Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Làm Báo Cáo Chi Tiết Trên Excel Từ A Đến Z được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Bố cục của báo cáo chi tiết trên ExcelBáo cáo chi tiết thường có bố cục như sau:
(1): Tên cơ quan, nơi làm việc có thể kèm theo logo
(3): Điều kiện của báo cáo
(4): Phần tổng cộng (tổng hợp) của báo cáo
(5): Dòng tiêu đề của bảng báo cáo
(6): Các dòng nội dung chi tiết
(7): Người ký duyệt nội dung báo cáo
Báo cáo chi tiết có đặc điểm cấu trúc gần giống với bảng dữ liệu tiêu chuẩn (gồm phần 5 và 6). Do đó để làm được báo cáo này bắt buộc bảng dữ liệu gốc phải đúng cấu trúc tiêu chuẩn này.
Quy trình xây dựng báo cáo chi tiết trên ExcelQuy trình thực hiện báo cáo chi tiết được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xác định loại báo cáo.
Khi nhận được yêu cầu làm báo cáo, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định xem báo cáo đó là dạng tổng hợp hay chi tiết. Hãy chú ý đặc điểm là kết quả cần thể hiện trong báo cáo có sẵn trong bảng dữ liệu không (hay nói cách khác là có thể trích lọc từ bảng dữ liệu ra được không). Nếu câu trả lời là có thì báo cáo bạn cần làm sẽ có phần chi tiết.
Bước 2: Xác định phần điều kiện và dòng tiêu đề cho báo cáo
Dựa trên yêu cầu của báo cáo, chúng ta sẽ phân làm 2 thành phần chính:
Phần điều kiện của báo cáo: phần này tương ứng với những cột nào của bảng dữ liệu. Đây sẽ là căn cứ để lọc theo các điều kiện.
Phần tiêu chí báo cáo: phần này là những nội dung chi tiết cần thể hiện trên báo cáo. Những nội dung đã đưa vào điều kiện của báo cáo thì thường sẽ không cần lặp lại (xuất hiện lại) trên phần tiêu chí báo cáo.
Phần điều kiện (mục 3 trong bố cục) và phần dòng tiêu chí của báo cáo (mục 5 trong bố cục) là hai thành phần quan trọng nhất trong báo cáo chi tiết. Bạn cần xác định rõ 2 thành phần này trước, sau đó mới thêm các thành phần khác theo cấu trúc báo cáo.
Bước 3: Lựa chọn phương thức trích lọc kết quả
Có nhiều cách để giúp bạn thu được kết quả cho báo cáo chi tiết. Trong đó có 3 cách phổ biến như sau:
Cách 1: Copy Paste thủ công
Cách này chính là việc bạn sẽ thực hiện thao tác Lọc + trích xuất dữ liệu hoàn toàn thủ công bằng tay, với các thao tác lọc trên bộ lọc Filter của Excel và thao tác copy paste dữ liệu. Cụ thể như sau:
Bước 1: Lọc bằng Filter trong bảng dữ liệu theo các điều kiện của báo cáo.
Bước 2: Copy các kết quả còn lại trong bảng dữ liệu theo từng cột.
