Xu Hướng 2/2024 # Hướng Dẫn Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel # Top 2 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel được cập nhật mới nhất tháng 2 năm 2024 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

CÁC NGUYÊN NHÂN KHIẾN FILE EXCEL NHIỀU DỤNG LƯỢNG

Những hình shape hay các nút mà bạn chèn trong ô, khi bạn thực hiện sao chép xuống (Fill Down) thì lúc này nó cũng tự sao chép theo. Hoặc là khi bạn sao chép một nội dung trên 1 trang web bất kì, hay từ các file khác rồi dán vào file của bạn thì những Object này sẽ đi theo và thường bạn sẽ không nhìn thấy được bằng mắt thường.

Cách xóa bỏ các Object trong file Excel?

Bước 1: Nhấn chọn Sheet chứa Object cần xóa, sau đó nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc là vào tab Home, chọn Find & Select).

Bước 2: Nhấn chọn Specials

Bước 3: Nhấn chọn Objects và kích OK.

Bước 4: Nhấn Delete để xóa tất cả.

Lưu ý: Tất cả Object trong Sheet sẽ đều được chọn, tuy vậy nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ là cái nút chạy macro, thì bạn cũng có thể ấn giữ SHIFT và thực hiện chọn vào nút đó để bỏ chọn, tiếp đến bạn có thể xóa các object còn lại. Tương tự như vậy ta sẽ làm cho từng sheet khác.

– Hoặc nếu bạn không cần giữ gì, có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets. Với ASAP Utilities bạn được quyền chọn nhiều Sheets đồng thời và thực hiện thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Hay khi làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu bạn cần dữ liệu ban đầu là số liệu và không có tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu như bạn đặt Link, thì khi thực hiện tính toán Excel sẽ tìm đến link và tiến hành cập nhật giá trị, khi đó máy tính sẽ phải chạy khắp nơi để tìm đến cái file trong link của bạn.

Bước 2: Kiểm tra lại các file mà bạn đã liên kết, nếu như không cần thiết liên kết nữa, tức là chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác thì bạn nhấn chọn Break Link để bỏ liên kết.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ có chuyển đổi những hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này sẽ không thể hoàn tác khi thực hiện. Vậy nên, bạn cần lưu file với 1 tên mới để tiến hành sao lưu dự phòng. Để có thể thực hiện sao lưu, bạn nhấn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.

Bước 4: Tiếp đó, bạn có thể thực hiện việc Break Links để chuyển đổi.

Bước 2: Chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng việc chọn All, hoặc là lựa chọn từng cái. Sau đó nhấn OK. ASAP để xuất hiện thông báo, lúc này thao tác sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Bạn nhấn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ và chuyển đổi cho bạn.

Bước 2: Tiến hành giữ kéo thanh cuộn đến cuối cùng và giữ SHIFT rồi chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để thực hiện xóa.

Bước 2: Bạn có thể thực hiện xóa tất cả. Bên cạnh đó, bạn có thể chuyển đổi các Named Range sang địa chỉ của tham chiếu, bằng việc chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

Bước 2: Dùng Remove Style Add-in, đây được xem là addin được cung cấp bởi Microsoft. Bạn có thể tải về từ chúng tôi hoặc bản dự phòng tại RemoveStyles qua Mediafire. Sau khi đã cài đặt xong, bạn sẽ nhìn thấy mục Remove Styles được xuất hiện trong tab Home, nằm bên cạnh Cell Styles như trong ảnh bên trên.

EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG

Sau khi đã thực hiện các bước trên, bạn sẽ có kết quả như sau:

Như bạn cũng đã thấy, các thao tác bình thường như COPY & PASTE đôi khi cũng gây ra nhiều tai hại nếu bạn không để ý. Để hạn chế việc này, khi thực hiện COPY, thay vì nhấn Ctrl + V để Paste, bạn sẽ có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn được PASTE VALUE, thay vì thực hiện dán luôn công thức sang.

Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel

Nguyên nhân làm tăng dung lượng excel

Khi đang làm việc trên một file excel này, nhưng chúng ta làm thao tác sao chép dữ liệu từ một file excel khác qua và dán vào file excel hiện tại. Thao tác đó ta đã vô tình kết nối dữ liệu từ file này sang file khác. Và như vậy thì với nhiều lần thực hiện thao tác, nhiều kết nối ngầm đã được tạo ra.

