho người đầu tiên. Đối với những ô còn lại ta chỉ cần copy công thức bằng cách kéo từ ô C2 xuống là ok.

Cách 2:

Bước 1: Tách Tên ra khỏi cột Họ và tên

– Tại ô D2 cột Tên ta nhập hàm sau: =RIGHT(B2,LEN(B2)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(B2,” “,”@”,LEN(B2)-LEN(SUBSTITUTE(B2,” “,””)))))  (Thay các ô màu xanh này thành ô “Họ và tên” tương ứng trong file của bạn) ta sẽ được kết quả như sau:

– Đối với những ô còn lại trong cột D ta chỉ cần copy công thức bằng cách kéo từ ô D2 xuống là xong.

Bước 2: Ở bước này ta làm như bước 2 trong cách 1. Xem Bước 2 cách 1

Sau khi thực hiện 1 trong 2 cách trên thì ta đã hoàn tất việc tách họ tên trong Excel hoàn thiện như sau:

Lời kết:

– Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel

Trong bảng tính Excel nhiều khi người soạn thường để họ và tên chung 1 cột, tuy nhiên khi chúng ta làm việc thì lại cần tách họ tên ra thành cột họ tên đệm và tên. Và nếu làm thủ công từng hàng một thì sẽ rất mất thời gian nếu như danh sách họ tên của chúng ta dài đến hàng chục hay thậm chí hàng trăm. Vậy làm thế nào để tách họ tên thành hai cột riêng biệt trong Excel?

Như các bạn đã biết, phiên bản Excel 2013 được thiết kế thêm công cụ Flashfill nhằm giúp người sử dụng thuận tiện hơn trong việc tách họ và tên đệm trong khi thao tác. Tuy nhiên, nếu như chúng ta đang sử dụng hệ Excel 2010 hay 2007 và chưa thể cài đặt Excel 2013 thì phải làm như thế nào?

Vì vậy, Chúng tôi xin được giới thiệu tới các bạn cách thực hiện tách họ đệm và tên trong Excel 2010 hay 2007.

Đầu tiên, giả sử ta có bảng excel như sau:

Bước 1: Tách “Tên” khỏi cột “Họ và tên”

Copy toàn bộ cột “Họ và tên” sang cột “Tên” như sau:

Chọn toàn bộ cột “Tên” ( Cột C) sau đó ấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace

Sau khi mở hộp thoại Find and Replace lên tại ô Find what ta nhập vào *_ ( _ là dấu cách ) rồi ấn Replace All. Ta sẽ được kết quả như sau:

Tại cột Họ đệm – cột B

Tại ô C2 ta nhập hàm: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))  (Thay ô màu xanh này thành ô “Họ và tên” và ô màu đỏ này thành ô “Tên” tương ứng trong file của bạn) ta sẽ được họ đệm như sau:

Để việc học thi chứng chỉ MOS của bạn được tiết kiệm thời gian và hiệu quả, bạn có thể đăng kí ngay khóa của chúng tôi để được sự hướng dẫn tận tình và chuyên nghiệp của các giảng viên có kinh nghiệm đã đạt trình độ Master MOS.

Thông tin khóa học 

Fanpage

Hướng Dẫn 3 Cách Tách Họ Và Tên Trong Microsoft Excel

Microsoft Excel cung cấp nhiều chức năng và tính năng hấp dẫn cho phép bạn sắp xếp lại dữ liệu khá dễ dàng. Lấy ví du: Bạn có thể tách Họ và Tên trong Excel để giúp cho việc quản lý dữ liệu được tốt hơn. Hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách tách tên trong Excel.

Ghi chú: Các hướng dẫn trong bài viết này có thể áp dụng cho Microsoft Excel 365, Microsoft Excel 2024, 2024 và 2013. Tuy nhiên, tính năng Flash Fill sẽ không khả dụng trên Microsoft Excel 2013, nhưng có sẵn trên tất cả các phiên bản Excel mới hơn, bắt đầu từ 2024.

Cách tách tên trong Excel bằng cách sử dụng Text to Columns

Bước 1: Mở file Excel có dữ liệu bạn muốn tách.

Bước 2: Chọn dữ liệu bạn muốn tách, trong trường hợp này, chính là cột Họ và tên.

Lưu ý: Nếu như dữ liệu của bạn cũng bao gồm các tiêu đề thì bạn đừng chọn chúng. Vì nếu không, Excel cũng sẽ cố gắng tách dữ liệu trong ô tiêu đề.

