Bạn đang xem bài viết Hàm Subtotal, Các Ứng Dụng Của Subtotal Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Trong bài viết này, Excel Online sẽ giải thích chi tiết hàm SUBTOTAL và hướng dẫn các bạn cách sử dụng công thức SUBTOTAL để cộng dữ liệu trong các ô nhìn thấy.
HÀM SUBTOTAL – CÚ PHÁP VÀ CÁCH SỬ DỤNG
Hàm SUBTOTAL trong Excel có nhiệm vụ để tính tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp này, “tổng phụ” (subtotal) không phải tổng các con số trong 1 dãy ô xác định. Các hàm Excel khác được thiết kế chỉ để thực hiện 1 chức năng cụ thể, nhưng hàm SUBTOTAL lại rất linh hoạt – có thể tính toán hoặc làm phép logic như đếm số ô, tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất/nhỏ nhất…
Hàm SUBTOTAL có ở tất cả các phiên bản Excel từ 2016 đến 2007 và cả phiên bản thấp hơn.
Cú pháp hàm SUBTOTAL: SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],…)
Trong đó:
Function_num: con số xác định chức năng thực hiện
Ref1, Ref2, …: 1 hoặc nhiều ô, hoặc dãy ô để tính tổng phụ. Cần phải có Ref 1, từ Ref 2 đến 254 là tuỳ chọn.
Số xác định chức năng thực hiện có 2 loại sau:
1 -11 bỏ qua các ô đã được lọc ra, nhưng để lại các hàng được ẩn thủ công.
101 – 111 bỏ qua các ô ẩn – đã lọc ra và ẩn thủ công.
Bạn không cần phải nhớ hết các con số chức năng. Ngay khi bạn nhập hàm SUBTOTAL vào 1 ô hoặc trên thanh công thức, Excel sẽ đưa ra danh sách các con số cho bạn.
Ví dụ, đây là cách bạn dùng công thức SUBTOTAL 9 để cộng tổng các giá trị trong ô từ C2 đến C8:
=SUBTOTAL(9,C2:C8)
Tương tự, bạn có thể viết công thức SUBTOTAL 1 để tính trung bình, SUBTOTAL 2 để đếm ô chứa số, SUBTOTAL 3 để đếm ô không trống. Trong hình dưới, 3 chức năng khác đang được dùng.
3 LÝ DO ĐỂ DÙNG HÀM SUBTOTAL
So sánh với các hàm Excel truyền thống, SUBTOTAL cho bạn những lợi thế sau:
Tính giá trị trong các hàng được chọn
Vì hàm Excel SUBTOTAL bỏ qua các hàng đã được lọc ra, bạn có thể sử dụng nó để tính tổng dữ liệu 1 cách linh hoạt, các giá trị trong tổng phụ được tự động tính lại theo bộ lọc.
Ví dụ, nếu chúng ta lọc bảng doanh số bán hàng chỉ của vùng Miền Đông, công thức SUBTOTAL sẽ tự động điều chỉnh để bỏ qua tất cả vùng khác khi tính tổng.
Bỏ qua giá trị trong công thức SUBTOTAL lồng ghép
Nếu dãy ô trong công thức SUBTOTAL có chứa công thức SUBTOTAL khác, công thức SUBTOTAL được lồng vào sẽ bị bỏ qua. Vậy nên con số trong bảng sẽ không phải tính 2 lần.
Trong hình dưới, công thức tính trung bình chính SUBTOTAL(1, C2:C10) bỏ qua kết quả của công thức SUBTOTAL trong ô C3 và C10.
Khi bạn mới biết hàm SUBTOTAL, có thể thấy hàm này phức tạp, rắc rối vô nghĩa. Nhưng khi bạn dùng nó để giải quyết công việc, bạn sẽ nhận ra thuần thục hàm SUBTOTAL không khó. Ví dụ sau đây sẽ giúp bạn với một số mẹo nhỏ khi dùng hàm SUBTOTAL.
