Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Các Tạo Sơ Đồ Trong Word 2022 # Top 8 View | Hoisinhvienqnam.edu.vn

Xu Hướng 2/2023 # Hướng Dẫn Các Tạo Sơ Đồ Trong Word Mới Nhất 2022 # Top 8 View

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Các Tạo Sơ Đồ Trong Word 2022 được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

nhìn thấy mau

1. 

hướng dẫn

 vẽ sơ đồ trong word bằng Smart Art

2. 

cách

 vẽ sơ đồ trong word bằng Shapes

Vẽ sơ đồ, giúp chúng ta dễ hình dung, liên tưởng và sử dụng nổi bật các ý chính cũng giống như truyền đạt thông tin một cách tổng quát sao cho kết quả nhất. Có lẽ vì thế, dù được vận dụng trong học tập hay làm việc thì việc vẽ sơ đồ cũng đóng một vai trò nhất định để người khác có thể nắm bắt thông tin một phương pháp nhanh nhất.

Để có được sơ đồ, bạn 

đủ nội lực

ứng dụng

 một trong hai 

mẹo

 vẽ sơ đồ trong word 2007, 2010, 2013, 2016 hay 2019 

giống như

 sau:

1

mẹo

 vẽ sơ đồ trong word bằng Smart Art

Với word 2007, 2010 và 2016 nút Smart Art nằm kế bên nút Shapes nhưng với word 2013 thì nút Smart Art được bố trị gọn 

như

 trong 

ảnh

 sau:

Bước 2: Lúc này hộp Smart Art sẽ xuất hiện cho phép bạn lựa chọn sơ đồ phù hợp với nhu cầu mình vẽ nhất trước khi bấm nút OK. Ở đây, có rất nhiều loại sơ đồ được ví dụ như:

Process: kiểu sơ đồ 

quá trình

Cycle: kiểu sơ đồ vòng

Hierarchy: kiểu sơ đồ 

đơn vị

Relationship: kiểu sơ đồ 

gắn kết

Matrix: kiểu sơ đồ 

ma

 trận

Pyramid: kiểu sơ đồ 

hình

 kim tự tháp

Picture: mẫu sơ đồ mà bạn 

đủ sức

 chèn thêm 

ảnh

 từ bên ngoài

Bước 3: Sau khi bạn chọn được loại sơ đồ, bạn cần tiến hành điền nội dung vào phần [Text] hiển thị trong sơ đồ.

Ví dụ: lựa chọn vẽ kiểu sơ đồ đơn vị (Hierarchy), nhập nội dung – chữ “Giám đốc” vào ô trước hết trên cùng chẳng hạn. Tương tự điền các content ô còn lại.

đủ nội lực

 xóa hoặc thêm bất kì ô nào có trong mẫu sơ đồ, bằng cách:Nếu 

muốn

 xóa: 

bấm

chọn

 ô 

muốn

 xóa, rồi 

bấm

 Delete.

Add Shape After: chèn ô ở phía sau (xuất hiện ở bên phải).

Add Shape Before: chèn ô ở phía trước (xuất hiện ở bên trái).

Add Shape Above: chèn ô ở phía trên một mức.

Add Shape Below: chèn ô ở phía dưới một mức.

Vậy là bạn vừa mới hoàn tất về việc vẽ sơ đồ trong word dù là word năm 2007, năm 2010, năm 2013, năm 2016 hay năm 2019 rồi đấy! phương pháp vẽ sơ đồ trong word khi sử dụng Smart Art sẽ khiến bạn cắt giảm thời gian vẽ hơn với những sơ đồ mà hệ thống vừa mới ví dụ sẵn.

mẹo

 đánh số trang trên word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019

hướng dẫn

 gõ văn bản bằng giọng nói trên 

laptop

software

chuyển đổi

 file PDF sang Word chuyên nghiệp 

dễ

 thao tác

2

hướng dẫn

 vẽ sơ đồ trong word bằng Shapes

Nếu không lựa chọn phương pháp vẽ Smart Art trong word, thì bạn có thể vẽ sơ đồ bằng Shapes nhưng phương pháp này sẽ tốn nhiều thời gian của bạn hơn.

