Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Làm Thế Nào Định Dạng Số Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Trong phần mềm Excel, đôi khi bạn nhập dữ liệu số vào một ô hay sao chép dữ liệu từ một nguồn dữ liệu khác vào ô nhưng Excel không định dạng các số vừa nhập theo như mong đợi của bạn. Ví dụ:
Bạn nhập các số cùng với dấu gạch chéo ” / ” hoặc dấu gạch nối “-“, Excel có thể nghĩ bạn đang nhập ngày và áp dụng định dạng ngày cho các số bạn vừa nhập.
Hoặc bạn đang làm việc với thông tin khách hàng, bạn muốn nhập số điện thoại khách hàng nhưng Excel tự động lại hiểu đó là dữ liệu số và bỏ số 0 trước các số điện thoại bạn vừa nhập.
Bạn có thể ngăn chặn này tự động định dạng số bằng cách áp dụng định dạng số vào các ô.
Để số bạn vừa nhập đại diện cho số tiền bạn có thể sử dụng định dạng tiền tệ Currency. Thực hiện theo các bước sau để định dạng số:
Bước 1: Chọn các ô có chứa các số bạn cần định dạng.
Bước 2: Nhấn CTRL+1. (Hoặc Nhấp chuột phải, chọn Format Cells…)
Bước 3: Trong hộp thoại Format Cell, hãy bấm vào định dạng Currency, rồi điều chỉnh bất kỳ thiết đặt nào nếu cần.
Ví dụ: Hiển thị thêm hoặc bớt số chữ số thập phân hoặc thay đổi cách hiển thị số âm.
Bước 4: Nhấn OK.
Kết quả nhận được như bảng sau:
Tương tự, thay vì định dạng tiền tệ Currency
Bạn có thể sửa các định dạng khác thành định dạng số Number
Bạn có thể định dạng số thành Ngày tháng bằng định dạng Date
Bạn có thể định dạng số thành Thời gian bằng định dạng Time
Những điều cần chú ý khi định dạng số
Nếu Excel hiển thị ##### trong ô mà bạn vừa áp dụng định dạng số, thì có thể là ô này không đủ rộng để hiển thị dữ liệu. Bạn cần tăng độ rộng của cột bằng cách kéo thả đường biên của cột đến khi đạt độ rộng mong muốn. Hoặc bấm đúp vào đường biên bên phải của cột chứa ô có lỗi #####. Làm như vậy cột sẽ tự động đổi cỡ vừa với số liệu trong đó.
Hầu hết khi bạn nhập dữ liệu, các số sẽ hiển thị đúng như ý định của bạn, cho dù bạn gõ chúng hay nhập chúng từ một cơ sở dữ liệu ngoài khác.
Tuy nhiên, đôi khi Excel áp dụng những định dạng số mà bạn không mong muốn. Ví dụ: Bạn muốn nhập một số có chứa dấu gạch chéo ” / ” hoặc gạch ngang ” – “, Excel có thể hiểu đó là ngày và tự động chuyển nó thành định dạng Date. Và bạn không muốn Excel chuyển đổi giá trị đó thành định dạng này, bạn có thể áp dụng định dạng Text cho ô vừa nhập số.
Nếu định dạng số dựng sẵn không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo số tùy định dạng của riêng mình.
Tuy nhiên,mã dùng để tạo định dạng số thoạt nhìn có vẻ khó hiểu. Do đó, tốt nhất khi mới sử dụng, bạn nên dùng một trong các định dạng số đã được dựng sẵn. Sau sử dụng thành thạo, bạn có thể thay đổi bất kỳ phần nào trong các phần mã của định dạng để tạo ra định dạng số tùy chỉnh theo ý của bạn.
Để xem mã định dạng số của một định dạng số được dựng sẵn, hãy nhấn vào Negative numbers. Ví dụ, Để hiển thị số điện thoại, sử dụng mã [<=9999999]###-####;(###) ###-#### khi đó ta được (555) 555-1234.
Cách chuyển từ ngày tháng về định dạng số hoặc chữ trong Excel
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Hướng Dẫn Cách Định Dạng Dữ Liệu Dạng Số Còn Gọi Là Number Trong Excel
Trong trình bày bảng tính, thẩm mỹ là một trong yếu tố ảnh hưởng tới thu hút người xem, một report không có thẩm mỹ sẽ kém hiệu quả hơn một report được trình bày gọn gàng đẹp mắt.
Trong định dạng dữ liệu, Excel sẽ hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng như sau:
1. Định dạng Number còn gọi là định dạng số
2. Định dạng Text còn gọi là định dạng chữ
3. Định dạng Currency còn gọi là định dạng tiền tệ
4. Định dạng Percentage còn gọi là định dạng phần trăm
5. Định dạng Accounting còn gọi là định dạng trong kế toán
6. Định dạng Scientific còn gọi là định dạng số trong khoa học
7. Định dạng Custom còn gọi là định dạng tùy chỉnh do người dùng tự quyết định
Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel
Để định dạng dữ liệu trong Excel, chúng ta sẽ làm từng bước như sau:
Đầu tiên, bạn cần mở hộp thoại Format Cells, để mở Format Cells ta có 4 cách sau:
Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)
Bấm Home sau đó bấm vào vị trí các mũi tên ở đã được khoanh tròn đỏ như trong hình vẽ
Trong hộp thoại Format Cells có 6 thẻ cần quan tâm, lần lượt là:
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu.
