Bạn đang xem bài viết Cách Tách Biệt Họ Và Tên Trong Excel được cập nhật mới nhất trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có thể bạn đã gặp phải trường hợp có tên trong một ô duy nhất và bạn cần tách tên thành các ô khác nhau. Đây là một vấn đề rất phổ biến trong Excel và bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên Google và tải xuống 100 macro khác nhau được viết bởi nhiều người để làm điều đó cho bạn.
Cách tách biệt họ và tên, sắp xếp thứ tự trong Excel
Tuy nhiên, trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập một công thức để bạn có thể tự làm và thực sự hiểu điều gì đang xảy ra. Nếu bạn sử dụng Excel nhiều, có lẽ bạn nên tìm hiểu một số hàm nâng cao hơn để có thể làm nhiều điều thú vị hơn với dữ liệu của mình.
Tên riêng biệt trong Excel
Sử dụng một số công thức đơn giản và kết hợp một số công thức với nhau, bạn có thể dễ dàng tách họ, tên và chữ đệm thành các ô riêng biệt trong Excel. Hãy bắt đầu với việc trích xuất phần đầu tiên của tên. Trong trường hợp của tôi, chúng tôi sẽ sử dụng hai chức năng: trái và tìm kiếm. Về mặt logic, đây là những gì chúng ta cần làm:
Tìm kiếm văn bản trong ô để tìm dấu cách hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó lấy ra tất cả các chữ cái ở bên trái của vị trí đó.
Đây là một công thức đơn giản để hoàn thành công việc một cách chính xác: = LEFT (NN, SEARCH (“”, NN) – 1) , trong đó NN là ô có tên được lưu trong đó. -1 ở đó để loại bỏ khoảng trắng thừa hoặc dấu phẩy ở cuối chuỗi.
Như bạn thấy, chúng ta bắt đầu với hàm left, hàm này nhận hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ đầu chuỗi. Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi tìm kiếm một khoảng trắng bằng cách sử dụng dấu ngoặc kép và đặt một khoảng trắng ở giữa. Trong trường hợp thứ hai, chúng tôi đang tìm kiếm dấu phẩy thay vì dấu cách. Vậy kết quả cho 3 kịch bản tôi đã đề cập là gì?
Chúng tôi đã nhận được tên đầu tiên từ hàng 3, họ từ hàng 5 và tên đầu tiên từ hàng 7. Tuyệt vời! Vì vậy, tùy thuộc vào cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, bây giờ bạn đã trích xuất tên hoặc họ. Bây giờ cho phần tiếp theo. Đây là những gì chúng ta cần làm một cách hợp lý bây giờ:
– Tìm kiếm văn bản trong ô cho một khoảng trắng hoặc dấu phẩy, tìm vị trí và sau đó trừ vị trí đó ra tổng chiều dài của chuỗi. Đây là công thức trông như thế nào:
= RIGHT (NN, LEN (NN) -SEARCH (“”, NN))
Vì vậy, bây giờ chúng ta sử dụng đúng chức năng. Điều này cũng cần đến hai đối số: chuỗi và số ký tự bạn muốn lấy bắt đầu từ cuối chuỗi đi sang trái. Vì vậy, chúng tôi muốn độ dài của chuỗi trừ đi vị trí của khoảng trắng hoặc dấu phẩy. Điều đó sẽ cung cấp cho chúng tôi mọi thứ ở bên phải của dấu cách đầu tiên hoặc dấu phẩy.
Tuyệt vời, bây giờ chúng ta có phần thứ hai của tên! Trong hai trường hợp đầu tiên, bạn đã hoàn thành khá nhiều việc, nhưng nếu có chữ viết tắt ở giữa tên, bạn có thể thấy rằng kết quả vẫn bao gồm họ với chữ viết tắt giữa. Vì vậy, làm thế nào để chúng ta chỉ cần lấy họ và loại bỏ chữ cái đầu? Dễ dàng! Chỉ cần chạy lại cùng một công thức mà chúng ta đã sử dụng để lấy phần thứ hai của tên.
Vì vậy, chúng tôi chỉ đang thực hiện một quyền khác và lần này là áp dụng công thức trên ô họ và tên đệm kết hợp. Nó sẽ tìm khoảng trắng sau ký tự đầu ở giữa và sau đó lấy chiều dài trừ đi vị trí của số ký tự khoảng trắng ở cuối chuỗi.