Bước 3: Dán kết quả vào vùng tiêu chí báo cáo theo từng cột. Lặp lại đến hết các cột trong bảng báo cáo (Các cột liền nhau có thể copy + paste chung 1 lượt)
Cách 2: Sử dụng công thức Logic trong báo cáo
Cách này là việc bạn sẽ biện luận logic để tìm những giá trị trong bảng dữ liệu mà phù hợp với điều kiện của báo cáo. Cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn 1 cột làm mốc để đặt công thức logic (lựa chọn cột có đầy đủ nội dung nhất so với các cột khác)
Bước 2: Công thức logic tại cột làm mốc có dạng:
Nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện thì lấy theo nội dung trong cột làm mốc (chú ý xác định mối quan hệ giữa các điều kiện là dạng AND hay OR khi xét nhiều điều kiện):
=IF(AND(Điều kiện 1=…, Điều kiện 2=…), Ô kết quả, “”)
Thực hiện so sánh điều kiện với ô đầu tiên trong các cột tương ứng; Ô kết quả là ô đầu tiên trong cột chứa kết quả tương ứng
Bước 3: Các cột kết quả khác trong báo cáo sử dụng công thức logic dạng:
Nếu cột mốc có dữ liệu thì cột khác cũng có dữ liệu
=IF(Ô kết quả cột mốc = “”, “”, Ô kết quả cột tương ứng)
Bước 4: Sao chép kết quả từ dòng đầu tiên tới dòng cuối báo cáo
Nguyên tắc: Tổng số dòng trong báo cáo chi tiết = tổng số dòng trong bảng dữ liệu
Bước 5: Lọc bỏ những dòng không có nội dung (kết quả không phù hợp) bằng AutoFilter
Cách 3: Sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter
Đây là bộ lọc có sẵn trong Excel. Bộ lọc nâng cao cho phép chúng ta có thể vừa lọc, vừa trích xuất (hay gọi tắt là trích lọc) trong cùng 1 thao tác. Cách thực hiện Advanced Filter như sau:
Bước 1: bạn cần xác định vùng điều kiện cho Advanced Filter. Vùng điều kiện này có đặc điểm khác so với vùng điều kiện thông thường của báo cáo:
Cách tổ chức điều kiện dạng và (AND)
Các điều kiện nằm trên cùng 1 hàng
Nếu các điều kiện nằm trên cùng 1 cột, tiêu đề cột đó phải được lặp lại
Cách tổ chức điều kiện được mô tả qua hình bên dưới:
Cách tổ chức điều kiện dạng hoặc (OR): Các điều kiện nằm khác hàng (nếu khác tiêu đề thì sẽ đồng thời khác cột)
Bước 2: Xác định vùng kết quả trích lọc. Đây chính là việc xác định dòng tiêu đề của báo cáo chi tiết. Nếu tên tiêu đề của báo cáo không khớp với tiêu đề trên bảng dữ liệu thì không dùng Advanced Filter được. Bạn có thể tạo 1 dòng làm tiêu đề phụ bên dưới dòng tiêu đề báo cáo để khớp với tên tiêu đề của bảng dữ liệu. Dòng này sẽ giúp bạn dùng được chức năng Advanced Filter.
Bước 3: Sử dụng Advanced Filter.
Sau đó xuất hiện cửa sổ Advanced Filter như sau:
Bạn chọn mục Copy to another location để có thể trích lọc dữ liệu chi tiết ra 1 vị trí khác.
Xác định các vùng List range, Criteria range, Copy to
Mục Unique records only: chỉ chọn khi bạn muốn loại bỏ những giá trị trùng lặp.
Cả 3 cách trên đều yêu cầu có những thao tác thủ công. Mỗi khi thay đổi điều kiện báo cáo, muốn cập nhật lại nội dung báo cáo theo điều kiện mới, bạn sẽ cần thực hiện lại thao tác đó. Như vậy bạn sẽ phải lặp đi lặp lại 1 thao tác.
Để khắc phục điều này, bạn sẽ có thể kết hợp với việc sử dụng Macro trong Excel như sau:
Bước 2: Thực hiện thao tác trích lọc dữ liệu (theo 1 trong 3 cách trên, chú ý nên chọn cách 3)
Bước 3: Bấm Stop Recording để kết thúc quá trình ghi Macro
Bước 4: Vẽ 1 hình khối (Shape) bất kỳ trên Sheet đặt báo cáo
Bước 5: Gán Macro vào hình khối để khi bấm vào hình khối này thì macro sẽ tự động chạy lại thao tác bạn vừa thực hiện.
Báo cáo chi tiết nặng về tính kỹ thuật: lọc, trích xuất, sử dụng macro… Hãy luyện tập nhiều kỹ thuật để làm 1 cách chính xác nhất, hạn chế lỗi sai cũng như các thao tác thừa. Bởi những sai sót hay thao tác thừa khi Record Macro cũng sẽ lặp lại mỗi khi bạn cập nhật báo cáo.
