Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Quản Lý Các Slide Trong Powerpoint được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Các chế độ xem Slide trong PPoint
Trong PPoint có nhiều chế độ xem slide khác nhau mà người dùng có thể lựa chọn, trong đó có 4 chế độ chính, mỗi chế độ đều có biểu tượng riêng được hiển thị ở góc dưới màn hình cửa sổ làm việc của PPoint bao gồm:
Normal View: Đây là chế độ xem mặc định khi bạn tạo một bài thuyết trình. Slide được chọn sẽ được hiển thị lớn nhất trên màn hình, nếu muốn chuyển sang slide khác bạn có thể sử dụng bảng điều khiển Slide Navigation ở bên trái màn hình.
Slide Sorter View: Với chế độ này bạn sẽ thấy hình ảnh thu nhỏ của tất cả các slide trong bài thuyết trình. Từ đây có thể sắp xếp lại các slide cho phù hợp bằng cách kéo và thả sang các vị trí khác nhau nếu muốn.
Reading View: Đây là chế độ giúp bạn có thể xem trước bài thuyết trình, ở chế độ này Slide sẽ hiển thị toàn màn hình như kiểu trình chiếu và bạn dùng các nút mũi tên ở góc dưới để di chuyển giữa các slide.
Play Slide show view: Chế độ này sẽ hiển thị các slide dưới dạng bài thuyết trình toàn màn hình, gần giống như Reading view ở trên nhưng ẩn hết các thanh công cụ của PPoint.
Chế độ này giống như khi bạn ấn phím F5. Để điều khiển trình chiếu, ở chế độ này cũng có sẵn các công cụ điều khiển ở góc dưới cùng bên trái màn hình.
Đây là chế độ xem giúp hiển thị văn bản trong các slide dưới dạng Ouline, ẩn hoàn toàn hỉnh ảnh hoặc các đối tượng được nhúng vào trong các slide.
Với chế độ này bạn có thể xem nội dung của nhiều slide cùng một lúc, từ đó có được một cái nhìn tổng quan và chỉnh sửa thích hợp.
Để có thể xem bài thuyết trình ở chế độ này và thay đổi văn bản theo nhu cầu thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ ribbon, truy cập thẻ View rồi bấm nút Outline View.
Bước 2: Khi đó toàn bộ văn bản của các slide sẽ được hiển thị trong bảng điều khiển Slide Navigaion ở bên trái mà không có hình ảnh đi kèm.
Bước 3: Bây giờ chỉ cần kích chọn slide muốn chỉnh sửa để thay đổi nội dung nếu cần.
Để bổ sung thêm những lưu ý quan trọng cho các slide trong bài thuyết trình, bạn có thể sử dụng tính năng ghi chú có sẵn trong PPoint. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Kích chọn slide cần thêm ghi chú, sau đó bấm nút Notes ở dưới màn hình.
Bước 2: Một bảng trống sẽ xuất hiện ở ngay phía dưới của slide đó, bạn di chuột vào thanh ngăn cách khi trỏ chuột hiển thị mũi tên hai chiều thì kích giữ chuột trái và kéo để thay đổi kích thước cửa sổ ghi chú.
Bước 3: Nhấp chuột vào khung trống phía dưới để viết ghi chú.
Trong một bài thuyết trình thường sẽ có nhiều slide khác nhau, để có thể dễ dàng quản lý các slide hơn thì bạn có thể nhóm chúng thành các phần khác nhau được gọi là slide section.
Các phần này có thể thu lại hoặc mở rộng ra trên bảng điều khiển Slide Navigation ở khung bên trái. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Kích chọn slide bạn muốn tạo slide section trong bảng điều khiển Slide Navigation ở khung bên trái.
Bước 3: Khi đó, một phần có tên Untitled Section sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển Slide Navigation.
Bước 5: Trong hộp thoại Rename Section xuất hiện, nhập tên cho section vào khung trống rồi bấm nút Rename.
Bước 6: Lặp lại các bước trên để tạo tiếp những slide section khác.
Sau khi tạo xong các slide section, ở bảng điều khiển Slide Navigation bên trái bạn có thể ấn vào mũi tên bên cạnh các section để mở rộng hay thu các phần slide đó lại.
CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂMHướng dẫn cách thiết kế bản kế hoạch Marketing trên PowerPointNhững điều cần tránh khi sử dụng PowerPointHướng dẫn cách sử dụng hiệu ứng động (animations) trong PowerPoint
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Hướng Dẫn Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Dự Án Trong Excel
Sử dụng MS Excel để lập Biểu đồ Gantt chart và Lập kế hoạch dự án:
Biểu đồ Gantt chart là một cách truyền thống để chuẩn bị và theo dõi kế hoạch dự án. Nó cho thấy các hoạt động ở bên trái và ngay trên đầu trang. Giao lộ của một hoạt động và ô ngày được tô sáng nếu hoạt động đó được thực hiện vào ngày đó. Biểu đồ Gantt chart cũng có thể cung cấp các thông tin tùy chọn
Kế hoạch so với thực tế của dự án
% Hoàn thành các hoạt động.
Tiến độ / tình trạng chung của dự án
Các hoạt động quan trọng để đi tới một biểu đồ Gantt chart
Ví dụ về biểu đồ Grantt chart:
Chuẩn bị biểu đồ Gantt Chart trong Microsoft Excel:
Excel, bản chất lưới của nó cung cấp một cách tuyệt vời để chuẩn bị và quản lý các kế hoạch dự án. Chúng tôi có thể sử dụng các tính năng của Excel như định dạng có điều kiện và công thức để chuẩn bị một biểu đồ gantt chart toàn diện mô tả hầu hết mọi dự án. Vì Excel là một phần mềm rất phổ biến và hầu hết các nhà quản lý đều biết cách sử dụng nó, sử dụng excel để chuẩn bị và duy trì biểu đồ Gantt chart có thể rất hiệu quả và dễ dàng.
Báo cáo dự án và bảng điều khiển quản lý dự án:
Báo cáo là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án. Khi tôi đang dẫn dắt các dự án, tôi thường nhận được những câu hỏi như,
Dự án đang diễn ra như thế nào?
Các vấn đề quan trọng chúng ta nên lo lắng là gì?
Tiến trình của hoạt động x là gì?
Có phải chúng ta đang đi đúng hướng về ngân sách, tài nguyên vv?
Một ví dụ về Project Management Dashboard (bảng điều khiển quản lý dự án):
Làm cách nào để tạo Bảng điều khiển quản lý dự án trong Excel?
Excel lại tỏa sáng như một công cụ hoàn hảo để tạo bảng điều khiển dự án. Do các tính năng mạnh mẽ khác nhau như biểu đồ excel, định dạng có điều kiện, rất dễ dàng để thiết lập và cập nhật báo cáo trạng thái dự án toàn diện trong excel. Tôi đã sử dụng các khái niệm này để xây dựng một số bảng điều khiển quản lý dự án trong excel. Bạn có thể thực hiện theo các liên kết sau:
Timesheets và Công cụ theo dõi quản lý dự án
Một trong những ông chủ của tôi đã từng nói rằng Nếu bạn không thể đo lường, bạn không thể quản lý được. Một người quản lý dự án tốt luôn luôn đứng đầu trong những điều khác nhau đang diễn ra trong một dự án. Và đó là nơi theo dõi đến trong hình ảnh. Vào bất kỳ ngày nào, người quản lý dự án đều phải có mặt tham gia vào các vấn đề trong dự án như:
Rủi ro trong dự án
Hoạt động trong dự án
Thực hiện các mục của các thành viên khác nhau trong nhóm
Bảng chấm công và thanh toán
Ngân sách và tiền bạc
Trình theo dõi sự cố bằng Excel và ví dụ minh họa:
Sử dụng Excel để chuẩn bị bảng tính theo dõi dự án
Excel là lựa chọn tự nhiên để theo dõi các mục dự án khác nhau. Do tính đơn giản và dễ sử dụng, người quản lý dự án có thể dễ dàng tạo một mẫu trong excel để theo dõi một vấn đề gì đó và sau đó chia sẻ mẫu với các thành viên trong nhóm để theo dõi nó.
Biểu đồ quản lý dự án
Chart hoặc Visualizations (trực quan hóa) giúp các nhà quản lý dự án cảm nhận được nơi dự án đang hướng tới. Có nhiều loại biểu đồ mà một PM sẽ sử dụng hàng ngày như:
Burn Down Charts: Mô tả số lượng phạm vi của dự án được hoàn thành.
Resource Loading Chart: Hiển thị mức độ chiếm dụng tài nguyên dự án và giúp PM quyết định nên thêm hay xóa tài nguyên khỏi nhóm.
Project Milestone Chart: Truyền đạt tiến độ tổng thể của dự án theo dòng thời gian và cung cấp cái nhìn vĩ mô về các sự kiện khác nhau trong dự án.