Và khi đó, chúng ta sẽ luôn nhận được một thông báo “Update link”. Nếu chúng ta update link dữ liệu thì khi mở file đó để làm việc thì máy tính bắt buộc phải chạy khắp nơi dò tìm các file dữ liệu được đặt link trong file này.

Đi cùng với việc sao chép dữ liệu từ các file khác về file đang làm và gắn link thì đi kèm đó là các “name range” đã áp dụng cho file. Và việc này đã tạo ra rất nhiều Named Range trong file excel của ta.

Việc sao chép dữ liệu từ các file các về file đang làm thì đi kèm đó là nó tạo ra rất nhiều Style trong file, tương tự như với Name Range.

Khi ta sao chép các hình shape hay các nút ta đã chèn vào ô xuống, thì nó cũng tự sao chép ra. Hoặc khi sao chép nội dung trên một file nào đó hoặc từ một trang web nào đó về và dán vào file của mình, thì nó sẽ đi kèm với những Object mà chúng ta không thể thấy bằng mắt thường.

Cách làm giảm dung lượng file excel

Bước 2: Kiểm tra lại tất cả các file đã tạo liên kết, nếu không cần thiết liên kết nửa (đồng nghĩa với việc ta chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác) thì ta có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

Bước 3: Khi đó sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, hãy lưu file với một tên mới để sao lưu dự phòng.

Bước 4: Để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới. Sau đó, ta có thể thực hiện thao tác Break Links là để chuyển đổi.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa data links (Nguồn Internet)

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Dùng ASAP Utilities Add-in để xóa data links trong file excel (Nguồn Internet)

Bước 1: Có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt hoặc để chọn nhiều Name cùng một lúc thì hãy chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 3: Nhấn phím Delete để xóa.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa các name range

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 1: Chọn tab tab ASAP Utilities, chọn mục RANGE và chọn phần 27. Delete all name range with an invalid cell references..

Dùng ASAP Utilities Add-in để xóa name range trong file excel (Nguồn Internet)

Có thể nhấp phải vào tên từng Style rác, chọn Delete để xóa đi.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa các style (Nguồn Internet)

Hoặc nếu thấy lâu quá với thao tao như trên thì chúng ta dùng đến Add-in.

Dùng Remove Style Add-in:

Remove Style Add-in là một add-in được cung cấp bởi Microsoft.

Để cài đặt add-in này thì trước tiên ta phải tải về từ chúng tôi hoặc bản dự phòng tại Remove Styles qua Mediafire.

Chọn các style rác cần xóa hoặc chọn tất cả để xóa bằng add-in này.

Dùng Remove Style Add-in để xóa các style trong file excel (Nguồn Internet)

(Hoặc vào tab Home và chọn Find & Select).

Lưu ý: nếu có một vài object mà ta muốn giữ lại thì khi sau thao tác chọn tất cả object thì ta có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi xóa các object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ làm cho từng sheet khác.

Cách làm giảm dung lượng file excel bằng cách xóa objects (Nguồn Internet)

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 1: Chọn Tab ASAP Utilities, và chọn nhóm menu Objects & Comments, chọn mục 3. Select All Objects để chọn tất cả.

Hoặc nếu không cần giữ gì, thì có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets để xóa tất cả.

Với ASAP Utilities, chúng ta có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng nhất.

Dùng ASAP Utilities Add-in để xóa objects trong file excel (Nguồn Internet)

Hướng Dẫn Cách Tăng Tốc, Giảm Dung Lượng Cho File Excel

Bạn có một file Excel, nó ngày càng “béo phì” quá cân, dung lượng thì ngày một tăng lên, xử lý công việc ngày càng chậm chạp. Câu hỏi đặt ra là? Làm thế nào để giảm cân cho file Excel đó? Lỗi này từ đâu ra?

Kẻ thù duy nhất của việc tăng cân béo phì này, chính là do ăn nhiều quá độ và lười luyện tập thể thao. Nghe giống con người quá nhỉ? Thực ra việc ăn nhiều ở trong Excel, chính là thao tác COPY & PASTE của bạn gây nên.

CÁC NGUYÊN NHÂN:

Objects (các đối tượng):

Các hình shape, hay nút bạn chèn trong ô, khi bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự sao chép ra. Hoặc bạn sao chép nội dung trên 1 trang web nào đó, hoặc từ file nào đó khác, và dán vào file của mình, đi kèm là những Object mà bạn không thể thấy bằng mắt thường.