Bạn cần tìm hiểu thêm về VBA để tăng khả năng tự động hóa khi làm việc trên Excel. VBA rất cần thiết cho toàn bộ quá trình làm việc của bạn trên Excel, không chỉ riêng trong công đoạn làm báo cáo.
VBA là gì? học VBA có khó không? tìm khóa học VBA ở đâu cho phù hợp? Tất cả những thắc mắc của bạn đều sẽ tìm được câu trả lời trong khóa học VBAG01 của Gitiho. Đây là khóa học hướng dẫn rất chi tiết và đầy đủ các kiến thức về VBA để bạn có thể ứng dụng ngay vào trong công việc một cách hiệu quả. Hiện Gitiho đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho bạn khi tham gia khóa học này.
Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…
Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:
Hướng Dẫn Cách Làm Cổng Địa Ngục Trong Minecraft Từ A Đến Z
Người chơi lưu ý nên dựng khung gần nhà để dễ dàng cung ứng lại các đồ cần thiết trong kho khi trở về từ Địa Ngục. Kích thước khung cổng tối thiểu là 4×5 khối (không cần các góc), vì vậy bạn sẽ cần tối thiểu 10 khối.
Tạo nên khung cổng như sau: Đặt hai khối Hắc diện thạch cạnh nhau trên mặt đất. Tiếp theo đặt khối giữ chỗ (placeholder) lên mỗi đầu. Sau đó đặt tiếp ba khối Hắc diện thạch theo hàng dọc lên từng khối placeholder. Thêm khối placeholder lên trên cùng mỗi cột. Tiếp tục thêm 2 khối Hắc diện thạch nữa vào giữa hai khối placeholder trên cùng. Lúc này bạn có thể phá các khối placeholder để tạo nên khung cổng không có góc. Không gian trống bên trong sẽ là 2×3 khối.
Sử dụng dụng cụ đánh lửa Flint and Steel để thắp sáng cổng đã tạo nên. Dụng cụ này được chế tạo bởi một thỏi sắt và một mảnh đá lửa xếp theo hình chéo. Sau khi được kích hoạt, không gian chính giữa cổng sẽ phát ra ánh sáng màu tím.
Đứng trong cổng vài giâyTùy vào khả năng của bộ xử lý trên thiết bị, người chơi sẽ được dịch chuyển sang Địa Ngục trong khoảng 4 giây . Hoặc bạn cũng có thể huỷ dịch chuyển tức thời bằng cách bước ra khỏi cổng. Tuy nhiên bạn cần phải nhanh tay trước khi tầm nhìn bắt đầu biến dạng. Cổng trở về sẽ được tạo ở Địa Ngục, đúng ngay vị trí mà bạn xuất hiện.
Cách xây cổng địa ngục trong Minecraft bằng khuôn đúcNếu không có cuốc kim cương, bạn có thể xây cổng địa ngục Minecraft bằng cách tự tạo thác nước và sử dụng xô dung nham để làm khung Hắc Diện Thạch. Cách thực hiện như sau:
Bước 1: Nguyên liệu gồm: 2 xô nước, 10 xô dung nham, đá cuội (Cobblestone) và
Đào một rãnh với kích thước 6×1 (dài 6, sâu 1). Đây chính là mặt trước của khung.
Bước 3: Dựng một bức tường cao 6×3, với 2 khối trung tâm cao 4 khối phía sau rãnh vừa được tạo ra.
Bước 4: Đặt các khối đất vào hai bên (lưu ý đắp hai bên cao lên để tạo khuôn đúc).
Bước 5: Dùng xô nước, đặt hai khối nước lên hai đầu đối diện của khuôn đá cuội . Lúc này một thác nước nhỏ sẽ xuất hiện.