Trước khi 

chọn

hướng dẫn

 vẽ sơ đồ trong word bằng Shapes, bạn cần liệt kê những ý chính được thể hiện trên sơ đồ để rút ngắn thời gian vẽ.

Nếu 

không

 thực hiện thao tác 

kéo

 thả chuột để tạo 

hình

giống như

 trên, bạn tiến hành 

copy

 và dán 

ảnh

 bằng tổ hợp Ctrl C và Ctrl V.

Shape Fill: màu 

ảnh

 nền bên trong 

ảnh

.

Shape Outline: màu viền, độ dày viền, kiểu viền (nét liền, nét đứt,…).

Shape Effects: hiệu ứng 

ảnh

 (3D, đổ bóng,…).

Khi vẽ sơ đồ trong word mà gồm nhiều hình (đối tượng vẽ bằng shape), thì bạn cần nên group (group) lại để tránh bị xô lệch khi refresh bố cục của sơ đồ bằng cách:

bấm

 phím Ctrl, rồi 

sử dụng

 chuột 

bấm

lựa chọn

 hết sơ đồ, nhấp chuột phải để 

lựa chọn

nhóm

Bước 5: Bạn tiến hành điền nội dung vào ảnh hộp, bằng hướng dẫn lựa chọn ảnh, nhấp phải chuột lựa chọn Add Text rồi sau đó nhập chữ vào.

Bước 6: giống như vậy, bạn vừa mới hoàn thành cách vẽ sơ đồ trong word.

nhìn thấy thêm:

mẹo xóa trang trắng trong word 2007, 2010, 2013, 2016

2 phần mềm biến động file PDF sang Word chuyên nghiệp easy thao tác

tổng hợp cách đánh số trang trong word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019

cách chỉnh giãn dòng trong word 2007, 2010, 2013, 2016 nhanh nhất

Nguồn: dienmayxanh.vn

Hướng Dẫn Cách Tạo Sơ Đồ Venn Trong Powerpoint

Sơ đồ là một chủ thể vô cùng quan trọng trong bất kỳ bài thuyết trình nào, vì vậy PPoint có hẳn một công cụ gọi là SmartArt để giúp người dùng thể hiện nội dung của bản trình chiếu một cách trực quan và dễ dàng hơn.

Cách tạo sơ đồ Venn trong Power Point

Bước 1. Mở một slide trống

Khi bạn muốn chèn sơ đồ Venn thì cách tốt nhất là nên chèn nó vào một slide trống. Nhưng nếu chỉ muốn chọn sơ đồ Venn làm đồ họa hỗ trợ thì không cần phải có một slide trống mà chuyển sang bước 2 luôn.

Nếu bạn đang muốn thay đổi slide của mình thành một slide trống thì truy cập vào thẻ Home,sau đó chọn mục Layout thuộc nhóm tính năng Slides, trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Blank.

Bước 3. Tìm và chèn sơ đồ Venn

Bước 4. Sửa đổi sơ đồ khi cần thiết

Tiếp theo, bạn mở công cụ đồ họa SmartArt bằng cách chuyển đến thẻ Insert trên thanh công cụ ribbon. Sau đó bấm nút SmartArt thuộc nhóm tính năng Illustrations.

Trong hộp thoại Choose a SmartArt Graphic hiển thị, chọn tùy chọn Relationship ở cột bên trái. Khung bên phải sẽ hiển thị tất cả các sơ đồ có sẵn, bây giờ bạn cuộn xuống phía dưới, rồi tìm biểu tượng của sơ đồ Basic Venn.

Sơ đồ đó sẽ giống như ba vòng tròn chồng lên nhau, kích chọn biểu tượng Basic Venn và bấm nút OK.

Bây giờ bạn có thể bắt đầu sửa đổi sơ đồ của mình. Đầu tiên, hãy chỉnh sửa văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong mỗi hình tròn. Để thực hiện bạn chỉ cần kích chuột vào bất kỳ chữ Text nào trong mỗi hình tròn, khung Type your text here hiển thị ở bên trái của sơ đồ.