Vậy làm sao để xóa bỏ các Object trong file Excel?

Bước 1: Chọn Sheet chứa Object cần xóa, nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find & Select).

Bước 2: Chọn Specials

Bước 3: Chọn Objects và nhấn OK.

Bước 4: Nhấn Delete để xóa tất cả.Lưu ý: Tất cả các Object trong Sheet sẽ được chọn, tuy nhiên nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ như là cái nút chạy macro, thì bạn có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi bạn có thể xóa các object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ làm cho từng sheet khác.

– Hoặc bạn không cần giữ gì, thì có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets. Với ASAP Utilities bạn có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng.

Khi bạn sao chép dữ liệu từ file khác vào file đang làm, và paste công thức bình thường, khi đó dữ liệu sẽ thể hiện là kết nối dữ liệu từ file này sang file khác. Và với nhiều thao tác như vậy, thì bạn vô tình tạo ra rất nhiều kết nối. Khi đó, bạn sẽ luôn thấy xuất hiện thông báo, rằng file của bạn đang kết nối tới file khác, bạn có muốn Cập nhật (Update Link) dữ liệu hay không?

Và khi làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu chúng ta cần dữ liệu ban đầu là số liệu, không có tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu bạn đặt Link, thì khi tính toán Excel sẽ tìm đến link và cập nhật giá trị, khi đó máy tính của bạn sẽ phải chạy khắp nơi tìm đến cái file trong link của bạn.

– Kiểm tra lại các file bạn đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Bạn có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

– Khi đó sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, bạn nên lưu file với 1 tên mới để sao lưu dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.

– Sau đó, có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bước 2: Bạn có thể chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng cách chọn All, hoặc lựa chọn từng cái. Sau đó nhấn OK. ASAP sẽ xuất hiện thông báo, sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Bạn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ, và chuyển đổi cho bạn.

Named Range:

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.

Vậy làm sao để xóa bỏ các named range trong file Excel?

Bước 1: Bạn có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn nhiều Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, và giữ SHIFT, chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để xóa.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Bạn chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…

Và bạn có thể xóa tất cả. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi các Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file của bạn.

– Ngoài ra vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng

Sau các bước trên, bạn sẽ có kết quả như sau:

Lời Kết:

Cuối cùng, bạn có thể thực hiện các thao tác sau, nhằm giúp giảm thêm dung lượng của file: Xóa đi các Worksheet trống, Xóa đi những dòng trống ở cuối, và Reset Last Cell trong Excel với công cụ của ASAP Utilities.

Như bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.

Nếu tất cả các trường hợp trên, bạn đều không mắc phải, nhưng file vẫn nặng, vậy sẽ làm cách nào? Do nội dung bài viết dài, nên mình sẽ chia riêng phần đó sang tập 2 của bí kíp võ công này … Cảm ơn các bạn đã quan tâm!

Hiện tại, chúng tôi đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ bản đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiệu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà không đăng kí ngay thôi.

Đọc tiếp tập 2: Cách sửa file Excel bị nặng chậm & gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ khi quên mật khẩu.

Cách Giảm Dung Lượng File Excel Hiệu Quả Nhất

Một file excel đã bị béo phì rồi, mà nó ngày càng tăng cân lên, cho dù dữ liệu ở dạng text (chữ) thì năm dài tháng rộng đến một lúc nào đó coi chừng bạn không lưu được nữa à. Cũng giống như con người chúng ta thôi, ăn uống mà không biết chừng mực và điều độ, vận động thể dục thì sớm muộn cũng ú ù u hà. Còn Excel thì việc tăng cân này thường do thao tác Copy và Paste của người dùng.

1. Cách giảm dung lượng file Excel bằng loại bỏ Object 1.1 Object trong Excel là gì?

Object là các hình Shape, biểu tượng, biểu đồ mà bạn chèn trong file excel, hoặc bạn cũng có thể insert một file hình ảnh khác lên excel, đó cũng là một object. Mặc dù cũng là hình ảnh y như vậy được hiện thị trên excel. Ngoài ra việc copy nội dung từ một trang web (không cần biết là text hay số) rồi dán vào excel cũng là object.

Những hình shape và biểu đồ không cần thiết được show trên excel tổ chỉ làm nặng thêm thôi.