Open and Closed Issues: Rõ ràng cho biết các vấn đề trong dự án đang được giải quyết tốt như thế nào và đưa ra một dấu hiệu của xu hướng.
Budget and Actual Charts: Hiển thị phạm vi dự án, kế hoạch, chi tiêu sẽ được chi ngân sách theo kế hoạch.
Open and Closed Issues và ví dụ Biểu đồ quản lý dự án
Mẫu biểu đồ Excel để quản lý dự án
Công thức MS Excel cho người quản lý dự án
Học một vài công thức excel có thể cải thiện đáng kể năng suất của người quản lý dự án. Hầu hết các câu hỏi hàng ngày của PM đều có thể được trả lời dễ dàng nếu họ biết cách viết một số công thức excel đơn giản như:
VLOOKUP (ví dụ: tiến trình của một hoạt động cụ thể),
SUMIF (ví dụ: Bộ nhớ nhóm bao nhiêu giờ x tuần?),
COUNTIF (ví dụ: Có bao nhiêu vấn đề được mở?),
NETWORKDAYS (ví dụ: Có bao nhiêu ngày làm việc trong tháng này?), v.v.
Mẫu quản lý dự án Excel:
Mặc dù đúng là MS Excel rất dễ sử dụng và học hỏi, nhưng hầu hết các nhà quản lý dự án đều khó có thời gian và luôn tìm cách để tăng năng suất của họ. Đây là nơi sử dụng một bộ các mẫu được xác định trước có thể giúp bạn. Dựa trên hơn 4 năm kinh nghiệm của tôi với các dự án lớn, tôi đã chuẩn bị một bộ mẫu Excel có thể giúp bạn làm việc hiệu quả và hiệu quả trong khi quản lý dự án. Những mẫu này có thể giúp bạn trong:
Lập kế hoạch dự án thông qua biểu đồ Gantt
Theo dõi dự án thông qua Bảng thời gian- Time Sheets hoặc trình tự rủi ro
Quản lý dự án thông qua danh sách để làm báo cáo dự án thông qua Statur Reports, Charts và Dashboards.
In Slide Trong Powerpoint, In 2 Mặt Nhiều Slide Trong Powerpoint
Phần này tập trung vào bước chuẩn bị các bản in của các slide Powerpoint phát cho khán giả cũng như bản in dành riêng cho người thuyết trình có kèm ghi chú trong buổi trình diễn.
Bước này rất đơn giản, bạn chỉ cần xác định bố cục cho các tài liệu phát cho khán giả muốn in (gọi là handout). Nếu muốn hiệu chỉnh layout thì vào Handout Master để hiệu chỉnh trước khi in.
Handout có các lựa chọn như: 2, 3, 4, 6 hoặc 9 slide in trên một trang. Chiều của trang giấy bạn có thể chọn là nằm ngang hoặc dọc. Thông thường, người ta in handout là 2 slide trên một trang giấy khổ A4 với chiều dọc.
Chọn máy in, tại Print Range có các tùy chọn sau:
ƒ All: in toàn bộ bài trình diễn.
ƒ Current Slide: chỉ in slide hiện hành (slide dang chọn trước khi vào lệnh in).
ƒ Selection: chỉ in các slide đang chọn trước khi vào lệnh.
ƒ Custom Show: chỉ in các slide trong custom show mà bạn đã thiết lập
ƒ Slides: in các slide mà bạn nhập vào hộp bên cạnh. Ví dụ để in từ slide 1 đến 6 thì nhập vào 1-5, để in các slide 2, 4, 5, 6, 7, 8 thì nhập vào 2, 4-8.
Nhập số lượng bản in cần thiết vào hộp Number of Copies (mặc định là 1). chọn tùy chọn Collate nếu muốn các bộ in ra lần lượt trọn bộ này rồi đến bộ khác.
Tại hộp Print What, …Nội dung chỉ dành cho thành viên…
ƒColor: In đầy đủ màu sắc, màu sắc các slide in ra (trên máy in màu) sẽ giống với các slide mà bạn chiếu trên máy tính.
ƒGrayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đҽp và rõ ràng nhất.
ƒPure Black and White: Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.
Các tùy chọn hữu ích khác:
ƒ Scale to Fit Paper: Phóng to kích thước các slide (nên dùng)
ƒ Frame Slides: Có thêm khung cho các slide trên handout (nên dùng khi nền slide là màu trắng)
ƒ Print Comments: In các chú thích trên slide
ƒ Print Hidden Slides: In cả các slide đang ẩn
ƒ High Quality: Tối ưu hóa chất lượng bản in
Nếu muốn, bạn có thể nhấn nút Preview để xem trước hình dáng của bản in, sau đó nhấn nútPrint để trở về hộp thoại Print.