Bất kỳ khối rỗng nào nằm bên cạnh hoặc phía trên khối nước đều sẽ hóa thành khối Hắc Diện Thạch khi bạn dội vào bằng xô dung nham. Vì vậy hãy thật cẩn trọng. Nếu bạn tạo nên khối Hắc diện thạch ở vị trí không mong muốn thì khối đá này sẽ tồn tại ở đó cho đến khi bạn tìm được cuốc kim cương.
Bước 5: Sử dụng xô dung nham để tạo nên cột trụ Hắc diện thạch cao 3 khối ở hai bên.
Bước 6: Tiếp tục dùng xô dung nham và tạo nền với 2 khối nằm cạnh nhau.
Bước 7: xô rỗng để thu thập 2 khối nguồn nước ở phía đỉnh của khuôn đá cuội . Khi đó bạn sẽ tạo ra đỉnh của Cổng Địa Ngục.
Bước 8: Trèo lên khuôn và sử dụng xô nước với phần nhô ra. Sau đó đổ trực tiếp xô dung nham vào nguồn nước. Nước sẽ tiêu tan và tạo thành khối Hắc diện thạch. Thực hiện tương tự với bên còn lại. Như vậy là bạn đã tạo được cổng địa ngục mà không cần đến cuốc kim cương.
Một số lưu ý khi xây dựng Minecraft cổng địa ngụcTrong quá trình xây dựng cổng địa ngục Minecraft , người chơi cần lưu ý một vài điều sau đây:
Cẩn thận với mọi thứ xung quanh khi ở Địa Ngục. Nếu chẳng may va phải Zombie Pigmen, chúng sẽ đuổi theo bạn.
Đá cuội là nguyên liệu rất cần thiết trong việc bảo vệ cổng vì bọn Ghast không thể thổi bay Nether Portal.
Hãy luôn mang theo dụng cụ đánh lửa bên mình vì Ghast có thể đuổi bạn ra khỏi cổng.
Luôn cẩn thận vòng qua các vách đá hay lỗ trên mặt đất. Bởi nơi đây có thể chứa dung nham hoặc hố sâu chết người.
Tuyệt đối không sử dụng giường khi ở Địa Ngục, bạn sẽ nổ tung.
Để có thể mang theo nước đến Địa Ngục thì bạn nên cho vào vạc. Đây là thủ thuật giúp bạn sống sót khi bị lửa tấn công.
Sinh sống gần cổng để có thể dịch chuyển qua lại khi gặp nguy hiểm.
Hướng Dẫn Cách Lọc Dữ Liệu Vào Báo Cáo Chi Tiết Trong Excel Bằng Vba
Trong công việc, bạn có từng gặp phải những câu hỏi này không:
Lập báo cáo chi tiết như thế nào?
Làm thế nào để lấy dữ liệu từ một bảng theo những yêu cầu nhất định?
Cách trích xuất dữ liệu theo điều kiện để đưa sang 1 bảng khác?
Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi đó. Đồng thời bạn cũng có thể khám phá ra một cách làm mới rất hay khi sử dụng VBA vào việc lọc dữ liệu vào Báo cáo chi tiết.