Điều này sẽ cho phép bạn chỉnh sửa văn bản trong mỗi hình tròn theo nhu cầu.

Tiếp theo, bạn có thể tùy chỉnh sơ đồ của mình bằng cách thay đổi cách phối màu của sơ đồ. PPoint mặc định sử dụng vòng tròn màu xanh lam, nhưng bạn có thể tùy chỉnh các màu đã chọn để phù hợp với bản trình chiếu của mình bằng cách sử dụng menu Change Colors.

Một tùy chỉnh khác mà bạn có thể làm là thay đổi kiểu sơ đồSmartArt. Điều này sẽ thay đổi cả hiệu ứng được áp dụng cho sơ đồ. Bằng cách chọn menu xổ xuống của nhóm SmartArt Styles, sau đó chọn loại hiệu ứng phù hợp nhất với thiết kế bản trình chiếu của bạn.

Cuối cùng, có một số tính năng bổ sung để tùy chỉnh sơ đồ Venn của bạn tại mục Create Graphic thuộc thẻ Design khi bạn kích chọn vào sơ đồ bao gồm.

Promote/Demote: Việc thăng (Promote) hoặc hạ cấp (Demote) văn bản sẽ tạo một vòng kết nối mới cho văn bản đó hoặc sẽ di chuyển văn bản vào dấu đầu dòng phụ. Sử dụng chức năng này là một cách khác để chọn tùy chọn Add Shape hoặc Add Bullet.

Text Pane: Việc chọn hoặc bỏ chọn Text Pane sẽ hiển thị hoặc ẩn ngăn văn bản ở bên trái sơ đồ.

Các loại sơ đồ Venn

Basic Venn là loại sơ đồ Venn được sử dụng phổ biến nhất trong PPoint. Tuy nhiên mặc định PPoint cung cấp ba kiểu sơ đồ Venn khác mà bạn có thể chọn tùy vào nhu cầu và nội dung của mỗi bản trình chiếu sao cho phù hợp.

Nếu bạn đã chèn sơ đồ Basic Venn nhưng muốn thay đổi thì không cần phải xóa sơ đồ cũ của mình. Thay vào đó, bạn có thể truy cập vào nhóm tính năng Layout thuộc thẻ Design và chọn lại. Nếu bạn đã có văn bản và tùy chỉnh trong sơ đồ của mình thì các thuộc tính đó vẫn sẽ giữ nguyên chỉ là đổi sang kiểu sơ đồ Vann khác mà thôi.

Hướng dẫn tạo sơ đồ tổ chức trong WordCách làm việc với biểu đồ trong PowerPoint (Phần 1) Cách làm việc với biểu đồ trong PowerPoint (Phần 2)

50+ khách hàng doanh nghiệp lớn trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,…

Cách tạo sơ đồ Linear Venn

Sơ đồ Linear Venn là một sơ đồ có mối quan hệ trong một chuỗi. Mỗi vòng tròn chỉ chồng lên 1-2 vòng tròn khác, trái ngược với sơ đồ Basic Venn trong đó các vòng tròn xếp chồng lên nhau.

Đây sẽ là một sơ đồ tốt nhất khi so sánh mọi thứ trong một khoảng thời gian (chẳng hạn như tháng hoặc năm).

Cách tạo sơ đồ Stacked Venn

Cách tạo sơ đồ Radial Venn

Ngoài ra nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về PowerPoint thì chúng tôi xin giới thiệu với các bạn khóa học Tuyệt đỉnh PowerPoint – Trực quan hóa mọi slide trong 9 bước với các bài học từ cơ bản tới nâng cao rất hay và bổ ích. Hoặc có thể truy cập vào Gitiho ngay hôm nay để tìm hiểu về tất cả các khóa học bổ ích khác chờ bạn khám phá.