Bước 4: Chọn mục Text to Columns trên thanh công cụ.

Ghi chú: Trong file data ví dụ của chúng tôi, các dữ liệu được phân cách bởi “dấu cách”. Do đó, chúng tôi sẽ đánh dấu vào ô Space trong trường hợp này.

Bước 7: Theo mặc định, Excel sẽ ghi đè lên dữ liệu hiện có. Nếu như bạn không muốn các dữ liệu của mình bị ghi đè, bạn cần phải sửa đổi giá trị Destination. Lựa chọn trường Destination và đặt lại thông số, hoặc bạn không chỉnh sửa để như mặc định của hệ thống.

Bước 8: Sau khi bạn đã sửa đổi hoàn tất, hãy nhấn Finish.

Lưu ý: Do chức năng của Text to columns tách riêng từng khoảng trống trong Họ và tên ra, do đó những tên theo kiểu Việt Nam sẽ bị tách ra thành ba cột. Do đó cách tách bằng hàm nên là lựa chọn của bạn.

Cách tách họ và tên trong Excel bằng hàm

Phương pháp này sẽ phức tạp hơn một chút, nhưng nó hoạt động linh hoạt hơn trong việc tách dữ liệu. Bạn cần phải chỉ định chính xác dữ liệu nào bạn muốn trích xuất từ công thức.

Để đạt được kết quả như mong muốn, bạn sẽ sử dụng hàm LEFT, hàm RIGHT và hàm SEARCH.

Lưu ý: Khi sử dụng các công thức, bạn sẽ phải dùng nhiều hàm Excel khác nhau để phân chia Họ và Tên và nó hoàn toàn phụ thuộc vào định dạng của dữ liệu gốc.

Bước 1: Mở file Excel có dữ liệu bạn muốn tách.

Bước 2: Lựa chọn ô mà bạn muốn hiển thị Họ hoặc Tên. Đối với các bước này, tập dữ liệu của chúng tôi được định dạng như “Họ + khoảng trắng + Tên”. Do đó chúng tôi sẽ sử dụng hàm LEFT để lấy Họ và hàm RIGHT để lấy Tên.

Chú ý: Nếu như dữ liệu của bạn ở định dạng khác hoặc sử dụng dấu phân cách khác, thì bạn cần phải điều chỉnh công thức sao cho phù hợp nhất.

Bước 3: Nhập công thức cho Họ và nhấn Enter.

=LEFT(A2,SEARCH(" ",A2)-1) =RIGHT(A2,LEN(A2)-SEARCH(" ",A2))

Phương pháp này có lẽ là đơn giản nhất trong bài viết này, nhưng một điều khá đáng tiếc là nó chỉ khả dụng cho Microsoft Excel 2024 về sau.

Chú ý: Phương pháp này không thể thực hiện trong Microsoft Office 2013 hoặc cũ hơn.

Bước 1: Mở file Excel có chứa dữ liệu bạn muốn tách.

Bước 2: Chọn một ô mà bạn muốn sau đó hãy nhập tay Họ của người đó

Bước 8: Excel sẽ tự động điền Tên của những người còn lại trong dữ liệu của bạn.

Cách Tách Biệt Họ Và Tên Trong Excel

Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có thể bạn đã gặp phải trường hợp có tên trong một ô duy nhất và bạn cần tách tên thành các ô khác nhau. Đây là một vấn đề rất phổ biến trong Excel và bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên Google và tải xuống 100 macro khác nhau được viết bởi nhiều người để làm điều đó cho bạn.

Cách tách biệt họ và tên, sắp xếp thứ tự trong Excel

Tuy nhiên, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập một công thức để bạn có thể tự làm và thực sự hiểu điều gì đang xảy ra. Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn nên tìm hiểu một số hàm nâng cao hơn để có thể làm nhiều điều thú vị hơn với dữ liệu của mình.

Tên riêng biệt trong Excel

Sử dụng một số công thức đơn giản và kết hợp một số công thức với nhau, bạn có thể dễ dàng tách họ, tên và chữ đệm thành các ô riêng biệt trong Excel. Hãy bắt đầu với việc trích xuất phần đầu tiên của tên. Trong trường hợp của tôi, chúng tôi sẽ sử dụng hai chức năng: trái và tìm kiếm. Về mặt logic, đây là những gì chúng ta cần làm:

Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó lấy ra tất cả các chữ cái ở bên trái của vị trí đó.