VÍ DỤ 1. SUBTOTAL 9 VS. SUBTOTAL 109
Như bạn đã biết, Excel SUBTOTAL chấp nhận 2 bộ số xác định chức năng 1-11 và 101-111. Cả 2 bộ số đều bỏ qua các hàng đã được lọc ra, nhưng 1-11 bao gồm các hàng được ẩn thủ công còn 101-111 thì loại trừ. Để hiểu rõ hơn về điểm khác biệt này, xem ví dụ sau:
Với tổng các hàng đã được chọn, bạn có thể dùng cả SUBTOTAL 9 và SUBTOTAL 109 như hình dưới:
VÍ DỤ 2. IF + SUBTOTAL TÍNH TỔNG DỮ LIỆU
Nếu bạn đang lập báo cáo tổng kết, cần phải đưa ra các dữ liệu tổng kết khác nhau nhưng bạn không có chỗ trống cho tất cả số liệu, thì cách sau có thể là giải pháp:
Trong 1 ô, tạo 1 danh sách dạng thả xuống (drop-down) có chứa tên các hàm như Total, Max, Min…
Trong ô kế ô danh sách, thêm công thức hàm IF lồng ghép có chứa công thức SUBTOTAL tương ứng với các hàm trong danh sách.
Ví dụ, giả sử giá trị để tính tổng phụ trong ô C12:C16, và danh sách trong ô A17 chứa Total, Average, Max, Min, công thức hàm SUBTOTAL sẽ như sau:
=IF(A17=”total”, SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17=”average”, SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17=”min”, SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17=”max”, SUBTOTAL(4,C2:C16),””))))
Và tiếp theo, tuỳ vào hàm mà người sử dụng chọn trong danh sách, công thức SUBTOTAL tương ứng sẽ tính giá trị trong các hàng được chọn.
HÀM EXCEL SUBTOTAL KHÔNG HOẠT ĐỘNG – NHỮNG LỖI THƯỜNG GẶP
Nếu hàm SUBTOTAL trả về lỗi, thì nguyên nhân có thể là một trong những lý do sau đây
#VALUE! Số xác định chức năng không nằm trong khoảng 1-11 hoặc 101-111 hay có tham chiếu (ref) là tham chiếu 3D.
#DIV/0! Xảy ra khi 1 tổng cụ thể phải chia cho 0 (ví dụ: tính trung bình cộng hoặc độ lệch chuẩn của 1 dãy ô không chứa giá trị số)
#NAME? tên hàm SUBTOTAL sai chính tả.
Mẹo nhỏ:
Nếu bạn chưa quen với hàm SUBTOTAL, bạn có thể dùng các chức năng cài đặt sẵn của hàm này và để công thức tự hoàn thiện giúp bạn hoặc theo dõi video sau đây:
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel.
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiện
COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…
Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formatting
Thiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Subtotal Là Gì? Cách Dùng Hàm Subtotal Trong Excel Kèm Ví Dụ
Bạn đã biết hàm SUBTOTAL có chức năng gì hay chưa? Công thức của hàm SUBTOTAL như thế nào? Ví dụ cho hàm SUBTOTAL ra sao? Ứng dụng của hàm SUBTOTAL trong cuộc sống như thế nào? Để trả lời 4 câu hỏi trên, sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm này cụ thể như sau.
1. Chức năng của hàm SUBTOTAL là gì?
Hàm SUBTOTAL của Excel trả về kết quả tổng hợp cho các giá trị được cung cấp. SUBTOTAL có thể trả về SUM, AVERAGE, COUNT, MAX và các thứ khác (xem bảng bên dưới) và hàm SUBTOTAL có thể bao gồm hoặc loại trừ các giá trị trong các hàng ẩn. Mục đích của hàm SUBTOTAL là nhận một tổng số phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu
2. Công thức tính của hàm SUBTOTAL
Công thức tiếng Anh của hàm SUBTOTAL như sau: =SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], …) Đơn giản hơn: =SUBTOTAL(a,b,c,..)