1.2 Xóa object trong Excel như thế nào?

Step 01:

Trên file excel đang mở, bạn chọn vào 1 Object (có thể là hình Shape, biểu đồ,…) rồi sau đó nhấn phím F5 để hiện lên hộp thoại Go to… Hoặc bạn có thể truy cập vào tab Home chọn Find & Select trên giao diện chính.

Step 02:

Nhấn vào nút Specials, sau đó tick vào dấu chấm tròn Objects. Rồi thì nhấn nút OK.

Step 03:

Cuối cùng các bạn nhấn phím Delete để xóa tất cả.

2.1 Data Link là gì? 2.2 Cách xóa các Data Link trong excel

Để xóa các liên kết dữ liệu này, bạn làm như sau:

Bạn nhấn chuột vào tab Data chọn Edit Links.

Việc sao chép dữ liệu sẽ đi kèm rất nhiều Named Range áp dụng trên file excel đang hiện hành. Bạn có thể làm như sao để tẩy sạch chúng đi.

Thằng này là kiểu định dạng ăn theo khi bạn sao chép dữ liệu. Vậy thì cách xóa chúng như thế nào?

Đường link chính thức: https://archive.codeplex.com/?p=removestyles

Đường link dự phòng: http://www.mediafire.com/file/hr8twd6hxr61mof/RemoveStyles.zip/file

Sau khi đã thực hiện việc tối giản hóa cho dữ liệu trong excel ở những bước trên rồi. Bạn tiến hành lưu nó lại bằng cách chọn File rồi Save As nó lại với định dạng là Microsoft Excel Binary Workbook (.xlsb). Như vậy file của các bạn sẽ được tối ưu và giảm dung lượng hơn.

OK. Vừa qua mình chia sẻ đến các bạn những điều cần biết để tối ưu cho file excel qua bài viết cách giảm dung lượng file excel. Mình mong giúp được cho bạn trong việc sử dụng excel một cách tốt hơn.

Cách Giảm Dung Lượng File Excel Không Phải Ai Cũng Biết

Các nguyên nhân

OBJECTS:

Bạn chèn các hình shape, hay nút bạn chèn trong ô, khi bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự động được sao chép ra. Hoặc bạn sao chép nội dung trên 1 website nào đó, hoặc từ một file nào đó khác, và dán vào file của mình, đi kèm là những Object mà bạn không thể thấy bằng mắt thường. Vậy làm sao để bạn thực hiện xóa bỏ các Object trong file Excel?

Cách thông thường hay được áp dụng:

Bước 2: Bạn chọn Specials

Bước 4: Bạn nhấn Delete để xóa tất cả là được. Lưu ý: Tất cả các Object trong các Sheet sẽ được chọn, tuy nhiên nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ như là cái nút chạy macro, thì bạn hoàn toàn có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi bạn hoàn toàn có thể xóa các object còn lại. Tương tự bạn có thể làm cho từng sheet khác.

– Hoặc bạn không cần giữ gì, thì hoàn toàn có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets.

Với ASAP Utilities bạn hoàn toàn có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng.

DATA LINKS:

Khi bạn thực hiện sao chép dữ liệu từ file khác vào file đang làm, và paste công thức như bình thường, khi đó dữ liệu sẽ thể hiện là kết nối dữ liệu từ file này sang file khác. Và với nhiều thao tác như vậy, thì bạn đang vô tình tạo ra rất nhiều kết nối. Khi đó, bạn sẽ luôn thấy xuất hiện các thông báo, rằng file của bạn đang kết nối tới file khác, bạn có muốn Cập nhật (Update Link) dữ liệu hay không?

Và khi làm báo cáo, hay tổng hợp dữ liệu bạn cần dữ liệu ban đầu là số liệu, không có chứa tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu bạn đặt Link, thì khi tính toán Excel sẽ tìm đến link và cập nhật giá trị đó, khi đó máy tính của bạn sẽ phải chạy khắp nơi để tìm đến cái file trong link của bạn.

Vậy làm sao để xóa bỏ các links trong file Excel?Cách thông thường hay được sử dụng:

– Bạn phải kiểm tra lại các file bạn đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Bạn hoàn toàn có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

– Khi đó bạn sẽ thấy xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, bạn nên lưu file với 1 tên mới để sao lưu vào dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as lại để lưu tên mới.

– Sau đó, bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.

Bước 2: Bạn hoàn toàn có thể chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng cách thực hiện chọn All, hoặc lựa chọn từng cái. Sau đó bạn nhấn OK. ASAP sẽ xuất hiện thông báo, sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Lúc này, bạn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ, và chuyển đổi cho bạn.