Hướng dẫn và giải thích ý nghĩa của các định dạng Number
Định dạng số còn gọi là Number
Tại vùng được doanh đỏ chúng ta có ý nghĩa của các mục như sau:
Sample: Xem trước, cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nào
Decimal places: Hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phảy thập phân, ví dụ trường hợp ở trên là 2 thì nghĩa là sau dấu phảy sẽ có 2 số như 0,22.
Dấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đây
Negative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào
Định dạng tiền tệ và kế toán
Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọnDecimal places: Giống như phía trên chúng ta đã tìm hiểu, hỏi chúng ta cần hiển thị bao nhiêu số sau dấu phảy thập phân, ví dụ trường hợp ở trên là 2 thì nghĩa là sau dấu phảy sẽ có 2 số như 0,22.Symbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng, ví dụ VND hay $
Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
Cho phép bạn thay đổi trạng thái hiển thị từ dạng thập phân sang %
CHỈ 7 GIỜ HỌC BÀI BẢN, TIẾP KIỆM HÀNG CHỤC NGHÌN GIỜ TRA CỨU
Định dạng phân số trong Excel:
Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số ” 1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 10 tỉ, 10 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 1 0,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 1 E+10. Ngoài cách đọc là 10 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 1 nhân 10 mũ 10. Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.
Định dạng đặc biệt – Special:
Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Cách Chuyển Định Dạng Văn Bản Thành Định Dạng Số Trong Excel
Đôi khi chúng ta làm việc với một bảng tính Excel chứa nhiều con số, nhưng lại không thể thực hiện các hàm toán học như cộng, trừ, nhân hoặc chia trên các con số này.
Có một số nguyên nhân gây ra lỗi này nhưng có lẽ phổ biến nhất là các con số này định dạng dưới dạng văn bản thay vì định dạng số nên Excel sẽ không hiểu đây là số để thực hiện các phép tính.
Chuyển định dạng văn bản thành số trong Excel
1) Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi của Excel
Nếu các Cells chứa giá trị hiện thị ký hiệu cảnh báo lỗi ⚠ thì bạn có thể nhấp chuột vào ký hiệu đó và chọn Convert to Number để chuyển về định dạng số.
Định dạng mặc định của tất cả các Cells trong Excel là định dạng General, ở định dạng này Excel sẽ tự động hiểu được Cells chứa giá trị là số hay là văn bản. Tuy vậy, bạn vẫn có thể chọn Cells, cột hay hàng để chuyển các giá trị sang định dạng là số bằng cách chọn định dạng Number hoặc sử dụng định dạng tùy chỉnh để tùy biến cách hiển thị.
Khác với 2 cách trên, cách này bạn sẽ thực hiện lại việc sao chép và dán dữ liệu thông qua công cụ Paste Special:
Đầu tiên, bạn cần Copy Cells hoặc Range muốn chuyển sang số.
Tiếp theo, chọn một vị trí mới và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt +V để mở hộp thoại Paste Special.
Sau đó, chọn Values trong Paste và Add trong Operation.
Chọn OK để thực hiện chuyển đổi.
Text to Columns là công cụ chuyển đổi có sẵn trên Excel và được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau như tách văn bản, chuyển đổi giữa các định dạng khác nhau…
Để thực hiện, bạn cần chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi sau đó chuyển sang Tab Data và chọn công cụ Text to Columns.
Tại cửa sổ Convert Text to Columns Wizard, bạn tích vào Delimited và chọn Next
5) Sử dụng hàm Excel để chuyển sang định dạng số
Cách cách trên chủ yếu thực hiện bằng các công cụ có sẵn trên Excel. Trong nhiều trường hợp bạn cũng có bạn thể sử dụng các hàm để chuyển đổi nhanh và tối ưu hơn.
Mô tả: Hàm VALUE là hàm được dùng để chuyển đổi một chuỗi định dạng văn bản thành một số.
Cú pháp: =VALUE(text)
Trong một số trường hợp, văn bản cần chuyển chứa cả ký tự thì lúc đó các cách trên sẽ không áp dụng được, lúc này bạn cần sử dụng thêm các hàm tách chuỗi như Right, Left, Mid… để thực hiện tách lấy số và sau đó sử dụng hàm VALUE để chuyển về định dạng số.
Đây là một cách khá đơn giản nhưng lại rất hữu ích mà cũng có thể giúp bạn chuyển sang định dạng số. Ví dụ: Để thực hiện chuyển giá trị trong Cells A2 sang định dạng số thì bạn có thể thực hiện phép toán như sau:
Kết luận
Hướng Dẫn Định Dạng Số Theo Tỉ Lệ Phần Trăm Trong Excel
Trong bài viết này, Học Excel nâng cao sẽ hướng dẫn chi tiết cách định dạng phần trăm trong Excel, cách chuyển giá trị cho trước thành phần trăm, và cách thể hiện tỉ lệ phần trăm trong ô trống.