Với sứ mệnh: ” Mang cơ hội phát triển kỹ năng, phát triển nghề nghiệp tới hàng triệu người “, đội ngũ phát triển đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương trình đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án…

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Pert Mới Nhất 2022

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ pert mới nhất 2020

Kỹ thuật ước lượng và nghiên cứu chương trình hay Kỹ thuật ước lượng và phân tích dự án, thường viết tắt là PERT – Program and Evaluation đánh giá Technique (theo nguyên gốc tiếng Anh), là một tool tổng hợp được dùng trong cai quản dự án, được thiết kế để đánh giá và ước tính thời lượng thực hiện công tác (công việc) trong các dự án mà công tác (công việc) có thời lượng không xác định trước. (Thời lượng công việc là thành phần công việc tham gia vào việc hoàn thành tất cả dự án). Kỹ thuật ước lượng và đánh giá chương trình lần trước tiên được phát triển bởi Hải quân Hoa Kỳ trong những năm 1950, đồng thời với mẹo Đường găng (CPM), và từ đó nó luôn được sử dụng hòa hợp song hành với sơ đồ trực tuyến theo cách thức đường găng trong cai quản thời gian dự án mà thời lượng của các công việc k được định lượng trước theo định mức, nên nó còn được gọi là sơ đồ mạng PERT.

– Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu và một điểm cuối

– Mỗi công việc được biểu diễn chỉ bằng một cung có mũi tên chỉ hướng trên sơ đồ online, có độ dài tương ứng với thời gian thực hiện công việc đó.

Ví dụ: Công việc a có độ dài là 5 được thể hiện trong hình 1.

– Hai công việc a và b tiếp nối nhau được trình bày giống như trong hình 3

Các yếu tố thời gian của các sự kiện

Thời gian xuất hiện sớm của các event được tính từ trái sang phải, với event khởi đầu, thời gian xuất hiện sớm bằng 0.

– Tính thời gian xuất hiện muộn của các sự kiện: Thời gian xuất hiện muộn của event i là thời gian chậm nhất phải đạt tới sự kiện i nếu k muốn kéo dài all thời gian hoàn thiện dự án.

tim = min tjm – tij

Để dựng lại thời hạn muộn nhất của sự kiện i đầu tiên phải xác định giới hạn kết thúc của all dự án và xuất phát từ đó thời gian xuất hiện muộn của các event được tính từ phải sang trái. Với sự kiện kết thúc ta có thời gian xuất hiện sớm bằng thời gian xuất hiện muộn.

– dựng lại các event găng và những công việc găng:

Những event găng là những event có thời gian xuất hiện sớm bằng thời gian xuất hiện muộn. Đường găng là đường đi qua các event găng.

Những công việc găng là những công việc nằm trên đường găng.

định hình thời gian dự trữ của các công việc

đối với mỗi công việc người xem xác định 3 loại thời gian dự trữ sau:

Thời gian dự trữ tự do của công việc ij:

MLij = tsj – tsi – tij

Thời gian dự trữ hoàn toàn của công việc ij

MTij = tmj – tsi – tij

Thời gian dự trữ hiển nhiên của công việc ij

MCij = tsj – tmi – tij

Ví dụ: Một dự án sản xuất gồm 7 công việc, có độ dài thời gian và trình tự thực hiện như sau:

ts1 = 0 vì 1 là event bắt đầu

ts2 = ts1 + ta = 0 + 3 = 3

ts3 = ts1 + tc = 0 + 6 = 6

ts4 = max(ts1 + tb ; ts2 + dh) = max(0 + 5 ; 3 + 0) = 5

ts5 = ts3 + tf = 6 + 7 = 13

ts6 = max(ts2 + td ; ts4 + te ; ts5 + tg) = max(3 + 8 ; 5 + 4 ; 13 + 3) = 16

tm6 = ts6 = 16

tm5 = tm6 – tg = 16 – 3 = 13

tm4 = tm6 – te = 16 – 4 = 12

tm3 = tm5 – tf = 13 – 7 = 6

tm2 = min (tm6 – td ; tm4 – th ) = min ( 16 – 8; 12 – 0) = 8

tm1 = min (tm3 – tc ; tm4 – th; tm2 – ta ) = min ( 6 – 6; 8 – 5; 8 – 3) = 0

Vậy các công việc găng là c ; f ; g và độ dài đường găng là 16.