Vì vậy, bạn có nó! Bây giờ bạn đã tách họ và tên thành các cột riêng biệt bằng cách sử dụng một vài công thức đơn giản trong Excel! Rõ ràng, không phải ai cũng định dạng văn bản của mình theo cách này, nhưng bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa nó cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Văn bản thành cột
Ngoài ra còn có một cách dễ dàng khác để bạn có thể tách văn bản kết hợp thành các cột riêng biệt trong Excel. Đó là một tính năng được gọi là Text to Columns và nó hoạt động rất tốt. Nó cũng hiệu quả hơn nhiều nếu bạn có một cột có nhiều hơn hai phần dữ liệu.
Ví dụ: bên dưới tôi có một số dữ liệu trong đó một hàng có 4 phần dữ liệu và hàng còn lại có 5 phần dữ liệu. Tôi muốn chia nó thành 4 cột và 5 cột tương ứng. Như bạn có thể thấy, cố gắng sử dụng các công thức trên sẽ không thực tế.
Trong Excel, trước tiên hãy chọn cột bạn muốn tách. Sau đó, hãy tiếp tục và nhấp vào tab Data và sau đó nhấp vào Text to Columns .
Thao tác này sẽ hiển thị trình hướng dẫn Chuyển văn bản thành Cột. Trong bước 1, bạn chọn trường được phân cách hoặc chiều rộng cố định. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Delimited .
Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ chọn dấu phân cách. Bạn có thể chọn từ tab, dấu chấm phẩy, dấu phẩy, dấu cách hoặc nhập một tùy chỉnh vào.
Cuối cùng, bạn chọn định dạng dữ liệu cho cột. Thông thường, General sẽ hoạt động tốt đối với hầu hết các loại dữ liệu. Nếu bạn có một cái gì đó cụ thể như ngày tháng, thì hãy chọn định dạng đó.
Nhấp vào Hoàn tất và xem cách dữ liệu của bạn được phân tách thành các cột một cách kỳ diệu. Như bạn có thể thấy, một hàng biến thành năm cột và hàng kia thành bốn cột. Tính năng Text to Columns rất mạnh mẽ và có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Nếu bạn đang gặp sự cố khi tách các tên không theo định dạng tôi có ở trên, hãy đăng nhận xét kèm theo dữ liệu của bạn và tôi sẽ cố gắng trợ giúp. Thưởng thức!
Các bài viết mới
Các tin cũ hơn
Tách Họ, Tên Đệm Và Tên Trong Excel
Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập cả họ và tên vào cùng một ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi họ và tên đệm, nếu làm thủ công bằng thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra kết quả như bạn muốn, nhưng trong một số trường hợp sẽ cho kết quả…
Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập cả họ và tên vào cùng một ô. Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi họ và tên đệm, nếu làm thủ công bằng thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. Nếu sử dụng hàm Right kết hợp với một vài hàm khác thì cũng có thể cho ra kết quả như bạn muốn, nhưng trong một số trường hợp sẽ cho kết quả không chính xác. Có một phương pháp tối ưu hơn sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc này, cách thực hiện cũng khá đơn giản như sau:
– Tiếp theo, bạn nhấn menu Insert và chọn Module sẽ xuất hiện một cửa sổ soạn thảo.
– Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở về bảng tính Excel.
– Bây giờ để tiến hành tách riêng họ và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô mới chứa họ và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và nhấn Enter sẽ thấy ngay kết quả.
– Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong. Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả họ, tên đệm và tên.
Cách 2:
Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
2 Cách Tách Cột Họ Và Tên Trong Excel
1. Tách cột họ và tên trong Excel nhanh nhất
Bước 1: Sao chép toàn bộ cột họ và tên (cột B) sang cột mới (cột D), cột này sẽ là cột tên sau khi tách.
Bước 2: Bôi đen để chọn toàn bộ phần họ và tên trong cột D.
Bước 3: Nhấn Ctrl + H, nhập * (dấu sao và phím cách) vào ô Find What rồi nhấn Replace All.
Bước 4: Trong ô C3 bạn nhập công thức: bạn thay ô này bằng ô đầu tiên chứa họ và tên ban đầu, là ô đầu tiên chứa tên vừa tách.
Trong đó:
Left là hàm cắt chuỗi từ trái qua, cú pháp =LEFT(ô chứa chuỗi cần cắt từ trái qua, số ký tự sẽ cắt)
Len là hàm lấy độ dài của chuỗi, cú pháp =LEN(ô chứa chuỗi cần lấy độ dài)
Bước 5: Kéo toàn bộ công thức từ ô C3 xuống hết các ô còn lại.