Mô tả cách sử dụng hàm subtotal trong Excel. Hình 1
3. Cách sử dụng hàm SUBTOTAL
Sử dụng hàm SUBTOTAL để lấy tổng phụ trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu. SUBTOTAL có khả năng sử dụng nhiều chức năng khác nhau khi tổng phụ, bao gồm AVERAGE, COUNT, MAX và các chức năng khác (xem bảng bên trên để biết danh sách đầy đủ). Theo mặc định, SUBTOTAL loại trừ các giá trị trong các hàng được ẩn bởi bộ lọc, như được giải thích bên dưới. Điều này làm cho SUBTOTAL rất hữu ích trong Bảng Excel.
4. Ví dụ về cách sử dụng hàm SUBTOTAL
Mô tả cách sử dụng hàm subtotal trong Execl. Hình 2
SUBTOTAL luôn bỏ qua các giá trị trong các ô được ẩn bằng bộ lọc. Các giá trị trong các hàng “được lọc ra” không được bao gồm, bất kể function_num. Ghi chú: Khi function_num nằm trong khoảng 1-11, SUBTOTAL bao gồm các giá trị bị ẩn Khi function_num nằm trong khoảng 101-111, SUBTOTAL loại trừ các giá trị bị ẩn Trong danh sách được lọc, SUBTOTAL luôn bỏ qua các giá trị trong các hàng ẩn, bất kể function_num. SUBTOTAL bỏ qua các tổng phụ khác tồn tại trong tài liệu tham khảo được bỏ qua để ngăn chặn tính hai lần SUBTOTAL được thiết kế để làm việc với các giá trị dữ liệu dọc được sắp xếp theo chiều dọc. Trong phạm vi Ngang, giá trị trong các cột ẩn luôn được bao gồm. Ví dụ: đây là cách bạn có thể tạo công thức Tổng phụ 9 để tổng hợp các giá trị trong các ô từ C2 đến C8:
Mô tả cách sử dụng hàm subtotal trong Excel. Hình 3
Để thêm số hàm vào công thức, bấm đúp vào nó, sau đó nhập dấu phẩy, chỉ định một phạm vi, nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter. Công thức hoàn thành sẽ như thế này: = SUBTOTAL (9, C2: C8)
Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo cách sử dụng các hàm trong Excel từ cơ bản đến nâng cao qua khóa học Trở thành cao thủ hàm Excel trong 10 giờ, giúp bạn nắm trọn hệ thống hàm Excel thông dụng và quan trọng nhất, từ đó thành công xử lý, lưu trữ và thống kê số liệu một cách nhanh chóng, chính xác nhất chỉ với 60 bài giảng cùng giảng viên hàng đầu.
Cách Sử Dụng Hàm Subtotal Trong Excel
Hàm Subtotal trong excel là một trong những hàm excel thường dùng trong kế toán và được sử dụng để tính tổng trong bảng Cân đối kế toán, cân đối phát sinh tháng/năm.. Subtotal là hàm excel tính toán cho một nhóm con trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa trong đối số thứ nhất. Hàm này là hàm hơi khó sử dụng vì cấu trúc của nó không hề đơn giản, ở bài viết này Trung tâm kế toán Hà Nội sẽ hướng dẫn cách sử dụng hàm Subtotal trong cả excel 2007 và excel 2003.
Công thức sử dụng hàm Subtotal: = SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,…)
Trong đó:
Function_num là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến 111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong subtotal.
Ref1, ref2,… là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó.
Ghi chú:
Nếu có hàm subtotal khác lồng đặt tại các đối số ref1, ref2,… thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính nhằm tránh trường hợp tính toán 2 lần.
Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn). Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua các giá trị ẩn).
Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) không phụ thuộc vào đối số function_num được dùng.
Hàm SUBTOTAL được thiết kế để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, nó không được thiết kế để tính theo chiều ngang.
Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D do vậy nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D (Ví dụ về tham chiếu 3-D: =SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo lỗi #VALUE!.
Ví dụ về cách sử dụng hàm Subtotal như sau:
Dùng hàm Subtotal để tính tổng các khoản nợ ngắn hạn phải trả trên bảng CĐKT
Các bài viết mới
Các tin cũ hơn
Công Thức Và Cách Sử Dụng Hàm Subtotal Trong Excel
Tuy nhiên, đừng lo lắng! Trong bài biết này, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng đầy đủ và chi tiết nhất của hàm Subtotal trong Excel.
Cách sử dụng hàm Subtotal trong Excel
Cấu trúc và cách sử dụng
– Công dụng: sử dụng một hàm tính toán do người dùng lựa chọn và áp dụng lên vùng dữ liệu được quy định.
– Cú pháp:
=SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2,...)Trong đó:
function_num: Các con số từ 1 đến 11 và 101 đến 111) quy định hàm nào sẽ được dùng để tính toán trong SUBTOTAL.
Đối số thứ nhất của hàm function_num bắt buộc bạn phải nhớ. Tuy nhiên, từ Excel 2007+, Microsoft đã bổ sung tính năng AutoComplete giúp chúng ta lựa chọn mà không cần nhớ nữa.
ref1, ref2, ….: Các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực hiện phép tính trên đó. Đối với Excel 2007+, bạn có thể dùng đến 254 vùng, còn với Excel 2003 trở về trước thì con số này chỉ là 29.
function_numHàm tính toán (Ý nghĩa của đối số function_num)
Tính toán cả giá trị ẩn (do ẩn hàng)
Không tính toán giá trị ẩn (do ẩn hàng)
Lưu ý:
– Hàm SUBTOTAL được thiết kế để tính toán cho các cột số liệu theo chiều dọc, nó không được thiết kế để tính theo chiều ngang. Do đó, một số tính năng có thể không đúng khi bạn sử dụng SUBTOTAL để tính theo chiều ngang (ví dụ, ẩn cột).
– Nếu các đối số ref1, ref2,… có chứa hàm SUBTOTAL thì các công thức này sẽ được bỏ qua để tránh tính trùng 2 lần.
– Nếu function_num từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu do hàng chứa vùng đó bị ẩn. Nếu function_num từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (không tính các giá trị ở hàng ẩn).
– Đối với vùng dữ liệu bị ẩn do Filter, SUBTOTAL đều bỏ qua khi tính toán dù function_num là bất cứ giá trị nào.
– Nếu dữ liệu tham chiếu dạng 3-D thì hàm SUBTOTAL báo lỗi # VALUE!. Ví dụ, để tính tổng giá trị các ô A1 trong các sheet liên tục từ Sheet1 đến Sheet2, nếu sử dụng tham chiếu dạng 3-D là =SUM(Sheet1:Sheet5!A1), tuy nhiên nếu áp dụng kiểu tham chiếu này cho SUBTOTAL, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi # VALUE!
Lên đầu trang ↑
Ví dụ minh họa về hàm Subtotal
Ví dụ 1: Trong ví dụ sau đây, chúng tôi minh họa cách sử dụng hàm SUBTOTAL với đối số là 9 và 109 (hàm tính tổng) và so sánh với kết quả khi sử dụng hàm SUM.
Ví dụ 2: Như các bạn đã biết, tham chiếu 3-D tỏ ra đặc biệt hữu hiệu khi cần tổng hợp dữ liệu giữa các sheet có cấu trúc tương tự nhau.
Trong ví dụ sau, tại ô A1 của các sheet từ Sheet1:Sheet5 chứa một số tự nhiên lần lượt từ 1-5. Bằng cách sử dụng tham chiếu 3-D, chúng ta nhanh chóng có được tổng của các ô A1 trong 5 sheet này (tại ô F5).
Lên đầu trang ↑
Lời kết
Cập nhật thông tin chi tiết về Hàm Subtotal, Các Ứng Dụng Của Subtotal Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!