Thời gian dự trữ của các công việc được tính toán trong bảng:

Tổng Quan Sơ Đồ Gantt Và Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt Trong Excel

Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt hay Gantt Chart) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

Khởi điểm của Gantt Chart

Cuối những năm 1800, kỹ sư người Ba Lan Karol Adamiecki đã phát triển sơ đồ luồng công việc trực quan mà ông gọi là “harmonogram”.

Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư quản lý đã đưa khái niệm của Adamiecki lên giai đoạn tiếp theo. Ông thiết kế biểu đồ để người giám sát sản xuất biết liệu công việc của họ được tiến hành trước hay sau thời hạn và đó chính là nền tảng của công cụ mà chúng ta sử dụng ngày nay.

Bạn có cần một sơ đồ Gantt không?

Sơ đồ Gantt bao gồm thanh ngang được sử dụng để minh họa dòng thời gian của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh đại diện cho một bước trong quy trình với độ dài là biểu thị lượng thời gian mà bước đó cần để hoàn thành.

Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tốt nếu như bạn cần:

Trực quan vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Sơ đồ Gantt rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, thời gian thực hiện và theo thứ tự nào, tạo ra sự rõ ràng trong kế hoạch và thời gian của dự án.

Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể, biểu đồ Gantt cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để có thể phân bổ tài nguyên và sắp xếp thời hạn phù hợp.

Gantt chart là hình thức đơn giản nhất của một lịch trình dự án, là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án.

Tại sao sơ đồ Gantt lại trở nên phổ biến đến thế?

Vì những ưu điểm của nó

Sơ đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch cho những dự án: phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.

⇒ Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.

⇒ Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

⇒ Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án

Tuy nhiên, Gantt chart lại có một vài nhược điểm

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng

Trong thực tế, nếu nhà quản lý cố gắng tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng Gantt chart, họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án – nếu có gì đó bị bỏ sót, thời lượng bị ước tính sai, hoặc một sai lầm nào đó khó tính toán được đến.

Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng và tác vụ kéo dài qua một trang, Gantt chart bắt đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ rất khó để xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian, đặc biệt với những dự án lên đến hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ Gantt không làm tốt trong việc mô tả sự phức tạp. Ví dụ: nếu một cột mốc có nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành và mỗi nhiệm vụ đó có các nhiệm vụ phụ, biểu đồ Gantt không thể thể hiện được điều này. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án không nên chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án.

Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án .

Điều này là do trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi. Chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả được trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau.

Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt truyền thống được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu, mỗi khi dự án có thay đổi thì cũng cần được sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế lớn đối với việc ứng dụng Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của máy tính và các phần mềm, biểu đồ Gantt ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng.

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt, nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Những công việc khác sẽ “song song” – nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.

Xác định những nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.

Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.

Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Vậy là bạn đã có các dữ liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, Excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Gantto, Microsoft Project, Base Wework…

Một dự án khá phức tạp được trình bày trên Excel

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

1. Chuẩn bị dữ liệu

Để bổ sung thêm cho phần Thực hiện dự án, chúng ta sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (actual), đồng thời thêm mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation trong đó:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed

Nếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích là để biết được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau:

2. Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart

#1 Tạo mới 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

#2 Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục Design, chọn tiếp Select Data

Trong Chart data range: Chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:

Thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date: Trong phần Legend Entries (series) bấm Add

Tiếp theo chúng ta sẽ thay đổi thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:

#3 Sắp xếp thứ tự của task

Trong biểu đồ trên chúng ta thấy các Task đang sắp xếp thứ tự ngược so với mong muốn. Do đó chúng ta sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách:

#4 Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task

Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày thực hiện cho các Task, còn phần tô màu vàng là tính từ mốc bắt đầu. Mốc này được Excel tự động gợi ý. Do đó mục đích của chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản lý tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần Số ngày thực hiện các Task.