Lưu ý:
Nếu bạn bị lỗi ở bước 3, không lọc ra được tên, hãy kiểm tra lại cột họ tên ban đầu, chắc chắn rằng dữ liệu nhập vào không có ký tự gì lạ (dấu phẩy, dấu chấm, dấu chấm phẩy,…), xóa dấu cách thừa lẫn trong tên.
2. Cách tách họ và tên trong Excel bằng cách kết hợp nhiều hàm
Bước 1: Tại ô D3 bạn nhập công thức loằng ngoằng sau rồi nhấn Enter:
Bước 2: Kéo công thức xuống các ô còn lại trong cột D3.
Khi kéo công thức xuống hết các ô trong cột C3 ta sẽ tách thành công cột Họ và tên như sau:
Video hướng dẫn tách cột họ tên theo 2 cách trên
3. Tách họ và tên trong Excel bằng lệnh Text to Columns
Tất nhiên việc phải nhớ lệnh đối với chúng ta thật đúng là cơn ác mộng. Nhất là những câu lệnh dài lê thê, loằng ngoằng chứ không đơn giản như phần 1 trên. Do vậy, Quản Trị Mạng sẽ tiếp tục hướng dẫn các bạn cách dùng lệnh tự động để tách thông tin họ và tên này ra.
Step 1 hiện ra, các bạn chọn ô Delimited rồi Next:
Đến bước 3, các bạn chọn Text hay vì General. Phần Destination là ô sẽ chứa thông tin sau khi tách ra, ở đây tôi chọn ô E3, tức là cột Họ muốn tách ra. Rồi nhấn Finish:
Tuy nhiên, khi áp dụng công thức này thì đối với những tên dài (có từ 3 chữ trở lên) thì sẽ chỉ lấy được Họ và Tên theo 2 chữ đầu. Đối với những tên theo kiểu Việt Nam như Lê Văn A thì phần tên (A) sẽ bị tách riêng ra thành 1 cột khác. Các bạn nên lưu ý và cân nhắc vấn đề này:
Hướng Dẫn Cách Tách Họ Và Tên Trong Excel Nhanh Chóng
– Việc list ra danh sách họ và tên của các thành viên trong lớp, của các thầy cô giáo trong trường, của các nhân viên trong công ty,… một cách rõ ràng và cụ thể bằng việc phải tách họ riêng, tên riêng quả thực không hề khó khi bạn xem được cách làm theo đây.
– Bạn sẽ không phải ngồi nhập thủ công tách riêng họ và tên ra được, việc này là rất lâu, chúng tôi hướng dẫn bạn theo cách dễ hiểu nhất dựa trên tính năng tìm kiếm thay đổi vị trí của excel cách làm này rất được ưa chuộng và còn được sử dụng với những hầu hết với các trường hợp.
Dễ hiểu và dễ hình dung, các bạn theo dõi ví dụ sau đâu:
Ví dụ: Cho bảng tính với danh sách họ và tên của một tổ chức:
1. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
Tiếp theo copy và paste vùng cột họ tên theo cách thủ công bằng việc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V dán vào 2 cột họ và cột tên.
2. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
1. Tách họ riêng
– Thực hiện với cột tách họ, chọn vùng cột C bỏ trừ C4, nhấp Ctrl + H trên màn hình xuất hiện hộp thoại Find and Replace, ở dòng nhập dữ liệu Find what nhập dấu cách và * nhấp vào Replace all, xuất hiện thông báo của excel nhấp OK.
3. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
2. Tách tên riêng
Làm tương tự với cột tên, nhưng thay vì nhập dấu cách và * của phần Find what thì ta nhập * và dấu cách.
4. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
Hoàn thành việc tách họ và tên ra riêng.
3. Tách họ tên lót riêng
– Tách họ tên lót không thể dùng theo cách của 2 cột họ và tên, việc tách ở cột này ta phải dùng đến công thức của hàm tách tên lót LEFT:
=LEFT(B5,LEN(B5)-LEN(D5)-1. Công thức trên sử dụng cho việc tách họ tên lót của B5 và các hàm sau tương tự như vậy.
5. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
Được kết quả và dữ liệu như mong muốn:
6. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
4. Tách tên đệm riêng
Trong nhiều trường hợp công việc, yêu cầu lại phải tách tên đệm ra riêng, áp dụng công thức của hàm:
7. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
Tách được riêng tên đệm, kết quả khi nhập công thức hàm được trong bảng sau:
8. Cách tách họ và tên trong excel nhanh chóng
Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Tách Biệt Họ Và Tên Trong Excel trên website Hoisinhvienqnam.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!