Tại tab Developer, các bạn chọn nút lệnh Record Macro
Thao tác 1: Chọn chức năng Data / Filter cho bảng dữ liệu
Thao tác 2: Lọc cột Nhà cung cấp theo tên Nhà cung cấp ở ô I4
Thao tác 3: Lọc ngày ở cột Ngày theo thông tin ngày ở ô I2 và I3
Hướng dẫn học Excel cơ bản
Bước 2: Đọc nội dung macroMở cửa sổ VBA, chúng ta xem nội dung Macro vừa ghi được
Range(“A2:F2”).Select Selection.AutoFilter
Nội dung này là : Chọn vùng ô từ A2 đến F2, mở chức năng Auto filter
ActiveSheet.Range(“$A$2:$F$47″).AutoFilter Field:=2, Criteria1:=”Anh Tu?n”
Nội dung này là: Lọc dữ liệu ở cột thứ 1 (cột Ngày), điều kiện lọc là Lớn hơn hoặc bằng ngày 01/10/2017, và nhỏ hơn hoặc bằng 31/10/2017
Đừng bỏ lỡ: lớp học Excel kế toán với các chuyên gia
Bước 3: Tinh gọn macro để sử dụngChúng ta chú ý vào các vùng điều kiện (Criteria1, Criteria2) ở trong câu lệnh trong VBA
* Câu lệnh lọc NCC
ActiveSheet.Range(“$A$2:$F$47″).AutoFilter Field:=2, Criteria1:=”Anh Tu?n”
Thay “Anh Tu?n” bằng ô I4 (dòng 4, cột 9, sheet 1) trong sheet1 như sau:
ActiveSheet.Range(“$A$2:$F$47”).AutoFilter Field:=2, Criteria1:=Sheet1.Cells(4, 9).value
Vì giá trị ngày tháng trong Excel về bản chất là dạng số nên có thể chuyển đổi về dạng CLng(…)
* Tinh gọn và hoàn thiện Code VBA
Range(“A2:F2”).Select + Selection.AutoFilter = Range(“A2:F2”).AutoFilter
Range(“B2”).Select Dòng này có thể bỏ đi
Bước 4: Copy dữ liệu và paste sang bảng chi tiết và hoàn thiện codeTừ bảng dữ liệu đã được lọc, chúng ta copy toàn bộ kết quả đã lọc được rồi dán vào Bảng chi tiết để lấy kết quả.
Code cho bước này như sau: (Các bạn có thể record macro cho thao tác này rồi chọn lọc code)
Vì bảng chi tiết chỉ cần lấy nội dung Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền nên nội dung sẽ lấy từ cột C tới cột F, bắt đầu từ ô C3 tới F47 (cuối bảng). Chỉ copy những giá trị xuất hiện sau khi lọc
ActiveSheet.Range(“$C$3:$F$47”).SpecialCells(xlVisible).Copy
Paste dữ liệu: Dán vào Bảng chi tiết, bắt đầu từ ô H6, chỉ dán dữ liệu dạng Value (giá trị)
Range(“H6”).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues, Operation:=xlNone, SkipBlanks _ :=False, Transpose:=False
Sau khi Paste dữ liệu xong, chúng ta sẽ bỏ lệnh Copy và Filter đi bằng 2 dòng lệnh:
Application.CutCopyMode = False ‘Hủy bỏ chế độ Cut Copy trong excel (khi bạn Cut/Copy thì Excel sẽ lưu nội dung đó trong bộ nhớ, và tô đường viền nhấp nháy ở nội dung đó. Khi không dùng đến bạn có thể bỏ đi)
Range(“A2:F2”).AutoFilter ‘Hủy bỏ chế độ Filter. Lặp lại thao tác này để hủy bỏ chế độ filter khi không dùng đến nữa (trả về trạng thái ban đầu khi chưa dùng Filter)
Bước 5: Kiểm tra code bằng phím F8Sau khi hoàn thành xong code trong VBA, chúng ta bấm nút F8 để kiểm tra xem code đó hoạt động ra sao
Nếu code hoạt động đúng thì sẽ ra kết quả như sau:
Bước 6: Gán macro vào sự kiện thay đổi điều kiện ở vùng ô I2:I4Trong cửa sổ VBA làm việc với Sheet1, chọn sự kiện Change (thay đổi nội dung). Khi chúng ta thay đổi nội dung trong sheet này thì sẽ có điều gì xảy ra.
Ở đây chúng ta quan tâm tới sự thay đổi dữ liệu ở ô I2:I4 mới làm ảnh hưởng tới báo cáo chi tiết. Do đó chúng ta chỉ xét sự thay đổi ở vùng này.
Thao tác như sau:
Dòng lệnh ” If Not Application.Intersect(Range(“I2:I4”), Range(Target.Address)) Is Nothing Then ” được hiểu là: Nếu có sự thay đổi dữ liệu ở trong vùng I2:I4 xảy ra thì…
Khi thay đổi dữ liệu ở vùng I2:I4 thì chúng ta muốn cập nhật nội dung của báo cáo chi tiết. Do đó chúng ta sẽ gọi ra Macro vừa hoàn thành ở phần trên.