Nhấn OK để in handout ra giấy.
Sử dụng Handout Master
Giống như Slide Master, Handout Master giúp bạn điều chỉnh bố cục, định dạng dùng chung của handout. Để vào Handout Master, bạn chọn ngăn View và nhấp Handout Master, cửa sổ Handout Master như hình sau:
Chọn số slide trên mỗi trang in, bạn vào Slides Per Page và chọn số slide trên mỗi trang in
Handout Master có bốn placeholders theo mặc định là: Header, Footer, Date, và Page Number được bố trí ở bốn góc của handout.
ƒ Header: ở góc trên bên trái, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây.
ƒ Footer: ở góc dưới bên trái handout, bạn có thể nhập đoạn văn bản vào đây.
ƒ Date: ở góc trên bên phải, nó sẽ hiện ngày tháng hiện hành nếu được chọn.
Bạn có thể dùng chuột di chuyển và sắp xếp lại các placeholder hoặc xóa chúng đi bằng phím Delete hoặc bỏ chọn các placeholder này trên thanh Ribbon.
Để điều chỉnh hướng trang in cho handout, bạn vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên…
Bạn có thể định dạng kiểu nền, các bộ màu, font chữ và các mẫu (theme) và các hiệu ứng cho handout từ nhóm Edit Theme trên thanh Ribbon. (Các Theme cho handlout ít khi được sử dụng vì trên handout thường không có các đối tượng để áp dụng).
Thêm header và footer vào handout
Thêm tiêu đề đầu và chân slide vào bản in handout, bạn vào …Nội dung chỉ dành cho thành viên… hộp thoại Header and Footer xuất hiện như hình sau:
Chọn Tab Note and Handout (Quan trọng)để thiết lập các header, footer cho Note và bản in Handout. Các header & footer này sẽ xuất hiện trong bản in chứ không phải xuất hiện trong silde.
Date and time: thiết lập thời gian sẽ hiện trên slide hay trên notes and handouts. Nếu chọn Update automatically thì thời gian sẽ là ngày hiện hành cửa máy tính đang dùng và sẽ tự động thay đổi thời gian trong những lần mở sau. Bạn có thể chọn thêm kiểu định dạng theo ngôn ngữ tại hộp Language. Nếu chọn Fixed thì bạn phía tự nhập thời gian vào
Slide number (ngăn Slide) hoặc Page number (ngăn Notes and Handouts): Nếu chọn sẽ hiện số trang trên slide hoặc trên Notes and Handouts.
Footer/ Header: nhập vào đoạn văn bản mà bạn muốn xuất hiện trên các Slide hoặc Notes and Handouts.
Apply: nếu chọn thì chỉ áp dụng các thuộc tính header and footer cho các slide hiện hành (đang chọn).
Apply to All: áp dụng các thuộc tính header and footer cho toàn bộ bài báo cáo.
In các slide Powerpoint có kèm ghi chú dành cho diễn giả
ƒ Di chuyển các placeholder cho slide, cho vùng ghi chú hoặc các header và footer.
ƒ Thay đổi font chữ cho các văn bản.
ƒ Thay đổi kích thước của placeholder.
ƒ Thêm ClipArt hoặc hình ảnh vào.
ƒ Thêm màu, nền dạng kết cấu (textured) hoặc hoa văn (patterned) vào các trang ghi chú.
Sau khi hiệu chỉnh xong thì nhấn nút Close Master View để trở về chế độ soạn thảo Normal.
Thêm và hiệu chỉnh chú thích cho slide
In ấn dàn bài
Khi bài trình diễn có chứa nhiều đoạn văn (nằm trong các placehoder), bạn có thể sẽ in nó dưới dạng dàn bài (outline) cho dễ theo dõi. Các bước in dạng outline như sau:
Chuyển handout / notes pages từ Powerpoint sang Word
Việc chuyển các Handout hoặc Notes Pages sang Word sẽ giúp bạn có thể thêm các định dạng mong muốn khác mà PowerPoint không hỗ trợ trước khi in. Các bước thực hiện việc chuyển
Handout hoặc Notes Pages sang MS Word như sau:
Chọn …Nội dung chỉ dành cho thành viên… hộp thoại sẽ xuất hiện như hình sau:
ƒNếu Paste được chọn, thì các handout hoặc notes pages sẽ độc lập trong tài liệu Word, ngược lại thì bạn chọn Paste link để mỗi khi có sự hiệu chỉnh trên slide thì các hiệu chỉnh này sẽ tự động cập nhật sang tài liệu Word.