#5 Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ tự động gợi ý cho chúng ta về khoảng thời gian. Tuy nhiên gợi ý này không phải lúc nào cũng chính xác. Do đó chúng ta sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho sát với dự án mà chúng ta theo dõi.

Tuy nhiên khi chúng ta bấm chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì thấy:

Mục đích của chúng ta là thay đổi sang:

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần trên ta được:

#6 Theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar

Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options …

Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series: Tức là Excel muốn hỏi chúng ta sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng dữ liệu nào. Ở đây chúng ta sẽ chọn cho Start date.

Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau:

Sau đó chúng ta sẽ định dạng hiển thị cho vùng này như sau:

Như vậy là chúng ta đã có thể hoàn thành được biểu đồ quản lý dự án (hay còn gọi là Gantt chart – biểu đồ quản lý tiến độ dự án).

Excel có phải là lựa chọn tốt nhất cho Gantt chart?

Khi lựa chọn một công cụ để tạo sơ đồ Gantt, thông thường sẽ có 3 lựa chọn: Excel, phần mềm Gantt chart chuyên dụng, phần mềm quản lý dự án với module Gantt chart.

Excel là công cụ phổ biến nhất vì tính linh hoạt và gần gũi với người dùng. Ưu điểm chính của nó là khả năng tùy chỉnh dễ dàng. Tuy nhiên mặc dù là công cụ quen thuộc nhưng Excel lại có những nhược điểm rất lớn:

Giao diện khá cồng kềnh. Mất thời gian để tạo thủ công ra một dự án kể cả đơn giản hay phức tạp. Những hướng dẫn bên trên chỉ là các bước cơ bản, để biến dữ liệu bảng tính thành một công cụ theo dõi dự án trực quan thì người dùng cần những kỹ năng đặc biệt và chuyên môn hơn.

Một nhược điểm khác là chúng cần được cập nhật tiến độ thủ công mỗi khi mọi thứ thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Điều này khiến nhà quản lý và nhân viên mất đi tính linh động vì không có khả năng truy cập Excel mọi lúc mọi nơi.

Mỗi lần cập nhật phải báo cho mọi người biết vì không có tính năng thông báo.

Phần mềm biểu đồ Gantt chuyên dụng cũng là một tùy chọn hợp lý, được thiết kế có công năng riêng dành cho việc này nên nó cho phép bạn tạo sơ đồ cho tất cả các loại dự án. Tuy nhiên mọi chuyện sẽ chỉ tốt đẹp khi dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Khi quản lý các hoạt động và nhiệm vụ, nhà quản lý sẽ phải chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác như giao tiếp, trao đổi về chất lượng kết quả của mỗi nhiệm vụ,.. Rất khó để nắm được nguồn làm việc thực sự của nhóm là ở đâu.

Một phần mềm quản lý dự án tích hợp giao diện Gantt chart là một lựa chọn hấp dẫn và thích hợp với nhà quản lý bởi vì nó cung cấp tất cả các công cụ bạn cần để quản lý dự án từ đầu đến cuối..

Ngoài tự động hiển thị công việc dưới sơ đồ Gantt, nhà quản lý có thể theo dõi dự án dưới nhiều góc nhìn khác như Kanban, Checklist,… Mỗi góc nhìn lại có những ưu nhược điểm, thể hiện được nhiều insight khác nhau.

Việc giao tiếp cũng linh hoạt hơn khi có thể trực tiếp trao đổi dưới mỗi nhiệm vụ

Hầu hết các nền tảng hiện đại đều không tốn kém và cung cấp giao diện đám mây thân thiện với người dùng.

Base Wework – phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp đầy đủ các tính năng giúp tối ưu hoá quá trình đánh giá nhân viên của nhà quản lý. Với Base Wework, công việc luôn được theo dõi sát sao trong bất kỳ thời gian nào, cho dù bạn đang ở đâu, có đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó chính là công cụ hỗ trợ mà bạn cần đầu tư nếu muốn thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu phần mềm của chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào, đăng ký để được tư vấn và sử dụng demo miễn phí ngay TẠI ĐÂY .

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Các Tạo Sơ Đồ Trong Word 2022 trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!