* Bổ sung:
Do mỗi điều kiện sẽ cho kết quả nhiều / ít khác nhau, do đó để có thể xác định rõ kết quả của Bảng chi tiết chỉ đúng với điều kiện được chọn, chúng ta cần làm sạch vùng Bảng chi tiết trước khi dán dữ liệu vào.
Đặt dòng Code xóa dữ liệu lên đầu Macro:
range(“H6:K100”).ClearContents là làm sạch dữ liệu trong vùng H6:K100 (là vùng kết quả dữ liệu của bảng chi tiết)
Những nội dung học được qua bài này là:
Cách Record macro và tinh gọn code từ thao tác Record
Cách đọc hiểu code trong VBA
Cách gán Macro vào sự kiện xảy ra trong Sheet (ví dụ với sự kiện thay đổi một số nội dung trong sheet)
Trình tự logic của câu lệnh trong VBA
Trong công việc chúng ta sẽ gặp phải những việc này rất nhiều, được ứng dụng nhiều trong thực tế.
Bài viết này sẽ tạo tiền đề cho các bạn làm quen với VBA, cách học VBA dễ dàng và làm quen dần với kỹ thuật VBA giúp tự động hóa khi sử dụng Excel.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi.
Tải về tài liệu kèm theo bài học
Lập Báo Cáo Chi Tiết Theo Nhiều Điều Kiện Trên Excel Bằng Cách Nào Nhanh Nhất ?
Cấu trúc của báo cáo chi tiết nhiều điều kiện
Báo cáo chi tiết thường là dạng báo cáo mô tả diễn biến, chi tiết từng lần nội dung phát sinh hoặc xảy ra. Do đó báo cáo chi tiết thường có cấu trúc như sau:
Phần điều kiện của báo cáo sẽ nằm bên trên, bên ngoài bảng nội dung chi tiết. Có thể có nhiều hơn 1 điều kiện.
Phần nội dung chi tiết sẽ nằm phía dưới. Trong bảng bao gồm tên tiêu đề của các cột dữ liệu, nội dung tương ứng theo từng cột.
Cách thiết lập vùng điều kiện trong báo cáo chi tiếtMỗi điều kiện của báo cáo chi tiết đều gắn liền với 1 trường dữ liệu trong bảng dữ liệu gốc. Có 2 dạng cơ bản:
Dạng nhập trực tiếp giá trị: thường gắn với các dữ liệu dạng Ngày tháng, dạng Số
Dạng chọn từ 1 danh sách: thường gắn với các dữ liệu dạng Chuỗi văn bản (Text)
Do đó để đảm bảo điều kiện lập báo cáo là chính xác thì chúng ta cần thiết lập điều kiện nhập (Data validation) cho vùng điều kiện này.
Dạng nhập trực tiếp giá trị: sử dụng Data validation chỉ cho phép nhập dữ liệu dạng Ngày tháng hoặc dạng Số
Dạng chọn từ 1 danh sách: sử dụng Data validation tạo danh sách chọn để chọn 1 đối tượng
Cách thiết lập chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong ô trên Excel Hướng dẫn sử dụng Data Validation để nhập nhanh dữ liệu từ select box
Ví dụ như sau:
Dựa vào bảng dữ liệu trên lập báo cáo chi tiết theo tên mặt hàng trong thời gian từ ngày 01/5 đến ngày 31/5
Với yêu cầu như trên, vùng điều kiện của báo cáo chi tiết có thể xác định như sau:
Điều kiện 1: Từ ngày 01/05/2018
Điều kiện 2: Đến ngày 31/05/2018
Điều kiện 3: Tên mặt hàng: chọn theo danh sách tên mặt hàng
Cách xác định nội dung trong báo cáo chi tiếtNội dung trong báo cáo chi tiết là những thông tin trong bảng dữ liệu thỏa mãn các điều kiện lập báo cáo. Do đó chúng ta có thể kiểm tra nội dung này bằng cách sử dụng chức năng Auto Filter và tiến hành lọc thủ công trên từng trường dữ liệu.