ƒNhấp OK, Word sẽ mở lên và các slide sẽ được lần lượt chuyển sang Word.
In slide Powerpoint 2 mặt
Dù là Word, Excel hay Power Point thì bạn cũng chỉ có thể tùy chọn in trên 1 mặt giấy đối với máy in thông thường, do vậy chúng ta sẽ phải lựa chọn in trang theo kiểu chẵn – lẻ, tức là in một mặt gồm tất cả các trang chẵn sau đó lật lại in một mặt gồm tất cả các trang lẻ.
Ví dụ:
Bạn in Handout cho 12 slide Powerpoint, in thành 6 trang, mỗi trang 2 slide trên 1 mặt như vậy ta sẽ có tổng cộng 3 tờ A4:
Trang 1: Slide 1, 2
Trang 2: Slide 3, 4
Trang 3: Slide 5, 6
Trang 4: Slide 7, 8
Trang 5: Slide 9, 10
Trang 6: Slide 11,12
Như vậy bạn in đợt 1 gồm các trang lẻ, bạn in các slide sau: 1,2,5,6,9,10
Sau đó, quan trọng nhất, bỏ lại các tờ giấy này vào…Nội dung chỉ dành cho thành viên… rồi in đợt 2:
Đợt in 2 gồm các trang chẵn, bạn in các slide sau: 3,4,7,8,11,12
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.
Hướng Dẫn Quản Lý Thẻ Page Và Margin Trong Hộp Thoại Page Setup
Ở bài trước về in trang tính và sổ tính, Học Excel Online đã hướng dẫn các bạn các thao tác in ấn. Trong bài viết lần này chúng ta sẽ đi tìm hiểu cách thiết lập một trang in như thế nào cho chuẩn bằng quản lý thẻ Page và Margin.
Đây là chức năng cho phép thay đổi hướng giấy. Có hai hướng đó là Portrait (Chân dung) – hướng giấy đứng dọc; Landscape (Cảnh quan) – hướng giấy nằm ngang. Tùy vào mục đích tổ chức dữ liệu theo hướng ngang hay dọc mà người sử dụng tùy chọn phù hợp.
Trong Scaling người sử dụng sẽ có tùy chọn để điều chỉnh tỷ lệ dữ liệu so với trang giấy. Có thể giữ nguyên kích cỡ in ra khi lựa chọn 100% tại mục Adjust to: … % normal size; gấp đôi với 200%, hoặc làm phao với 10-20%.
Mục Fit to cho phép điều chỉnh số lượng dữ liệu trong trang giấy dựa vào chiều dài và rộng của dữ liệu.
Ví dụ: Ở điều kiện thường, dữ liệu của bạn chiếm 4 trang về chiều ngang và 4 trang về chiều dọc. Khi thay đổi thành Fit to: 1 page(s) wide by 1 tall, dữ liệu sẽ tự co lại 4 lần để về trang giấy; hoặc với lựa chọn 1 page(s) wide by 2 tall, dữ liệu của bạn sẽ co lại 4 lần về chiều ngang và 2 lần về chiều dọc.
Paper size: chứa những mẫu kích cỡ giấy có sẵn được quy ước như: Letter, A3, A4, A5…
Print Quality: chất lượng in, gồm mức 600 dpi và 1200 dpi.
First Page Number: số thứ tự trang đầu tiên được đánh số. Thay đổi điều này có thể biến trang đầu tiên trong quyển sách của bạn thành trang thứ 100 và bỏ qua các trang từ 1-99.
Tại đây bạn sẽ được thấy các thông số bao gồm: Top, Header, Left, Right, Bottom, Footer. Đó là các vị trí tương ứng của dữ liệu trong trang giấy. Bằng việc thay đổi, bạn có thể khiến dữ liệu lùi vào hoặc lùi ra, đi lên hoặc đi xuống, khiến cho việc bố cục một văn bản được khoa học hơn.
Sử dụng chức năng này giúp văn bản có được bố cục dễ nhìn nhất: Căn giữa. Với Horizontally, dữ liệu được căn giữa giấy theo chiều ngang. Với Vertically, dữ liệu theo chiều dọc. Để kiểm tra, bạn có thể nhìn lên tờ giấy mẫu giúp ước lượng được sự thay đổi đã diễn ra như thế nào.
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Quản Lý Các Slide Trong Powerpoint trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!