Trong Microsoft Excel, trình bày giá trị theo tỉ lệ phần trăm rất đơn giản. Để áp dụng định dạng phần trăm cho một hoặc nhiều ô, hãy chọn tất cả các ô, sau đó nhấp vào nút Percent Style trong nhóm Number trên tab Home:
Có một cách nhanh hơn là nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + % (Excel sẽ nhắc bạn mỗi khi bạn di chuột qua nút Percent Style).
Tìm hiểu thêm: Khóa học Excel nâng cao
Định dạng giá trị đã có thành tỷ lệ phần trăm:
Khi bạn áp dụng định dạng Percentage cho các ô đã chứa số, Excel nhân những số này với 100 và thêm dấu hiệu phần trăm (%) ở cuối. Tuy nhiên, cách này không phải lúc nào cũng đúng. Ví dụ, nếu bạn có 20 trong ô A1 và bạn định dạng phần trăm, bạn sẽ nhận được kết quả 2000%, chứ không phải 20% như bạn mong đợi.
Cách giải quyết:
Tính số phần trăm trước khi định dạng phần trăm. Ví dụ, nếu số ban đầu của bạn ở cột A, bạn có thể nhập công thức ô B2 = A2 / 100 và sau đó copy cho tất cả các ô khác trong cột B. Sau đó chọn cột B và nhấp Percent Style. Bạn sẽ nhận được một kết quả tương tự sau:
Nếu bạn muốn dùng định dạng phần trăm cho vài số, bạn có thể gõ số dưới dạng thập phân trực tiếp vào ô. Ví dụ, để có 28% trong ô A2, gõ 0,28 và dùng định dạng phần trăm.
Dùng định dạng phần trăm cho ô trống:
Khi bạn nhập số vào ô trống đã được định dạng phần trăm thì:
Bất kỳ số nào bằng hoặc lớn hơn 1 được chuyển đổi sang phần trăm theo mặc định. Ví dụ, 2 được biến thành 2%, 20 thành 20%, 2.1 thành 2,1%.
Những số nhỏ hơn 1 mà không ghi “0” phía trước dấu thập phân được nhân với 100. Ví dụ, nếu bạn gõ .2 vào ô có định dạng phần trăm, bạn sẽ có kết quả 20%. Tuy nhiên, nếu bạn nhập 0.2 trong ô tương tự, 0,2% sẽ xuất hiện.
Nếu bạn gõ 20% (với kí hiệu phần trăm) trực tiếp vào một ô, Excel sẽ hiểu rằng bạn đang nhập vào số phần trăm và tự động định dạng.
Lưu ý quan trọng!
Khi định dạng phần trăm trong Excel, hãy nhớ rằng đó là một cách biểu đạt của giá trị thực được lưu trữ trong ô. Các giá trị cơ bản luôn được lưu trữ dưới dạng số thập phân. Nói cách khác, 20% được lưu trữ như 0.2, 2% được lưu trữ như 0.02, 0.2% là 0,002, vv… Khi thực hiện các phép tính, Excel luôn thực hiện dựa vào giá trị thập phân. Hãy nhớ điều này khi tham chiếu các ô trong công thức của bạn.
Để thấy được giá trị thực đằng sau định dạng phần trăm, kích chuột phải vào ô, bấm Format Cells (hoặc Ctrl + 1) và nhìn vào hộp Sample của phân hệ General trong tab Number.
Hiển thị phần số thập phân:
Khi định dạng phần trăm cho các con số, Excel 2010 và 2013 hiển thị dạng làm tròn không có chữ số thập phân, điều này có thể gây một số nhầm lẫn. Ví dụ, định dạng phần trăm vào một ô trống và gõ 0.2. Bạn thấy gì? Trong Excel 2013, số hiển thị là 0% mặc dù ta biết chắc chắn là 0,2%.
Để xem phần trăm thực tế thay vì bị làm tròn bạn chỉ cần tăng số chữ số thập phân được hiển thị. Để làm điều này, mở Format Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc kích chuột phải vào các ô và chọn Format Cells …. Hãy chọn loại định dạng Percentage và thiết lập số chữ số thập phân muốn hiển thị tại Decimal places.
Thiết lập định dạng cho số phần trăm âm:
00%;[Red] -0,00% – Định dạng phần trăm âm màu đỏ và hiển thị 2 chữ số thập phân.
0%;[Red] -0% – Định dạng phần trăm âm màu đỏ và không hiển thị số thập phân.
Định dạng phần trăm âm bằng Conditional formatting trong Excel:
So với các phương pháp trước đó, Conditional formatting đa năng hơn và cho phép bạn hiển thị nhiều số phần trăm âm, ví dụ phần trăm giảm.
Định dạng dữ liệu sử dụng Custom Format Hướng dẫn 2 cách tự động định dạng dữ liệu theo icon trong Excel Cách thiết lập, định dạng và áp dụng Cell Styles trong bài thi MOS Excel
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Làm Thế Nào Định Dạng Số Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!