NAMED RANGE:

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.

Vậy làm sao để xóa bỏ các named range trong file Excel?Cách thông thường:

Bước 1: Bạn hoàn toàn có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn nhiều Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Bạn giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, và giữ SHIFT, bạn chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để thực hiện xóa.

Dùng ASAP Utilities Add-in:

Đầu tiên bạn chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…

Và bạn hoàn toàn có thể xóa tất cả. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi các Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

STYLES:

Cùng với việc thực hiện sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file Excel của bạn.

– Dùng phần mềm Remove Style Add-in, đây là addin được cung cấp bởi Microsoft. Tải về từ chúng tôi hoặc bản dự phòng tại RemoveStyles qua Mediafire . Khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy mục Remove Styles xuất hiện trong tab Home của Excel, bên cạnh Cell Styles như trong ảnh bên trên.

– Ngoài ra bạn vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

EXCEL BINARY WORKBOOK Giups giảm dung lượng

Sau các bước trên, bạn sẽ thấy có kết quả như sau:

Lời Kết:

Như bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường như COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi bạn COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì bạn có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn hoàn toàn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.

Cách Giảm Dung Lượng, Tăng Tốc Độ Xử Lý Cho File Excel Bị Chậm

Bạn có một file Excel, nó ngày càng “béo phì” quá cân, dung lượng thì ngày một tăng lên, xử lý công việc ngày càng chậm chạp. Câu hỏi đặt ra là? Làm thế nào để giảm cân cho file Excel đó? Lỗi này từ đâu ra?

Kẻ thù duy nhất của việc tăng cân béo phì này, chính là do ăn nhiều quá độ và lười luyện tập thể thao. Nghe giống con người quá nhỉ? Thực ra việc ăn nhiều ở trong Excel, chính là thao tác COPY & PASTE của bạn gây nên.

Các hình shape, hay nút bạn chèn trong ô, khi bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự sao chép ra. Hoặc bạn sao chép nội dung trên 1 trang web nào đó, hoặc từ file nào đó khác, và dán vào file của mình, đi kèm là những Object mà bạn không thể thấy bằng mắt thường.

Vậy làm sao để xóa bỏ các Object trong file Excel?

Bước 1: Chọn Sheet chứa Object cần xóa, nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find & Select).

Bước 2: Chọn Specials

Bước 3: Chọn Objects và nhấn OK.

Bước 4: Nhấn Delete để xóa tất cả.Lưu ý: Tất cả các Object trong Sheet sẽ được chọn, tuy nhiên nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ như là cái nút chạy macro, thì bạn có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi bạn có thể xóa các object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ làm cho từng sheet khác.

– Hoặc bạn không cần giữ gì, thì có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets. Với ASAP Utilities bạn có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng.

Và khi làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu chúng ta cần dữ liệu ban đầu là số liệu, không có tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu bạn đặt Link, thì khi tính toán Excel sẽ tìm đến link và cập nhật giá trị, khi đó máy tính của bạn sẽ phải chạy khắp nơi tìm đến cái file trong link của bạn.

– Kiểm tra lại các file bạn đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Bạn có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

– Khi đó sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, bạn nên lưu file với 1 tên mới để sao lưu dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.

– Sau đó, có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.

Bước 2: Bạn có thể chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng cách chọn All, hoặc lựa chọn từng cái. Sau đó nhấn OK. ASAP sẽ xuất hiện thông báo, sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Bạn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ, và chuyển đổi cho bạn.

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.

Bước 1: Bạn có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn nhiều Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, và giữ SHIFT, chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để xóa.

Bạn chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…

Và bạn có thể xóa tất cả. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi các Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file của bạn.

– Ngoài ra vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng

Như bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.

Nếu tất cả các trường hợp trên, bạn đều không mắc phải, nhưng file vẫn nặng, vậy sẽ làm cách nào? Do nội dung bài viết dài, nên mình sẽ chia riêng phần đó sang tập 2 của bí kíp võ công này … Cảm ơn các bạn đã quan tâm!

Hiện tại, Blog Học Excel Online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ bản đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiệu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà không đăng kí ngay thôi.

Đọc tiếp tập 2: Cách sửa file Excel bị nặng chậm & gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ khi quên mật khẩu.

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Làm Giảm Dung Lượng File Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!