Ví dụ: Thao tác lọc dữ liệu trong cột Ngày
Kết quả sau khi lọc bằng Auto Filter tại 2 cột Ngày và Tên mặt hàng
Như vậy nội dung cần báo cáo chính là kết quả lọc từ bảng dữ liệu. Tuy nhiên thao tác lọc bằng AutoFilter chỉ giúp chúng ta kiểm tra kết quả báo cáo, chứ không phải đây là báo cáo.
Để lấy kết quả ra báo cáo, chúng ta có thể dùng 3 cách:
Cách thứ 1: Copy kết quả lọc bằng Auto FilterCác thao tác thực hiện như sau:
Copy dữ liệu sau khi đã lọc bằng Auto Filter (bao gồm cả tiêu đề)
Bỏ chức năng Auto Filter (chọn thẻ Data rồi bấm lại vào mục Filter)
Chỉnh độ rộng cho các cột của báo cáo và hoàn thành
Cách này khá thủ công, phải thực hiện qua nhiều thao tác tay, không tùy biến được phần nội dung báo cáo nên không khuyến khích áp dụng. Tuy nhiên trong những trường hợp bí và chưa có cách nào hay hơn thì đây cũng là 1 cách cho ra kết quả đúng.
Cách thứ 2: Dùng hàm Logic lọc giá trị phù hợpHàm logic là các hàm IF, AND, OR để biện luận tìm ra giá trị phù hợp. Các giá trị không phù hợp sẽ bị loại bỏ thành ô trống
Với cách này chúng ta có thể tùy biến cấu trúc phần nội dung báo cáo: chỉ báo cáo cho 1 số cột nhất định
Ví dụ như sau:
Trong cột Ngày:
Để lấy giá trị cột ngày, xét nếu từng nội dung ở dòng 2 thỏa mãn đồng thời cả 3 điều kiện (trong hàm AND gồm 3 điều kiện) thì lấy kết quả theo ô A2. Nếu không thỏa mãn thì trả về giá trị rỗng (ô trống)
Như vậy chỉ có 4 giá trị thỏa mãn
Các trường dữ liệu còn lại thì chúng ta chỉ cần xét: Nếu giá trị ngày của báo cáo là ô trống thì không lấy nội dung, còn có giá trị thì lấy tương ứng theo cột đang xét.
Để có thể loại bỏ các dòng trống xen kẽ, chúng ta sẽ tạo thêm 1 cột phụ để lọc bỏ dòng trống với hàm logic:
Nếu giá trị cột ngày là rỗng thì kết quả là rỗng, nếu không rỗng thì lấy giá trị bất kỳ (ví dụ là “x”)
Sau đó sử dụng Auto filter tại cột lọc này, loại bỏ các giá trị rỗng (blank) đi. Kết quả thu được là báo cáo chi tiết (không bao gồm cột lọc)
Cách này giảm bớt được thao tác tay khi lập báo cáo. Tuy nhiên vẫn còn thao tác tay khi lọc tại cột phụ và xuất hiện thêm cột phụ
Cách thứ 3: Sử dụng Advanced Filter để lập báo cáo chi tiếtHướng dẫn cách lập báo cáo chi tiết NXT kho bằng Advanced Filter trong Excel
Đây là cách làm khá hay, khi vùng điều kiện được kiểm soát tốt hơn là làm trực tiếp trong công thức, giúp giảm dung lượng file nhờ hạn chế công thức.
Ngoài ra việc kết hợp VBA để làm báo cáo tự động thông qua thao tác Advanced Filter cũng khá dễ dàng.
Như vậy thông qua bài viết này, chúng ta đã có thể biết cách xây dựng 1 mẫu báo cáo chi tiết theo nhiều điều kiện, và có tới 3 cách để hoàn thành báo cáo chi tiết đó.
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Làm Báo Cáo Chi Tiết Trên Excel Từ A Đến Z trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!