Đây là một công thức đơn giản để hoàn thành công việc một cách chính xác: = LEFT (NN, SEARCH (“”, NN) – 1) , trong đó NN là ô có tên được lưu trong đó. -1 ở đó để loại bỏ khoảng trắng thừa hoặc dấu phẩy ở cuối chuỗi.

Như bạn thấy, chúng ta bắt đầu với hàm left, hàm này nhận hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ đầu chuỗi. Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi tìm kiếm một khoảng trắng bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép và đặt một khoảng trắng ở giữa. Trong trường hợp thứ hai, chúng tôi đang tìm kiếm dấu phẩy thay vì dấu cách. Vậy kết quả cho 3 kịch bản tôi đã đề cập là gì?

Chúng tôi đã nhận được tên đầu tiên từ hàng 3, họ từ hàng 5 và tên đầu tiên từ hàng 7. Tuyệt vời! Vì vậy, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, bây giờ bạn đã trích xuất tên hoặc họ. Bây giờ cho phần tiếp theo. Đây là những gì chúng ta cần làm một cách hợp lý bây giờ:

– Tìm kiếm văn bản trong ô cho một khoảng trắng hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó trừ vị trí đó ra tổng chiều dài của chuỗi. Đây là công thức trông như thế nào:

= RIGHT (NN, LEN (NN) -SEARCH (“”, NN))

Vì vậy, bây giờ chúng ta sử dụng đúng chức năng. Điều này cũng cần đến hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ cuối chuỗi đi sang trái. Vì vậy, chúng tôi muốn độ dài của chuỗi trừ đi vị trí của khoảng trắng hoặc dấu phẩy. Điều đó sẽ cung cấp cho chúng tôi mọi thứ ở bên phải của dấu cách đầu tiên hoặc dấu phẩy.

Tuyệt vời, bây giờ chúng ta có phần thứ hai của tên! Trong hai trường hợp đầu tiên, bạn đã hoàn thành khá nhiều việc, nhưng nếu có chữ viết tắt ở giữa tên, bạn có thể thấy rằng kết quả vẫn bao gồm họ với chữ viết tắt giữa. Vì vậy, làm thế nào để chúng ta chỉ cần lấy họ và loại bỏ chữ cái đầu? Dễ dàng! Chỉ cần chạy lại cùng một công thức mà chúng ta đã sử dụng để lấy phần thứ hai của tên.

Vì vậy, chúng tôi chỉ đang thực hiện một quyền khác và lần này là áp dụng công thức trên ô họ và tên đệm kết hợp. Nó sẽ tìm khoảng trắng sau ký tự đầu ở giữa và sau đó lấy chiều dài trừ đi vị trí của số ký tự khoảng trắng ở cuối chuỗi.

Vì vậy, bạn có nó! Bây giờ bạn đã tách họ và tên thành các cột riêng biệt bằng cách sử dụng một vài công thức đơn giản trong Excel! Rõ ràng, không phải ai cũng định dạng văn bản của mình theo cách này, nhưng bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nó cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Văn bản thành cột

Ngoài ra còn có một cách dễ dàng khác để bạn có thể tách văn bản kết hợp thành các cột riêng biệt trong Excel. Đó là một tính năng được gọi là Text to Columns và nó hoạt động rất tốt. Nó cũng hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có một cột có nhiều hơn hai phần dữ liệu.

Ví dụ: bên dưới tôi có một số dữ liệu trong đó một hàng có 4 phần dữ liệu và hàng còn lại có 5 phần dữ liệu. Tôi muốn chia nó thành 4 cột và 5 cột tương ứng. Như bạn có thể thấy, cố gắng sử dụng các công thức trên sẽ không thực tế.

Trong Excel, trước tiên hãy chọn cột bạn muốn tách. Sau đó, hãy tiếp tục và nhấp vào tab Data và sau đó nhấp vào Text to Columns .

Thao tác này sẽ hiển thị trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột. Trong bước 1, bạn chọn trường được phân cách hoặc chiều rộng cố định. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Delimited .

Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ chọn dấu phân cách. Bạn có thể chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc nhập một tùy chỉnh vào.

Cuối cùng, bạn chọn định dạng dữ liệu cho cột. Thông thường, General sẽ hoạt động tốt đối với hầu hết các loại dữ liệu. Nếu bạn có một cái gì đó cụ thể như ngày tháng, thì hãy chọn định dạng đó.

Nhấp vào Hoàn tất và xem cách dữ liệu của bạn được phân tách thành các cột một cách kỳ diệu. Như bạn có thể thấy, một hàng biến thành năm cột và hàng kia thành bốn cột. Tính năng Text to Columns rất mạnh mẽ và có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.

Nếu bạn đang gặp sự cố khi tách các tên không theo định dạng tôi có ở trên, hãy đăng nhận xét kèm theo dữ liệu của bạn và tôi sẽ cố gắng trợ giúp. Thưởng thức!

Các bài viết mới Các tin cũ hơn

Cách Tách Họ Tên Trong Excel

CÁCH 1: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG FIND & REPLACE

Bước 1: Đầu tiên muốn tách họ tên thì các bạn cần tạo thêm hai cột đó là cột Họ & Đệm và cột thứ hai là cột Tên. Tiếp theo các bạn sao chép dữ liệu trong cột Họ và Tên sang cột Tên.

Bước 2: Thực hiện tách tên trong cột Tên.

Xuất hiện hộp thoại Find & Replace, trong thẻ Replace các bạn nhập “* “ (dấu sao và dấu cách) trong ô Find what, ô Relace with bỏ qua không nhập. Sau đó nhấn chọn Replace All để tách tên.

Trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm các bạn nhập công thức hàm

Với B5 là ô trong cột Họ và Tên, D5 là ô trong cột Tên.

Sau khi đã tách được Họ & Đệm của ô đầu tiên, các bạn sao chép công thức hàm xuống các ô khác để tách Họ & Đệm của tất cả các tên.

CÁCH 2: TÁCH HỌ TÊN SỬ DỤNG HÀM

Các bạn chọn ô đầu tiên của cột Tên và nhập công thức hàm

=RIGHT(B5;LEN(B5)-FIND(“*”;SUBSTITUTE(B5;” “;”*”;LEN(B5)-LEN(SUBSTITUTE(B5;” “;””)))))

Với B5 là họ và tên đầy đủ trong cột Họ và Tên cần tách tên. Để hiểu hàm tách tên này các bạn cần hiểu được cách sử dụng từng hàm, các bạn có thể tham khảo các bài viết về hàm RIGHT; LEN; FIND; SUBSTITUTE.

Như vậy các bạn đã tách được tên cho dữ liệu đầu tiên.

Các bạn sao chép công thức hàm xuống các ô phía dưới để tách các tên trong dữ liệu còn lại.

Bước 3: Tách họ và đệm sang cột Họ & Đệm.

Các bạn thực hiện tách họ và đệm tương tự như cách 1, đó là nhập hàm =LEFT(B5;LEN(B5)-LEN(D5)) với B5 là họ tên đầy đủ, D5 là tên vừa tách. Như vậy các bạn sẽ tách được họ và đệm.

Sao chép công thức hàm cho các ô còn lại các bạn sẽ được kết quả như sau:

Trong Excel Options các bạn chọn Customize Ribbon ở menu bên trái, đánh dấu tích chọn trong ô vuông trước Developer trong phần Main Tabs và nhấn OK.

Private Function TACH(ten As String, lg As Integer) Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To 1 Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then TACH = Right(Name, Len(Name) - j) Else TACH = Left(Name, j) End If Exit For End If Next End Function

Bước 4: Lưu Module lại bằng cách chọn biểu tượng Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S và đóng cửa sổ Microsoft Visual Basic.

Bước 5: Tách họ và đệm từ họ và tên đầy đủ.

Đầu tiên các bạn cũng tạo hai cột Họ & Đệm và cột Tên, tiếp theo trong ô đầu tiên của cột Họ & Đệm và nhập hàm =TACH(B5;0) với B5 là họ và tên đầy đủ. Nhấn Enter để Module thực hiện hàm tách họ và đệm.

Với các họ và đệm khác các bạn thực hiện sao chép công thức hàm TACH xuống.

Bước 6: Tách tên ra khỏi họ và tên đầy đủ.

Tại ô đầu tiên của cột Tên các bạn nhập hàm =TACH(B5;1) với B5 là họ và tên đầy đủ. Sau đó nhấn Enter, như vậy Module sẽ được chạy và tách tên.

Sao chép công thức hàm TACH xuống các ô còn lại các bạn sẽ được kết quả như sau:

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel Nhanh Chóng trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!